Universidad Nacional Experimental

De los Llanos Occidentales

“Ezequiel Zamora”
UNELLEZ
Santa Bárbara Estado Barinas

MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

Agropecuaria y Ferretería
“El Campesino C.A.”
“AGROFERCA”

Santa Bárbara de Barinas 2018

 Universidad Nacional Experimental
De los Llanos Occidentales
“Ezequiel Zamora”
UNELLEZ
Santa Bárbara Estado Barinas

MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

Agropecuaria y Ferretería
“El Campesino C.A.”
“AGROFERCA”

Santa Bárbara de Barinas 2018

 TABLA DE CONTENIDO
Capítulo I
Aspectos introductorios:
Justificación
Objetivos del Manual
Capitulo II
Aspectos organizacionales:
Denominación social
Objeto social
Funciones básicas de la empresa
Ubicación
Misión
Visión
Organigrama general de la empresa
Políticas de la empresa
Normas legales y estatuarias
Capitulo III
Aspectos de la unidad departamental:
Misión
Visión
Estructura del departamento
Política
Normas
Procedimientos
Flujograma
Capitulo IV
Aspectos finales:
Glosario de términos
Anexos.
Capítulo I
Aspectos introductorios
Justificación del problema
El personal que desempeña la función administrativa ha sido reemplazado en varias
oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo diferente al momento
de ejecutar sus tareas. La responsabilidad de capacitar y guiar a este personal se asienta en
la gerencia, donde deben ocuparse de asuntos altamente estratégicos para garantizar la
productividad y el rendimiento de la empresa en el tiempo, resultando contraproducente
cuando ocurren cambios constantes del personal de administración. Incluso, se observa que
la información no está archivada en el mismo orden específico, al igual que se encuentra
información duplicada o redundante. Por lo expuesto, se considera que el tiempo invertido
por el personal para realizar las labores asignadas y los esfuerzos que deben hacer los
encargados para adiestrarlos deben reducirse, además de estandarizar las labores.
Sin embargo, la carencia de lineamientos y pasos para la ejecución de actividades
inherentes al departamento administrativo de la empresa trayendo como posibles
consecuencias errores e irregularidades al llenar ciertos formatos administrativos,
personalización en la ejecución y recopilación de actividades,. Inseguridades y
desmotivación del personal, pronóstico de seguir así, pudiera afectar el rendimiento
económico de la organización, incurriendo en costos excesivos y graves pérdidas de
tiempo, incluyendo en este punto, la inversión de muchas horas del hombre para la
orientación de los nuevos trabajadores que desempeñen funciones de la administración y
gerencia.
Es por ello la importancia del manual de procedimientos para los procesos
administrativos de “AGROFERCA C.A” ya que radica en la instrucción que el mismo
brindará al lector, brindando conocimiento exacto de los pasos que deben seguir para
ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades encomendadas, garantizando
mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como para la directiva.

Objetivos del manual

Objetivo general
- Elaborar un manual de normas y procedimientos para la organización de procesos
administrativos de la empresa AGROFERCA.C.A
Objetivos específicos
• Presentar una visión en conjunto de la organización
• Ordenar y sistematizar la información de la empresa.
• Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y evolución; su
estructura orgánica; sus objetivos, políticas y procesos, entre otros.
• Estandarizar las funciones y actividades en las organizaciones.
•Facilitar información documentada a los empleados para el desempeño de sus funciones.
•Proporcionar información concreta a los Gerentes para una buena toma de decisiones
Capítulo II
 Aspectos organizacionales
Denominación social
“Agropecuaria y ferretería el Campesino” AGROFERCA C.A.
RIF J-30556717-4
Objeto social
Compra, venta al mayor y detal de medicina veterinaria, alimentos concentrados,
productos agropecuarios, implementos de uso agropecuario tales como maquinaria y
equipo, compra y venta de materiales de construcción y del ramo de la ferretería, así como
la importación y exportación de los mismos, pudiendo dedicarse además a todas las
actividades de lícito comercio sin limitación alguna.
Funciones básica de la empresa
Gerente General
Supervisar y reestructurar continuamente las actividades específicas de cada uno de los
departamentos a cargo dentro de la organización, y de sí misma.
Administrador
Controlar las actividades de administración de una unidad, elaborando e interpretando las
herramientas contables, tales como: registros, estados de cuenta, cuadros demostrativos,
estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la efectiva distribución y
administración de los recursos materiales, tecnológicos, financieros y humanos.
Contador
Es el profesional dedicado a aplicar, manejar e interpretar la contabilidad de una
organización o persona, con la finalidad de producir informes para la gerencia y para
terceros (tanto de manera independiente como dependiente), que sirvan para la toma de
decisiones.
Vendedores
Comunican adecuadamente a los clientes la información que la empresa preparó para
ellos acerca de los productos y/o servicios que comercializa, asesoran a los clientes acerca
de cómo los productos o servicios que ofrece pueden satisfacer sus necesidades y deseos;
cómo utilizarlos apropiadamente para que tengan una óptima experiencia con ellos.
 Ubicación
Esta ubicada en la República Bolivariana de Venezuela Estado Barinas Municipio
Ezequiel Zamora Parroquia Pedro Briceño Méndez Capitanejo en la Calle principal frente a
la Carretera Nacional. Edificio la Paz.
Misión
Proveer soluciones con materiales y herramientas de agropecuaria y ferretería para la
construcción civil, pequeña industria y artesanía, manejando un surtido completo y
permanente que permita llegar a los clientes con un servicio oportuno de alta calidad a un
precio competitivo. Ofrecer la mejor atención posible a sus clientes a través de un personal
altamente capacitado, eficiente y responsable.
Visión
Ser reconocidos como distribuidores y detallistas líderes en proveer soluciones
completas en materiales de agropecuaria y ferretería, productos de línea industrial y semi-
industrial cuya atención al cliente brinda un portafolio de servicios complementarios y de
calidad creando valor económico a través de la búsqueda de la excelencia y su expansión en
el mercado Venezolano.
Organigrama general de la empresa.

