ESTABLECIMIENTO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL EN LA ALCALDÍA DE TUNJA, BOYACÁ, COLOMBIA, PARA

LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN EFICIENTE DEL FONDO
DOCUMENTAL PATRIMONIO HISTÓRICO DE LA CIUDAD. Commented [VHJC1]:
Reducir extensión del título de la investigación.

Elementos del título de la investigación:

Delimitar la propuesta de investigación.

Delimitar situación problemática.
Delimitar el problema en tiempo y espacio.

Ajustar el título a la pregunta principal y objetivo general de la

investigación.

Ejemplo de título:

Estudio de la efectividad de los Modelos de Responsabilidad

Social Empresarial de la Superintendencia Financiera de
Colombiaen las regulaciones a los Captadores Ilegales de
Fondos modalidad “Gota a Gota” para vendedores
ambulantes de la plaza de Caicedo en la Ciudad de Santiago
de Calientre Junio y Julio de 2018
VICTOR HUGO JUÁREZ CHACÓN
Propuesta de investigación.
Delimitar situación problemática.
Delimitar el problema tiempo y espacio.
Commented [VHJC2]:
Reducir extensión del título de la investigación.

Elementos del título de la investigación:

Delimitar la propuesta de investigación.

Delimitar situación problemática.
Delimitar el problema en tiempo y espacio.

Ajustar el título a la pregunta principal y objetivo general de la

investigación.

Ejemplo de título:

Estudio de la efectividad de los Modelos de Responsabilidad

Social Empresarial de la Superintendencia Financiera de
Colombiaen las regulaciones a los Captadores Ilegales de
Fondos modalidad “Gota a Gota” para vendedores
ambulantes de la plaza de Caicedo en la Ciudad de Santiago
de Calientre Junio y Julio de 2018

Propuesta de investigación.
Delimitar situación problemática.
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE ASTURIAS Delimitar el problema tiempo y espacio.

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ

2019
 Tabla de Contenido
Pág.
INTRODUCCIÓN………………………………………………………

Capítulo I. Contextualización y planteamiento del problema

1.1. Contexto de la investigación

1.2. Problemática general
1.3. Planteamiento del problema
1.4. Descripción del problema
1.4.1. Pregunta principal de la investigación
1.4.2. Preguntas secundarias
1.5. Objetivos
1.5.1. Objetivo General
1.5.2. Objetivos Específicos
1.6. Justificación

Capítulo II. Marco referencial

2.1. Antecedentes o Estado del Arte

2.2. Marco Teórico
2.2.1. Teorías del “Gran Hombre”
2.2.2. Teorías de los rasgos:
2.2.3. Teorías de contingencia
2.2.4. Teorías situacionales
2.2.5. Teorías del comportamiento
2.2.6. Teorías participativas
2.2.7. Teorías de gestión o transaccionales
2.2.8. Teorías de relaciones o transformacionales
2.2.9. Conceptualización de liderazgo
2.3. Marco Legal
2.4. Características del contexto.

Capítulo III. Metodología de la investigación

3.1. Enfoque de la investigación

3.1.1. El enfoque cualitativo
3.1.2. El enfoque cuantitativo
3.1.3. Diferencias y similitudes de los enfoques
3.2. Diseño de la investigación
3.2.1. Tipo de estudio según el enfoque
3.2.2. Población o muestra de población
3.2.3. Técnicas de investigación según tipo de estudio y enfoque
3.2.4. Instrumentos para la recolección de información

REFERENCIAS
 Capítulo I. Contextualización y Planteamiento del Problema

1.1. Contexto de la Investigación

Los procesos de gestión documental en las entidades públicas del Estado, se rigen
bajo la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación como ente rector,
que establecen la forma correcta de llevar a cabo las tareas por parte de los servidores
públicos como responsables de la adecuada conservación de la información que producen
como producto de las funciones que ejercen, todo en pro de la transparencia, la
conservación y el uso óptimo de la información.

La transparencia y el orden de la información es la base requerida para que los

ciudadanos en general puedan acceder a la información de interés público, ya sea de
empresas privadas que prestan servicios a la comunidad, como de empresas y
organizaciones del Estado. Para garantizar dichas bases, la principal norma que regula la
gestión documental y archivística es la Ley General de Archivos – Ley 594 del 2000, la
cual fue aprobada por el Gobierno el 14 de julio del año 2000, que establece los
parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los
conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el
correcto ejercicio archivístico.

Por tanto, el gobierno estableció así las reglas y principios que rigen la función
archivística en todo el país; tanto para las entidades públicas como las privadas con
funciones públicas.

Mediante esta ley se establecen las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado; se definen todos los conceptos técnicos que tienen que
ver con el vocabulario archivístico, con el fin de que las empresas se familiaricen con los
términos y se lleven a cabo, sin ningún problema.

La organización documental es una de las técnicas más apropiadas para la

eficiente organización de la documentación producto de las funciones administrativas y
va más allá del simple enunciado de los principios básicos de la clasificación de los
documentos. Encierra todo lo relacionado con los antecedentes históricos de la creación
de documentos, razón de su existencia, su organización y la depuración de los mismos.

Max Weber, enfatiza en la centralidad del documento archivístico en esta forma

de organización, en tanto que dicho modelo condiciona la forma de creación de los
documentos y las soluciones técnicas para su gestión. El documento archivístico es el
medio o instrumento a través del cual se ejecutan los actos en las organizaciones y la
necesidad de las organizaciones de desarrollar sus actividades, a través de ellos pasa a ser
en sí misma regulada.

La Gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de

la documentación; dicha gestión debe facilitar su recuperación, permitir el acceso
controlado a la información, depurar los que han perdido sus valores, la conservación de
los esenciales durante el tiempo que son útiles y realizar la destrucción cuando ya no sean
necesarios, utilizando los métodos técnicos apropiados y reglados (reglamentados) por la
normatividad archivística.

Cuando se habla de Sistemas de Gestión Documental se hace referencia a un

sistema automatizado para organizar, capturar, digitalizar, aprobar, radicar, clasificar y
completar labores utilizando una versión digital de los documentos o archivos implicados
en la gestión de la organización.

1.2 Problemática general

Haciendo un análisis del día a día de la Alcaldía de Tunja, se puede observar que
los servidores oficiales responsables de los archivos de gestión siguen utilizando técnicas
poco recomendables para la organización de los documentos sin controlar la duplicidad
en su organización y las oficinas tienen gran acumulación (montañas de documentos),
esto debido a que no cuentan con los instrumentos archivísticos para facilitar el
procesamiento y fácil recuperación de datos, lo que es definitivo para que haya
oportunidad y transparencia en la entrega de la información, eficiente toma decisiones y
utilización de los recursos.
 Además, uno de los problemas que se presenta está relacionado con la falta de
idoneidad de las personas que laboran en los archivos, por lo cual no hay una buena
organización de la documentación como lo establece la normatividad archivística, los
archivos se conservan de forma indebida lo que ocasiona la pérdida de la información,
dificulta el acceso a la información, se pierde la identidad y el patrimonio histórico de la
ciudad.

En la actualidad, las tecnologías permiten la continua y exagerada producción de

información, la cual debe responder a procesos de organización adecuados para la
oportuna recuperación de la información.

1.3 Planteamiento del problema

Teniendo en cuenta la Ley General de Archivos, que estipula que los documentos
de archivo del Estado son parte esencial del patrimonio histórico y cultural de la nación,
se hace indispensable que las personas que manejan los documentos de archivo sean los
responsables de la organización, selección, valoración y conservación de los mismos, de
acuerdo con la normatividad y políticas gubernamentales. Por tanto, es imprescindible su
aplicación y uso en el orden municipal y departamental.

Por consiguiente, para que se lleve a cabo un buen proceso con los fondos
documentales, es de suma importancia la aplicación de las Tablas tanto de Retención
como de Valoración Documental, instrumentos que establecen el tiempo de retención de
los documentos en los archivos de gestión y central, determinando los que tienen
valoración histórica y su respectiva disposición final.

1.4. Descripción del problema

De acuerdo con las funciones de ley que realiza La Alcaldía de Tunja y con
respecto al cumplimiento de la normatividad archivística establecida por el Archivo
General de la Nación, se puede observar que dentro de las actividades diarias produce y
manipula un gran volumen de información, la cual requiere de un trámite rápido, eficiente
y ordenado. En la actualidad se maneja la documentación sin utilizar los procedimientos
reglamentarios para una buena organización y administración de los documentos, lo que
ha hecho que a menudo se presenten problemas en la recuperación de la información.

En la actualidad los documentos de archivo de la Alcaldía, no cumplen en su

totalidad con las normas y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación,
y se hace evidente la falta de elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración
Documental, las cuales son de vital importancia para la conservación de los documentos
que tienen valor histórico y la destrucción de aquellos que han perdido su vigencia y
valores, de esta manera se tiene el espacio suficiente para la conservación de los
documentos nuevos.

Otra problemática que se ve en la Alcaldía es que no se cuenta con una

dependencia responsable de la Gestión Documental, pues cada dependencia controla sus
documentos, esto es lo que llamamos archivos descentralizados, sin un control central,
llegando a ocasionar la pérdida de información, desorden en la organización, producción,
conservación y distribución de la documentación. (Este punto saldría porque todas las
dependencias tienen sus respectivas Tablas de Retención Documental y las están
aplicando y realizan transferencias documentales cada año al Archivo Central).

A través del Programa de Gestión Documental, se controla su producción, se evita

la pérdida de documentos y de tiempo en la recuperación de los mismos, lo que implica
transparencia y oportunidad en la toma de decisiones en la entidad. (El Programa de
Commented [VHJC3]:
Gestión Documental PGD, no existe en la Alcaldía de Tunja) también sale. La pregunta principal y las preguntas específicas son parte de
la sistematización del problema.

La pregunta principal debe estar ajustada al título y objetivo

1.4.1. Pregunta principal de la investigación general de la investigación.

Es decir la pregunta principal debe tener el mismo contenido

del título y objetivo general pero en forma de pregunta abierta.
¿Qué debe hacer la Alcaldía de Tunja, Boyacá, Colombia, para establecer una Ejemplo de pregunta principal de la investigación:

administración y conservación eficiente del fondo documental patrimonio histórico de la
ciudad?
1.4.2. Preguntas secundarias
1. ¿La Alcaldía de Tunja, Boyacá, Colombia, cuenta una dependencia responsable
¿Cómo analizar la efectividad de los Modelos de
Responsabilidad Social Empresarial de la Superintendencia
Financiera de Colombiaen las regulaciones a los Captadores
Ilegales de Fondos modalidad “Gota a Gota” para vendedores
ambulantes de la plaza de Caicedo en la Ciudad de Santiago
de Cali entre Junio y Julio de 2018?.
Commented [VHJC4]:
Las preguntas específicas permiten responder la pregunta
principal y deben estar articuladas con los objetivos
específicos de la investigación.

