APUNTES CLASE DE OFIMÁTICA 2

Prof. Gabriel Severiche

TEMAS A TRATAR:

Interacción de imágenes y texto en Word.

Manejo de tablas en Word.
Combinación de correspondencia.

Interacción de imágenes y texto en Word.

Para ver la interacción de imágenes y texto, encontramos en Word dos barras de

herramientas: Imagen y Dibujo. Téngalas a la vista haciendo clic en Menú Ver, Barras
de herramienta, y haga clic en esas dos barras mencionadas. Éstas aparecerán en la
pantalla.

Examine todas las opciones que ofrecen estas dos barras de herramientas y practique
con una imagen y un texto real.

Abra un documento nuevo, póngale su nombre. Haga clic en Insertar imagen

prediseñada ubicada en la barra de Dibujo, y practique todas las opciones descritas
abajo.

Insertar imagen prediseñada

EJEMPLO:

Texto un texto el Texto un el Texto el Texto un texto el el Texto un texto el Texto el

texto el Texto el Texto un texto Texto el Texto un texto el Texto
el Texto el Texto un texto el Texto un texto el Texto un
Texto el Texto un texto el Texto texto el Texto el Texto un texto
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un texto el Texto un

CUADRADO ESTRECHO DETRÁS Y DELANTE

DEL TEXTO
Manejo de tablas en Word.

En el mismo documento, inserte un salto de sección a página siguiente. Haga clic en

Menú Tabla, inserte una tabla de 3 columnas por 18 filas. Revise el concepto de
Combinar celdas y aplíquelo de forma que le resulte una tabla como la siguiente:

SYSTEM CENTER
SEDES TIPO PRO PROGRAMA
Análisis
Contabilidad
TÉCNICO
A Mercadeo
Secretariado
SALUD Atención al infante
Análisis
Contabilidad
Diseño gráfico
Electrónica
TÉCNICO Inglés
B Mantenimiento
Mercadeo
Secretariado
Droguería
SALUD Enfermería
Odontología

Si usted quiere, despliegue la barra de herramientas Tablas y bordes, y examine todas

sus opciones,

Autoformato de tablas

Realice la tabla que está en el manual de Ofimática 2, y revise el tema de colocar texto
vertical.

Revise también el tema Autoformato de tabla. Verifique para qué es útil.

Combinación de correspondencia.

En el Escritorio, cree una nueva carpeta y póngale su nombre. Abra un documento

nuevo de Word. Haga clic en el Menú Herramientas, Cartas y correspondencia,
Combinar correspondencia…

Si está trabajando con Office 2003, en el panel de tareas a la derecha de su computador

donde dice Seleccione el tipo de documento, escoja Carta. Este es el Paso 1. Abajo del
panel están los otros pasos que debe seguir.

Haga clic en Siguiente al paso 2. Donde piden Seleccionar el documento inicial, escoja
Utilizar el documento actual, o sea que va a trabajar en la hoja de Word que acaba de
abrir. Dé clic en siguiente para ir al paso 3.

El paso 3 pide que Seleccione los destinatarios. Aquí es donde usted va a crear la base
de datos de las personas que van a recibir las cartas individuales. Hay tres opciones:
Utilizar una lista existente, la cual se usa cuando ya usted tiene una base de datos
diseñada, ya sea en una tabla de Word, en Excel o en cualquier programa de base de
datos. Seleccionar de los contactos de Outlook, la cual se usa cuando ya la lista está
en ese programa de Office. Y Escriba una lista nueva, la cual se usa cuando no se
tienen los destinatarios, sino que vamos a hacer la base de datos.

Escoja la opción Escriba una lista nueva. Haga clic en el texto Crear… que aparece en
el panel de tareas.

Aparece un cuadro de diálogo para que usted elimine o agregue los campos que
necesite, por medio de un botón Personalizar…
Use los botones Agregar o Eliminar en el nuevo cuadro de diálogo que aparece, llamada
Personalizar lista de direcciones.

Al final, deben quedarle sólo los siguientes campos:

Título
Nombre
Ciudad
Alumno
Nota
Resultado.

Oprima Aceptar y comience a llenar los campos. Hágalo según la tabla dada a
continuación.

Título Nombre Ciudad Alumno Nota Resultado

Señor JUAN PEREZ Barranquilla su hijo Pedro 3.9 ganó
Señora LIDA LORA Soledad su hija Diana 4.3 ganó
Doctor JULIAN ROA Santo Tomás su nieto Pedro 1.9 perdió
Señor ABEL NUÑEZ Barranquilla su hija Laura 4.6 ganó

Atención: Añada más registros; unos 10 en total y escriba tal cual ve en el ejemplo.

