ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Presentado por:
GLORIA ISABEL BARRERA
ANGELA MARYURY FONSECA SIERRA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

CENTRO AGROINDUSTRIAL Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL
TECNICA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA CARACTERIZACION: 1751916
AGUAZUL-CASANARE
2019
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Presentado por:
GLORIA ISABEL BARRERA
ANGELA MARYURY FONSECA SIERRA

Presentado a:
JOSE LUIS NARANJO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

CENTRO AGROINDUSTRIAL Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL
TECNICA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA CARACTERIZACION: 1751916
AGUAZUL-CASANARE
2019
 INTRODUCCION

Las organizaciones nunca son iguales todas son diferentes, nunca un sistema de
gestión documental servirá para un mismo tipo de organización, siempre son
personalizados. En este documento de gestión documental se aportan los
conocimientos prácticos que una persona necesita para diseñar e implementar un
sistema de gestión documental. Los aspectos para planificar un proyecto son la
creación, recepción, organización y almacenamiento de la documentación, así
mismo se explica los criterios que hay que tener en cuenta, como las herramientas
informáticas que ayudan a la gestión documental.
El programas de gestión documental se basa en la organización de la
documentación de las empresas es decir desde el momento que se produce un
documento hasta su disposición final es por eso que su objetivo principal es el de
dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de la información, que resuelva los
problemas y ayude a tomar decisiones teniendo en cuenta la diferente
normatividad.
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CARACTERISTICAS Y CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

La organización documental consiste en mejorar la calidad dentro de una empresa

para poder ser competente por lo tanto se centra toda la atención en la
comunicación interna y externa para llegar a lograr una mejor información dentro
de la empresa. Siendo esto así, la organización documental es el centro de
eficiencia y mejora en los procesos y funciones de una organización solucionando
problemas y obteniendo así mejores resultados.
La organización está basada en tener un crecimiento en cuanto a la clasificación y
descripción de documentos en una empresa sea pública o privada, este proceso
es el encargado de ubicar de manera ordenada los documentos.
Según la ley 594 de 2000 o ley general de archivos se definen los conceptos
basados en el lenguaje archivístico es decir todo lo relacionado con archivo.

Un archivo se define como el documento de soporte material, que se almacena o

guarda en una entidad (empresa) ya sea pública o privada, con el fin de obtener
información cuando sea requerido.
Existen o se encuentran diferentes tipos de archivo, el archivo privado y archivo
público que son documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas de
la prestación de sus servicios; y también existen las de entidades oficiales y los
que provengan de la prestación de un servicio público por instituciones privadas.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Es la acumulación y unión de los documentos
almacenados que por su valor histórico o cultural representa una gran importancia
en la evolución y registro de la información, por lo tanto cuando alguien requiere
de algún tipo de información o documento dentro del patrimonio documental lo
puede encontrar, para tener una mejor organización documental es de suma
importancia tener una clasificación donde se agrupan los documentos para así
obtener un mejor orden en ellos.
 Patrimonio documental

CLASIFICACION
Esta se basa en un fondo es decir en la unión de documentos organizados y
tramitados por un personal, luego de esta unión se clasifican los documentos. En
este proceso se encuentran los “documentos de archivo” que son los registros de
información recogida para una entidad, estos requisitos pueden ser procesos y
actividades administrativas que son de valor administrativo, los documentos
legibles, jurídicos, históricos, contables, entre otros. Estos documentos deben
estar protegidos y en conservación.

En este proceso se hace el reconocimiento y organización de carpetas de todos

los documentos de cada serie y subseries, basándose en la fecha de
diligenciamiento o de trámite. El orden en las carpetas se dan al momento de abrir
una carpeta el primer documento que debe aparecer es el de la fecha más antigua
y el ultimo el de la fecha más resiente.

FOLIACION: Es donde se marca o enumera cada documento en las series y

subseries documentales, esta numeración de documentos de folios va en la parte
superior derecha, la ordenación de estos documentos sirven de antecedentes en
la gestión administrativa.
El ordenamiento de estos documentos se pueden realizar de forma alfabética,
cronológica y numéricas, en la ordenación alfabética van los expedientes o
documentos relativos a personas y a entidades públicas y privadas.
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: se fundamenta en la fecha de los documentos
empezando con el año, luego el mes y el día, este procedimiento se aplica para
documentos financieros, actas, registros, memorias, etc.
ORDENACION NUMERICA: En este proceso se adjunta a cada documento un
número de manera consecutiva lo cual sirve para localizar mejor cada documento.