Las preguntas específicas deben tener el mismo contenido de

de la Gestión Documental? ( el Archivo Central) los objetivos específicos pero en forma de pregunta abierta.
2. ¿El área de Gestión Documental de la Alcaldía de Tunja, Boyacá, Colombia tiene
una planta de cargos con personal idóneo y suficiente para soportar todos los
procesos archivísticos de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas?
3. ¿La Alcaldía de Tunja, Boyacá, Colombia tiene y aplica el Programa de Gestión
Documental (No existe) como herramienta establecida para la excelente
administración y conservación del fondo documental?
4. ¿La Alcaldía de Tunja, Boyacá, Colombia cuenta con los siguientes Instrumentos
archivísticos: Registro de Activos de Información ( RAI), Plan Institucional de
Archivos (PINAR) y Tablas de Retención Documental(TRD), estas convalidadas
por el Consejo Departamental de Archivos mediante Acuerdo Número 008 del 22
de octubre del 2018. para la excelente administración y conservación del fondo
documental?
5. ¿Las Tablas de Retención Documental como instrumento para la excelente
administración y conservación de los archivos de gestión de la Alcaldía de Tunja,
Boyacá, Colombia, se encuentran actualizadas y son debidamente aplicadas por
todas las Dependencias de la Alcaldía.
6. ¿La Alcaldía de Tunja, Boyacá, Colombia cuenta con un Archivo Central para la
excelente administración y conservación del fondo documental patrimonio
histórico de la ciudad?
 1.5. Objetivos

1.5.1. Objetivo General

Establecer (Elaborar) el Programa de Gestión Documental en la Alcaldía de Tunja,

Boyacá, Colombia, para que en el año 2020 se cuente con las herramientas necesarias
para administrar y conservar eficientemente el fondo documental patrimonio histórico de
la ciudad.

1.5.2 Objetivos Específicos Commented [VHJC5]:

Garantizar que los objetivos específicos estén articulados con

1. Crear en la Alcaldía de Tunja, Boyacá, Colombia, una dependencia responsable
de la Gestión Documental. (Ya existe el Archivo Central) este saldría
2. Crear en el área de Gestión Documental una planta de cargos con personal idóneo
las preguntas específicas de la investigación.
Siempre verificar y garantizar que en los objetivos específicos
esté presente el ¿Qué? y ¿Para qué?.
Ver lista de verbos para el diseño de los objetivos específicos
en el siguiente link:

y suficiente para soportar todos los procesos archivísticos de obligatorio http://courseware.url.edu.gt/Facultades/Facultad%20de%20Ci

cumplimiento para las entidades públicas.
3. Crear, establecer y aplicar el Programa de Gestión Documental en la Alcaldía de
encias%20Econ%C3%B3micas/T%C3%A9cnicas%20B%C3
%A1sicas%20de%20Investigaci%C3%B3n/Segundo%20ciclo
%202010/Planteamiento%20del%20problema/01%20Plantea
miento%20del%20problema/verbos_para_objetivos_generale
s_y_objetivos_especficos.html

Tunja, Boyacá, Colombia como herramienta establecida para la excelente

administración y conservación del fondo documental.
4. Elaborar las Tablas de Valoración Documental como instrumento para la
excelente administración y conservación del fondo documental para la Alcaldía
de Tunja, Boyacá, Colombia con la correspondiente convalidación del Consejo
Departamental de Archivos.
5. Aplicar y actualizar las Tablas de Retención y las de Valoración Documental
como instrumentos para la excelente administración y conservación del fondo
documental de la Alcaldía de Tunja, Boyacá, Colombia, por los servidores
públicos responsables de sus archivos. Este punto sale porque en el año 2018 se
actualizaron y este año las están aplicando.
6. Crear el histórico para la excelente administración y conservación del fondo
documental patrimonio histórico de la ciudad, en la Alcaldía de Tunja, Boyacá,
Colombia.
 .
1.6. Justificación
Mediante este trabajo queremos dar a conocer a la Alcaldía de Tunja, Boyacá,
Colombia, la importancia de la implementación de las Tablas de Valoración Documental
(TVD) con los lineamientos y parámetros necesarios que les permita guiarse en la
organización y administración de la información que generan para su protección,
conservación y eliminación de los documentos con miras a la oportuna recuperación de
la información y la transparencia administrativa, como responsabilidad nuestra de la
gestión documental como servidores públicos de dicha Alcaldía.
Se busca mejorar la eficiencia del manejo de la información con el aporte de las
teorías y las tecnologías informáticas - TIC, como elementos esenciales en la gestión
documental, para así obtener una información, rápida, precisa y concisa, evitando la
acumulación de documentos en soporte papel, pues hoy en día se tiene la política
archivística de cero papel.
Debido a que las entidades del Estado están obligadas a regirse por la Ley 594 del
2000 (Ley General de Archivos), para la conservación del patrimonio histórico, la
Alcaldía de Tunja, como entidad pública debe acogerse y llevar a cabo, programas de
Gestión Documental que evidencien actividades administrativas y archivísticas de
acuerdo con la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación. No
obstante, en relación a la producción del gran volumen de documentos que generan hoy
en día las empresas como resultado de los manejos y decisiones administrativas que se
llevan a cabo, y cuando no se organizan de la forma adecuada, su administración y
organización es bastante compleja, produciéndose cuantiosas pérdidas de información las
cuales se ven reflejadas a la hora de tomar decisiones.
Capítulo II. Marco Referencial
2.1 Antecedentes
Commented [VHJC6]:
Garantizar los tres elementos claves que debe tener la
Justificación.
Responder las siguientes preguntas en tres párrafos,
eliminar las preguntas y luego conectar los párrafos:
¿Cuál es el beneficio que genera la investigación para los
autores?
¿Cuál es el beneficio de la investigación para el entorno
profesional de los autores?
¿Cuál es el beneficio para la institución (IEP) donde se realiza
la investigación?.
Commented [VHJC7]:
Profundizar desarrollo argumentativo de este punto del
Capítulo II.
En cuanto al estado del arte debe generar su desarrollo
argumentativo en torno a las principales investigaciones y sus
respetivos autores de los últimos 3 años (universidades
nacionales o internacionales) vinculadas con el tema del
trabajo de grado.
Señalar durante el desarrollo del estado del arte en forma de
resumen: título, metodología, conclusiones y
recomendaciones desarrolladas por la investigación.
De igual forma cualquier tipo de cita mayor o menor a 40
palabras con su respectiva referenciación bibliográfica que
desee realizar debe estar ajustada bajo la normativa APA.
Link de la normativa APA: http://uniasturias.edu.co/wp-
content/uploads/2018/06/2018_06_18_Norma_APA_Uniasturi
as.pdf
 La Alcaldía de Tunja es una entidad pública que se rige por todos los estamentos
impuestos por el estado colombiano y en esta entidad, se puede evidenciar la falta de
aplicación de los instrumentos archivísticos como herramientas indispensables para la
toma de decisiones que la organización debe tener en cuenta para la selección, valoración
y conservación de la producción documental, dado que los documentos poseen valor
administrativo, fiscal, contable, legal y científico.

Por lo tanto, toda entidad pública al generar un proceso de valoración documental

establece una política organizacional, eficiente y eficaz, ya que de esta forma se determina
el plazo precaucional de los documentos.

Para llevar a cabo una valoración documental apropiada se necesita conocer la

información institucional, cambios en el organigrama, el manual de procesos, de
funciones y procedimientos, y todos los aspectos que afecten el ciclo de vida y la
producción documental, los cuales deben estar basados en la Norma establecida por el
Archivo General de la Nación. (Ley 594 de julio 14 de 2000).

2.2 Marco Teórico Commented [VHJC8]:

Generar desarrollo argumentativo en torno algún referente
teórico (Teoría) vinculado al tema de la investigación.

Luego se desarrollan los conceptos principales asociados con

2.2.1 La Gestión Documental la investigación.
Commented [VHJC9]:
Reducir la cantidad de los conceptos principales asociados
En esta sección trataremos todo lo relacionado con la Gestión Documental, con el tema de investigación.

durante el proceso del Ciclo de Vida de los documentos, los flujos de información, su
desarrollo en las actividades, las tablas de retención, valoración documental y los métodos
a emplear en la organización de los archivos de gestión en la Alcaldía de Tunja,
conceptualización de los archivos administrativos, las técnicas de digitalización,
clasificación y ordenación, condiciones ambientales físicas y de seguridad, conservación,
trasferencias, sistemas de información, soportes físicos, tecnológicos y electrónicos de
acuerdo con la normatividad vigente y otras orientaciones dadas por el Archivo General
de la Nación, como también las normas aplicables a la Gestión Documental.

2.2.2 Concepto de Gestión Documental

 Según el Archivo General de la Nación en su Ley 594 de 2000 define que la
Gestión Documental consiste en una de las técnicas y normas organizativas mediante las
cuales se procede a coordinar, controlar, custodiar y organizar de forma eficiente los
documentos producidos y recibidos de las organizaciones, para de este modo facilitar su
utilización y conservación hasta su destino final, basándose en las políticas y reglamentos
gubernamentales.

También la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), establece

la Gestión Documental como una disciplina encargada del control metódico y eficiente
para la producción, recepción, uso, mantenimiento, conservación y eliminación de los
documentos de archivo.

En síntesis la Gestión Documental representa el control, la planeación, dirección,

organización y en general otras actividades relacionadas con la administración que
implican su producción, mantenimiento, uso y agrupamiento en forma adecuada y
apropiada, basándose en las políticas y reglamentos archivísticos.

2.2.1.1 Objetivos de la Gestión Documental:

 Velar por la preservación y conservación del patrimonio documental de la Nación

y facilitar el acceso a dicho patrimonio por parte de la ciudadanía en general.

 Incrementar y difundir el Patrimonio Documental de la Nación mediante la

planeación y la formulación de la política archivística a nivel nacional.

 Organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con la adopción de sistemas,

procedimientos y normas técnicas que modernicen la gestión de los archivos de la
administración pública como centros de información de recursos humanos para el
manejo de archivos.

 Promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivística de

las instituciones que integren el Sistema Nacional de Archivos.
  Coordinar las instituciones archivísticas que integren el Sistema Nacional de
Archivos para que sean factores de desarrollo cultural y material de la región y
del país, en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social
adoptado por el Estado.

