Instituto colombiano para la evaluación de la educación (Icfes)

Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior - Prueba Saber 11A – 2018

Manual de procedimientos del

Colombia - Edición II – AGOSTO de 2018

DE MU N I C I P I O

Señor coordinador de municipio: usted es la persona encargada

de apoyar al coordinador de nodo en la realización de las
rutas de monitoreo en los municipios donde hay seis o más
sitios de aplicación, durante las distintas etapas de la prueba
y, en caso de ser requerido por el coordinador nacional del
operador de logística de aplicación, apoyar en la recepción
de informes a delegados.

Su responsabilidad está centrada en las labores de

verificación de la aplicación de los protocolos, y en el apoyo
y orientación a los delegados sobre la correcta aplicación de
los procedimientos descritos en los manuales definidos para
cada rol.

Este manual contiene instrucciones específicas para guiar su

labor y la descripción de casos especiales con los respectivos
procedimientos para su solución.

Tenga en cuenta que la ejecución de sus actividades y todas

las situaciones especiales que no estén contempladas en este
manual, se deberán reportar inmediatamente al coordinador
de nodo, quien se encargará de orientarlo. Recuerde también
que estas situaciones deben quedar registradas detalladamente
en su informe y en los formatos físicos dispuestos para tal fin.

Al interior de esta edición encontrará:

Los procedimientos que debe
realizar en los diferentes
momentos de la aplicación.

Gráficos ilustrativos para

complementar y facilitar la
comprensión de temas claves.

Paso a paso de las principales actividades

asignadas a su rol para ayudarle a llevar
el control de su cumplimiento.
 Cómo utilizar este manual:

Para facilitar el uso y aprovechamiento de esta herramienta indispensable para su labor como examinador y poder garantizar el cumplimiento de los procedimientos
a seguir en las diferentes etapas de la prueba, hemos modificado la estructura de este manual incluyendo diferentes recursos que explicaremos a continuación:

1.Secciones principales y secundarias

Este manual está organizado en secciones, las cuales a su vez tienen divisiones Por su parte, las secciones secundarias se mostrarán en un recuadro junto al
internas de contenido. Usted reconocerá las secciones principales identificadas personaje de su rol.
con una barra horizontal y un ícono.

Como complemento, encontrará listados organizados cuyo contenido se amplía

progresivamente describiendo los procedimientos específicos en cada caso.

2.Gráficos e ilustraciones 3.Información importante

ación
Evalu dimie
ntos
proce
de los
Ejecu ción ales
te rp erson
in
ones
Relaci
alidad
Puntu perso
nal
ntación
Prese

Para ayudarle a ilustrar y aclarar algunos conceptos y procedimientos puntuales, A lo largo de este manual encontrará información destacada que le permitirá
se han dispuesto diversos recursos gráficos. Revíselos y preste atención a cada ampliar, profundizar o complementar los diferentes procedimientos descritos.
uno de ellos. Los encontrará identificados con este ícono. La reconocerá por este ícono.

4.Formatos 5.Paso a paso de actividades

En los procedimientos donde se requiera diligenciar, tener en cuenta o consultar Como guía de las principales actividades asignadas a su rol, en la última página de este
formatos, informes, recibos, planillas o demás documentos, encontrará un globo manual encontrará un paso a paso de las mismas con casillas vacías para que señale
con este ícono. progresivamente las que vaya completando en el desarrollo de cada etapa de la aplicación.

Sabemos que este manual será su principal recurso de consulta y preparación para convertirse en el mejor examinador de esta prueba.

Antes de iniciar:

Recuerde cómo está organizado nuestro equipo de examinadores para esta prueba:

¡SU ROL!

COORDINADOR COORDINADOR DELEGADO COORDINADOR COORDINADOR JEFE DE SALÓN COORDINADOR ENCARGADO DE

DE NODO DE MUNICIPIO DE SITIO DE SALONES DE SEGURIDAD ASEGURAMIENTO
Y CONTROL
PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN

Recuerde que, para ser examinador, usted debe haber realizado las siguientes actividades antes
de la aplicación:

Completar el proceso formativo virtual en la plataforma Moodle y aprobar la evaluación para ser
invitado al taller práctico.
Descargar el certificado que lo acredita para tomar el taller práctico.
Leer y estudiar su manual, elaborando un listado de las dudas e inquietudes que se le presenten
durante el curso virtual.
Asistir al taller práctico con el coordinador de nodo, donde le serán resueltas sus dudas y le será
entregado el kit de aplicación.

Usted acompañará y monitoreará dos sitios en el taller práctico y seis sitios el día de la prueba.

Con la información que le sea entregada en el taller
práctico y los datos de los sitios a monitorear, usted debe:
1. Contactar a los delegados de los sitios y:
Validar los horarios programados para los talleres
prácticos en cada sitio de aplicación.
Intercambiar datos de contacto: nombre, cargo y
número de teléfono celular, de forma tal que tanto
usted como los delegados de los sitios a cargo suyo,
tengan permanente comunicación.
2. Preparar su ruta de acompañamiento y monitoreo
para los diferentes momentos:
Taller prácticos en sitios.
Ruta de monitoreo para el día de la aplicación.
Recuerde:
Luego de estudiar y practicar con ayuda del material
didáctico (plan de sesión y manuales), usted estará
preparado para monitorear y apoyar el taller práctico en
cada uno de los sitios asignados, para lo cual deberá:
1. Presentarse ante el delegado del primer
sitio 30 minutos antes del inicio del taller
práctico e informarle que usted estará 30 min.
allí para llevar a cabo estas actividades:
Asegurarse de que los procedimientos se están
cumpliendo a cabalidad.
Apoyar en la resolución de dudas.
Realizar una evaluación sobre el desempeño del
delegado e informarle sus apreciaciones, a fin de llevar
a cabo un adecuado proceso de retroalimentación.

Leer, estudiar y practicar el material didáctico desarrollado para el 2. Durante el taller práctico en sitio debe verificar el cum-
taller práctico en sitio. plimiento del plan de sesión. Para ello, tenga presente:

Leer y estudiar los manuales de procedimientos de todos los roles de

La realización del simulacro de ingreso de
la aplicación, incluidos en el kit. examinandos, empleando el sistema de culebrilla.

La correcta ejecución y desarrollo de las actividades

1 Logística en los sitios de aplicación
Usted acompañará y monitoreará dos sitios en el taller
práctico. Durante el taller práctico en el primer sitio y
dependiendo del desarrollo del mismo, usted decide en
qué momento se traslada al segundo sitio programado,
para continuar con sus actividades de acompañamiento
y monitoreo.
con el apoyo de los materiales y recursos indicados
en el plan de sesión diseñado para el taller.
El control permanente de los tiempos de cada
actividad, para, así, garantizar el cumplimiento de
la agenda programada.
La asignación de los salones, de acuerdo con el
listado suministrado al delegado por el operador de
logística de aplicación.

Tenga en cuenta que el éxito de la aplicación en los La entrega de credenciales, escarapelas, manuales
sitios depende en gran parte, del taller práctico. y las instrucciones específicas para cada rol.
 4 PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN

Al finalizar el taller práctico que realiza el delegado con

los examinadores y en caso de considerarlo necesario,
refuerce la explicación de los procedimientos de
aplicación.

3. Luego, deberá realizar tres actividades muy

importantes:

Reúnase unos minutos con el delegado para que

intercambien experiencias de la sesión y ultimen
detalles.

Realice la evaluación sobre el desempeño del

delegado e infórmele sus apreciaciones, a fin de
llevar a cabo el proceso de retroalimentación.
Haga un reconocimiento del sitio de aplicación y
diligencie la parte correspondiente a la información
del sitio de aplicación, en el Formato de monitoreo
del coordinador de municipio.
Recuerde que es muy importante establecer unas buenas
relaciones interpersonales con los delegados y el equipo
de aplicadores de los sitios.
Consolide la información de sus sitios de aplicación
(datos de ubicación, información de contacto de los
delegados, número de examinandos, etc.), de tal forma
que pueda consultarla fácilmente, cuando lo requiera.
Recuerde que los horarios o sitios a visitar pueden
variar si se requiere suplir alguna necesidad en el
desarrollo de la aplicación. En tal caso, dicha situación
le será informada por el coordinador de nodo.

Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones que le

2 Plan de trabajo en los sitios de
aplicación
Con la información proporcionada por el coordinador
de nodo en el taller práctico, deberá planear y seguir
su ruta de trabajo de la manera más eficiente, a fin de
garantizar el acompañamiento en la totalidad de los
sitios asignados para el día de la prueba. Siga estas
recomendaciones:
Mantenga el orden de visita a los sitios de aplicación,
teniendo en cuenta las direcciones de los mismos;
esto le permitirá optimizar la ruta. Tenga presente los
horarios asignados, como se indica a continuación:
ayudarán a prepararse para el día de la prueba:
La noche anterior a la aplicación debe dormir bien y relajarse.
Tenga en cuenta que la presentación personal refleja su rol, por lo que es
importante que use ropa cómoda, pero acorde con su responsabilidad.
Asegúrese de llevar el manual, su documento de identidad, su
credencial y los demás implementos necesarios en la aplicación.
Salga de su lugar de residencia con tiempo suficiente para llegar a las 6:00
a.m. al primer sitio de aplicación y, así, iniciar el día sin contratiempos.
Recuerde que el uso de celulares o aparatos electrónicos está prohibido
durante la jornada, dentro de los sitios de aplicación, tanto para los
examinandos como para los examinadores.

EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN

ANTES
Una vez se encuentre en el primer sitio de aplicación correspondiente (6:00
a.m.), preséntese como coordinador de municipio (porte la credencial con 6:00 a.m.
su escarapela) y diríjase a la oficina del delegado.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
A continuación, se describen las actividades a desarrollar antes de la prueba:
1 Monitoreo en el sitio de aplicación.
1 Monitoreo en el sitio de aplicación
En cada uno de los sitios asignados y dependiendo del
momento de la aplicación que usted acompañe:
1. Preséntese con el delegado, con el coordinador
de sitio y el coordinador de seguridad (si aplica);
durante su visita diligencie el Formato de monitoreo
del coordinador de municipio.
2. Apoye y oriente al delegado en las situaciones que
se presenten.
3. Cerciórese de que el procedimiento de identificación
biométrica de los examinandos se esté realizando.
4. Realice el recorrido por el sitio de aplicación
para confirmar que todo se esté realizando sin
inconvenientes y de acuerdo con los procedimientos
establecidos. Verifique que:
El sitio de aplicación cumple con los requisitos para
garantizar la adecuada aplicación de la prueba.
Cada uno de los examinadores esté realizando
las actividades propias de su rol en el respectivo
momento de la aplicación.
El material de examen cuente con las medidas de
seguridad y custodia establecidas, las cuales incluyen:
a. Que no se permite sustracción de preguntas
o material de examen por medios físicos o
magnéticos, o mediante fotocopiado, toma de
fotografías, videos, recorte, copia a mano,
grabación de voz o alteración por parte de los
examinandos, del personal de aplicación o de
terceros, debido a que este material de examen
tiene carácter de documento confidencial del
Estado y es de uso exclusivo del Icfes.
b. Que el Icfes no autoriza recibir ninguna Hoja
de respuestas que haya salido del salón y, por
ningún motivo, se repetirá el examen.
c. Que el Icfes no permite empacar hojas de
respuestas diferentes a las de la prueba o sesión
que se está aplicando.
5
ANTES
2 Apertura de los sitios de aplicación e
ingreso de los examinandos.
d. Que por ningún motivo, ni los examinadores ni los
examinandos o terceros se pueden llevar el material
de examen (cuadernillos, hojas de respuestas u hojas
para operaciones); si esto llegara a suceder, el hecho
se denunciará ante las autoridades competentes.
Para mayor control durante sus rondas, tenga presente
que el siguiente material de aplicación dispuesto en el
sitio (salones, pasillos, baños y oficina del delegado)
se encuentre debidamente ubicado y diligenciado:
a. Afiches de silencio y baños, pegados en los
pasillos y áreas comunes.
b. Rótulos para la puerta de salón, marcados
(pegados en la parte externa de cada salón,
al lado de la puerta, con la ruta de evacuación
indicada mediante una flecha).
c. Listados para la puerta del salón (pegados en la
parte externa del salón, al lado de la puerta).
d. Afiches de elementos permitidos y no permitidos
para la aplicación (pegados en la parte externa
de cada salón, al lado de la puerta).
e. Afiches de tiempos (pegados en el tablero).
f. Afiches de instrucciones para examinandos
(pegados en el tablero).
g. Registro de asistencia e identificación, por salón.
h. Listado de identificación de ausentes, por salón.
Recuerde que:
El delegado es la autoridad en el sitio de aplicación y usted es un apoyo para él. Por lo
tanto, su labor deberá ser la de verificar la realización de los procedimientos, apoyar y
orientar a los delegados sobre la correcta aplicación de los procedimientos descritos en
los manuales definidos para cada rol. De acuerdo con lo anterior:
Evalúe la organización de la aplicación en el sitio.
Realice las observaciones que estime pertinentes.
En caso de encontrar situaciones que afecten el normal desarrollo de la aplicación,
informe de inmediato al coordinador de nodo.
 6 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN

Ubicación de afiches:
Rótulo para puerta de salón
ANTES

Listado 102

Afiche de tiempos
para puerta Lina

de salón 7:30 12:00

Lineros

102
1:00 5:00 Sesión Duración
Módulos de competencias
genéricas
Cantidad de
preguntas

Cuadro de pruebas
2
40 minutos Comunicación escrita 1 abierta
Benito
Benavides Razonamiento cuantitativo
Primera Lectura crítica
4 horas Competencias ciudadanas 167 cerradas
(240 minutos)
Inglés
Cuestionario socioeconómico
Tiempo total: 4 horas y 40 minutos
Tiempo mínimo de permanencia en el salón: 2 horas
Está prohibido el uso de cualquier
Permanezca sentado
otro elemento electrónico dentro

Fecha de publicación
durante toda la sesión, el
del sitio de aplicación (salones,
jefe de salón le atenderá
baños, pasillos, escaleras,
en su puesto.
parqueaderos, etc.).

Responda el examen con lápiz de

la siguiente forma:
•La prueba de comunicación
escrita (pregunta abierta) en la
Hoja de respuesta.
•La prueba de preguntas cerradas,
rellenando completamente el
circulo seleccionado.
Al terminar su prueba, levante la
mano y devuelva al jefe de salón
de los resultados
todo el material de examen:
Cuadernillo con Hoja de borrador,
Hoja de respuestas y Hoja para
operaciones, en la bolsa plástica.

Fecha de publicación
Afiche de de los resultados
elementos
permitidos y no Afiche de instrucciones
permitidos para la prueba

SALÓN ÁREAS COMUNES OFICINA DELEGADO

enlace www.icfesinteractivo.gov.co en el
2 Apertura de los sitios de aplicación e módulo de citación, por número de documento.
ingreso de examinandos
c. Si no hay posibilidad de ingresar a buscar
En el sitio que acompañe la apertura e inicio de cada la citación en internet o si en el aplicativo
sesión, apoye para que: aparece el mensaje “No se encontró citación
para su documento”, se debe comunicar la
Se apertura e ingreso de los situación al coordinador de nodo, quien dará
examinandos a los sitios de las instrucciones del caso.
aplicación se dé puntualmente (en 7:00 a.m.
primera sesión a las 7:00 a.m. y d. Recuerde que no se debe tomar ninguna decisión
en segunda sesión a la 1:30 p.m.). hasta que el coordinador de nodo imparta las
instrucciones correspondientes al caso que se
Los examinadores (coordinador de sitio, presenta.
coordinadores de salones y auxiliares) estén
prestos a orientar a los examinandos en cuanto a la Recuerde que no se debe tomar ninguna decisión hasta
ubicación dentro del sitio de aplicación (ubicación que el coordinador de nodo le dé las instrucciones
de salones, baños, etc.). correspondientes al caso que se presenta.