Cada vez que termine de llenar un registro, haga clic en Nueva entrada para añadir otro.
Cuando termine, haga clic en Cerrar. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar lista de
direcciones. Busque la carpeta que usted creó son su nombre, Póngale al documento el
nombre "BaseDatos", y guárdelo ahí en dicha carpeta. En el cuadro que aparece, haga
clic en Aceptar.
Haga clic a Siguiente: Escriba la carta, con el fin de ir al Paso 4. Realice la carta de la
siguiente manera:

Barranquilla, 1 de septiembre de 2007

_________
________________
_________

Cordial saludo

Le notificamos que _____________ obtuvo una nota de ______ en el último

examen del módulo principal, por lo cual _______ la materia.

Por favor, acérquese a nuestras oficinas a reclamar estos resultados.

Atentamente,

ANA LUISA PÉREZ

Rectora.

No es necesario que dibuje las líneas del ejemplo. Éstas son sólo una guía para lo que
vamos a hacer.

La idea es que a medida que vaya escribiendo la carta, vaya insertando los campos de la
base de datos. Estos campos irán en lugar de las líneas guías.

En el panel de tareas aparecen unos controles con el título de Escriba la carta. Usaremos
el último de los cuatro, el que dice: Más elementos…

Ubíquese donde va la primera línea y selecciónela. Luego, dé clic en la opción Más

elementos... y se abrirá el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación. Seleccione
el campo Título y haga clic en el botón Insertar. La línea se convierte en el campo
insertado; es decir, algo así como <<Título>>.

Ahora, haga clic en el botón Cerrar. Seleccione la segunda línea, haga clic en Más
elementos..., escoja el campo Nombre y haga clic en Insertar para que se inserte el
campo y la línea se convierta en <<Nombre>>. Clic en Cerrar. Haga lo mismo con la
tercera línea e insértele el campo <<Ciudad>>.

Los demás campos van insertados en el texto de la carta en medio de las otras palabras.
Ubíquese en la línea que está después de "Le notificamos que ", selecciónela e inserte el
campo <<Alumno>>. A la siguiente línea insértele <<Nota>>, y reemplace la última
con el campo <<Resultado>>.

Separe las palabras y los campos, cosa que no se presente lo siguiente:

obtuvo una nota de<<Nota>>en

Sino, separado; así:

obtuvo una nota de <<Nota>> en

Al final, debe quedarle algo parecido a esto:

Utilice el Menú Archivo – Configurar página para cuadrar detalles de márgenes y

distancias según las normas, porque así van a quedar en todas las cartas combinadas.

Usted puede maniobrar por este documento utilizando la barra de herramientas

Combinar correspondencia, que aparece en el mismo. Consulte para qué sirve cada
botón. Algunos sirven para ver las cartas ya combinadas una por una.

Primer registro Último registro

Ver datos combinados
Registro
Registro
siguiente
anterior

Vaya al Paso 5 haciendo clic en Siguiente: Vista previa de las cartas. Si se mueve entre
los destinatarios utilizando el botón Ver datos combinados, podrá verlos uno por uno.

Dé clic al Paso 6 en Siguiente: Complete la combinación. Tiene dos opciones.

1. Imprimir…, con la cual enviará el documento ya combinado directamente a la

impresora para tenerlos en papel uno por uno.
2. Editar cartas individuales…, con la cual se generará otro documento de Word
ya con las cartas combinadas.

Escojamos la segunda opción

En el cuadro de diálogo que aparece le damos clic a la opción Todos, y a Aceptar. El
nombre inicial del documento es Carta1. Guárdelo en la misma carpeta que creó con su
nombre, donde guardó la base de datos, y colóquele a este último documento el nombre
"Combinación".

Por último, vaya al documento inicial, donde escribió la carta original. El que tiene
activa la barra Combinar correspondencia. Guárdelo también en el mismo fólder donde
guardó la base de datos y la combinación.

Al final, debe tener una carpeta con su nombre, dentro de la cual están tres archivos:

• Uno en Access llamado BaseDatos. (La base de datos)

• Uno en Word llamado Combinación. (El documento con las cartas combinadas)
• Uno en Word llamado Documento modelo. (El documento modelo original)

Si al final dentro de su carpeta están estos tres elementos, usted hizo bien el ejercicio.

Practique todos estos conceptos y procedimientos para que los domine.

Éxitos.