GESTIÓN DE TRANSPORTES Y DISTRIBUCION

PRIMERA ENTREGA TRABAJO GRUPAL

ESTUDIO DE CASO FORTIPASTA

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA D.C.
NOVIEMBRE
2018

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 3
1.1. JUSTIFICACIÓN 4
1.2. OBJETIVO PRINCIPAL 4
1.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS 4
1.4. EXPLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA A USAR. 4
2.EJECUCIÓN DEL PROYECTO 4
2.1 DESCRIPCIÓN DEL CASO FORTIPASTA 4
3.APLICACIÓN Y DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA DE ANÁLISIS 5
4.DIAGNOSTICO DE LA PROBLEMÁTICA – Diagrama de árbol 6
4.1. PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN 7
5.CRITERIOS DE EVALUCIÓN E INDICADORES 8
6.BALANCE SCORD CARD 10
7.RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES 11
8.CONCLUSIONES 12
 INTRODUCCIÓN

El propósito principal de este proyecto es aplicar los conocimientos adquiridos

para dar una solución a la problemática planteada por medio de metodologías
donde se debe garantice el buen flujo de información y productos en los procesos
afectados por la implementación de un sistema WMS en fortipasta, esto permite
poder alcanzar ventajas, como lo son la productividad y rentabilidad. Este sistema
brinda de manera eficaz la gestión asegurando el alto nivel de servicio, con
personal capacitado, ingreso del producto terminado identificación,
almacenamiento y distribución de productos a los clientes o consumidores finales,
donde se determinan planes de acción para mantener una cultura de mejora
continua de tal manera que se garantice el alto servicio y cumplimiento de la
planeación estratégica.
 1.1. JUSTIFICACIÓN
En este proyecto se lograrán identificar y desarrollar las soluciones mediante dos
metodologías encontrando un plan de acción para implementar diseños
innovadores y mejorando cada día los procesos internos de la compañía
FORTIPASTAS para obtener mejores resultados, ante calidad de producto y
tiempos estimados de entrega, se tiene como parte del proyecto realizar
capacitaciones, encuestas, entre otras para supervisar los conocimientos y
trabajos realizados por los empleados.

1.2. OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar las falencias en los procesos de la empresa FORTIPASTA al
implementar un sistema WMS, estableciendo planes de acción.
1.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS
❖ Identificar la causa raíz de las falencias presentadas en el sistema WMS.
❖ Verificar el WMS estableciendo parámetros de control en los diferentes
procesos que lo componen.
❖ Establecer planes de acción para la mejora continua en FORTIPASTA

1.4. EXPLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA A USAR.

Las metodologías que vamos a implementar para el respectivo análisis es la de

espina de pescado ya que es una herramienta de calidad en la cual nos va a
permite identificar las causas que afecto el problema en una forma cualitativa y
específica, como también implementaremos la metodología de los 5 ¿por
qué? ya que es una herramienta de gestión y análisis de cualquier área de la
empresa, lo cual exploraremos las relaciones de causa y efecto del problema,
donde determinaremos la causa a raíz de dicho problema, identificando así
los puntos críticos de control en cada etapa afondo que afecto la
implementación del sistema WMS, teniendo así los resultados
implementaremos sus respectivas acciones e medidas correctivas para el
mejoramiento de los procesos.

2. EJECUCIÓN DEL PROYECTO

2.1 DESCRIPCIÓN DEL CASO FORTIPASTA
Dentro de las principales falencias encontradas en la implementación del sistema
WMS para el caso Fortipasta identificamos las siguientes problemáticas:
 ❖ Falta de planeación en el proceso de implementación del sistema WMS.
❖ Falla organizacional que hubo en la empresa.
❖ Un plan de contingencia cuando existe la vacante repentina.
❖ Falta de dominio del sistema por todas las partes de la cadena.
❖ Disminución de la productividad.
❖ Saturación del personal encargado para la implementación.

