Software ASIS 2013

Control de Asistencia
Versión: 12.1

Software especialmente diseñado para interactuar con equipos TOPDATA

T-1000, T-1000Bio, InnerBio, Vetaron, Henry y ZKSoftware, juntos
conforman un sistema para controlar eficientemente la asistencia del
personal dentro de su organización.

Además gestiona todas las variables involucradas como horarios, faltas,

atrasos, generación de reportes de acuerdo a su requerimiento y a la
necesidad de nuestro país.

Requisitos mínimos del sistema

o Procesador PIII 500 MHz

o Memoria Ram de 64 MBytes
o Lector de CD
o Tarjeta de red
o Un puerto Usb para el equipo FingerPrint
o Sistemas operativos: Windows 98, Win me, Win XP , Win 2000, Win
vista, Win 7

Funciones del sistema

Una vez realizada la instalación del programa se debe hacer correr

mediante el icono que se encuentra en INICIO-PROGRAMAS-ASIS. A
continuación se muestra la pantalla principal.
El primer usuario por defecto es Usuario: 10000, no tiene contraseña y
tiene todos los niveles de permisos asignados, luego de la creación de
usuarios con permisos adecuados se recomienda eliminar al usuario 1000 que
viene por defecto.

Posteriormente se ingresa la clave.

Una vez introducida la clave todas las opciones del menú serán habilitadas
dependiendo del nivel de acceso que el usuario tenga asignado por el
administrador.

Una de las tareas más importantes es la definición de los grupos de

empleados de la organización. Escogiendo la primera opción de “Personal”
creamos los usuarios del sistema y es posible realizar la edición de los
mismos con el botón editar, también se puede escoger una fotografía con el
botón de la lupa si es necesario.
Seguimos con la segunda opción donde se puede observar los usuarios
existentes y registrados en el sistema, los cuales pueden ser vistos en un
reporte que permite la impresión de los mismos y exportación de datos a
otros formatos como Excel.

En la pestaña reportes podemos obtener reportes parametrizados como se

muestra a continuación:
El siguiente grupo de opciones muestra las búsquedas que se pueden realizar
en el sistema que puede ser por nombre o por código de usuario.
La siguiente pantalla muestra el formulario para la creación de estilos de
horarios, es posible tener una cantidad “n” de estilos de horarios.
Parámetros

Tolerancia en atraso: Se refiere a la cantidad en minutos que los

asistentes tienen antes de ser considerado atraso, ejemplo si la tolerancia
es 5 minutos y el ingreso 8:00, significa que, si alguien llega 8:05 no tendrá
ningún minuto de atraso, pero si llega 8:06 tendrá 6 minutos de atraso.

Tolerancia en falta: Tolerancia en falta: Se refiere a la cantidad en

minutos que los asistentes podrían atrasarse antes de que se considere una
falta, ejemplo si la tolerancia en falta es 60 minutos y el ingreso 8:00,
significa que, si alguien llega 9:00 estará todavía en atraso, pero si llega
9:01 el sistema considerará como una falta en ese horario.

Puntualidad: Se refiere a la cantidad en minutos que los asistentes tienen

para realizar la marcación de su ingreso antes del horario establecido, por
ejemplo, si la puntualidad es 60 minutos, significa que se puede realizar el
marcado de ingreso desde las 7:00, pero si la el usuario marca a las 6:59
será considerado por el sistema como falta..

Tolerancia a la salida: Se refiere a la cantidad en minutos que los

asistentes pueden tener para realizar su marcación a la salida despues del
horario, por ejemplo, si la salida es 12:00 y la tolerancia a la salida es 60,
significa que se puede realizar un marcado hasta las 13:00, pero si marca a
las 13:01 el sistema mostrará como una falta..

Prioridad: Este parámetro sirve cuando un usuario(os) tienen dos horarios

asignados en un mismo día, es decir el sistema no sabría como definir con
qué horario trabajar, este parámetro normalmente se usa cuando hay un
horario excepcional (ej. horario continuo - paro de transportes), entonces
se sugiere que todos los horarios tengan prioridad baja y el horario
excepcional de ese dia tenga prioridad alta con la finalidad que el sistema
considere el horario de prioridad alta para el dia asignado.

El siguiente formulario sirve para la asignación de horarios al personal, con

las manitos apuntando se asigna o quita algún horario asignado.

