GESTION TECNOLOGICA EMPRESARIAL 2013-II

SEGUNDO TRABAJO DE GESTION TECNOLÓGICA EMPRESARIAL

SISTEMA DE INFORMACION TECNOLÓGICA DE

COSESPI S.A.

I. DIAGNÓSTICO DE LA EMRESA

1. Nombre y Razón y/o Razón Social.-

Algunas Características de la Empresa

 RUC: 20419448622
 Razón Social: COSESPI Y ASOCIADOS S.A.
 Tipo Empresa: Sociedad Anónima
 Condición: Activo
 Fecha Inicio Actividades: 07 de Enero de 1999

2. Sector industrial al que pertenece.-

El Sector Industrial en donde se desenvuelve esta empresa es el

comercio de productos alimenticios previa transformación; es decir
luego que compra los productos en los mercados mayoristas les
generan valor agregado (limpiándolos y/o procesándolos) y
embolsándolos, dejándolos así listos para el consumo directo

 CIIU: 51906
 Actividad Comercial: Vta. May. de Otros Productos.

3. Proceso productivo

Sistema de producción.

Su producción se basa en los pedidos que ellos tienen de sus

clientes. Toman como referencia las ultimas ventas del mes y de
ahí obtienen un aproximado de cuanto se produce a la semana.

Líneas de producción
Los productos que procesa la empresa están dadas por:
- Línea de Maca

Tipos de presentación de los productos

Harina de maca (embolsada 100g), harina de maca en frascos de
800g.

Capacidad y volumen de producción

La capacidad de la planta no se podría saber con exactitud, pero uno

de los máximos pedidos que tuvieron fue de 1200 empaques en una
semana teniendo que adicionar un turno de madrugada para poder

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satisfacer la demanda, ya que ellos basan su volumen de producción

en las ventas del último mes en promedio es de 800 a 900 empaques
por semana.

Características y calidad de la materia prima

Materi
a Características Calidad
prima

Raíz de Raíz tuberosa del tamaño y forma de

Regular
maca un rábano común

Descripción del proceso productivo

Maca:

- Selección: Se hace un trabajo de seleccionar las raíces de maca

sin dejar pasar impurezas como excremento de roedores o
piedras que puedan pasar al proceso.

- Lavado: Con la ayuda de un chorro de agua usando una

manguera se lava las raíces que pasaron la selección.

- Tostado: En esta parte del proceso se pasa las raíces a un

tostador y se deja por un lapso de 50 minutos.

- Enfriado: En el enfriado se utiliza la secadora utilizando una

bomba en su base y haciendo pasar aire del ambiente y así poder
enfriarlo en un lapso de 10 minutos.

- Molienda: Una vez obtenida la maca limpia y a temperatura

ambiente esta pasa por la molienda por un lapso de 2 horas.

- Cernido: El cernido sirve para que no haya trozos de maca más

grandes que otros, toma un periodo de tiempo de 1hora y media.

- Empacado: Aquí es cuando una vez pasado por el cernido el

polvo de maca es empacado en sus dos presentaciones: en
bolsas de polipropileno de 100 g y frascos de plástico de 800 g
gracias a la utilización de una balanza de mano.

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Representación gráfica del proceso

Procesamiento de alimentos - Maca

SELECCION LAVADO TOSTADO 70ºC ENFRIAMIENTO

Raíz de maca
Impurezas Agua de lavado

Harina de maca embolsada 100g

o en frascos de 800 g. EMPACADO CERNIDO MOLIENDA

Bolsas de Polipropileno y frascos de plástico

4. Áreas funcionales y entidades:

La organización de la presente empresa basa su estructura en tres

unidades:
- Departamento de administración y finanzas.
- Departamento de ventas.
- Departamento de producción (logística y producción)

Estas unidades dependen directamente de la gerencia general.

Las funciones se desarrollan dentro de una estructura orgánica basada

en 3 niveles jerárquicos:
- Primer nivel: conformado por la dirección general y asesoría, que
son unidades de mayor jerarquía y tiene bajo su mando la dirección
de la empresa.

- Segundo nivel: conformados por los departamentos de

administración y finanzas, ventas y producción, dependen
directamente de la dirección general, desarrollan funciones
importantes y su eficiencia depende de la coordinación de esas
funciones.

- Tercer nivel: está formado por las secciones que participan

directamente en las actividades operativas y productivas de la
empresa.

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Gerencia

Dpto. Tesoreria
Dpto. Ventas
y Finanzas

Dpto.
Producción

ENTIDADES:
 Clientes.
 Caja.
 Departamento de Ventas.
 Departamento de Producción.
 Logística.
 Departamento de tesorería y finanzas.

