Conceptos Básicos de Sistemas

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PATAGONIA
SAN JUAN BOSCO
FACULTAD DE ECONÓMICAS A
CIENCIAS ECONÓMICAS DISTANCIA
UNIDAD I: CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS DE

INFORMACION
La información
Teoría general de sistemas
Las organizaciones y su administración
El sistema de comunicación en las organizaciones
Los Sistemas de Información
Procesamiento de Datos
Mg. Adriana C. Fantini

F.C.E. - U.N.P.S.J.B
PRESENTACIÓN
En esta Unidad presentamos los conceptos relacionados con los sistemas de

información y su importancia dentro de las organizaciones. Para ubicar adecuadamente la
función y utilidad de los sistemas de información computarizados para las organizaciones
actuales, es necesario comprender y valorizar el papel que juega la información y su
procesamiento al servicio de la toma de decisiones en las organizaciones actuales.
Continuaremos estudiando algunos conceptos básicos de teoría general de sistemas, que
nos proporcionan el marco teórico necesario para abordar el papel de los sistemas de
información en las organizaciones. Luego haremos una breve recorrida por las
características de las organizaciones y su administración. Vemos las características del
sistema de comunicación y los diferentes tipos de sistemas de información que podemos
encontrar en las organizaciones, como se relacionan entre sí, cuales son las operaciones
básicas que los conforman y las características de aquellos sistemas que satisfacen
necesidades de información para el apoyo a la toma de decisiones.
Acompañamos a las definiciones básicas con ejemplos y ejercitación. Para cada
tema está referenciada la bibliografía recomendada, así como las lecturas obligatorias que
versan sobre temas que no se desarrollan en este texto, pero que forman parte del
temario de la Unidad. Le sugerimos que lea con atención los temas que aquí
desarrollamos, que realice los ejercicios y los envíe a su tutor. Recuerde que en todo
momento cuenta con el apoyo de su tutor para plantear todas las inquietudes y dudas que
se le presenten. Él lo acompañará a lo largo de esta experiencia y le brindará la ayuda
necesaria para que pueda atravesarla con éxito.
PROCESAMIENTO DE DATOS
UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN - 2-
ÍNDICE
PRESENTACIÓN ................................................................................................................2
ÍNDICE...................................................................................................................................3
OBJETIVOS:........................................................................................................................7
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................7
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?..............................................................9
¿CUÁLES SON SUS ELEMENTOS O COMPONENTES?.........................................9
DATOS ................................................................................................................................10
INFORMACIÓN ..................................................................................................................10
Tipos de datos....................................................................................................................................................................11
Datos primarios:..............................................................................................................................................................11
Datos secundarios:..........................................................................................................................................................11
Fuentes de datos ...............................................................................................................................................................11

Las fuentes de datos internos........................................................................................................................................11
Las fuentes de datos externos.......................................................................................................................................12
Técnicas para la obtención de datos ...........................................................................................................................12

Técnicas para la obtención de datos primarios..........................................................................................................12
La observación:...........................................................................................................................................................12
El experimento (simulación): ...................................................................................................................................12
Encuesta/cuestionario/entrevista:............................................................................................................................12
Valoración subjetiva:.................................................................................................................................................13
La recopilación documental......................................................................................................................................13
Técnicas para la obtención de datos secundarios......................................................................................................13
Ventajas y desventajas de las distintas fuentes de datos .......................................................................................13
Referencias bibliográficas:............................................................................................................................................14
Lecturas obligatorias para el alumno:........................................................................................................................14
Actividades de autoevaluación......................................................................................................................................15
Respuestas de las actividades de autoevaluación.....................................................................................................16
Actividades complementarias .......................................................................................................................................17
TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS: CONCEPTOS BÁSICOS...............................18
Sistema:...............................................................................................................................................................................18
Elementos:..........................................................................................................................................................................18
Proceso de conversión:..................................................................................................................................................19
Entradas y recursos:........................................................................................................................................................19
Entradas:......................................................................................................................................................................19
Recursos:.....................................................................................................................................................................19
Salidas o resultados:.......................................................................................................................................................19
Contexto o ambiente:......................................................................................................................................................19
Límites o fronteras:.........................................................................................................................................................20
Interfaces ..........................................................................................................................................................................20
Propiedades de los sistemas...........................................................................................................................................20

Clasificación de los sistemas según sus propiedades ...............................................................................................20
Los sistemas físicos (concretos) o abstractos o artificiales.................................................................................20
Los sistemas vivientes o no vivientes.....................................................................................................................21
Los sistemas abiertos o cerrados.............................................................................................................................21
Entropía, incertidumbre, información .........................................................................................................................21
Retroalimentación...........................................................................................................................................................21
Principio de sinergia........................................................................................................................................................22
Principio de recursividad...............................................................................................................................................22
Lecturas relacionadas.....................................................................................................................................................22
Actividades de aplicación práctica:.............................................................................................................................23
LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACIÓN ..................................................25
Introducción.......................................................................................................................................................................25
Concepto y definición de organización.......................................................................................................................25
Concepto y definición de administración...................................................................................................................26
La organización vista como un sistema......................................................................................................................26
La base de la estructura de las organizaciones ........................................................................................................29

Descentralización............................................................................................................................................................29
Los niveles en la organización.......................................................................................................................................30
Las partes principales de la organización..................................................................................................................31
ENFOQUE DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES.........................................33
Propiedades del sistema organizacional.....................................................................................................................33

Entropía negativa............................................................................................................................................................35
Estado estable o equilibrio dinámico...........................................................................................................................35
Mecanismo de retroalimentación .................................................................................................................................35
Mecanismos de adaptación y mantenimiento ............................................................................................................35
ADMINISTRACIÓN ...........................................................................................................36
Sistemas administrativos................................................................................................................................................37
Procesos administrativos................................................................................................................................................38
Niveles técnicos u operativos:......................................................................................................................................38
Niveles ejecutivos o gerenciales:.................................................................................................................................39
Niveles superiores o políticos:......................................................................................................................................39
Flujo de información y proceso de comunicación. ..................................................................................................40
RELACIÓN ENTRE ESTRATEGIA, ESTRUCTURA Y SISTEMA DE

INFORMACIÓN ..................................................................................................................40
EL PROCESO DE COMUNICACIÓN ............................................................................41
El emisor:............................................................................................................................................................................41
La codificación:.................................................................................................................................................................42
El mensaje:.........................................................................................................................................................................42
El canal:..............................................................................................................................................................................42
El receptor:........................................................................................................................................................................42
La decodificación: ............................................................................................................................................................43
Problemas técnicos en la comunicación:....................................................................................................................43

El ruido:............................................................................................................................................................................43
La redundancia:...............................................................................................................................................................44
La semántica:...................................................................................................................................................................44
La eficacia:.......................................................................................................................................................................44
Retroalimentación............................................................................................................................................................44
Comunicación formal e informal .................................................................................................................................45

Comunicación formal:....................................................................................................................................................45
Comunicación no formal:..............................................................................................................................................45
La importancia de la comunicación en la organización.........................................................................................46
Los medios electrónicos al servicio de las comunicaciones:..................................................................................47

El correo electrónico:.....................................................................................................................................................47
Correo por voz:................................................................................................................................................................47
Sistemas distribuidos:.....................................................................................................................................................47
Servicios de consultas, de noticias, etc.: .....................................................................................................................47
Redes:................................................................................................................................................................................47
Autoevaluación..................................................................................................................................................................48
Respuestas ..........................................................................................................................................................................49
Actividades complementarias:......................................................................................................................................50
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................................................51
Antecedentes ......................................................................................................................................................................51
Lectura Obligatoria para el alumno:..........................................................................................................................54
Principales tipos de sistemas de información...........................................................................................................54

Sistema de procesamiento de operaciones .................................................................................................................54
Características de los SPO ........................................................................................................................................54
Sistemas de información para la administración.......................................................................................................54
Sistemas para soporte a decisiones ..............................................................................................................................55
Sistemas de soporte gerencial.......................................................................................................................................55
Lecturas obligatorias para el alumno.........................................................................................................................55
Actividades:.......................................................................................................................................................................55
Autoevaluación..................................................................................................................................................................56
DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.........................................59
Documentación del desarrollo de sistemas................................................................................................................59
Gráficos...............................................................................................................................................................................60
Ejemplo de aplicación.....................................................................................................................................................60
Actividad de aplicación práctica:.................................................................................................................................62
Actividades complementarias .......................................................................................................................................62
Objetivos:
Después de haber estudiado esta unidad, usted estará en condiciones de:
• Comprender y valorizar el papel que juega la información y su procesamiento en las

organizaciones actuales.
• Diferenciar datos de información.
• Identificar las diferentes fuentes de información para las organizaciones.
• Diferenciar los distintos tipos de información útil en las organizaciones.
• Identificar los aspectos organizacionales a tener en cuenta en el diseño de un
adecuado plan de datos para la organización.
• Aplicar el pensamiento sistémico y los conceptos básicos de la teoría general de
sistemas a la gestión de los sistemas de información de las organizaciones.
• Diferenciar los distintos tipos de decisiones organizacionales y sus necesidades de
información
• Identificar los aspectos organizacionales que influyen en el diseño de los sistemas de
información
• Caracterizar los diferentes tipos de sistemas de información que se encuentran en las
organizaciones actuales.
• Resolver situaciones prácticas, de mediana complejidad, de diseño de un plan de
datos organizacional y diseño de sistemas de información para el nivel operativo y
para el apoyo a la toma de decisiones.
Introducción
En la década de los noventa se han producido dos cambios importantes, que

afectaron el entorno de las organizaciones. Uno de ellos es el fenómeno de la economía
global, el otro la transformación de las sociedades industriales a basadas en conocimiento
e información. Gracias a estos dos acontecimientos, surgen nuevos contextos para las
organizaciones y crece la importancia de la tecnología y los sistemas de información.
Debemos tener en cuenta que la tecnología no ofrece soluciones, solo promesas.
En los comienzos de la década del noventa, parecía que el desafío para las
organizaciones estaba en incorporar tecnología de sistemas de información, pero en la
actualidad se sabe que el desafío está en saber cómo administrar y desarrollar los
sistemas de información para su utilización productiva.
Los sistemas de información proporcionan la solución institucional más importante

a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios. Para entender a los
sistemas de información, se debe conocer en amplitud las tecnologías de la organización,
administración e información en los sistemas y su poder para dar soluciones a los retos
que aparecen en los negocios.
Los sistemas de información de negocios reflejan las actividades de los

administradores. Es importante advertir el rol de las decisiones en los diferentes niveles
de la organización. Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de
información y diferentes requerimientos del sistema. La tecnología de los sistemas de
información es una de las muchas herramientas de las que los administradores disponen
para enfrentar el cambio. La tecnología de información es el pegamento que mantiene
unida a la información. Es el instrumento a través del cual el administrador controla y crea.
En la actualidad los sistemas de información juegan un papel estratégico en la vida

de la organización. Los sistemas de información actuales afectan de manera directa cómo
deciden los administradores, cómo planean los directivos y en muchos casos qué
productos y servicios se producen y cómo se producen.
No obstante, debemos recordar que los sistemas de información son un recurso,

no un fin en sí mismo, por ello esta unidad enfocará su atención en caracterizarlos en
función de su utilidad, esto es en función del tipo de información que proporcionan y a
quién va dirigida, según el nivel organizacional al que presten servicio.
Para alcanzar una sólida comprensión de los sistemas de información,
comenzaremos estudiando los conceptos en los que se basa un sistema de información:
Dato e Información. Veremos cuáles son las fuentes principales de información para las
organizaciones y las técnicas para obtener información, para finalizar con una definición
de sistema de información y sus componentes.
¿Qué es un sistema de información?.
Un sistema de información (SI) puede definirse como un grupo (o conjunto) de

elementos (o componentes) interrelacionados, que interactúan entre sí, para apoyar a las
actividades de la organización.
A través de una serie de acciones como la captura, procesamiento, almacenamiento
y distribución de la información útil, los sistemas de información contribuyen para apoyar
la administración, la toma de decisiones, el control, análisis y visión de la organización.
¿Cuáles son sus elementos o componentes?.

Las personas de la organización que interactúan con el SI, es decir las personas
que utilizan el sistema, tanto las que proporcionan los datos que el sistema necesita
(secretarias, empleados de contaduría, capataces de planta, etc.), como las que reciben
los resultados que el mismo produce (gerentes, administradores, contadores, empresarios
comerciantes, productores).
Los datos que son introducidos al sistema, éstos datos son obtenidos de
documentos, que se llaman fuente de datos, que pueden ser externos a la empresa o ser
producidos por otros sistemas de la empresa, por ejemplo: facturas, informes de ventas,
(son documentos fuente de datos internos), en cambio las listas de precios enviadas por
proveedores, remitos (son fuentes de datos externas a la empresa).
Los procedimientos que son las normas que determinan cómo se elabora la
información, los procedimientos reflejan la forma de trabajar de nuestra empresa, qué se
hace y con qué finalidad, cuándo y quién lo hace, dónde y cómo.
Hace unos años podríamos haber dicho que éstos son todos los elementos que
integran un SI, y hubiera sido la verdad. Pero hay en día, es difícil concebir un SI que no
esté basados en el procesamiento computarizado de datos. A medida que los
procedimientos han aumentado en complejidad, cuando crece el volumen de información
para procesar, cuando las actividades comienzan a estar más interrelacionadas, la
computadora complementa la capacidad de las personas.
La computadora, cuando decimos computadora nos referimos a la parte física