3 2 1
5 4
7 6
8

CLASIFICACION DE DOCUMENTO DE APOYO

Estos documentos de apoyo son los decretos, manuales, resoluciones, leyes,
entre otros que es donde se especifican la función para cada tarea administrativa,
estos sirven como soporte a la gestión administrativa, o de apoyo, estos
documentos se organizan alfabéticamente y luego de efectuar su función, el
encargado del área los elimina, dejan una constancia soportada.

DESCRIPCION DOCUMENTAL
Es el proceso de investigación y estudio de los documentos de archivo para
realizar su identificación, delimitación y recuperación para algún trámite, las
acciones que se realizan para esta descripción documental son:
-análisis de información y extracción de contenido
-diseño de instrumento de recuperación como guías, inventarios, catálogos e
índices
-actualización permanente de instrumentos
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Según la ley general de archivo, el estado está encargado de la creación,
preservación, organización y control de los documentos y registros, según los
principios y normatividad archivística.

PRINCIPIOS DE ORDEN ORIGINAL

Es la ordenación interna donde se conservan la organización que se ha
desarrollado durante la prestación de un servicio activo, estos documentos se
conservan en un orden secuencial y cronológico para una búsqueda más eficiente.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Es la presentación de documentos, en este se respeta y se conservan el
documento según la dependencia responsable, la importancia de este principio es
que la estructura funcional de la empresa sea eficiente.

CICLO VITALY TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

El ciclo vital del documento se refiere a las etapas o fases por las que pasa un
documento, desde su producción o recepción, hasta la eliminación de un archivo

elaboracion o utilizacion y
eliminacion
recepcion conservacion

Es donde se inicia la Se conservan los La preservación de los

circulación de documentos que poseen documentos se
documentos en una un valor permanente por determina según su
entidad, estos archivos su condición legal o valor legal, técnico o
entran hacer parte de donde se describe el histórico científicos y
archivos de gestión y son origen, desarrollo, culturales, pero si
de uso habitual estructura, pierden ese valor, se
procedimientos y eliminaran.
políticas de una unidad
productora

Formación de archivo y sus valores

 Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico

Son los archivos Se congregan los Es donde se trasladan los

encargados de toda la documentos trasladados documentos de archivo de
documentación de sujeto por los diferentes preservación constante,
a permanente manejo y archivos de gestión de la desde archivo central, que
consultas administrativas entidad respectiva cuya aunque han perdido su
por las dependencias u consulta no es tan usual vigencia, pueden seguir
oficinas productoras. Su pero que continúa prestando sus servicios.
movimiento o gestión se teniendo validez
realiza para dar
respuesta a los asuntos
iniciados. Por ejemplo
informes, estadísticas,
registro o testimonios de
actividades
administrativas

Formación de archivos
Teniendo en cuenta dichos tipos de archivo, quiere decir que también se clasifican
ciertos documentos dependiendo sus características o valores.

Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico

jj

Valores primarios Valores secundarios

Administrativo Histórico
contable científico
fiscal cultural
técnico

Documentación semi-
Documentación semi-
Documentación activa (Archivo
activa (Archivo
activa (archivos de institucional)
institucional)
oficina)
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es la información recogida y guardada como información para su verificación, por
una organización o un individuo en la mejora de sus acciones o en capacidad de
sus responsabilidades legales.
Un documento de archivo establece el registro de la información original recogida
por un individuo o sujeto en su conocimiento a sus actividades o funciones. Los
documentos de archivo tienen un valor fiscal legal, administrativo, económico,
histórico o cultural, estos documentos tienen un carácter seriado, ya que cada
documento se origina uno a uno y al pasar el tiempo se constituyen en series.
Estos documentos se clasifican según su valor, y así se determina su
conservación o su eliminación.
UTILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN LAS ORGANIZACIONES
Los documentos de archivo son importantes para las personas que lo necesiten
puedan acceder a la información almacenada de manera ágil, precisa y adecuada,
de esta manera se logra la eficiencia en los procesos en las funciones
institucionales. Estos documentos tienen de archivo tiene sus ventajas:
- Desarrollar acciones de una manera ordenada, eficaz y responsable
- Amparar y documentar la legitimación de políticas y la toma de decisiones
de gestión
- Avalar la continuidad en caso de catástrofes
- Ejecutar los requisitos legislativos y normativos
- Preservar las tendencias de la organización y los derechos de los
empleados, los clientes y las partes interesadas
- Establecer una identidad personal, cultural y de la organización
- Mantener una memoria corporativa, personal o colectiva
Estos documentos permiten establecer la necesidad en el funcionamiento de una
entidad, siendo su contenido informativo, primordial para el conocimiento de las
funciones y actividades.