5. DOCUMENTOS EN TRÁNSITO

 Solicitud de productos: realizado por el cliente, indicando el tipo y

cantidad de producto que deseada adquirir, esta solicitud es
recepcionada por el departamento de ventas.

 Nota de pedido: departamento de ventas al departamento de

producción. Servirá para informar al dpto. de producción sobre la
cantidad de productos solicitados, y que se verifique si el inventario
de productos terminados es suficiente para satisfacer el pedido, o se
tendrá que producir de manera adicional y si dispone de materia
prima en el almacén.

 Solicitud de compra de materia prima: el dpto de producción envía

una solicitud de compra de M.P. al departamento de logística, ante la
ausencia de insumos que pongan en riesgo la producción.

 Solicitud de financiamiento: emitido por el área de logística y

recepcionado por departamento de finanzas. En este documento se
le informa al dpto. de finanzas sobre carencia de materia prima, y se
le pide la aprobación de la compra y financiamiento.

 Cheque: emitido por el departamento de finanzas para el área de

logística, en respuesta a su solicitud de financiamiento.

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 Guía de remisión: emitido por el departamento de ventas al cliente,

una vez terminado el pedido, sirve para el transporte de los
productos finales.

 Factura: emitida en el momento en que el cliente cancela el monto

correspondiente al pedido en la Caja de la empresa.

6. ANÁLISIS ESTADISTICO DE LOS DATOS

La empresa cuenta con un control de productos en Excel, en el cual se

detalla:

 Productos terminados en inventario.

 Materia Prima disponible en inventario.
 Control de ventas, detallando número de factura, cliente, monto y
fecha de venta.

Además cuenta con un sistema de facturación en la cual existe una base

de datos de clientes y los productos (cabe resaltar que solo se disponen
códigos de productos mas no la existencia de ellos en inventario).

II. DIAGRAMA DE FLUJO FISICO

1. Determinación de la interrelación y flujo de la información

Cuando un pedido llega a la empresa es vía telefónica o vía e-mail, la

empresa cuenta con pedidos fijos semanales con lo cual se asegura
una demanda fija.
Los productos se despachan los jueves, así los pedidos se realizan los
martes y se tiene dos días de plazo para le entregar el pedido, la
recepción de este último es por parte del Dpto. de ventas, el cual
registra y genera la nota de pedido, esta nota pasa al departamento de
producción en el cual se verifica la existencia de producto final en
inventario y también verifica si hay producto para generar el producto.
En el caso de no haber materia prima se gestiona con el área de
logística la compra de esta, logística pide financiamiento del Dpto. de
Tesorería y Finanzas y una vez girado el cheque se procede a la
compra de MP.
Cuando ya se tiene lista la MP, se pasa al Dpto. de producción en
donde se procede según al diagrama de flujo presentado
anteriormente, el producto ya envasado se envía al área de logística
para su embalaje, al mismo tiempo se emite la guía de remisión, con la
cual se puede transportar los productos.
Cuando se entregan los productos, el cliente cancela el monto y se
emite la factura correspondiente, el cliente se queda con la factura
Sunat y Usuario y la empresa se queda con la factura emisor y una
copia más para uso interno.

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2. Diagrama de flujo físico de documentos

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 3. FLUJO LOGICO DE DATOS:

DIAGRAMA GENERAL:

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9
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 4. BASE DE DATOS Y DICCIONARIO

1. Base de Datos:

La base de datos de COSESPI S.A. hace referencia a un sistema de

información, estructurado; donde se almacena la información en los campos
pertinentes de la empresa. Esta base de datos, es manejada por usuario o por
medio de un sistema de red.

Se compone de:

 Datos (ordenes de producción, cantidad de insumos, abastecimiento)

 Atributos (pedidos)
 Campos (integrar la información de los diferentes dptos. de la empresa)
 Registros (ordenes de producción, niveles de producción, control de
operaciones, medidas de seguridad y/o fallos)
 Archivos (pagos, facturas)

Nuestra base de datos encierra la información que nos dan los documentos en
tránsito, tanto como la cartera de clientes.

 factura
 cotización
 orden de pago
 formato de servicio
 Abastecimiento por producción en lotes
 reporte
 informe técnico

Información obtenida por departamento dentro de la empresa COSESPI S.A.:

 Ventas

 Número de pedidos
 Productos pedidos
 Clientes que realizaron pedidos

La gestión de pedidos genera las demandas a los proveedores de productos y

decide que distribución puede abastecer para los mayoristas. La gestión de
rebajas establece una nueva lista de precios para la época de rebajas, la
gestión de reportes de ventas genera informes y estadísticas para informar a la
gerencia general.

