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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PATAGONIA SAN JUAN BOSCO

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PATAGONIA SAN JUAN BOSCO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS E CONÓMICAS A DISTANCIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

LA PATAGONIA SAN JUAN BOSCO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS E CONÓMICAS A DISTANCIA UNIDAD I: CONCEPTOS

ECONÓMICAS A DISTANCIA

UNIDAD I: CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

La información Teoría general de sistemas Las organizaciones y su administración El sistema de comunicación en las organizaciones Los Sistemas de Información

Procesamiento de Datos

Mg. Adriana C. Fantini

PRESENTACIÓN F.C.E. - U.N.P.S.J.B En esta Unidad presentamos los conceptos relacionados con los sistemas de

PRESENTACIÓN

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

En esta Unidad presentamos los conceptos relacionados con los sistemas de información y su importancia dentro de las organizaciones. Para ubicar adecuadamente la función y utilidad de los sistemas de información computarizados para las organizaciones actuales, es necesario comprender y valorizar el papel que juega la información y su procesamiento al servicio de la toma de decisiones en las organizaciones actuales. Continuaremos estudiando algunos conceptos básicos de teoría general de sistemas, que nos proporcionan el marco teórico necesario para abordar el papel de los sistemas de información en las organizaciones. Luego haremos una breve recorrida por las características de las organizaciones y su administración. Vemos las características del sistema de comunicación y los diferentes tipos de sistemas de información que podemos encontrar en las organizaciones, como se relacionan entre sí, cuales son las operaciones básicas que los conforman y las características de aquellos sistemas que satisfacen necesidades de información para el apoyo a la toma de decisiones. Acompañamos a las definiciones básicas con ejemplos y ejercitación. Para cada tema está referenciada la bibliografía recomendada, así como las lecturas obligatorias que versan sobre temas que no se desarrollan en este texto, pero que forman parte del temario de la Unidad. Le sugerimos que lea con atención los temas que aquí desarrollamos, que realice los ejercicios y los envíe a su tutor. Recuerde que en todo momento cuenta con el apoyo de su tutor para plantear todas las inquietudes y dudas que se le presenten. Él lo acompañará a lo largo de esta experiencia y le brindará la ayuda necesaria para que pueda atravesarla con éxito.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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ÍNDICE F.C.E. - U.N.P.S.J.B PRESENTACIÓN 2 ÍNDICE 3 OBJETIVOS: 7 INTRODUCCIÓN 7 ¿QUÉ ES

ÍNDICE

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

PRESENTACIÓN

2

ÍNDICE

3

OBJETIVOS:

7

INTRODUCCIÓN

7

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

9

¿CUÁLES SON SUS ELEMENTOS O COMPONENTES?

9

DATOS

10

INFORMACIÓN

10

Tipos de datos

11

Datos

primarios:

11

Datos

secundarios:

11

Fuentes de datos

11

Las fuentes de datos internos

11

Las fuentes de datos externos

12

Técnicas para la obtención de datos

12

Técnicas para la obtención de datos primarios

12

La observación:

12

El experimento (simulación):

12

Encuesta/cuestionario/entrevista:

12

Valoración subjetiva:

13

La recopilación documental

13

Técnicas para la obtención de datos secundarios

13

Ventajas y desventajas de las distintas fuentes de datos

13

Referencias bibliográficas:

14

Lecturas obligatorias para el alumno:

14

Actividades de autoevaluación

15

Respuestas de las actividades de autoevaluación

16

Actividades complementarias

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PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS: CONCEPTOS BÁSICOS F.C.E. - U.N.P.S.J.B 18 Sistema: 18 Elementos: 18 Proceso

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS: CONCEPTOS BÁSICOS

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

18

Sistema:

18

Elementos:

18

Proceso de conversión:

19

Entradas y recursos:

19

Entradas:

19

Recursos:

19

Salidas o resultados:

19

Contexto o ambiente:

19

Límites o fronteras:

20

Interfaces

20

Propiedades de los sistemas

20

Clasificación de los sistemas según sus propiedades

20

Los sistemas físicos (concretos) o abstractos o artificiales

20

Los sistemas vivientes o no vivientes

21

Los sistemas abiertos o cerrados

21

Entropía, incertidumbre, información

21

Retroalimentación

21

Principio de sinergia

22

Principio de recursividad

22

Lecturas relacionadas

22

Actividades de aplicación práctica:

23

LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACIÓN

25

Introducción

25

Concepto y definición de organización

25

Concepto y definición de administración

26

La organización vista como un sistema

26

La base de la estructura de las organizaciones

29

Descentralización

29

Los niveles en la organización

30

Las partes principales de la organización

31

ENFOQUE DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

33

Propiedades del sistema organizacional

33

Entropía negativa

35

Estado estable o equilibrio dinámico

35

Mecanismo de retroalimentación

35

Mecanismos de adaptación y mantenimiento

35

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ADMINISTRACIÓN F.C.E. - U.N.P.S.J.B 36 Sistemas administrativos 37 Procesos administrativos 38

ADMINISTRACIÓN

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

36

Sistemas

administrativos

37

Procesos

administrativos

38

Niveles técnicos u operativos:

38

Niveles ejecutivos o gerenciales:

39

Niveles superiores o políticos:

39

Flujo de información y proceso de

40

RELACIÓN ENTRE ESTRATEGIA, ESTRUCTURA Y SISTEMA DE INFORMACIÓN

40

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

41

 

El emisor:

41

La codificación:

42

El

mensaje:

42

El

canal:

42

El

receptor:

42

La decodificación:

43

Problemas técnicos en la comunicación:

43

 

El ruido:

43

 

La redundancia:

44

La

semántica:

44

La

eficacia:

44

Retroalimentación

44

Comunicación formal e informal

45

Comunicación formal:

45

 

Comunicación no formal:

45

La importancia de la comunicación en la organización

46

Los medios electrónicos al servicio de las comunicaciones:

47

 

El correo electrónico:

47

Correo por voz:

47

Sistemas distribuidos:

47

Servicios de consultas, de noticias, etc.:

47

 

Redes:

47

Lecturas

relacionadas

47

Autoevaluación

48

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Respuestas

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Actividades complementarias:

50

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

51

Antecedentes

51

Lectura Obligatoria para el alumno:

54

Principales tipos de sistemas de información

54

Sistema de procesamiento de operaciones

54

Características de los SPO

54

Sistemas de información para la administración

54

Sistemas para soporte a decisiones

55

Sistemas de soporte gerencial

55

Lecturas obligatorias para el alumno

55

Actividades:

55

Lecturas relacionadas

55

Autoevaluación

56

DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

59

Documentación del desarrollo de sistemas

59

Gráficos

60

Ejemplo de aplicación

60

Actividad de aplicación práctica:

62

Actividades complementarias

62

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Objetivos: F.C.E. - U.N.P.S.J.B Después de haber estudiado esta unidad, usted estará en condiciones de:

Objetivos:

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Después de haber estudiado esta unidad, usted estará en condiciones de:

Comprender y valorizar el papel que juega la información y su procesamiento en las

organizaciones actuales. Diferenciar datos de información.

Identificar las diferentes fuentes de información para las organizaciones.

Diferenciar los distintos tipos de información útil en las organizaciones.

Identificar los aspectos organizacionales a tener en cuenta en el diseño de un adecuado plan de datos para la organización. Aplicar el pensamiento sistémico y los conceptos básicos de la teoría general de

sistemas a la gestión de los sistemas de información de las organizaciones. Diferenciar los distintos tipos de decisiones organizacionales y sus necesidades de información Identificar los aspectos organizacionales que influyen en el diseño de los sistemas de información Caracterizar los diferentes tipos de sistemas de información que se encuentran en las organizaciones actuales. Resolver situaciones prácticas, de mediana complejidad, de diseño de un plan de datos organizacional y diseño de sistemas de información para el nivel operativo y para el apoyo a la toma de decisiones.

organizacional y diseño de sistemas de información para el nivel operativo y para el apoyo a
organizacional y diseño de sistemas de información para el nivel operativo y para el apoyo a
organizacional y diseño de sistemas de información para el nivel operativo y para el apoyo a

Introducción

En la década de los noventa se han producido dos cambios importantes, que afectaron el entorno de las organizaciones. Uno de ellos es el fenómeno de la economía

global, el otro la transformación de las sociedades industriales a basadas en conocimiento

e información. Gracias a estos dos acontecimientos, surgen nuevos contextos para las

organizaciones y crece la importancia de la tecnología y los sistemas de información. Debemos tener en cuenta que la tecnología no ofrece soluciones, solo promesas. En los comienzos de la década del noventa, parecía que el desafío para las organizaciones estaba en incorporar tecnología de sistemas de información, pero en la actualidad se sabe que el desafío está en saber cómo administrar y desarrollar los sistemas de información para su utilización productiva.

Los sistemas de información proporcionan la solución institucional más importante

a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios. Para entender a los

sistemas de información, se debe conocer en amplitud las tecnologías de la organización, administración e información en los sistemas y su poder para dar soluciones a los retos que aparecen en los negocios.

Los sistemas de información de negocios reflejan las actividades de los administradores. Es importante advertir el rol de las decisiones en los diferentes niveles de la organización. Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de información y diferentes requerimientos del sistema. La tecnología de los sistemas de

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B información es una de las muchas herramientas de las que los administradores

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información es una de las muchas herramientas de las que los administradores disponen para enfrentar el cambio. La tecnología de información es el pegamento que mantiene unida a la información. Es el instrumento a través del cual el administrador controla y crea.

En la actualidad los sistemas de información juegan un papel estratégico en la vida de la organización. Los sistemas de información actuales afectan de manera directa cómo deciden los administradores, cómo planean los directivos y en muchos casos qué productos y servicios se producen y cómo se producen.

No obstante, debemos recordar que los sistemas de información son un recurso, no un fin en sí mismo, por ello esta unidad enfocará su atención en caracterizarlos en función de su utilidad, esto es en función del tipo de información que proporcionan y a quién va dirigida, según el nivel organizacional al que presten servicio. Para alcanzar una sólida comprensión de los sistemas de información, comenzaremos estudiando los conceptos en los que se basa un sistema de información:

Dato e Información. Veremos cuáles son las fuentes principales de información para las organizaciones y las técnicas para obtener información, para finalizar con una definición de sistema de información y sus componentes.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B ¿Qué es un sistema de información?. Un sistema de información (SI) puede

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

¿Qué es un sistema de información?.

Un sistema de información (SI) puede definirse como un grupo (o conjunto) de elementos (o componentes) interrelacionados, que interactúan entre sí, para apoyar a las actividades de la organización. A través de una serie de acciones como la captura, procesamiento, almacenamiento y distribución de la información útil, los sistemas de información contribuyen para apoyar la administración, la toma de decisiones, el control, análisis y visión de la organización.

¿Cuáles son sus elementos o componentes?.

Las personas de la organización que interactúan con el SI, es decir las personas que utilizan el sistema, tanto las que proporcionan los datos que el sistema necesita (secretarias, empleados de contaduría, capataces de planta, etc.), como las que reciben los resultados que el mismo produce (gerentes, administradores, contadores, empresarios comerciantes, productores).

Los datos que son introducidos al sistema, éstos datos son obtenidos de documentos, que se llaman fuente de datos, que pueden ser externos a la empresa o ser producidos por otros sistemas de la empresa, por ejemplo: facturas, informes de ventas, (son documentos fuente de datos internos), en cambio las listas de precios enviadas por proveedores, remitos (son fuentes de datos externas a la empresa).

Los procedimientos que son las normas que determinan cómo se elabora la información, los procedimientos reflejan la forma de trabajar de nuestra empresa, qué se hace y con qué finalidad, cuándo y quién lo hace, dónde y cómo.

Hace unos años podríamos haber dicho que éstos son todos los elementos que integran un SI, y hubiera sido la verdad. Pero hay en día, es difícil concebir un SI que no esté basados en el procesamiento computarizado de datos. A medida que los procedimientos han aumentado en complejidad, cuando crece el volumen de información para procesar, cuando las actividades comienzan a estar más interrelacionadas, la computadora complementa la capacidad de las personas.

La computadora, cuando decimos computadora nos referimos a la parte física (hardware), es decir, todo lo que se puede ver sobre el escritorio (la pantalla, el teclado, etc.) y parte de lo que no se puede ver porque se encuentra dentro del gabinete o tower (el disco, el microprocesador, etc.).

Los programas (o software), que a través de sus operaciones transformarán los datos en los resultados esperados Los programas reflejan muchos de los procedimientos de la empresa.

Los sistemas de información son parte de las instituciones, de hecho, para algunas sin información no habría negocio. Dentro de las instituciones, podemos encontrar diversos niveles y especialidades, reflejadas en la división del trabajo y la organización de la responsabilidad y autoridad.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Así como existen diferentes intereses, especialidades y niveles dentro de una organización,

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Así como existen diferentes intereses, especialidades y niveles dentro de una organización, también existen diferentes tipos de sistemas: estratégicos, de administración, de conocimiento y operativos. Los sistemas de nivel operativo, son aquellos que apoyan al registro y seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organización, como las ventas, compras, cobros, etc.

Dentro de la organización hay un flujo continuo de información entre las unidades de trabajo, que permite coordinar y controlar las actividades que se llevan a cabo. Los sistemas de información, generan gran parte de esta información regularmente. La información producida por estos sistemas debe ser conservada dentro de la organización. Los archivos y las bases de datos ([ArBD], Fantini) constituyen las herramientas informáticas para conservar (almacenar) datos/información, para su uso posterior.

Con frecuencia las personas relacionadas con el procesamiento de datos basado en computadora, usan los términos "dato" e "información" indistintamente, pero es importante notar que hacen referencia a conceptos diferentes, según el contexto en que se los utilice.

Datos

Los datos son hechos o conceptos aislados, los cuales, situados en un contexto significativo mediante una o varias operaciones de procesamiento, permiten obtener deducciones relacionadas con la evaluación e identificación de personas, eventos y objetos. Son el antecedente necesario para algún conocimiento. Los datos son por lo tanto los hechos o el material que origina la información.

La finalidad básica de recopilar y procesar datos es producir información. Si bien los datos son el elemento principal de la información, para quien los recibe no toda la información es igualmente oportuna o importante.

Información

La información se asocia con el conocimiento relevante comunicado por otros u obtenido como resultado del procesamiento de datos y adquirido por las personas para realzar el entendimiento y cumplir propósitos específicos.

La información se distingue de los datos en que éstos son mensajes en bruto y no evaluados, mientras que la información significa un aumento de conocimientos obtenido por el receptor. La información como resultado de la adición o el procesamiento de los datos, puede proporcionar un conocimiento o el entendimiento. Para la mayoría de las personas la información es el componente principal de sus decisiones, aunque por si sola no garantiza que dichas decisiones sean correctas. Solo el destinatario puede evaluar la significación y la utilidad de la información recibida.

