INFORME AA2

CURSO: DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

APRENDIZ: SERGIO ORLANDO PEREZ RIVERA

SENA
CUCUTA
2019
 INFORME AA2
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego
de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas
de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos
por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”. Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios
técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en
un paradigma de la documentación.

SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros. La empresa Confecciones S.A.,
dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la
documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o
modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por parte del responsable
del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el

Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del SGC en forma
coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en la adecuación de
la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

 -El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre
la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los
documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.

DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al
proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
 4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados
obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso

correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y
dejada constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros
impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos
los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de
ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el
caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros impresos
y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten
los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la
universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas,
Exámenes ocupacionales, etc.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.

 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 Legible.

 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.

 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las

actividades o los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

 5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSA OBSERVACIONES

BLE

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento y

Identifica necesidad de proceso enviar por correo a la Directora del
creación o mejora de Departamento de biblioteca con
documento. copia al Profesional de Apoyo de
corrección de estilo par su respectiva
revisión.
2 Corrector de Las correcciones de ortografía y
Revisa la adecuación de estilo sintaxis se hacen de manera directa
la documentación en la documentación en los casos
problemáticos para la interpretación
del sentido el corrector enviara
sugerencias y comentarios al líder
del proceso para que intervenga en el
texto antes de su envió como versión
final l Sistema de Gestión de la
Calidad.
De cualquier manera el corrector
hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en partes
¿La
Modifica y envía proceso problemáticas para la interpretación
documentació
n requiere
nuevamente al el líder del proceso hara las
ajustes? corrector modificaciones en las partes
NO indicadas por el corrector y le
enviara nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
4 F-SO-OH-12
Líder del Enviar por correo al Coordinador de
Solicita y justifica proceso Salud, Seguridad e Higiene en el
SOLICITUD DE
creación, mejora o CREACION Y
MEJORA O
Trabajo con copia a la profesional de
anulación de
documento.
ANULACION DE Apoyo del SG-QHSE el formato
DOCUMENTO
solicitud de creación, mejora o
anulación de documento F-SO-OH-
1 12 junto con el documento sometido
a consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
5 Profesional Revisar la solicitud y evaluar la
1 de Apoyo necesidad de crear, modificar o
SG-QHSE anular el documento.
Revisa solicitud y
verifica necesidad Auxiliar del
SG-QHSE
6 NO Informa al Coordinador Si es una solicitud de anulación, se
Aprobad líder del del Área de registra y el proceso termina.
a proceso Salud, Cuando se considere necesario
Seguridad e define la intervención de un experto
Higiene en el a fin de retroalimentar el documento
SI Trabajo antes de su aprobación final.
3 Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro
Registra Aprobación En La Solitud De SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Creación, Mejora O Anulación De Anulación del Documento F-SO-
Documentos OH-12, marcando la casilla de
aprobado, Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
8 Profesional Para el caso de creación de
de Apoyo documentos se realiza la respectiva
Codifica y/o actualiza la versión SG-QHSE codificación y para mejora se
actualiza la versión.
Auxiliar del
SG-QHSE
9 Coordinador Al editar los documentos se deben
del Área de registrar las firmas de elaboro, reviso
Salud, y aprobó, si aplica. El Coordinador
Emite y Aprueba documento Seguridad e del Área de Salud Ocupacional
Higiene en el informa al líder sobre la aprobación
Trabajo. del documento.

Profesional Una vez firmados los documentos se

de Apoyo identifican con Copia No Controlada,
SG-QHSE. se graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el
Auxiliar del aplicativo disponible.
SG-QHSE
10
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Profesional Se publican los nuevos documentos
de Apoyo en la Intranet.
SG-QHSE
Al documento físico se le coloca el
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda
y se destruye la versión anterior.

11 Profesional Actualizar Listado Maestro Control

Actualiza Listado Maestro de Apoyo De Documentos F-SO-OH-13
Listado Maestro de Control de SG-QHSE.
Control de Documentos
Documentos
Auxiliar del
SG-QHSE
2
12 Coordinador Se comunica al líder que el
del Área de documento se encuentra liberado y se
Salud, autoriza su uso.
Socializa con el líder del Seguridad e
proceso y/o funcionario que Higiene en el
realizo solicitud. Trabajo.

13 Líder del Informar los cambios de la

Aplica documento en el Proceso documentación a los participantes
proceso correspondiente del proceso.
3 Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.

5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABL OBSERVACIONES

E
1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con

Identificar los registros a Gestión en apoyo del Coordinador del
controlar Salud, Área de Salud, Seguridad e
Seguridad e Higiene en el Trabajo
Higiene en el identifican los registros
Trabajo. incorporados en el Sistema de
 gestión en Salud, Seguridad e
Líderes de Higiene en el Trabajo.
procesos

3 Líderes de Enviar por correo al

NO procesos Coordinador de Gestión en
Hay Salud, Seguridad e Higiene
1
SI Solicitud en el Trabajo con copia a la
Profesional de Apoyo del SG-
QHSE el formato solicitud de
Creación, Mejora o
Anulación de documento F-
SO-OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración.
4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar
Revisar solicitudes o
Gestión en la necesidad de crear,
necesidades de registros
Salud, modificar o anular el
Seguridad e documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de
Informa al Gestión en anulación, se registra y el
Aprobación líder del Salud, proceso termina.
de solicitud
proceso Seguridad e
o necesidad Higiene en el Cuando se considere
de registros
Trabajo. necesario define la
intervención de un experto a
fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
Mejora o anulación.

6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en

Se autoriza y controla los
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene
registros
Salud, en el Trabajo actualiza los
Seguridad e registros que se generaron
Higiene en el cambios o nuevos
Trabajo. documentos relacionados con
la estructura de los
documentos del SG-QHSE.
 7 Coordinador de Coordinador de Gestión en
1 Gestión en Salud, Seguridad e Higiene
Establecer criterios de Salud, en el Trabajo establece
control de registro Seguridad e criterios sobre los registros
Higiene en el del SG.QHSE.
Trabajo.
8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro
Actualización del Listado
Listado Maestro Maestro de
Gestión en Control de Documentos F-
Control de Salud, SO-OH-13
Documentos Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder que el
proceso y/o funcionario que Gestión en documento se encuentra
realizo solicitud. Salud, liberado y se autoriza su uso.
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
1
10 Líder del Informar los cambios de la
1 proceso documentación a los
participantes del proceso.

Socializa el contenido de los

Aplica documento en el
proceso documentos a fin de
correspondiente garantizar su debida
aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión en
CREACION, Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
MEJORA O Seguridad e Higiene en en el Trabajo y/o Aplicativo
del Sistema.
 ANULACIONNDE el Trabajo/ Líder del
DOCUMENTOS Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión en
MAESTRO Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
CONTROL DE Seguridad e Higiene en en el Trabajo y/o Aplicativo
DOCUMENTOS el Trabajo/ Profesional del Sistema.
de Apoyo.