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GESTÃO DO TEMPO
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◙ Necessidade;
◙ Adequabilidade;
◙ Eficiência.
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HORÁRIO NOBRE
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Estabelecer prioridades
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Método ABC
Prioridade A: aqui ficam os itens urgentes. Alguns
encaixam-se aqui devido a directivas da administração,
solicitações de clientes importantes, prazos rígidos ou
oportunidades de sucesso ou melhoria.
Prioridade B: nesta secção ficam os itens de valor médio.
Estes itens podem contribuir para a melhoria de
desempenho mas não são essenciais e nem têm prazos
rigorosos.
Prioridade C: esta categoria inclui os itens de valor baixo.
Apesar interessantes ou agradáveis podem ser eliminados,
adiados ou programados para os tempos mortos.
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Planeamento
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-Gráfico do Progresso –
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Planos semanais
Planos diários
Plano de conferência
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Planos semanais
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Planos diários
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Plano de Conferência
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Desperdiçadores de tempo
Internas (auto-gerados);
Externas (contexto ambiental)
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Auto-Gerados Contextuais
Desorganização Visitas
Procrastinação Telefonemas
Crises
Outros Outros
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A desorganização
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É eficiente?
Está organizada para minimizar o esforço?
O fluxo de materiais e movimentos
processa-se livremente?
Já pensou colocar mais próximo de si os
materiais que utiliza com maior frequência?
O espaço para trabalhar está desarrumado?
Quanto tempo perde a procurar coisas que
sabe que estão lá mas não as encontra?
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Procrastinação
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Visitantes
•Como ponto de partida limite o n.º de pessoas que convida para
a sua área de trabalho.
•Quando precisar de conferenciar com um colega dirija-se ao
posto de trabalho dele (a). É mais difícil convencer as pessoas a
deixarem a sua área de trabalho do que você ir-se embora.
•Quando alguém inesperadamente o visitar levante-se e dialogue
ficando de pé. É natural que o visitante também o faça e isso
poderá encurtar a visita.
•Caso não resulte seja sincero e diga ao visitante algo como
“Obrigado pela visita. Vai ter de me desculpar mas tenho que
terminar este projecto.”
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Telefonemas
•Não os podemos eliminar por completo mas podemos
limitar a sua duração.
•Se tiver a sorte de ter alguém que possa atender as suas
chamadas, estas poderão ser filtradas.
•Quando estiver ao telefone restrinja o lado social da
conversa.
•Dê respostas breves.
•Termine a conversa com cordialidade
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Correio
•As cartas indesejadas chegam constantemente.
•Se tiver quem lhe separe o correio forneça instruções para
que organizem dois grupos: “somente informação” e
“acção”, aquilo que deve ser encaminhado a terceiros e
aquilo que deve ser eliminado.
•O correio “somente informação” deve ser guardado para
ser lido numa altura mais conveniente.
•Pode poupar tempo a responder por telefone a alguma
correspondência.
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Tempos de espera
As pessoas perdem demasiado tempo em esperas: nos
compromissos para o arranque das reuniões, para que
alguém termine alguma coisa, por aviões ou comboios ou
mesmo esperas telefónicas.
Fazer uso do tempo enquanto espera é utilizá-lo de uma
forma produtiva. Por exemplo:
ler a correspondência,
transportar consigo um bloco e uma lapiseira para
esboçar planos e redigir cartas, e
trabalhar num dossier de baixa prioridade.
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Reuniões
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Crises
Podem ocorrer eventos inesperados que requerem solução
imediata. Quando se adia algo que devia ter sido feito, estamos a
contribuir para a criação de uma crise futura.
Algumas crises estão para além do seu controlo como por
exemplo:
Os prazos de conclusão pouco realistas;
Prioridades que se alteram, no último minuto;
Erros que alguém cometeu;
Máquinas que podem avariar.
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MEIOS ELECTRÓNICOS
PARA
ECONOMIZAR O TEMPO
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TELEFONE - novos atributos
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MANTER-SE CONTACTÁVEL
Reencaminhar chamadas;
Pagers;
Telemóveis.
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ALTERNATIVAS ÀS REUNIÕES
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COMPUTADORES
● Portáteis (Laptops) ou de pequena dimensão (Notebooks)
● Modems - permitem ligação à Internet;
● Ligação à Internet sem fios (wireless)
● Scanners – importam texto ou imagens impressas em papel para o seu
PC;
● Tecnologia ASR (reconhecimento da Voz) – estes aparelhos registam
a voz e através de um processador de texto convertem-na em palavras
impressas
● Notepad ou Bloco de Notas – PC do tamanho de um bloco de
apontamentos onde se pode utilizar uma caneta electrónica para
introduzir os dados
● Organizers – servem de agenda diária. Muitos possuem calculadora,
e relógio. Podemos armazenar dados, traduzir línguas estrangeiras;
servir de dicionário
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Referências Bibliográficas
Bilhim, J. (2001). Teoria Organizacional. Lisboa: Instituto Superior de
Ciências Sociais e Políticas.
Bird, P. (2007). Gestão do Tempo. Lisboa: Actual Editora
Caetano, A. & Vala, J. (2002). Gestão de Recursos Humanos. Lisboa:
Editora RH, Lda.
Camara, P. B.; Guerra, P. B. & Rodrigues, I. V. (2001). Humanator:
Recursos Humanos & Sucesso Empresarial. Lisboa:
Publicações Dom Quixote.
Fachada, O. (2003). Psicologia das Relações Interpessoais. (vol.1 e
2). Lisboa: Edições Rumo Lda.
Cenini, a. (2001). Ei, Malta! Calados porquê? Lisboa: Paulinas.
Fritzen, S. J. (2004). Exercícios e práticas de dinâmica de grupo. (1.º e
2.º volume). Petrópolis: Editora Vozes.
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