Por ejemplo: los pedidos recibidos en el depósito dentro de un determinado periodo tendrán poco significado para el contador. Sin embargo los envíos por cobrar mandados

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B al deposito dentro del mismo periodo, constituyen información para el contador. Al

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

al deposito dentro del mismo periodo, constituyen información para el contador. Al gerente de ventas le interesan ambas cosas y al jefe de personal ninguna.

Idealmente, la información da a conocer el estado de las cosas, pero la percepción puede diferir notablemente entre los usuarios. El hecho de que la información contenga el mismo mensaje y sea comunicada de la misma manera y en el mismo momento no significa que será igualmente utilizada por los destinatarios. Esto significa que, la forma en que se utiliza la información depende en buena medida de la percepción, antecedentes y prejuicios del usuario.

La función primordial de la información y por lo tanto de un sistema de información, consiste en aumentar el conocimiento del usuario, o en reducir su incertidumbre, no le indica en forma directa lo que debe hacer, sino que reduce la gama de posibilidades para una decisión inteligente. Otra función de la información es proporcionar un conjunto de estándares, reglas de evaluación y de reglas de decisión para la determinación y comunicación de advertencias y retroalimentación para fines de control. Por ejemplo, quien debe tomar la decisión de invertir en un proyecto necesitará información que le permita controlar las operaciones que lo componen.

Tipos de datos

Según la intención o finalidad con la que los datos han sido recogidos, podemos clasificarlos en datos primarios o datos secundarios.

Datos primarios:

Son datos que proporcionan conocimiento de primera mano sobre el proceso o actividad que se está estudiando.

Datos secundarios:

Son aquellos que ya han sido relevados por otros, con algún fin.

Fuentes de datos

Ahora estudiaremos cuales son las posibles fuentes donde el se pueden buscar datos en y de las organizaciones.

Según si provienen de la empresa o de su contexto, los datos pueden clasificarse en internos o externos a la empresa.

Las fuentes de datos internos

Las fuentes de datos internos de la empresa son sus reportes, archivos, organigramas, cursogramas, personal, etc. Permiten relevar datos sobre políticas, planes, procedimientos de la empresa.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Las fuentes de datos externos Las fuentes de datos externos a la

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Las fuentes de datos externos

Las

fuentes

de

datos

externos

a

la

empresa

son

encuestas

de

opinión,

comerciales,

industriales, profesionales, legales, organismos de gobierno. Que proporcionan datos sobre la empresa y su contexto como el PBI, costo canasta familiar, sueldo mínimo promedio, etc.

necesidades

del

consumidor,

popularidad

competitiva,

publicaciones

Según el objetivo con el que han sido recogidos los datos, se pueden clasificar en datos de fuentes primarias o secundarias.

Hablamos de fuentes primarias cuando nos referimos a las que nos proporcionan datos de primera mano y de fuentes secundarias, cuando recurrimos a datos ya publicados o que sin haber sido publicados, fueron recopilados originariamente por otros. La importancia de esta distinción estriba en el crédito y confianza relativa que merecen los datos de estos dos tipos de fuentes.

Las fuentes primarias ofrecen la garantía del responsable de la recopilación; las fuentes secundarias, en términos generales, están sujetas a error en proporción a la distancia de su alejamiento de la fuente primaria; además de estar sujetas a error, como los producidos (involuntariamente) en los procesos de transcripción, reimpresión, copia, etc.

Técnicas para la obtención de datos

Hay diversas maneras de obtener datos acerca de las organizaciones y sus principales procesos, a las que denominaremos técnicas para la obtención de datos.

Técnicas para la obtención de datos primarios

La observación:

Consiste en la observación directa de los acontecimientos permite obtener información, por ejemplo, que ayude a eliminar problemas en un proceso. La ventaja es que se obtiene información directa, precisa, a la medida de las necesidades, pero la desventaja es que es costoso y se puede influenciar el medio que se está observando.

El experimento (simulación):

Permite condicionar el entorno para determinar el impacto frente a un evento en particular. Por ejemplo, medir el impacto de un informe (resumen versus detalle) variando la modalidad de información destinada a decisores con igual experiencia, educación, aptitud y actitudes, para evaluar distintas formas de presentar la información.

Encuesta/cuestionario/entrevista:

Permiten llegar directamente a las personas involucradas. La encuesta permite llegar a muchas personas.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B La entrevista consiste en recabar hechos (datos verificables) en forma verbal a

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

La entrevista consiste en recabar hechos (datos verificables) en forma verbal a través de preguntas en una forma de conversación, no un interrogatorio. El cuestionario es una de las modalidades de la encuesta cuya utilización requiere una atención especial con el fin de lograr la claridad y precisión en las preguntas, ya que el encuestado llena por sí mismo el cuestionario. Los cuestionarios pueden administrarse individualmente o a grupos. Tanto la técnica de la entrevista como la del cuestionario son procedimientos a los que suele considerarse como formas de encuesta, puesto que ambos son instrumentos que permiten la recopilación de datos mediante las respuestas de las personas interrogadas, llamadas también sujetos de la encuesta. En la entrevista, las respuestas son formuladas verbalmente y se necesita del entrevistador; en el procedimiento denominado de cuestionario, las respuestas son formuladas por escrito y no se requiere de la presencia del entrevistador: el encuestado llena por sí mismo el cuestionario.

Valoración subjetiva:

Se usa para obtener información de un experto. Por ejemplo: de los jefes de división o departamento, de consultores externos, de consejos profesionales, etc. Se pide que expida su opinión “experta” conocedora acerca de algún tema.

La recopilación documental Los documentos son hechos o rastros de “algo” que ha pasado, de ahí que como “testimonios” que proporcionan información, datos o cifras, constituyan un tipo de material muy útil. Como elemento de conocimiento o fuente de información son susceptibles de ser utilizados como consulta, estudio o prueba.

Técnicas para la obtención de datos secundarios

En el contexto de los sistemas de información, la encuesta y documental son técnicas de recogida de datos primarios o secundarios.

la recopilación

Ventajas y desventajas de las distintas fuentes de datos

Los datos primarios, son conocimiento de primera mano, se puede controlar las variables de interés, pero se puede influenciar, se puede llevar a conclusiones erróneas. La respuesta puede ser no confiable. Es generalmente un método costoso de relevamiento. Los datos secundarios: ya existen, son imparciales, suele haber gran volumen de datos, pero puede no ser útil (no representar las variables exactas que necesitamos medir) o no ser oportuna (llegar tarde). Es generalmente menos costosa de relevar que la información primaria.

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Referencias bibliográficas: F.C.E. - U.N.P.S.J.B Administración de los sistemas de Información. Organización y

Referencias bibliográficas:

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Administración de los sistemas de Información. Organización y Tecnología. Laudon & Laudon. Prentice Hall. 3ra. Ed. (1996). Sistemas de Información para la administración. J. A Senn. Ed. Iberoamerica (1990).

Lecturas obligatorias para el alumno:

Del libro Sistemas de Información para la administración. J. A Senn. Ed. Iberoamerica

(1990).

Capítulo 2: Conceptos de información administrativa o gerencial. Tipos de información. Atributos de la información. El valor de la información. Costo vs. Beneficio.

Del libro Administración de los sistemas de información. Organización y Tecnología. Kenneth Laudon y Jane Laudon. Prentice Hall Hispanoamericana. (1996)

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Actividades de autoevaluación F.C.E. - U.N.P.S.J.B 1.- Indique si las siguientes afirmaciones son V o

Actividades de autoevaluación

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

1.- Indique si las siguientes afirmaciones son V o F, según corresponda

La información primaria es la que ha sido reunida por primera vez para un fin particular

La información primaria es de mayor valor que la información secundaria

Los datos son hechos en bruto, son lo que origina la información

La información es conocimiento basado en datos a los cuales se les ha dado significado propósito y utilidad

2.- Asocie cada atributo de un elemento de información con su definición

Definición

Atributo

Mide con que grado representa la situación o estado real

A- Exactitud

Indica si la información proporciona al usuario todo lo que necesita saber de la situación

B-

Oportunidad

Indica la amplitud de los acontecimientos, lugares, etc., que representa la información

C-

Completitud

Indica si la información está disponible cuando se la necesita

D- Alcance

Mide cuan a menudo se requiere, recaba o produce un dato

E- Relevancia

Mide el grado de importancia que tiene la información para una situación en particular

Indica hacia que sucesos o actividades está orientada la información, presente, pasado, futuro

F- Frecuencia

Indica la amplitud de los acontecimientos, lugares, personas que representa la información

G-

Temporalidad

3.- Defina brevemente información

4.- Diferencie la información de apoyo de la información de planeación.

5.- Caracterice la información de situación.

6.- Defina experimento.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Respuestas de las actividades de autoevaluación 1.- Indique si las siguientes afirmaciones

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Respuestas de las actividades de autoevaluación

1.- Indique si las siguientes afirmaciones son V o F, según corresponda

V F V V
V
F
V
V

2.- Asocie cada atributo de un elemento de información con su definición

A

C

D

B

F

E

G

D

3.- La información se asocia con el conocimiento relevante comunicado por otros u obtenido como resultado del procesamiento de datos y adquirido por las personas para realzar el entendimiento y cumplir propósitos específicos.

4.-La información de apoyo permite saber el rendimiento alcanzado y si se va de acuerdo a lo planeado, en cambio la información de planeación incluye hipótesis en las cuales se basan los planes.

5.-La información de situación describe tanto los problemas presentes y las crisis como los avances, que permiten aprovechar las oportunidades de inmediato.

6.- El experimento (simulación) permite condicionar el entorno para determinar el impacto frente a un evento en particular. Por lo general se vale de programas que modelizan situaciones de la realidad, proporcionando facilidades para estudiar la incidencia de variaciones en las diversas variables intervinientes.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Actividades complementarias F.C.E. - U.N.P.S.J.B 1.- Investigue sobre los distintos tipos de preguntas para un

Actividades complementarias

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

1.- Investigue sobre los distintos tipos de preguntas para un cuestionario y/o entrevista y las ventajas/desventajas de cada una.

2.- Escriba un cuestionario de no más de 10 preguntas, que le permita conocer cuales son los requerimientos para aprobar Procesamiento de datos, considerando que la materia se puede aprobar por promoción sin examen final o por examen final.

3.- Investigue las posibles de fuentes de información, para la recopilación documental que le permitan obtener información acerca de los requerimientos legales para iniciar una actividad productiva, relacionada con la industria alimenticia, en la zona.

Recuerde enviar estas actividades complementarias a su Tutor.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS: CONCEPTOS BÁSICOS. Sistema: Un sistema es un conjunto

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS: CONCEPTOS BÁSICOS.

Sistema:

Un sistema es un conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos, que interactuan entre si, con un objetivo determinado.

La característica principal de un sistema consiste en estar compuesto por partes que interactúan entre si, que se relacionan de alguna manera y que pueden ser descriptos en términos de sus atributos o de sus partes componentes.

Las relaciones a las que nos referimos son aquellas que "amarran" al sistema, son los lazos de interacción a través de los cuales las partes modifican a otras y son modificadas a su vez, dando esto como resultante la conducta del sistema. Por esta razón, estas relaciones constituyen la verdadera esencia del sistema y su ruptura trae consigo la ruptura del sistema como tal.

Ej: sistema MATRIMONIO, componentes: esposos, ruptura: DIVORCIO, el sistema matrimonio no existe más.

Un CURSO UNIVERSITARIO, como este, está compuesto por elementos (docentes, estudiantes, concocimiento) que en conjunto tienen como objetivo ALCANZAR LOS APRENDIZAJES específicos propuestos.

Una COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO, está compuesto por elementos (lámpara, columna, célula fotoeléctrica, cables) que en conjunto tienen como objetivo ILUMINAR LA CALLE en la que se encuentra.

AMBIENTE ENTRADAS SALIDAS PROCESO DE TRANSFORMACIÓN LIMITES DEL SISTEMA Elementos:
AMBIENTE
ENTRADAS
SALIDAS
PROCESO DE
TRANSFORMACIÓN
LIMITES DEL SISTEMA
Elementos:

Son los componentes del sistema. Pueden ser o no subsistemas, pueden ser vivientes, no vivientes o de ambos.

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Proceso de conversión: F.C.E. - U.N.P.S.J.B Los sistemas organizados está dotados de un proceso de

Proceso de conversión:

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Los sistemas organizados está dotados de un proceso de conversión, por el cual los elementos del sistema pueden cambiar de estado. El proceso de conversión cambia elementos de entrada en elementos de salida. Generalmente, estos procesos de conversión agregan valor y utilidad a las entradas, al convertirlas en salidas. Si restan, entonces impone costos e impedimentos (podemos decir que es inviable, llevará al sistema a su muerte)

CURSO: proceso de enseñanza-aprendizaje

COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO:el proceso que alterna el encendido/apagado de la luz.

Entradas y recursos:

Las entradas son los elementos sobre los cuales se aplican los recursos en el proceso de conversión.

Entradas:

CURSO: estudiantes con un determinado nivel de conocimiento en un tema

COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO: energía eléctrica

Recursos:

CURSO: docentes, conocimiento

COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO: cables, lámpara, célula fotoeléctrica,

Salidas o resultados:

Las salidas o resultados son los productos que se generan durante el proceso de conversión, y que el sistema envía al medio.

CURSO: estudiantes que han modificado su nivel de conocimiento en ese tema

COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO: encendido/apagado de la luz.

Contexto o ambiente:

Es el conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen e influyen en el sistema. Sobre estos el sistema no tiene control ni poder de decisión. Existe una relación mutua entre el ambiente y el sistema, ya que el ambiente condiciona al sistema, el cual a

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B su vez, aunque en menor medida, vuelca en el ambiente la influencia

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

su vez, aunque en menor medida, vuelca en el ambiente la influencia que surge de sus procesos internos.

CURSO:los otros cursos de la Carrera Universitaria

COLUMNA DE ALUMBRADO PÚBLICO: calle, casas, claridad ambiente, otras columnas cercanas.

Límites o fronteras:

Por frontera del sistema queremos entender aquella línea que separe el sistema de su entorno (o supersistema) y que define lo que le pertenee y lo que queda fuera de él. La determinación de los límites del sistema, puede ser un problema díficil de resolver, porque depende fundamentalmente de responder claramente a ¿qué es lo que queremos observar o estudiar?

Interfaces

Una interface puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro, o entre el sistema y su ambiente. El sistema a través de sus interfaces transfiere energía, materiales, dinero, información con los sistemas de su ambiente.

Propiedades de los sistemas

Los sistemas pueden clasificarse según algunas propiedades. Estas propiedades y supuestos acerca de su naturaleza, determinan el enfoque científico y la metodología que se emplearán para su estudio.

Clasificación de los sistemas según sus propiedades

Los sistemas físicos (concretos) o abstractos o artificiales.