DOCUMENTO ELECTRONICO
Documento cuyo apoyo material es determinado por un modelo de dispositivo
electrónico y en donde el contenido esta codificado mediante alguna clase de
código digital que puede ser leído o repetido mediante la ayuda de señaladores de
magnetización por ejemplo los documentos de Adobe, zip, entre otros.
Documento electrónico de archivo
Registro de reportaje o información generada, fabricado o recibido, almacenado y
comunicado por medios electrónicos a una entidad pública o privada que
suministra los servicios públicos en condición a sus actividades o funciones en
estos medios durante su ciclo vital por ejemplo software específico por las
instituciones, entidades financieras, bibliotecas, empresas de salud, seguros, entre
otros.
GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental se establece como una acción atada a los archivos y su

avance en la búsqueda de la lucidez de la gestión administrativa, es decir, es el
grupo de funciones administrativas y técnicas propensas a la planificación,
administración y organización documental, originada y recogida por las entidades.
Esta gestión ya que es un procedimiento archivístico sistemático, es necesario
ordenarse a partir de la normatividad archivística vigente, además de que se
considera fundamental la reducción de las diligencias y racionalización de
procesos.
 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Es un grupo de funciones administrativas y técnicas para una adecuada

planificación, administración y organización de los documentos, a partir de su
inicio hasta su disposición concluyente, este proceso se realiza mediante un
formato definido por la ley, que comprende un listado de series y archivos de
gestión, se les determina el periodo de duración en cada fase del ciclo vital de los
documentos y su práctica final. Estas tablas de retención son importantes en la
gestión documental, al ser una herramienta archivística que permite la elaboración
documental y la institucional del ciclo vital de los documentos de archivos de
gestión, central e histórico de las empresas.
Éstas pueden ser generales o específicas según la dimensión de las mismas. En
las generales se describen los escritos administrativos frecuentes a cualquier
institución, asimismo se conoce como documentos sencillos, por ejemplo:
memorandos o circulares, las específicas son documentos donde se describen
características de cada organismo por ejemplo: actas, historias clínicas, facturas,
recibos de caja menor, cuentas de cobro, entre otros.
Se trata de las órdenes legales y
actos administrativos,
relacionados con los cambios de
la empresa como los acuerdos,
decretos y resoluciones.

1. complicación de la
información institucional

2. entrevista con los Etapas para la elaboración y 4. elaboración y

productores de los aplicación de las tablas de presentación de las T.R.D
documentos de la institución retención documental

Se trata de la elaboración
3. análisis e interpretación de de la propuesta en la tabla
Se trata del reconocimiento de retención documental,
la información recolectada
y conceptualización de las asumiendo como base
unidades documentales principal las series y
subseries documentales

Se conforman las series y

subseries, con sus tipos de
documentos, asumiendo
como base los manuales de
procedimiento.
IMPORTANCIA DE LAS T.R.D
La implementación de la T.R.D es importante para el manejo y control de la
información ya que se relaciona su periodo de retención y sirve de apoyo para
racionalizar los procesos.
Dentro de La administración podemos encontrar que las T.R.D:

*Facilitan el manejo de la información.

*Ayudan a la racionalización documental.
*Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
*Proporcionan la revisión y disposición a los documentos por medio de los
Periodos de retención estipulados.
*Avalan la elección y subsistencia de los documentos que tienen forma duradera.
Reglamentan las transferencias de los documentos en las distintas etapas de
Archivo.
*Ayudan al soporte para racionalizar los procedimientos
Administrativos.
Punto de vista archivístico

*Distribución de la documentación.
*Acceder a la utilización total de los documentos.
*Proporcionan la organización de los escritos desde la conceptualización de
Archivo total.
*Colaboran con el control de la producción y diligencia documental.

SERIES Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Se entiende por serie, al conjunto de unidades documentales de tipo homogéneo,

que tratan de un mismo asunto o tema, y así ser reunidos y mantenidos por las
dependencias que correspondan. Dichas unidades pueden ser de clase simple (un
solo tipo documental) o compleja (tipos documentales diferentes).

