ANGELA CAROLINA BOLAÑOS

CASO AA2

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada o montar los procedimientos operativos?
Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la
constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o
técnicos específicos, y por ende su control también es posterior a dichos procedimientos.
Dejando esto claro, mi recomendación sería hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de
cómo debe ser la documentación, orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura
es indispensable para estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que hasta que no
se tienen redactados todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué información
documentada se genera y por lo tanto, no se puede completar los registros de control de
documentos. Por lo tanto, debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida que se va
redactando todos los procedimientos.

Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.
El procedimiento de control de la información corresponde al proceso estratégico ya que
este procedimiento aplica para el control de registros documentos internos y externos del
sistema integrado de gestión y comprende desde la identificación de la necesidad de crear
o modificar el documento, hasta la divulgación, distribución, implementación y disposición
final del mismo.

CREACION
: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes li
neamientos :
•
Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina
Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicituddebe ser aprobada mediante
memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
•
Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados
mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manualeso guías, donde se
relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.
REVISION Y APROBACION:
La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará a cargo del
líder del proceso (SecretarioGeneral, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).La
responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de
la Oficina Asesora de Planeación.
DIVULGACION
: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional
de Salud son de libre acceso para losservidores públicos, quienes pueden consultarlos o
descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se
requiereuna copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el
permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación,mediante correo electrónico o
memorando (código ASFL01).
IDENTIFICACION
: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo
establecido en el presente procedimiento.La estructura documental del Sistema Integrado de
Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámidedocumental

Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades: a.
Creación b. Revisión y aprobación c. Identificación d. Divulgación e. Control de cambios