Un sistema físico (concreto) es un conjunto de elementos materiales que operan organizadamente para lograr un objetivo o alcanzar una meta común. Los sistemas físicos exponen actividades o comportamientos y sus partes interactuan para lograr un objetivo. En los sistemas físicos, los límites surgen más claramente, al ser éstos una demarcación natural, determinada por la estructura básica del sistema y por sus objetivos y fines. En una computadora (si nos interesa estudiarlas físicamente) la parte exterior del teclado, monitor y gabinete, serán los límites.

Un sistema abstracto es una creación humana, es una disposición conceptual y ordenada de ideas: los sistemas religiosos, sociales, culturales son sistemas abstractos. En un sistema abstracto, los límites son determinados de acuerdo al nivel de precepción, intención, objetivos y conocimiento del observador respecto al funcionamiento interno del sistema.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Es posible hacer varios intentos de definición hasta que por fin encontremos

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Es posible hacer varios intentos de definición hasta que por fin encontremos una que encierre nuestra unidad de análisis y sus principales interrelaciones con el medio (incluyendo aquellas fuerzas de su medio que pueden modificar, y de hecho modifican la conducta de esa unidad de análisis).

Un sistema de información es un sistema abstracto Los sistemas vivientes o no vivientes.

Los sistemas vivientes están dotados de funciones biológicas como nacimiento, crecimiento, muerte y reproducción. Los sistemas abiertos o cerrados

Un sistema cerrado es un sistema que no tiene medio -es decir, no hay sistemas externos que lo alteren o modifiquen, o que incidan en él. Un sistema abierto es aquel que posee medio, es decir, posee otros sistemas con los cuales se relaciona, intercambia y comunica. Todos los sistemas vivientes son sistemas abiertos.

Entropía, incertidumbre, información

Otro concepto importante relacionado con los sistemas es de entropía, que es una medida de desorden (proviene de la segunda ley de la termodinamica). Desde la teoría general de sistemas, y para los sistemas abiertos, que son los que nos interesa estudiar, se la relaciona con la incertidumbre que prevalece en uan situación de elección con muchas alternativas distinguibles. Por lo general este desorden se observa en las comunicaciones. La entropía o el desorden o incertidumbre se reduce obteniendo información. Necesito información para descartar alternativas, hasta llegar a quedarme con la elección final. Una vez que he elegido una alternativa, la entropía se reduce a cero, ya no hay incertidumbre.

Retroalimentación

Recordemos que nos interesan los sistemas abiertos. Los sistemas abiertos desarrollan procesos dinámicos, esto es que sus procesos no son siempre iguales sino que sufren cambios con el tiempo. Estos cambios se objservan por lo general es su comportamiento y son los que los llevan a crecer y expandirse, de otro modo estarían condenados a muerte. Hemos hablado ya que todo sistema tiene un objetivo, tiene un propósito. Todo sistema desarrolla una conducta, que depende de sus entradas, que lo lleva a alcanzar su propósito u objetivo.

Pero, cómo sabe un sistema si está alcanzando sus objetivos?

Para ello, toma información acerca de sus salidas reales y las compara con las esperadas.

de esta comparación lo ingresa como información de

retroalimentación o feedback al sistema. Esta información, el sistema la utiliza para tomar decisiones, puede ser deba realizar correcciones en el proceso de conversión, para que

El

resultado

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B las salidas se acerquen al objetivo, puede ser que la información obtenida

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las salidas se acerquen al objetivo, puede ser que la información obtenida sea de confirmación de que se está bien encaminado hacia el objetivo, en cuyo caso el sistema no modifica su proceso de conversión y sigue por el mismo rumbo.

Principio de sinergia

El principio de sinergia nos dice que el todo es algo más que la suma de las partes. Los sistemas tienen esta propiedad, se dice que sus componentes son sinérgicos, puesto que analizando las partes por separado sin tener en cuenta el todo, no tenemos una visión del sistema total y además porque si eliminamos una de sus componentes, el sistema no funciona. Si encontramos algún elemento -en el sistema- que no tenga esta propiedad, no debía formar parte del sistema, era irrelevante, innecesario. Suelen darse como producto de un mal análisis del sistema.

Principio de recursividad

Podemos entender por recursividad, que un sistema, esté compuesto de partes con características tales que son a su vez sistemas. Hablamos entonces de sistemas, subsistemas y suprasistemas.

Lecturas relacionadas.

Se recomienda leer las referencias indicadas, donde se encontrarán las definiciones aquí tratadas y ejemplos adicionales, que contribuirán a aclarar estos conceptos, y no olvide que puede consultar con su Tutor todas las inquietudes que se le presenten.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS. John van Gigch. Editorial Trillas. 1995

INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS. Oscar Johansen Bertoglio. Editorial Limusa. 1980.

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Actividades de aplicación práctica: Ejercicio Nº1: F.C.E. - U.N.P.S.J.B Considere como objeto de estudio, según

Actividades de aplicación práctica:

Ejercicio Nº1:

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Considere como objeto de estudio, según la teoría general de sistemas, un automóvil, cuyo objetivo es servir como medio de transporte para personas, para cada elemento diga si es subsistema o parte:

a) Volante

b) Carrocería

c) Paragolpes

d) Frenos

e) Dirección

f) Parabrisas

g) Puerta

h) Caja de cambio

Ejercicio Nº 2:

Idem anterior, considerando el auto como un sistema mecánico.

Ejercicio Nº 3:

En los siguientes casos describa que tipo de sistema es (concretos, abstractos, abiertos, cerrados, viviente, no viviente). Describa claramente un posible objetivo de análisis y En función de ese objetivo propuesto en el item (b), describa: contexto, partes, subsistemas, Sistemas: .

a) El cuerpo humano

b) Un semáforo

c) Un equipo de fútbol

d) La clase de Introducción al Análisis de Sistemas

e) Su familia

f) Un reloj a pila

Ejercicio Nº 4:

En cada uno de los casos siguientes describa si se trata de una entrada, una salida o ninguna de ellas, teniendo en cuenta desde dónde se analiza el sistema.

a) El boleto de un viaje para el sistema de transportes, desde la visión de la empresa que lo emite.

b) El boleto de un viaje para el sistema de transportes, desde la visión del pasajeto que lo compró.

c) Una instrucción de un programa, desde la visión del programador que construyó el programa.

d) Una instrucción de un programa, desde la visión del compilador.

e) Datos de investigación de mercado sobre las opiniones de los consumidores sobre un producto, para la fábrica del producto.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B f) Datos de investigación de mercado sobre las opiniones de los consumidores

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f) Datos de investigación de mercado sobre las opiniones de los consumidores sobre un producto, para los fabricantes de productos similares -esto es, para la competencia-

g) El sonido del timbre de una casa, para los habitantes de la casa.

h) El sonido del timbre de una casa, para los vecinos

i) Una carta, para el que la emite.

j) Una carta, para el que la recibe.

k) Una carta, para el cartero.

l) Una carta, para el correo.

Ejercicio Nº 5:

Enumere objetos que se encuentran en el entorno de los siguientes sistemas desde el punto de vista que se indica en cada caso.

a) Un cajero automático bancario, desde el punto de vista del cliente del banco que es usuario.

b) Un comercio de calzado, desde el punto de vista de su propietario.

c) Un sistema de registración contable, desde el punto de vista del contador.

d) Un lenguaje de programación, desde el punto de vista de un programador.

Recuerde enviar estas actividades de aplicaciones prácticas a su Tutor.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACIÓN Introducción El estudio y desarrollo de los

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LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACIÓN

Introducción

El estudio y desarrollo de los sistemas de información requiere que nos familiaricemos con varias disciplinas. Para poder implantar eficazmente sistemas de información administrativa, es necesario conocer bien a las organizaciones, a las personas que trabajan en ellas y la conducta organizacional. La administración, representa una manera de resolver problemas en las organizaciones, los sistemas de información deben corresponder a las necesidades de la organización o de lo contrario serán rechazados, por ello, será necesario que manejemos algunos conceptos de administración.

La tendencia para organizar o cooperar en relaciones interdependientes es inherente a la naturaleza del hombre. Las actividades organizadas en nuestros días oscilan entre los grupos informales, grupos formales y organizaciones altamente estructuradas. Las actividades militares y religiosas fueron las primeras que se convirtieron en organizaciones formales, desarrollaron sistemas muy elaborados que han persistido desde entonces con algunas modificaciones.

El gobierno y los negocios son

otras esferas de actividad las cuales han

desarrollado organizaciones formales para el logro de tareas específicas. El hombre se asocia a muchas organizaciones de voluntarios en sus tiempos libres (recreativas, filantrópicas, etc.)

Concepto y definición de organización

Los estudiosos han elaborado muchas y diferentes definiciones de organización, de acuerdo con sus conocimientos y puntos de vista, según los cuales la organización es más relevante y/o importante.

“Organización: sistema social que está estructurado para el logro de un tipo particular de metas; la consecución de dichas metas es al mismo tiempo el desempeño de un tipo de función en razón de ser de un sistema más inclusivo, la sociedad” (Parsons).

“Las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones humanas deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos. Corporaciones, ejércitos, escuelas, hospitales, iglesias y prisiones se encuentran entre ellas; tribus, clase grupos étnicos, grupos de amigos y familias se excluyen del concepto” (Etzioni).

“Una organización es:

1)Un sistema con algún propósito, el cuál 2)es parte de uno o más sistemas con algún propósito y 3)en el cual algunas de sus partes (las personas, por ejemplo) tienen sus propios propósitos”. (Ackoff)

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Una organización, en el sentido más amplio, es un acuerdo entre personas

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Una organización, en el sentido más amplio, es un acuerdo entre personas para cooperar en el desarrollo de alguna actividad. El acuerdo puede ser informal o formal.

Un acuerdo formal consiste en una sociedad constituida de acuerdo con la ley, que ha establecido formalmente sus objetivos y en los estatutos ha definido sus funciones y el número de sus directivos.

Como se estableció previamente, el comportamiento de las organizaciones se orienta hacia ciertas metas. Por lo tanto, se deduce que el comportamiento de la organización se dirige hacia objetivos concretos que, más o menos, sobreentendieron los miembros del grupo. Las organizaciones utilizan conocimientos y técnicas para la consecución de sus tareas. La organización implica actividades estructurales e integradas, es decir, gente que trabaja junta o coopera en relaciones interdependientes.

La noción de interrelaciones

presupone un sistema social. Por ello se puede

afirmar que “las organizaciones:

1)se orientan hacia ciertas metas, gente con un propósito; 2)establecen sistemas psicosociales, gente que trabaja en grupos; 3)conviven con sistemas tecnológicos, gente que utiliza conocimientos y técnicas; y 4)implican la integración de actividades estructurales, gente que trabaja junta”. (Kast y Rosenzweig)

Concepto y definición de administración

Se denomina ADMINISTRACIÓN al proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas que trabajan juntas, en grupos, alcanzan con eficiencia las metas seleccionadas.

La administración comprende la coordinación de personas y recursos materiales para el logro de los objetivos. La administración involucra un proceso de planificación, organización y control de actividades. La administración también implica tomar decisiones, para establecer objetivos, en los distintos niveles de la organización. En este proceso el flujo de información es esencial. Este proceso involucra conocer el pasado, estimar el futuro, y la retroalimentación periódica.

Administrar es instrumentar un sistema de información – decisión para coordinar los esfuerzos y mantener el equilibrio dinámico del sistema.

La organización vista como un sistema

operacionalmente

organizaciones:

Hay un objetivo explícito o implícito por cuyo logro trabajan los participantes Existe algún patrón de autoridad y responsabilidad entre los participantes. Hay por lo general, involucrados algunos elementos no humanos.

Se

puede

pensar

sobre

los

elementos

comunes

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a

las

F.C.E. - U.N.P.S.J.B Hay muchas decisiones (de rutina y estratégicas) involucradas en la administración de

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Hay muchas decisiones (de rutina y estratégicas) involucradas en la administración de los recursos humanos y no humanos. Observemos que en la definición operacional de una organización, que acabamos de presentar, hemos empleado muchos de los elementos que utilizamos en la definición de administración. Esto quiere decir que organización y administración son conceptos interconectados

Retomando la idea que plantea la definición de organización de Kast y Rosenzweig, consideramos a la organización como un sistema sociotécnico abierto. Dicho sistema recibe insumos de energía, información y materiales del medio, los transforma y los regresa en forma de productos. Desde este punto de vista una organización no es simplemente un sistema técnico o social. Más bien, es la estructuración e integración de actividades humanas alrededor de distintas tecnologías. Las tecnologías afectan el tipo de insumos requeridos por la organización, la naturaleza de los procesos de transformación y los productos obtenidos del sistema. Sin embargo, el sistema social determina la efectividad y eficiencia de la utilización de la tecnología.

Se puede considerar que la organización interna está compuesta por varios subsistemas principales:

interna está compuesta por varios subsistemas principales: 1 2 4 3 1 Subsistema de metas y
1 2 4 3
1
2
4
3

1 Subsistema de metas y valores

2 Subsistema psicosocial

3 Subsistema técnico

4 Subsistema estructural

Flujo de entrada/salida de materiales, energía e información Subsistema Administrativo

Suprasistema Ambiental

Las metas y valores organizacionales son dos de los más importantes subsistemas. La organización toma muchos de sus valores del medio sociocultural. Una premisa básica es que la organización, como un subsistema e la sociedad, debe cumplir con ciertos objetivos, que son determinados por el sistema general. La organización realiza una función para la sociedad y si desea tener éxito en la recepción de insumos, debe conformarse a los requerimientos de la sociedad.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo

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El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. Este subsistema está determinado por las tareas requeridas por la organización y varía de acuerdo con el tipo particular de actividades. La tecnología para fabricar automóviles difiere significativamente de la que se utiliza en una refinería de petróleo o en una compañía electrónica. De manera semejante, los requerimientos de tareas y la tecnología de un hospital son diferentes de una universidad. El subsistema técnico es conformado por la especialización de conocimientos y por las habilidades requeridas, por el tipo de maquinaria y el equipo de que se dispone por la distribución de servicios. La tecnología afecta la estructura de la organización y su subsistema psicosocial.

Cada organización tiene un subsistema psicosocial que está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema es formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones de status y de papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia. También es afectado por los sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de los miembros de la organización. Obviamente, el subsistema psicosocial recibe influencia de las fuerzas del medio externo así como por las tareas, tecnología y estructura de la organización interna. Estas fuerzas establecen el “clima organizacional”, dentro del cual los participantes humanos desarrollan sus papeles y actividades. Por lo tanto, se debe esperar que los sistemas psicosociales difieran significativamente entre las diversas organizaciones. Ciertamente el medio para el “hombre que trabaja en una línea de ensamble” es diferente al del científico en un laboratorio o al médico de un hospital.

La estructura se refiere a la manera en que están divididas las tareas de la organización (diferenciación) y coordinadas (integración). En el sentido formal, la estructura se establece mediante los organigramas en las organizaciones, por la descripción de las posiciones de trabajo y por las reglas y procedimientos. También tiene que ver con los patrones de autoridad, comunicación y flujo de trabajo. La estructura organizacional facilita las bases para la formalización de lar relaciones entre los subsistemas técnicos y psicosociales. Sin embargo, se debe destacar que este enlace no es de n8inguna manera completo y que deben ocurrir muchas interacciones e interrelaciones entre los subsistemas técnico y psicosocial que se apartan de la estructura formal.