A la oficina del delegado, no se permita el ingreso 2. Examinandos que llegaron al salón y fueron enviados
de examinandos ni personas ajenas a la aplicación. a la oficina del delegado por no presentar un
documento válido, tener un documento sin foto o
Durante el ingreso de los examinandos al sitio, pueden huella o presentar denuncio por hurto o constancia
surgir dos (2) tipos de situaciones, las cuales se presentan por pérdida de documentos.
a continuación junto con los procedimientos a seguir en
cada caso: En este caso, si el examinando trae un documento válido
pero que no tiene foto o huella (incluido el denuncio
1. Examinandos que no saben dónde están citados (sitio, por hurto o constancia por pérdida de documentos), el
bloque o salón), en cuyo caso se debe proceder así: delegado debe remitirlo a la persona encargada de
esta labor para que tome las huellas del examinando
a. Con ayuda del listado alfabético de citados en el sistema biométrico, diligencie el Acta de toma
e identificación por sitio, se debe buscar al de impresión dactilar con lector biométrico y entregue
examinando por el primer apellido; si no se al examinando la autorización de ingreso al salón
encuentra, se deberá buscar por todas las de aplicación, con la cual este deberá desplazarse
alternativas restantes (segundo apellido, primer inmediatamente al salón correspondiente. Tenga
nombre o segundo nombre). presente que en los casos en que no se cuente o falle
el lector biométrico, este proceso deberá realizarse
b. Si aún no aparece, y si se tiene la posibilidad, de forma manual diligenciando el Acta de toma de
realizar la consulta por internet a través del impresión dactilar sin lector biométrico.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
Tarjeta de identidad vigente original para menores de 18 años.
Cédula de ciudadanía original para mayores de 18 años.
Cédula de extranjería original para extranjeros residentes en
Colombia.
Pasaporte original vigente.
Pasaporte original para el caso de los extranjeros no residentes en
Colombia.
Contraseña.
Comprobante por hurto de documentos expedido por la autoridad
3. En los casos en los cuales el examinando se registró con
tarjeta de identidad y el día de la aplicación presenta
un documento que certifica mayoría de edad (cédula
de ciudadanía o comprobante en trámite) se deberá
permitir su ingreso y el coordinador de salones o de
sitio debe adelantar el proceso de corrección de datos.
4. Si el examinando no presenta un documento válido
o ningún tipo de documento, el delegado deberá
DURANTE
Las actividades que se detallan a continuación tienen la finalidad de garantizar el óptimo
desarrollo de la aplicación, una vez entregado el material de examen.
A continuación, se describen las actividades a desarrollar durante la prueba:
1 Rondas para verificar el inicio de la prueba.
1 Rondas para verificar el inicio de la prueba
Usted debe asegurarse de que en los sitios de aplicación
a cargo:
El material de aplicación esté ubicado en los lugares
indicados.
Los afiches de tiempos se encuentren bien diligenciados.
En los tableros, esté dibujado el cuadro de pruebas con
todos los datos y la fecha de publicación de resultados.
Los salones estén organizados (maletas y bolsos
debajo del tablero).
7
DURANTE
Los documentos válidos para el ingreso a la aplicación del examen son::
competente o constancia por pérdida de documento (impreso). En este caso, el
examinando deberá permitir la toma de sus huellas dactilares.
Los estudiantes venezolanos que se hubieren inscrito con el PEP (Permiso Especial
de Permanencia) se identificarán, el día de la aplicación, con ese documento junto
con el Documento Nacional de Identidad Venezolano. Lo mismo aplica para quienes
se hubieren inscrito en la modalidad individual. El Icfes aplicará el procedimiento
correspondiente para la corrección de datos si el día de la aplicación encuentra
que no hay correspondencia entre el documento presentado y aquel con el que se
inscribió.
Tenga presente que la tarjeta de identidad es un documento válido sin
importar su color, siempre y cuando cuente con: foto, huella y fecha de
expiración vigente. En caso de no cumplir alguno de estos requisitos, el
examinando deberá ser remitido a la oficina del delegado.
informarle que tiene hasta 30 minutos después de
iniciada la prueba en su salón para presentar el
documento de identidad válido y poder así ingresar a
presentar la prueba. El delegado debe indicarle que
al regresar con el documento debe presentarse en su
oficina y que no se le dará tiempo adicional.
5. Verifique que estos procedimientos se adelanten al
inicio de cada sesión de la aplicación.
2 Rondas durante la prueba.
Los Jefes de salón cumplan los procedimientos para
el ingreso de los examinandos (ingreso con Registro
de asistencia e identificación, solicitud de documento
válido, instrucciones de aplicación y correcta entrega
de material de examen).
Los examinandos no estén infringiendo la normatividad
de las pruebas.
Se cumplan los procedimientos para el ingreso de los
examinandos que lleguen tarde (solicitud de documento
válido, instrucciones de aplicación y correcta entrega
de material de examen).
Los examinadores no estén manipulando elementos no
permitidos y permanezcan dentro de sus salones.
 8 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN
DURANTE
Control de copia: usted deberá ejercer estrecha vigilancia
para eliminar, desalentar o detectar posibles fraudes o
intentos de copia. Si descubre alguna de estas situaciones
mencionadas, avise de inmediato al coordinador de nodo.
2 Rondas durante la prueba
Cualquier pérdida de material de examen, sustracción
de preguntas o fuga de información por medios físicos
o magnéticos (duplicación, fotografías, videos, copiar
manualmente, grabaciones de audio, cortes o alteración),
por parte de los examinandos, del personal de aplicación
o de terceros, será responsabilidad del operador de
logística de aplicación, al cual usted representa en
los sitios asignados. Por lo tanto, asegúrese de que el
delegado y los demás roles estén realizando de manera
adecuada los procedimientos establecidos; en caso
contrario, recuerde que su tarea es apoyar y orientar las
actividades en las cuales usted identifique falencias o la
necesidad de retroalimentación.
Usted deberá cerciorarse de que:
Los examinandos no estén infringiendo la
normatividad de las pruebas. Las situaciones que
pueden ocasionar la anulación del examen son:
Intento de fraude o fraude.
Intento de copia o copia.
Afectar, obstaculizar o impedir de cualquier
modo el desarrollo normal de la aplicación del
examen.
Permitir intencionalmente la consulta de sus
propias respuestas a otro examinando, durante
la aplicación del examen.
Portar armas durante la aplicación del examen.
Realizar cualquier conducta engañosa para
obtener un beneficio propio o a favor de un
tercero.
Suplantación.
Sustraer, del sitio de aplicación, el material
entregado por el Icfes para la realización del
examen.
Utilizar o manipular elementos o dispositivos no
autorizados durante la aplicación del examen.
Utilizar o manipular teléfonos, equipos celulares
o de comunicación durante la aplicación del
examen.
Presentarse a la aplicación del examen en
estado de embriaguez o bajo el efecto de
estupefacientes.
Los examinadores no estén manipulando elementos
no permitidos y estén realizando las funciones
establecidas para su cargo.
Recuerde que está estrictamente prohibido el uso de celulares
o aparatos electrónicos durante la jornada de aplicación. Es
por ello, que para el control de tiempos, los examinadores
deben utilizar reloj de pulso. También está prohibido que los
examinadores se dediquen a actividades diferentes a las de
su rol durante la jornada de aplicación, por ejemplo: leer
libros, dormir, permanecer sentado todo el tiempo en una
silla, estar fuera del salón o abandonarlo y no hacer rondas.
Igualmente deberá asegurarse de que:
Los coordinadores de salones diligencien los
formatos de Corrección de datos, Preguntas
dudosas y el Formato de ubicación, de acuerdo con
los procedimientos establecidos.
El delegado utilice y diligencie correctamente los
formatos a su cargo.
No se estén utilizando celulares ni aparatos
electrónicos en ningún lugar del sitio de aplicación.
Se estén firmando o se hayan firmado las hojas de
respuestas y el Registro de asistencia e identificación
(verificar aleatoriamente en cada salón).
Los cuadernillos de los examinandos ausentes se recojan
o se hayan recogido dentro del tiempo establecido, que
sean o que hayan sido debidamente empacados y se
entreguen o hayan sido entregados al encargado de
aseguramiento y control para su custodia.
Durante la aplicación del examen solo se permita la
salida al baño de a un examinando a la vez, por salón.
El material de examen (Cuadernillo, Hoja de respuestas
y Hoja para operaciones) del examinando que haya
salido al baño, se encuentre en poder y custodia del
respectivo jefe de salón hasta su regreso.
Se esté controlando el tiempo máximo autorizado
para salida al baño de los examinandos (5 minutos).
Una vez iniciado el examen en el sitio, se esté
aplicando la prohibición de salir del sitio de
aplicación para los examinadores.
Tenga en cuenta que una vez
iniciada cada sesión del examen:
Está prohibido a los examinandos salir del sitio de aplicación si no han
cumplido con el tiempo mínimo de permanencia o si no han terminado
de contestar la prueba. Cuando un examinando salga del sitio de
aplicación no podrá ingresar nuevamente.
Recuerde que en cada sitio asignado debe diligenciar el respectivo
Formato de monitoreo de coordinador de municipio.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN 9

DESPUÉS
DESPUÉS
Asegúrese de que el delegado y los demás roles estén llevando a cabo de manera adecuada los
procedimientos establecidos; en caso contrario, recuerde que su tarea es orientar, asesorar y apoyar
las actividades en las cuales usted identifique falencias o la necesidad de retroalimentación.

A continuación, se describen las actividades a desarrollar después de la prueba:

1 Evaluación del equipo 2 Entrega del sitio 3 Reporte de desarrollo y

de trabajo. de aplicación. cierre de sitios.

prestado, asegurándose de que todos los salones y la

1 Evaluación al equipo de trabajo oficina del delegado se encuentren limpios. Todos los
afiches deberán ser recogidos y destruidos; los esferos,
En el sitio, y dependiendo del momento de la aplicación que lápices, cinta y marcadores deberán ser entregados al
usted acompañe, cerciórese de que esta actividad se realice coordinador de sitio. Finalmente, agradezca por el apoyo
a través del diligenciamiento de los formatos de evaluación recibido por parte de la institución y del equipo de trabajo.
a examinadores entregados para tal fin, teniendo en
cuenta para ello el desempeño realizado y los factores a
evaluar dentro del formato. Tenga en cuenta los siguientes
aspectos: la ejecución de los procedimientos, las relaciones 3 Reporte de desarrollo y cierre de sitios
interpersonales, la puntualidad y la presentación personal.
Al finalizar la aplicación, reporte telefónicamente al
coordinador de nodo el desarrollo de la jornada de
Tega en cuenta para la evaluación: aplicación y el cierre de los sitios que tenía a su cargo.
ación
Evalu i mientos
pro c e d Recuerde diligenciar sus formatos de monitoreo de
ó n de los s coordinador de municipio, su informe escrito y su informe
Ejec u c i
r pe r sonale
inte web, registrando de manera clara y precisa todas las
iones
Relac situaciones especiales y novedades detectadas durante
alidad
Puntu p erson
al la prueba en los sitios de aplicación monitoreados por
ió n usted, las cuales pueden ser sobre:
ntac
Prese
Talleres prácticos que acompañó.
Equipo de trabajo.
2 Entrega del sitio de aplicación Novedades relacionadas con examinandos.
Novedades relacionadas con el material de examen.
En el sitio en que se encuentre en ese momento, acompañe Situaciones particulares presentadas durante el
al delegado en la entrega del sitio de aplicación al desarrollo de la aplicación.
coordinador de sitio en las condiciones en las que fue Otras.

BALANCE DE LA APLICACIÓN
1 Entrega física de carpeta y soportes, Informe escrito.
Formatos de monitoreo del coordinador de municipio
retroalimentación de la aplicación y por sitio de aplicación.
evaluación Material de aplicación.

Usted debe entregar su informe al coordinador de nodo, Una vez entregado su informe, usted será evaluado por
como resultado de la actividad realizada, en la fecha y el coordinador de nodo. Esta labor debe realizarse en
hora en la que sea citado. La carpeta deberá contener su presencia, con el fin de llevar a cabo un proceso de
los siguientes formatos: retroalimentación a partir de su desempeño en la aplicación.
 SITUACIONES ESPECIALES

Recuerde que todas las situaciones especiales se deben reportar inmediatamente al coordinador
de nodo, quien le dará las instrucciones al respecto. Adicionalmente, estas situaciones deberán
quedar registradas detalladamente en su informe y en los formatos físicos dispuestos para tal fin.

A continuación, se describen algunas de las situaciones que podrían llegar a presentarse y el tratamiento a seguir:

1 El operador de transporte. 4 El sitio de aplicación. 7 El examinando.

2 El operador de empaque. 5 El material de examen. 8 Examinandos adicionales

(holguras).

3 Los examinadores (equipo 6 Anulaciones. 9 Población con

de trabajo). discapacidad

esta situación, se debe contactar al coordinador de nodo, quien

1 El operador de transporte
Ausencia del operador de transporte: debe
comunicarse inmediatamente con el coordinador
de nodo, quien le dará las instrucciones
pertinentes o solicitará la orientación del
profesional de enlace del Icfes.
informará el procedimiento a seguir. De igual forma, solicitar al
operador de transporte la reposición del material faltante.
Kit de aplicación: se deben registrar las novedades presentadas
con el kit del material de aplicación, con respecto a los elementos
faltantes requeridos para la prueba o elementos en mal estado.