(hardware), es decir, todo lo que se puede ver sobre el escritorio (la pantalla, el teclado,
etc.) y parte de lo que no se puede ver porque se encuentra dentro del gabinete o tower
(el disco, el microprocesador, etc.).
Los programas (o software), que a través de sus operaciones transformarán los

datos en los resultados esperados Los programas reflejan muchos de los procedimientos
de la empresa.
Los sistemas de información son parte de las instituciones, de hecho, para algunas
sin información no habría negocio. Dentro de las instituciones, podemos encontrar
diversos niveles y especialidades, reflejadas en la división del trabajo y la organización de
la responsabilidad y autoridad.
Así como existen diferentes intereses, especialidades y niveles dentro de una

organización, también existen diferentes tipos de sistemas: estratégicos, de
administración, de conocimiento y operativos. Los sistemas de nivel operativo, son
aquellos que apoyan al registro y seguimiento de las actividades y transacciones
elementales de la organización, como las ventas, compras, cobros, etc.
Dentro de la organización hay un flujo continuo de información entre las unidades de

trabajo, que permite coordinar y controlar las actividades que se llevan a cabo. Los
sistemas de información, generan gran parte de esta información regularmente. La
información producida por estos sistemas debe ser conservada dentro de la organización.
Los archivos y las bases de datos ([ArBD], Fantini) constituyen las herramientas
informáticas para conservar (almacenar) datos/información, para su uso posterior.
Con frecuencia las personas relacionadas con el procesamiento de datos basado

en computadora, usan los términos "dato" e "información" indistintamente, pero es
importante notar que hacen referencia a conceptos diferentes, según el contexto en que
se los utilice.
Datos
Los datos son hechos o conceptos aislados, los cuales, situados en un contexto
significativo mediante una o varias operaciones de procesamiento, permiten obtener
deducciones relacionadas con la evaluación e identificación de personas, eventos y
objetos. Son el antecedente necesario para algún conocimiento. Los datos son por lo
tanto los hechos o el material que origina la información.
La finalidad básica de recopilar y procesar datos es producir información. Si bien

los datos son el elemento principal de la información, para quien los recibe no toda la
información es igualmente oportuna o importante.
Información
La información se asocia con el conocimiento relevante comunicado por otros u

obtenido como resultado del procesamiento de datos y adquirido por las personas para
realzar el entendimiento y cumplir propósitos específicos.
La información se distingue de los datos en que éstos son mensajes en bruto y no

evaluados, mientras que la información significa un aumento de conocimientos obtenido
por el receptor. La información como resultado de la adición o el procesamiento de los
datos, puede proporcionar un conocimiento o el entendimiento. Para la mayoría de las
personas la información es el componente principal de sus decisiones, aunque por si sola
no garantiza que dichas decisiones sean correctas. Solo el destinatario puede evaluar la
significación y la utilidad de la información recibida.
Por ejemplo: los pedidos recibidos en el depósito dentro de un determinado periodo

tendrán poco significado para el contador. Sin embargo los envíos por cobrar mandados
al deposito dentro del mismo periodo, constituyen información para el contador. Al gerente
de ventas le interesan ambas cosas y al jefe de personal ninguna.
Idealmente, la información da a conocer el estado de las cosas, pero la percepción

puede diferir notablemente entre los usuarios. El hecho de que la información contenga el
mismo mensaje y sea comunicada de la misma manera y en el mismo momento no
significa que será igualmente utilizada por los destinatarios. Esto significa que, la forma en
que se utiliza la información depende en buena medida de la percepción, antecedentes y
prejuicios del usuario.
La función primordial de la información y por lo tanto de un sistema de información,

consiste en aumentar el conocimiento del usuario, o en reducir su incertidumbre, no le
indica en forma directa lo que debe hacer, sino que reduce la gama de posibilidades para
una decisión inteligente. Otra función de la información es proporcionar un conjunto de
estándares, reglas de evaluación y de reglas de decisión para la determinación y
comunicación de advertencias y retroalimentación para fines de control. Por ejemplo,
quien debe tomar la decisión de invertir en un proyecto necesitará información que le
permita controlar las operaciones que lo componen.
Tipos de datos
Según la intención o finalidad con la que los datos han sido recogidos, podemos
clasificarlos en datos primarios o datos secundarios.
Datos primarios:
Son datos que proporcionan conocimiento de primera mano sobre el proceso o
actividad que se está estudiando.
Datos secundarios:
Son aquellos que ya han sido relevados por otros, con algún fin.
Fuentes de datos
Ahora estudiaremos cuales son las posibles fuentes donde el se pueden buscar
datos en y de las organizaciones.
Según si provienen de la empresa o de su contexto, los datos pueden clasificarse

en internos o externos a la empresa.
Las fuentes de datos internos
Las fuentes de datos internos de la empresa son sus reportes, archivos,

organigramas, cursogramas, personal, etc. Permiten relevar datos sobre políticas, planes,
procedimientos de la empresa.
Las fuentes de datos externos
Las fuentes de datos externos a la empresa son encuestas de opinión,

necesidades del consumidor, popularidad competitiva, publicaciones comerciales,
industriales, profesionales, legales, organismos de gobierno. Que proporcionan datos
sobre la empresa y su contexto como el PBI, costo canasta familiar, sueldo mínimo
promedio, etc.
Según el objetivo con el que han sido recogidos los datos, se pueden clasificar en
datos de fuentes primarias o secundarias.
Hablamos de fuentes primarias cuando nos referimos a las que nos proporcionan
datos de primera mano y de fuentes secundarias, cuando recurrimos a datos ya
publicados o que sin haber sido publicados, fueron recopilados originariamente por otros.
La importancia de esta distinción estriba en el crédito y confianza relativa que
merecen los datos de estos dos tipos de fuentes.
Las fuentes primarias ofrecen la garantía del responsable de la recopilación; las

fuentes secundarias, en términos generales, están sujetas a error en proporción a la
distancia de su alejamiento de la fuente primaria; además de estar sujetas a error, como
los producidos (involuntariamente) en los procesos de transcripción, reimpresión, copia,
etc.
Técnicas para la obtención de datos
Hay diversas maneras de obtener datos acerca de las organizaciones y sus

principales procesos, a las que denominaremos técnicas para la obtención de datos.
Técnicas para la obtención de datos primarios
La observación:
Consiste en la observación directa de los acontecimientos permite obtener
información, por ejemplo, que ayude a eliminar problemas en un proceso. La ventaja es
que se obtiene información directa, precisa, a la medida de las necesidades, pero la
desventaja es que es costoso y se puede influenciar el medio que se está observando.
El experimento (simulación):
Permite condicionar el entorno para determinar el impacto frente a un evento en
particular. Por ejemplo, medir el impacto de un informe (resumen versus detalle) variando
la modalidad de información destinada a decisores con igual experiencia, educación,
aptitud y actitudes, para evaluar distintas formas de presentar la información.
Encuesta/cuestionario/entrevista:
Permiten llegar directamente a las personas involucradas. La encuesta permite
llegar a muchas personas.
La entrevista consiste en recabar hechos (datos verificables) en forma verbal a

través de preguntas en una forma de conversación, no un interrogatorio.
El cuestionario es una de las modalidades de la encuesta cuya utilización requiere una
atención especial con el fin de lograr la claridad y precisión en las preguntas, ya que el
encuestado llena por sí mismo el cuestionario. Los cuestionarios pueden administrarse
individualmente o a grupos.
Tanto la técnica de la entrevista como la del cuestionario son procedimientos a los
que suele considerarse como formas de encuesta, puesto que ambos son instrumentos
que permiten la recopilación de datos mediante las respuestas de las personas
interrogadas, llamadas también sujetos de la encuesta.
En la entrevista, las respuestas son formuladas verbalmente y se necesita del
entrevistador; en el procedimiento denominado de cuestionario, las respuestas son
formuladas por escrito y no se requiere de la presencia del entrevistador: el encuestado
llena por sí mismo el cuestionario.
Valoración subjetiva:
Se usa para obtener información de un experto. Por ejemplo: de los jefes de
división o departamento, de consultores externos, de consejos profesionales, etc. Se pide
que expida su opinión “experta” conocedora acerca de algún tema.
La recopilación documental
Los documentos son hechos o rastros de “algo” que ha pasado, de ahí que como
“testimonios” que proporcionan información, datos o cifras, constituyan un tipo de material
muy útil. Como elemento de conocimiento o fuente de información son susceptibles de ser
utilizados como consulta, estudio o prueba.
Técnicas para la obtención de datos secundarios
En el contexto de los sistemas de información, la encuesta y la recopilación

documental son técnicas de recogida de datos primarios o secundarios.
Ventajas y desventajas de las distintas fuentes de datos
Los datos primarios, son conocimiento de primera mano, se puede controlar las
variables de interés, pero se puede influenciar, se puede llevar a conclusiones erróneas.
La respuesta puede ser no confiable. Es generalmente un método costoso de
relevamiento.
Los datos secundarios: ya existen, son imparciales, suele haber gran volumen de
datos, pero puede no ser útil (no representar las variables exactas que necesitamos
medir) o no ser oportuna (llegar tarde). Es generalmente menos costosa de relevar que la
información primaria.
Referencias bibliográficas:
Administración de los sistemas de Información. Organización y Tecnología. Laudon &

Laudon. Prentice Hall. 3ra. Ed. (1996).
Sistemas de Información para la administración. J. A Senn. Ed. Iberoamerica (1990).
Lecturas obligatorias para el alumno:
Del libro Sistemas de Información para la administración. J. A Senn. Ed. Iberoamerica

(1990).
Capítulo 2: Conceptos de información administrativa o gerencial. Tipos de información.
Atributos de la información. El valor de la información. Costo vs. Beneficio.
Del libro Administración de los sistemas de información. Organización y Tecnología.

Kenneth Laudon y Jane Laudon. Prentice Hall Hispanoamericana. (1996)
Actividades de autoevaluación
1.- Indique si las siguientes afirmaciones son V o F, según corresponda
La información primaria es la que ha sido reunida por primera vez para un fin
particular
La información primaria es de mayor valor que la información secundaria
Los datos son hechos en bruto, son lo que origina la información
La información es conocimiento basado en datos a los cuales se les ha dado
significado propósito y utilidad
2.- Asocie cada atributo de un elemento de información con su definición
Definición Atributo
Mide con que grado representa la situación o estado real A- Exactitud
Indica si la información proporciona al usuario todo lo que necesita B-
saber de la situación Oportunidad
Indica la amplitud de los acontecimientos, lugares, etc., que C-
representa la información Completitud
Indica si la información está disponible cuando se la necesita D- Alcance
Mide cuan a menudo se requiere, recaba o produce un dato E- Relevancia
Mide el grado de importancia que tiene la información para una
situación en particular
Indica hacia que sucesos o actividades está orientada la F- Frecuencia
información, presente, pasado, futuro
Indica la amplitud de los acontecimientos, lugares, personas que G-
representa la información Temporalidad
3.- Defina brevemente información
4.- Diferencie la información de apoyo de la información de planeación.
5.- Caracterice la información de situación.
6.- Defina experimento.
Respuestas de las actividades de autoevaluación
V
F
V
V
2.- Asocie cada atributo de un elemento de información con su definición
A
C
D
B
F
E
G
D
3.- La información se asocia con el conocimiento relevante comunicado por otros u

obtenido como resultado del procesamiento de datos y adquirido por las personas para
realzar el entendimiento y cumplir propósitos específicos.
4.-La información de apoyo permite saber el rendimiento alcanzado y si se va de acuerdo

a lo planeado, en cambio la información de planeación incluye hipótesis en las cuales se
basan los planes.
5.-La información de situación describe tanto los problemas presentes y las crisis como
los avances, que permiten aprovechar las oportunidades de inmediato.
6.- El experimento (simulación) permite condicionar el entorno para determinar el impacto

frente a un evento en particular. Por lo general se vale de programas que modelizan
situaciones de la realidad, proporcionando facilidades para estudiar la incidencia de
variaciones en las diversas variables intervinientes.
Actividades complementarias
1.- Investigue sobre los distintos tipos de preguntas para un cuestionario y/o entrevista
y las ventajas/desventajas de cada una.
2.- Escriba un cuestionario de no más de 10 preguntas, que le permita conocer cuales son
los requerimientos para aprobar Procesamiento de datos, considerando que la materia se
puede aprobar por promoción sin examen final o por examen final.
3.- Investigue las posibles de fuentes de información, para la recopilación documental que
le permitan obtener información acerca de los requerimientos legales para iniciar una
actividad productiva, relacionada con la industria alimenticia, en la zona.
Recuerde enviar estas actividades complementarias a su Tutor.
TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS: CONCEPTOS BÁSICOS.
Sistema:
Un sistema es un conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos, que

interactuan entre si, con un objetivo determinado.
La característica principal de un sistema consiste en estar compuesto por partes

que interactúan entre si, que se relacionan de alguna manera y que pueden ser descriptos
en términos de sus atributos o de sus partes componentes.
Las relaciones a las que nos referimos son aquellas que "amarran" al sistema, son
los lazos de interacción a través de los cuales las partes modifican a otras y son
modificadas a su vez, dando esto como resultante la conducta del sistema. Por esta
razón, estas relaciones constituyen la verdadera esencia del sistema y su ruptura trae
consigo la ruptura del sistema como tal.
Ej: sistema MATRIMONIO, componentes: esposos, ruptura: DIVORCIO, el sistema

matrimonio no existe más.
Un CURSO UNIVERSITARIO, como este, está compuesto por elementos (docentes,

estudiantes, concocimiento) que en conjunto tienen como objetivo ALCANZAR LOS
APRENDIZAJES específicos propuestos.
Una COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO, está compuesto por elementos (lámpara,

columna, célula fotoeléctrica, cables) que en conjunto tienen como objetivo ILUMINAR LA
CALLE en la que se encuentra.
AMBIENTE
ENTRADAS SALIDAS
PROCESO DE
TRANSFORMACIÓN
LIMITES DEL SISTEMA
Elementos:
Son los componentes del sistema. Pueden ser o no subsistemas, pueden ser
vivientes, no vivientes o de ambos.
Proceso de conversión:
Los sistemas organizados está dotados de un proceso de conversión, por el cual

los elementos del sistema pueden cambiar de estado. El proceso de conversión cambia
elementos de entrada en elementos de salida. Generalmente, estos procesos de
conversión agregan valor y utilidad a las entradas, al convertirlas en salidas. Si restan,
entonces impone costos e impedimentos (podemos decir que es inviable, llevará al
sistema a su muerte)
CURSO: proceso de enseñanza-aprendizaje
COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO:el proceso que alterna el encendido/apagado de

la luz.
Entradas y recursos:
Las entradas son los elementos sobre los cuales se aplican los recursos en el
proceso de conversión.
Entradas:
CURSO: estudiantes con un determinado nivel de conocimiento en un tema
COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO: energía eléctrica
Recursos:
CURSO: docentes, conocimiento
COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO: cables, lámpara, célula fotoeléctrica,
Salidas o resultados:
Las salidas o resultados son los productos que se generan durante el proceso de
conversión, y que el sistema envía al medio.
CURSO: estudiantes que han modificado su nivel de conocimiento en ese tema
COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO: encendido/apagado de la luz.
Contexto o ambiente:
Es el conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen e influyen en el

sistema. Sobre estos el sistema no tiene control ni poder de decisión. Existe una relación
mutua entre el ambiente y el sistema, ya que el ambiente condiciona al sistema, el cual a
su vez, aunque en menor medida, vuelca en el ambiente la influencia que surge de sus
procesos internos.
CURSO:los otros cursos de la Carrera Universitaria
COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO: calle, casas, claridad ambiente, otras columnas

cercanas.
Límites o fronteras:
Por frontera del sistema queremos entender aquella línea que separe el sistema
de su entorno (o supersistema) y que define lo que le pertenee y lo que queda fuera de él.
La determinación de los límites del sistema, puede ser un problema díficil de resolver,
porque depende fundamentalmente de responder claramente a ¿qué es lo que queremos
observar o estudiar?
Interfaces
Una interface puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro,
o entre el sistema y su ambiente. El sistema a través de sus interfaces transfiere energía,
materiales, dinero, información con los sistemas de su ambiente.
Propiedades de los sistemas
Los sistemas pueden clasificarse según algunas propiedades. Estas propiedades y

supuestos acerca de su naturaleza, determinan el enfoque científico y la metodología que
se emplearán para su estudio.
Clasificación de los sistemas según sus propiedades
Los sistemas físicos (concretos) o abstractos o artificiales.
Un sistema físico (concreto) es un conjunto de elementos materiales que operan

organizadamente para lograr un objetivo o alcanzar una meta común. Los sistemas físicos
exponen actividades o comportamientos y sus partes interactuan para lograr un objetivo.
En los sistemas físicos, los límites surgen más claramente, al ser éstos una demarcación
natural, determinada por la estructura básica del sistema y por sus objetivos y fines.
En una computadora (si nos interesa estudiarlas físicamente) la parte exterior del teclado,
monitor y gabinete, serán los límites.
Un sistema abstracto es una creación humana, es una disposición conceptual y

ordenada de ideas: los sistemas religiosos, sociales, culturales son sistemas abstractos.
En un sistema abstracto, los límites son determinados de acuerdo al nivel de precepción,
intención, objetivos y conocimiento del observador respecto al funcionamiento interno del
sistema.
Es posible hacer varios intentos de definición hasta que por fin encontremos una
que encierre nuestra unidad de análisis y sus principales interrelaciones con el medio
(incluyendo aquellas fuerzas de su medio que pueden modificar, y de hecho modifican la
conducta de esa unidad de análisis).
Un sistema de información es un sistema abstracto