El subsistema administrativo involucra toda la organización que relaciona a la organización con su medio, establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

Cada uno de estos subsistemas fue objeto de estudio de alguna de las ramas de la administración. La teoría administrativa tradicional recalcaba los subsistemas estructural y administrativo y se preocupaba por el desarrollo de principios. Los estudiosos de las relaciones humanas y los científicos de la conducta destacaban el subsistema social y concentraban su atención en la motivación, dinámica de grupos y otros factores relacionados. La escuela de la ciencia de la administración hacía hincapié en el subsistema técnico, los métodos cuantitativos para tomar decisiones y los procesos de control. Por lo tanto cada enfoque de la organización y la administración ha tendido a destacar un subsistema particular, menospreciando los otros. El enfoque moderno de la

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B organización como un sistema sociotécnico abierto considera a todos estos subsistemas primarios

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organización como un sistema sociotécnico abierto considera a todos estos subsistemas primarios y sus interacciones.

La base de la estructura de las organizaciones

Centralización y descentralización son criterios que se utilizan para distribuir la autoridad. Ejercer autoridad significa ejercer el criterio para tomar decisiones e impartir instrucciones. Descentralizar es la tendencia a dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura. No existe la centralización ni la descentralización absolutas, siempre algo se delega y algo se conserva. En toda organización, que no sea unipersonal, existe delegación.

El dueño de un negocio, en el que trabaja él sólo, no delega nada a otros, él decide y hace todo. Pero si contrata a uno o dos empleados, ya comienza a delegar ciertas funciones. La delegación posibilita la realización del trabajo por intermedio de otro.

En la organización se delegan decisiones y actividades operativas. La delegación de decisiones de denomina descentralización y la delegación de actividades operativas departamentalización. De tal manera la descentralización determina la estructura vertical de la organización, definiendo niveles que quedan configurados por el tipo de decisiones que se les delegan y la departamentalización, establece la estructura horizontal de la organización, en la medida que especifica la división de tareas entre distintos sectores que la componen.

Descentralización

Tradicionalmente en las organizaciones se concebía que mientras los niveles inferiores de la estructura se ocupaban de realizar las tareas operativas, los niveles superiores se dedicaban a decidir que harían sus subordinados, programar sus actividades y coordinar entre los distintos sectores dependientes, asignar recursos y controlar su cometido. En la actualidad, se tiende a dar más autonomía a quienes ejecutan; si bien las funciones de los niveles superiores no ha variado demasiado.

La delegación de decisión se concibe en la organización como un proceso descendente, en el que alguien cede la atribución de decidir a otros que dependen de él,

a través de una secuencia jerárquica, cuyo proceso de decantación viene dado por la

aptitud formal o informal con que , en cada caso, el subordinado pude hacer frente a la discrecionalidad que el proceso decisorio delegado implica. Un uncionario tiene discrecionalidad decisoria cuando está autorizado a realizar tareas de dirección, cuando puede planificar sus propias decisiones.

La descentralización se puede llevar a cabo con una amplia gama de combinaciones o intensidades, que oscilan entre lo que se denomina fuertemente centralizado y lo fuertemente descentralizado. La descentralización puede implicar la delegación, de mayor a menor, de objetivos

y metas, políticas y criterios de decisión, decisiones y planes, acciones operativas. El

optar por algún grado de descentralización no admite soluciones rígidas, en la mayoría de las situaciones se trata de una combinación de la apreciación de las circunstancias con el

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B sentido común. Obviamente, ninguno de los extremos se aplica en forma pura

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sentido común. Obviamente, ninguno de los extremos se aplica en forma pura y por lo tanto la mejor opción suele situarse en algún punto medio. La política de descentralización, no es estática, está en constante revisión y movimiento. Podemos decir que, una buena gestión descansa sobre la centralización de las decisiones de política y del control y sobre una amplia descentralización de las responsabilidades y las decisiones operativas. Las ventajas de la descentralización pueden resumirse en mayor rapidez en la detección de las necesidades y amenazas, así como en la toma de decisiones en respuesta a situaciones cambiantes; en la formación de hombres acostumbrados a decidir, que permita cubrir los cargos superiores de la organización; y en un mejor clima interno debido a la mayor participación. Como desventajas encontramos que los objetivos organizacionales, a veces se ven obstaculizados por subobjetivos ajenos a los fines de la organización debido a deslealtades; se requiere de tiempo para solucionar problemas no programados; la gerencia media puede resultar poco estructurada e impredecible, lo que puede conducir a un clima de inseguridad acerca de los resultados de la gestión. Como contrapartida, la centralización permite mayor concentración de los objetivos organizacionales, estructurar mejor la gerencia media y se facilita la coordinación lo que permite explorar mejor la sinergia potencial de las unidades de los niveles inferiores.

Más allá de las ventajas de mayor o menor centralización, lo ciento es que el las últimas décadas de siglo XX se ha evolucionado hacia un gradual aumento de la descentralización, se ha pasado de objetivos impuestos, decisiones emanadas de la cumbre, jerarquía y burocracia hacia un enfoque que implica fomento de la autonomía, autorrealización, participación de los trabajadores, objetivos compartidos, consenso.

Los niveles en la organización.

Toda actividad humana organizada, da origen a dos requerimientos fundamentales: la división del trabajo entre varias tareas a desempeñar, y la coordinación de estas tareas para consumar las actividades.

La estructura de una organización puede ser definida simplemente como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda su coordinación entre esas tareas.

Analicemos la construcción del escritorio del aula, un primer análisis de una posible división del trabajo nos puede llevar a identificar dos grandes tareas: la construcción de la estructura metálica y la elaboración de la tapa de madera. Si observamos más en detalle, podremos ver que las partes metálicas están soldadas y que la madera está cubierta con una lámina de formica, por lo que podemos encontrar las siguientes tareas:

cortar los hierros, soldarlos, cortar la madera, cortar la formica, pegar la formica en la madera, atornillar la madera a la estructura.

La coordinación, no es tan fácil de observar a simple vista, la coordinación se refiere tanto a la coordinación entre las tareas como a su control.

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Para coordinar el trabajo se requiere: ajuste mutuo, F.C.E. - U.N.P.S.J.B supervisión directa, estandarización de

Para

coordinar

el

trabajo

se

requiere:

ajuste

mutuo,

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

supervisión

directa,

estandarización de procesos de trabajo, estandarización de producciones de trabajo y estandarización de destreza de trabajadores

El ajuste mutuo, logra la coordinación de trabajo por el simple proceso de la comunicación informal, el éxito de la empresa depende de la habilidad de las personas para adaptarse unos a otros.

La supervisión directa, logra la coordinación al tener una persona que toma la

responsabilidad por el trabajo de otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones.

El

trabajo

puede

ser

coordinado

sin

supervisión

directa

a

través

de

la

estandarización.

Por

ejemplo

en

una

línea

de

ensamblaje

de

automotores,

la

coordinación se logra a través de la estandarización.

Se dice que los procesos de trabajo son estandarizados cuando los contenidos

del trabajo están especificados o programados. Un ejemplo simple, las instrucciones para armar un juguete: una la parte A con la parte B por donde indica la flecha, de modo que

coincidan los orificios X, tome el tornillo e inserte en el orificio X, etc

ejemplo del escritorio, se dispone de un plano que indica cómo ensamblar las partes y además existe un orden para llevar a cabo este ensamblaje.

Continuando con el

Las producciones son estandarizadas cuando el resultado del trabajo está especificado, como por ejemplo, las dimensiones del producto o su desempeño. Al herrero no se le dice como cortar los materiales, se le especifica el largo que deben tener los fierros del escritorio, lo mismo ocurre con las dimensiones de la tapa de madera.

La estandarización por destreza (conocimiento) se dan cuando se especifica el tipo de capacitación que se requiere para efectuar el trabajo: ser herrero, ser carpintero, etc

En una organización, se observan algunos (a veces todos) estos mecanismos de coordinación, la mezcla de gran parte de estos mecanismos se refleja en la estructura formal, lo documentado, la relación oficial entre los miembros de la organización. Pero en las organizaciones ocurren otras cosas, relaciones no oficiales dentro del grupo de trabajo, la estructura informal, que pone de manifiesto la relevancia del ajuste mutuo como mecanismo importante para lograr el éxito en las relaciones humanas.

La estructura formal se refiere a la estructura intencional de roles.

La estructura informal se refiere a las relaciones establecidas en el grupo de personas, que pueden ayudar al logro de las metas organizacionales. Es mucho más fácil solicitar ayuda para resolver un problema de la organización a alguien a quien se conoce personalmente que a quien se conoce sólo como un nombre en el organigrama. La estructura informal, es la red de relaciones personales y sociales no establecidas o requeridas por la organización formal, que se producen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Las partes principales de la organización

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Las organizaciones están estructuradas como dijimos, para definir los roles y también

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Las organizaciones están estructuradas como dijimos, para definir los roles y también para establecer las interacciones entre las partes y los flujos (de autoridad, de responsabilidades, de información). Estas relaciones no siempre toman una forma lineal.

Así, podemos considerar cinco grandes partes en una organización. En la base se encuentran sus operarios, son aquellas personas que ejecutan el trabajo básico de producir los productos y brindar los servicios. Ellos forman el núcleo operativo.

Los operarios realizan cuatro funciones principales:

a) aseguran los insumos para la producción (ej. Departamento de compras, departamento de recepción)

b) transforman los insumos en productos (ej: taller de carpintería, línea de ensamblaje, educación de los alumnos)

c) distribuyen los productos (ventas, entregas)

d) proveen apoyo directo a las funciones de entrada, transformación y producción (mantenimiento de máquinas, inventario de materias primas, no docentes)

A medida que la organización crece y adopta una división del trabajo más

compleja entre sus operarios, necesita de supervisión directa, es necesaria la presencia de un gerente, que denominaremos cumbre estratégica.

La cumbre estratégica se encarga de asegurar que la organización cumpla con su

misión de manera efectiva y también que satisfaga las necesidades de aquellos que la controlan o que, de una u otra forma, tienen poder sobre la organización como lo son sus propietarios, agentes de gobierno, sindicatos. Para ello deben manejar las relaciones de la organización con su ambiente.

Y a medida que la organización se vuelva más elaborada, se requieren más

gerentes, se crea la línea media, una jerarquía de autoridad entre el núcleo operativo y la

cumbre estratégica. Estos gerentes son quienes tienen la autoridad directa sobre los operarios (por ej. Capataces de planta). Tienen estrecho contacto con el personal, recogen información “retroalimentada” en el desempeño de su unidad y pasan el parte a los gerentes, intervienen en las decisiones que requieren autorizaciones para los proyectos que se implementan en su unidad.

A medida que evoluciona el proceso de elaboración la organización gira a ser cada vez más estandarizada para coordinar el trabajo. Esta estandarización recae en otra gente llamada a menudo tecnoestructura, que están fuera de jerarquía de autoridad de línea.

Este nivel incluye analistas de estudio de trabajo (ingenieros industriales) que estandarizan los procesos de trabajo. Analistas de planeamiento y control (control de calidad, contadores, programadores de producción), que estandarizan las producciones y analistas de personal (entrenadores y reclutadores) que estandarizan las destrezas.

Finalmente, a medida que crece más la organización, se tiende a agregar unidades de “staff” de apoyo, que tiene por finalidad proveer servicios indirectos, como por ejemplo un departamento de asesoramiento legal, un departamento de relaciones públicas, un departamento de seguridad. Estas funciones se encuentran fuera de la corriente de trabajo operacional.

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CUMBRE ESTRATÉGICA LÍNEA MEDIA TECNOESTRUCTURA STAFF DE APOYO NÚCLEO OPERATIVO F.C.E. - U.N.P.S.J.B Enfoque de

CUMBRE ESTRATÉGICA

CUMBRE ESTRATÉGICA LÍNEA MEDIA TECNOESTRUCTURA STAFF DE APOYO NÚCLEO OPERATIVO F.C.E. - U.N.P.S.J.B Enfoque de
LÍNEA MEDIA
LÍNEA
MEDIA

TECNOESTRUCTURA

STAFF DE APOYO

NÚCLEO OPERATIVO

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Enfoque de sistemas en las organizaciones

Recordemos, que un sistema es un todo unitario organizado constituido por dos o más partes, componentes o subsistemas y delineado por límites identificables de su ambiente. La teoría de los sistemas proporciona un esquema de mayor significado conceptual para la teoría organizacional y la administrativa: un método de análisis y síntesis en un medio complejo y dinámico. Estudia las interrelaciones entre los subsistemas, así como las interrelaciones entre el sistema y el suprasistema, también provee un medio para el entendimiento de los aspectos sinergéticos (el todo es mayor que o al menos diferente a la suma de sus partes). Este esquema conceptual nos permite considerar las organizaciones-individuos, dinámica de grupos pequeños y fenómenos de grupos grandes –dentro de las restricciones de un sistema ambiental externo-. En este contexto hemos definido a una organización como:

Un sistema inserto en su medio y orientado hacia ciertas metas –gente con un propósito, incluyendo un subsistema técnico –gente que utiliza conocimientos, técnicas, equipo e instalaciones-, un subsistema estructural –gente que trabaja junta en actividades integradas-, un subsistema psicosocial –gente que se interrelaciona socialmente-; que es coordinado por un subsistema administrativo –que planifica y controla el esfuerzo global-.

Propiedades del sistema organizacional

Las organizaciones son sistemas artificiales inventados por el hombre, imperfectos, pueden desaparecer en cualquier instante o sobrevivir siglos. El vínculo que los mantiene unidos es esencialmente psicológico (no biológico), por ello se los caracteriza como sistemas sociales. Los sistemas sociales se basan en actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hábitos y expectativas de los seres humanos. Tienen estructura, pero de eventos más que de componentes físicos, y no pueden separarse de los procesos del sistema. El hecho de que sean inventados por seres humanos sugiere que pueden establecer una variedad infinita de objetivos y que no

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B siguen los mismos patrones de los ciclos de vida como el nacimiento,

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siguen los mismos patrones de los ciclos de vida como el nacimiento, madurez y muerte de los biológicos.

Considerar a las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere que existen límites que los separan del medio. El concepto de límites ayuda a entender la distinción entre sistemas cerrados y sistemas abiertos. El sistema cerrado tiene límites rígidos e impenetrables, mientras que los abiertos tienen límites permeables entre el propio sistema y el suprasistema general. “Los límites son las líneas o regiones de demarcación para la definición de las actividades apropiadas del sistema. Los límites constituyen barreras para muchos tipos de interacciones entre la gente dentro y fuera, pero incluyen algunos dispositivos que facilitan ciertos tipos particulares de transacciones necesarias para el funcionamiento de la organización”.