La Gestión Documental está apoyada por una entidad internacional como lo es La

organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura
(UNESCO).

2.2.3 Concepto de Archivo

De acuerdo con el Reglamento General de Archivos estipulado por el Archivo

General de la Nación (AGN), declara que es un conjunto orgánico de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

En muchas ocasiones, los archivos cumplen con la función de conservar y

proteger la restauración de la documentación con la que cuentan. A menudo se utiliza el
verbo “archivar” para dar a entender el cierre de un procedimiento.

2.2.4 Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.

2.2.4.1 Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones (Ley 594 de 2000).

Según el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil “Son documentos los
escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografías, cintas cinematográficas, discos,
grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos
y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

2.2.4.2 Documento de apoyo: Son aquellos documentos de carácter general sirven de

ayuda en la gestión administrativa y además pueden ayudar en la toma de decisiones. Por
ejemplo:

 Leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos y otros.

 Boletines, libros, revistas, informes elaborados por otras empresas,
publicaciones y periódicos entre otros.

Su valor informativo es utilizado por corto tiempo y no forman parte del

patrimonio documental y por lo tanto, no deben ser transferidos al archivo central y es
obligatorio que sean destruidos por el Jefe de Oficina.

2.2.4.3 Organización documental: Conjunto de técnicas y procedimientos archivísticos

encaminados a dotar de un orden lógico a un fondo, basado en los principios de
procedencia y orden original, en función de las líneas de acción y la disposición orgánica
de la institución productora de la documentación. Técnicamente significa, junto con la
identificación y las actividades de rutina archivística (foliación, rotulación), la primera
intervención del tratamiento archivístico. Se divide en tres elementos: clasificación,
ordenación e instalación.

2.2.4.4 Clasificación: Consiste en agrupar documentos por su similitud y separarlos por

sus diferencias; esto es, reunirlos en función de su nivel de organización (expedientes,
series, secciones). La clasificación conlleva un cuadro, en el cual se debe mostrar la forma
en que se clasificaron los documentos, la cual invariablemente debe coincidir con las
funciones y la organización de los organismos productores. Los criterios utilizados para
clasificar son:

Las acciones estas representan una participación en la propiedad de la empresa y

la estructura orgánica (el organigrama de la empresa).
2.2.4.5Ordenación: Esta se realiza mediante las letras del alfabeto y que según la
actividad a la cual se dedique la entidad, pueden ser: nominal, por asuntos o geográfico.
La ordenación se aplica, al igual que la clasificación, en los distintos niveles o
agrupaciones documentales.

2.2.4.6Instalación: Conjunto de actividades de tipo físico orientadas a dotar de empaques

adecuados, y ubicar físicamente los documentos en orden, colocando en cajas, carpetas y
archivadores los documentos respetando su clasificación, ordenación y aplicando los
procesos técnicos archivísticos como son: quitar material abrasivo (ganchos metálicos,
cintas) e identificar dichas cajas y carpetas por medio de etiquetas (rótulos) u otros
recursos técnicos y colocar ordenadamente la documentación en la estantería; aquí se
incluye el inventario de control de los documentos.
2.2.5Condiciones para el local de archivo

Según el acuerdo 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, establece que
otro de los elementos de vital importancia en la conservación de la información, es el
local que se establezca para el depósito de los documentos, cuando son trasladados de los
archivos intermedios y de gestión. De esta forma se puede asegurar su integridad física,
si se tiene en cuenta que algunos documentos permanecerán en la entidad mientras ésta
funcione y que dependiendo de la actividad y su contenido, podrán pasar a forma parte
de los archivos históricos. ("Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y
los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la
función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3°
de la Ley 594 de 2000”).

2.2.5.1 Condiciones Físicas: Estos deben ser lo suficientemente amplios, en lo posible

con aislamiento térmico, con doble pared y vacío intermedio, lo que garantiza que no se
filtre la humedad o el fuego y se puedan mantener así mismo las condiciones de luz, aire
y calor al interior del depósito.

2.2.5.2 Techo: Depende del clima. Debe ser resistente y sólido. No es aconsejable
construirlo sobre terrazas; se debe prever un sistema efectivo de impermeabilización. No
se debe utilizar el metal por el riesgo de corrosión que este tiene.
2.2.5.3 Medidas: No es aconsejable construir un archivo mayor de 150 metros cuadrados
y 300 metros cúbicos por depósito. La altura normal debe estar entre 2.10 y 2.20 m. De
todas maneras hay que analizar la masa documental que se desea conservar y la que se
espera recibir entre 5 y 10 años, para evitar así la improvisación de depósitos adicionales
inadecuados por falta de previsión. Otro aspecto fundamental que se debe considerar para
su tamaño es que en un metro cuadrado sólo se deben conservar de 1000 a 1500
kilogramos de peso de volumen documental.

2.2.5.4 Suelos: La resistencia, es uno de los requisitos más esenciales por el peso que
debe soportar. No deben ser ni de madera ni de metal. Deben ser recubiertos con un
sellador especial para evitar agentes contaminantes. Igual tratamiento debe darse a los
techos intermedios cuando el local tiene más de un piso, por ejemplo mezzanine. Deben
ser lisos, para facilitar el desplazamiento de equipos de aseo, escaleras portátiles y otra
serie de elementos propios del sitio, como las cajas y las mismas estanterías.

2.2.5.5 Puertas: Las puertas deben ser en lámina de acero, de buen espesor, y diseñadas
de tal manera que no permitan el acceso de aire, polvo, agua y, en general, agentes
contaminantes, esto es con el fin de prever eventuales emergencias y garantizar la
seguridad del local, Por tanto, se deben colocar un empaque resistente en sus bordes.

2.2.6 Condiciones Ambientales

Se refiere en la seguridad del local de archivo y por lo tanto, es esencial que se tengan en
cuenta las siguientes condiciones ambientales:

2.2.6.1 Temperatura: Magnitud física que mide la sensación subjetiva de calor o frio de
los cuerpos o del ambiente. La temperatura se mide en grados y debe oscilar entre 20 y
24 grados centígrados con una variación de más o menos 3 grados.

El archivo jamás debe estar situado cerca de equipos eléctricos que generen calor. La
temperatura debe ser climatizada, pues los cambios de temperatura, pueden llegar a causar
alteraciones en los documentos.
La temperatura se mide a través de termómetros o termo hidrógrafos.

2.2.6.2 Humedad: Es el vapor de agua que hay en el ambiente y es de dos clases:

2.2.6.2.1 Absoluta: Es el peso del vapor de agua por unidad de volumen de aire expresada
en gramos por metro cúbico de aire.

2.2.6.2.2 Relativa: Es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenido realmente

en el aire estudiado (humedad absoluta) y el que podría llegar a contener si estuviera
saturado (humedad de saturación). Se mide en porcentajes y está normalizada de forma
que la humedad relativa permisible oscila entre 50 y 60% con una variación de más de
5%.

2.2.6.3 Iluminación: Es el número de radiaciones de longitud de onda que entran al local.

Debe estar ubicado de manera que la documentación no reciba directamente la luz solar.
La unidad de medida es lux y el promedio de intensidad de luz para un depósito es de 50
lux en cualquier sitio donde se mida.

El exceso de luz puede llegar a decolorar pigmentos o tintas; como también dañar la
celulosa componente de papel.

2.2.6.4 Ventilación:

 La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del

depósito y espacio del mismo, garanticen la conservación del documento.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Hay muchos factores biológicos que pueden causar deterioro a los documentos
cuando no se lleva a cabo un buen manejo del local de archivo. Podemos hacer mención
en primer lugar, al hombre cuando no está plenamente identificado con el valor de los
documentos que manipula y con la importancia que estos representan para las empresas
y la historia.
 Dentro de estos factores encontramos los llamados microorganismos, como son:
los hongos, bacterias, los llamados foxing (organismos no identificados), que se
alimentan y dañan los materiales orgánicos de colecciones. Entre estos encontramos los
llamados pececillos de plata, los piojos de los libros, termitas, polillas, chiches,
cucarachas y entre otros, los escarabajos.

Además, existen los insectos bibliográficos, los cuales pueden llegar a causar
acciones mecánicas de materiales, como es la degradación enzimática por excrementos o
acidez, como lo son: las hormigas, moscas y avispas.

También encontramos los roedores que ejercen una acción destructiva sobre el
papel. Estos pueden combatirse con el uso de raticidas.

2.2.6.5 Condiciones de seguridad

Es necesario prever al máximo las situaciones de riesgo que se puedan presentar

en el local del archivo. Por esto hay que tener en cuenta, entre otras, las siguientes
recomendaciones:

 Cuando se decide instalar un local de archivo en un sótano, hay que pensar

en controles y prevención de riesgos de inundación. Las instalaciones
hidráulicas deben estar retiradas.
 Las instalaciones eléctricas deben ser mínimas y deben estar muy viene
acondicionadas, de manera que no queden cables mal ubicados que puedan
producir corto circuitos. Igualmente, los interruptores se deben instalar fuera
del local.
 Las alarmas contra incendio son aparatos de gran utilidad, al igual que los
extintores, adecuados para el tipo de soporte.
 Se deben adelantar jornadas periódicas de limpieza.
 No se debe utilizar agua para limpiar los pisos, ya que el papel es un
material higroscópico, es decir, capta muy fácilmente la humedad. Es mejor
utilizar varsol o ACPM
 Utilizar aspiradora para no levantar polvo.
  Cuando inevitablemente el local del archivo queda con ventanas que
permitan una irradiación solar superior a la normal, hay que utilizar cortinas
para contrarrestarla.
 La luz artificial aconsejable es la incandescente porque es cálida y produce
menos lumen y ejerce acción sobre algunos germicidas e insecticidas. La luz
fluorescente es nociva porque produce deterioros físico-químicos a los
documentos.
 La ubicación de las carpetas, cuando se utilizan estantes, debe quedar
ajustada para evitar deformaciones.
 Los tomos de gran tamaño se deben ubicar horizontalmente.
 Los planos y mapas deben ser guardados en planotecas.
 Para barrer el polvo de las hojas, se debe utilizar brochas de cerda suave o
aspiradoras pequeñas.
 Cuando la temperatura es superior a la normal, se deben utilizar
ventiladores, cuidando de que den directamente a los documentos.