 Servicio al Cliente

 Datos de llamadas de nuestros clientes

 Marketing

 Número de campañas realizadas y características de cada una

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 Distribución

 Productos que salen diariamente del almacén

 Tiempo teórico de entrega

2. DICCIONARIO

 Documentos:
 Factura:

Documento de tránsito externo extendido luego de la cancelación del servicio

elaborado por la caja, documento cuya copia se archiva luego de entregado el
informe técnico.

NÚMERO DE FACTURA: Identificación de cada factura emitida por caja.

FECHA: Día, mes y año de cancelación.
CLIENTE: Empresa (Razón social) o persona natural (Nombre)
COSTO UNITARIO: Precio de cada prueba.
RUC DEL CLIENTE: Identificación comercial del cliente.
IMPORTE.- Detallado de los servicios realizados
DETALLES.- Información complementaria del servicio.

 Cotización

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en

una negociación. Es un documento informativo que no genera registro
contable. El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y
establece el valor de productos o servicios.

La cotización indica el costo para un volumen determinado de trabajo realizado

bajo las condiciones que especifica el contratante.

 Orden de pago:

Documento interno editado por el Coordinador de Servicios para el cliente

conteniendo la cantidad a cancelar en Caja.

La orden de pago es la entidad que agrupa los comprobantes a pagar con los
medios de pago que los cancelan. Por ejemplo, pueden pagarse varias facturas
de un proveedor con un solo cheque, o varios, o puede pagarse también una
sola factura con varios cheques, que pueden provenir de distintas cuentas
bancarias.

NOMBRE DEL CLIENTE: Empresa o persona solicitante de servicios.

RUC: Número del documento de identificación del cliente
FECHA: Día, mes y año de la Orden de Pago.
CANTIDAD DE PRENDAS: Cantidad de pedido solicitado.
NUMERO DE PRUEBAS: Cantidad de cada prueba solicitada.
COSTO UNITARIO: Valor de cada prueba
COSTO TOTAL: Cantidad Total a cancelar.

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  Formato de pedido:

Documento interno elaborado por producción para su ejecución, atendiendo la

solicitud de un cliente.

CODIGO DE IDENTIFICACION: Señal que permite identificar al cliente.

MUESTRA: Diseño traído por el cliente o modelo requerido por el cliente
PROCESO: Detallado de la cantidad de insumos cubiertos para la cantidad
requerida y el tipo de línea.
FECHA: Fecha de recepción del documento por el Jefe de Producción.

 Reporte:

Formato de tránsito interno que entrega el personal operario al Jefe de

Producción al culminar cada lote producido.

CODIGO DE PEDIDO: Número de la muestra de reserva y/o comprada.

METODO: Línea trabajada para el servicio.
FECHA: Día, mes y año de realización de entrar los cortes a producción.

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. Recomendaciones

La capacitación del personal es vital para la manipulación correcta del sistema

y así evitar inconvenientes a la hora de interactuar con el mismo

La empresa tiene planes de expandirse hacia otras ciudades, sería muy

conveniente que utilice los sistemas de información disponibles para así hacer
un estudio de mercado y evaluar cuáles son sus posibilidades futuras y en
cuánto tiempo la inversión será rentable, para así decidir si realizar este
proyecto o no.

Implantación del sistema de información, ya que la organización requiere de

una herramienta que agilice todos los procesos que se llevan a cabo
actualmente, que permita disponer y transmitir información rápida y confiable.

Para poder abastecer el mercado se recomienda a la empresa tener un

inventario de materia prima e inventario de producto terminado para no carecer
cuando la demanda del producto suba.

2. Conclusiones

La comunicación cliente-empresa es vital, es por esto que concluimos que hace

falta en nuestra empresa una red cerrada que permita comunicación
permanente del cliente con la empresa.

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Al introducir el manejo de paquetes de software, hace que la recolección de
datos y archivos interrelacionados, que contiene una estructura lógica, le
brindan a la empresa grandes ventajas competitivas y permite a los usuarios
realizar diversas operaciones sobre ellas. Para pedidos, el sistema permite
establecer unos mínimos y máximos de stock en cada producto emitiendo
avisos si se sobre pasa cualquiera de ellos.

La empresa COSESPI S.A. mantiene en sus clientes, a sus más cercanos

aliados para trasmitir información, sobre sus servicios, el hecho de realizar muy
buenos servicios, a tiempo y de acuerdo a lo establecido en el contrato del
pedido, es su mejor presentación.

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