GERENTE

ADMINISTRADOR CONTADOR

VENDEDOR
VENDEDOR

POLITICAS DE “AGROFERCA C.A

 - Cumplir con el pago puntual a los proveedores.
- Atención cordial y oportuna a los clientes.
- Respeto a las normas y procedimientos que rige la Agropecuaria y Ferretería “EL
CAMPESINO C.A”, AGROFERCA C.A
- Estar al día en obligaciones Tributarias
- Recepción de todo tipo de mercancía de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 06:00 p.m.
- Horario de atención al cliente: De 8:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
Normas Legales
- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial
Extraordinaria N° 36.860 de fecha 30 de diciembre de 1.999
- Tratados internacionales
- Código de Comercio Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955
- Leyes Especiales en Materia Mercantil
- Analogía
- Costumbre Mercantil
- Código Civil Gaceta Nº 2.990 Extraordinaria del 26 de Julio de 1982

Normas Estatutarias
-Según el Registro de Comercio en su Art. N° 15, la asamblea extraordinaria se reunirá
cuando sea convocada por la Junta Directiva o cuando así lo exija un número de accionistas
que representen por lo menos el sesenta por ciento (60%) del capital social y se reunirá en
la sede social de la compañía.
-Según el Registro de Comercio en su Art. N° 16, de cada asamblea se levantará un acta
donde conste la asistencia de los socios.
Capítulo III
Aspectos de la unidad departamental
Misión
Implementar los procedimientos administrativos que permitan gestionar la
administración financiera del servicio de ventas de materiales e insumos agropecuarios,
fundamentalmente en los procesos presupuestarios, de contabilidad y de administración de
fondos, conjuntamente con el soporte logístico y de infraestructura necesarios para el
normal desarrollo de las actividades de la dirección.
Visión
Lograr llevar a cabo sus procesos de una manera eficaz y eficiente, con el objeto de
proponer las mejoras y nuevos diseños que contribuyan en la eficiencia de las operaciones
en todos los niveles organizaciones que contribuyan definitivamente con el logro de los
objetivos de la empresa.
Estructura del departamento

ADMISTRADOR
( ALBERTO BEDOYA)

RECURSO
COMPRAS VENTAS NOMINA HUMANO

Política
AGROFERCA C.A. es una persona jurídica contribuyente ordinario.
Los primeros quince días de cada mes se debe realizar el pago del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) en este caso será el administrador quien efectué dicho pago.
El administrador deberá realizar el pago del Impuesto Sobre La Renta una vez haya sido
calculado este por la persona encargada de la contabilidad.
Normas
 El horario de entrada para los empleados será a las 8:00 a.m.
  El responsable de abrir y movilizar las cuentas bancarias es el gerente.
 Se realizarán arqueos periódicos en caja principal a fin de que las cuentas estén
correctas y no surjan algún inconveniente al momento de llevarlos a que sea
procesado por otro departamento
 Cotejar la orden de compra con la factura presentada al momento de la recepción de
mercancía.
 Archivar todo tipo de factura
 Las compras a realizar deben ser programadas.
 Realizar periódicamente conteos físicos de la mercancía existente.
 Cualquier daño o perjuicio ocasionado a la mercancía o equipo por un empleado se
le descontará de su sueldo que devenga.
 No ingerir alimentos dentro del área de trabajo.
Procedimiento
Proveedor: Recibe la solicitud y envía la mercancía con su respectiva factura.
Administrador: Recibe la mercancía y su factura. Firma la copia y la devuelve al
proveedor. La original la envía al departamento de contabilidad.
Departamento de Contabilidad: Recibe original de factura, verifica y registra.
Flujograma
Capítulo IV
 Aspectos finales
Glosario de términos
Adiestrar: Este verbo, a su vez, se refiere a hacer diestro, enseñar e instruir, la palabra
puede ser sinónimo de guiar y encaminar.