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TIPO DE PROYECTO Institucional

1. DATOS INFORMATIVOS BÁSICOS

A. Título del proyecto

Evaluación del Control Interno en el proceso de compras de Activos Fijos en Avantel

SAS.

B. Breve síntesis del proyecto (¿En qué consiste?)

Este proyecto de investigación evaluara el proceso de Activos Fijos en la

empresa de telecomunicaciones Avantel SAS., lo anterior para detectar sus
debilidades y presentar ante el área de control del fraude un plan de
mejoramiento que permita solucionar tales problemas. Para lo anterior se
tomara material sobre el estudio del control interno, investigaciones realizadas
sobre diseños de manuales de control interno en empresas de
telecomunicaciones, y publicaciones del COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission)

C. Lugar de ejecución del proyecto

Bogotá

C1. Lugar específico (localidad, región, barrio, etc.)

Esta investigación se llevara a cabo en gran parte dentro de las instalaciones de

Avantel SAS y también dentro del espacio de formación de la especialidad en
control de gestión y revisoría fiscal de la Universidad la Gran Colombia.

D. Duración del proyecto en meses Seis meses

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2. INVESTIGADORES PARTICIPANTES

Por la Universitaria la Gran Colombia:

A1. Investigador principal

Nombre John Gelver Quimbayo Rodríguez

N° documento 80.247.978
Programa académico Especialización en Control de Gestión y
Revisoría Fiscal
Ultimo título académico Contador Publico
Número celular 314 330 23 03
Correo electrónico jhorodrig@hotmail.com

3. SOBRE EL PROYECTO

A. Justificación

Como analista de Activos Fijos de la empresa Avantel SAS he detectado una serie
de deficiencias en el proceso de activos fijos especialmente en el tema de compras,
aunque la evaluación de los procesos es una labor que es responsabilidad directa
del área de control del fraude en los casi 2 años que llevo en la compañía no se ha
realizado a este proceso.
Este trabajo realizara un estudio sobre todo lo concerniente al proceso tomando
información de investigaciones sobre diseños de manuales de procesos para
activos fijos en empresas de telecomunicaciones y publicaciones de COSO, lo
anterior para detectar las deficiencias dentro de la compañía y buscar un
mejoramiento continuo, lo anterior es una labor intrínseca dentro de las
responsabilidades que tenemos como auditores de salvaguardar los activos de los
inversionistas.

B. Planteamiento y pregunta de investigación

Una descripción breve sobre el proceso de compras de activos fijos ayudara a

entender a fondo el planteamiento del problema. Actualmente existe un modelo
establecido por el área de control del fraude para el área de Activos Fijos en la
compañía, el cual busca tener un mejor control de los equipos tangibles que se
adquieren para la operación de la empresa. Dentro del mismo se tiene establecido
un formato donde los responsables de la tenencia de los equipos deben diligenciar
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los datos generales de los equipos (Seriales, Placas, Ubicaciones, Descripción del
elemento, factura de Proveedor, entre otras), este formato se debe formalizar al
momento de radicar la factura del proveedor en el área contable sin embargo son
muy pocas las facturas por compras de Activos Fijos que se remiten con dicho
formato.

Lo anteriormente descrito aclara el planteamiento del problema y nos permite

formular el siguiente cuestionamiento

Pregunta de investigación: Según la experiencia profesional como analista de

activos fijos: ¿Se debe realizar una evaluación al proceso de compras de activos
fijos, en especial a lo relacionado con el ambiente de control y evaluación de
riesgos?

C. Objetivo general

Realizar una evaluación al proceso de compra de activos fijos de Avantel SAS con
el ánimo de detectar las debilidades y fortalecerlas.

D. Objetivos específicos

1. Buscar información relacionada sobre el diseño de manuales de control

interno para activos fijos en empresas de telecomunicaciones.
2. Extraer información que permita el mejoramiento del proceso dentro de la
compañía.
3. Realizar un análisis sobre el ambiente de control y la evaluación de riesgos
en el proceso de compras de activos fijos.
4. Presentar al área de control del fraude el resultado de la evaluación con el
ánimo que se tomen los correctivos necesarios.

E. Marco Teórico

1. Activos Fijos

a. Definición

De acuerdo con (Malló & Pulido, 2008) y (Meza, 2007) Los activos fijos
representan el conjunto de elementos patrimoniales de carácter tangible de larga
duración, que forman parte de los activos de la empresa, y son utilizados
normalmente en el desarrollo de su actividad, aunque también pueden ser
adquiridos para otros fines