Los límites establecen el dominio de las actividades de la organización. Se pueden identificar en un sistema físico, mecánico o biológico. En una organización social, no se pueden definir tan fácilmente ya que principalmente están determinados por las funciones y actividades de la organización. Esta se caracteriza por sus límites más bien ambiguos y de gran permeabilidad. A menudo, en el estudio de las organizaciones sociales, trazar los límites es un asunto de conveniencia y estrategia. Por lo tanto, al estudiar un pequeño grupo de trabajo se pueden establecer límites artificiales para incluir únicamente las actividades del propio grupo y se pueden considerar las interacciones con otros grupos fuera de estos límites. O bien se pueden establecer límites para abarcar un departamento completo, una división, una compañía, una industria o todo un sistema económico. Los límites de una organización social son frecuentemente muy flexibles y variables en tiempo, de acuerdo con sus actividades y funciones.

Una de las funciones claves dentro de una organización es la regulación de sus fronteras entre los sistemas. Un papel básico de la administración es servir como punto de unión o como deslindador, para asegurar la cooperación y la integración entre los distintos sistemas. Además otra función importante de la administración es servir como deslindador entre la organización y los sistemas ambientales.

El concepto de interface es útil para entender las interrelaciones fronterizas. Una interface puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro. Por lo tanto, la organización empresarial tiene muchas interfaces con otros sistemas:

proveedores de materiales, la comunidad local, posibles empleados, sindicatos, clientes y dependencias gubernamentales locales, provinciales y nacionales. Existen muchos procesos de transacción a través de los límites del sistema en las interfaces que comprenden la transferencia de energía, materiales, dinero e información.

Jerarquía de los sistemas. En general todos los sistemas, físicos biológicos y sociales, pueden ser considerados en un sentido jerárquico. Un sistema está compuesto por subsistemas de menor orden y también forma parte de un suprasistema. Por lo tanto existe cierta jerarquía entre los componentes del sistema. Las grandes organizaciones casi universalmente tienen una estructura jerárquica. La gente está organizada en grupos, los grupos en departamentos, los departamentos en divisiones, las divisiones en compañías y las compañías forman parte de una industria y una economía. La estructura jerárquica no sólo se relaciona con los niveles, sino que se basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en un sistema más amplio, con el objeto de coordinar las actividades y procesos. En las organizaciones complejas existe una jerarquización de procesos y de estructura.

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Entropía negativa F.C.E. - U.N.P.S.J.B Los sistemas cerrados están sujetos a la fuerza de entropía

Entropía negativa

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Los sistemas cerrados están sujetos a la fuerza de entropía que se incrementa hasta que eventualmente se detiene el sistema. La tendencia hacia la entropía máxima es un movimiento hacia el desorden, ausencia completa de transformación de recursos y muerte. En los sistemas abiertos la entropía puede ser reducida y aún puede transformarse en un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos (materiales, energía e información) utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. La organización artificial puede importar nuevos componentes humanos y otros recursos con el objeto de continuar su funcionamiento. La única manera en la cual las organizaciones pueden eliminar la entropía es por la importación continua de materiales, energía e información de una forma o en otra, transformarlos y redistribuyendo los recursos al medio externo.

Estado estable o equilibrio dinámico

El concepto de estado estable se relaciona estrechamente con el de entropía negativa. Un sistema cerrado debe de manera eventual lograr un estado de equilibrio con máxima entropía (muerte o desorganización). Sin embargo, un sistema abierto, puede lograr un estado en el que el sistema permanezca en equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información. Esto se conoce con el nombre de estado estable. El estado estable para los sistemas abiertos, en contraste con los sistemas cerrados sujetos a la entropía, ocurre mientras el sistema puede aún mantener su funcionamiento y trabaja en forma efectiva. Bajo este concepto una organización es capaz de adaptarse a los cambios en su medio y mantener un estado estable continuo. Por supuesto, existen límites en el grado de adaptación: puede haber cambios masivos en el ambiente tan grandes que sea imposible para los sistema adaptarse. La organización desaparece. Por ejemplo: soda (sifón a botella, me adapto, agua en botella, me adapto, pero cambia el gusto de la gente y dejan de tomar agua y soda y empiezan a tomar vino, no me puedo adaptar al cambio, desaparezco)

Mecanismo de retroalimentación

El concepto es muy importante para entender como mantienen los sistemas un equilibrio dinámico. A través del proceso de retroalimentación, el sistema recibe continuamente información desde su medio externo, lo que la ayuda a ajustarse. La administración se interesa por la interpretación y corrección, según la retroalimentación de datos.

Mecanismos de adaptación y mantenimiento

Los sistemas deben tener dos mecanismos que a menudo entran en conflicto. En primer lugar, para mantener un equilibrio, deben tener mecanismos de mantenimiento que aseguren que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B mantiene en equilibrio con su medio. Las fuerzas de mantenimiento son conservadoras

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mantiene en equilibrio con su medio. Las fuerzas de mantenimiento son conservadoras e intentan prevenir el sistema contra cambios tan rápidos que originen el desequilibrio de los distintos subsistemas y el sistema total. En segundo lugar los mecanismos de adaptación son necesarios para suministrar un equilibrio dinámico tal que cambia a través del tiempo. Por lo tanto, el sistema debe tener mecanismos de adaptación que le permitan responder a los cambios internos y externos. Algunas veces el choque de estas fuerzas opuestas crean tensiones, choques y conflictos que son naturales y no deben considerarse como disfunción.

ADMINISTRACIÓN

Si se conceptualiza a las empresas como organizaciones tendientes a satisfacer diferentes tipos de demandas con frecuencia contrapuestas (propósitos individuales, sociales y organizacionales), donde sus componentes interactúan fuertemente conformando un sistema socio-técnico en el cual se desarrollan diversas y variadas actividades, se requiere de una función que sea la encargada de imprimirles dirección, de meditar sus propósitos, de fijar sus objetivos y de organizar sus recursos a fin de obtener los resultados deseados: esa función es la administración.

La administración es una función componente de un suprasistema que es la organización, carece de función propia y no posee en realidad existencia autónoma, separada de la organización a la cual sirve no significa nada. Las ideas sobre administración de las organizaciones han ido evolucionando desde el énfasis puesto en el hacer hacia el énfasis puesto en el pensar, centrando la actividad administrativa en la decisión y la influencia. El proceso pasó de administrar las cosas, para luego administrar las personas y luego administrar información.

El objetivo de administrar es lograr la integración de elementos diversos, algunas veces cooperativos, algunas veces conflictivos, entro del esfuerzo total de la organización.

La administración comprende la coordinación de hombres y recursos materiales para el logro de ciertos objetivos. Hablamos frecuentemente de individuos que administran sus intereses, pero el significado usual sugiere esfuerzo de grupo. Dentro de este proceso se pueden identificar cuatro elementos básicos: 1)dirección hacia objetivos, 2)a través de gente, 3)mediante técnicas y 4)dentro de una organización.

Las definiciones más representativas sugieren que la administración es un proceso de planificación, organización y control de actividades. Otras definiciones abarcan el proceso total en el concepto de toma de decisiones, sugiriendo que las decisiones se toman al establecer los objetivos, mediante la división del trabajo, el establecimiento de relaciones estructurales y el control de la actividad en cuestión.

La administración es una fuerza fundamental dentro de las organizaciones que coordina las actividades de los subsistemas y las relaciona con el medio externo. El estudio de la administración es relativamente nuevo en nuestra sociedad, surge principalmente a partir de la revolución industrial por el crecimiento en tamaño y complejidad de las empresas.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Los administradores son necesarios para convertir un conjunto de recursos humanos desorganizados,

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Los administradores son necesarios para convertir un conjunto de recursos humanos desorganizados, de máquinas, materiales, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva. Esencialmente, la administración es el proceso mediante el cual se integran estos recursos sin relación en un sistema total para el logro de determinados objetivos.

Un administrador hace que la gente con su trabajo y los recursos físicos produzca cosas con el fin de lograr los objetivos del sistema. Coordina e integra las actividades y trabajos de otros. Para lograr esta tarea debe ser analítico y a la vez comprender la interrelación y la necesidad de sintetizar.

Según Hetz, “la dirección (o administración) es la actividad mental más universal de la humanidad”. Todos estamos implicados en la administración –de nosotros mismos, de nuestra economía y actividades sociales y de la sociedad en su conjunto-.

Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con el objeto de permanecer en un equilibrio dinámico con su medio. En este proceso el flujo de información es esencial. Dicho proceso involucra el conocimiento del pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual.

La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión para coordinar los esfuerzos y mantener el equilibrio dinámico.

Sistemas administrativos

Para grupos pequeños donde los miembros se conocen y cuyo ambiente es más

bien estable, la tarea administrativa es relativamente sencilla. A medida que los grupos aumentan de tamaño, las relaciones personales se hacen imposibles, el número de interrelaciones entre las relaciones entre los miembros de la organización se incrementa dramáticamente, por lo cual los dirigentes no pueden mantener las relaciones personales dentro de la organización. Las organizaciones se han hecho más complejas en el transcurso del tiempo. La tendencia es la especialización, lo que requiere métodos cada vez más complejos de coordinación e integración. Las tendencias hacia la cooperación y

el conflicto se hacen también evidentes entre los participantes de la organización. Las

interrogantes que surgen de la confrontación entre el individualismo y el conformismo son de particular importancia. En otras palabras, entran en acción muchas fuerzas –coercitivas, disolventes, desconcertantes-. Estos factores han originado una creciente complejidad dentro de las organizaciones y por lo tanto han hecho que la tarea de administración sea cada vez más difícil.

El sistema administrativo abarca a toda la optimización mediante la dirección

tecnológica, organización de la gente y otros recursos, y relacionando la organización con su medio. Los procesos administrativos fundamentales: planeación, organización y control, son esenciales si es que la organización ha de lograr sus objetivos y metas fundamentales. Estos procesos administrativos básicos son necesarios para cualquier tipo de organización: empresarial, gubernamental, educativa; en la que los recursos humanos

y físicos deben combinarse para lograr ciertos objetivos. Además los procesos son

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B necesarios, sin importar el área de especialización de la administración: producción,

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necesarios, sin importar el área de especialización de la administración: producción, distribución, finanzas, actividades de apoyo.

Procesos administrativos

Administrar abarca el proceso de determinar los fines y las políticas, de fijar los objetivos y la orientación de una organización o de una de las áreas que la conforman.

Este proceso incluye las funciones de diseñar planes o programas, de organizar el trabajo, distribuir y asignar recursos, conducir al personal, coordinar el trabajo, controlar y evaluar resultados y adoptar las decisiones que aseguren cumplir con aquellos fines y políticas.

Dentro de la organización las tareas administrativas se distribuyen en tres niveles jerárquicos: niveles superiores o políticos, niveles ejecutivos o gerenciales y niveles técnicos u operativos.

Niveles técnicos u operativos:

En estos niveles se encuentra lo que se denomina “núcleo de operaciones”, es decir, el lugar donde se desarrollan las tareas básicas para las que la organización fue creada: la atención de los pacientes en el hospital, el dictado de las clases en un establecimiento educativo, las cajeras en un supermercado, el ensamblado de partes en un industria. Dicho núcleo es el centro y razón de ser de toda la organización, donde se generan los recursos necesarios para la supervivencia y el mantenimiento de ésta. En este sector se encuentran más formalizadas las actividades que se desarrollan en la organización. En el nivel de administración operativa la actividad predominante es la supervisión del personal operativo, por lo que se requiere una conexión muy estrecha con este personal acerca de las operaciones o con el fin de resolver problemas propios de sus áreas. Este nivel el general no procesa transacciones pero si utiliza salidas resumidas del sistema de información.

Control operacional: Programación y control de tareas y transacciones, buscando que éstas se realicen en forma eficaz y eficiente dentro de las restricciones presupuestarias.

El personal operativo: oficinistas, que procesan las transacciones y participan en las tareas administrativas de la organización y el personal de operaciones cuyas tareas se vinculan con las actividades primarias relacionadas con producir un producto o brindar un servicio. Del desarrollo de sus trabajos surgen la mayoría de las entradas de datos al sistema de información, pero sus tareas normalmente no se relacionan con el análisis de las salidas de información.

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Niveles ejecutivos o gerenciales: F.C.E. - U.N.P.S.J.B En los niveles intermedios se sitúa el componente

Niveles ejecutivos o gerenciales:

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En los niveles intermedios se sitúa el componente administrativo, desde el cual se programan, coordinan y controlan las operaciones de los niveles inferiores, se recopila información y se asignan recursos, por medio del planeamiento operativo, transformando los objetivos establecidos a nivel estratégico en metas cuantificables y programas de trabajo.

Algunos autores dividen estos niveles en tres:

La línea media, constituida por los niveles gerenciales de funciones y actividades, relacionados directamente con las acciones que se realizan en el núcleo operativo y que

aseguran la continuidad de la cadena de mando entre el nivel estratégico y el operativo.

organización

encargados de analizar y programar el trabajo que hacen los demás, como los analistas y programadores. Este sector tiene mayor importancia cuanto más grande y compleja es la estructura de la organización El staff de apoyo, donde se agrupan aquellas actividades que, si bien están apartadas del flujo fundamental de operaciones, son necesarias para garantizar la continuidad de éstas últimas, como el correo interno, el conmutador, la vigilancia, etc.

La

tecnoestructura,

donde

se

encuentran

los

sectores

de

la

El nivel de administración intermedia se ocupa de supervisar el rendimiento de la

organización y controlar las actividades que llevan a ésta hacia el logro de sus objetivos. Normalmente sus tareas no son de naturaleza administrativa pese a que deben supervisar

a los miembros de las oficinas. Este tipo de especialistas y técnicos tienen necesidades específicas de información que dependen de a naturaleza de su especialización.

Control administrativo: Proceso de obtención de recursos, establecimiento de planes y procesos limitados por los objetivos del planeamiento estratégico.

Niveles superiores o políticos:

En estos niveles se encuentra lo que, según la forma jurídica y el tamaño de una organización se denomina gerencia general, asimismo, los órganos ejecutivos, como directorios, juntas o consejos de administración. Esta parte es responsable de que la organización arribe a los objetivos para los cuales fue creada, aquí se definen y materializan la estrategia o el camino para

alcanzarlos, y se realiza el control del cumplimiento de los objetivos que se transmites a los demás componentes de la organización. Como resultado del proceso de planeamiento, es aquí donde se deciden las políticas de la organización, así como se especifican y reglamentan las relaciones con el entorno en que la organización actúa, dicho proceso es el encargado de representarla en

el mismo. Estos niveles son, generalmente, los menos formalizados de la estructura.

La alta administración realiza tareas que básicamente son de planeación y formulación estratégica; su tarea se orienta hacia el futuro de la organización y dirige y controla el desempeño de un reducido grupo de funcionarios cuyas tareas básicas son realizar los planes de la empresa.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Planeamiento estratégico: Determinación de objetivos organizacionales, fijación de políticas

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Planeamiento estratégico: Determinación de objetivos organizacionales, fijación de políticas sobre los recursos y elementos, delimitación de las estrategias y criterios generales que permitan planear el curso de la organización.