3. APLICACIÓÓ N Y DESARRÓLLÓ DE LA METÓDÓLÓGIÓA DE ANAÓ LISIS

4. DIAGNÓSTICÓ DE LA PRÓBLEMAÓ TICA – Diagrama de aá rbol

Las principales causas de los bajos indicadores y metas de la empresa FP, se

evidencian en las falencias de implementación del proyecto “Positrones” el cual
fue diseñado para mejorar los procesos de almacenamiento y operación de
bodega a nivel global, a través del sistema WMS (Warehouse Management
System) que proporciona una solución simple y permite gestionar las tecnologías
de abastecimiento. La empresa se vio obligada a optimizar sus procesos debido a
que elimino las sedes de producción en Ecuador, Perú y Bolivia, centrando la
operación en Colombia, por sus ventajas de precio y ubicación, esto colapsó las
importaciones y suministro a los países sin sede productiva, enfrentándolos con
serios problemas de abastecimiento. Para afrontar este problema de inventarios,
se decide conformar un equipo que lleve a cabo el proyecto “Positrones” el cual
está integrado por las cabezas de las áreas corporativas, que gozan de
antigüedad y confianza de los directivos ya que conocen los procesos productivos
y de envíos a nivel global.

Actualmente FP presenta fallas durante la fase de implementación del proyecto, ya

que el exceso de carga laboral en los coordinadores desembocó en el descuido de
los procesos, junto con la desmotivación laboral, que finalmente provocó la salida
del líder de módulo de inventarios. La ausencia de los responsables iniciales le
quita continuidad al proceso y ralentiza directamente su ejecución, pues implica
capacitar y empalmar a una de las cabezas de la empresa. En cuanto a la fase de
ejecución, una vez capacitado el personal, se evidencia fallas graves en el manejo
del Stock, se reportan las cantidades producidas y se cargan los productos en
WMS, pero no se envían ya que no se encuentran en donde deberían estar
ubicados, lo cual demuestra ausencia de conocimiento y supervisión, conformando
el problema mas grave, ya que la falla no reside en la producción sino en el
desarrollo de las actividades operación.
 4.1.PLANTEAMIENTÓ DE ALTERNATIVAS DE SÓLUCIÓÓ N

La idea principal del proyecto es tener en cuenta diferentes alternativas de

solución, evaluando las debilidades o fortalezas de cada una, logrando obtener los
mejores resultados para la compañía, minimizando los riesgos para mejorar la
productividad. A continuación, se enumeran algunos ítems:
 ● Realizar un cronograma de capacitaciones sobre sistematización, evitando
demoras en el proceso productivo de la compañía.
● Se debe asignar un manual de funciones que incluya, control y seguimiento
de logística, seguimiento operacional en cuanto a entrega y transporte de la
mercancía, inventario de bodega y validación de productos faltantes.
● Mantener las áreas de trabajo siguiendo el sistema de gestión ambiental y
de seguridad e higiene, con el fin de lograr un buen ámbito laboral y seguro
para el personal y nuestro medio.
● Establecer procedimientos de control de inventarios y vincular la
capacitación al cronograma de capacitaciones con sus indicadores para su
realizar el seguimiento.
● Establecer y comunicar procedimiento de comunicaciones con sus
respectivos canales.
● Realizar un cronograma de rotación con el personal que ya está capacitado.
● Establecer un programa CLOEM (Clasificar, Limpiar, Ordenar, Establecer y
Mantener 5´s).

Es primordial tener un enfoque específico en los ítems a desarrollar, evaluar el

funcionamiento de cada uno con el único objetivo de obtener mejores resultados
en cuanto a la productividad de la compañía, así como en su logística y entrega.

5. CRITERIÓS DE EVALUCIÓÓ N E INDICADÓRES

● Capacitaciones y resultados de capacitaciones, generando un indicador del

conocimiento acerca del tema por parte de los trabajadores
● Evaluación de Liderazgo y apoyo de la alta administración en actividades
de fomento de la calidad
● Crear tablas o estándares de medición y mejora para evitar desviación de
implementación del sistema WMS
● Generar un nuevo cronograma donde se incluyan: Actividades de
seguimiento y control (auto inspecciones y auditorías internas)
● Seguimiento a inventarios físicos vs lo que se encuentra en el sistema
● Evaluaciones afondo sobre las áreas que intervienen en el proyecto
 ● Reuniones generales sobre la implementación y resultados que se han
generado para así dar mejores refuerzos o medidas correctivas para el
buen funcionamiento del proyecto.