Otra definición que muestra una forma más clara de entender el concepto de activos fijos
es mencionado por (Guzmán, Guzmán & Romero 2006) indica que los activos fijos tienen
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en esencia dos características básicas. Son bienes y derechos de la empresa con carácter de
permanencia y están relacionados con el objeto social del negocio; es decir, con la razón de
ser el ente económico estudiado

b. Importancia

Los activos fijos son representativos dependiendo del tipo de empresa, por ejemplo para
tipo de empresas que desarrollan actividades de servicios profesionales tales como
empresas de outsourcing, firmas de abogados, entre otras, la concentración de activos se
notara más en el mobiliario y equipos de cómputo por lo cual su importancia no sería tan
representativa en los estados financieros. Caso contrario para empresas que ofrecen bienes
y servicios de consumo ya que para estas los activos que tendrán más relevancia serán los
que brinden el desarrollo de su objeto social, por ejemplo, los activos con mayor
representación para una empresa de telecomunicaciones serán los que están en la
infraestructura de torres, esto ocasiona que la inversión que realicen las empresas de este
tipo para compras activos fijos sea representativa por lo tanto también es de gran
importancia.
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2. Control Interno.

a. Definición

El control interno es un conjunto de procedimientos y estamentos que permiten tener una

mejor eficiencia y eficacia en la operación administrativa y operativa de las empresas,
sobre el tema ha habido muchas publicaciones y definiciones de autores entre los que se
pueden destacar. (Mendevil, 2010) lo define como un sistema de organización, los
procedimientos que tiene implantados y el personal con que cuenta, estructurados como
un todo, para lograr los tres objetivos fundamentales:

a. Obtener información Financiera veraz, confiable y oportuna.

b. Proteger los activos de la empresa. (salvaguarda) y;

c. Promover la eficiencia en la operación de la empresa

El resumen ejecutivo sobre el marco integrado del Control Interno publicado por el COSO
(2013, p. 3) lo define como un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un
grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos relacionados con
las operaciones, la información y el cumplimiento.

b. Objetivos del Control Interno.

El marco Integrado del Control Interno publicado por el (COSO, 2013) divide los objetivos
en tres categorías:

1. Objetivos Operativos: Hacen referencia a la efectividad y eficiencias de las

operaciones de la entidad, incluidos sus objetivos de rendimiento financiero
y operacional, y la protección de sus activos frente a posibles pérdidas.

2. Objetivos de Información: Hace referencia a la información financiera y

no financiera interna y externa y pueden abarcar aspectos de confiabilidad,
oportunidad, transparencia, u otros conceptos establecidos por los
reguladores, organismos reconocidos o políticas de la propia entidad

3. Objetivos de cumplimiento: Hacen referencia al cumplimiento de las

leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad.
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c. Elementos del Control Interno

El control interno está compuesto por elementos:

1. Entorno de Control: El COSO (2013, p. 4) lo define como el conjunto de

normas, procesos y estructuras que constituyen la base sobre la que se
desarrolla en control interno en las organizaciones. Incluye la integridad y
valores éticos de la organización; los parámetros que permiten al concejo
llevar a cabo sus responsabilidades de supervisión del gobierno corporativo;
la estructura organizacional y la asignación de autoridad y responsabilidad; el
proceso de atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes; con el
rigor aplicado a las medidas de evaluación de desempeño, los esquemas de
compensación para incentivar la responsabilidad por los resultados de
desempeño.

En su publicación Como Crear un Ambiente de Control en las Organizaciones

(Mejía, 2002), menciona que el Autocontrol nos permite estar pendientes de
nuestras propias acciones, actividades y decisiones; examinar nuestro
proceso y aplicar los correctivos a cualquier anomalía presentada.

2. Evaluación de riesgos: Dentro de cada organización hay elementos o

variables internas o externas que afectan directamente los procesos
establecidos por las mismas. El COSO (2013, p. 4) define el riesgo como la
posibilidad de que un acontecimiento ocurra y afecte negativamente a la
consecución de los objetivos.

En su publicación La Importancia del Estudio y Evaluación Control Interno

en las Empresas (Aguirre y Rivera), mencionan que la evaluación del riesgo
no es una tarea a cumplir de una vez para siempre. Debe ser un proceso
continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación
continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua
de los procesos.

3. Actividades de Control: Son las labores que se deben realizar apoyadas en

documentos o reglamentos los cuales detallan instrucciones de la alta
gerencia o el personal que estudia un proceso esto con el fin que la labor o el
proceso sobre el cual se diseñan los manuales sean eficientes y eficaces
ayudando así con el cumplimiento de los objetivos dentro de las
organizaciones. El COSO (2013, p. 4) menciona que según su naturaleza
pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar una amplia gama de
actividades manuales y automatizadas, tales como autorizaciones,
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verificaciones, conciliaciones y revisiones del desempeño empresarial.

4. Información y Comunicación: Una correcta divulgación de todos los

procesos, manuales y reglamentos establecidos por la gerencia hacia el
personal que está involucrado en las labores del día a día tendrá un impacto
mayor sobre el cumplimiento de sus objetivos; entre más variedad de canales
de comunicación y estrategias para la interacción de dichos estamentos con el
personal se reducirán los riesgos en los procesos. Otro aspecto de vital
importancia y que se relaciona directamente con este elemento es la correcta
utilización de los sistemas de información, este aspecto ha transcendido en
las últimas décadas debido a los avances sobre TI en relación a la compilación
de la información financiera y operativa de las empresas y los riesgos estos
avances han traído consigo.