Los sistemas vivientes o no vivientes.
Los sistemas vivientes están dotados de funciones biológicas como nacimiento,

crecimiento, muerte y reproducción.
Los sistemas abiertos o cerrados
Un sistema cerrado es un sistema que no tiene medio -es decir, no hay sistemas
externos que lo alteren o modifiquen, o que incidan en él.
Un sistema abierto es aquel que posee medio, es decir, posee otros sistemas con
los cuales se relaciona, intercambia y comunica.
Todos los sistemas vivientes son sistemas abiertos.
Entropía, incertidumbre, información
Otro concepto importante relacionado con los sistemas es de entropía, que es una
medida de desorden (proviene de la segunda ley de la termodinamica).
Desde la teoría general de sistemas, y para los sistemas abiertos, que son los que
nos interesa estudiar, se la relaciona con la incertidumbre que prevalece en uan situación
de elección con muchas alternativas distinguibles.
Por lo general este desorden se observa en las comunicaciones. La entropía o el
desorden o incertidumbre se reduce obteniendo información. Necesito información para
descartar alternativas, hasta llegar a quedarme con la elección final. Una vez que he
elegido una alternativa, la entropía se reduce a cero, ya no hay incertidumbre.
Retroalimentación
Recordemos que nos interesan los sistemas abiertos. Los sistemas abiertos
desarrollan procesos dinámicos, esto es que sus procesos no son siempre iguales sino
que sufren cambios con el tiempo. Estos cambios se objservan por lo general es su
comportamiento y son los que los llevan a crecer y expandirse, de otro modo estarían
condenados a muerte.
Hemos hablado ya que todo sistema tiene un objetivo, tiene un propósito. Todo
sistema desarrolla una conducta, que depende de sus entradas, que lo lleva a alcanzar su
propósito u objetivo.
Pero, cómo sabe un sistema si está alcanzando sus objetivos?
Para ello, toma información acerca de sus salidas reales y las compara con las
esperadas.
El resultado de esta comparación lo ingresa como información de
retroalimentación o feedback al sistema. Esta información, el sistema la utiliza para tomar
decisiones, puede ser deba realizar correcciones en el proceso de conversión, para que
las salidas se acerquen al objetivo, puede ser que la información obtenida sea de
confirmación de que se está bien encaminado hacia el objetivo, en cuyo caso el sistema
no modifica su proceso de conversión y sigue por el mismo rumbo.
Principio de sinergia
El principio de sinergia nos dice que el todo es algo más que la suma de las
partes. Los sistemas tienen esta propiedad, se dice que sus componentes son sinérgicos,
puesto que analizando las partes por separado sin tener en cuenta el todo, no tenemos
una visión del sistema total y además porque si eliminamos una de sus componentes, el
sistema no funciona. Si encontramos algún elemento -en el sistema- que no tenga esta
propiedad, no debía formar parte del sistema, era irrelevante, innecesario. Suelen darse
como producto de un mal análisis del sistema.
Principio de recursividad
Podemos entender por recursividad, que un sistema, esté compuesto de partes

con características tales que son a su vez sistemas.
Hablamos entonces de sistemas, subsistemas y suprasistemas.
Lecturas relacionadas.
Se recomienda leer las referencias indicadas, donde se encontrarán las definiciones aquí
tratadas y ejemplos adicionales, que contribuirán a aclarar estos conceptos, y no olvide
que puede consultar con su Tutor todas las inquietudes que se le presenten.
TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS. John van Gigch. Editorial Trillas. 1995
INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS. Oscar Johansen Bertoglio.

Editorial Limusa. 1980.
Actividades de aplicación práctica:

Ejercicio Nº1:
Considere como objeto de estudio, según la teoría general de sistemas, un automóvil,

cuyo objetivo es servir como medio de transporte para personas, para cada elemento diga
si es subsistema o parte:
a) Volante
b) Carrocería
c) Paragolpes
d) Frenos
e) Dirección
f) Parabrisas
g) Puerta
h) Caja de cambio
Ejercicio Nº 2:
Idem anterior, considerando el auto como un sistema mecánico.
Ejercicio Nº 3:
En los siguientes casos describa que tipo de sistema es (concretos, abstractos, abiertos,
cerrados, viviente, no viviente).
Describa claramente un posible objetivo de análisis y
En función de ese objetivo propuesto en el item (b), describa: contexto, partes,
subsistemas, Sistemas: .
a) El cuerpo humano
b) Un semáforo
c) Un equipo de fútbol
d) La clase de Introducción al Análisis de Sistemas
e) Su familia
f) Un reloj a pila
Ejercicio Nº 4:
En cada uno de los casos siguientes describa si se trata de una entrada, una salida o
ninguna de ellas, teniendo en cuenta desde dónde se analiza el sistema.
a) El boleto de un viaje para el sistema de transportes, desde la visión de la empresa que
lo emite.
b) El boleto de un viaje para el sistema de transportes, desde la visión del pasajeto que
lo compró.
c) Una instrucción de un programa, desde la visión del programador que construyó el
programa.
d) Una instrucción de un programa, desde la visión del compilador.
e) Datos de investigación de mercado sobre las opiniones de los consumidores sobre un
producto, para la fábrica del producto.
f) Datos de investigación de mercado sobre las opiniones de los consumidores sobre un

producto, para los fabricantes de productos similares -esto es, para la competencia-..
g) El sonido del timbre de una casa, para los habitantes de la casa.
h) El sonido del timbre de una casa, para los vecinos
i) Una carta, para el que la emite.
j) Una carta, para el que la recibe.
k) Una carta, para el cartero.
l) Una carta, para el correo.
Ejercicio Nº 5:
Enumere objetos que se encuentran en el entorno de los siguientes sistemas desde el

punto de vista que se indica en cada caso.
a) Un cajero automático bancario, desde el punto de vista del cliente del banco que es
usuario.
b) Un comercio de calzado, desde el punto de vista de su propietario.
c) Un sistema de registración contable, desde el punto de vista del contador.
d) Un lenguaje de programación, desde el punto de vista de un programador.
Recuerde enviar estas actividades de aplicaciones prácticas a su Tutor.
LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACIÓN
Introducción
El estudio y desarrollo de los sistemas de información requiere que nos

familiaricemos con varias disciplinas. Para poder implantar eficazmente sistemas de
información administrativa, es necesario conocer bien a las organizaciones, a las
personas que trabajan en ellas y la conducta organizacional. La administración,
representa una manera de resolver problemas en las organizaciones, los sistemas de
información deben corresponder a las necesidades de la organización o de lo contrario
serán rechazados, por ello, será necesario que manejemos algunos conceptos de
administración.
La tendencia para organizar o cooperar en relaciones interdependientes es

inherente a la naturaleza del hombre. Las actividades organizadas en nuestros días
oscilan entre los grupos informales, grupos formales y organizaciones altamente
estructuradas. Las actividades militares y religiosas fueron las primeras que se
convirtieron en organizaciones formales, desarrollaron sistemas muy elaborados que han
persistido desde entonces con algunas modificaciones.
El gobierno y los negocios son otras esferas de actividad las cuales han
desarrollado organizaciones formales para el logro de tareas específicas. El hombre se
asocia a muchas organizaciones de voluntarios en sus tiempos libres (recreativas,
filantrópicas, etc.)
Concepto y definición de organización

Los estudiosos han elaborado muchas y diferentes definiciones de organización,
de acuerdo con sus conocimientos y puntos de vista, según los cuales la organización es
más relevante y/o importante.
“Organización: sistema social que está estructurado para el logro de un tipo

particular de metas; la consecución de dichas metas es al mismo tiempo el desempeño de
un tipo de función en razón de ser de un sistema más inclusivo, la sociedad” (Parsons).
“Las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones humanas

deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos.
Corporaciones, ejércitos, escuelas, hospitales, iglesias y prisiones se encuentran entre
ellas; tribus, clase grupos étnicos, grupos de amigos y familias se excluyen del concepto”
(Etzioni).
“Una organización es:

1)Un sistema con algún propósito, el cuál
2)es parte de uno o más sistemas con algún propósito y
3)en el cual algunas de sus partes (las personas, por ejemplo) tienen sus propios
propósitos”. (Ackoff)
Una organización, en el sentido más amplio, es un acuerdo entre personas

para cooperar en el desarrollo de alguna actividad. El acuerdo puede ser informal o
formal.
Un acuerdo formal consiste en una sociedad constituida de acuerdo con la ley, que
ha establecido formalmente sus objetivos y en los estatutos ha definido sus funciones y el
número de sus directivos.
Como se estableció previamente, el comportamiento de las organizaciones se

orienta hacia ciertas metas. Por lo tanto, se deduce que el comportamiento de la
organización se dirige hacia objetivos concretos que, más o menos, sobreentendieron los
miembros del grupo. Las organizaciones utilizan conocimientos y técnicas para la
consecución de sus tareas. La organización implica actividades estructurales e
integradas, es decir, gente que trabaja junta o coopera en relaciones interdependientes.
La noción de interrelaciones presupone un sistema social. Por ello se puede

afirmar que
“las organizaciones:
1)se orientan hacia ciertas metas, gente con un propósito;
2)establecen sistemas psicosociales, gente que trabaja en grupos;
3)conviven con sistemas tecnológicos, gente que utiliza conocimientos y técnicas; y
4)implican la integración de actividades estructurales, gente que trabaja junta”. (Kast y
Rosenzweig)
Concepto y definición de administración

Se denomina ADMINISTRACIÓN al proceso de diseñar y mantener un ambiente
en el cual las personas que trabajan juntas, en grupos, alcanzan con eficiencia las metas
seleccionadas.
La administración comprende la coordinación de personas y recursos materiales

para el logro de los objetivos. La administración involucra un proceso de planificación,
organización y control de actividades. La administración también implica tomar decisiones,
para establecer objetivos, en los distintos niveles de la organización. En este proceso el
flujo de información es esencial. Este proceso involucra conocer el pasado, estimar el
futuro, y la retroalimentación periódica.
Administrar es instrumentar un sistema de información – decisión para coordinar

los esfuerzos y mantener el equilibrio dinámico del sistema.
La organización vista como un sistema

Se puede pensar operacionalmente sobre los elementos comunes a las
organizaciones:
Hay un objetivo explícito o implícito por cuyo logro trabajan los participantes
Existe algún patrón de autoridad y responsabilidad entre los participantes.
Hay por lo general, involucrados algunos elementos no humanos.
Hay muchas decisiones (de rutina y estratégicas) involucradas en la administración de los

recursos humanos y no humanos.
Observemos que en la definición operacional de una organización, que acabamos
de presentar, hemos empleado muchos de los elementos que utilizamos en la definición
de administración. Esto quiere decir que organización y administración son conceptos
interconectados
Retomando la idea que plantea la definición de organización de Kast y

Rosenzweig, consideramos a la organización como un sistema sociotécnico abierto. Dicho
sistema recibe insumos de energía, información y materiales del medio, los transforma y
los regresa en forma de productos. Desde este punto de vista una organización no es
simplemente un sistema técnico o social. Más bien, es la estructuración e integración de
actividades humanas alrededor de distintas tecnologías. Las tecnologías afectan el tipo
de insumos requeridos por la organización, la naturaleza de los procesos de
transformación y los productos obtenidos del sistema. Sin embargo, el sistema social
determina la efectividad y eficiencia de la utilización de la tecnología.
Se puede considerar que la organización interna está compuesta por varios

subsistemas principales:
1 Subsistema de metas y
valores
1 2
2 Subsistema psicosocial
3 Subsistema técnico
3 4
4 Subsistema estructural
Flujo de entrada/salida de materiales, energía e información

Subsistema Administrativo
Suprasistema Ambiental
Las metas y valores organizacionales son dos de los más importantes

subsistemas. La organización toma muchos de sus valores del medio sociocultural. Una
premisa básica es que la organización, como un subsistema e la sociedad, debe cumplir
con ciertos objetivos, que son determinados por el sistema general. La organización
realiza una función para la sociedad y si desea tener éxito en la recepción de insumos,
debe conformarse a los requerimientos de la sociedad.
El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo

de las tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en
productos. Este subsistema está determinado por las tareas requeridas por la
organización y varía de acuerdo con el tipo particular de actividades. La tecnología para
fabricar automóviles difiere significativamente de la que se utiliza en una refinería de
petróleo o en una compañía electrónica. De manera semejante, los requerimientos de
tareas y la tecnología de un hospital son diferentes de una universidad. El subsistema
técnico es conformado por la especialización de conocimientos y por las habilidades
requeridas, por el tipo de maquinaria y el equipo de que se dispone por la distribución de
servicios. La tecnología afecta la estructura de la organización y su subsistema
psicosocial.
Cada organización tiene un subsistema psicosocial que está compuesto por

individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema es formado por la conducta
individual y la motivación, las relaciones de status y de papel, dinámica de grupos y los
sistemas de influencia. También es afectado por los sentimientos, valores, actitudes,
expectativas y aspiraciones de los miembros de la organización. Obviamente, el
subsistema psicosocial recibe influencia de las fuerzas del medio externo así como por las
tareas, tecnología y estructura de la organización interna. Estas fuerzas establecen el
“clima organizacional”, dentro del cual los participantes humanos desarrollan sus papeles
y actividades. Por lo tanto, se debe esperar que los sistemas psicosociales difieran
significativamente entre las diversas organizaciones. Ciertamente el medio para el
“hombre que trabaja en una línea de ensamble” es diferente al del científico en un
laboratorio o al médico de un hospital.
La estructura se refiere a la manera en que están divididas las tareas de la

organización (diferenciación) y coordinadas (integración). En el sentido formal, la
estructura se establece mediante los organigramas en las organizaciones, por la
descripción de las posiciones de trabajo y por las reglas y procedimientos. También tiene
que ver con los patrones de autoridad, comunicación y flujo de trabajo. La estructura
organizacional facilita las bases para la formalización de lar relaciones entre los
subsistemas técnicos y psicosociales. Sin embargo, se debe destacar que este enlace no
es de n8inguna manera completo y que deben ocurrir muchas interacciones e
interrelaciones entre los subsistemas técnico y psicosocial que se apartan de la estructura
formal.
El subsistema administrativo involucra toda la organización que relaciona a la