No llega el material de examen: tranquilizar a los examinandos

e indicarles que el material está en camino.
Inconvenientes con el comportamiento del representante del
operador de transporte: es importante generar un ambiente de
trabajo que permita una aplicación sin contratiempos.
Incumplimiento en el horario de entrega del material de examen:
luego de comunicar la situación al coordinador de nodo,
el delegado debe dar las instrucciones correspondientes al
encargado de aseguramiento y control.
Adelantar otras labores propias de la aplicación mientras se
gestiona la llegada del material al sitio.
2 El operador de empaque
Bolsa de seguridad sin sellar, contenedor abierto
o en mal estado, precintos rotos o desajustados,
número de precinto diferente al número de
precinto registrado en el recibo, número de
bolsa de seguridad diferente al número de bolsa
registrada en el recibo: ante esta situación, se debe contactar
al coordinador de nodo, quien le informará el procedimiento
a seguir. De igual forma, solicite al operador de transporte la
reposición del material faltante.
3 Los examinadores (equipo de trabajo)
Entrega equivocada de material de examen:
esta situación se puede dar por deficiencia en
el proceso de ingreso al salón (identificación,
ubicación en culebrilla, entrega desordenada,
entre otros). En este caso, realizar el procedimiento
para el manejo de novedades con el material de
examen, el cual se describe más adelante.
Fallas del dispositivo biométrico para la toma de huellas el día de
la aplicación: ante esta situación, comunicarse de inmediato con
el coordinador de nodo, con el propósito de buscar suplentes para
los examinadores ausentes, garantizando que dichas personas
cumplan con el perfil y los requisitos establecidos para cada rol.
Faltante de personal requerido: ante esta situación, comunicarse
de inmediato con el coordinador de nodo, con el propósito de
buscar suplentes para los examinadores ausentes, garantizando
que dichas personas cumplan con el perfil y los requisitos
establecidos para cada rol.
Impuntualidad en los horarios acordados (examinadores):
el delegado debe contactar a los examinadores que no han
llegado para determinar: su asistencia al sitio, su tiempo de
llegada y las acciones a tomar. Esto se debe ver reflejado en la
evaluación de desempeño.

Elementos incompletos para el empaque del material de examen Diligenciamiento incorrecto de los formatos de ubicación: en este
(contenedores, tulas, precintos), kits tiflológicos faltantes: ante caso, se deberá solicitar la corrección por parte del coordinador
SITUACIONES ESPECIALES
de salones o de sitio. Recuerde que esto se debe ver reflejado en
la evaluación de desempeño.
Diligenciamiento incorrecto del Formato de corrección de datos:
en este caso, se deberá solicitar la corrección por parte del
coordinador de salones o de sitio. Recuerde que esto se debe
ver reflejado en la evaluación de desempeño.
Mal diligenciamiento del Listado de identificación de ausentes: se
debe hacer la corrección en el mismo formato, garantizando que la
cantidad total de examinandos ausentes y presentes coincida con lo
registrado en las casillas del Listado para cada sesión, para que la
información quede bien registrada en el informe web del delegado.
Registro de asistencia e identificación sin firma: se debe recordar al jefe
de salón el procedimiento que debe seguir para el diligenciamiento
de este formato, de manera que lo realice con cada examinando.
Esta situación se debe registrar en el informe web del delegado y
debe quedar reflejada en la evaluación de desempeño.
No cumplimiento de las actividades asignadas según el rol: el
delegado deberá llamar la atención al examinador, recordándole
el procedimiento a seguir y la importancia de este. Esta situación
debe quedar registrada en la evaluación de desempeño.
4 El sitio de aplicación
Cambio de salón: en caso de requerir un cambio de
salón, se deberá notificar al coordinador de sitio
para que este gestione la adecuación del espacio
correspondiente. Es necesario que el equipo de
trabajo se encuentre al tanto de la situación y
que se mantenga comunicación constante para
atender la novedad y ubicar correctamente a los examinandos.
Daño en la estructura física del sitio: se debe notificar al
coordinador de sitio a fin de adecuar los espacios para la
presentación del examen. En caso de que no se logre asegurar
un espacio adecuado para la aplicación, se deberá notificar
al coordinador de nodo, quien dará instrucciones sobre cómo
proceder.
Sitio no adecuado para examinandos con discapacidad motriz:
en este caso, se debe notificar inmediatamente al coordinador de
sitio a fin de ubicar un espacio adecuado en un primer piso para
que el examinando con discapacidad pueda presentar la prueba.
Situaciones de orden público: el delegado debe notificar al
coordinador de nodo (este a su vez al profesional de enlace del Icfes)
y a las autoridades correspondientes sobre cualquier alteración en
el orden público que pueda afectar la seguridad e integridad de
las personas que se encuentran en el sitio de aplicación.
Situaciones presentadas por eventos naturales: en estos casos se
debe conservar la calma y recordarle al personal las rutas de
evacuación que les fueron informadas durante el taller práctico.
5 El material de examen
Todas las novedades que se presenten con el material
de examen se deberán registrar en el informe del
delegado y en los formatos físicos dispuestos para
tal fin; asimismo, se deben notificar oportunamente
11
al coordinador de nodo. Básicamente, se pueden presentar tres
situaciones cuyo procedimiento de manejo se describe a continuación:
1. Error en la entrega del material de examen. Cuando el jefe
de salón realiza una entrega equivocada, el delegado debe
realizar lo siguiente:
Confirmar que se trata de una entrega errónea del material de
examen, confrontando la información de identificación de la Hoja
de respuestas contra el documento de identidad del examinando.
a. Si el examinando no ha iniciado aún el diligenciamiento
de la Hoja de respuestas, se deberá retirar el material
de examen y solicitarles a los demás examinandos que
verifiquen que tienen el material que les corresponde
(confrontando los datos de identificación registrados
en la Hoja de respuestas). Luego, se deberá proceder a
entregarle al examinando el material que le corresponde.
b. Si el examinando ya inició el diligenciamiento de la Hoja
de respuestas, se deberá dejar que continúe con el material
que le fue entregado. En este caso, se aplica el tratamiento
especial a la Hoja de respuestas. Además, en el Acta de
sesión (parte posterior), en el Informe del coordinador de
salones y en el Informe de aplicación del delegado, se
deberán reportar los siguientes datos:
Nombre completo, número del documento de identidad
y número de registro del examinando a quien pertenecía
la Hoja de respuestas.
Nombre completo, número del documento de identidad
y número de registro del examinando que utilizó la Hoja
de respuestas.
Recuerde que esta novedad se deberá registrar en el informe físico
y web del delegado.
2. Hojas de respuestas que no corresponden al examinando.
Error de empaque. Cuando no hay coincidencia entre el
número de registro del Cuadernillo y el número de registro
impreso en la Hoja de respuestas y, por consiguiente, tampoco
en los apellidos y nombres correspondientes al examinando
que figura en la Hoja de respuestas, se debe proceder así:
a. Buscar, en el Listado alfabético de citados por sitio,
el nombre del examinando que aparece en la Hoja de
respuestas mal empacada.
b. Si se encuentra el nombre del examinando, se deberá hacer el
intercambio de hojas de respuestas, registrando las anotaciones
respectivas en el Acta de sesión (parte posterior), en el Informe
del coordinador de salones y en el Informe del delegado. Se
aplica el tratamiento especial a la Hoja de respuestas.
c. Si en el sitio no aparece citado el examinando cuyo nombre
figura en la Hoja de respuestas mal empacada, el examinando
puede contestar en la Hoja que no le corresponde, teniendo
en cuenta el tratamiento de la Hoja de respuestas.
d. En el Acta de sesión (parte posterior) y en el informe del
delegado, se deben reportar los siguientes datos:
Nombre completo, número del documento de identidad
y número de registro del examinando a quien pertenecía
la Hoja de respuestas.
Nombre completo, número del documento de identidad
y número de registro del examinando que utilizó la Hoja
de respuestas.
 12 SITUACIONES ESPECIALES

El tratamiento especial para hojas de respuestas en los casos de a. Le debe informar inmediatamente al coordinador de nodo quien
ENTREGA EQUIVOCADA, ANULACIÓN, DAÑO, HOLGURA, contactará al profesional de enlace del Icfes para que ubique
CAMBIO POR HOLGURA, ADICIONAL, EMPAQUE DOBLE, la dirección del examinando. Se recomienda no llamar por
ERROR DE EMPAQUE, DILIGENCIAMIENTO CON ELEMENTO teléfono al examinando, puesto que lo puede poner sobre aviso.
DIFERENTE, etc., es el siguiente:
b. Solicitar la ayuda del coordinador de nodo con el fin de que se
a. Trazar dos líneas sobre el código de barras de la Hoja de desplacen o le dé instrucciones para recuperar el Cuadernillo.
respuestas y en las marcas negras (timing marks).
c. Cuando se hable con el examinando que se llevó el
b. Trazar una línea con esfero en los apellidos y nombres Cuadernillo, se debe hacer lo siguiente:
registrados y en el número de registro de la Hoja de
respuestas, y escribir los datos del examinando que la va Averiguar qué hizo desde que salió del sitio de aplicación;
a utilizar, sin olvidar anotar el número del registro. indague si hubo posibilidad de haber fotocopiado el material.
Averiguar por qué no lo entregó, con el fin de establecer
c. En la parte superior de la Hoja de respuestas, codificar, con su responsabilidad y tomar una decisión frente a la
esfero, la novedad por la cual se está efectuando el tratamiento anulación del examen.
a la Hoja de respuestas (ENTREGA EQUIVOCADA, Informarle que el Cuadernillo se considera un documento
ANULACIÓN, DAÑO, HOLGURA, CAMBIO POR HOLGURA, confidencial de uso exclusivo del Estado colombiano, por lo
ADICIONAL, EMPAQUE DOBLE, ERROR DE EMPAQUE, cual el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.
DILIGENCIAMIENTO CON ELEMENTO DIFERENTE). Consultar, con el coordinador de nodo, la determinación
de anular el examen, este se pondrá en contacto con
Todas las hojas de respuestas que hayan sido objeto de un el profesional de enlace del Icfes y posteriormente
tratamiento especial deberán empacarse en la parte superior de la transmitirá las instrucciones a seguir.
torre de hojas de respuestas dentro del paquete de casos especiales.
Si se detecta que el Cuadernillo no se lo llevó el examinando
Tratamiento a la Hoja de respuestas que lo utilizó, se procede así:
por entrega equivocada:
a. Llamar de manera individual a los examinandos que presentaron
Inhabilitar el el examen en el salón donde se perdió el Cuadernillo.
A A SABER TyT Escribir
código de barras
o Pérez
A
H01 2018-1
ENTREGA
b. Explicar a cada uno la importancia de colaborar para que
NILLO
Pedro Alfons O
No. CUADER

EQUIVOCADA
la Educación No. REGISTR E
Evaluación de
biano para la
Instituto Colom
Y NOMBRE
S E

el Cuadernillo aparezca y la gravedad y consecuencias

APELLIDOS
L Ro
N
M
IM E A SE SIÓ 1
D
11 A B C
D
A B C 12 A B C

Tachar el nombre que conlleva la pérdida definitiva de este material.