2.2.6.6 Funciones del Archivo

Para que se lleve a cabo una excelente búsqueda en la información se deben tener
en cuenta los siguientes pasos:

1. Seleccionar y organizar la documentación administrativa.

2. Clasificar y valorar los documentos, teniendo en cuenta el tiempo establecido
para su conservación o eliminación.
3. Facilitar el fácil acceso a la información, mediante el uso las herramientas de
las nuevas tecnologías.
4. Clasificar los fondos acumulados y mantener ordenada la documentación en sus
distintas etapas, de acuerdo con los principios de la Archivística.
5. Acondicionar unas buenas instalaciones para la conservación de los
documentos.
6. Servir como centro de información que permita relacionar los documentos
nuevos con los archivados.
7. Garantizar la transferencia de acuerdo con cada una de las fases.
2.2.6.7 El Documento Electrónico

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por

medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos (Articulo 2.8.2.5.9. Procesos de la
gestión documental. Decreto 1080).

Tanto la normativa internacional como Legislación Colombiana recogen diversas

definiciones y referencias a “Documento” en sus distintas formas, entre las que figura la
definición de Documento 1, Documento de Archivo 2, Documento Electrónico, Mensaje
de Datos, Documento electrónico de archivo.

2.2.6.8 Mensaje de datos: De acuerdo con el Artículo No. 2 de la Ley 527 de 1999 y la
normatividad Internacional como la Legislación Colombiana definen el Mensaje de datos
como una información generada, enviada, recibida, almacenada, comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio
Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el
telefax.

2.2.6.9 Equivalencia entre Documento Electrónico y Mensaje de datos: Para efectos

se establece una equivalencia entre la definición de documento electrónico y mensaje de
datos, teniendo en cuenta que sus características son iguales “información generada,
enviada, recibida, almacenada comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares”,
sin embargo, todos los documentos electrónicos son mensajes datos y no todos los
mensajes de datos son documentos electrónicos de archivo.

2.2.6.10 Intercambio Electrónico de Datos EDI.: De acuerdo con el Artículo No. 2 de

la Ley 527 de 1999, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) como la transmisión
electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas
técnicas convenidas al efecto.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza

obligatoria y, probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por
el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos. El mensaje de datos debe recibir el
mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir, debe dársele la
misma eficacia jurídica, por cuanto el mensaje de datos comporta los mismos criterios de
un documento. El Artículo No.11 de la Ley 527 de 1999, define las características
esenciales para valorar la fuerza probatoria de los mensajes de datos o documento
electrónico, así:

 La confiabilidad en la forma en la que se haya generado,

 La confiabilidad en la forma en que se haya archivado,
 La confiabilidad en la forma en que se haya comunicado el mensaje,
 La confiabilidad en la forma en que se haya conservado,
 La integridad de la información, La forma en la que se identifique a su
iniciador

2.2.6.10.1 Interoperabilidad: Esta se relaciona con el intercambio electrónico de datos,

y apunta a que el estado colombiano funcione como una sola institución eficiente que le
brinde a sus ciudadanos información oportuna, trámites ágiles y mejores servicios, y se
refiere a que: “Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar
información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de
información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de
comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de
interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener
los resultados esperados.” Según el Decreto 1080 de 2015”. El marco de
interoperabilidad para gobierno en línea, define la interoperabilidad como: El ejercicio de
colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el
marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en
línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades.

Características de un documento de archivo

Características de un documento de Características de Mecanismos de

archivo / NTC-ISO 30300 un documento de protección y
archivo ISO 15489-1 seguridad
Que puede demostrar, que
es lo que afirma ser, que
 ha sido creado o enviado
por la persona que
Autenticidad Autenticidad
afirma haberlo creado o
enviado, y que ha sido
creado o enviado en el
tiempo que se ha
afirmado.
Fiabilidad Que se encuentra completo Fiabilidad
y sin alteraciones.
Integridad Que refleja de manera Integridad
exacta y completa la
ejecución de actividades
u operaciones.
Usabilidad Que se puede localizar, Disponibilidad
recuperar, presentar e
(Disponibilidad)
interpretar.

Como características de un documento electrónico se encuentran las siguientes:

(Autenticidad, Fiabilidad, Integridad, Disponibilidad), y se presenta una relación entre las
características enmarcadas en el Artículo 2.8.2.7.2. Características del documento
electrónico de archivo del decreto 1080 de 2015, y los requisitos para la presunción de
autenticidad de los documentos electrónicos archivo definidos en el Artículo 2.8.2.7.3 del
decreto en mención y la ley 527 de 1999.

2.2.6.11 Estructura de un documento electrónico: Los documentos electrónicos

cuentan con una estructura física que hace referencia a las herramientas de
almacenamiento y hardware usado para crearlos, y una estructura lógica que hace
referencia al formato en que es creado el documento, su contenido, metadatos y los datos
de autenticación.

2.2.6.12 Conservación de documentos electrónicos

Es una actividad fundamental para todo tipo de organizaciones, que les permite
cumplir con obligaciones e intereses tanto a nivel interno como a nivel público o legal.
Este brinda muchas ventajas, como el ahorro de espacio, la gestión del riesgo, a la vez
que garantiza la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad de la información a
largo plazo.

Todas estas directrices para la conservación de los documentos electrónicos están

establecidas en el Manual de la Política para la Tecnología de Información y
Comunicaciones. Guía Técnica para la gestión de documentos y expedientes
electrónicos, elaborados bajo la ley 594 de 2000.

Éstas han sido creada con el fin de brindar parámetros que permitan a las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas, conocer la importancia del
documento electrónico de archivo, su estructura y sus características, así como las etapas
para su gestión durante todo su ciclo vital, la conformación de los expedientes
electrónicos y los elementos que lo integran, incluyendo la gestión de la información que
caracteriza los datos mínimos obligatorios.

Es además una herramienta que se rige bajo la Ley 594 de 2000 y está dirigida a
la administración pública, a las áreas de gestión documental, calidad, tecnologías de la
información y las comunicaciones, así como a todas aquellas entidades que desarrollan
procesos para la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia,
disposición, preservación y valoración de los documentos electrónicos de archivo, y en
general a cualquier organización pública o privada que gestione documentos expedientes
electrónicos de archivo. Así mismo, es un documento que pretende servir de referencia
para la construcción de expedientes y documentos electrónicos con características de
archivo que busca estandarizar la producción documental en entornos electrónicos y
facilitar la interoperabilidad independientemente de la tecnología utilizada.

2.2.6.8 Digitalización de Archivos: La digitalización de archivos es proceso tecnológico

que permite convertir un documento en soporte análogo (papel, video, casettes, cinta,
película, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen
codificada, fiel e íntegra del documento.
2.2.6.9 Requisitos mínimos para la digitalización:

Alistamiento

 Levantar y digitar en la base de datos el registro de inventario de cada expediente

con los metadatos descriptivos definidos previamente de acuerdo con cada serie
documental.

 Si es el caso, se deben retirar los documentos que no correspondan al expediente;

estos deben ser entregados al funcionario asignado para esto. Dichos documentos
deben estar debidamente identificados, relacionando la cantidad y referenciando
el expediente del que fue retirada la información.

 Quitar dobleces y materiales que no hacen parte de la documentación.

 Eliminar material metálico.

 Verificar la exactitud de la foliación del expediente y volver a foliar cuando se

presenten inconsistencias, dejando constancia de este hecho.

 Hacer descontaminación biológica puntual de los expedientes con contaminación

biológica.
 Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los 10 cm de largo. Para
casos de deterioros más graves, se hará una fotocopia para ser usada en el escáner,
o en su defecto se usará un escáner de cama plana para no causar más daños.

 Se aceptará la utilización de cinta mágica para los primeros auxilios, por la cara
posterior del documento, aun cuando se recomienda el uso de cinta de reparación
de documentos.

Captura

 Usar escáner automático para la captura digital, teniendo en cuenta una resolución
entre 300 dpi y 600 dpi, para lo cual se tendrá como criterio que los documentos
en excelente estado de conservación se digitalizarán a 300 dpi y se irá aumentando
la resolución en la medida que los documentos presenten problemas de
conservación o contraste.

 Escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en

equipo de matriz de punto y/o impresos sobre papeles de colores.

 Color cuando la documentación posea información relevante que se encuentre en

colores, ejemplo en mapas.

 En caso de digitalizarse documentación con características heterogéneas, se

puedeutilizar la profundidad de acuerdo con el tipo de documento.

Identificación

 La persona encargada debe realizar la identificación de las imágenes por foliación,

expediente documental, subserie documental y serie documental.

Control de Calidad
 El encargado de la digitalización debe realizar el control de calidad al 100% de
las imágenes, para garantizar la legibilidad e integralidad de la imagen.

 Garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al tamaño del

100%.

 El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad (por ejemplo, el menor
tamaño de fuente para el texto; claridad de los signos de puntuación, incluidos los
decimales).

 La integridad de los detalles (por ejemplo, no aceptabilidad de caracteres

interrumpidos o de segmentos que faltan en las líneas).

 Se podrán utilizar procesos de compresión para reducir el tamaño de imágenes

cuya digitalización sea con fines de difusión.

 Exactitud dimensional comparada con el documento papel (Tamaño 100%).

 No tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que afecten la

legibilidad, es decir, un punto no presente en el documento de origen no digital.

 No presentar imagen incompleta (es decir, falta de información en los bordes del
área de la imagen).
 La orientación de la imagen digital debe ser en forma de lectura humana.

 La densidad de las áreas negras debe ser sólida.

 No presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, es decir

muy claras o muy oscuras, comparadas con el documento original en papel.

 No tener problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con
sombras en las fuentes.

 El formato para fines de preservación es TIFF; JPEG2000 (sin pérdida)

 El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A, jpeg, jpg, jpe,
JPEG2000 (con pérdida).

 La resolución de la imagen debe ser de 300 DPI o superior siempre y cuando las
resoluciones superiores se usen en los casos previstos y no para todos los
documentos.

 El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas.

Almacenamiento

 El proveedor debe cargar las imágenes digitales y los metadatos con la

información referencial en el software o repositorio que tiene la entidad
compradora o en el hosting contratado o en el servicio de custodia de medios, esto
último para la copia de conservación.

Tiempo de ejecución

 La entidad compradora debe definir el tiempo de ejecución esperado para el

servicio de digitalización.

Metadatos

 Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los

documentos.

 Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

 Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización

contemple la estructura de metadatos Dublin Core MetadataInitiative
correspondiente a 15 elementos de metadatos descriptivos.
 Técnicas de Escaneo

 Aplicar OCR para llevar a base de datos o para generar capa de texto del
documento.

 Leer códigos impresos en el documento (código de barras, nube de puntos, código

QR, etc) e incorporar la información como metadato.

Mecanismos tecnológicos de valor probatorio (opcional solo en caso de

requerir Digitalización Certificada)

 Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos.

 Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

2.2.6.10 Clasificación de los documentos empresariales

Los documentos empresariales se pueden clasificar desde varios puntos de vista:

Según su soporte o forma de transmisión de la información; según el ente productor que
se conoce comúnmente como autor, según su finalidad y según su función en el tiempo.

2.2.6.10.1 Según su soporte

Documentos textuales: Son todos los manuscritos, impresos, escritos,

contraseñas, etiquetas. Este tipo de documentación los que predominan en las actividades
empresariales.

Documentos en imagen: Son las fotografías, cuadros, pinturas, radiografías y

diapositivas.

Cinta: Conforman esta clase de documentos los conocidos normalmente como

audiovisuales, tales como videos, películas, casetes, cintas magnéticas, microfilm y
microfichas.
 Otros soportes: Disquetes, disco óptico, disco compacto (CD ROM), sellos, clise,
monedas, otros.

2.2.6.10.2 Según el ente productos o su autor

Documento público: Es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus

funciones como representante del gobierno. Cuando el documento público se realiza ante
notario o con su intervención se denomina Escritura Pública.

Documento privado: Es el expedido por particulares como producto de sus

actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función. En
general, el documento privado es aquel que no reúne los requisitos para ser documento
público.

2.2.6.10.3 Según la finalidad que persiga

Documentos dispositivos: Son aquellos que imparten normas de obligatorio

cumplimiento. En el sector público son documentos dispositivos las leyes, los decretos,
las ordenanzas, resoluciones, sentencias, otros. En el sector privado son los manuales de
procedimiento, los reglamentos de trabajo, las instrucciones administrativas.

Documentos testimoniales: Son aquellos documentos que sirven o testimonio.

Tanto a nivel público como privado se consideran dentro de este grupo las actas, los
documentos contables (libros y balances con todos sus soportes), escrituras públicas,
convenios, contratos, inventarios actas de constitución, planos de las obras, otros.

Documentos informativos: Estos conforman la generalidad de los documentos

dentro de una gestión administrativa. Pueden incluirse en este grupo, las cartas,
memorandos, informes, circulares, cotizaciones, otros, siempre y cuando no reúnan
condiciones que les permita agruparse en las clasificaciones anteriores.

2.2.6.10.4 Según su función en el tiempo

 Con el fin de dar un comportamiento adecuado a los documentos que se producen
en las organizaciones y como apoyo en la toma de decisiones de conservar o destruir, es
importante analizar otra clasificación en la cual se puedan agrupar los documentos desde
el punto de vista del valor o importancia que representa para las empresas que lo generan
y utilizan.

Vitales: Se consideran dentro de este grupo, las escrituras de constitución, las

patentes de funcionamiento, los registros o suscripciones ante el ente que las rige, los
reportes de accionistas, pruebas de activos y pasivos, planos, las escrituras de propiedad,
fórmulas, diseños y otros.

Importantes: Aquellos documentos que contienen información de valor para la

gestión por períodos de 5 o 6 años. Se clasifican en este grupo facturas, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, registros de ventas, estados financieros con sus soportes, entre otros.

Útiles: Los documentos que ayudan a la gestión, generalmente por el año de

vigencia. Se ubican en este grupo la correspondencia general, tanto interna como externa.

No esenciales: Aquellos documentos que no tienen ningún valor después de seis

meses. Se encuentran en este grupo anuncios, comunicaciones internas, circulares
informativas.

2.2.11 Tipos de documentos

Dentro de estos tipos de documentos se destacan los siguientes:

 Correspondencia comercial: cartas, memorandos, circulares, telegramas,

informes administrativos.
 Documentos especiales: actas, informes, escrituras, certificados.
 Documentos contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, notas de
salida, cheques, letras, pagarés.
 Documentos legales: decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes
de empleo.
2.2.12 Clasificación de los archivos según su uso y organización

La información es un recurso indispensable para el desarrollo de la gestión

administrativa. La base para una decisión correcta es una información precisa y oportuna.
Todo esto depende en gran medida, de la clasificación y ordenación que con anterioridad
se le dé a la información que se va archivar.

Por ello, es de suma importancia saber cómo y dónde se va a guardar toda la

documentación.

El Archivo se clasifica según la función y el uso, en activo, semiactivos e inactivo

en:

2.2.12.1 Por su consulta:

 Activos: Presentan documentación vigente, las cuales son las consultadas

frecuentemente por los usuarios. En esta clase de archivos de gestión podemos
estar hablando de la información de la vigencia, o de la vigencia del año
anterior, cuando aún se encuentra en trámite. Estos archivos servirán de fuente
para los archivos semiactivos y permanentes.

 Semiactivos: Se denominan también intermedio o central. Es el constituido

por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales,
fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultadas con menor
frecuencia. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben
realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su
conservación permanente o eliminación.

 Inactivos o permanentes: Contiene la información vital para la compañía y

la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina
erróneamente “Archivo Inactivo o muerto”, pues el índice de consulta es
muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la
historia y la cultura de un país. Recibe información del archivo semiactivo o
directamente del activo.
 2.2.12.2 Por su ubicación dentro de la empresa

 Centralizados: Cuando toda la información de la empresa se haya reunida en

una sola oficina. Esta organización necesariamente supone también una
centralización del recibo y despacho de la correspondencia.

 Descentralizado: Cuando cada una de las dependencias es responsable de

recibir, despachar, archivar y conservar la documentación que a ella le compete,
bien sea producida y recibida.

 Descentralizado con control central: Es una combinación de los dos sistemas

anteriores. El trámite de la documentación está centralizada. Allí reposa la
totalidad de la información; la diferencia radica en que cada dependencia
conserva únicamente las copias de la correspondencia despachada, las cuales se
podrían destruir anualmente en su mayoría, por encontrarse en el archivo
central. Para efectos de facilitar la consulta, puede guardarse máximo por un
año.

 Satélites: Son aquellos que conservan información técnica, muy especializada

y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralizados. Es
el caso de las Secretarias académicas en las instituciones educativas, las hojas
de vida de los funcionarios activos, los registros de proveedores, las
investigaciones de mercados, entre otras.

2.2.12.3 Los Archivos Automatizados

Los nuevos adelantos tecnológicos que se vienen dado hoy en día en los campos
de la informática y las telecomunicaciones, conforman un elemento de gran relevancia
para el desarrollo de todas las actividades en que se desenvuelve el ser humano.

A través de estos cambios han se han producidos nuevas formas de trabajo, lo que
hace necesario que se identifiquen los problemas de comunicación, el procesamiento de
datos y se evalúen alternativas para la solución de dichos problemas, ya que así lo exige
el crecimiento de las organizaciones y la gran cantidad de documentos generados.

Esta automatización de la información más que todo se viene a dar a nivel de los
archivos centrales o permanentes, que es en donde se conserva la información de los
archivos de gestión, y por lo tanto debe darse de manera que le permita su flexibilidad en
el almacenamiento y recuperación de dicha información para satisfacer las necesidades
de los beneficiarios en todos los niveles de la organización.

En la actualidad el primer programa que está utilizando con mucha frecuencia es

el del recibo y despacho de la correspondencia, ya que este permite visualizar en una
pantalla en qué estado y dónde se encuentra el documento cuando está en primera fase.
Además, facilita listados de correspondencia pendiente, general o por dependencias;
también permite la consulta de toda la correspondencia despachada y recibida.

A través de esta base de datos se puede administrar el proceso de préstamo de

documentos, deudores, prórrogas, transferencias, consultas y otros.

También nos ayuda a visualizar la información automatizada de la documentación

que va perdiendo vigencia y que pueden ser destruidos, de forma que al digita una fecha,
el sistema arroje la relación de los documentos a destruir y su ubicación física en el
archivo.

Existen otros medios de almacenamiento como lo son:

 El almacenamiento magnético: Es la información generada a través de los

correos electrónicos y en general la información se puede conservar en los
discos duros de los computadores. No es muy recomendable pues en cierta
medida su capacidad es tramitada. Además, cuando se trata de enviar
imágenes, el sistema es costoso y lento para grabar y producir información.

 El almacenamiento óptico: Esta clase de información se realiza a través de

la conversión en principio, a señal eléctrica y posteriormente esta señal debe
ser digitalizada.
 Características de la nueva tecnología de la información

 Considerable aumento del volumen del flujo de la información por la rapidez de

la misma a través de los medios electrónicos.
 Disminución en los tiempos de respuesta.

2.2.12.4 Ciclo vital de los documentos

Así como los seres vivos tenemos un ciclo de vida de nacimiento, crecimiento,
reproducción y deceso, los documentos también cuentan con un ciclo de vida que no tiene
las mismas fases que el ciclo vital de los seres vivos, pero si cumplen con un proceso
desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó.

La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres fases, edades o
etapas que están directamente relacionadas con la actividad del documento y que son:

 Primera fase: Esta primera fase corresponde a lo que se conoce como archivos
de oficina, archivos de gestión o archivos administrativos. Así mismo dentro del
concepto global del uso de los archivos, esta fase se relaciona con los archivos
activos o de gestión.

 Segunda fase: En esta intervienen el control y la administración de los

documentos a través de un sistema organizado de archivo, donde se realizan los
procesos de descripción (inventarios), evaluación y selección, así como la
ordenación y conservación de los documentos.

Esta fase cubre desde la remisión o envío de los documentos ya tramitados, hasta
la terminación de su vigencia legal o administrativa, conservándose los documentos
mientras subsistan necesidades de tipo administrativo u obligaciones jurídicas que
ameriten su conservación por un tiempo determinado o su paso a la fase siguiente.
 Tercera fase: En esta etapa o fase, es donde se decide colocar a los documentos,
que por su importancia no pueden ser eliminados y son puestos a la orden del archivo
histórico de las distintas instituciones, para su resguardo permanente y así conservar
esa memoria histórica que toda nación debe poseer para que las futuras generaciones
puedan informarse y conocer que paso en estos lugares.

Se hace mención de una cuarta fase que es la etapa en la que los documentos, por
su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos al Archivo
General de la Nación donde se vela por la conservación del patrimonio histórico.

2.2.13Técnicas archivísticas

Las técnicas archivísticas son el desarrollo de un conjunto de acciones que los

archivólogos utilizan para realizar todos aquellos procesos necesarios para la correcta y
ágil organización de los archivos de una institución o de personas. Estas técnicas
archivísticas están orientadas a la clasificación, ordenación, descripción, selección,
expurgo, traslado y transferencia.

2.2.14 Clasificación y ordenación de los documentos de archivo

Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que dependiendo de
la actividad a la cual se dedique la entidad, puede ser nominal, por asuntos o geográfica.

2.2.14.1 Nominal: Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia
a nombres de personas naturales, jurídicas o razón social de las instituciones con quienes
se tienen relaciones.