Los escritos se relacionan en las Tablas de Retención Documental porque:

*Se vinculan con las mismas funciones y actividades

*Son los artículos de funciones y actividades.

Las series se caracterizan según los siguientes elementos:

Tipo de documento El ser generado El ser creado en el

o expediente por un productor desarrollo de un
identificado proceso

Es un concepto En algunos Si la serie está

indeterminado, se momentos el definida, su
refiere a acuerdos o productor puede análisis será más
actas, mientras que la ser diferente, pero fácil, ya que las
serie es un elemento la serie continua disposiciones
concreto, por ejemplo siendo la misma legales establecen
actas de concejo como se
académico. denomina, tramita,
que documentos la
forman, etc.

REGISTRO DE DOCUMENTOS EN LAS TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL

IMPORTANCIA Y USO DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

En el archivo de gestión es importante tener en cuenta que deben quedar las

series y subseries documentales reflejadas y codificadas en las tablas de
retención documental, de acuerdo al sistema que utilice la organización, la
principal clase de series se conoce como subserie documental, que es una
distribución que se le realiza a algunas series según el volumen de escritos y por
tener tipos documentales con material diferente a su estructura original. Es
entonces que las subseries documentales constituyen la asociación de unidades
documentales que conforman una serie, el grado de escalafón y el reconocimiento
de la serie según los tipos documentales. Por ejemplo el expediente de
contratación, contratos de gestión administrativa, expedientes de contratación de
suministros, entre otros
TIPOS DOCUMENTALES
Los tipos documentales son la unidad mínima donde se registra información, La
cual Hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia. Éstos
Hacen Mención AL tema que trata y a su estructura física. Algunos Tipos
Documentales Que se utilizan Son:
*Actas, contratos y facturas.
Al establecer las series de documentos es importante crear categorías
documentales Diferentes. La gran parte de los organismos diseñan una extensa
variedad de Documentos, pero existen algunas clases comunes generales, Que
son las siguientes:

DOCUMENTOS DE
DOCUMENTOS DE CASOS: se
POLITICA: son documentos
enfocan hacia las personas,
relacionados con la
organizaciones y lugares en común
creación de políticas y
procedimientos

TIPOS
DOCUMENTOS DE
SUSTANTIVOS: se unen con
DOCUMENTALES DOCUMENTOS O EXPEDIENTES
la función de la DE CASOS: se refiere a una acción,
documentación y un hecho, una persona, un lugar,
organización en las un proyecto específico
transacciones

DOCUMENTOS FACILITATIVOS: se
determinan según las acciones
administrativas para las áreas de
una empresa como el
mantenimiento de recursos y
planta física.
 FOLIACION
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste y proceso de descripción, en
donde los documentos se deben clasificar, ordenar y depurar, para poder foliar
todas las unidades documentales de una serie, dentro de una unidad de
conservación o carpeta, numerándola de manera consecutiva al extremo superior
derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y sin tachaduras.
La foliación es importante realizarla a medida que se va creando y alimentando el
expediente, para así poder demostrar el desarrollo de los trámites.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Es el desplazamiento de documentos desde el Archivo de gestión central (o

intermedio) al permanente (o histórico), de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental aprobadas. Pues es allí donde se destaca la responsabilidad del
Archivo central en liderar la administración de documentos en cada entidad. El
varios procesos como proceso de Transferencia documental es importante porque
permite desarrollar este

Evita la guardar la
producción y documentacion
bajo las mejores
acumulación de condiciones de
documentos conservacion

atestiguar y se unen con la

garantizar a los funcion principal
proporcionar el
ciudadanos el control efectivo y de la
acceso a la ordenado de la documentacion y
informacion documentacion organizacion en
las transacciones

Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la
periodicidad que establezcan las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) en
cada entidad, como se explica a continuación:

ARCHIVO DE GESTION DE OFICINA En este archivo descansan todos los

documentos creados en los procesos de
gestión administrativa, el periodo de
duración de la documentación depende
de la gestión y reglamentación.

ARCHIVO HISTORICO O Acá se transfieren los documentos del

PERMANENTE archivo de gestión, para su consulta no
tan habitual del público en general.

