CONTROL DE REGISTROS

CODIGO: MTK-SIG-PI-002

VERSIÓN Nº 01

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Juan Carlos Hernández Nombre: Alberto Purizaca Fiestas Nombre: Mario Purizaca Fiestas

Cargo: Supervisor SMA Cargo: Jefe de Operaciones Cargo: Gerente General

Fecha: 10/01/2017 Fecha: 10/01/2017 Fecha: 10/01/2017

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Fecha 10/01/2017
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1. OBJETIVOS.

Determinar las pautas a seguir, a fin de garantizar que la Organización mantenga sus Registros en
algún lugar determinado, por un tiempo adecuado, en forma legible y en buenas condiciones,
cumpliendo con la Política de Sistema Integrado de Gestión (SIG).

2. ALCANCE.

En toda la Organización.

3. DEFINICIÓN.

3.1. Abreviaturas.
 SIG: Sistema Integrado de Gestión.

3.2. Términos.
 Almacenamiento: Es necesario determinar cuál es la forma de almacenamiento y dónde se
realiza el archivo de los registros para poder después encontrarlos fácilmente.

 Identificación: Los registros deben ser fácilmente identificables. La identificación debe

realizarse en dos niveles. En un primer nivel son identificados por el formato empleado para
su cumplimentación y, después, en un segundo nivel, se debe diferenciar por un campo
identificador presente en el propio formato: la fecha de cumplimentación, el número, el
nombre de la persona, etc.

 Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o

combinación de estas, sean colectivas o no, públicas o privadas, que tienen sus propias
funciones y administración.

 Recuperación: Es necesario determinar la metodología para acceder y encontrar registros

de actividades anteriores.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las

actividades adelantadas en un proceso.

 Retención: Es necesario determinar el tiempo de conservación de los registros.

 Disposición de los registros: Es necesario determinar cómo se efectuará la eliminación de

los registros o dónde se archivarán de forma indefinida, si así se ha establecido.

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4. MÉTODO O DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.

4.1. Identificación y Emisión.

Los registros generados con cada proceso están individualizados mediante un código, seguido
de la denominación del registro y la Unidad o Unidades responsables del control del mismo,
permitiendo que sean fácilmente reconocibles e identificables.

Los registros se cumplimentan por las personas y en los formatos establecidos en los
documentos del SIG correspondientes.

El registro conlleva la cumplimentación de forma legible de los datos, permitiendo que la

información registrada sea una evidencia objetiva que demuestre el cumplimiento y la
conformidad con los requerimientos específicos del sistema de gestión de la calidad sirviendo,
además, de instrumento para valorar su eficacia.

4.2. Archivo.

Los registros se almacenan de acuerdo a las necesidades por: códigos, nombres, fechas,
modelos, responsables. Estos registros se recogen según su elaboración (diaria, semanal,
mensual, anual).

Los registros se archivan en carpetas o archivadores y en sitios adecuados que evitan su

deterioro, daño, pérdida y garanticen su fácil acceso. De igual modo, los registros pueden
almacenarse en soporte informático u otros medios electrónicos, que garanticen una seguridad
y reproducibilidad equivalente.

Los registros deberán ser almacenados de una manera ordenada, de modo que sean
fácilmente recuperables.

El personal de MTK & SJT tiene acceso a los archivos de los registros de la calidad relativos a
su actividad, siempre y cuando se justifique la necesidad del acceso.

Los registros de la calidad podrán estar a disposición del cliente / usuario / grupos de interés
para su evaluación en los términos que autorice la Empresa.

4.3. Tiempo de Conservación y Destino Final.

Con carácter general los registros de calidad se conservarán durante tres años a partir de la
fecha de emisión, salvo que se establezca un determinado periodo de conservación por:

 Especificación en el “Control de Registros”.

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 Especificación en legislación aplicable.

 Especificación en criterios adoptados por la empresa.

Transcurrido el periodo de archivo obligatorio se procederá a dar destino final a los registros
de la calidad, que podrá comprender:

 La destrucción o eliminación física del registro.

 Su archivo permanente.
 Su conservación según el tiempo establecido por obligaciones contractuales o por la
legislación vigente.

4.4. Control de los Registros.

Los Registros son las evidencias objetivas de la aplicación de los Sistemas de Gestión y que
éste está debidamente implementado. Mantienen una identificación de su versión vigente, a
través de dos dígitos indicados al final del código definido para éste (RG-YY-00Z.01, por
ejemplo).

Cada Responsable tiene acceso a la información del SGI a través de Intranet u otro medio
digital. Si lo estiman necesario, podrá incorporar una copia dura en la información que ellos
manejan habitualmente.

El Control de Registros se desarrolla en forma individual en cada uno de los Procedimientos

de los distintos departamentos, de acuerdo a la siguiente tabla:

Código e
Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable
Identificación
Qué hacer
Lugar físico cuándo expire
Forma de
donde se su vigencia:
ordenar los ¿Quién?
Código y Recuperación almacena el Físico y/o digital y
registros (sólo si es útil
Nombre del : Restringida registro tiempo de -Guardar por
(alfabético, por determinar)
registro o libre. para almacenamiento mas tiempo
fecha, por folio,
resguardo y
etc.)
protección -Reemplazar
-Eliminar

Los Registros son los resultados de las actividades descritas en los diversos procedimientos y
pueden ser entregados en diferentes formas, como: informes, formatos, gráficos, minutas de
reunión, protocolos, actas, formularios, libros de obras, libretas de manejo de documentos, etc

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4.5. Matriz de Registros.

Independientemente de lo anterior, existe lista maestra de documentos del SIG

(MTK-SIG-RG-001), la cual es mantenida por el Coordinador del SIG, el que contiene todos los
Registros controlados de la Organización y mantiene el formato del cuadro de Control de
Registros descrito en el punto anterior.

5. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES.

Las responsabilidades para el correcto cumplimiento del presente procedimiento son las que siguen:

 Gerente, Jefes de Departamento, Coordinador, Supervisores, Encargados: Mantener actualizado

el Listado de Registros vigentes de su dependencia y su formulario base.

6. ANEXOS.

No Aplica

7. REGISTROS.

Código e
Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsabilidad
Identificación

MTK-SIG-RG-001 Jefatura de Actualización

Por Áreas Libre Operaciones, Digital permanente Coordinador SIG
“Lista Maestra de Coordinador
Documentos del del SIG
SIG”

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