2.2.14.2 Por Asuntos: Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias
de que tratan los documentos.

2.2.14.3 Geográfico: Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: países,

estados, ciudades, zonas, otros.

2.2.15 Sistema de ordenación numérico

2.2.15.1 Número consecutivo: En este sistema a todo el material que se va a archivar se

le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.

Es muy utilizado para documentos que tengan numeración preimpresa como

facturas, pedidos, cheques y otros.

Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de

usuarios considerables. Es el caso de compañías de seguros, centro educativo, centros
hospitalarios, entidades financieras y bancarias.

Por tanto, para ubicar un documento, es necesario recurrir a un tarjetero ordenado

alfabéticamente con el fin de consultar el número asignado y llevar adicionalmente, un
control o registro de la numeración consecutiva para evitar una doble asignación de
números.

2.2.15.2 Número decimal: Una de las subdivisiones de la ordenación numérica es la

aplicación del sistema decimal (muy utilizado en bibliotecología) basado en la división
de las áreas de diez en diez y que muchas entidades han asumido para trabajar sus asuntos
codificados.
 Se establece, en primer lugar, una codificación para las dependencias formalmente
establecidas en el organigrama, que puede ser numérica o alfanumérica, para la cual se
utilizan los primeros diez dígitos. Ejemplo:

 Gerencia General
 Secretaria General
 Dirección Administrativa
 Dirección de Recursos Humanos
 Dirección Jurídica y otros

Para las oficinas que dependen de estas principales, se sigue el mismo

procedimiento; se les asigna un digito de 1 a 10, pero conservarán como primer digito el
de la oficina de la cual dependen.

2.2.15.3 Alfanumérico: Consiste en la combinación de letras y números para componer

los códigos de ordenación. Es aquí donde los archivistas de recursos humanos aplican
esta técnica, ya que los expedientes son identificados por el nombre del empleado y por
su documento de identidad. Se deben almacenar de una manera práctica, para que al
momento de realizar la búsqueda, le sea mucho más fácil buscarlos dentro de los archivos
de gestión de recursos humanos.

2.2.15.4 Sistema de ordenación Cronológico

Como su nombre lo indica, este sistema se basa en la fecha del documento,

siguiendo las subdivisiones del tiempo año, mes y día. Se utiliza para casos de
vencimientos de cualquier tipo de transacción comercial y es por esto que también se le
denomina auxiliar de vencimientos. Hoy en día, la mayoría de los casos, se trabaja con
un programa de computador que lista los vencimientos del día.

2.2.16. Valor documental de los documentos

Aquí se analiza la importancia del valor documental que establece su conservación o

destrucción.
2.2.16.1 Valor Primario y Secundario del Documento

 Valor Primario: Llamado también valor inmediato, es el valor que

representan los documentos para la entidad productora desde el punto de
vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en las etapas de
tramitación (esto es mientras responde o da solución al asunto que lo
originó), de vigencia (cuando aún es consultado o sirve de antecedente a otra
gestión) y de plazo precaucional (que, como su nombre lo indica, se da por
precaución).

Los documentos de archivo con valor primario se analizan y evalúan con el

objetivo de definir su permanencia y conservación en la entidad productora.

 Valor secundario: Denominado igualmente mediano o futuro, es el valor

que presenta la información del documento desde el punto de vista de la
investigación del pasado o de la historia. Este valor, a su vez, se subdivide
en dos categorías: predecible o evidencial, o sea cuando la importancia de la
información puede ser detectada fácilmente, asegurando con ello su
conservación permanente.

 No predecible, es el valor que debe ser determinado con la ayuda de un

investigador o un especialista. El valor secundario de los documentos se
juzga para determinar su destrucción o conservación permanente.

2.2.17 El Inventario de Documentos

El inventario de documentos es una herramienta auxiliar de la descripción que

puede definirse como el instrumento que permite tener una relación detallada de todos los
documentos que conforman un archivo.

Según los acuerdos 038 y 042 establecen los parámetros para organizar los
archivos en entidades públicas o privadas que cumplan funciones públicas, se regula el
inventario único documental y se dan las pautas para su realización.
 En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece
que “es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de
los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure
el control de los documentos en sus diferentes fases”.

En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece

que “es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de
los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure
el control de los documentos en sus diferentes fases”.

2.2.17.1 Clases de inventario

 Inventario esquemático: Es el que describe una serie documental completa.

Ejemplo: La serie “Contratos”, donde se ubica el número de documentos que
conforman la serie, las fechas en que está contenida la información y su unidad de
conservación.

 Inventario registro: es el que describe una unidad de conservación en cada

asiento (caja, volumen, atado, legajo, carpeta).

 Inventario analítico: Es el que describe una pieza documental en cada asiento,

ya sea mediante un resumen del contenido o un extracto tomado textualmente,
donde se da una valiosa información y en algunos casos, se obvia la consulta
directa.
 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE _________________________________________________________ HOJA No. ______ DE ______

ENTIDAD PRODUCTORA _______________________________________________________
UNIDAD ADMINISTRATIVA _____________________________________________________ REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA ________________________________________________________ AÑO MES DIA N.T.
OBJETO______________________________
N.T. =
Número

FECHAS
Nombre de las Series, subseries o Unidad de Conservación Número Frecuencia
NÚMERO DE ORDEN CÓDIGO EXTREMAS Soporte Notas
Asuntos de Folios de consulta
Inicial Final Caja carpeta Tomo Otro

Elaborado Entregado por__________________________ Recibido por_____________________________

Cargo________________________ Cargo________________________________ Cargo__________________________________

Firma________________________ Firma_________________________________ Firma___________________________________

Lugar________________________ Lugar_________________________________ Lugar___________________________________
Fecha _____________________________
Fecha_________________________________ Fecha___________________________________

2.2.18 Trámite del documento

Se refiere al acción administrativa, legal o informativa que un documento debe

realizar en el cumplimento del objetivo que lo generó.

En este recorrido la tramitación del documento acumula los antecedentes

necesarios que se pretenden con la expedición del documento, ya sea para que la autoridad
productora otorgue un derecho o una obligación, testimonio o informe sobre un hecho
particular.

2.2.19 Vigencia Documental

Puede definirse como aquella fuerza interna que tiene un documento de archivo
para dar testimonio, obligar o informar El término proviene del latín vigere que significa
vigor. Se ordena de acuerdo con el cumplimiento estipulado en al documento.
 La vigencia de un documento se inicia con la firma de la autoridad competente o
con la promulgación del acto. Ejemplo: una resolución, una ley. Dicha vigencia se termina
de cinco maneras:

 Por vencimiento del plazo establecido en el documento.

 Por disposición legal.
 Porque se produce un documento que modifica al anterior.
 Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento.
Ejemplo: los planos de una obra que fue demolida.
 Por enterarse del contenido del documento, como en el caso de los
documentos de carácter informativo.

2.2.20 Plazo Precaucional

Terminada la vigencia del documento, por cualquiera de las razones ya conocidas,

se debe dar un lapso al documento antes de decidir sobre su destino final.

El plazo precaucional se inicia al final de la vigencia y termina de dos maneras:

 Por precaucional del derecho, o sea, un tiempo determinado en una norma

jurídica.
 Por la Tabla de Retención y de Valoración Documental, o sea, el tiempo
establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

2.2.21 Tabla de Retención Documental (TRD)

Según el concepto del Archivo General de la Nación, definen las tablas de

retención documental como un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos, es decir se considera como instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de
tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice la
vigencia o utilidad. Resolución 469 del 30 de septiembre del 2016. "Por la cual se
actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental - TRD del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado".

2.2.21.1 Objetivos:

 Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la

administración.
 Retener los documentos que representan un valor legal, administrativo o
histórico.

Estos objetivos se lograrán siempre y cuando la institución productora y el

personal técnico del archivo conformen una comisión evaluadora que permita establecer
con claridad sus bases para una política de selección, retención y descarte.

Esta política debe incluir los siguientes parámetros:

 Análisis de los duplicados de los documentos.

 Identificación del valor administrativo e informativo del documento.
 Definición del valor legal del documento y los requisitos que lo acrediten
como testimonio o prueba.
 Definición del valor fiscal.
 Definición del valor histórico y la forma adecuada de su conservación para
preservar la información que contiene.

2.2.22 Tablas de Valoración Documental

Según el Archivo General de la Nación (AGN), las Tablas de Valoración

Documental -TVD- son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna
el tiempo de permanencia, así́ como su disposición final. Se elaboran para intervenir los
fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).3 de mayo de 2017.

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través del Comité

Evaluador de Documentos certifica que las Tablas de Retención Documental (TRD) y
Tablas de Valoración Documental (TVD) de las entidades del orden nacional, entidades
privadas que cumplen funciones públicas y otros organismos regulados por la Ley 594 de
2000, cumplen los requisitos técnicos de elaboración y aprobación conforme a las normas
expedidas sobre la materia.

El proceso comprende las siguientes etapas:

1. Se aportan los requisitos para iniciar el proceso de evaluación y convalidación

de TRD o TVD.

2. Se evalúan las TRD y TVD y se expide concepto técnico de evaluación.

3. Se sustentan las TRD o TVD ante el Pre-Comité Evaluador de Documentos.

4. Se sustentan las TRD o TVD el Comité Evaluador de Documentos.

5. Se expide el certificado de convalidación de TRD o TVD.

2.2.23 Transferencia de documentos

 La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de
expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han
cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de
las etapas del ciclo vital de los documentos, de conformidad con lo establecido por la
Comisión de Valoración Documental, manteniendo los registros y catálogos preparados
en el lugar de origen con el fin de garantizar el acceso a la información y la conservación
documental.

Los documentos son transferidos para separarse de aquellos de fechas recientes y

consulta permanente de los que han perdido frente a la actividad de la oficina productora.

Esta puede darse de manera interna o externa:

Interna: Cuando esta se realiza dentro del sistema del archivo de la entidad de la
fase Activa a la Semiactiva y de ésta a la Inactiva.

Externa: Cuando los documentos de una entidad se traspasan a otra para su

cuidado, conservación y responsabilidad. Es el caso de los documentos históricos que se
trasladan a los archivos nacionales del país.

Se pueden aplicar dos sistemas de transferencias. Traspaso permanente o traspaso

por periodos fijos.

Traspaso permanente: Es cuando los documentos se transfieren del activo, al

semiactivo o al inactivo, a intervalos regulares de tiempo, por grupos de documentos que
van cumpliendo su trámite al terminar su asunto o negociación que los generó.

