Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Este trabajo tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión de
documentos formales en nuestra compañía, en esta se establecen los lineamientos
para la gestión de documentos organizacionales, basados en normas ICONTEC y
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185; la cual contiene diferentes herramientas, que
nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de
facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas en Eventos
PetFun optimizando así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada
uno de los procesos internos en las áreas de trabajo.
OBJETIVO
REFERENCIAS NORMATIVAS
Norma ICONTEC GTC 185, guía para facilitar la gestión documental en las
organizaciones simplificando y organizando la presentación y manejo de las
comunicaciones impresas y electrónicas de las organizaciones.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
En caso de ser necesario, todos los documentos que se presenten en esta guía pueden
imprimirse por amabas caras de la hoja.
ZONAS
Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, logotipo y nit de
la empresa.
Zonas 2
Zona 3
MÁRGENES
Superior: 4 cm
Inferior: 3 cm
Lateral izquierdo: 3 cm
Lateral derecho: 3 cm
ESTILOS
Código
A dos interlineas libres del código y en forma completa, en orden de: nombre del lugar
de origen, día, mes (en minúscula), y año (sin separarlo con punto).
A partir del lugar de origen y fecha de elaboración, se deja 3 interlíneas libres. Estos
datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.
Se utiliza mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos
académicos.
Cargo
Asunto
La palabra asunto se escribe con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrillas
y subrayado, a dos interlineas libres a partir del último dato del destinatario. Este se
constituye la síntesis del tema a tratar, máximo de cuatro palabras. Se omiten
artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
Cuerpo o texto
Se debe redactar de forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, solo debe abordar
un tema y la información debe ser coherente.
Se debe escribir en mayúscula fija, con los dos apellidos, sin negrilla.
Líneas especiales
En caso de requerirse debe dejar dos interlineas libres de los datos del remitente, en
la misma fuente y con tamaño 9.
Anexos
Copia
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos,
se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de los
anexos si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los
destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización.
Todo ello sin abreviar.
A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de los anexos y copias se
escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción,
transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación,
todo debidamente alineado.
Número de copias
Soportes
Según la necesidad del documento que se emita, se debe anexar, toda información o
hecho plasmado en cualquier tipo de soporte, cuyo objetivo es registrar o dar fe de un
hecho, es producido por una persona en cumplimiento de sus funciones o actividades a
lo largo de su vida.
Recomendaciones
CARTAS
Se debe elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, logo membrete y pie
de página. Estos elementos deben estar en todas las hojas.
Para las cartas u oficios internos, solo la primera hoja va con el logo, membrete y pie
de página, las demás con el logo.
Utilización de cartas
Partes de la carta
Se debe escribir dejando una interlínea libre del membrete, según el estilo.
A dos interlineas libres del código y en forma completa, en orden de: nombre del lugar
de origen, día, mes (en minúscula), y año (sin separarlo con punto). Denominación o
título académico
Se utiliza mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos
académicos.
Destinatario
El nombre del destinatario, se debe escribir con mayúscula fija y se escriben los dos
apellidos
Cargo
Asunto
La palabra asunto se escribe con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrillas
y subrayado, a dos interlineas libres a partir del último dato del destinatario. Este se
constituye la síntesis del tema a tratar, máximo de cuatro palabras. Se omiten
artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
Organización
Dirección
País
En caso de que la carta vaya dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la
misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre
siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como
el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.
EJEMPLO 1
Doctor JUAN GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Gestión Humana
Corredores S.A.S
Calle 57 43-19 Armenia, Quindío
Asunto
La palabra asunto se escribe con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrillas
y subrayado, a dos interlineas libres a partir del último dato del destinatario. Este se
constituye la síntesis del tema a tratar, máximo de cuatro palabras. Se omiten
artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
Saludo
Como saludo independiente, se escribe a dos interlíneas libres después del asunto.
Este debe ser formal y cortés.
Cuerpo de la comunicación
Despedida
Los datos del remitente están conformados por el nombre, la firma y el cargo. El
nombre se sitúa a cuatro interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el
cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe
ubicarse en la parte superior del nombre del remitente.
Líneas especiales
Anexos
Copias
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos
(:). Reubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de
anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los
destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si
se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización.
Todo ello sin abreviar.
A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se
escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción,
trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación,
toda debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel
desempeñado por cada uno de los participantes. Si la persona que firma es la misma
que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación
Páginas subsiguientes
INFORMES
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en
cuenta los siguientes usos:
Encabezamiento:
Objetivo: puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el
propósito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así:
De dos interlineas libres del último responsable del resumen y sobre el margen
izquierdo, se escribe la palabra objetivos(s) seguida de dos puntos y con mayúscula
sostenida. En caso de requerir más de un renglón el segundo y los subsiguientes
retornan contra el margen izquierdo.
Se deja una interlinea libre entre cada uno de los bloques ya sea de anexos,
transcriptor, copias.
Nombre
Información personal
Información laboral
Se deben incluir datos como a cuales entidades está afiliado en fondo de pensiones,
promotora de salud y ARL (aseguradora de riesgos laborales), visas con las que cuenta
el empleado en caso que aplique para cuales países y su vencimiento. También la fecha
de ingreso a la organización, tipo de contrato.
Información académica
Experiencia laboral
Esta se debe presentar de manera cronológica desde la más reciente a la más antigua.
Esta información se debe presentar, desde la más reciente a la más antigua y como se
describe a continuación: título de la investigación, publicación o premio, fecha de
publicación o premiación y nombre de la entidad que auspició, si es el caso.