Flujo de información y proceso de comunicación.

Si bien la diferenciación de niveles conceptualmente produce una separación, en realidad tanto las actividades como el procesamiento de la información en los tres niveles están interrelacionados.

La interrelación de la información utilizada por los tres niveles se manifiesta por la conexión muy estrecha de las actividades existentes entre ellos, que hace que si no se produjera exactitud en el procesamiento de las operaciones rutinarias diarias, en los tiempos requeridos, se estaría trasladando a los niveles superiores información no ajustara a los requerimientos necesarios par esos niveles.

La información es lo que vincula y mantiene unidos los distintos elementos componentes de la estructura organizacional, agrupados en los tres niveles descriptos. Sin información no hay planeamiento, decisión ni control, es decir no existe la organización.

El flujo de información y el proceso de comunicación por la cual ésta es transmitida vinculan los elementos de las organizaciones (hombres, materiales, maquinarias), facilitando el proceso de toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas, que se realizan continuamente en la vida organizacional.

RELACIÓN ENTRE ESTRATEGIA, ESTRUCTURA Y SISTEMA DE INFORMACIÓN

La estructura de la organización debe seguir a la estrategia organizacional, porque es un instrumento indispensable par ponerla en práctica, la configuración estructural debe ser diseñada como un medio necesario para hacer operativo el plan estratégico de la organización. La estrategia es producto del pensamiento, pero no tiene sentido armarla si no se piensa aplicarla, para emplearla y transformarla en acción se necesitan recursos y organización. Estos conceptos se conocen desde hace mucho tiempo. Toda acción estratégica es llevada a la práctica en un ambiente operacional específico, caracterizado por condiciones políticas, económicas, sociales y culturales que se presentan en un momento y lugar determinados, y que forman el escenario o teatro de operaciones único en cada oportunidad. El cálculo de los recursos o medios disponibles es una de las variables fundamentales en la formulación de la estrategia, por ello es necesario contar con una organización de esos recursos en una configuración estructural efectiva y eficiente El sistema de información debe ser diseñado de modo tal que suministre la información necesaria en cada sector definido en la estructura para que las personas puedan realizar las tareas asignadas correctamente.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B EL PROCESO DE COMUNICACIÓN En la relación descripta antes, se destaca la

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EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

En la relación descripta antes, se destaca la trascendencia de las comunicaciones en la vida organizacional, cuya subsistencia sería imposible sin la información que se transmite por sus canales

La comunicación como proceso, es el fenómeno a través del cual se posibilita la transmisión de información de un emisor a un receptor, comprendiendo este último la información.

El proceso de comunicación es el que permite interrelacionar, interactuar, desarrollar comportamientos, supervisar, tomar decisiones, en suma es el fenómeno que produce la ligazón entre las diversas partes de la organización y de ésta con el ambiente externo y viceversa.

El modelo de comunicación que veremos centra su atención en el emisor de la comunicación, la transmisión del mensaje y el receptor del mismo, y también estudia la repercusión de los medios electrónicos en la comunicación.

El sistema de comunicación consta de cuatro elementos: un emisor, un canal de comunicación, un mensaje y un receptor.

EMISOR

MENSAJE

RECEPTOR

CANAL DE COMUNICACIÓN

El emisor selecciona un mensaje que emite y que por medio del canal de comunicación le llega al receptor.

El emisor:

Es el punto de partida de la información, puede ser una persona, un grupo o una organización, que precisan transmitir una información a otra persona, grupo u organización. Existe un objetivo para transmitir la información, se requiere que el receptor ejercite una acción (comportamiento, toma de decisión, ejecución de una orden, etc.)

Por ejemplo: el gerente de producción transmite a los obreros que a partir del mes siguiente se establecerá un plan de incentivos a la producción. Existe un emisor, varios receptores, hay una conducta esperada (mayor productividad de los receptores).

El presidente de una empresa de publicidad transmite al gerente general la posibilidad de comprar una agencia publicitaria y requiere que éste efectúe una investigación confidencial de mercado, acerca de las condiciones de actuación de la

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B agencia. Existen un emisor, un receptor, se plantea la necesidad de procurar

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agencia. Existen un emisor, un receptor, se plantea la necesidad de procurar datos confiables para ejecutar una estrategia de negocios.

La codificación:

Es el proceso que transforma el mensaje en una señal que puede ser enviada a través de un canal hasta el receptor. En la comunicación humana este canal puede ser la voz, que convierte en palabras los mensajes recibidos del cerebro.

Debe ser previa a la emisión y traducirse en una serie de símbolos par que sea interpretada por el receptor, eso significa que el emisor debe emitir información traducida de una forma compatible con las percepciones del receptor.

Si debe enviarse una nota a un proveedor del exterior, deberá codificarse la información, por ejemplo, empleando el idioma que pueda ser interpretado por el receptor. Si debe impartirse una instrucción de trabajo para el desarrollo de programas de computación es conveniente que se utilice el lenguaje técnico.

El mensaje:

Es la forma física que adopta la información. El mensaje puede adoptar varias formas: oral, escrita, gestual. Que deben definirse en función de la personalidad y condiciones del receptor.

El canal:

Es el método que se selecciona para transmitir el mensaje debe ser armónico con este último. Eso quiere decir que el canal elegido debe ser apropiado a las características del mensaje que se pretende transmitir, el canal puede ser el teléfono, los memorandos, informes, cartas o correo electrónico.

El receptor:

Es la persona que recibe el mensaje del emisor o fuente y lo traduce en información para generar una acción. El receptor puede ser una o más personas. Si el mensaje no llega al receptor, no se perfecciona el proceso de comunicación, es inexistente, lo mismo ocurre si llega pero se interpreta de modo diferente y no se cumple la acción en el sentido concebido por el emisor. Para los obreros del ejemplo de productividad, el mensaje debe ser recibido de manera clara, detallada y precisa, para que pueda ser interpretado por todos. En cambio en el caso del gerente general es suficiente con que se le transmitan la idea de lo que se está buscando y las restricciones (por ejemplo, la confidencialidad).

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La decodificación: F.C.E. - U.N.P.S.J.B Es el proceso mediante el cual el receptor interpreta el

La decodificación:

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Es el proceso mediante el cual el receptor interpreta el mensaje con su propio marco de referencia que impacta sobre sus percepciones, fenómeno que traduce en la información que lo llevará a ejecutar la acción esperada.

Es el proceso por el cual el receptor convierte nuevamente la señal en un mensaje para ser utilizado en el destino. El oído es el dispositivo receptor y el cerebro decodifica las palabras para transformarlas en un mensaje entendible.

Cuanto más ajustada sea la decodificación al sentido que el emisor pretende darle

al

mensaje, más eficaz será la comunicación.

La decodificación del mensaje está afectada por las experiencias, el conocimiento

y

los sentimientos del receptor; si el empleado recibe una reprimenda de su jefe y éste

invariablemente, lo regaña en vez de tomar medidas correctivas, el receptor decodificará pensando en el sentido de que siempre pasará lo mismo y la comunicación no será eficaz. En cambio, si el supervisor le enseña el desarrollo de una determinada tarea y el subalterno reconoce en su jefe capacidad técnica y conocimientos, prestará atención para aprender el trabajo como se le indica.

En teoría el proceso de comunicación es sencillo, pero pueden producirse complicaciones, estas complicaciones se denominan problemas técnicos.

Problemas técnicos en la comunicación:

Los problemas técnicos se refieren a cuán fielmente se pueden transmitir los símbolos de la comunicación. Entonces entendemos por problemas técnicos los que interfieren con la precisión de la transmisión.

El ruido:

Es la interferencia en la comunicación que afecta la calidad de la misma. Puede ser semántico, psicológico o sociológico, y presentarse en cualquier etapa del proceso de comunicación. En el peor de los casos el mensaje no se recibirá, por ejemplo: cuando hay “estática” en la radio, la música es ininteligible. Lo mismo para en las redes de computadoras. El ruido también es trascendental en los sistemas de información de la gerencia. Cuando se generen informes, puede ser que el gerente no reciba con claridad la información presentada en los mismos. En estos sistemas es importante proporcionar suficiente información para que el usuario detecte y trabaje el problema con facilidad, pero no tanto que los aspectos de más relevancia queden ocultos.

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La redundancia: F.C.E. - U.N.P.S.J.B Es la repetición de todo o parte del mensaje para

La redundancia:

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Es la repetición de todo o parte del mensaje para evitar el ruido.

Las palabras tienen más letras de las que necesitan (DLKTSN).

Al desarrollar sistemas de información para la administración, la redundancia sirve para combatir el ruido.

La semántica:

¿cuán precisamente comunican el significado deseado los símbolos transmitidos?

Si el receptor entiende e interpreta el mensaje del emisor. Por lo tanto los diseñadores de sistemas de información basados en computadoras deben asegurarse que la salida se presenta en forma tal que pueda ser entendida y usada por el receptor.

La eficacia:

¿cuán eficazmente el significado recibido influye en el comportamiento en la forma deseada? La eficacia se relaciona con el éxito de la comunicación par producir las acciones o conductas deseadas. Cuando se prepara un informe de ventas en el que éstas son menores de lo esperado, el usuario debe mejorar las ventas.

Estos problemas de comunicación, deben considerarse cuando se usa un sistema de información en la administración, para colocar a cada uno en la perspectiva adecuada.

Retroalimentación

Es el proceso complementario al de comunicación original, a través de la retroalimentación se verifica la aplicación en la realidad de cómo se ejecutó el mensaje original. Esto permite conocer si la información ha sido debidamente interpretada y aplicada.

Cuando se transmite una nota por fax y se obtiene un comprobante de que el mensaje ha sido recibido conforme, hay retroalimentación.

Si ante la comunicación de que todo el personal deberá trabajar una hora más del horario habitual hasta terminar el balance, todos se quedan, se evidencia que los comportamientos son desarrollados según fueron concebidos, hay por lo tanto retroalimentación.

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Comunicación formal e informal F.C.E. - U.N.P.S.J.B El proceso de comunicación puede darse en un

Comunicación formal e informal

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El proceso de comunicación puede darse en un sentido (si el emisor no espera retroalimentación del receptor) o en dos (si la espera)

En la organización se reconocen dos tipos de comunicación: formal (preestablecida, planificada) y no formal (originada en las relaciones sociales e interpresonales, espontánea, normalmente no deliberada). Ambos tipos de comunicación conviven en la organización y se complementan.

Comunicación formal:

Es la que está determinada por la organización, la que se estipula de antemano, la que se planifica.

Los canales de comunicación formales se establecen cuando se define la estructura de la organización.

Estos canales de comunicación formales pueden ser verticales u horizontales. Los verticales pueden ser descendentes, en coincidencia con las líneas de mando y ascendentes, por donde fluye la información para ejercitar el control.

La comunicación horizontal es de utilizada en el proceso de coordinación.

También se observan los canales de comunicación formales cuando se determinan los movimientos de informes, documentos, comprobantes, etc. De un punto a otro de la organización, mediante la fijación de circuitos administrativos.

Comunicación no formal:

Se manifiesta necesariamente dentro de la organización, por la propia conformación de la misma. El factor fundamental de la organización es el ser humano, por lo tanto es inevitable su interrelación social, fuera de lo que está deliberadamente establecido.

La comunicación no formal tiene lugar entre los miembros de la organización de un mismo grupo de trabajo o de distintos grupos. En ciertas ocasiones, tiende a complementar la red formal, en otras, no se acerca a los conceptos oficiales y constituye el rumor, que generalmente no es información legítima y no es fácil de controlar. La comunicación no formal puede ser perjudicial si no acciona a favor del funcionamiento organizacional.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B La importancia de la comunicación en la organización Las organizaciones pueden diseñar

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La importancia de la comunicación en la organización

Las organizaciones pueden diseñar su estructura de diversas maneras, pero lo esencial es que sean flexibles y dinámicas, ya que en esto se basa el funcionamiento de los canales de comunicación.

Evidentemente este concepto de estructura organizativa también está vinculado con el grado de centralización versus el de descentralización que se imponen en la organización.

La definición de redes de comunicación permite observar la existencia de comunicaciones verticales y horizontales.

El éxito o fracaso de una organización subraye en la comunicación o en la ausencia de ello. En la organización se está haciendo realidad rápidamente una estructura en la cual la información sirve como eje y es el soporte estructural central.

Muchas empresas están reformando su estructura administrativa en torno a la información, por lo que puede observarse el rol preponderante de la información, el manejo y transmisión de la misma. Ese es el compromiso que debemos asumir, como analistas.

El

desarrollo

tecnológico

es

un

elemento

fundamental

en

la

expansión

comunicacional que va imponiendo nuevas formas de gestión.

La informática que es la automatización de la información, es la ciencia en la que se han producido avances muy importantes, en esta última parte del siglo.

Sin embargo, la gran masa de información que circula, que se transforma, que se transmite no es toda útil, sino que debe ser seleccionada adecuadamente, o debe establecerse, en alguna etapa del sistema de comunicación, el filtrado de la información básica.

El otro aspecto importante es cómo se realiza el almacenamiento de la información, cuál es el criterio empleado para su archivo, los tiempos de guarda o si conviene mantenerlo, etc.

Dentro de una organización existen diversos medios comunicacionales, que se adoptan y complementan según el ordenamiento y l estructura de sus actividades.

Por ejemplo, con un llamado telefónico puede resolverse un problema o tomarse una decisión, siempre que la cultura organizacional así lo acepte, si debe realizarse un memorándum y enviarse a distintos miembros de la organización, esto produce la multiplicación de las copias y de la respuesta también por escrito, generando costos. Se resolverá según el tipo de organización que se trate.

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Los medios electrónicos al servicio de las comunicaciones: Incrementan la calidad y

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Los medios electrónicos al servicio de las comunicaciones:

Incrementan la calidad y celeridad de la transmisión, y resuelven algunos problemas de costos.

El correo electrónico:

Usa una red para enviar y recibir mensajes, mediante conexiones de datos de alta velocidad que cruzan fronteras; permite redactar mensajes y transmitirlos en segundos.

Correo por voz:

Los mensajes sonoros son pasados a formas digitales y guardados en una red. Cuando la persona a la que se envía el mensaje se conecta al sistema y descubre que hay un mensaje para ella, el sistema lo reproduce.

Sistemas distribuidos:

Permiten estar conectados a una computadora y acceder a otra en forma remota

Servicios de consultas, de noticias, etc.:

Son servicios de información en línea de empresas, diarios, publicaciones financieras, etc.

Redes:

Internet, red de computadoras de alcance mundial que se encuentran interconectadas. A Internet puede acceder el que quiera conectarse, bancos, comercios, profesionales, estudiantes, instituciones gubernamentales, educativas, etc. Intranet: es una red utilizada en forma interna y específica por la organización, sobre un cableado y protocolo ya existente como Internet.

Lecturas relacionadas.