organización con su medio, establece los objetivos, desarrolla planes de integración,
estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los
procesos de control.
Cada uno de estos subsistemas fue objeto de estudio de alguna de las ramas de la
administración. La teoría administrativa tradicional recalcaba los subsistemas estructural y
administrativo y se preocupaba por el desarrollo de principios. Los estudiosos de las
relaciones humanas y los científicos de la conducta destacaban el subsistema social y
concentraban su atención en la motivación, dinámica de grupos y otros factores
relacionados. La escuela de la ciencia de la administración hacía hincapié en el
subsistema técnico, los métodos cuantitativos para tomar decisiones y los procesos de
control. Por lo tanto cada enfoque de la organización y la administración ha tendido a
destacar un subsistema particular, menospreciando los otros. El enfoque moderno de la
organización como un sistema sociotécnico abierto considera a todos estos subsistemas

primarios y sus interacciones.
La base de la estructura de las organizaciones
Centralización y descentralización son criterios que se utilizan para distribuir la

autoridad. Ejercer autoridad significa ejercer el criterio para tomar decisiones e impartir
instrucciones.
Descentralizar es la tendencia a dispersar la autoridad de toma de decisiones en
una estructura. No existe la centralización ni la descentralización absolutas, siempre algo
se delega y algo se conserva. En toda organización, que no sea unipersonal, existe
delegación.
El dueño de un negocio, en el que trabaja él sólo, no delega nada a otros, él

decide y hace todo. Pero si contrata a uno o dos empleados, ya comienza a delegar
ciertas funciones. La delegación posibilita la realización del trabajo por intermedio de otro.
En la organización se delegan decisiones y actividades operativas. La delegación

de decisiones de denomina descentralización y la delegación de actividades operativas
departamentalización. De tal manera la descentralización determina la estructura vertical
de la organización, definiendo niveles que quedan configurados por el tipo de decisiones
que se les delegan y la departamentalización, establece la estructura horizontal de la
organización, en la medida que especifica la división de tareas entre distintos sectores
que la componen.
Descentralización
Tradicionalmente en las organizaciones se concebía que mientras los niveles

inferiores de la estructura se ocupaban de realizar las tareas operativas, los niveles
superiores se dedicaban a decidir que harían sus subordinados, programar sus
actividades y coordinar entre los distintos sectores dependientes, asignar recursos y
controlar su cometido. En la actualidad, se tiende a dar más autonomía a quienes
ejecutan; si bien las funciones de los niveles superiores no ha variado demasiado.
La delegación de decisión se concibe en la organización como un proceso
descendente, en el que alguien cede la atribución de decidir a otros que dependen de él,
a través de una secuencia jerárquica, cuyo proceso de decantación viene dado por la
aptitud formal o informal con que , en cada caso, el subordinado pude hacer frente a la
discrecionalidad que el proceso decisorio delegado implica. Un uncionario tiene
discrecionalidad decisoria cuando está autorizado a realizar tareas de dirección, cuando
puede planificar sus propias decisiones.
La descentralización se puede llevar a cabo con una amplia gama de

combinaciones o intensidades, que oscilan entre lo que se denomina fuertemente
centralizado y lo fuertemente descentralizado.
La descentralización puede implicar la delegación, de mayor a menor, de objetivos
y metas, políticas y criterios de decisión, decisiones y planes, acciones operativas. El
optar por algún grado de descentralización no admite soluciones rígidas, en la mayoría de
las situaciones se trata de una combinación de la apreciación de las circunstancias con el
sentido común. Obviamente, ninguno de los extremos se aplica en forma pura y por lo
tanto la mejor opción suele situarse en algún punto medio. La política de
descentralización, no es estática, está en constante revisión y movimiento.
Podemos decir que, una buena gestión descansa sobre la centralización de las
decisiones de política y del control y sobre una amplia descentralización de las
responsabilidades y las decisiones operativas.
Las ventajas de la descentralización pueden resumirse en mayor rapidez en la
detección de las necesidades y amenazas, así como en la toma de decisiones en
respuesta a situaciones cambiantes; en la formación de hombres acostumbrados a
decidir, que permita cubrir los cargos superiores de la organización; y en un mejor clima
interno debido a la mayor participación.
Como desventajas encontramos que los objetivos organizacionales, a veces se
ven obstaculizados por subobjetivos ajenos a los fines de la organización debido a
deslealtades; se requiere de tiempo para solucionar problemas no programados; la
gerencia media puede resultar poco estructurada e impredecible, lo que puede conducir a
un clima de inseguridad acerca de los resultados de la gestión.
Como contrapartida, la centralización permite mayor concentración de los objetivos
organizacionales, estructurar mejor la gerencia media y se facilita la coordinación lo que
permite explorar mejor la sinergia potencial de las unidades de los niveles inferiores.
Más allá de las ventajas de mayor o menor centralización, lo ciento es que el las
últimas décadas de siglo XX se ha evolucionado hacia un gradual aumento de la
descentralización, se ha pasado de objetivos impuestos, decisiones emanadas de la
cumbre, jerarquía y burocracia hacia un enfoque que implica fomento de la autonomía,
autorrealización, participación de los trabajadores, objetivos compartidos, consenso.
Los niveles en la organización.
Toda actividad humana organizada, da origen a dos requerimientos

fundamentales: la división del trabajo entre varias tareas a desempeñar, y la coordinación
de estas tareas para consumar las actividades.
La estructura de una organización puede ser definida simplemente como la suma

total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda
su coordinación entre esas tareas.
Analicemos la construcción del escritorio del aula, un primer análisis de una

posible división del trabajo nos puede llevar a identificar dos grandes tareas: la
construcción de la estructura metálica y la elaboración de la tapa de madera. Si
observamos más en detalle, podremos ver que las partes metálicas están soldadas y que
la madera está cubierta con una lámina de formica, por lo que podemos encontrar las
siguientes tareas:
cortar los hierros, soldarlos, cortar la madera, cortar la formica, pegar la formica en la
madera, atornillar la madera a la estructura.
La coordinación, no es tan fácil de observar a simple vista, la coordinación se

refiere tanto a la coordinación entre las tareas como a su control.
Para coordinar el trabajo se requiere: ajuste mutuo, supervisión directa,

estandarización de procesos de trabajo, estandarización de producciones de trabajo y
estandarización de destreza de trabajadores
El ajuste mutuo, logra la coordinación de trabajo por el simple proceso de la

comunicación informal, el éxito de la empresa depende de la habilidad de las personas
para adaptarse unos a otros.
La supervisión directa, logra la coordinación al tener una persona que toma la

responsabilidad por el trabajo de otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando
sus acciones.
El trabajo puede ser coordinado sin supervisión directa a través de la
estandarización. Por ejemplo en una línea de ensamblaje de automotores, la
coordinación se logra a través de la estandarización.
Se dice que los procesos de trabajo son estandarizados cuando los contenidos
del trabajo están especificados o programados. Un ejemplo simple, las instrucciones para
armar un juguete: una la parte A con la parte B por donde indica la flecha, de modo que
coincidan los orificios X, tome el tornillo e inserte en el orificio X, etc.. Continuando con el
ejemplo del escritorio, se dispone de un plano que indica cómo ensamblar las partes y
además existe un orden para llevar a cabo este ensamblaje.
Las producciones son estandarizadas cuando el resultado del trabajo está

especificado, como por ejemplo, las dimensiones del producto o su desempeño. Al
herrero no se le dice como cortar los materiales, se le especifica el largo que deben tener
los fierros del escritorio, lo mismo ocurre con las dimensiones de la tapa de madera.
La estandarización por destreza (conocimiento) se dan cuando se especifica el

tipo de capacitación que se requiere para efectuar el trabajo: ser herrero, ser carpintero,
etc..
En una organización, se observan algunos (a veces todos) estos mecanismos de

coordinación, la mezcla de gran parte de estos mecanismos se refleja en la estructura
formal, lo documentado, la relación oficial entre los miembros de la organización.
Pero en las organizaciones ocurren otras cosas, relaciones no oficiales dentro del
grupo de trabajo, la estructura informal, que pone de manifiesto la relevancia del ajuste
mutuo como mecanismo importante para lograr el éxito en las relaciones humanas.
La estructura formal se refiere a la estructura intencional de roles.
La estructura informal se refiere a las relaciones establecidas en el grupo de

personas, que pueden ayudar al logro de las metas organizacionales. Es mucho más fácil
solicitar ayuda para resolver un problema de la organización a alguien a quien se conoce
personalmente que a quien se conoce sólo como un nombre en el organigrama. La
estructura informal, es la red de relaciones personales y sociales no establecidas o
requeridas por la organización formal, que se producen espontáneamente cuando las
personas se asocian entre sí.
Las partes principales de la organización
Las organizaciones están estructuradas como dijimos, para definir los roles y
también para establecer las interacciones entre las partes y los flujos (de autoridad, de
responsabilidades, de información). Estas relaciones no siempre toman una forma lineal.
Así, podemos considerar cinco grandes partes en una organización.

En la base se encuentran sus operarios, son aquellas personas que ejecutan el
trabajo básico de producir los productos y brindar los servicios. Ellos forman el núcleo
operativo.
Los operarios realizan cuatro funciones principales:
a) aseguran los insumos para la producción (ej. Departamento de compras,

departamento de recepción)
b) transforman los insumos en productos (ej: taller de carpintería, línea de ensamblaje,
educación de los alumnos)
c) distribuyen los productos (ventas, entregas)
d) proveen apoyo directo a las funciones de entrada, transformación y producción
(mantenimiento de máquinas, inventario de materias primas, no docentes)
A medida que la organización crece y adopta una división del trabajo más
compleja entre sus operarios, necesita de supervisión directa, es necesaria la presencia
de un gerente, que denominaremos cumbre estratégica.
La cumbre estratégica se encarga de asegurar que la organización cumpla con su
misión de manera efectiva y también que satisfaga las necesidades de aquellos que la
controlan o que, de una u otra forma, tienen poder sobre la organización como lo son sus
propietarios, agentes de gobierno, sindicatos. Para ello deben manejar las relaciones de
la organización con su ambiente.
Y a medida que la organización se vuelva más elaborada, se requieren más

gerentes, se crea la línea media, una jerarquía de autoridad entre el núcleo operativo y la
cumbre estratégica. Estos gerentes son quienes tienen la autoridad directa sobre los
operarios (por ej. Capataces de planta). Tienen estrecho contacto con el personal,
recogen información “retroalimentada” en el desempeño de su unidad y pasan el parte a
los gerentes, intervienen en las decisiones que requieren autorizaciones para los
proyectos que se implementan en su unidad.
A medida que evoluciona el proceso de elaboración la organización gira a ser cada

vez más estandarizada para coordinar el trabajo. Esta estandarización recae en otra
gente llamada a menudo tecnoestructura, que están fuera de jerarquía de autoridad de
línea.
Este nivel incluye analistas de estudio de trabajo (ingenieros industriales) que
estandarizan los procesos de trabajo. Analistas de planeamiento y control (control de
calidad, contadores, programadores de producción), que estandarizan las producciones y
analistas de personal (entrenadores y reclutadores) que estandarizan las destrezas.
Finalmente, a medida que crece más la organización, se tiende a agregar

unidades de “staff” de apoyo, que tiene por finalidad proveer servicios indirectos, como
por ejemplo un departamento de asesoramiento legal, un departamento de relaciones
públicas, un departamento de seguridad. Estas funciones se encuentran fuera de la
corriente de trabajo operacional.
CUMBRE ESTRATÉGICA
TECNOESTRUCTURA
LÍNEA STAFF DE APOYO
MEDIA
NÚCLEO OPERATIVO
Enfoque de sistemas en las organizaciones

Recordemos, que un sistema es un todo unitario organizado constituido por dos o
más partes, componentes o subsistemas y delineado por límites identificables de su
ambiente. La teoría de los sistemas proporciona un esquema de mayor significado
conceptual para la teoría organizacional y la administrativa: un método de análisis y
síntesis en un medio complejo y dinámico. Estudia las interrelaciones entre los
subsistemas, así como las interrelaciones entre el sistema y el suprasistema, también
provee un medio para el entendimiento de los aspectos sinergéticos (el todo es mayor que
o al menos diferente a la suma de sus partes). Este esquema conceptual nos permite
considerar las organizaciones-individuos, dinámica de grupos pequeños y fenómenos de
grupos grandes –dentro de las restricciones de un sistema ambiental externo-.
En este contexto hemos definido a una organización como:
Un sistema inserto en su medio y orientado hacia ciertas metas –gente con un propósito,
incluyendo un subsistema técnico –gente que utiliza conocimientos, técnicas, equipo e
instalaciones-, un subsistema estructural –gente que trabaja junta en actividades
integradas-, un subsistema psicosocial –gente que se interrelaciona socialmente-; que es
coordinado por un subsistema administrativo –que planifica y controla el esfuerzo global-.
Propiedades del sistema organizacional