Cuando se asigna un horario a un grupo, éste no aparece en la grilla de la

derecha, sólo es posible verlo con la lupa de reporte en la esquina inferior
derecha.
Es esta pantalla se puede establecer vacaciones, feriados, viajes u otros a
un grupo de personas, etc.

Presionando el botón de la lupa se obtiene el reporte

La siguiente opción Asistencia comprende opciones que se refieren a las
entradas y salidas con la capacidad de obtener reportes personalizados o
totales de las entradas, salidas o ambos.

El botón bicicleta sirve para procesar la información de manera que se

mezcle todo y pueda crearse el reporte
Reporte
Con la opción “Justificaciones” se puede asignar una justificación en caso de
que un usuario no haya realizado su marcación en la entrada o la salida por
algún motivo especificado, de tal manera que el sistema no le asigne falta o
abandono, se debe elegir un usuario en particular para obtener la siguiente
pantalla y poder crear el registro respectivo.

A continuación se muestra la pantalla se “Asistencia” en donde se encuentra

el botón señalado para ingresar las respectivas justificaciones.
A continuación se muestra la pantalla para el registro de las justificaciones.
Para comenzar a registrar una justificación se debe usar el botón NUEVO,
seguidamente se procede a seleccionar las opción de izquierda a derecha, es
decir, comenzar por la fecha, luego el horario a justificar, la marcar si se
refiere a la entrada o la salida, después, la hora real de llegada que podría
ser copiada del cuaderno en caso de que el usuario hubiese realizado la
marcación respectiva o simplemente de una papeleta física de la
justificación a registrar.

En caso de registrar muchas justificaciones se puede usar la opción de

VER RESULTADOS para revisar constantemente lo que se esta haciendo.

El reporte puede ser revisado escogiendo la opción siguiente.

También se cuenta con una segunda pestaña como se muestra a continuación.

En la pestaña de registros es posible alterar el estado de cualquier registro,

con la finalidad de convertirlo en una salida o retorno intermedio, es decir
dentro del horario establecido si una persona debe salir de la entidad de
trabajo con motivo personal o de la institución mediante la acción de alterar
el estado del registro se puede controlar las salidas intermedias al horario
establecido

A continuación se muestra como se puede cambiar el estado de un registro.

Se debe tener en cuenta que el cambio de estado se lo debe realizar en dos
registros, es decir, una salida y su respectivo retorno.
La siguiente opción sirve para crear tarjetas o cartas de felicitación

Aplicando en el boton remarcado de reporte se observa en formato de

reporte la tarjeta.
La siguiente pantalla muestra un grupo de opciones que se refieren al
mantenimiento de la base de datos la cual debe ser utilizada
frecuentemente para no sobrecargar el sistema y volverlo lento.
La primera Compactar base de datos se refiere a una limpieza de registros
temporales creados en la base de datos registros que se crean cuando es
utilizado el sistema.

La segunda Copia de seguridad sirve para crear los backups necesarios y

liberar información de vez en cuando.

La tercera Restaurar base de datos sirve para recuperar bases de datos

guardadas en calidad de copias de seguridad, esta operación se realiza sólo
en caso de ser necesario, no esta demás recordar que antes de restaurar es
bueno tener una copia de la base de datos que se esta utilizando.

La cuarta Limpiar base de datos sirve como su nombre lo dice un borrado

de toda la información dejando el sistema vacío para nuevamente ser
utilizado, y la otra opción Cargar ejemplo que se encuentra en el mismo
formulario permite cargar a la base de datos un ejemplo para poder realizar
pruebas con el sistema hasta que se conozca y domine su manejo.

En la siguiente pantalla es posible configurar el sistema para trabajar en

red para lo cual se debe realizar los siguientes pasos:

o Crear manualmente una carpeta con el nombre: base$

o Copiar el archivo FtecSys que se encuentra en C:\Archivos de
programa\Asis a la carpeta creada base$
o Compartir dicha carpeta asignando todas las propiedades de lectura y
escritura
o Luego en cada maquina cliente ASIS 2011 seleccionar configuración
del servidor esperar a que el programa busque todos los equipos de la
red, seleccionar el nombre del equipo y aceptar, cierre el programa
para que los cambios tengan efecto.
En la siguiente pantalla se puede eliminar solamente marcas u horarios para
mantener el sistema sin eliminar nombres ni códigos hasta una fecha
determinada.