Se recomienda leer las referencias indicadas, donde se encontrarán las definiciones aquí tratadas y ejemplos adicionales, que contribuirán a aclarar estos

conceptos, y no olvide que puede consultar con su Tutor todas las inquietudes que se le presenten. ELEMENTOS DE ADMINISTRACIÓN (5ºED.). KOONTZ & WEIHRICH. Mc.Graw-Hill.

1991.

Autoevaluación F.C.E. - U.N.P.S.J.B 1.- Indique si las siguientes afirmaciones son V o F, según

Autoevaluación

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

1.- Indique si las siguientes afirmaciones son V o F, según corresponda

La información es uno de los componentes principales para la toma de decisiones

No es necesario que las partes de un sistema interactuen entre sí para lograr el objetivo

Los elementos de un sistema no pueden ser subsistemas

Los sistemas de información pueden ayudar a los administradores a visualizar problemas.

El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas

En los sistemas abiertos la entropía no puede ser reducida

Se considera a la organización como un sistema sociotécnico cerrado

A través del proceso de retroalimentación, el sistema recibe continuamente información desde su medio externo

2.- Asocie cada concepto de sistema con su definición

Definición

concepto

son los elementos sobre los cuales se aplican los recursos en el proceso de conversión de un sistema

A.Retroalimentación

puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro

B.

El proceso de

conversión

cambia elementos de entrada en elementos de salida

C.

Salidas o resultados

aquella línea que separe el sistema de su entorno (o supersistema)

D.

Limite o frontera

son los productos que se generan durante el proceso de conversión, y que el sistema envía al medio

F.

las entradas

Se dice cuando el sistema toma información acerca de sus salidas reales y las compara con las esperadas

G.

La interfaz

3.- Complete las siguientes afirmaciones:

Considerar las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere que existen

que

los separan del medio.

Una

puede

ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro.

La

se

refiere a la manera en que están divididas las tareas de la

organización (diferenciación) y coordinadas (integración).

La administración involucra un proceso de actividades.

, organización y

de

La administración también implica

distintos niveles de la organización.

, para establecer objetivos, en los

4.- Diferencie frontera (o límite) de interfaz en un sistema.

5.- Caracterice la entropía negativa.

6.- Defina “Staff de apoyo” y caracterice sus funciones en la organización.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Respuestas F.C.E. - U.N.P.S.J.B 1.- Indique si las siguientes afirmaciones son V o F, según

Respuestas

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

1.- Indique si las siguientes afirmaciones son V o F, según corresponda

V

F

F

V

V

F

F

V

2.- Asocie cada concepto de sistema con su definición

3.- Complete las siguientes afirmaciones:

Considerar las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere que existen límites que los separan del medio.

Una interfaz puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro.

La estructura se refiere a la manera en que están divididas las tareas de la organización (diferenciación) y coordinadas (integración).

La administración involucra un proceso de actividades.

planificación, organización y control de

La administración también implica tomar decisiones, para establecer objetivos, en los distintos niveles de la organización.

4.- Diferencie frontera (o límite) de interfaz en un sistema. Ver definiciones de ambos conceptos, marcar sus diferencias, por ejemplo:

Los límites son las líneas o regiones de demarcación para la definición de las actividades apropiadas del sistema. Los límites establecen el dominio de las actividades de la organización.

Una interfaz puede ser definida como el área de contacto entre un sistema y otro. Existen muchos procesos de transacción a través de los límites del sistema en las interfaces que comprenden la transferencia de energía, materiales, gente, dinero e información

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Actividades complementarias: F.C.E. - U.N.P.S.J.B 1) Indique el/los tipo/s de departamentalización que adopta

Actividades complementarias:

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

1)

Indique el/los tipo/s de departamentalización que adopta "Iluminogar S.R.L." 1

2)

Diferencie Tecnoestructura de Staff de apoyo. Ejemplifique.

3)

De ejemplos en los que se evidencie la diferencia entre departamentalización por

4)

productos y por procesos. Defina equilibrio dinámico de un sistema.

5)

Analice y comente el aporte de la retroalimentación para mantener el equilibrio dinámico de un sistema.

6)

Indique para las siguientes unidades, el nivel de la organización al que pertenecen:

a) Investigación y desarrollo

b) Gerente de planta

c) Operario de màquina

d) Directorio

e) Chofer

f) Gerente regional de ventas

g) Consejero legal

h) Progaramaciòn de la producción

i) Comité ejecutivo

j) Gerente de operaciones

7)

Comente la importancia de la comunicación en la organización.

8)

De un ejemplo de Comuniación, del que usted participe, en la Organización Facultad de Ciencias Económicas, identificando: emisor, receptor, mensaje, canal, etc.

Recuerde enviar estas actividades complementarias a su Tutor.

1. 1 Encontrará la descripción de la organización en las Actividades complementarias, al final de esta Unidad.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Antecedentes F.C.E. - U.N.P.S.J.B Desde el punto de vista de la

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Antecedentes

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Desde el punto de vista de la teoría general de sistemas, un sistema de información se define como un conjunto de componentes interrelacionadas que capturan,

almacenan, procesan y distribuyen información útil para la toma de decisiones, el control y

el análisis de la organización.

Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información es una solución de organización y administración basada en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente.

Los sistemas de información proporcionan la solución institucional más importante

a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios. Para entender a los

sistemas de información, se debe conocer en amplitud las tecnologías de la organización, administración e información en los sistemas y su poder para dar soluciones a los retos que aparecen en los negocios.

Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, primero hay que entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones, así como el papel de la administración y la toma de decisiones de ésta; luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información actual para dar soluciones. Los sistemas de información son parte de las instituciones.

Como vimos las organizaciones formales están compuestas de diferentes niveles y especialidades. Sus estructuras reflejan la división del trabajo, las personas realizan diferentes funciones: ventas, producción, contabilidad, finanzas, recursos humanos. La institución coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos de operación de acuerdo a normas. La jerarquía ordena a las personas en una estructura piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad. Los niveles superiores de la jerarquía están formados por personal directivo, profesional y técnico mientras que los niveles inferiores tiene personal operativo.

Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. Ven la estrategia de la institución para responder y asignan recursos humanos y financieros para alcanzar su estrategia y coordinar el trabajo. Los administradores no sólo deben administrar lo que ya tienen, deben crear nuevos productos y servicios.

Los sistemas de información de negocios reflejan las actividades de los administradores. Es importante advertir el rol de las decisiones en los diferentes niveles de la organización. Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de información y diferentes requerimientos del sistema. La tecnología de los sistemas de información es una de las muchas herramientas de las que los administradores disponen para enfrentar el cambio. La tecnología de información es el pegamento que mantiene unida a la información. Es el instrumento a través del cual el administrador controla y crea.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B En la actualidad los sistemas de información juegan un papel estratégico en

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

En la actualidad los sistemas de información juegan un papel estratégico en las vida de la organización. Los sistemas de información actuales afectan de manera directa cómo deciden los administradores, cómo planean los directivos y en muchos casos qué productos y servicios se producen y cómo se producen. La responsabilidad en los sistemas de información no puede ser delegada en quienes toman las decisiones técnicas. Existe una

interdependencia creciente en la estrategia de negocios, los roles y los procedimientos por una parte y el software de los sistemas de información, el hardware, los datos y las telecomunicaciones por el otro. Un cambio en cualquiera de los componentes implica cambios en los demás. Esta relación se vuelve crítica cuando la administración planea para el futuro. Lo que la empresa desea hacer dentro de cinco años depende a menudo

de lo que los sistemas serán capaces de hacer.

Un segundo cambio en la relación entre los sistemas de información y las

instituciones se deriva de la complejidad creciente y la visión de los proyectos de sistemas

y sus aplicaciones. El construir sistemas en la actualidad involucra a una parte mucho

mayor de la institución que anteriormente. Mientras que los sistemas primitivos producían

en general cambios técnicos que afectaban a pocas personas, los sistemas actuales traen

consigo cambios administrativos (quién tiene qué información, sobre quién, cuándo y cómo y qué tan frecuentemente) y cambios institucionales "en el corazón mismo" (qué productos y servicios se producen, bajo qué condiciones y por quiénes).

En los cincuenta, un sistema computarizado de nóminas involucraba a los

empleados de la tesorería, a unos cuantos programadores de tiempo parcial, y un solo programa, una sola máquina y unos cuantos empleados. El cambio de un sistema manual

a uno computarizado fue en gran medida técnico. El sistema de computadora

sencillamente automatizaba un proceso ya existente. En contraste, el sistema integrado

actual de recursos humanos (que incluye al procesamiento de la nómina) puede involucrar

a las principales divisiones de la corporación, al departamento de recursos humanos,

docenas de programadores, consultores externos, diversas máquinas (o computadoras remotas enlazadas mediante redes de telecomunicaciones) y probablemente cientos de usuarios finales dentro de la institución, que emplean los datos de la nómina para calcular prestaciones y planes de pensiones y una variedad de otras consultas. La información den vez de localizarse y ser controlada por la tesorería, se encuentra disponible para cientos de empleados vía computadoras de escritorio, cada una de las cuales es tan poderosa como las grandes computadoras de los sesenta. Este sistema actual abarca los cambios administrativos al igual que los institucionales.

Una de las razones por la que los sistemas juegan un papel importante en las instituciones y por qué afectan a más personas, es el poder cada vez mayor y el costo decreciente de la tecnología de información.

El papel cambiante de los sistemas y la nueva tecnología han traído consigo grandes cantidades de sistemas y aplicaciones, mientras que en el pasado se construían sistemas masivos para proporcionar información genérica sobre las ventas, inventarios, producción, finanzas y mercadotecnia, ahora es factible y deseable crear aplicaciones sobre mediada que sirvan a unas cuantas personas o grupos dentro de la institución. Ya sea que se trate de aplicaciones para microcomputadoras basadas en hoja de cálculo o sistemas de soporte para gerentes medios, los nuevos tipos de aplicaciones requieren una interacción directa y cercana entre el personal de soporte técnico y los administradores que emplearán el sistema, además del soporte de la alta dirección.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Los analistas de sistemas junto con los administradores deben saber cómo hacer

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Los analistas de sistemas junto con los administradores deben saber cómo hacer seguimiento, planear y administrar la tecnología (sistemas de procesamiento de datos, telecomunicaciones, computadoras) de la manera más adecuada para la institución. Deben saber cuándo reconocer los problemas de la institución y encontrar la solución de sistemas. Para esto se requiere el conocimiento de los sistemas y la comprensión de la institución, que conjuntamente; configuran la arquitectura de la información de la institución.

La arquitectura de la información es el papel particular que la tecnología de información juega en una institución para permitirle alcanzar sus metas u objetivos seleccionados. En la arquitectura de información se incluye qué tanto la información y la capacidad de procesamiento quedan centralizadas o distribuidas. Los analistas de sistemas juegan un papel cada vez más crítico en la determinación de la arquitectura de la información de las instituciones.

Cómo los administradores y empleados interactúan directamente con los sistemas, es crítico para el éxito de la institución que los sistemas satisfagan ahora y en el futuro, los requerimientos funcionales del negocio. En los principales sectores de servicios las principales aplicaciones e negocios proporcionan ventajas competitivas únicas. Las fallas en el desarrollo de estos sistemas pueden conducir al fracaso del negocio.

ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

Aplicaciones funcionales del negocio

coordinación

coordinación Sistemas estratégicos Sistemas de administración Sistemas de conocimiento Sistemas operacionales Ventas y

Sistemas estratégicos

Sistemas de administración

Sistemas de conocimiento

Sistemas operacionales

Ventas y mercadotecnia

manufactura

finanzas

contabilidad

recursos humanos

Base de sistemas de cómputo

Hardware

Software

Información

y archivos

Tele-

comunicaciones

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Hoy los analistas de sistemas deben ser capaces de responder algunas cuestiones

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Hoy los analistas de sistemas deben ser capaces de responder algunas cuestiones relativas a la arquitectura de la información, como por ejemplo: ¿la información y el área de ventas deberían ser distribuida o centralizada? ¿deberían adquirirse computadoras independientes o una gran computadora central, dentro de una red? ¿deberá la institución construir su propia infraestructura de telecomunicaciones para enlazar los puntos remotos o confiar en proveedores externos, como empresas de telefonía?. Aún cuando no exista una única respuesta a estos interrogantes, el analista de sistemas debe tener los conocimientos para ponderarlas.

Lectura Obligatoria para el alumno:

[L&L]. Capítulo 1. Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información. El reto de los sistemas de información: cuestiones principales de administración.

Principales tipos de sistemas de información

Sistema de procesamiento de operaciones

Los sistemas de procesamiento de operaciones (spo) realizan y registran las operaciones diarias de rutina necesarias para el funcionamiento de la empresa. Para estos sistemas, las tareas, los recursos y las metas están previamente definidos y son altamente estructurados, ayudan o proporcionan información para la toma de decisiones programadas, como por ejemplo otorgar un crédito según criterios preestablecidos.

Características de los SPO

Los SPO son la interface de la organización y su ambiente (clientes, proveedores) si fracasan ellos fracasa la institución. Son los principales generadores de información para los otros sistemas.

Sistemas de información para la administración

Los sistemas de información para la administración (SIA) proporcionan informes sobre registros corrientes e históricos, sirven a la planeación, el control y toma de dcisiones a nivel de administración, son orientados a hechos internos.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Sistemas para soporte a decisiones Los sistemas para soporte a decisiones (SSD) ayudan F.C.E. -

Sistemas para soporte a decisiones

Los

sistemas

para

soporte

a

decisiones

(SSD)

ayudan

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

a

decisiones

semiestructuradas, únicas o rápidamente camibiantes, que no pueden especificarse fácilmente con antelación, son interactivos y facilitan a los usuarios un acceso sencillo a la información a través de la computadora. Por ejemplo a decidir si alquilar o comprar oficina.

Sistemas de soporte gerencial

Los sistemas de soporte gerencial (SSG) prestan apoyo para la toma de decisiones no estructuradas, incorporan información externa (legislación, competidores), reciben información resumida de los SIA y SSD, no tienen una finalidad predefinida, se pueden ver como herramientas de software y de telecomunicaciones al servicio de la alta gerencia, que proporcionan informes y gráficas de fuentes diversas en el momento que se lo requiere. Por ejemplo, información acerca de cúal es el impacto en las utilidades de los cambios fiscales, en qué negocio debemos estar, qué unidades debemos vender para obtener efectivo para otras adquisiciones, etc

Lecturas obligatorias para el alumno.

[Piat] Cap2: Los sistemas de información en las empresas. [L&L]Cap 11.3 y 11.4: Entender el valor en negocios de los sistemas de información .

Actividades:

Luego de leer atentamente el capítulo 2 de [Piat] complete el resumen anterior acerca de los diversos tipos de sistemas de información que se pueden encontrar en las organizaciones, incluya las actividades que refleja cada uno, a que tipo de decisiones apoya y en que nivel de la organización se ubica.

Lecturas relacionadas.