Las organizaciones son sistemas artificiales inventados por el hombre,
imperfectos, pueden desaparecer en cualquier instante o sobrevivir siglos. El vínculo que
los mantiene unidos es esencialmente psicológico (no biológico), por ello se los
caracteriza como sistemas sociales. Los sistemas sociales se basan en actitudes,
percepciones, creencias, motivaciones, hábitos y expectativas de los seres humanos.
Tienen estructura, pero de eventos más que de componentes físicos, y no pueden
separarse de los procesos del sistema. El hecho de que sean inventados por seres
humanos sugiere que pueden establecer una variedad infinita de objetivos y que no
siguen los mismos patrones de los ciclos de vida como el nacimiento, madurez y muerte
de los biológicos.
Considerar a las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere que

existen límites que los separan del medio. El concepto de límites ayuda a entender la
distinción entre sistemas cerrados y sistemas abiertos. El sistema cerrado tiene límites
rígidos e impenetrables, mientras que los abiertos tienen límites permeables entre el
propio sistema y el suprasistema general. “Los límites son las líneas o regiones de
demarcación para la definición de las actividades apropiadas del sistema. Los límites
constituyen barreras para muchos tipos de interacciones entre la gente dentro y fuera,
pero incluyen algunos dispositivos que facilitan ciertos tipos particulares de transacciones
necesarias para el funcionamiento de la organización”.
Los límites establecen el dominio de las actividades de la organización. Se pueden

identificar en un sistema físico, mecánico o biológico. En una organización social, no se
pueden definir tan fácilmente ya que principalmente están determinados por las funciones
y actividades de la organización. Esta se caracteriza por sus límites más bien ambiguos y
de gran permeabilidad. A menudo, en el estudio de las organizaciones sociales, trazar los
límites es un asunto de conveniencia y estrategia. Por lo tanto, al estudiar un pequeño
grupo de trabajo se pueden establecer límites artificiales para incluir únicamente las
actividades del propio grupo y se pueden considerar las interacciones con otros grupos
fuera de estos límites. O bien se pueden establecer límites para abarcar un departamento
completo, una división, una compañía, una industria o todo un sistema económico. Los
límites de una organización social son frecuentemente muy flexibles y variables en
tiempo, de acuerdo con sus actividades y funciones.
Una de las funciones claves dentro de una organización es la regulación de sus

fronteras entre los sistemas. Un papel básico de la administración es servir como punto de
unión o como deslindador, para asegurar la cooperación y la integración entre los distintos
sistemas. Además otra función importante de la administración es servir como deslindador
entre la organización y los sistemas ambientales.
El concepto de interface es útil para entender las interrelaciones fronterizas. Una

interface puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro. Por lo
tanto, la organización empresarial tiene muchas interfaces con otros sistemas:
proveedores de materiales, la comunidad local, posibles empleados, sindicatos, clientes y
dependencias gubernamentales locales, provinciales y nacionales. Existen muchos
procesos de transacción a través de los límites del sistema en las interfaces que
comprenden la transferencia de energía, materiales, dinero e información.
Jerarquía de los sistemas. En general todos los sistemas, físicos biológicos y

sociales, pueden ser considerados en un sentido jerárquico. Un sistema está compuesto
por subsistemas de menor orden y también forma parte de un suprasistema. Por lo tanto
existe cierta jerarquía entre los componentes del sistema. Las grandes organizaciones
casi universalmente tienen una estructura jerárquica. La gente está organizada en grupos,
los grupos en departamentos, los departamentos en divisiones, las divisiones en
compañías y las compañías forman parte de una industria y una economía. La estructura
jerárquica no sólo se relaciona con los niveles, sino que se basa en la necesidad de
agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en un sistema más amplio, con
el objeto de coordinar las actividades y procesos. En las organizaciones complejas existe
una jerarquización de procesos y de estructura.
Entropía negativa
Los sistemas cerrados están sujetos a la fuerza de entropía que se incrementa

hasta que eventualmente se detiene el sistema. La tendencia hacia la entropía máxima es
un movimiento hacia el desorden, ausencia completa de transformación de recursos y
muerte. En los sistemas abiertos la entropía puede ser reducida y aún puede
transformarse en un proceso de organización más completo y de capacidad para
transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos
(materiales, energía e información) utilizados para reducir el proceso de entropía se
toman del medio externo. La organización artificial puede importar nuevos componentes
humanos y otros recursos con el objeto de continuar su funcionamiento. La única manera
en la cual las organizaciones pueden eliminar la entropía es por la importación continua
de materiales, energía e información de una forma o en otra, transformarlos y
redistribuyendo los recursos al medio externo.
Estado estable o equilibrio dinámico
El concepto de estado estable se relaciona estrechamente con el de entropía

negativa. Un sistema cerrado debe de manera eventual lograr un estado de equilibrio con
máxima entropía (muerte o desorganización). Sin embargo, un sistema abierto, puede
lograr un estado en el que el sistema permanezca en equilibrio a través del flujo continuo
de materiales, energía e información. Esto se conoce con el nombre de estado estable. El
estado estable para los sistemas abiertos, en contraste con los sistemas cerrados sujetos
a la entropía, ocurre mientras el sistema puede aún mantener su funcionamiento y trabaja
en forma efectiva. Bajo este concepto una organización es capaz de adaptarse a los
cambios en su medio y mantener un estado estable continuo. Por supuesto, existen
límites en el grado de adaptación: puede haber cambios masivos en el ambiente tan
grandes que sea imposible para los sistema adaptarse. La organización desaparece. Por
ejemplo: soda (sifón a botella, me adapto, agua en botella, me adapto, pero cambia el
gusto de la gente y dejan de tomar agua y soda y empiezan a tomar vino, no me puedo
adaptar al cambio, desaparezco)
Mecanismo de retroalimentación
El concepto es muy importante para entender como mantienen los sistemas un

equilibrio dinámico. A través del proceso de retroalimentación, el sistema recibe
continuamente información desde su medio externo, lo que la ayuda a ajustarse. La
administración se interesa por la interpretación y corrección, según la retroalimentación de
datos.
Mecanismos de adaptación y mantenimiento
Los sistemas deben tener dos mecanismos que a menudo entran en conflicto. En
primer lugar, para mantener un equilibrio, deben tener mecanismos de mantenimiento
que aseguren que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se
mantiene en equilibrio con su medio. Las fuerzas de mantenimiento son conservadoras e

intentan prevenir el sistema contra cambios tan rápidos que originen el desequilibrio de
los distintos subsistemas y el sistema total. En segundo lugar los mecanismos de
adaptación son necesarios para suministrar un equilibrio dinámico tal que cambia a través
del tiempo. Por lo tanto, el sistema debe tener mecanismos de adaptación que le permitan
responder a los cambios internos y externos. Algunas veces el choque de estas fuerzas
opuestas crean tensiones, choques y conflictos que son naturales y no deben
considerarse como disfunción.
ADMINISTRACIÓN
Si se conceptualiza a las empresas como organizaciones tendientes a satisfacer
diferentes tipos de demandas con frecuencia contrapuestas (propósitos individuales,
sociales y organizacionales), donde sus componentes interactúan fuertemente
conformando un sistema socio-técnico en el cual se desarrollan diversas y variadas
actividades, se requiere de una función que sea la encargada de imprimirles dirección, de
meditar sus propósitos, de fijar sus objetivos y de organizar sus recursos a fin de obtener
los resultados deseados: esa función es la administración.
La administración es una función componente de un suprasistema que es la

organización, carece de función propia y no posee en realidad existencia autónoma,
separada de la organización a la cual sirve no significa nada. Las ideas sobre
administración de las organizaciones han ido evolucionando desde el énfasis puesto en el
hacer hacia el énfasis puesto en el pensar, centrando la actividad administrativa en la
decisión y la influencia. El proceso pasó de administrar las cosas, para luego
administrar las personas y luego administrar información.
El objetivo de administrar es lograr la integración de elementos diversos, algunas

veces cooperativos, algunas veces conflictivos, entro del esfuerzo total de la organización.
La administración comprende la coordinación de hombres y recursos materiales

para el logro de ciertos objetivos. Hablamos frecuentemente de individuos que
administran sus intereses, pero el significado usual sugiere esfuerzo de grupo. Dentro de
este proceso se pueden identificar cuatro elementos básicos: 1)dirección hacia objetivos,
2)a través de gente, 3)mediante técnicas y 4)dentro de una organización.
Las definiciones más representativas sugieren que la administración es un proceso

de planificación, organización y control de actividades.
Otras definiciones abarcan el proceso total en el concepto de toma de decisiones,
sugiriendo que las decisiones se toman al establecer los objetivos, mediante la división
del trabajo, el establecimiento de relaciones estructurales y el control de la actividad en
cuestión.
La administración es una fuerza fundamental dentro de las organizaciones que

coordina las actividades de los subsistemas y las relaciona con el medio externo. El
estudio de la administración es relativamente nuevo en nuestra sociedad, surge
principalmente a partir de la revolución industrial por el crecimiento en tamaño y
complejidad de las empresas.
Los administradores son necesarios para convertir un conjunto de recursos

humanos desorganizados, de máquinas, materiales, monetarios, de tiempo y espacio en
una empresa útil y efectiva. Esencialmente, la administración es el proceso mediante el
cual se integran estos recursos sin relación en un sistema total para el logro de
determinados objetivos.
Un administrador hace que la gente con su trabajo y los recursos físicos produzca
cosas con el fin de lograr los objetivos del sistema. Coordina e integra las actividades y
trabajos de otros. Para lograr esta tarea debe ser analítico y a la vez comprender la
interrelación y la necesidad de sintetizar.
Según Hetz, “la dirección (o administración) es la actividad mental más universal

de la humanidad”. Todos estamos implicados en la administración –de nosotros mismos,
de nuestra economía y actividades sociales y de la sociedad en su conjunto-.
Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas

con el objeto de permanecer en un equilibrio dinámico con su medio. En este proceso el
flujo de información es esencial. Dicho proceso involucra el conocimiento del pasado,
estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual.
La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión

para coordinar los esfuerzos y mantener el equilibrio dinámico.
Sistemas administrativos
Para grupos pequeños donde los miembros se conocen y cuyo ambiente es más
bien estable, la tarea administrativa es relativamente sencilla. A medida que los grupos
aumentan de tamaño, las relaciones personales se hacen imposibles, el número de
interrelaciones entre las relaciones entre los miembros de la organización se incrementa
dramáticamente, por lo cual los dirigentes no pueden mantener las relaciones personales
dentro de la organización. Las organizaciones se han hecho más complejas en el
transcurso del tiempo. La tendencia es la especialización, lo que requiere métodos cada
vez más complejos de coordinación e integración. Las tendencias hacia la cooperación y
el conflicto se hacen también evidentes entre los participantes de la organización. Las
interrogantes que surgen de la confrontación entre el individualismo y el conformismo son
de particular importancia.
En otras palabras, entran en acción muchas fuerzas –coercitivas, disolventes,
desconcertantes-. Estos factores han originado una creciente complejidad dentro de las
organizaciones y por lo tanto han hecho que la tarea de administración sea cada vez más
difícil.
El sistema administrativo abarca a toda la optimización mediante la dirección

tecnológica, organización de la gente y otros recursos, y relacionando la organización con
su medio. Los procesos administrativos fundamentales: planeación, organización y
control, son esenciales si es que la organización ha de lograr sus objetivos y metas
fundamentales. Estos procesos administrativos básicos son necesarios para cualquier tipo
de organización: empresarial, gubernamental, educativa; en la que los recursos humanos
y físicos deben combinarse para lograr ciertos objetivos. Además los procesos son
necesarios, sin importar el área de especialización de la administración: producción,

distribución, finanzas, actividades de apoyo.
Procesos administrativos
Administrar abarca el proceso de determinar los fines y las políticas, de fijar los
objetivos y la orientación de una organización o de una de las áreas que la conforman.
Este proceso incluye las funciones de diseñar planes o programas, de organizar el

trabajo, distribuir y asignar recursos, conducir al personal, coordinar el trabajo, controlar y
evaluar resultados y adoptar las decisiones que aseguren cumplir con aquellos fines y
políticas.
Dentro de la organización las tareas administrativas se distribuyen en tres niveles

jerárquicos: niveles superiores o políticos, niveles ejecutivos o gerenciales y niveles
técnicos u operativos.
Niveles técnicos u operativos:
En estos niveles se encuentra lo que se denomina “núcleo de operaciones”, es

decir, el lugar donde se desarrollan las tareas básicas para las que la organización fue
creada: la atención de los pacientes en el hospital, el dictado de las clases en un
establecimiento educativo, las cajeras en un supermercado, el ensamblado de partes en
un industria.
Dicho núcleo es el centro y razón de ser de toda la organización, donde se
generan los recursos necesarios para la supervivencia y el mantenimiento de ésta.
En este sector se encuentran más formalizadas las actividades que se desarrollan en la
organización.
En el nivel de administración operativa la actividad predominante es la supervisión
del personal operativo, por lo que se requiere una conexión muy estrecha con este
personal acerca de las operaciones o con el fin de resolver problemas propios de sus
áreas. Este nivel el general no procesa transacciones pero si utiliza salidas resumidas del
sistema de información.
Control operacional: Programación y control de tareas y transacciones, buscando

que éstas se realicen en forma eficaz y eficiente dentro de las restricciones
presupuestarias.
El personal operativo: oficinistas, que procesan las transacciones y participan en

las tareas administrativas de la organización y el personal de operaciones cuyas tareas se
vinculan con las actividades primarias relacionadas con producir un producto o brindar un
servicio. Del desarrollo de sus trabajos surgen la mayoría de las entradas de datos al
sistema de información, pero sus tareas normalmente no se relacionan con el análisis de
las salidas de información.
Niveles ejecutivos o gerenciales:
En los niveles intermedios se sitúa el componente administrativo, desde el cual se

programan, coordinan y controlan las operaciones de los niveles inferiores, se recopila
información y se asignan recursos, por medio del planeamiento operativo, transformando
los objetivos establecidos a nivel estratégico en metas cuantificables y programas de
trabajo.
Algunos autores dividen estos niveles en tres:
La línea media, constituida por los niveles gerenciales de funciones y actividades,
relacionados directamente con las acciones que se realizan en el núcleo operativo y que
aseguran la continuidad de la cadena de mando entre el nivel estratégico y el operativo.
La tecnoestructura, donde se encuentran los sectores de la organización
encargados de analizar y programar el trabajo que hacen los demás, como los analistas y
programadores. Este sector tiene mayor importancia cuanto más grande y compleja es la
estructura de la organización
El staff de apoyo, donde se agrupan aquellas actividades que, si bien están
apartadas del flujo fundamental de operaciones, son necesarias para garantizar la
continuidad de éstas últimas, como el correo interno, el conmutador, la vigilancia, etc.
El nivel de administración intermedia se ocupa de supervisar el rendimiento de la

organización y controlar las actividades que llevan a ésta hacia el logro de sus objetivos.
Normalmente sus tareas no son de naturaleza administrativa pese a que deben supervisar
a los miembros de las oficinas. Este tipo de especialistas y técnicos tienen necesidades
específicas de información que dependen de a naturaleza de su especialización.
Control administrativo: Proceso de obtención de recursos, establecimiento de

planes y procesos limitados por los objetivos del planeamiento estratégico.
Niveles superiores o políticos:
En estos niveles se encuentra lo que, según la forma jurídica y el tamaño de una

organización se denomina gerencia general, asimismo, los órganos ejecutivos, como
directorios, juntas o consejos de administración.
Esta parte es responsable de que la organización arribe a los objetivos para los
cuales fue creada, aquí se definen y materializan la estrategia o el camino para
alcanzarlos, y se realiza el control del cumplimiento de los objetivos que se transmites a
los demás componentes de la organización.
Como resultado del proceso de planeamiento, es aquí donde se deciden las
políticas de la organización, así como se especifican y reglamentan las relaciones con el
entorno en que la organización actúa, dicho proceso es el encargado de representarla en
el mismo.
Estos niveles son, generalmente, los menos formalizados de la estructura.
La alta administración realiza tareas que básicamente son de planeación y

formulación estratégica; su tarea se orienta hacia el futuro de la organización y dirige y
controla el desempeño de un reducido grupo de funcionarios cuyas tareas básicas son
realizar los planes de la empresa.
Planeamiento estratégico: Determinación de objetivos organizacionales, fijación de

políticas sobre los recursos y elementos, delimitación de las estrategias y criterios
generales que permitan planear el curso de la organización.
Flujo de información y proceso de comunicación.
Si bien la diferenciación de niveles conceptualmente produce una separación, en

realidad tanto las actividades como el procesamiento de la información en los tres niveles
están interrelacionados.
La interrelación de la información utilizada por los tres niveles se manifiesta por la

conexión muy estrecha de las actividades existentes entre ellos, que hace que si no se
produjera exactitud en el procesamiento de las operaciones rutinarias diarias, en los
tiempos requeridos, se estaría trasladando a los niveles superiores información no
ajustara a los requerimientos necesarios par esos niveles.
La información es lo que vincula y mantiene unidos los distintos elementos

componentes de la estructura organizacional, agrupados en los tres niveles descriptos.
Sin información no hay planeamiento, decisión ni control, es decir no existe la
organización.
El flujo de información y el proceso de comunicación por la cual ésta es transmitida

vinculan los elementos de las organizaciones (hombres, materiales, maquinarias),
facilitando el proceso de toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas, que se
realizan continuamente en la vida organizacional.
RELACIÓN ENTRE ESTRATEGIA, ESTRUCTURA Y SISTEMA DE

