1.

El proceso: Cobro persuasivo incluye las diferentes actividades para gestionar la

recuperación de dineros adeudados a la entidad, de acuerdo con la normatividad vigente.

2. Inicia cuando se presenta una solicitud de análisis de cartera, por parte de una de las áreas
de la entidad, para determinar si existe una deuda a favor de la entidad.

3. Cuando un proceso del sistema invoca el proceso: Cobro persuasivo, el caso se presenta en
la bandeja de entrada del analista de cartera, quien está a cargo de revisar la liquidación, y
más adelante, en la bandeja de entrada del analista de cobro, quien está a cargo de
gestionar el cobro.

4. Este proceso finaliza cuando se realiza el pago de la deuda, o cuando se inicia el proceso:
Jurisdicción coactiva.

5. Al recibir una solicitud de análisis de cartera, esta se presenta en la bandeja de entrada del
analista de cartera mediante la actividad: Registrar valor en acreedores. Al darle clic, se
presenta la pantalla para ingresar el valor en acreedores varios. Consulte el módulo:
Acreedores varios, del sistema SYSMAN e ingrese el valor correspondiente.

6. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para visualizar la información

pertinente para realizar el análisis de cartera, así como el proceso desde el que este fue
solicitado y el rango de fechas del análisis. Además, puede visualizar a cada deudor y
confirmar si existe una deuda a ser cobrada por la entidad. Tenga en cuenta que, si el valor
corresponde a un saldo a favor del afiliado, este se presenta entre paréntesis.

7. Si la clasificación causal del análisis es: Transferencia ACH, tenga en cuenta que la deuda
debe ser asumida por los herederos, o el saldo a favor debe ser pagado a los herederos,
según el caso.

8. Si el afiliado tiene préstamos con entidades externas y existe una deuda a ser cobrada por la
entidad a entidades externas, en la parte inferior de la pantalla se presenta el valor de la
deuda.

9. En la pestaña: Cartera identificada puede visualizar el resumen de la liquidación.

10. En la pestaña: Información de la deuda, puede visualizar el detalle del análisis de la cartera,
con el resumen de la liquidación y la información del desprendible de nómina.
11. En la pestaña: Descuentos de nómina, puede visualizar también la información del
desprendible de nómina.

12. Y en la pestaña: Información del originador de la deuda, puede visualizar la información del
afiliado objeto del análisis de cartera.

13. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para visualizar el resumen de la
deuda.

14. Tenga en cuenta que, si existe una deuda de parte del afiliado y de parte de entidades
externas, se presenta el selector de actividades. Seleccione la actividad simultánea que va a
ejecutar.

15. Si no existe una deuda, al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla con el
resumen del trámite, y el resultado de la liquidación es remitido al proceso desde el que se
solicitó el análisis de cartera.

16. Si existe una deuda, al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para visualizar
al afiliado o a la entidad externa a la que se le realizará el cobro.

17. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla con el resumen del trámite.

18. Para cobros a entidades externas, en este momento, en la bandeja de entrada del analista
de cobro se presenta la actividad: Verificar información de contacto. Dé clic en el enlace para
ingresar la dirección y el teléfono de la entidad externa.

19. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para generar el oficio de cobro a la
entidad externa. Genere el documento, descárguelo para que pueda ser editado y suba al
sistema el documento previamente editado. No olvide ingresar la información de radicación.

20. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla del generador de oficios para
comunicar el cobro a la entidad externa. Seleccione la acción a seguir: Enviar a revisar oficio.

21. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla con el resumen del trámite.

22. En este momento, el oficio es enviado al ciclo de revisión y aprobación correspondiente.

23. Una vez aprobado, en la bandeja de entrada se presenta la actividad: Visualizar oficios
finales. Al darle clic, se presenta la pantalla del generador de oficios para consultar el oficio
con el número del radicado de salida.
24. Al dar clic siguiente: Siguiente, se presenta la pantalla con el resumen del trámite, y el
proceso: Cobro persuasivo, para cobros a entidades externas, finaliza de manera exitosa.

25. Para cobros a afiliados, se presenta la pantalla con la información de contacto del afiliado
para validarla. Si la causal es: Transferencia ACH, en la pestaña: Información de herederos,
agregue a cada uno de los herederos. Recuerde indicar si tiene apoderado y representante
legal.

26. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para definir el tipo de contacto.
Indique si requiere buscar nueva información de contacto para lograr la recuperación de
dineros.

27. Si requiere buscar nueva información, al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la
pantalla para decidir la acción a seguir. Seleccione la acción: Gestionar otra acción de cobro,
para validar nuevamente la información de contacto del deudor.

28. Si no requiere buscar nueva información, seleccione los tipos de contacto a realizar. Si la
causal es: Transferencia ACH, seleccione además al heredero a quien va a contactar.

