Karen Julissa Muñoz Reyes

13-04-2019

BENEFICIOS DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las tablas de retención documental TRD son, según lo establecido en la Ley 594 de 2000,
“Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original.
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad”. Al aplicar esta ley en las empresas colombianas se
promueve la organización y crecimiento de la industria del país, no solo en los archivos
institucionales y públicos que organizados garantizar la eficacia de los servicios prestados
por el Estado, sino también de las privadas que permiten el desarrollo de regiones como de
personas. Un archivo bien organizado permite tener la garantía de conservar la memoria
historia del país, de la ciencia y la cultura que han cultivado la nación hacia lo que es hoy en
día.
Al aplicar el concepto de las TRD como una de tipos documentales se permite la
normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e
histórico en las organizaciones. A través del tiempo se ha logrado mejorar la legislación
correspondiente para la recolección, almacenamientos conservación y/o eliminación de
documentos que contienen información de los procesos productivos, administrativos y de
gestión de cada una de las empresas que operan en el país como ejemplo de ello tenemos el
Acuerdo 039 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación
de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000”
y Acuerdo 4 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental.” Esto nos muestra que la labor en la organización documental esta
cada día evolucionando tratando de comprometer a las empresas con el manejo adecuado de
la información para su propio beneficio y la claridad con cada uno de los usuarios.
El comprender el trasfondo de hechos que marcan la línea de historia ha sido una de las tareas
que más ha traído investigación, por esto el almacenar de manera adecuada, organizar las
series y los tiempo de vida de los documentos se hace imperial para o perder archivo que
contienen datos de hechos culturales y científicos que constituyen parte del patrimonio de
nuestra nación.
Actualmente, podemos observar que aunque las pautas legales se establecieron hace más de
una década muchas de las entidades, en su mayoría gubernamentales, tienen problemas con
cumplir a cabalidad la norma o en su defecto simplemente la omiten ya sea por falta de
personal capacitado, recursos o falta de intención para conservar documentos que en su
momento inmediato no son considerados con el valor que requieren ser tratados.
Por lo cual se concluye que a pesar que el gobierno ha trabajado en la mejora de la
organización y gestión documental de las organizaciones aplicando las tablas de retención
documental a través de los últimos años, la tarea interna en cada una de las instituciones se
debe reforzar para de este modo se logre aprovechar en su máxima capacidad el poder de la
información precisa y a tiempo.