INFORMACIÓN
La estructura de la organización debe seguir a la estrategia organizacional, porque
es un instrumento indispensable par ponerla en práctica, la configuración estructural debe
ser diseñada como un medio necesario para hacer operativo el plan estratégico de la
organización.
La estrategia es producto del pensamiento, pero no tiene sentido armarla si no se
piensa aplicarla, para emplearla y transformarla en acción se necesitan recursos y
organización. Estos conceptos se conocen desde hace mucho tiempo.
Toda acción estratégica es llevada a la práctica en un ambiente operacional
específico, caracterizado por condiciones políticas, económicas, sociales y culturales que
se presentan en un momento y lugar determinados, y que forman el escenario o teatro de
operaciones único en cada oportunidad.
El cálculo de los recursos o medios disponibles es una de las variables
fundamentales en la formulación de la estrategia, por ello es necesario contar con una
organización de esos recursos en una configuración estructural efectiva y eficiente
El sistema de información debe ser diseñado de modo tal que suministre la
información necesaria en cada sector definido en la estructura para que las personas
puedan realizar las tareas asignadas correctamente.
EL PROCESO DE COMUNICACIÓN
En la relación descripta antes, se destaca la trascendencia de las comunicaciones
en la vida organizacional, cuya subsistencia sería imposible sin la información que se
transmite por sus canales
La comunicación como proceso, es el fenómeno a través del cual se posibilita la

transmisión de información de un emisor a un receptor, comprendiendo este último la
información.
El proceso de comunicación es el que permite interrelacionar, interactuar,

desarrollar comportamientos, supervisar, tomar decisiones, en suma es el fenómeno que
produce la ligazón entre las diversas partes de la organización y de ésta con el ambiente
externo y viceversa.
El modelo de comunicación que veremos centra su atención en el emisor de la

comunicación, la transmisión del mensaje y el receptor del mismo, y también estudia la
repercusión de los medios electrónicos en la comunicación.
El sistema de comunicación consta de cuatro elementos: un emisor, un canal de

comunicación, un mensaje y un receptor.
EMISOR MENSAJE RECEPTOR
CANAL DE COMUNICACIÓN
El emisor selecciona un mensaje que emite y que por medio del canal de
comunicación le llega al receptor.
El emisor:
Es el punto de partida de la información, puede ser una persona, un grupo o una

organización, que precisan transmitir una información a otra persona, grupo u
organización. Existe un objetivo para transmitir la información, se requiere que el receptor
ejercite una acción (comportamiento, toma de decisión, ejecución de una orden, etc.)
Por ejemplo: el gerente de producción transmite a los obreros que a partir del mes
siguiente se establecerá un plan de incentivos a la producción. Existe un emisor, varios
receptores, hay una conducta esperada (mayor productividad de los receptores).
El presidente de una empresa de publicidad transmite al gerente general la

posibilidad de comprar una agencia publicitaria y requiere que éste efectúe una
investigación confidencial de mercado, acerca de las condiciones de actuación de la
agencia. Existen un emisor, un receptor, se plantea la necesidad de procurar datos

confiables para ejecutar una estrategia de negocios.
La codificación:
Es el proceso que transforma el mensaje en una señal que puede ser enviada a
través de un canal hasta el receptor. En la comunicación humana este canal puede ser la
voz, que convierte en palabras los mensajes recibidos del cerebro.
Debe ser previa a la emisión y traducirse en una serie de símbolos par que sea
interpretada por el receptor, eso significa que el emisor debe emitir información traducida
de una forma compatible con las percepciones del receptor.
Si debe enviarse una nota a un proveedor del exterior, deberá codificarse la

información, por ejemplo, empleando el idioma que pueda ser interpretado por el receptor.
Si debe impartirse una instrucción de trabajo para el desarrollo de programas de
computación es conveniente que se utilice el lenguaje técnico.
El mensaje:
Es la forma física que adopta la información. El mensaje puede adoptar varias

formas: oral, escrita, gestual. Que deben definirse en función de la personalidad y
condiciones del receptor.
El canal:
Es el método que se selecciona para transmitir el mensaje debe ser armónico con
este último. Eso quiere decir que el canal elegido debe ser apropiado a las características
del mensaje que se pretende transmitir, el canal puede ser el teléfono, los memorandos,
informes, cartas o correo electrónico.
El receptor:
Es la persona que recibe el mensaje del emisor o fuente y lo traduce en

información para generar una acción. El receptor puede ser una o más personas. Si el
mensaje no llega al receptor, no se perfecciona el proceso de comunicación, es
inexistente, lo mismo ocurre si llega pero se interpreta de modo diferente y no se cumple
la acción en el sentido concebido por el emisor.
Para los obreros del ejemplo de productividad, el mensaje debe ser recibido de
manera clara, detallada y precisa, para que pueda ser interpretado por todos. En cambio
en el caso del gerente general es suficiente con que se le transmitan la idea de lo que se
está buscando y las restricciones (por ejemplo, la confidencialidad).
La decodificación:
Es el proceso mediante el cual el receptor interpreta el mensaje con su propio

marco de referencia que impacta sobre sus percepciones, fenómeno que traduce en la
información que lo llevará a ejecutar la acción esperada.
Es el proceso por el cual el receptor convierte nuevamente la señal en un mensaje

para ser utilizado en el destino. El oído es el dispositivo receptor y el cerebro decodifica
las palabras para transformarlas en un mensaje entendible.
Cuanto más ajustada sea la decodificación al sentido que el emisor pretende darle
al mensaje, más eficaz será la comunicación.
La decodificación del mensaje está afectada por las experiencias, el conocimiento

y los sentimientos del receptor; si el empleado recibe una reprimenda de su jefe y éste
invariablemente, lo regaña en vez de tomar medidas correctivas, el receptor decodificará
pensando en el sentido de que siempre pasará lo mismo y la comunicación no será eficaz.
En cambio, si el supervisor le enseña el desarrollo de una determinada tarea y el
subalterno reconoce en su jefe capacidad técnica y conocimientos, prestará atención para
aprender el trabajo como se le indica.
En teoría el proceso de comunicación es sencillo, pero pueden producirse

complicaciones, estas complicaciones se denominan problemas técnicos.
Problemas técnicos en la comunicación:
Los problemas técnicos se refieren a cuán fielmente se pueden transmitir los

símbolos de la comunicación. Entonces entendemos por problemas técnicos los que
interfieren con la precisión de la transmisión.
El ruido:
Es la interferencia en la comunicación que afecta la calidad de la misma. Puede

ser semántico, psicológico o sociológico, y presentarse en cualquier etapa del proceso de
comunicación.
En el peor de los casos el mensaje no se recibirá, por ejemplo: cuando hay
“estática” en la radio, la música es ininteligible. Lo mismo para en las redes de
computadoras.
El ruido también es trascendental en los sistemas de información de la gerencia.
Cuando se generen informes, puede ser que el gerente no reciba con claridad la
información presentada en los mismos.
En estos sistemas es importante proporcionar suficiente información para que el
usuario detecte y trabaje el problema con facilidad, pero no tanto que los aspectos de más
relevancia queden ocultos.
La redundancia:
Es la repetición de todo o parte del mensaje para evitar el ruido.
Las palabras tienen más letras de las que necesitan (DLKTSN).
Al desarrollar sistemas de información para la administración, la redundancia sirve

para combatir el ruido.
La semántica:
¿cuán precisamente comunican el significado deseado los símbolos transmitidos?
Si el receptor entiende e interpreta el mensaje del emisor. Por lo tanto los

diseñadores de sistemas de información basados en computadoras deben asegurarse
que la salida se presenta en forma tal que pueda ser entendida y usada por el receptor.
La eficacia:
¿cuán eficazmente el significado recibido influye en el comportamiento en la forma

deseada?
La eficacia se relaciona con el éxito de la comunicación par producir las acciones o
conductas deseadas.
Cuando se prepara un informe de ventas en el que éstas son menores de lo
esperado, el usuario debe mejorar las ventas.
Estos problemas de comunicación, deben considerarse cuando se usa un sistema

de información en la administración, para colocar a cada uno en la perspectiva adecuada.
Retroalimentación
Es el proceso complementario al de comunicación original, a través de la

retroalimentación se verifica la aplicación en la realidad de cómo se ejecutó el mensaje
original. Esto permite conocer si la información ha sido debidamente interpretada y
aplicada.
Cuando se transmite una nota por fax y se obtiene un comprobante de que el

mensaje ha sido recibido conforme, hay retroalimentación.
Si ante la comunicación de que todo el personal deberá trabajar una hora más del
horario habitual hasta terminar el balance, todos se quedan, se evidencia que los
comportamientos son desarrollados según fueron concebidos, hay por lo tanto
retroalimentación.
Comunicación formal e informal
El proceso de comunicación puede darse en un sentido (si el emisor no espera

retroalimentación del receptor) o en dos (si la espera)
En la organización se reconocen dos tipos de comunicación: formal

(preestablecida, planificada) y no formal (originada en las relaciones sociales e
interpresonales, espontánea, normalmente no deliberada).
Ambos tipos de comunicación conviven en la organización y se complementan.
Comunicación formal:
Es la que está determinada por la organización, la que se estipula de antemano, la

que se planifica.
Los canales de comunicación formales se establecen cuando se define la

estructura de la organización.
Estos canales de comunicación formales pueden ser verticales u horizontales.

Los verticales pueden ser descendentes, en coincidencia con las líneas de mando
y ascendentes, por donde fluye la información para ejercitar el control.
La comunicación horizontal es de utilizada en el proceso de coordinación.
También se observan los canales de comunicación formales cuando se

determinan los movimientos de informes, documentos, comprobantes, etc. De un punto a
otro de la organización, mediante la fijación de circuitos administrativos.
Comunicación no formal:
Se manifiesta necesariamente dentro de la organización, por la propia

conformación de la misma. El factor fundamental de la organización es el ser humano, por
lo tanto es inevitable su interrelación social, fuera de lo que está deliberadamente
establecido.
La comunicación no formal tiene lugar entre los miembros de la organización de un

mismo grupo de trabajo o de distintos grupos.
En ciertas ocasiones, tiende a complementar la red formal, en otras, no se acerca
a los conceptos oficiales y constituye el rumor, que generalmente no es información
legítima y no es fácil de controlar. La comunicación no formal puede ser perjudicial si no
acciona a favor del funcionamiento organizacional.
La importancia de la comunicación en la organización
Las organizaciones pueden diseñar su estructura de diversas maneras, pero lo

esencial es que sean flexibles y dinámicas, ya que en esto se basa el funcionamiento de
los canales de comunicación.
Evidentemente este concepto de estructura organizativa también está vinculado

con el grado de centralización versus el de descentralización que se imponen en la
organización.
La definición de redes de comunicación permite observar la existencia de

comunicaciones verticales y horizontales.
El éxito o fracaso de una organización subraye en la comunicación o en la

ausencia de ello.
En la organización se está haciendo realidad rápidamente una estructura en la
cual la información sirve como eje y es el soporte estructural central.
Muchas empresas están reformando su estructura administrativa en torno a la

información, por lo que puede observarse el rol preponderante de la información, el
manejo y transmisión de la misma. Ese es el compromiso que debemos asumir, como
analistas.
El desarrollo tecnológico es un elemento fundamental en la expansión

comunicacional que va imponiendo nuevas formas de gestión.
La informática que es la automatización de la información, es la ciencia en la que

se han producido avances muy importantes, en esta última parte del siglo.
Sin embargo, la gran masa de información que circula, que se transforma, que se
transmite no es toda útil, sino que debe ser seleccionada adecuadamente, o debe
establecerse, en alguna etapa del sistema de comunicación, el filtrado de la información
básica.
El otro aspecto importante es cómo se realiza el almacenamiento de la

información, cuál es el criterio empleado para su archivo, los tiempos de guarda o si
conviene mantenerlo, etc.
Dentro de una organización existen diversos medios comunicacionales, que se

adoptan y complementan según el ordenamiento y l estructura de sus actividades.
Por ejemplo, con un llamado telefónico puede resolverse un problema o tomarse

una decisión, siempre que la cultura organizacional así lo acepte, si debe realizarse un
memorándum y enviarse a distintos miembros de la organización, esto produce la
multiplicación de las copias y de la respuesta también por escrito, generando costos. Se
resolverá según el tipo de organización que se trate.
Los medios electrónicos al servicio de las comunicaciones:
Incrementan la calidad y celeridad de la transmisión, y resuelven algunos

problemas de costos.
El correo electrónico:
Usa una red para enviar y recibir mensajes, mediante conexiones de datos de alta
velocidad que cruzan fronteras; permite redactar mensajes y transmitirlos en segundos.
Correo por voz:
Los mensajes sonoros son pasados a formas digitales y guardados en una red.
Cuando la persona a la que se envía el mensaje se conecta al sistema y descubre que
hay un mensaje para ella, el sistema lo reproduce.
Sistemas distribuidos:
Permiten estar conectados a una computadora y acceder a otra en forma remota
Servicios de consultas, de noticias, etc.:
Son servicios de información en línea de empresas, diarios, publicaciones

financieras, etc.
Redes:
Internet, red de computadoras de alcance mundial que se encuentran

interconectadas. A Internet puede acceder el que quiera conectarse, bancos, comercios,
profesionales, estudiantes, instituciones gubernamentales, educativas, etc.
Intranet: es una red utilizada en forma interna y específica por la organización, sobre un
cableado y protocolo ya existente como Internet.
Se recomienda leer las referencias indicadas, donde se encontrarán las
definiciones aquí tratadas y ejemplos adicionales, que contribuirán a aclarar estos
conceptos, y no olvide que puede consultar con su Tutor todas las inquietudes que se le
presenten.
ELEMENTOS DE ADMINISTRACIÓN (5ºED.). KOONTZ & WEIHRICH. Mc.Graw-Hill.
1991.
Autoevaluación
La información es uno de los componentes principales para la toma de decisiones

No es necesario que las partes de un sistema interactuen entre sí para lograr el objetivo
Los elementos de un sistema no pueden ser subsistemas
Los sistemas de información pueden ayudar a los administradores a visualizar problemas.
El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas
En los sistemas abiertos la entropía no puede ser reducida
Se considera a la organización como un sistema sociotécnico cerrado
A través del proceso de retroalimentación, el sistema recibe continuamente información desde su medio
externo
2.- Asocie cada concepto de sistema con su definición
Definición concepto
son los elementos sobre los cuales se aplican los recursos en el A.Retroalimentación
proceso de conversión de un sistema
puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro B. El proceso de
conversión
cambia elementos de entrada en elementos de salida C. Salidas o resultados
aquella línea que separe el sistema de su entorno (o supersistema) D. Limite o frontera
son los productos que se generan durante el proceso de F. las entradas
conversión, y que el sistema envía al medio
Se dice cuando el sistema toma información acerca de sus salidas G. La interfaz
reales y las compara con las esperadas
3.- Complete las siguientes afirmaciones:
Considerar las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere que existen
__________que los separan del medio.
Una _________puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro.
La ___________se refiere a la manera en que están divididas las tareas de la

organización (diferenciación) y coordinadas (integración).
La administración involucra un proceso de ___________, organización y ________ de

actividades.
La administración también implica ________________, para establecer objetivos, en los

distintos niveles de la organización.
4.- Diferencie frontera (o límite) de interfaz en un sistema.
5.- Caracterice la entropía negativa.
6.- Defina “Staff de apoyo” y caracterice sus funciones en la organización.

