Es importante tener en cuenta, que a la hora de desarrollar e implementar un

Sistema de Gestión de la Calidad en una organización solo alguna información es

de obligatoria documentación. Concretamente, la norma NTC ISO 9001 establece
que el Alcance del Sistema de Gestión, la Política y los Objetivos de la Calidad, así
como la Operación de los Procesos son la información de origen interno y de
obligatoria documentación. Teniendo en cuenta lo que establece la norma la
documentación que necesita Juan Rodríguez para el Sistema de Gestión de la
Calidad de la empresa Confecciones S.A es la siguiente:

La información documentada de origen interno es de suma importancia ya que es

elaborada, aprobada y controlada por la organización interna, para la ejecución de
sus actividades. Esta documentación debe ser una herramienta flexible y debe
estar diseñada teniendo en cuenta la realidad y las particularidades de cada
organización, debe contener la siguiente información documentada de origen
interno: Política, Alcance, Objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad,
Procedimientos de trabajo, Formatos (sin diligenciar), entre otros. Asimismo
los documentos de origen externo que son aquellos que no son elaborados por la
organización pero que son incluidos o adoptados por el Sistema de Gestión ya que
representan una ayuda y/o guía para el correcto desarrollo de los procesos. Los
documentos externos que requiere la empresa confecciones S.A son: requisitos
legales, normas internacionales, manuales o especificaciones de uso de
maquinaria, entre otros.

Las “especificaciones” en el Sistema de Gestión de la Calidad hacen referencia a

la información documentada requerida y determinada como necesaria (Numeral
7.5. de la Norma NTC ISO 9001). En esta cláusula, se establece la necesidad de
incluir dentro del Sistema de Gestión la información que la organización considere
necesaria para el correcto funcionamiento del mismo, la empresa debe tener las
siguientes especificaciones:
Mapa de procesos: Es una representación gráfica que ayuda a visualizar todos
los procesos que existen en una empresa y la interrelación que hay entre ellos. A
pesar de que en la Norma NTC ISO 9001 no existe el requisito de desarrollar
concretamente un mapa de procesos, esto se ha convertido en una buena práctica
para identificar los procesos, su aplicación a través de la organización y
determinar la secuencia e interacción de los mismos.
Caracterización de procesos: Es un documento que describe y proporciona la
información principal de cada uno de los procesos de la organización. Una
caracterización puede incluir información como: Objetivo del proceso, responsable,
proveedores, entradas, procedimientos, salidas, clientes, entre otras.
Manual de calidad: Es un documento que permite identificar y describir la forma
en la cual la organización da cumplimiento a cada uno de los requisitos o
numerales de la Norma NTC ISO 9001.
Procedimiento: Es un documento que proporciona el paso a paso para llevar a
cabo una actividad del proceso. Para este tipo de documento pueden utilizarse
diagramas de flujo, videos, fotografías o sólo texto.
Estos son los documentos que debe presentar Juan Rodríguez en el sistema de
Gestión de la Calidad de la empresa confecciones S.A.