D
1 A B C A B C 13 A B C
D
3 A B C D
D 1
1 A B C
D 2 A B C A B C 1 A B C D
3 A B C D
D 1
2 A B C
D 3 A B C A B C 1 A B C D
B C D 1

anterior y escribir
3 A A B C D
3 A B C
D
D 11 A B C 1 A B C D
3 A B C D
D A B C D A B C D
A B C
A B C D
D 111 A B C 1
D A B C D A B C D
A B C
1 A B C
D 112 A B C 1

el nuevo c. Informarles que el Cuadernillo se considera un documento

A B C D
A B C D
D 113 A B C
D
1 A B C D
2 A B C

Tachar el número
D A B C D D A B C D
A B C
3 A B C
D
D 11 A B C 1
D A B C D
A B C
A B C D
D 11 A B C

confidencial y exclusivo del Estado colombiano, por lo cual

D A B C
A B C
A B C D
D 11 A B C

de registro anterior
D 1 A B C
1 A B C A B C D
D 11 A B C
D 2 A B C
11 A B C A B C D
D 11 A B C

el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.

D 3 A B C
12 A B C A B C D 11 A B C
A B C D

y escribir el nuevo
D
13 A B C A B C D 12 A B C
D A B C D
1 A B C A B C D 121 A B C
D A B C D
1 A B C 1 A B C
D 122 A B C
D A B C D
1 A B C 2 A B C
D 123 A B C
D A B C D
1 A B C 3 A B C
D 12 A B C
A B C D

d. De acuerdo con la investigación que se adelante, consultar con

D
1 A B C A B C D 12 A B C
D A B C D
1 A B C A B C D
D 12 A B C
D 1 A B C
2 A B C A B C D
D 12 A B C
2 A B C

el coordinador de nodo la determinación de anular el examen;

D

Inhabilitar los
21 A B C A B C D
D 12 A B C
D 3 A B C
22 A B C A B C D 12 A B C
D A B C D
23 A B C
A B C D 13 A B C
A B C D

este se pondrá en contacto con el profesional de enlace del

D
131 A B C

timing marks
C
2 A B A B C D
D A B C D
2 A B C
1 A B C
D 132 A B C
D A B C D
2 A B C
2 A B C
D 133 A B C
D A B C D

Icfes y posteriormente transmitirá las instrucciones a seguir.

2 A B C
3 A B C
D 13 A B C
D A B C D
2 A B C
A B C D 13 A B C
D 1 A B C D D
2 A B C
B C D 13 A B C

3. Pérdida de material. En esta situación, no se puede establecer

A D
3 A B C D
D 11 A B C 13 A B C
D
A B C D
31 A B C D
D 12 A B C 13 A B C
D
A B C D
32 A B C D D 13 A B C 13 A B C
D
A B C

un procedimiento único, debido a que cada caso se presenta

C D 1 A B C D D
A B C

e. El delegado debe elaborar un Acta, a mano, con esfero, en

33 A B D 1
A B C
B C D 1 A B C D
3 A
A B C D
D
3 A B C

en condiciones diferentes. ENPor

CU ESTlo
A SO tanto,
CIO ECO NÓ MICaquí se exponen algunas
A
11
1
1
A
A
B C
B C
D
D una hoja en blanco, en donde debe consignar detalladamente
sugerencias que le podrán ayudar en un momento dado. En este
1
12

la situación presentada durante la aplicación, describiendo

D 1
11 A B C 13
D 1 A B C D
12 A B C 1

caso, se debe:
D 1 A B C D
13 A B C 1

las circunstancias en que sucedió, la hora, fecha, lugar, los

D 1
1 A B C
A B C D
1

involucrados y anexando las evidencias correspondientes.

Asumir una actitud serena y tranquila, así se podrá obrar con Debe contar con las firmas de los examinadores a cargo.
más exactitud y rapidez; no perder el control.
Anexar todos los documentos de soporte del hecho en la carpeta.
Informar inmediatamente a la portería para que nadie salga
del sitio de aplicación. Si definitivamente el material de examen no se recupera, se
deberá contactar a las autoridades para realizar la respectiva
Realizar nuevamente el conteo del material, de tal forma que denuncia por pérdida de material de examen. Consulte con
se verifique que, efectivamente, el material de examen se el coordinador de nodo; este se pondrá en contacto con el
encuentra extraviado. profesional de enlace del Icfes y posteriormente transmitirá las
instrucciones a seguir.
Hablar en privado con el jefe de salón del aula en que se
perdió el Cuadernillo u Hoja de respuestas.

Hablar en privado con el coordinador de salones a cargo del

6 Anulaciones
salón donde se perdió el Cuadernillo u Hoja de respuestas
Una anulación tiene graves consecuencias para el
Si las versiones no coinciden, hablar con los dos al mismo examinando, por lo cual esta debe ser autorizada única
tiempo y tratar de clarificar la situación. y exclusivamente por la Subdirección de Aplicación
de Instrumentos del Icfes y deberá encontrarse
Si se detecta que el Cuadernillo se lo llevó el examinando que debidamente soportada por el formato Acta de
lo utilizó, proceder así: anulación, adjuntando todas las evidencias del caso.
SITUACIONES ESPECIALES 13

Por lo tanto, si se detecta o es informado de alguna situación que sea g.Empacar la Hoja de respuestas dentro de casos especiales y
causal de anulación, debe reportarla inmediatamente al coordinador reportarlo en el informe web del delegado en el módulo de
de nodo, este se pondrá en contacto con el profesional de enlace del novedades – anulados.
Icfes y posteriormente transmitirá las instrucciones a seguir.
2. Después del examen, las anulaciones se pueden dar por:
1. En el sitio de aplicación, los exámenes pueden ser anulados por
las siguientes causas: Suplantación: si, en la confrontación dactilar realizada por la Registraduría
Nacional del Estado Civil, se informa que hubo suplantación en algún
Intento de fraude o fraude. caso pendiente de identificación, el Icfes realizará el proceso posterior
Intento de copia o copia. de anulación del examen e informará al examinando.
Afectar, obstaculizar o impedir de cualquier modo el desarrollo
normal de la aplicación del examen.
Permitir intencionalmente la consulta de sus propias respuestas Advertencia:
a otro examinando durante la aplicación del examen.
Portar armas durante la aplicación del examen.
Realizar cualquier conducta engañosa para obtener beneficio Si se comprueba suplantación de un inscrito en la aplicación de los exámenes
propio o a favor de un tercero. que realiza el Icfes, el examen será anulado y el hecho se denunciará ante las
Suplantación. autoridades competentes.
Sustraer, del sitio de aplicación, el material entregado por el
Icfes para la realización del examen. Al respecto, conviene tener presente la Ley 599 de 2000, la cual, en su Artículo
Utilizar o manipular elementos o dispositivos no autorizados 296, establece lo siguiente: “… Falsedad personal. El que con el fin de obtener un
durante la aplicación del examen. provecho para sí o para otro, o causar daño, o sustituya o suplante una persona o
Utilizar o manipular teléfonos, equipos celulares o de se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos
comunicación durante la aplicación del examen. incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya otro delito…”. En las
Presentarse a la aplicación del examen en estado de anulaciones por otros motivos, según la naturaleza del fraude, este se denunciará
embriaguez o bajo el efecto de estupefacientes. también ante las autoridades competentes.

Si se presenta alguno de estos casos, previa autorización de anulación

por parte de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos (SAI), se debe:

a.Diligenciar el Acta de anulación con los datos del examinando

7 El examinando
completos, el código de anulación y la causal de anulación.
El examinando deberá registrar su versión en el espacio de Usted se puede encontrar con cualquiera de
Manifestaciones del hecho por parte del examinando. El las siguientes situaciones relacionadas con los
Acta deberá ser firmada por el examinando, el delegado, el examinandos. Preste atención al tratamiento que se
coordinador de salones y el jefe de salón. La impresión dactilar se debe dar en cada caso.
realiza únicamente para los casos de anulación por suplantación.
1. El examinando presenta problemas de salud durante la
b.Informar al coordinador de salones y al jefe de salón (encargados aplicación: sí un examinando manifiesta que se encuentra con
del salón donde se anuló el examen) que el hecho debe quedar algún tipo de problema o inconveniente relacionado con su
registrado en sus respectivos informes, de manera clara y precisa. salud, deberá dirigirse a la oficina del delegado para constatar
el tipo de malestar que presenta y si se siente en la capacidad de
c. En una hoja en blanco, el jefe de salón, el coordinador de seguir contestando el examen. Si el examinando manifiesta que
salones, el coordinador de sitio y el delegado deberán ampliar desea irse del sitio de aplicación (si es menor de edad, no puede
la información del hecho que ocasiona la anulación del examen. retirarse del sitio de aplicación si no se presenta un acudiente),
o si es necesario, deberá llamar a la línea de emergencias de la
d.Cada examinador, una vez consigne su informe, deberá ciudad. Antes de que el examinando se retire del sitio, deberá
relacionar su nombre completo, firma, documento de identidad levantarse un acta donde se informe el retiro del examinando
y número de contacto, preferiblemente el de su teléfono celular. del sitio de aplicación, la cual debe anexar en su carpeta de
documentos; además, deberá incluir el reporte en el informe web.
e. Hacer las anotaciones correspondientes en el Registro de asistencia
e identificación y en el Informe de aplicación del delegado. 2. Problemas de comportamiento con el examinando durante la
aplicación: esta novedad se presenta cuando el examinando no
f. Proceder a realizar tratamiento de caso especial a la Hoja de acata las órdenes impartidas por el jefe de salón, el coordinador de
respuestas. Para ello, trazar con lápiz dos líneas sobre el código salones, el delegado o el coordinador de sitio. Cuando se presenta
de barras de la Hoja de respuestas y en las marcas negras esta situación el examinando deberá ser dirigirlo a la oficina del
(timing marks). En la parte superior de la Hoja de respuestas, delegado, donde se indagará sobre su comportamiento, se le
codificar, con esfero, la novedad por la cual se está efectuando el indicarán los procedimientos y se le informará que el no acatar
tratamiento a la Hoja de respuestas (ANULACIÓN). las órdenes puede ocasionar incluso la anulación de su examen.
Si la situación persiste, deberá informarse al coordinador de
nodo, quien se pondrá en contacto con el profesional de enlace
Tratamiento a la Hoja de respuestas por anulación: del Icfes y posteriormente transmitirá las instrucciones a seguir.