5. Actividades de Supervisión: Este elemento busca realizar un análisis

sobre el cumplimiento de los elementos anteriores. La frecuencia de estas
actividades dependerá de la evaluación sobre los riesgos que existan en cada
proceso y un análisis histórico sobre las debilidades que ha presentado en el
transcurso del tiempo. (Aguirre y Rivera) mencionan que es preciso
supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el
proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida
que cambian los factores internos y externos, controles que una vez
resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la
dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.

d. Relación entre Objetivos y Componentes

El resumen ejecutivo del (COSO, 2013 Pág. 6) muestra mediante un cubo la relación entre los
objetivos y los componentes del control interno:
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Figura 1.
Relación entre Objetivos y Componentes del Control Interno.

 Las tres categorías de objetivos – operativos, de información y de cumplimiento están

representados por las columnas.
 Los cinco componentes están representados por las filas
 La estructura organizacional está representada por la tercera dimensión.

f. Relación entre Objetivos y Componentes

El marco integrado del COSO (2013, Pág. 6-7) ha desarrollado un total de diecisiete
principios que abarcan todos los componentes y se establecen para el cumplimientos de
los objetivos, en estos principios se describen una serie de lineamientos y/o
comportamiento para la consecución de un mejor control interno, a continuación se
enumeran tales principios

a. Entorno de Control:

1. La organización demuestra compromiso con la integridad y los

valores éticos
2. El consejo de administración demuestra independencia de la
dirección y ejerce la supervisión de desempeño del sistema de
control interno
3. La dirección establece, con la supervisión del consejo, las
estructuras, las líneas de reporte y los niveles de autoridad y
responsabilidad apropiados para la consecución de los objetivos
4. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y
retener a profesionales competentes, en alineación con los objetivos
de la información.
5. La organización define las responsabilidades de las personas a
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nivel de control interno para la consecución de los objetivos

b. Evaluación de riesgos:

6. La organización define los objetivos con suficiente claridad para

permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados.
7. La organización define los riesgos para la consecución de sus
objetivos en todos los niveles de la entidad y los analiza como base
sobre la cual determinar cómo se deben gestionar.
8. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los
riesgos para la consecución de los objetivos.
9. La organización identifica y evalúa** los cambios que podrían
afectar significativamente al sistema de control interno.

c. Actividades de Control:

10. La organización define y desarrolla actividades de control que

contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables
para la consecución de los objetivos
11. La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de
entidad sobre la tecnología para apoyar la consecución de los
objetivos.
12. La organización despliega las actividades de control a través de
políticas que establecen las líneas generales de control interno y
procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.

d. Información y comunicación:

13. La organización obtiene o genera y utiliza información relevante y

de calidad para apoyar el funcionamiento de control interno.
14. La organización comunica la información internamente, incluidos
los objetivos y responsabilidades que son necesarios para apoyar el
funcionamiento del sistema de control interno.
15. La organización se comunica con los grupos de interés externos
sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control
interno.

e. Actividades de supervisión:

16. La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones

continuas y/o independientes para determinar si los componentes
del sistema de control interno están presentes y en funcionamiento.
17. La organización evalúa y comunica las deficiencias de control
interno de forma oportuna a las partes responsables de aplicar
medidas correctivas, incluyendo la alta dirección y el consejo, según
corresponda.
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F. Metodología

Basado en la información recopilada en el marco teórico en relación al control interno se

realizara una evaluación sobre cada uno de los componentes, esto llevado al proceso de compra
de activos fijos en la compañía Avantel SAS. Para esto se analizara la información que están
reportando los tenedores de los activos y los mecanismos que se tienen implementados dentro
de la empresa para cumplir con el objetivo de protección de los activos fijos como parte de este
proyecto.

Lo anterior incluye la evaluación de los documentos que se tienen establecidos en el proceso, la

segregación de funciones, entre otros aspectos que se deberán tener en cuenta para que dicho
análisis se cumpla de una mejor forma. El proyecto se dividirá en tres partes, la primera
consistirá en el levantamiento de información concerniente al control interno, la segunda parte
consiste en el desarrollo de la investigación quiere decir que tomada la información técnica y
teórica sobre control interno en relación a la evaluación se cotejara con la documentación que se
tiene en Avantel SAS sobre el proceso de compra de activos fijos, y por último se emitirá un
informe sobre hallazgos de deficiencias y debilidades para que sea tomado en consideración por
la alta gerencia lo anterior con aprobación del área de control de fraude de la empresa.
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4. BIBLIOGRAFÍA

COSO. (2013). Resumen ejecutivo Marco Integrado del Control Interno.

Aguirre, R y Rivera, J. (2007). La Importancia del estudio y la Evaluación del

Control Interno en las Empresas.

Mejía, R. (2002). Como Crear un Ambiente de Control en las Organizaciones.