Formula Descripción de indicador Frecuencia Responsable

Nro. de capacitaciones ejecutadas en Del 100% de capacitaciones programadas en Trimestral Coordinador de

el periodo / Nro. de capacitaciones el periodo de logra el cumplimiento de un X%. calidad
programadas en el periodo= * 100

Total de horas hombre de capacitación Promedio de horas capacitación que recibió Semestral Coordinador de
en el periodo / Promedio de cada trabajador en el periodo. calidad
trabajadores en el mismo periodo

Nro. De planes de acción ejecutadas / Del 100% de actividades programadas en el Semestral Coordinador de
Nro. de planes de acción programados periodo de logra el cumplimiento de un X%. calidad
= * 100

Inventario Físico/ Garantizar la exactitud de inventarios Mensual Coordinador de

Inventario Sistematizado = * 100 logística

Demanda total (en un período X) / Stock Mide la velocidad en la que se repone el stock Trimestral Coordinador de
medio = Tasa de rotación en un período de tiempo determinado logística

Stock inicial + Stock final) / 2 = Stock Permite calcular el promedio del inventario sin Anual Coordinador de
medio considerar los períodos de crecimiento o logística
disminución observados durante un período
de tiempo más largo

Nro. De actividades ejecutadas / Nro. de Cronograma implementación y seguimiento Mensual Coordinador de

actividades programados = * 100 de 5´s calidad

Nro. de cargos contratados / Nro. de Seguimiento al establecimiento de perfiles de Trimestral Coordinador de

perfiles de cargos establecidos = * 100 cargos RRHH

Nro. de auditorías ejecutadas / Nro. de Auditorías de seguimiento al sistema WMS Semestral Coordinador de
auditorías ejecutadas calidad

Calificación dada / calificación máxima * Evaluación perfiles de cargo en los diferentes Semestral Cada jefe
100 niveles de la organización
 6. BALANCE SCÓRD CARD

INICIO 18-10-2018
GESTIÓN DEL TRANSPORTE Y LA DISTRIBUCIÓN
FINAL 10-12-2018
PROCESO
% DE PERIODO O FUENTE DE
RESPONSABL
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN INDICADOR FORMULA META 2018 CUMPLIMIENT FRECUENCI DATOS/
E
O A OBSERVACIONE
S

Fomentar el aprendizaje y mejorar

Logro de
las capacidades de los Matriz
objetivos de 100% %
trabajadores aportando a su capacitación
aprendizaje Nro. de
crecimiento integral.
capacitaciones
ejecutadas en el
Cumplimiento Coordinador
periodo / Nro. de Trimestral
plan 100% % de calidad
Total de horas hombre de capacitaciones
capacitación en el periodo / capacitaciones programadas en el Matriz
Promedio de trabajadores en el periodo= * 100 capacitación
mismo periodo
Cobertura de
100% %
capacitaciones

(Número de
actividades
cumplidas del plan
Promover estrategias de mejora
Actividades de trabajo / Número Coordinador Plan de trabajo
para el Sistema de Gestión de 100% % Semestral
plan de trabajo total de actividades de calidad anual
Calidad.
programadas
en el plan de trabajo)
x 100
Gestión planes
de acción
(Número de planes
(inspecciones,
de acción ejecutados
seguimientos,
Garantizar la exactitud de en un periodo / Coordinador Seguimiento
auditorias, 100% % Semestral
inventarios Número total de de logística planes de acción
revisión
planes de acción
gerencia,
periodo) x 100
estudio puesto
trabajo, etc.)

Prevenir, fomentar y apoyar y Demanda total (en

Medir la velocidad en la que se Índice de un período X) / Stock Coordinador
100% % Trimestral Plan de trabajo
repone el stock en un período de Frecuencia medio = Tasa de de logística
tiempo determinado rotación

Proporcionar el personal Seguimiento al Nro. de cargos Planificar

competente para cada área y así establecimiento contratados / Nro. de Coordinador metodología lo
100% % Trimestral
cumplir con los objetivos de perfiles de perfiles de cargos de RRHH cual llegue al
propuestos. cargos establecidos = * 100 participante.