3. Hojas de respuestas diligenciadas con elemento diferente a

Escribir ANULACIÓN
POR COPIA lápiz de mina negra: al detectar que un examinando diligencia
ANULACIÓN la Hoja de respuestas con esfero, marcador o algún elemento
Instituto Colomb

H01 SABER TyT

iano para la Evaluac
ión de la Educac
ión

APELLIDOS
Y NOMBRES
M

diferente al lápiz, se debe empacar dicha Hoja como caso

L Ro 2018-1
y la causa IME A SES IÓN
E
No. REGISTRO
No. CUADERNI
LLO Inhabilitar el
especial (en la parte superior de la torre de hojas de respuestas),
1 A B C E
D 3 A B C

código de barras
2 A B C D
D 3 A B C 1 A B C
3 A B C D 1
D 2 A B C A B C
D 3 A B C D 1 11 A B C

realizando el respectivo tratamiento. Esta novedad deberá ser

A B C D 3 A B C A B C
D 3 A B C D
D 1
A B C D D A B C 12 A B C
A B C D D
A B C D 1 13 A B C
A B C D A B C
1 A B C A B C D D
A B C D D 11 A B C 1

reportada en el informe web del delegado y en los respectivos

A B C D A B C D
2 A B C 111 A B C
A B C D D 1 A B C D
3 A B C A B C D D
A B C D D 112 A B C 1 A B C D
A B C D D
1 A B C A B C D 113 A B C 1 A B C D

informes del jefe de salón y del coordinador de salones.

D A B C D D
11 A B C A B C D 11 A B C 1
D A B C D D A B C D
12 A B C A B C D 11 A B C 1
D 1 A B C D A B C D
13 A B C A B C D D 11 A B C
2 A B C 1 A B C
D D
1 A B C A B C D D 11 A B C
D 3 A B C
1 A B C A B C D D 11 A B C
D A B C D
1 A B C A B C D 11 A B C

Inhabilitar los
D 1 A B C A B C D

4. Hojas de respuestas no firmadas o sin diligenciar: esta novedad se

1 A B C D 12 A B C
D 2 A B C A B C D
1 A B C D 121 A B C
D 3 A B C A B C D
1 A B C D 122 A B C
D A B C D

timing marks
2 A B C A B C D 123 A B C

debe reportar en el informe web y en el informe físico del delegado;

D A B C D
21 A B C A B C D 12 A B C
D A B C D
22 A B C A B C D 12 A B C
D 1 A B C
23 A B C A B C D D 12 A B C
D 2 A B C
2 A B C A B C D D 12 A B C
D 3 A B C
2 A B C A B C D D 12 A B C
D A B C D
2 A B C A B C D 12 A B C
D 1 A B C A B C D
2 A B C D 13 A B C
D 2 A B C A B C D
2 A B C D 131 A B C
D 3 A B C A B C D
2 A B C D 132 A B C
D A B C D
3 A B C A B C D 133 A B C
D A B C D
31 A B C A B C D 13 A B C
D 1 A B C D
32 A B C A B C D 13 A B C
D 11 A B C
33 A B C A B C D D 13 A B C
D 12 A B C D
3 A B C A B C D D 13 A B C
D 13 A B C D
3 A B C A B C D D 13
D 1 A B C D
A B C D
A B C D 13 A B C
1 A B C D D
1 A
 14 SITUACIONES ESPECIALES

sin embargo, la Hoja de respuestas se empacará en la torre con las “HOLGURA” con esfero y proceder a realizar tratamiento de
hojas de respuestas de los examinandos presentes que no registran caso especial a la Hoja de respuestas. Para ello, trace con lápiz
ninguna novedad. dos líneas sobre el código de barras de la Hoja de respuestas
y en las marcas negras (timing marks), y coloque la Hoja en la
5. El examinando se retira antes del tiempo mínimo de torre de hojas de respuestas, en los casos especiales.
permanencia: en este caso, se deberá indagar el motivo por
el cual el examinando debe retirarse y la situación deberá
comunicarse con el coordinador de nodo, quien se pondrá en
contacto con el profesional de enlace del Icfes y posteriormente
Tratamiento a la Hoja de respuestas por holgura:
dará las respectivas indicaciones a seguir. Si se autoriza que el
examinando se retire del sitio de aplicación, el delegado deberá Inhabilitar el HOLGURAS
H01
SAB ER TyT
2018-1 Escribir
levantar un acta que evidencie la situación. Esta acta deberá código de barras ano para la Evaluació
n de la Educació
n No. REGISTRO
No. CUADERNIL
E
LO

HOLGURAS
anexarse en la carpeta que se entrega después de aplicada la
Instituto Colombi
Y NOMBRES
APELLIDOS
L R
IME A SES IÓN
D
11 A B C
A B C D

prueba y la novedad debe relacionarse en el informe web del

1 D 12 A B C
1 A B C A B C D
3 A B C D 1 D 13 A B C
1 A B C D 2 A B C
3 A B C D 1 A B C 1 A B C D
D
2 A B C
D 3 A B C
B C D
3 A 1 A B C 1 A B C D

delegado. La Hoja de respuestas del examinando se empacará

3 A B C
D A B C D
B C
3 A
D 11 A B C 1 A B C D
A B C D A B C D
A B C D 111 A B C D 1 A B C D
A B C D A B C D D
1 A B C D 112 A B C 1 A B C D
B C D

con la de la población general, es decir, de forma normal.

A B C D A D
A B C D
2 A B C
D 113 A B C 1
A B C D A B C D D
3 A B C
D 11 A B C 1 A B C D
A B C D A B C D D
A B C D 11 A B C
A B C D A B C D
B C D 11 A B C
A D
1 A B C
D 1 A B C A B C
A B C D D 11
11 A B C
D 2 A B C
A B C D C D 11 A B C
D 3 A B
12 A B C A B C D 11 A B C
D A B C D
13 A B C A B C D 12 A B C
D A B C D
1 A B C A B C D 121 A B C
D A B C D
1 A B C D 122 A B C
D 1 A B C A B C D
1 A B C A B C D 123 A B C
D 2 A B C D
1 A B C D 12 A B C
D 3 A B C A B C D
1 A B C
A B C D 12 A B C

8
A B C D

Examinandos adicionales (holguras)

B C D
1 A
12 A B C

Inhabilitar los
A B C D D
2 A B C
D 1 A B C
A B C D
D 12 A B C
21 A B C
D 2 A B C
A B C D D 12 A B C
22 A B C
D 3 A B C
A B C D C D 12 A B C
D B

timing marks
A
23 A B C A B C D 13 A B C
B C D A B C D
2 A A B C D 131 A B C
D A B C D
2 A B C D 132 A B C
D 1 A B C A B C D
2 A B C B C D 133 A B C
D 2 A A B C D
2 A B C A B C D 13 A B C
D 3 A B C D
2 A B C A B C D 13 A B C
D B C D
2 A B C 1 A D

Un examinando se considera usuario adicional cuando,

A B C D 13 A B C
B C D 1 1 A B C D D
3 A
A B C D 13 A B C
D
31 A B C
D 12 A B C D
A B C D
D 13 A B C
32 A B C
D 13 A B C D
13 A B C

El Cuadernillo se deberá devolver en la tula de cuadernillos y

A B C D

por problemas internos en el proceso de registro e

D 1 A B C D
33 A B C A B C D 1 A B C D
D A B C D
3 A B C 1
A B C D
C D
3 A B

inscripción, este no logra terminarlo correctamente, por en el contenedor donde llegó inicialmente. ENC UES TA SOC
IOEC ONÓ MIC
1
11
A
1
1
A
A
B C
B C
D
D