Respuestas
V
F
F
V
V
F
F
V
2.- Asocie cada concepto de sistema con su definición
F
G
B
D
C
A
3.- Complete las siguientes afirmaciones:
Considerar las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere que existen
límites que los separan del medio.
Una interfaz puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro.
La estructura se refiere a la manera en que están divididas las tareas de la organización

(diferenciación) y coordinadas (integración).
La administración involucra un proceso de planificación, organización y control de

actividades.
La administración también implica tomar decisiones, para establecer objetivos, en los

distintos niveles de la organización.
4.- Diferencie frontera (o límite) de interfaz en un sistema.

Ver definiciones de ambos conceptos, marcar sus diferencias, por ejemplo:
Los límites son las líneas o regiones de demarcación para la definición de las
actividades apropiadas del sistema. Los límites establecen el dominio de las
actividades de la organización.
Una interfaz puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro.
Existen muchos procesos de transacción a través de los límites del sistema en las
interfaces que comprenden la transferencia de energía, materiales, gente, dinero e
información
Actividades complementarias:
1) Indique el/los tipo/s de departamentalización que adopta "Iluminogar S.R.L." 1

2) Diferencie Tecnoestructura de Staff de apoyo. Ejemplifique.
3) De ejemplos en los que se evidencie la diferencia entre departamentalización por
productos y por procesos.
4) Defina equilibrio dinámico de un sistema.
5) Analice y comente el aporte de la retroalimentación para mantener el equilibrio
dinámico de un sistema.
6) Indique para las siguientes unidades, el nivel de la organización al que pertenecen:
a) Investigación y desarrollo
b) Gerente de planta
c) Operario de màquina
d) Directorio
e) Chofer
f) Gerente regional de ventas
g) Consejero legal
h) Progaramaciòn de la producción
i) Comité ejecutivo
j) Gerente de operaciones
7) Comente la importancia de la comunicación en la organización.

8) De un ejemplo de Comuniación, del que usted participe, en la Organización Facultad
de Ciencias Económicas, identificando: emisor, receptor, mensaje, canal, etc.
1
1. Encontrará la descripción de la organización en las Actividades complementarias, al
final de esta Unidad.
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Antecedentes
Desde el punto de vista de la teoría general de sistemas, un sistema de

información se define como un conjunto de componentes interrelacionadas que capturan,
almacenan, procesan y distribuyen información útil para la toma de decisiones, el control y
el análisis de la organización.
Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información es una

solución de organización y administración basada en la tecnología de información a un
reto que surge del medio ambiente.
Los sistemas de información proporcionan la solución institucional más importante

a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios. Para entender a los
sistemas de información, se debe conocer en amplitud las tecnologías de la organización,
administración e información en los sistemas y su poder para dar soluciones a los retos
que aparecen en los negocios.
Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, primero hay que
entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones, así como
el papel de la administración y la toma de decisiones de ésta; luego es necesario
examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información
actual para dar soluciones. Los sistemas de información son parte de las instituciones.
Como vimos las organizaciones formales están compuestas de diferentes niveles y

especialidades. Sus estructuras reflejan la división del trabajo, las personas realizan
diferentes funciones: ventas, producción, contabilidad, finanzas, recursos humanos. La
institución coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos de
operación de acuerdo a normas. La jerarquía ordena a las personas en una estructura
piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad. Los niveles superiores
de la jerarquía están formados por personal directivo, profesional y técnico mientras que
los niveles inferiores tiene personal operativo.
Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. Ven la

estrategia de la institución para responder y asignan recursos humanos y financieros para
alcanzar su estrategia y coordinar el trabajo. Los administradores no sólo deben
administrar lo que ya tienen, deben crear nuevos productos y servicios.
Los sistemas de información de negocios reflejan las actividades de los

administradores. Es importante advertir el rol de las decisiones en los diferentes niveles
de la organización. Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de
información y diferentes requerimientos del sistema. La tecnología de los sistemas de
información es una de las muchas herramientas de las que los administradores disponen
para enfrentar el cambio. La tecnología de información es el pegamento que mantiene
unida a la información. Es el instrumento a través del cual el administrador controla y crea.
En la actualidad los sistemas de información juegan un papel estratégico en las

vida de la organización.
Los sistemas de información actuales afectan de manera directa cómo deciden los
administradores, cómo planean los directivos y en muchos casos qué productos y
servicios se producen y cómo se producen. La responsabilidad en los sistemas de
información no puede ser delegada en quienes toman las decisiones técnicas. Existe una
interdependencia creciente en la estrategia de negocios, los roles y los procedimientos
por una parte y el software de los sistemas de información, el hardware, los datos y las
telecomunicaciones por el otro. Un cambio en cualquiera de los componentes implica
cambios en los demás. Esta relación se vuelve crítica cuando la administración planea
para el futuro. Lo que la empresa desea hacer dentro de cinco años depende a menudo
de lo que los sistemas serán capaces de hacer.
Un segundo cambio en la relación entre los sistemas de información y las

instituciones se deriva de la complejidad creciente y la visión de los proyectos de sistemas
y sus aplicaciones. El construir sistemas en la actualidad involucra a una parte mucho
mayor de la institución que anteriormente. Mientras que los sistemas primitivos producían
en general cambios técnicos que afectaban a pocas personas, los sistemas actuales traen
consigo cambios administrativos (quién tiene qué información, sobre quién, cuándo y
cómo y qué tan frecuentemente) y cambios institucionales "en el corazón mismo" (qué
productos y servicios se producen, bajo qué condiciones y por quiénes).
En los cincuenta, un sistema computarizado de nóminas involucraba a los

empleados de la tesorería, a unos cuantos programadores de tiempo parcial, y un solo
programa, una sola máquina y unos cuantos empleados. El cambio de un sistema manual
a uno computarizado fue en gran medida técnico. El sistema de computadora
sencillamente automatizaba un proceso ya existente. En contraste, el sistema integrado
actual de recursos humanos (que incluye al procesamiento de la nómina) puede involucrar
a las principales divisiones de la corporación, al departamento de recursos humanos,
docenas de programadores, consultores externos, diversas máquinas (o computadoras
remotas enlazadas mediante redes de telecomunicaciones) y probablemente cientos de
usuarios finales dentro de la institución, que emplean los datos de la nómina para calcular
prestaciones y planes de pensiones y una variedad de otras consultas. La información
den vez de localizarse y ser controlada por la tesorería, se encuentra disponible para
cientos de empleados vía computadoras de escritorio, cada una de las cuales es tan
poderosa como las grandes computadoras de los sesenta. Este sistema actual abarca los
cambios administrativos al igual que los institucionales.
Una de las razones por la que los sistemas juegan un papel importante en las
instituciones y por qué afectan a más personas, es el poder cada vez mayor y el costo
decreciente de la tecnología de información.
El papel cambiante de los sistemas y la nueva tecnología han traído consigo

grandes cantidades de sistemas y aplicaciones, mientras que en el pasado se construían
sistemas masivos para proporcionar información genérica sobre las ventas, inventarios,
producción, finanzas y mercadotecnia, ahora es factible y deseable crear aplicaciones
sobre mediada que sirvan a unas cuantas personas o grupos dentro de la institución. Ya
sea que se trate de aplicaciones para microcomputadoras basadas en hoja de cálculo o
sistemas de soporte para gerentes medios, los nuevos tipos de aplicaciones requieren
una interacción directa y cercana entre el personal de soporte técnico y los
administradores que emplearán el sistema, además del soporte de la alta dirección.
Los analistas de sistemas junto con los administradores deben saber cómo hacer
seguimiento, planear y administrar la tecnología (sistemas de procesamiento de datos,
telecomunicaciones, computadoras) de la manera más adecuada para la institución.
Deben saber cuándo reconocer los problemas de la institución y encontrar la solución de
sistemas. Para esto se requiere el conocimiento de los sistemas y la comprensión de la
institución, que conjuntamente; configuran la arquitectura de la información de la
institución.
La arquitectura de la información es el papel particular que la tecnología de

información juega en una institución para permitirle alcanzar sus metas u objetivos
seleccionados. En la arquitectura de información se incluye qué tanto la información y la
capacidad de procesamiento quedan centralizadas o distribuidas. Los analistas de
sistemas juegan un papel cada vez más crítico en la determinación de la arquitectura de
la información de las instituciones.
Cómo los administradores y empleados interactúan directamente con los sistemas,

es crítico para el éxito de la institución que los sistemas satisfagan ahora y en el futuro,
los requerimientos funcionales del negocio. En los principales sectores de servicios las
principales aplicaciones e negocios proporcionan ventajas competitivas únicas. Las fallas
en el desarrollo de estos sistemas pueden conducir al fracaso del negocio.
ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

Aplicaciones funcionales del negocio
coordinación
Sistemas estratégicos
Sistemas de administración
Sistemas de conocimiento
Sistemas operacionales
Ventas y mercadotecnia manufactura finanzas contabilidad recursos humanos
Base de sistemas de cómputo
Información Tele-
Hardware Software y archivos comunicaciones
Hoy los analistas de sistemas deben ser capaces de responder algunas cuestiones
relativas a la arquitectura de la información, como por ejemplo: ¿la información y el área
de ventas deberían ser distribuida o centralizada? ¿deberían adquirirse computadoras
independientes o una gran computadora central, dentro de una red? ¿deberá la institución
construir su propia infraestructura de telecomunicaciones para enlazar los puntos remotos
o confiar en proveedores externos, como empresas de telefonía?.
Aún cuando no exista una única respuesta a estos interrogantes, el analista de
sistemas debe tener los conocimientos para ponderarlas.
Lectura Obligatoria para el alumno:
[L&L]. Capítulo 1. Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información. El reto

de los sistemas de información: cuestiones principales de administración.
Principales tipos de sistemas de información
Sistema de procesamiento de operaciones
Los sistemas de procesamiento de operaciones (spo) realizan y registran las

operaciones diarias de rutina necesarias para el funcionamiento de la empresa. Para
estos sistemas, las tareas, los recursos y las metas están previamente definidos y son
altamente estructurados, ayudan o proporcionan información para la toma de decisiones
programadas, como por ejemplo otorgar un crédito según criterios preestablecidos.
Características de los SPO
Los SPO son la interface de la organización y su ambiente (clientes, proveedores)

si fracasan ellos fracasa la institución. Son los principales generadores de información
para los otros sistemas.
Sistemas de información para la administración
Los sistemas de información para la administración (SIA) proporcionan informes

sobre registros corrientes e históricos, sirven a la planeación, el control y toma de
dcisiones a nivel de administración, son orientados a hechos internos.
Sistemas para soporte a decisiones
Los sistemas para soporte a decisiones (SSD) ayudan a decisiones

semiestructuradas, únicas o rápidamente camibiantes, que no pueden especificarse
fácilmente con antelación, son interactivos y facilitan a los usuarios un acceso sencillo a la
información a través de la computadora. Por ejemplo a decidir si alquilar o comprar
oficina.
Sistemas de soporte gerencial
Los sistemas de soporte gerencial (SSG) prestan apoyo para la toma de

decisiones no estructuradas, incorporan información externa (legislación, competidores),
reciben información resumida de los SIA y SSD, no tienen una finalidad predefinida, se
pueden ver como herramientas de software y de telecomunicaciones al servicio de la alta
gerencia, que proporcionan informes y gráficas de fuentes diversas en el momento que se
lo requiere. Por ejemplo, información acerca de cúal es el impacto en las utilidades de los
cambios fiscales, en qué negocio debemos estar, qué unidades debemos vender para
obtener efectivo para otras adquisiciones, etc..
Lecturas obligatorias para el alumno.
[Piat] Cap2: Los sistemas de información en las empresas.

[L&L]Cap 11.3 y 11.4: Entender el valor en negocios de los sistemas de información .
Actividades:
Luego de leer atentamente el capítulo 2 de [Piat] complete el resumen anterior acerca de
los diversos tipos de sistemas de información que se pueden encontrar en las
organizaciones, incluya las actividades que refleja cada uno, a que tipo de decisiones
apoya y en que nivel de la organización se ubica.
Se recomienda leer las referenias indicadas, donde se encontrarán las definiciones aquí
tratadas y ejemplos adicionales, que contribuirán a aclarar estos conceptos, y no olvide
que puede consultar con su Tutor todas las inquietudes que se le presenten.
[Senn] Capítulos 1 y 4
[L&L] Capítulos 1 a 5 inclusive
Autoevaluación
1.- Marque una x en la columna correspondiente, según la afirmación sea V, F
V F
El subsistema de recursos humanos se relaciona con la gestión de la información
del personal
A nivel estratégico el subsistema de control de almacén se encarga de la recepción
de materias primas
El procesamiento de la información referente al crédito o la situación económica de
cada cliente corresponde al nivel operativo
Dividir el mercado en segmentos y seleccionar aquellos a los que la organización
desea acceder corresponde al nivel táctico
Planificar los productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes
corresponde al nivel estratégico dela empresa
Analizar las necesidades de contratación de personal es una actividad que
compete al nivel operativo
El diseño de sistemas se refiere al proceso de traducir las especificaciones del
sistema en programas ejecutables
Los principales generadores de información interna para el resto de los sistemas
de información son los STC
La gestión de pagos, incluido el control de las compras a proveedores es función
del subsistema contable y financiero
2.- Asocie cada elemento de la col. Izquierda con algún elemento de la col. Derecha
Son la interface de la organización y su ambiente A STC
Sirven a la planeación, el control y toma de dcisiones a nivel de B SSD
administración. Son orientados a hechos internos
Ayuda a decisiones semiestructuradas, únicas o rápidamente C SPO
camibiantes, que no pueden especificarse fácilmente con antelación
Se pueden ver como herramientas de software y de telecomunicaciones D SSG
al servicio de la alta gerencia
Son sistemas de apoyo que se basan en el conocimiento del trabajo de la E SIA
organización
3.- Marque con una x la afirmación (sólo una) que considere correcta
A) Los principales generadores de información interna para el resto de los sistemas de
información de la empresa son
Los SSD
Los STC
Los SSG
Ninguno de los anteriores
B) Los SPO
Marcan el límite del sistema con el ambiente
Apoyan a las decisiones semiestructuradas
Brindan información resumida
Ninguno de los anteriores
4.- Defina sistema de información. Explique cuales son sus componentes
Respuestas
1.- Marque una x en la columna correspondiente, según la afirmación sea V, F
V F
V
F
V
F
V
F
F
F
V
2.- Asocie cada elemento de la col. Izquierda con algún elemento de la col. Derecha
C Son la interface de la organización y su ambiente