29. Indique si requiere llamar y citar al deudor, y si requiere enviarle un mensaje de texto.

30. Además, indique si el deudor va a presentarse para generar un acuerdo de pago.

31. Si el deudor es el militar titular, y este no va a presentarse, al dar clic en el botón: Siguiente,
se presenta la pantalla con el resumen del trámite, y el proceso: Cobro persuasivo, finaliza
de manera exitosa. Si los deudores son herederos, y estos no van a presentarse, al dar clic en
el botón: Siguiente, se presenta nuevamente la pantalla para definir el tipo de contacto.
32. Si el deudor va a presentarle, se presenta el campo para ingresar el número de días en los
que espera que se presente. Para citaciones, ingrese 15 días de espera.
33. Si requiere llamar al deudor, al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para
registrar el resultado de la llamada. Seleccione el resultado que corresponda e ingrese las
observaciones del caso.
Commented [DRC1]: En la citación si se seleciona “no” en
la pregunta ¿Se espera presentación?, se debe generar el
oficio de citación, y esta se va a ir a los diferentes niveles de
revisión y aprobación. Des pues de pasar por los niveles de
revisión y aprobación el caso regresa a la bandeja del analista
de cobro, donde se revisa el oficio final y el caso vuelve a
quedar en la actividad “Definir Tipo de Contacto”
Cuando se realiza la llamada y se seleciona “no” en la
pregunta ¿Se espera presentación?, se presenta la pantalla
de resumen. Y el caso vuelve a quedar en la actividad “Definir
Tipo de Contacto”
Commented [DRC2]: Cuando son herederos esta bien así.

34. Si requiere citar al deudor, al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para
registrar la información de radicación del oficio de citación.
35. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para generar el oficio de citación.
Genere el documento, descárguelo para que pueda ser editado y suba al sistema el
documento previamente editado. Seleccione la acción a seguir: Enviar a revisar oficio.

36. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla con el resumen del trámite.

37. En este momento, el oficio es enviado al ciclo de revisión y aprobación correspondiente.

38. Una vez aprobado, en la bandeja de entrada se presenta la actividad: Visualizar oficios
finales. Al darle clic, se presenta la pantalla del generador de oficios para consultar el oficio
con el número del radicado de salida.

39. Una vez enviada la citación, en la bandeja de entrada se presenta la actividad: Registrar
acuerdo de pago. Al darle clic, se presenta la pantalla con el valor de la deuda. Ingrese los
parámetros de cálculo que correspondan e indique si se condonan los intereses. Si no se
condonan, ingrese el porcentaje de intereses. Dé clic en el botón: Calcular plan y saldos para
que el sistema genere el plan de cuotas.

40. Si requiere generar un plan de cuotas alterno, ingrese manualmente las fechas y los montos
que correspondan.

41. Si requiere generar un plan combinado, ingrese las fechas y los montos del plan alterno y dé
clic en el botón: Calcular plan y saldos.

42. Si requiere corregir algún dato, dé clic en el botón: Limpiar acuerdo, para que el sistema
habilite los campos de las fechas y los montos, y pueda generar el plan nuevamente.

43. Indique si el deudor va a realizar un acuerdo de pago. Si va a realizar un acuerdo de pago, en

la parte inferior de la pantalla se presenta la información del deudor, así como los campos
para generar el oficio del acuerdo.

44. Indique si el deudor autoriza el descuento de la nómina. Genere el borrador del acuerdo,
descárguelo para que pueda ser editado y suba al sistema el documento previamente
ajustado.

45. Indique si requiere enviar el acuerdo por correo físico y por correo electrónico.

46. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para visualizar la información de
contacto del deudor y del acuerdo de pago que será remitida al área de Contabilidad.
47. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla con el resumen del trámite.

48. Si el deudor no va a realizar un acuerdo de pago…, Commented [DRC3]: Si el deudor no va a realizar acuerdo
de pago el caso vuelve a quedar en la en la actividad “Definir
Tipo de Contacto”. Con el fin de iniciar nuevamente el iniciar
nuevamente el contacto para logra un acuerdo de pago.
49. Si se vence el término establecido para que se genere un acuerdo de pago, en la bandeja de
entrada se presenta el evento: Ampliar tiempo del proceso. Al darle clic, indique si requiere
ampliar el término. Si lo requiere, en la parte inferior de la pantalla se presenta el campo
para ingresar el número de días adicionales necesarios para gestionar la recuperación de
dineros, y al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla de la actividad que se
encuentre pendiente para continuar con el trámite.

50. Si no requiere ampliar el término, al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla
para generar el título ejecutivo con el cual se dará inicio a un cobro coactivo. Seleccione la
plantilla, de acuerdo con la causal correspondiente, e ingrese el valor de la deuda actual.

51. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla de preparación de la notificación del
título. El sistema carga si procede recurso de reposición, según el caso.

52. Seleccione que la decisión no debe ser publicada e indique que la resolución se debe
cumplir. Indique que requiere notificar a los interesados mediante los campos de selección.

53. Al dar clic en el botón: Siguiente, se presenta la pantalla para generar el título. Descárguelo
para que pueda ser editado y suba al sistema el documento previamente ajustado.

54. Al dar clic en el campo de selección: Confirmar envío a aprobación y en el botón: Siguiente,
se presenta la pantalla con el resumen del trámite, y el título es enviado al ciclo de revisión y
aprobación correspondiente. Una vez aprobado, este se presenta en la bandeja de entrada
de uno de los notificadores.

55. Tenga en cuenta que, si el abogado de jurisdicción coactiva solicita una corrección al título,
este se presenta en la bandeja de entrada mediante la actividad: Revisar datos de título,
para generar nuevamente la plantilla del título, y ajustarlo.

56. En este momento, el proceso: Cobro persuasivo finaliza de manera exitosa.