Se recomienda leer las referenias indicadas, donde se encontrarán las definiciones aquí tratadas y ejemplos adicionales, que contribuirán a aclarar estos conceptos, y no olvide que puede consultar con su Tutor todas las inquietudes que se le presenten.

[Senn] Capítulos 1 y 4 [L&L] Capítulos 1 a 5 inclusive

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Autoevaluación 1.- Marque una x en la columna correspondiente, según la afirmación

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Autoevaluación

1.- Marque una x en la columna correspondiente, según la afirmación sea V, F V

F

El

subsistema de recursos humanos se relaciona con la gestión de la información

del personal

A

nivel estratégico el subsistema de control de almacén se encarga de la recepción

de materias primas

El procesamiento de la información referente al crédito o la situación económica de cada cliente corresponde al nivel operativo

Dividir el mercado en segmentos y seleccionar aquellos a los que la organización desea acceder corresponde al nivel táctico

Planificar los productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes corresponde al nivel estratégico dela empresa

Analizar las necesidades de contratación de personal es una actividad que compete al nivel operativo

El diseño de sistemas se refiere al proceso de traducir las especificaciones del sistema en programas ejecutables

Los principales generadores de información interna para el resto de los sistemas de información son los STC

La gestión de pagos, incluido el control de las compras a proveedores es función del subsistema contable y financiero

2.- Asocie cada elemento de la col. Izquierda con algún elemento de la col. Derecha

Son la interface de la organización y su ambiente

Sirven a la planeación, el control y toma de dcisiones a nivel de administración. Son orientados a hechos internos

Ayuda a decisiones semiestructuradas, únicas o rápidamente camibiantes, que no pueden especificarse fácilmente con antelación

Se pueden ver como herramientas de software y de telecomunicaciones al servicio de la alta gerencia

Son sistemas de apoyo que se basan en el conocimiento del trabajo de la organización

A STC

B SSD

C SPO

D SSG

E SIA

3.- Marque con una x la afirmación (sólo una) que considere correcta

A) Los principales generadores de información interna para el resto de los sistemas de

información de la empresa son

Los SSD

Los STC

Los SSG

Ninguno de los anteriores

B) Los SPO

Marcan el límite del sistema con el ambiente

Apoyan a las decisiones semiestructuradas

Brindan información resumida

Ninguno de los anteriores

4.- Defina sistema de información. Explique cuales son sus componentes

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Respuestas 1.- Marque una x en la columna correspondiente, según la afirmación

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Respuestas

1.- Marque una x en la columna correspondiente, según la afirmación sea V, F V

F

V

F

V

F

V

F

F

F

V

2.- Asocie cada elemento de la col. Izquierda con algún elemento de la col. Derecha

C

Son la interface de la organización y su ambiente

E

Sirven a la planeación, el control y toma de dcisiones a nivel de administración. Son orientados a hechos internos

B

Ayuda a decisiones semiestructuradas, únicas o rápidamente camibiantes, que no pueden especificarse fácilmente con antelación

D

Se pueden ver como herramientas de software y de telecomunicaciones al servicio de la alta gerencia

A

Son sistemas de apoyo que se basan en el conocimiento del trabajo de la

organización

3.- Marque con una x la afirmación (sólo una) que considere correcta

4.- Un S.I. puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución. Además los S.I pueden ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos. Los S.I. pueden contener datos acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la institución y del entorno que las rodea. Tres actividades de un S.I. producen información para: La toma de decisiones, El control de las operaciones, Para el análisis de los problemas, La creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son las de insumo o alimentación, proceso y salida o producto. Entrada o alimentación o insumo: la captura o recolección de los datos primarios dentro de la institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Procesamiento : La conversión del insumo en forma que sea más comprensible

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Procesamiento: La conversión del insumo en forma que sea más comprensible para las personas. Producto o salda: La distribución de información procesada a las personas o a las actividades en donde será usada. Los S.I. también requieren de retroalimentación que es el producto regresado a personas indicadas dentro de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentación o el proceso (procesamiento).

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Documentación del desarrollo de sistemas Para

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Documentación del desarrollo de sistemas

Para implantar un sistema de información basado en computadoras o altamente automatizado, que de ahora en adelante denominaremos sistema informático, en una organización es necesario hacer un estudio profundo, entre otros, de los siguientes aspectos:

las características particulares de la organización,

lo que la organización espera obtener del nuevo sistema informático,

el presupuesto económico disponible para el sistema informático

la disposición en la organización para hacer y aceptar cambios el tiempo en el que se quiere implantar el sistema informático.

Como veremos en la próxima unidad cuando estudiemos el desarrollo de los

Sistemas de Información, estas actividades están relacionadas con una etapa del proceso

de desarrollo que se denomina Análisis del sistema. Todo análisis incluye un proceso de

reconocimiento del problema y descomposición del mismo en partes cada vez más sencillas de entender. El resultado de este proceso es una documentación que servirá como medio de comunicación entre las personas involucradas en dicho desarrollo: el analista, el usuario, el programador, entre ellos.

A partir de la documentación resultante de la etapa de Análisis, se inicia el proceso

de

diseño de una estrategia de solución al problema planteado, esto es se comienza con

el

diseño del Sistema informático. Para encontrar la solución informática a un problema

organizacional, el analista y el programador trabajan en conjunto con el usuario 2 . Cada uno aporta sus conocimientos del problema y su solución. Tal tarea debe quedar documentada en lo que se conoce como descripciones del diseño. En esta descripción, se describe el sistema como si fuera una caja negra en la que ingresan datos y se obtienen resultados (datos de salida o información). Estas cajas negras se describen internamente

a través de la indicación de las funciones que llevarán a cabo el proceso de transformación de los datos de entrada en datos de salida.

Esta documentación se compone de un gráfico (ver figura) y una descripción utilizando un vocabulario especial. El gráfico nos permitirá comprender rápidamente cómo fluyen los datos a través del sistema y la descripción muestra como trabaja el sistema. Los sistemas son generalmente complejos, por ello para poder analizarlos es conveniente dividirlos en varios procesamientos.

Un

procesamiento

representa

a un proceso o procedimiento de la

organización. Para nosotros, en este curso, un procesamiento siempre representará a un proceso o procedimiento informático, que dará solución a un problema de la organización. Este procesamiento, producirá algún tipo de información necesaria para el funcionamiento de la organización u otra componente del sistema de información, para ello requerirá de un cierto conjunto de datos que al ser procesados darán como resultado dicha información. Este circuito podemos representarlo gráficamente como se muestra a continuación:

PROCESAMIENTO

PROCESAMIENTO Salida

Salida

PROCESAMIENTO Salida
como se muestra a continuación: PROCESAMIENTO Salida Entrada 2 Se profundiza en la descripción de este

Entrada

se muestra a continuación: PROCESAMIENTO Salida Entrada 2 Se profundiza en la descripción de este proceso

2 Se profundiza en la descripción de este proceso y las metodologias actuales en la Unidad III.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Donde el rectángulo representa la "caja negra" en la que se realizan

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Donde el rectángulo representa la "caja negra" en la que se realizan las transformaciones a las entradas, necesarias para producir las salidas. Para explicar cómo se incluye la descripción del procesamiento, lo haremos a partir de un ejemplo de desarrollo de un pequeño sistema informático.

Gráficos

Antes

del

ejemplo,

presentaremos

algunos

gráficos

representación de los diseños de Sistemas Informáticos.

Procesamiento

de los diseños de Sistemas Informáticos. Procesamiento Teclado que utilizaremos en Dispositivo de Almacenamiento

Teclado

que utilizaremos en
que
utilizaremos
en

Dispositivo de Almacenamiento secundario

utilizaremos en Dispositivo de Almacenamiento secundario Pantalla Reporte/ Documento impreso la Ejemplo de

Pantalla

en Dispositivo de Almacenamiento secundario Pantalla Reporte/ Documento impreso la Ejemplo de aplicación CASO :

Reporte/ Documento impreso

secundario Pantalla Reporte/ Documento impreso la Ejemplo de aplicación CASO : Una empresa mayorista y

la

Ejemplo de aplicación

CASO: Una empresa mayorista y minorista de videos que comercializa sus productos con los Videoclub y particulares de la zona. La empresa es atendida por sus dueños. La empresa comercializa videos de tres productoras diferentes. El precio de venta a los VideoClub es un 15% menos que el precio de venta a particulares. REQUERIMIENTO: Diseñe un sistema que automatice la FACTURACIÓN de las ventas.

En esta breve descripción, tenemos presente algunas características de la empresa y lo que la misma espera obtener del nuevo sistema informático FACTURACIÓN. Supondremos que se dispone del dinero necesario para dearrollar un sistema y que se cuenta con el tiempo requerido para su desarrollo. Como la empresa es pequeña y es atendida por sus dueños, y ellos son quienes nos contratan para desarrollar el sistema, también podemos suponer que existe disposición para aceptar el cambio.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B Abordaremos la solución definiendo los datos que necesitamos para satisfacer este requerimiento.

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

Abordaremos la solución definiendo los datos que necesitamos para satisfacer este requerimiento. Usaremos una tabla 3 de VIDEOS, en la que suponemos está almacenada la información de los videos que la empresa tiene en existencia.

VIDEOS

ID.video

Título

Existencia

Productora

Precio. Vta. minorista

VIDEOS DATOS VTA.
VIDEOS
DATOS VTA.

Id. Videos y cantidad

Id. Cliente. o NyA Cliente Domicilio Teléfono DNI CUIT

VIDEOS
VIDEOS

actualizado

FACTURACIÓN

Y

CTAS. CTES.

FACTURA
FACTURA

Descripción del procesamiento:

Ingresamos por teclado los datos de la venta. NyA, Domicilio, Teléfono DNI y CUIT -si tiene- se utilizan para confeccionar el encabezado de la factura. Para confeccionar el

cuerpo de la factura, para cada uno de los videos de esa venta, con la Id. del video, se accede a la tabla de VIDEOS se actualiza la Existencia -se resta la cantidad que se está

vendiendo- y se recupera el dato precio de venta minorista -para los VideoClub, se debe

descontar a este precio un 15%-, con estos datos se completa el precio unitario y se multiplica por la cantidad de unidades adquiridas para calcular el precio total del renglón, se repite este proceso para todos los videos de esa venta. Por último se calcula el total de la factura y se imprime.

Con este proceso y esta tabla, hemos resuelto el problema planteado en este caso, que es diseñar un sistema de FACTURACIÓN y actualizar la tabla de VIDEOS para reflejar las xistencias.

3 Tabla: Se defInirá formalmente en la Unidad II, en el tema Bases de Datos. Por ahora diremos que son el medio informático que nos permite almacenar los datos necesarios para los procesamientos.

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Actividad de aplicación práctica: F.C.E. - U.N.P.S.J.B 1. Diseñe el sistema informático que satisfaga el

Actividad de aplicación práctica:

F.C.E. - U.N.P.S.J.B

1. Diseñe el sistema informático que satisfaga el requerimiento en el siguiente caso:

Caso: La Editorial Redes, que publica la revista Lan & Wan lleva el control de sus suscriptores. A la editorial le interesa conservar el nombre y apellido de los suscriptores, su dirección, la ciudad en la que residen, su fecha de nacimiento y el registro de pago de la cuota anual. Requerimiento: Se desea eliminar a todos socios que residen en Capital.

2. Para el caso del ejercicio anterior, diseñe el sistema informático que satisfaga el siguiente requerimiento:

Imprimir la lista de los nombres de los suscriptores que no han pagado la cuota anual.

3. Para el caso del ejercicio anterior, diseñe el sistema informático que satisfaga el siguiente requerimiento:

Saber qué importe se recaudará si se aumenta un 5% la cuota -considerar solamente aquellos suscriptores que están al día en el pago de la cuota anual-.

Recuerde enviar esta actividad a su Tutor.

Actividades complementarias

1. En el siguiente caso, se describe una empresa concesionaria de automotores de la zona. Considerando el proceso de ventas como el sistema objeto de análisis, identifique sus subsistemas, su ambiente más cercano, sus partes, identifique el proceso de transformación, sus entradas, recursos y salidas. La organización cuenta con un directorio que está formado por sus dueños. Un gerente general, que se encarga de organizar y dirijir la empresa. Varios sectores: venta de vehículos, compras de vehículos, partes y repuestos, venta de partes y repuestos, administración y taller de servicios a automotores. Cada sector tiene un responsable que es controlado solo por el gerente general. El sector de ventas de vehículos tiene 5 vendedores. En el sector de ventas de partes y repuestos hay 3 empleados, 2 de los cuales atienden al público y facturan y el restante atiende los pedidos del taller de servicios a automotores. En la administración trabajan el responsable de caja y bancos, el responsable de cuentas corrientes, el responsable de proveedores y el empleado contable. El taller de servicios a automotores cuenta con ocho mecánicos, un empleado administrativo del sector carga los datos de las reparaciones y emite las facturas para cobrar a los clientes. Los pedidos de compra de vehículos (que no

respondan a un pedido explícito de un cliente) los realiza un empleado administrativo, de acuerdo a las decisiones que toma el gerente general. La compra de repuestos la afectúa el responsable del sector, igual ocurre con las compras de elementos de administración, teniendo en cuenta las necesidades de stock. El proceso de venta se inicia con el pedido de un cliente. Este pedido puede ser sobre: Un vehículo nuevo

que se encuentre

en la concesionaria, un vehículo usado que se encuentre en la

concesionaria, un vehículo nuevo que deba ser pedido a la fábrica, un repuesto en

PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD I. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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F.C.E. - U.N.P.S.J.B stock, un repuesto que deba ser pedido al proveedor. En todos los

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stock, un repuesto que deba ser pedido al proveedor. En todos los casos de venta de automotores el cliente pacta con la firma una forma de pago. Toda la información de la venta se ingresa en una planilla de venta de vehículo y se remite a administración. A la vez el vendedor debe emitir una factura y actualizar el stock de los vehículos. Si el vehículo no se encuentra en la concesionaria además de lo anterior se debe hacer una nota de pedido al fabricante indicando las características del vehículo que se desea. Si se compra un repuesto, las ventas son al contado o en cuotas sólo con tarjeta, si no hay en existencia se pide al proveedor. Los vendedores cuentan con la información de cada vehículo y repuesto que se encuentra en la firma, así como la información del estado de un pedido ya efectuado a fin de poder responder cualquier inquietud de los clientes.

2. Complete y formalice la definición de ORGANIZACIÓN dada en la teoría

3. Defina estructura formal e informal

4. Puede haber supervición directa en una organización que tiene procesos de trabajo estandarizados? Justifique la respuesta.

5. Es lo mismo procesos de trabajo estandarizados que producciones estandarizadas? Justifique.

6. Enumere las funciones principales del personal perteneciente al núcleo operativo.

7. Complete y formalice la definición de ADMINISTRACIÓN dada en la teoría

8. Cuáles son las funciones principales del administrado?

Recuerde enviar estas actividades complementarias a su Tutor.

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