lo que el Icfes, después de validar el proceso, permite

12
D 1
11 A B C 13
D 1 D
12 A B C 1 A B C
D 1 D
13 A B C B C

2. Examinando citado en el sitio, con material de holgura asignado

1 A

que presente la prueba. Al respecto, es muy importante

B C D 1
1 A
B C D
1 A

tener claridad sobre los siguientes conceptos:
Material personalizado: es el material de examen asignado a
un examinando, el cual ya trae impresos sus datos.
Holgura: es el material de examen sin personalizar, el cual
llega al sitio de aplicación empacado en un contenedor
exclusivo cuyo rótulo dice “HOLGURAS”.
Material variable: este material incluye el Listado para la
puerta del salón, el Listado de identificación de ausentes y el
Registro de asistencia e identificación.
En un sitio de aplicación, se puede presentar cualquiera de los
siguientes casos relacionados con examinandos adicionales:
Examinando adicional, con material de holgura asignado.
Examinando citado en el sitio, con material de holgura asignado.
Examinando adicional, sin material de holgura asignado.
En cualquiera de estos casos, se debe verificar si se cuenta con el
material variable (de lo contrario es necesario solicitarlo) y recibir
instrucciones por parte del coordinador de nodo. A continuación,
se describe el tratamiento particular que debe realizar el delegado
para cada uno de los tres casos mencionados:
1. Examinando adicional, con material de holgura asignado (no se
le generó material personalizado):
Verificar si a su sitio llegó un contenedor adicional rotulado
con el nombre de HOLGURAS.
Entregar el material variable al coordinador de salones
asignado a ese salón, para que este, a su vez, se lo entregue
al jefe de salón correspondiente.
Abrir el contenedor y realizar el proceso de recepción de
material de examen.
Cuando se entregue al coordinador de salones el material de
(usuario citado en el sitio al que se le debe cambiar el material
actual por material no personalizado):
En este caso, se debe identificar el material de examen
asignado inicialmente al examinando (personalizado) y
entregárselo al encargado de aseguramiento y control para su
custodia. Posteriormente, se deberá entregar al coordinador
de salones el material de examen del examinando que llego
como holgura (sin personalizar).
Dirigirse al salón para verificar que el material se entregó de
forma correcta y proceder a marcar la Hoja de respuestas con
esfero, registrando los apellidos y nombres del examinando,
así como su número de registro. Además, asegurarse de que
el examinando la firme.
Al finalizar la aplicación, se debe hacer el tratamiento especial a la
Hoja de respuestas: en la parte superior de la Hoja de respuestas
utilizada por el examinando, escribir la palabra “HOLGURAS“,
con esfero; además trazar con lápiz dos líneas sobre el código de
barras de la hoja de respuestas y en las marcas negras (timing marks).
Solicitar al encargado de aseguramiento y control el material del
este examinando que tiene en custodia para realizar el tratamiento
en la Hoja de respuestas. Para ello, debe trazar con lápiz dos
líneas sobre el código de barras de la Hoja de respuestas y en
las marcas negras (timing marks) escribiendo en la parte superior
“CAMBIO POR HOLGURA”. Estas dos hojas de respuestas deben
ir juntas en la torre de hojas de respuestas, en los casos especiales.
Tratamiento a la Hoja de respuestas
por cambio por holgura:
Inhabilitar los
códigos de barras
CAMBIO POR HOLGURAS
H01
SABER TyT
Instituto
Colombia
HOLGU
RAS
Escribir
2018-1
no para
la Evalu
ación de
la Educ
ación

los examinandos asignados a ese salón, entregarle también el

APELLI
No. CUADERNILLO DOS Y

H0
la Evaluación de la Educación
Instituto Colombiano para No. REGISTRO NOMB

1
E RES
L

HOLGURAS
APELLIDOS Y NOMBRES E
M L Ro R SABER
TyT
de este examinando. IME A SESIÓN 1 A No. REG
11 A B C D 2 A
B C
D IM E A ISTRO 2018-1
1 A B C D 1 A B C
12 A B C D
B C
D
3 A
B C SE SI Ó
1 A B C D 3 A B C D
1 A B C
3 A
B C 3 A D
1 N No. CU
ADERN

Escribir
B C D 2 A B C D 13 A B C D D B C A B C E ILLO
2 A B C D 3 A B C A 3 A D D
3 A B C D 1 A
D
B C
D B C 2 A 1
B C D 1 A B C B C
3 A B C D 3 A B C A 3 A D D A B
A B C D 1 A
D
B C
D B C 3 A 1
C
B C D 1 A B C B C
B C D 3 A B C A D D A B
A
A B C D 11 A
D
B C
D A B A B 1
C
11 A
A B C D 1 A B C C D A B
B C D B C D A B 1 A C D B C
A B C D 111 A C D B C 1
C D

CAMBIO POR
A B C D 12 A

Realizar una ronda para verificar que el material se entregó

A 1 A B
B C D 1 A B C D B C D A B 2 A D C D A B B C
A B C D 112 A C D B C 11 A
C
13 A D
2 A B C D
A 1 A B C D D A B
C D
A B C D
D 113 A B C D A B
C 3 A B C B C
A B C A B C D 1 D B A B 111 A 1 D
D 3 A B C D D
1 A B
C D C D B C A B
A B C D 11 A B C C D A B D C D
A B C D A B C 1 A B C D 11 C D A B
C D
112 A 1 A B
A B C D 11 A B C D A B A B B C C D

de forma correcta, que sea marcado con esfero registrando los

A B C D C D A B 113 A D 1

HOLGURAS
D A B C D 12 A C D C D B C A B
1 A B C 11 A B C B C A B D C D
A B C D 1 A B C D 13 A D C D A B
C D
11 A 1 A B
11 A B C D 11 A B C B C B C C D
2 A B C D D A B 1 A 11 A D 1
A B C D 1 A C D B C B C A B
12 A B C D 3 A B C D 11 A B C B C
D A B 2 A D
11 A D 1
C D
A B C D 1 A C D B C B C A B

apellidos y nombres del examinando y su número de registro, y

13 A B C D A B C D 11 A B C B C
D A B 3 A D
11 A 1
C D
A B C D 1 A C D B C B C A
B C
1 A B C D A B C D 12 A B C B C
D A B A B
D
11 A D
A B C D 1 A 1 A
C D C D B C
1 A B C D A B C D 121 A B C B C
D B C A B 11 A
1 A B C D 1 A 2 A D C D B C
1 A B C D A B C D 122 A B C B C
D B C A B 12 A
2 A B C D 1 A

asegurarse de que el examinando firme la Hoja de respuestas.

3 A D C D B C
1 A B C D A B C D 123 A B C B C
D B C A B 121 A
3 A B C D 2 A D C D B C
1 A B C D A B C D 12 A B C B C
D A B C A B 122 A
A B C D 21 A D C D B C
1 A B C D A B C D 12 A B C B C
D A B A B 123 A
A B C D 22 A C D C D B C
2 A B C D 12 A B C B C A B

Inhabilitar los
A B C D 1 A B C D 23 A D C D A B
C D
12 A
21 A B C D 12 A B C B C B C
2 A B C D D A B 1 A 12 A
A B C D 2 A C D B C B C
22 A B C D 3 A B C D 12 A B C B C
D A B 2 A D
12 A
A B C D 2 A C D B C B C
23 A B C D A B C D 12 A B C B C
D A B 3 A D
12 A
A B C D 2 A C D B C B C
2 A B C D 13 A B C B C A B D

Al finalizar la aplicación, en la parte superior de la Hoja de

D

timing marks
A B C D A B C 2 A D C D A B 12 A
1 A C D B C
2 A B C D A B C D 131 A B C B C
D B C A B 12 A
1 A B C D 2 A 2 A D C D B C
2 A B C D A B C D 132 A B C B C
D B C A B 13 A
2 A B C D 2 A 3 A D C D B C
2 A B C D A B C D 133 A B C B C
D B C A B 131 A
3 A B C D 3 A D C D B C

respuestas utilizada por el examinando escribir la palabra

2 A B C D A B C D 13 A B C B C
D A B A B 132 A
A B C D 31 A C D C D B C
2 A B C D A B C D 13 A B C B C A B C 133 A
A B C D 1 32 A D D A B
C D
3 A B C D 13 A B C D B C A B 1 B C
A B C D 11 A B C D 33 A D C D A B
C D
13 A
31 A B C D 13 A B C D B C A B 11 A B C
A B C D 12 A B C D 3 A D C D B C 13 A
32 A B C D 13 A B C D B C A B 12 A D B C
A B C D 13 A B C D 3 A D C D B C 13 A
33 A B C D 13 A B C D B C A B 13 A D B C
1 A B C D D C D 13 A D
A B C D B C
3 A B C D 1 A B C D A B 1 D B C
1 A B C D C D A B 13 A D
A B C D C D
3 A B C D 1 B C
A B 13 A D
C D B C
1 D
A B
11 A C D
ICA
ENCUES TA SOCIOE CONÓM EN CU ES
B C
12 A D
B 1C A B C D TA SO
1 11 13 A
B C1
D
A B C D CI OE CO NÓ
11 A B C D 1 12 1 A B
C D
D
1 MI CA
12 A B C D 1 13 1 1 11
A B
B C D C D
13 A B C D 1 1 A 1 12
B C D 1 A B C D
1 A 1 1 13 1 A B C
1 A B C D 1 D
1 1 A
A B B C
C D D
SITUACIONES ESPECIALES 15

3. Examinando adicional, sin material de holgura asignado Si a un sitio de aplicación llega un examinando que no reportó
(usuario adicional sin material asignado al que se le debe su discapacidad, deberá informar al coordinador de nodo; seguir
asignar material de ausentes) sus instrucciones y brindarle el apoyo necesario. En este caso, la
novedad deberá reportarse en el informe web del delegado.
Verificar si se cuenta con todo el material variable (Listado para la
puerta de salón, Listado de identificación de ausentes y Registro Tener en cuenta que el Icfes ha clasificado las discapacidades de la
de asistencia e identificación), de lo contrario solicitarlo. siguiente forma para poder brindarle a los examinandos un apoyo
adecuado (los examinandos a los que se les asigna apoyo deben
Entregar el material variable al coordinador asignado a ese diligenciar la Encuesta para examinandos con discapacidad):
salón, para que este, a su vez, se lo entregue al jefe de salón
correspondiente.

Solicitar al examinando que espere afuera de su oficina Clasificación de discapacidades:

mientras se cumple el tiempo de recepción del material de
examen de ausentes.
Discapacidad: Visual Para los examinandos que registran tener
Una vez se cuente con el material de examen de ausentes, Población: Invidentes discapacidad visual, el Icfes les asigna un
verificar cuál de ellos corresponde al programa en el que el y baja visión lector capacitado, quien está preparado para
examinando se encuentra inscrito. guiar al examinando en la lectura de gráficos
y tablas, apoyándose en el kit tiflológico que
Entregar el paquete individual al coordinador de salones se usa para leer el examen y diligenciar la
respectivo e indicarle que se dirija al salón al cual corresponde Hoja de respuestas.
este material en compañía del examinando, para que el jefe
de salón realice el procedimiento respectivo.
Discapacidad: Auditiva-visual
Se les brinda apoyo por medio de
Población: Sordos-ciegos
El delegado debe dirigirse al salón para verificar que el un profesional especializado en esta
material se entregó de forma correcta y proceder a marcar discapacidad, el cual deberá conocer el
la Hoja de respuestas con esfero, registrando los apellidos lenguaje de estos examinandos (táctil). Se
y nombres del examinando, así como su número de registro. ubican solo en un salón.
Además, asegurarse de que el examinando la firme.

