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LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

SU IMPORTANCIA

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una


organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta
puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de
información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos
relacionados, a la información generada para que la organización pueda operar y
a las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican
según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar,
archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la
empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente
controlados.

La información documentada es importante porque suponen una herramienta de


seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por
ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación de
forma general.

Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento de
deberá:

 Identificar y codificar
 Almacenar y proteger
 Definir el periodo de conservación
 Definir la disponibilidad y el acceso
Identificación y Codificación
En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen
mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización.
Todos los datos incluidos en una información documentada tienen que ser legibles
e indelebles.
Almacenaje y protección

Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en


la carpeta o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato
informático) y serán almacenados en el servidor de la empresa.
Periodo de conservación

Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos,


sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de
almacenaje se procederá a su destrucción.
Disponibilidad

Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo


se podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.
Acceso a la información documentada

Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información


documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la
responsabilidad, uso y escritura de estos.

LILIBETH AUSAQUE AHUMADA


C.C. 1047399357

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