Traspaso por períodos fijos: se hace a través de intervalos de tiempo

predeterminados, puede ser cada año o cada seis meses y puede realizarse de dos maneras:

Plan de un período: Es cuando todo el material previamente seleccionado se

traspasa directamente de la fase activa al archivo inactivo, en fechas prefijadas, bien sea
al comenzar un año fiscal, o cada seis meses.
 Plan de dos períodos: Esta se lleva a cabo cuando en el sistema de archivo se ha
definido cada una de las etapas que lo componen, de tal forma que los documentos de
dichos archivos de gestión aún vigentes pero de poca consulta, se traspasan inicialmente
al archivo semiactivo por un período entre seis meses a un año.

2.2.24 Descripción de Documentos

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo de sus agrupaciones, de

forma tal que permiten su identificación, localización y recuperación de la información
que contienen, ya sea con fines administrativo o de investigación.

2.2.25 Estructura de un sistema para almacenamiento de información en Tecnología

C.D. – Disco óptico

Scanner: unidad de captura de información a través de una función lumínica de rayos

láser que genera una réplica digital del documento fuente.

Unidad de control: Compuesta por un microcomputador, un teclado de funciones y una

pantalla, a través de cual se cumple el proceso de grabación, lectura y reproducción de la
información y la interconexión con los demás componentes.

Unidades de disco óptico: Donde se almacena físicamente la información.

Unidades de recuperación: Conformado por pantallas de alta resolución de

características similares a los monitores de video empleados en los computadores, pero
con altos niveles de resolución y las impresoras láser para reproducción de los
documentos sobre papel.

2.2.25.1 Infoimage: Conocida como información por imagen, es una tecnología

desarrollada en la década de los 90 como una solución de almacenamiento de información
a través de las imágenes de los documentos, que se reproducen y almacenan en la
memoria de un computador para ser reproducidas fielmente sobre papel, acetato u otro
medio.
 A través de esta tecnología la imagen del documento pasa a través de un escáner
directamente a la estación de trabajo (computador). Puede ser consultada por cualquiera
que lo desee sin necesidad de tener a mano el documento original y permitiendo la
creación de archivos electrónicos dentro del computador.

2.2.25.1.1 Objetivos: Los sistemas de almacenamiento y preservación de información en

imágenes buscan alcanzar los siguientes objetivos:

 Disminuir los costos de papeleo en su almacenamiento en el archivo

 Optimizar los servicios de archivo de documentos con la utilización de discos
ópticos.
 Facilitar la consulta multiactiva de los documentos a través de sistemas en red,
evitando la duplicación en papel del documento archivado.
 Evitar el deterioro por la manipulación de los documentos.

2.2.26 Normalización de procedimientos de archivo y manejo de documentos

El manejo de los documentos producidos en una empresa pueden llegar a

convertirse en uno de los mayores dolores de cabeza sin no se tiene en cuenta los
parámetros definidos de organización y control.

La solución a estos problemas es buscar el establecimiento de un sistema de

información normalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. Ello
puede lograrse a través de un grupo representativo de la entidad que se canalizan por
intermedio de lo que se conoce como Comité de Archivo o de Administración de
Documentos.

2.2.26.1 Comité de Archivo: Es un órgano de la entidad, de carácter asesor en todos los

aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de una
entidad.
El comité de archivos ocupa un lugar de mucha importancia en la toma de
decisiones que tienen relación con los procesos administrativos y operativos de los
documentos que produce y recibe una empresa.
 Otro factor importante es la simplificación de papeleo inútil y la duplicidad y
conservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de
dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa misma.

Este comité permite a los directivos contar con los elementos de juicio que les
facilita la proyección de sus actividades y la toma de decisiones en el momento justo.

El objetivo fundamental del Comité de Archivo es la unificación de criterios y la

normalización de procedimientos que abarcan la producción de documentos, número de
copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa
e interna, lugar y tiempo de conservación de archivos, es decir, de todo el proceso
documental.

La función del Comité de Archivo es la de asesorar y recomendar pauta y

procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de
los documentos que genera la entidad.

Desde una perspectiva más detallada, estas funciones serán entre otras las
siguientes:

Proponer la adopción de políticas y normas que coadyuven al manejo eficiente de

los documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del Manual de
Procedimientos.

Asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de

los documentos y archivos se formulen.

Proponer y coordinar programas de evaluación de documentos, con el objeto de

definir la vida útil de los mismos.

Recomendar la elaboración de las tablas de Retención de documentos, su

conservación y destino final.
 Seleccionar y definir el medio de destrucción de los documentos, con base en las
disposiciones legales vigentes.

Asesorar a la entidad en la selección de tecnologías para conservación de

documentos, tales como la microfilmación, el almacenamiento en disco compacto (CD-
ROM), disco óptico, información por imagen, entre otros.

Propender por la capacitación y actualización del personal de archivo y de las

dependencias productoras de documentos.

Registrar las decisiones tomas en cada reunión.

Vigilar el cumplimiento de las normas establecidas.

2.2.26.2 Integrantes: El Comité de Administración de Documentos, como entre

coordinador de los sistemas y procedimientos para el control del flujo organizado de
documentos y comunicaciones de la entidad, deber estar integrado por representantes de
los niveles decisorios de la entidad en sus distintos aspectos.

Unos serán integrantes permanentes y otros asistirán como participantes invitados,

cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su área
de gestión.

2.2.26.2.1 Integrantes permanentes:

 La máxima autoridad de la institución o su delegado en la mayoría de los

casos suele ser el Secretario General.
 El asesor Jurídico o Abogado de la empresa.
 El Jefe de la Ofician de Sistemas o en su defecto el de Planeación.
 El Jefe Administrativo.
 El Jefe de Archivo y Correspondencia.
2.2.26.2.2 Invitados especiales: Los Jefes de las oficinas involucradas en la toma de
decisiones sobre documentos que afecten actividades por ellos coordinadas. Por ejemplo
si va a decidir sobre documentos confiables, deberá asistir al Comité el Jefe de
Contabilidad por menos, y el de Tesorería o Presupuesto, si es necesario.

2.2.27. Manual de Correspondencia y Archivo

2.2.27.1 Objetivos: Establecer la unificación de procedimientos y pautas de organización

en el proceso del ciclo vital de los documentos, es decir, desde el momento mismo de su
creación hasta su destino final.

2.2.27.2 Características generales: El Manual de Archivo y Correspondencia es un

documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso
de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de
decisiones de la entidad.

Por lo tanto, debe reunir algunas características generales par que su lectura y
comprensión se faciliten y no cree dualidad en la aplicación de la normatividad:

 Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la entidad, respaldada

por un acto legal, como una resolución para el Sector Público o una disposición
administrativa o circular interna para las entidades del sector privado.

 Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con terminología

universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.

 Contemplar la totalidad de los procesos, sin permitir excepciones a ninguno de los

niveles jerárquicos de la entidad.

 Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los

procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones.

 Esta elaboración de dicho Manual debe permitir la actualización futura, dado que
los procesos no son estáticos y la introducción de nuevas tecnologías cambia
radicalmente las metodologías de trabajo.
2.2.27.3 Principios generales de los archivos: Según el Artículo 4 de la Ley General de
Archivos, Ley 594 de julio de 2000, enuncia que los principios que rigen la función
archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la

documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por
lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de
servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el
control del ciudadano en lasdecisiones que los afecten, en los términos previstos por la
ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la

cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia;
son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia,
eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,

conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación

es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para
coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es
obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la
Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los

archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad

de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así
mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquella;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la
organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los

recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública
y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica
sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se

interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios
internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

2.2.27.4 Sistema Nacional de Archivos, órganos asesores, coordinadores y ejecutores

Según el Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos comprende:

a) Un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan

la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el
desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y
el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;
 b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los
archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del
Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las
políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad

normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y
subsidiariedad.

d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y

homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e
integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración
pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos,
como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes
fundamentales de la memoria colectiva.

e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el

Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los
principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía.

f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de

Archivos.

2.28. Categorización de los archivos Públicos

Artículo 7. Los Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia

se clasifican en:

a) Archivo General de la Nación.

b) Archivo General del Departamento.

 c) Archivo General del Municipio.

d) Archivo General del Distrito.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la

Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.

Artículo 8. Archivos territoriales: Los archivos, desde el punto de vista territorial, se

clasifican en:

a) Archivos de entidades del orden nacional.

b) Archivos de entidades del orden departamental.

c) Archivos de entidades del orden distrital.

d) Archivos de entidades del orden metropolitano.

e) Archivos de entidades del orden municipal.

f) Archivos de entidades del orden local.

g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los

desarrolle.

ARTÍCULO 9. Los archivos según la organización del Estado.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva.

b) Archivos de la Rama Legislativa.

c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Órganos de Control.

 e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos

contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

2.2.29Acceso y consulta de los documentos - Artículo 27.

2.2.29.1Acceso y consulta de los documentos: Todas las personas tienen derecho a

consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución
o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán
el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del

artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier
documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por
este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a
quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTÍCULO 29.Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos

históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida
su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos
mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento,
certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

2.2.29.2Salida de documentos - Artículo 30.

Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado
podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
ARTÍCULO 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico
se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que
conservan y en tal evento el Jefe del Archivo deberá tomar todas las medidas que
garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos.
Procederá dicha autorización en los siguientes términos:

a) Motivos legales.

b) Procesos técnicos.

c) Exposiciones culturales.

PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales,

procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de
documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

2.30Archivos Privados - Artículo 36.

Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de

derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la

organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés
económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de
la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y
centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del
trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos
familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y
la política.

ARTÍCULO 38.Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias,

poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica,
deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la
Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de
interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y
deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.

ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta

Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y
siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés
cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del
patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

ARTÍCULO 40.Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y

reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados
declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica,
divulgación y pasantías.

2.31Donación, Adquisición y Expropiación - Artículo 44.

2.31.1 Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos

podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

ARTÍCULO 45.Adquisición y/o expropiación.

Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán

ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta. Declárese de
interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa
a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter
histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o
pérdida.

2.32. Estímulos a la salvaguarda, difusión o incremento del Patrimonio Documental

de la Nación, Artículo 50.

2.32.1 Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios

para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o
científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio
documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la
historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y
estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y
distinciones honoríficas.

2.33Disposiciones Finales - Artículo 51.

2.33.1 Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la

Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al
Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su

publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

2.3.4. Pasos para la eliminación de documentos

La eliminación de documentos se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de la información

ha concluido, pues por medio de la destrucción, podemos depurar aquellos documentos
para los que se determinó dicho proceso, el cual se estipula después de realizar su
valoración, ya que es donde queda registrado su irrelevancia, por no representar ningún
uso o valor para la empresa.