ARCHIVO HISTORICO O A esto se transfiere la documentación del

PERMANENTE archivo central o del archivo de gestión,
en donde se deben conservar de manera
permanente, al transferir los escritos al
archivo histórico se debe comparar con el
inventario.
Con el objetivo de realizar una transferencia de documentos de manera adecuada se
deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

*Comprobar que las carpetas estén identificadas, es decir, que indique la

dependencia, el código y el nombre de la serie o subserie, fechas extremas y
empresa.

*Recopilar las carpetas en cajas para transferencias, según el orden de inventario.

*Reconocer las cajas.

*Identificar que el embalaje se haga perfectamente.

Preparación para Transferir la Documentación

En esta etapa se debe procurar que los documentos de archivo queden libres de
grapas, clips, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pueda
afectar a su preservación y conservación.
Es por eso que cada entidad, empresa u oficina transferente debe cuadrar la
documentación siguiendo los siguientes pasos:
• debe gestionarse en un area con buenos
escenarios de ventilacion, iluminacion e
LIMPIEZA DE LA
higiene. El personal encargado debe disponer
DOCUMENTACION
de elementos de trabajo como: gorra, overol,
guantes,etc.

• se puede cambiar el material metalico por

ELIMINACION DE MATERIAL
elementos elaborados en material plasticos o
METALICO
con recubrimientos para evitar su oxidacion.

• se puede detectar material ostentoso, por

IDENTIFICACION DEL agentes biologicos como hongos o insectos,
MATERIAL AFECTADO POR debe separarse del que no esta contaminado
BIODETERIORO e identificar la unidad de conservacion.

La documentación deberá numerarse consecutiva y

REVISION Y FOLIACION
cronológicamente en su interior.
 INVENTARIO DOCUMENTAL

El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información

que detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo
documental. Es decir, que se reconocer la documentación producida.
Dicho proceso es realizado por un servidor público, quien es la persona encargada
de la apropiada organización, manejo, conservación y uso de la información de
escritos y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus
diferentes fases.
Pero aquel servidor público que sea vinculado, movido o desvinculado de su
cargo, deberá recibir o entregar, según sea el caso, los escritos y archivos
adecuadamente relacionados en el inventario, de tal manera que se logre
garantizar la persistencia de la gestión pública.

OPERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

En el desarrollo de la organización, principalmente durante la ordenación de los

Documentos, es puntual implementar varias acciones de carácter físico con el
objetivo de controlar y conservar la documentación:
 1. Desdoble o Este proceso se hace generalmente con los documentos
despliegue históricos, con los que se han almacenado arrugados, en especial
los mapas, los planos, pergaminos, entre otros, en ocaciones
estos pliegos necesitan ser planchados y luego ubicarse en las
instalaciones que garanticen la conservacion
2. sellado Asegura la legitimidad de los documentos, prevenir las
falsificaciones y reconocer los documentos perdidos o dddddddf
transferidos. Esto se hace con un sello de impronta pequeña y
legible, los documentos cosidos se sellaran solo el primer folio

3. agregación Si en el desarrollo de organizar, se descubre algún documento

que no se encuentra en el sitio adecuado es fundamental
restituirlo al lugar correcto, para este proceso se exige que
permanezca un testigo en el módulo de instalación del que se
haya extraído el documento

4. foliación La numeración de los folios de cada expediente realizado en

orden secuencial. Esto se hace con lápiz en el sector superior
derecho de la hoja.

5. instalación La instalación física de los documentos debe ser hecha de

manera que no se dañe la documentación y que se asegure su
conservación, para ello se emplean cajas y carpetillas libres de
acido
6. signaturacion Se implementan según diversos tipos: - signatura numérica
correlativa: logra ser general, dividida por deprositos o por
libros y cajas.
–signatura representativa: es creada por códigos que aprueban
el reconocimiento del fondo y sus segmentaciones de fondo y la
serie que corresponde la documentación.

UNIDADES DE CONSERVACION DOCUMENTAL

Las Unidades de conservación se pueden definir como el material usado para la
conservación y preservación de la documentación. Las más usuales que se logra
hallar en los diversos archivos, se encuentra: Paquetes, legajos, tomos, cajas,
carpetas y AZ. Dependiendo del estado de conservación, estas unidades deben
prepararse de la siguiente manera para la transferencia:
*Cuando la documentación encuadernada o empastada cuyos dorsos están
despegados o dañados debe pasar al proceso de empaste o encuadernación del lomo
aplicando materiales y procedimientos adecuados.
*Si los escritos no se encuentran encuadernados ni encartonados debe ser
almacenada en cajas y carpetas.