Al finalizar la aplicación, en la parte superior de la Hoja Discapacidad: Auditiva Se les asigna una pareja de intérpretes que
de respuestas utilizada por el examinando se debe escribir Población: Sordos que requieren manejen la lengua de señas colombiana
la palabra “ADICIONAL”, con esfero, trazar con lápiz dos intérprete de lengua de señas (según la prueba que presenten), quienes se
líneas sobre el código de barras de la Hoja de respuestas y en colombiana encargarán de interpretar las preguntas del
las marcas negras (timing marks). Finalmente, ubicar la Hoja Cuadernillo a la lengua de señas. Se trabaja en
en la torre de hojas de respuestas, en los casos especiales. parejas: una persona lee y la otra interpreta.

Tratamiento a la Hoja de respuestas por adicional: Población: Sordos que no A esta población se le ubica en un grupo
requieren intérprete de lengua de pequeño con esta misma condición.
Inhabilitar el ADICIONAL señas colombiana
código de barras
H01 SABER TyT
Instituto Colombia
no para la Evaluació
n de la Educació
n

APELLIDOS Y
NOMBRES
M L 2018-1
Ro No. REGISTRO

Se les asigna un profesional con Discapacidad: Cognitiva

E No. CUADERNIL
LO
1 A B C D IME A SES IÓN E
3 A B C
2 A B C D D 1 A B C
3 A B C D 1

conocimiento en el manejo de personas Población: Autismo y

3 A B C D D A B C
2 A B C

Escribir
3 A B C D 1 A B C 11 A B C
D 3 A B C D

2
A B C D 3 A B C D 1 A B C 12 A B C
A B C D D D
A B C D
A B C D 1 A B C 13 A B C
A B C D D

con estos tipos de discapacidades, entre Síndrome de Down

A B C D
1 A B C 11 A B C 1 A B C D

ADICIONAL
A B C D D
A B C D
2 A B C D 111 A B C 1 A B C D
A B C D A B C D D
3 A B C D 112 A B C 1 A B C D
A B C D A B C D D
A B C D 113 A B C 1

ellos psicólogos, para que los apoyen en

1 A B C A B C D
D A B C D D
A B C D 11 A B C 1 A B C D
11 A B C A B C D D
D 1
12 A B C A B C D 11 A B C A B C D
D 1 A B C D D
A B C D 11 A B C 1 A B C
13 A B C 2 A B C D D

el desarrollo de su aplicación, teniendo en

D
1 A B C A B C D 11 A B C
D 3 A B C D
1 A B C A B C D 11 A B C
D A B C D
1 A B C A B C D 11 A B C
A B C D

Inhabilitar los
D 1 A B C D 12 A B C

cuenta su condición.
1 A B C A B C D
D 2 A B C D
1 A B C 121 A B C
D A B C D
3 A B C D 122 A B C
1 A B C A B C D
D
A B C D 123 A B C

timing marks
2 A B C A B C D
D
21 A B C A B C D 12 A B C
D A B C D
22 A B C A B C D 12 A B C
D 1 A B C D
23 A B C A B C D 12 A B C
D 2 A B C D
2 A B C A B C D 12 A B C
D 3 A B C D
2 A B C A B C D 12 A B C
D A B C D
2 A B C A B C D 12 A B C
D A B C D
1 A B C 13 A B C

Discapacidad: Motriz
2 A B C D
A B C D

Estos examinandos siempre deben ser

D 2 A B C D
2 A B C 131 A B C
D A B C D

Recordar verificar que toda la información referente al

3 A B C D 132 A B C
2 A B C A B C D
D
3 A B C A B C D 133 A B C

Población: Con problemas de

D A B C D
31 A B C A B C D 13 A B C

ubicados en un primer piso, ya que,

D 1 A B C D
32 A B C A B C D 13 A B C

examinando y al material de examen aplicado por él quede

D 11 A B C
A B C D D 13 A B C
33 A B C 12 A B C D
D D
A B C D 13 A B C

desplazamiento
3 A B C 13 A B C D
D

generalmente, se trata de personas en silla

A B C D D 13 A B C
3 A B C 1 A B C D D
D

registrada en el Acta de sesión, en el Informe del coordinador

A B C D 13 A B C
1 A B C D D
1 A B C D

de salones y en el informe web del delegado.

11 A B C
12 A B C
D
D
ENC UES TA SOC
IOEC ONÓ
1
MIC A de ruedas, que usan muletas o que tienen
problemas para subir escaleras.
13 A B C 11
D 1 1
1 A B C 12 A B C D
D 1 1
1 A B C 13 A B C D
D 1
1 A B C D
1
1 A B C D

9 Población con discapacidad Dependiendo de su condición, se les brinda

Población: Que requieren apoyo una persona que les lea o les escriba, de
para maniobrar material acuerdo con lo que soliciten.
El delegado debe recibir, por parte del coordinador de
nodo, la relación de los examinandos con discapacidad
asignados a cada uno de sus sitios y revisar esta
En todo caso, revisar la información consignada en el material
información; si tiene dudas, debe preguntar.
entregado por el coordinador de nodo, ya que ahí encontrará todo
lo referente al apoyo asignado a cada examinando.
El delegado deberá solicitar la información de los apoyos asignados y
llamarlos el sábado para confirmar su asistencia el día de la aplicación,
esto le permitirá garantizar que contará con el equipo completo.
 Paso a paso de actividades del coordinador de municipio
Para facilitar el desarrollo de sus actividades, controle la ejecución de las mismas diligenciando este listado, que muestra las principales
tareas asignadas a su rol. Para ello, marque la actividad realizada escribiendo una X en cada casilla.
PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN
Día del taller práctico a delegados y coordinadores de municipio
1. Asista al taller práctico.
2. Reciba la información sobre los delegados que tendrá a cargo y los
sitios a monitorear.
3. Contacte a los delegados y confirme los horarios de los talleres
prácticos en cada sitio.
4. Prepare su ruta de acompañamiento para los talleres.
5. Revise el kit de aplicación.
Día del taller práctico en los sitios de aplicación
Acompañe dos talleres prácticos en sitios, realizando las siguientes
actividades:
1. Asista al sitio (si es el primero, llegue 30 minutos antes del taller
práctico).
2. Reúnase con el delegado y el encargado de aseguramiento y control
para ultimar detalles.
3. Realice monitoreo y control permanente de las actividades del taller.
4. Verifique que se realice la asignación de salones y la entrega de
manuales y credenciales a los examinadores.
5. Haga un reconocimiento del sitio de aplicación y diligencie el Formato
de monitoreo del coordinador de municipio.
6. Lleve a cabo el procedimiento para la planeación de su ruta de
trabajo el día de la aplicación.
EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN - (día de la prueba)
De acuerdo con su ruta de trabajo, realice las actividades correspondientes
en cada sitio de aplicación que visite. Recuerde que su labor es orientar,
asesorar y apoyar las actividades en las cuales identifique falencias o
necesidad de retroalimentación.
Antes
1. Llegue al sitio de aplicación y diríjase a la oficina del delegado.
2. Realice el monitoreo para validar que todos los procedimientos
previos a la apertura del sitio se estén realizando adecuadamente.
3. Apoye y oriente al delegado en las situaciones que se presenten.
4. Confirme la puntual apertura del sitio de aplicación.
5. Supervise y apoye (si se requiere) los procedimientos de apertura del
sitio e ingreso de los examinandos.
Durante
1. Realice rondas para monitorear el cumplimiento de los protocolos de
inicio de la prueba.
El Icfes agradece su apoyo, dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas.
Material de uso exclusivo del Icfes. Prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización.
2. Realice rondas de control durante la prueba para garantizar la
adecuada ejecución de la misma, el correcto manejo del material de
examen y el cumplimiento de los protocolos por parte de examinadores
y examinandos.
3. Apoye y oriente al delegado ante cualquier novedad que se presente.
Después
1. Monitoreé los procedimientos de recolección, conteo, entrega y
empaque del material de examen aplicado.
2. Supervise la evaluación del equipo de trabajo, verificando el
adecuado diligenciamiento de los formatos entregados para este fin.
3. Acompañe al delegado en la entrega del sitio de aplicación al
coordinador de sitio.
4. Reporte telefónicamente al coordinador de nodo el desarrollo de la
jornada de aplicación y el cierre de los sitios a su cargo.
BALANCE DE LA APLICACIÓN - (posterior a la prueba)
1. Confirme que los formatos de monitoreo del coordinador de municipio
hayan sido diligenciados correctamente y de manera completa.
2. Diligencie el informe escrito y el virtual.
3. Organice y entregue la carpeta con su informe físico y los demás
documentos de soporte de sus actividades.
RECOMENDACIONES ADICIONALES
1. Organice adecuadamente su plan de trabajo y cumpla estrictamente los
horarios establecidos.
2. Asuma y demuestre una actitud de liderazgo y autoridad frente a la
prueba.
3. Preste apoyo al delegado cuando lo requiera, teniendo en cuenta que
él es la máxima autoridad en el sitio de aplicación.
4. Mantenga un trato cordial pero firme con todo el equipo de trabajo.
5. Registre por escrito todo lo que sucede antes, durante y después de la
prueba, para facilitar la generación de su informe.
6. Prepárese con tiempo, de forma completa, consciente y responsable.
7. Lleve siempre con usted el manual y controle la realización de las
actividades con ayuda de la guía paso a paso.
8. Consulte en su manual el tratamiento que debe dar a las diferentes
situaciones especiales.
9. Apóyese en el coordinador de nodo para resolver las novedades o
situaciones que estén fuera de su alcance.
10.Diligencie cada uno de los formatos a su cargo, garantizando que la
información sea: veraz, clara, precisa, legible, completa, y coherente.