Para realizar la eliminación de los documentos, debemos seguir el procedimiento

establecido por el Archivo General de la Nación:

2.34.1 Disposición final de los documentos: En esta primera etapa se seleccionan los
documentos que se van a eliminar; obedeciendo a unos criterios de evaluación, se
establece si los documentos tienen valor primario o secundario. Para esto es necesario
hacer una revisión detalladamente, teniendo en cuenta si tienen valor administrativo,
legal, contable o histórico; así mismo, debemos tener claras las normas que rigen su
conservación.
Hay que tener presente que primero se deben valorar íntegramente todos los aspectos en
la selección de los documentos que entrarán en el proceso de eliminación.

2.3 Marco legal Commented [VHJC10]:

Generar desarrollo argumentativo propio y luego
complementar el contenido con los instrumentos jurídicos
señalados.
Son todas aquellas medidas para la actuación, que se debe llevar a cabo con la
información, por parte de las entidades oficiales y privadas que brindan servicios a la
comunidad, emanadas del Archivo General de la Nación como ente rector, el cual tiene
en cuenta las normas técnicas internacionales, los requerimientos de elaboración y
conservación de la información y documentos de archivo, según la naturaleza de la
empresa.

A continuación se presenta la compilación de normas o marco legal, relacionada con los

archivos:

2.3.1 Constitución Política de Colombia

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de

archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe,
están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de
procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado
por el Gobierno Nacional.

Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos (Art.27 y 79)

Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a documentos de Archivo, restricciones por razones
de conservación.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración
documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de
archivo.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10,11, 12 y 14. Pautas para la

administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,
23 y 26 de la Ley General de Archivos.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos

acumulados.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los

archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos
microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia
merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser
destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la
costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la
microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en
la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles
recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor
probatorio.

Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos

originales y uso de sellos, ventanilla única.

Decreto 1515 de 2013 Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija

la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los
documentos. Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales
elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 25.“Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los

documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan
valor histórico.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo

de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003. Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina
y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.

NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado,
aplicación y localización.

NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y

plata.

NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.

Capítulo III. Metodología de la Investigación Commented [VHJC11]:

Mejorar y profundizar desarrollo argumentativo de este
Capítulo.

Se recomienda incluir al Dr. Roberto Hernández Sampieri

3.1 Enfoque de la investigación (referente metodológico) para el soporte del desarrollo
argumentativo de cada punto del Capítulo III.

Capitulo III. Metodología de la investigación

En este trabajo se presenta un enfoque cualitativo y cuantitativo, ya que se valoró
3.1. Enfoque de la investigación.
la realidad en el manejo de los documentos en estudio, mediante el análisis y revisión de 3.1.1. El enfoque cualitativo.
3.1.2. El enfoque cuantitativo.
3.1.3. Diferencias y similitudes de los enfoques
los instrumentos de recolección de la información, como lo son: las entrevistas no 3.2. Diseño de la investigación.
3.2.1. Tipo de estudio según el enfoque.
estructuradas, la observación y el cuestionario. 3.2.2. Población o muestra de población.
3.2.3. Técnicas de investigación según tipo de estudio y
enfoque.
3.2.4. Instrumentos para la recolección de información.
Podemos ver como la metodología de la Investigación es un proceso en el que se
lleva a cabo de forma planificada y ordenada unos pasos para alcanzar los objetivos y
metas, los cuales son de mucha importancia en el desarrollo de cualquier investigación.

A través de este proceso en la metodología, se llega a adquirir información precisa

de los hechos que se quieren conocer, deduciendo de esta manera la garantía,
confiabilidad y veracidad de dicha investigación.

En este proceso metodológico se desarrolló una valoración archivística, ya que su

objetivo es especificar el estado actual de la valoración de los documentos de archivo,
verificar en qué forma se encuentran y tener una percepción en general de la problemática
existente y a partir de esta realidad, llevar a cabo un plan de acción de acuerdo con los
resultados obtenidos.
3.1.1. Enfoque Cualitativo: Con base en el estudio hecho a través de la entrevista y la
observación en relación con la organización de los archivos de las dependencias en la
Alcaldía de Tunja, este nos permitió recomendar los pasos a seguir en cuanto la
valoración de los documentos de archivo, puesto que es de vital importancia para la
selección, conservación y eliminación de documentos, según la normatividad archivística
regida por el Archivo General de la Nación, en cuanto a los archivos públicos.

3.1.2. Enfoque cuantitativo: En esta clase de enfoque se utilizó la técnica del

cuestionario mediante el cual se hicieron una serie de preguntas para medir las
características de la realidad documental de la Alcaldía, permitiéndonos de esta manera,
la obtención de datos, dándonos como resultado un diagnóstico adecuado. Este es muy
importante, ya que nos brindó la oportunidad de conocer a fondo la misión, la visión,
función y la estructura de la organización de los archivos de esta entidad.

3.1.3. Diferencias y similitudes de los enfoques

Podemos ver que a través del enfoque cuantitativo se pudieron obtener datos
concretos y específicos para así poder cuantificarlos y medirlos.

En relación al enfoque cualitativo se pudo observar y verificar que la organización

de los archivos está regido de acuerdo con la normatividad archivística, a excepción de la
no aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

3.2. Diseño de la investigación.

El diseño de la investigación que se realizó fue el de campo, puesto que con este,
se programan mecanismos para la recolección de datos en un tiempo corto y único, como
lo son el cuestionario, las entrevistas y la observación directa, las cuales nos dieron a
conocer las fortalezas y debilidades que puede tener el archivo de la Alcaldía de Tunja.
Por tanto, esta investigación nos sirvió de ayuda para obtener respuestas a los
interrogantes o cotejar las hipótesis de dicha investigación, como también el de analizar
la situación actual de los documentos de la organización.
3.2.1. Tipo de estudio según el enfoque

3.2.1.1 Enfoque Básico: Se llevó a cabo una investigación esencial para poder analizar
cómo está la organización de los archivos, en cuanto a su clasificación, conservación y
eliminación. A raíz de que se encontró la no implementación de las tablas de Valoración
Documental, se realizado una entrevista a varios funcionarios que manejan el archivo,
para poder analizar y recomendar la aplicación de dichas tablas, con el fin de poder hacer
una selección y valorar los documentos hasta su disposición final.

3.2.2. Población o muestra de población

La población o muestra de población para la investigación se adquirió a través de

la estructura que conforman los archivos de la entidad de la Alcaldía de Tunja.

De acuerdo con lo mencionado anteriormente, todo esto se debe a que no se

disponía de una herramienta necesaria, como lo es la valoración de los documentos, ya
que es muy importante para la conservación y eliminación de la información. Además,
este estudio nos permitió conocer los diferentes panoramas relacionados con la
archivística a nivel público.

3.2.3 Técnicas de investigación según tipo de estudio y enfoque

Las referencias empleadas para el avance de la investigación se adquirieron a raíz

del estudio realizado a los documentos de los archivos de esta entidad.

Además, se tuvo en cuenta la entrevista y el cuestionario hechos a los funcionarios

que manejan el archivo, como también la información suministrada por cada una de las
personas que laboran en las dependencias, para ampliar y codificar los datos
proporcionados.

Mediante el diagnóstico realizado, se utilizó la observación y recopilación de la

información como un método para el desarrollo de dicha investigación. Buscando que a
través de éstos, se puedan obtener los datos necesarios, objeto de estudio.
3.2.4. Instrumentos para la recolección de información

La recolección de la información se obtuvo a través de la elaboración y aplicación

de un diagnóstico realizado por medio de un cuestionario corto, basado en la información
relacionada con la Gestión Documental de la Entidad.

También se efectuaron una serie de entrevistas con preguntas directas, para

obtener resultados eficaces y fiables.

La clase de entrevista utilizada fue la no estructurada, ya que es una técnica segura

y fiable para obtener los datos necesarios significativos, con el fin de que las personas
encargadas del manejo de los archivos, tengan la libertad de expresarse y dar opiniones,
de tal forma que puedan brindar la información solicitada, pues dicha información hace
que no sea indispensable una tabulación de resultados.

En relación al cuestionario este se hizo de forma estructurada en donde las

preguntas que se hicieron fueron hechas con el fin de adquirir respuestas lógicas y de
compilar datos organizados y estructurados para evaluar y valorar los servicios que se les
presta a los usuarios en cuanto a la consulta de la información documental. Éste se aplicó
a 10 funcionarios encargados del manejo de los archivos de cada una de las dependencias.

Capitulo IV Resultados Commented [VHJC12]:

Se recomienda generar desarrollo argumentativo en torno a
los siguientes puntos del Capítulo IV los cuales si bien no
encuentran señalados en la Guía son básicos para el
contenido del referido Capítulo:

4.1. Procesamiento de los datos.

BIBLIOGRAFÍA 4.2 Análisis de los datos.
Commented [VHJC13]:
Ajustar las Referencias Bibliográficas bajo la Normativa
Archivo General de la Nación. (1996) gestión documental. Santafé de Bogotá: Mini manual No.3 APA.
Archivo General de la Nación. Ley 594 julio 14 de 2000. Artículo 3 Definiciones
Colombia. Código de Procedimiento Civil. Artículo 252. – Distintas clases de documentos. Link de la Normativa APA: http://uniasturias.edu.co/wp-
Francisco O. Acevedo Gutiérrez, Introducción a la organización de archivos, Archivo General de la Nación content/uploads/2018/06/2018_06_18_Norma_APA_Uniasturi
as.pdf
2004
De Ríos, Beatriz González, & Sánchez de Laguna, Amparo. (1998). Organización de archivos
administración de la información: Norma.
https://.www.opekm.com/es/blog/consrvación-de-documentos-electrónicos.htm
http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4275
http://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario
http://media.utp.edu.co/gestion-documentos/archivos/LEY_594_DE_2000.pdf
https://www.clasificacionde.org/clasificacion-de-documentos/
https://concepto.de/archivo/#ixzz5dZr5sRER
https://www.monografias.com/trabajos107/organizacion-archivos-gestion/organizacion-archivos-
gestion.shtml
http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosSIGEPRE/G-GD-01-conservacion-documentos.pdf
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352011000100005
http://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/Tablas-de-Retencion-
Documental-TRD
http://archivos.quito.gob.ec/index.php/preguntas-frecuentes/75-que-es-la-transferencia-documental-y-
como-la-realizo
https://www.openkm.com/es/blog/conservacion-de-documentos-electronicos.html
http://www.archivogeneral.gov.co/Gestion-Atencion-Ciudadano/TRD-y-TVD