Matriz requisitos
Nro. de auditorías normativos/
Cumplimiento Responsable
ejecutadas / Nro. de 100% % Semestral Auditorías de
legal SGC
auditorías ejecutadas seguimiento al
sistema WMS

7. RECÓMENDACIÓNES Y CÓNCLUSIÓNES
 Primero, FORTIPASTA debe iniciar un análisis de la cadena de valor de sus
procesos, con el fin de determinar aquellas actividades que generan un
valor agregado para poder establecer estrategias que permitieran obtener
una mejor ventaja y liderazgo.
Existen varias técnicas que permiten el mejoramiento de la productividad en
la empresa, al realizar el análisis y la identificación del problema raíz, se
recomienda implementar técnicas de calidad bajo el ciclo Planear, Hacer
Verificar y Actuar, en la restructuración logística, ya que planteo
anteriormente es una alternativa para aplicar a la empresa.

7.1. Recomendación para la empresa

La identificación de las oportunidades de mejora bajo diferentes herramientas
como lo son el diagrama de Ishikawa, 5 ¿porqués? O entre otras, estas son la
base para poder administrar los esfuerzos de solución en la empresa, permitiendo
focalizar y priorizar las acciones pertinentes en puntos requeridos.
⮚ Capacitación y reconocimiento de los empleados.
⮚ El sistema de gestión no considera trabajo en equipo.
⮚ Ejecución y diseño de los trabajos deficientes se debe plantear bajo
metodología PHVA.
⮚ Es importante seleccionar un personal idóneo que cuente con
una amplia experiencia en los sistemas operativos de la empresa como
SAP, WMS, con conocimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento
y su vez que conozca cual es el objetivó o propósito que quiere la empresa
Fortipasta a futuro.
⮚ Todo empleado debe reportar inmediatamente a sus líderes cualquier
anomalía que esté sucediendo en su puesto de trabajo (procedimiento de
comunicación interna o externa).
⮚ Se recomienda a los líderes designar una persona de remplazo (Back-Up)
en caso de una ausencia o rotación del personal.
⮚ Se debe capacitar al personal bajo sistema WMS bajo un cronograma de
capacitación donde se identifican puntos críticos.
⮚ Es necesario que esté presente una persona de soporte técnico para
resolver las inquietudes de los empleados y de una solución inmediata al
sistema en caso de que se presente una falla.
⮚ En el área de despacho y Distribución es necesario una persona que
supervise la salida de los productos hasta su entrega final (hacer
monitoreo).
 ⮚ Es fundamental llevar un buen control de inventario para esto es
recomendable hacer un cronograma de inventarios que se cumpla sin
excusas por el área de logística.
⮚ Verificar el proveedor de transporte y si es necesario hacer una nueva
convocatoria para el transporte del producto donde se brinde mayor
eficiencia.
⮚ Le corresponde al área de calidad hacer un seguimiento a todos
los procesos de la empresa para detectar si hay alguna falencia o novedad
en el software, si los documentos o formatos están bien elaborados con sus
respectivas firmas (auditoria interna).

8. CÓNCLUSIÓNES

Se identifico la problemática por la cual estaba pasando Fortipasta, debido a las

estrategias llevadas a cabo, para manejar el sobredimensionamiento de la
operación, tales como tiempos de espera excesivos en la cadena de
suministros, desorden y almacenamiento erróneo en el inventario y Stock,
que afectaban directamente los tiempos de entrega al cliente final. Para dar
solución a esta situación se implementaron diagramas de espina de
pescado, metodología de los 5 porqués, cartas de control estadísticos, BSC
(Blance Scorecard) capacitaciones y encuestas; todo esto con el fin de
mejorar la operación, y lograr ser eficientes en países donde se no contaba
con planta de producción, y que dependían directamente del envío de los
países productores.