E Sirven a la planeación, el control y toma de dcisiones a nivel de administración. Son
orientados a hechos internos
B Ayuda a decisiones semiestructuradas, únicas o rápidamente camibiantes, que no
pueden especificarse fácilmente con antelación
D Se pueden ver como herramientas de software y de telecomunicaciones al servicio
de la alta gerencia
A Son sistemas de apoyo que se basan en el conocimiento del trabajo de la
organización
3.- Marque con una x la afirmación (sólo una) que considere correcta
A)
X
B)
X
4.- Un S.I. puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que

permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de
decisiones, el control, análisis y visión en una institución. Además los S.I pueden ayudar a
los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y
crear nuevos productos. Los S.I. pueden contener datos acerca de personas, lugares y
cosas importantes dentro de la institución y del entorno que las rodea.
Tres actividades de un S.I. producen información para: La toma de decisiones, El control
de las operaciones, Para el análisis de los problemas, La creación de nuevos productos y
servicios.
Estas actividades son las de insumo o alimentación, proceso y salida o producto.
Entrada o alimentación o insumo: la captura o recolección de los datos primarios dentro
de la institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información.
Procesamiento: La conversión del insumo en forma que sea más comprensible para las
personas.
Producto o salda: La distribución de información procesada a las personas o a las
actividades en donde será usada.
Los S.I. también requieren de retroalimentación que es el producto regresado a
personas indicadas dentro de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa
de alimentación o el proceso (procesamiento).
DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Documentación del desarrollo de sistemas

Para implantar un sistema de información basado en computadoras o altamente
automatizado, que de ahora en adelante denominaremos sistema informático, en una
organización es necesario hacer un estudio profundo, entre otros, de los siguientes
aspectos:
• las características particulares de la organización,
• lo que la organización espera obtener del nuevo sistema informático,
• el presupuesto económico disponible para el sistema informático
• la disposición en la organización para hacer y aceptar cambios
• el tiempo en el que se quiere implantar el sistema informático.
Como veremos en la próxima unidad cuando estudiemos el desarrollo de los

Sistemas de Información, estas actividades están relacionadas con una etapa del proceso
de desarrollo que se denomina Análisis del sistema. Todo análisis incluye un proceso de
reconocimiento del problema y descomposición del mismo en partes cada vez más
sencillas de entender. El resultado de este proceso es una documentación que servirá
como medio de comunicación entre las personas involucradas en dicho desarrollo: el
analista, el usuario, el programador, entre ellos.
A partir de la documentación resultante de la etapa de Análisis, se inicia el proceso
de diseño de una estrategia de solución al problema planteado, esto es se comienza con
el diseño del Sistema informático. Para encontrar la solución informática a un problema
organizacional, el analista y el programador trabajan en conjunto con el usuario 2. Cada
uno aporta sus conocimientos del problema y su solución. Tal tarea debe quedar
documentada en lo que se conoce como descripciones del diseño. En esta descripción, se
describe el sistema como si fuera una caja negra en la que ingresan datos y se obtienen
resultados (datos de salida o información). Estas cajas negras se describen internamente
a través de la indicación de las funciones que llevarán a cabo el proceso de
transformación de los datos de entrada en datos de salida.
Esta documentación se compone de un gráfico (ver figura) y una descripción
utilizando un vocabulario especial. El gráfico nos permitirá comprender rápidamente cómo
fluyen los datos a través del sistema y la descripción muestra como trabaja el sistema.
Los sistemas son generalmente complejos, por ello para poder analizarlos es conveniente
dividirlos en varios procesamientos.
Un procesamiento representa a un proceso o procedimiento de la
organización. Para nosotros, en este curso, un procesamiento siempre representará a un
proceso o procedimiento informático, que dará solución a un problema de la
organización. Este procesamiento, producirá algún tipo de información necesaria para el
funcionamiento de la organización u otra componente del sistema de información, para
ello requerirá de un cierto conjunto de datos que al ser procesados darán como resultado
dicha información. Este circuito podemos representarlo gráficamente como se muestra a
continuación:
Entrada Salida
PROCESAMIENTO
2
Se profundiza en la descripción de este proceso y las metodologias actuales en la Unidad III.
Donde el rectángulo representa la "caja negra" en la que se realizan las

transformaciones a las entradas, necesarias para producir las salidas.
Para explicar cómo se incluye la descripción del procesamiento, lo haremos a partir
de un ejemplo de desarrollo de un pequeño sistema informático.
Gráficos
Antes del ejemplo, presentaremos algunos gráficos que utilizaremos en la

representación de los diseños de Sistemas Informáticos.
Procesamiento Teclado
Dispositivo de
Almacenamiento secundario Reporte/
Documento impreso
Pantalla
Ejemplo de aplicación
CASO: Una empresa mayorista y minorista de videos que comercializa sus

productos con los Videoclub y particulares de la zona. La empresa es
atendida por sus dueños.
La empresa comercializa videos de tres productoras diferentes. El precio
de venta a los VideoClub es un 15% menos que el precio de venta a
particulares.
REQUERIMIENTO: Diseñe un sistema que automatice la FACTURACIÓN
de las ventas.
En esta breve descripción, tenemos presente algunas características de la

empresa y lo que la misma espera obtener del nuevo sistema informático
FACTURACIÓN. Supondremos que se dispone del dinero necesario para dearrollar un
sistema y que se cuenta con el tiempo requerido para su desarrollo. Como la empresa es
pequeña y es atendida por sus dueños, y ellos son quienes nos contratan para desarrollar
el sistema, también podemos suponer que existe disposición para aceptar el cambio.
Abordaremos la solución definiendo los datos que necesitamos para satisfacer

este requerimiento. Usaremos una tabla 3 de VIDEOS, en la que suponemos está
almacenada la información de los videos que la empresa tiene en existencia.
VIDEOS
ID.video Título Existencia Productora Precio. Vta. minorista
VIDEOS VIDEOS actualizado
FACTURACIÓN
Y
DATOS VTA.
CTAS. CTES.
Id. Videos y FACTURA
cantidad
Id. Cliente. o
NyA Cliente
Domicilio
Teléfono
DNI
CUIT
Descripción del procesamiento:
Ingresamos por teclado los datos de la venta. NyA, Domicilio, Teléfono DNI y CUIT -si
tiene- se utilizan para confeccionar el encabezado de la factura. Para confeccionar el
cuerpo de la factura, para cada uno de los videos de esa venta, con la Id. del video, se
accede a la tabla de VIDEOS se actualiza la Existencia -se resta la cantidad que se está
vendiendo- y se recupera el dato precio de venta minorista -para los VideoClub, se debe
descontar a este precio un 15%-, con estos datos se completa el precio unitario y se
multiplica por la cantidad de unidades adquiridas para calcular el precio total del renglón,
se repite este proceso para todos los videos de esa venta. Por último se calcula el total de
la factura y se imprime.
Con este proceso y esta tabla, hemos resuelto el problema planteado en este caso, que
es diseñar un sistema de FACTURACIÓN y actualizar la tabla de VIDEOS para reflejar las
xistencias.
3
Tabla: Se defInirá formalmente en la Unidad II, en el tema Bases de Datos. Por ahora diremos que son el
medio informático que nos permite almacenar los datos necesarios para los procesamientos.
Actividad de aplicación práctica:
1. Diseñe el sistema informático que satisfaga el requerimiento en el siguiente caso:

Caso: La Editorial Redes, que publica la revista Lan & Wan lleva el control de sus
suscriptores. A la editorial le interesa conservar el nombre y apellido de los
suscriptores, su dirección, la ciudad en la que residen, su fecha de nacimiento y el
registro de pago de la cuota anual.
Requerimiento: Se desea eliminar a todos socios que residen en Capital.
2. Para el caso del ejercicio anterior, diseñe el sistema informático que satisfaga el
siguiente requerimiento:
Imprimir la lista de los nombres de los suscriptores que no han pagado la cuota anual.
3. Para el caso del ejercicio anterior, diseñe el sistema informático que satisfaga el
siguiente requerimiento:
Saber qué importe se recaudará si se aumenta un 5% la cuota -considerar solamente
aquellos suscriptores que están al día en el pago de la cuota anual-.
Recuerde enviar esta actividad a su Tutor.
Actividades complementarias
1. En el siguiente caso, se describe una empresa concesionaria de automotores de la

zona. Considerando el proceso de ventas como el sistema objeto de análisis,
identifique sus subsistemas, su ambiente más cercano, sus partes, identifique el
proceso de transformación, sus entradas, recursos y salidas. La organización cuenta
con un directorio que está formado por sus dueños. Un gerente general, que se
encarga de organizar y dirijir la empresa. Varios sectores: venta de vehículos,
compras de vehículos, partes y repuestos, venta de partes y repuestos, administración
y taller de servicios a automotores. Cada sector tiene un responsable que es
controlado solo por el gerente general. El sector de ventas de vehículos tiene 5
vendedores. En el sector de ventas de partes y repuestos hay 3 empleados, 2 de los
cuales atienden al público y facturan y el restante atiende los pedidos del taller de
servicios a automotores. En la administración trabajan el responsable de caja y
bancos, el responsable de cuentas corrientes, el responsable de proveedores y el
empleado contable. El taller de servicios a automotores cuenta con ocho mecánicos,
un empleado administrativo del sector carga los datos de las reparaciones y emite las
facturas para cobrar a los clientes. Los pedidos de compra de vehículos (que no
respondan a un pedido explícito de un cliente) los realiza un empleado administrativo,
de acuerdo a las decisiones que toma el gerente general. La compra de repuestos la
afectúa el responsable del sector, igual ocurre con las compras de elementos de
administración, teniendo en cuenta las necesidades de stock. El proceso de venta se
inicia con el pedido de un cliente. Este pedido puede ser sobre: Un vehículo nuevo
que se encuentre en la concesionaria, un vehículo usado que se encuentre en la
concesionaria, un vehículo nuevo que deba ser pedido a la fábrica, un repuesto en
stock, un repuesto que deba ser pedido al proveedor. En todos los casos de venta de
automotores el cliente pacta con la firma una forma de pago. Toda la información de la
venta se ingresa en una planilla de venta de vehículo y se remite a administración. A
la vez el vendedor debe emitir una factura y actualizar el stock de los vehículos. Si el
vehículo no se encuentra en la concesionaria además de lo anterior se debe hacer
una nota de pedido al fabricante indicando las características del vehículo que se
desea. Si se compra un repuesto, las ventas son al contado o en cuotas sólo con
tarjeta, si no hay en existencia se pide al proveedor. Los vendedores cuentan con la
información de cada vehículo y repuesto que se encuentra en la firma, así como la
información del estado de un pedido ya efectuado a fin de poder responder cualquier
inquietud de los clientes.
2. Complete y formalice la definición de ORGANIZACIÓN dada en la teoría
3. Defina estructura formal e informal
4. Puede haber supervición directa en una organización que tiene procesos de trabajo
estandarizados? Justifique la respuesta.
5. Es lo mismo procesos de trabajo estandarizados que producciones estandarizadas?

Justifique.
6. Enumere las funciones principales del personal perteneciente al núcleo operativo.
7. Complete y formalice la definición de ADMINISTRACIÓN dada en la teoría
8. Cuáles son las funciones principales del administrado?

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PATAGONIA

SAN JUAN BOSCO

UNIDAD I: CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS DE

Mg. Adriana C. Fantini

En esta Unidad presentamos los conceptos relacionados con los sistemas de

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?..............................................................9

¿CUÁLES SON SUS ELEMENTOS O COMPONENTES?.........................................9

Fuentes de datos ...............................................................................................................................................................11

Técnicas para la obtención de datos ...........................................................................................................................12

Ventajas y desventajas de las distintas fuentes de datos .......................................................................................13

Lecturas obligatorias para el alumno:........................................................................................................................14

Respuestas de las actividades de autoevaluación.....................................................................................................16

Actividades complementarias .......................................................................................................................................17

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS: CONCEPTOS BÁSICOS...............................18

Propiedades de los sistemas...........................................................................................................................................20

Actividades de aplicación práctica:.............................................................................................................................23

LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACIÓN ..................................................25

Concepto y definición de organización.......................................................................................................................25

Concepto y definición de administración...................................................................................................................26

La organización vista como un sistema......................................................................................................................26

La base de la estructura de las organizaciones ........................................................................................................29

Los niveles en la organización.......................................................................................................................................30

Las partes principales de la organización..................................................................................................................31

ENFOQUE DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES.........................................33

Propiedades del sistema organizacional.....................................................................................................................33

Flujo de información y proceso de comunicación. ..................................................................................................40

RELACIÓN ENTRE ESTRATEGIA, ESTRUCTURA Y SISTEMA DE

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN ............................................................................41

Problemas técnicos en la comunicación:....................................................................................................................43

Comunicación formal e informal .................................................................................................................................45

La importancia de la comunicación en la organización.........................................................................................46

Los medios electrónicos al servicio de las comunicaciones:..................................................................................47

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................................................51

Lectura Obligatoria para el alumno:..........................................................................................................................54

Principales tipos de sistemas de información...........................................................................................................54

Lecturas obligatorias para el alumno.........................................................................................................................55

DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.........................................59

Documentación del desarrollo de sistemas................................................................................................................59

Actividad de aplicación práctica:.................................................................................................................................62

Actividades complementarias .......................................................................................................................................62

Después de haber estudiado esta unidad, usted estará en condiciones de:

• Comprender y valorizar el papel que juega la información y su procesamiento en las

En la década de los noventa se han producido dos cambios importantes, que

Los sistemas de información proporcionan la solución institucional más importante

Los sistemas de información de negocios reflejan las actividades de los

En la actualidad los sistemas de información juegan un papel estratégico en la vida

No obstante, debemos recordar que los sistemas de información son un recurso,

¿Qué es un sistema de información?.

Un sistema de información (SI) puede definirse como un grupo (o conjunto) de

¿Cuáles son sus elementos o componentes?.

La computadora, cuando decimos computadora nos referimos a la parte física

Los programas (o software), que a través de sus operaciones transformarán los

Así como existen diferentes intereses, especialidades y niveles dentro de una

Dentro de la organización hay un flujo continuo de información entre las unidades de

Con frecuencia las personas relacionadas con el procesamiento de datos basado

La finalidad básica de recopilar y procesar datos es producir información. Si bien

La información se asocia con el conocimiento relevante comunicado por otros u

La información se distingue de los datos en que éstos son mensajes en bruto y no

Por ejemplo: los pedidos recibidos en el depósito dentro de un determinado periodo

Idealmente, la información da a conocer el estado de las cosas, pero la percepción

La función primordial de la información y por lo tanto de un sistema de información,

Según si provienen de la empresa o de su contexto, los datos pueden clasificarse

Las fuentes de datos internos

Las fuentes de datos internos de la empresa son sus reportes, archivos,