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INFORME ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO

NORMAL DE COMPRAS

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la


comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir
un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.
PROCESO NORMAL DE COMPRAS
El proceso de compras en determinada organización debe estar apoyada por el área
encargada la cual debe estar basada en el sistema de gestión de calidad sustentado
en el Iso 9001.
Los buenos registros y documentación de este proceso conllevaran a buenos
resultados que beneficiaran a la empresa económicamente y lograran resultados
positivos con el consumidor final.
ACTIVIDADES A REALIZAR:
 Identificar y establecer las especificaciones de productos a comprar:
Se debe contar con personal responsable para la identificación de los
productos que se necesitan en la empresa, dicho personal debe presentar la
metodología con sus respectivos requisitos a los proveedores, es importante
tener en cuenta que se deben establecer productos críticos y no críticos,
teniendo en cuenta que los productos críticos son todos aquellos que
generan un gran valor y que es necesaria para establecer una ventaja
competitiva beneficiosa para la empresa.

 Planear las compras: dependiendo la demanda de los productos se


establece la cantidad de productos a comprar, por lo cual se debe crear un
programa de compras donde se defina el tipo de producto, las cantidades
necesarias que suplan el abastecimiento requerido, teniendo en cuenta los
tiempos en que se debe realizar la compra y así no afecte los resultados
esperados por la organización.

 Buscar proveedor: seleccionar, evaluar y reevaluar. La parte más


importante a la hora de buscar un proveedor es que la organización evalué
al proveedor a fin de verificar que cumplan con tiempos, cantidades, planes
de negocio, calidad, es decir, se debe verificar que están en la total capacidad
de prestar productos o servicios según lo estipulado entre las partes teniendo
como prioridad los criterios de selección de proveedores que pueden ser
distintos entre cada organización. Algunos de los criterios más comunes son
la importancia de los proveedores en tener las certificaciones requeridas.

Lo anterior ayuda a la empresa a contar con un listado de proveedores


donde se pueden clasificar en proveedores críticos y no críticos dependiendo
al impacto directo que tenga con el sistema de gestión de calidad. Los
proveedores críticos pueden ser sometidos a una evaluación de desempeño
ya que al tener un mayor grado de control sobre el proveedor generalmente
existe un mayor impacto en el producto final. Teniendo en cuenta que a fin
de llevar una auditoria y verificar que los productos a comprar cumplen con
todos los criterios de selección será de gran importancia una reevaluación
del proveedor reevaluando asi su desempeño y calidad la cual definirá si la
organización puede continuar con dicho proveedor o tal vez tan solo deba
mejorar algunos aspectos por lo cual se exigirá planes de mejoramiento.

 Verificar producto comprado: una vez se haga entrega por parte del
proveedor a la empresa se debe revisar los productos, esta revisión se debe
hacer con registros y para ello debe contar con facturas que describan muy
bien lo solicitado por la empresa para así mismo verificar si lo que esta escrito
en papel es lo mismo que se está observando en físico.

 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas y de mejora):


Llevando a cabo la verificación del producto que se compra, se pueden tomar
acciones correctivas y de mejora, ya que lo que se mide fácilmente se puede
mejorar, de estas acciones depende el equilibrio de la organización.
DOCUMENTACION REQUERIDA PARA LAS ACTIVIDADES QUE SE
DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS

DOCUMENTACION INTERNA DOCUMENTACION EXTERNA


 Documentos de recopilación  Requisitos legales y normas
de características internacionales según sea el
específicas de cada producto caso.
o cada servicio que ofrece la  Manuales de operación de
empresa y cada producto y maquinaria. Dónde se
servicio que la empresa registre el modo de
compre. Este tipo de instalación, de
documento debe ser muy mantenimiento y limpieza,
específico cuantitativa y precauciones etc.
cualitativamente.  Catálogos y hojas de
 Documentos que especifican seguridad de productos.
la metodología del proceso  Documentos externos tales
normal de compras. como facturas, garantías.
 Documentos donde se
registre, evalué y reevalúe la
eficacia de los proveedores a
los que se les compra los
productos.
 Documentos de inventario de
productos especificando
cantidad, presupuestos,
tiempos estipulados y
características de los
productos.
 Documentos de órdenes de
compra para luego constatar
que se cumple con los
productos que se requieren
 Documentos de formato de
producto de no conformidad
en el caso de que llegue un
producto que no cumpla con
las especificaciones del
producto que se pidió.
 Mapa de proceso normal de
compras.
Paradigmas es la aceptación de ideas conceptos y pensamientos que son
incertados en nuestra vida diaria y en nuestra cultura y que son aceptados
sin ponerlos a prueba
Buen dia
Antes que todo es importante saber que la palabra paradigma tiene que ver
con pensamientos, ideas o conceptos que terminan siendo aceptados sin
ponerlos a duda o sin ser comprobados, por tanto, los paradigmas más
comunes de la documentación en organizaciones están relacionados al
pensamiento de que la información que es almacenada electrónicamente no
cuenta con seguridad, sin embargo este pensamiento es erróneo, puesto que
puede llegar a tener más seguridad que la documentación escrita ya que se
puede restringir a determinado personal, se puede editar sin tener que
reemplazar todo el documento de nuevo, compartir, además de no utilizar
espacios físicos como si lo utilizaría la documentación escrita; otro de los
paradigmas comunes es la que toda documentación física no debería existir,
sin embargo existe documentación que por ley no se puede eliminar o que
caduca en determinado tiempo, los registros de actividades de evaluaciones
son importantes y se realizan comúnmente en forma física.