CAJAS PARA USO DE ARCHIVO

Son fabricadas en carton corrugado, envuelto internamente por una capa a base de
parafina, ademas la caja tendra en su interior dos fuelles elaborados del mismo
carton, su tamaño generalmente es de altura 27cm, ancho 40cm, y profundidad 12.5
cms. Aunque cada empresa establece los tamaños de acuerdo con su
documentacion. Se aconseja incluir el numero de carpetas justo con el fin de que no
queden ni muy estrecho ni muy separados.

El reconocimiento de las cajas se hace a través de la rotulada en las cubiertas

Laterales, con los siguientes datos generales:
-Código (de la entidad)
-Fondo
-Sección
-Subsección
-Número de carpetas o expediente
-Caja N°
-N° Consecutivo
-N° Correlativo
-Fechas extremas del ______ al________
Otro tipo de carpetas que se utiliza son las de yute, que es un material neutro.

Otros de los procedimientos necesarios que se deben realizar con las Unidades de
Conservación en la Organización Documental son:

AMARRE: es un proceso importante para asegurar el traslado o transferencia de las

unidades de conservación, esto se realiza con la ayuda de cinta de faya o hiladillo de
2.5cm de ancho, en sentido vertical y horizontal.

EMBALAJE: dado el cumplimiento de los pasos de higiene, verificación, foliación y

amarre, se realiza el embalaje así:

- Emplear cajas que ejecuten las determinaciones sugeridas por el archivo

general de la nación
- El número de unidades en cada empaque de transferencia deberá ser
mesurado para evitar el deterioro de la documentación
- Al envolver se debe conservar el orden estricto del inventario
- Las cajas de transferencia deben ser numeradas de manera contigua, en un
lugar visible y con señalado, sobre el rotulo.

Para embarcar las cajas en el medio de transporte, es necesario realizarla de la

Siguiente manera:

La primera caja incorporada debe corresponder al último número de referencia y así

Consecutivamente en orden descendente, permitiendo que la caja N°1 sea la última
de ingresar al vehículo. El elemento cartográfico debe valorarse en su estado de
protección, logrando establecer el método de empaque más apropiado para su
transporte, el cual se realizará en guacales o siguiendo las indicaciones dadas para
las cajas.
 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(Norma ISO 15489)

La norma ISO 15489 se fundamenta en el inicio de la gestión de documentos y fija las
Condiciones básicas, para que las organizaciones logren implantar un marco de
prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de
sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización.

Información y Documentación: Generalidades

Es la esencia de la norma, donde se determinan los conceptos básicos, los orígenes y

los requerimientos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican
los elementos que se deberían tener en cuenta, con el fin de garantizar que una
organización crea y gestiona los documentos que necesita. En la primera parte se
encuentra:

-Beneficios de la gestión de documentos

-Cuadro reglamentario
-Estrategia y responsabilidades
-Obligaciones de la gestión de documentos
-Delineación y aplicación de un sistema de gestión de documentos
-Métodos e inspección de la gestión de documentos
-Control y auditoría
-Formación

Información y documentación: Directrices

Es un documento técnico que suministra unas técnicas de implementación de un

Sistema de gestión de documentos, según los principios puntualizados en el primer
segmento de la norma. Así, se insiste específicamente en las habilidades y los
métodos de diseño y aplicación y también las directrices agregadas para concretar los
procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos.
Esta segunda parte tiene relación con el documento técnico, el cual se centra en un
enfoque sistemático para la utilización del experto en gestión de documentos y los
Comprometidos de tramitar los documentos en las organizaciones.
Para la Gestión de documentos se debe realizar lo dictado en la Norma ISO 15489
 CONCLUSIONES

La gestión documental su principal funciones es buscar soluciones muy adecuadas

que funcionen para con ello garantizar su originalidad e integridad, también se debe
tener en cuenta que un sistema de gestión permite almacenar y recuperar información
esto es de vital para la permanencia de cualquier organización sin importar su
tamaño.
La gestión nos aporta grandes ventajas como el ahorro de tiempo, recepción y
organización debidamente de los documentos ya que es una tarea clave que nos
ayuda ahorrar mucho tiempo al buscar un documento o información, también nos
permite conservar los documentos teniendo como base la normatividad de la ley
general de archivos.
Si se llegan a usar sistemas para archivar la información estos nos ayudaran a la
localización del documento de una forma más rápida desde cualquier lugar ya sea en
la organización o fuera de ella.