Aula 01-Arquivologia PDF

ARQUIVOLOGIA p/TRE-RJ
Teoria e exercícios comentados

Prof. Wagner Rabello Jr. – Aula 01
AULA 1
GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DE DOCUMENTOS
SUMÁRIO PÁGINA
1. INTRODUÇÃO 2
2. O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE 3

DOCUMENTOS
3. PROTOCOLO 8
4. LEI 8.159 DE 1991 13
5. CLASSIFICAÇÃO 18
6. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO 29
7. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 44
8. QUESTÕES COMENTADAS 48
9. LISTA DAS QUESTÕES 63
10. GABARITOS 72
11. QUESTÕES COMENTADAS – PARTE 2 73
12. LISTA DAS QUESTÕES - PARTE 2 86
13. GABARITOS – PARTE 2 92
Prezados alunos: Diante de tantos textos e citações que temos de fazer,

eventualmente podemos reescrever e não citar uma ou outra fonte. Caso
seja detectado algum trecho de texto sem a devida citação, favor me
informar para que eu retifique.
Desde já agradeço!!!
wagnerrabello@estrategiaconcursos.com.br
Prof. Wagner Rabello Jr. www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 92

1. INTRODUÇÃO
Pessoal,
Chegamos ao nosso primeiro encontro e hoje vamos falar do
gerenciamento da informação e gestão de documentos, do setor de
protocolo e suas atividades, da classificação de documentos e da Tabela
de Temporalidade de Documentos.
A partir dessa aula, também, vamos iniciar o estudo da legislação
pertinente à arquivologia, posto que seja tema recorrente em provas.
Ao final, como de praxe, teremos questões comentadas e a lista das
mesmas para que vocês tentem resolvê-las sozinhos (sem colar, hein!!!
rs).
AULA EXTRA: Ao final do curso vou colocar uma aula extra que
consistirá na correção, de forma amplamente comentada, da
última prova de Arquivologia para Escrivão da Polícia Federal e
mais uma prova de Arquivologia (nível superior) do CESPE que
vou escolher.

2. GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gerenciar documentos arquivísticos garante às instituições a

obtenção de maior controle sobre as informações que produzem, recebem
e tramita, de forma a racionalizar os espaços de guarda de documentos, a
desenvolver eficientemente suas atividades e consequentemente atender
adequadamente clientes e cidadãos.
De acordo com a lei 8.159/1991 gestão de documentos é “o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”
Tanto a lei 8.159 quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a
necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos
nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicada nas
empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo
arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo
aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem
ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de
guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Segundo Cynthia Roncaglio, Décio Roberto e Silva de Fátima, a
gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de
trabalho, mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada
componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição
profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o
todo é maior que a soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto
qualquer resultado em gestão de documentos estará, com certeza, aquém
do desejável. É importante observar que embora em cada momento
prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do
conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das
discussões e definições para todas as fases de vida do documento. Por
exemplo, quando se trata da produção, tramitação e uso corrente dos
documentos, podemos supor que é maior a influência do administrador,
que identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho; e do
técnico de informática, que propõe alternativas eletrônicas para a
produção de formulários e fluxogramas.
Mas, neste momento, é importante também a presença do
documentalista, o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a
forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa

contribuição para que as normativas legais e processuais sejam
atendidas. O historiador, que também integra a equipe de gestão de
documentos, participa destas definições, pois orienta quanto ao valor
histórico das informações registradas, valor este nem sempre considerado
na análise de profissionais de outras áreas.
O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física
dos suportes da informação, propõe os cuidados necessários desde o
momento da produção do documento, tendo em vista a necessidade da
sua preservação ao longo do tempo. E o arquivista já pode elaborar
métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações
contidas nos documentos sobre as quais se define a produção, o trâmite e
o uso.
A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos.
É a fase em que se define a eliminação ou a guarda, temporária ou
permanente, de um documento. É o momento em que também, mais do
que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formação
multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer observação de um
componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. Uma
avaliação documental inadequada, por menor que seja, pode causar
prejuízos administrativos, financeiros e histórico-culturais e, sob
determinadas circunstâncias, irreparáveis. Desta forma, a equipe de
gestão de documentos pode e deve contar, na fase da avaliação
documental, com outros profissionais especializados nos assuntos
pertinentes. (Cynthia Roncaglio, Décio Roberto e Silva de Fátima)
Contribuição da gestão de documentos

 Garantir que as políticas e atividades sejam documentadas
adequadamente;
 Garantir que o menor número de documentos inúteis e transitórios
seja reunido a documentos de valor permanente;
 Garantir a melhor organização desses documentos, caso atinjam a
fase permanente;
 Inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
 Garantir a definição, de forma criteriosa, da parcela de documentos
que constituam o patrimônio arquivístico de um país, estado ou
instituição.

Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos
(Proposta da UNESCO)
Nível Mínimo – estabelece que os órgãos devam contar, ao menos, com
programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer
procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de
valor permanente;
Nível Mínimo Ampliado – complementa o primeiro, com a existência de
um ou mais centros de arquivamento intermediário;
Nível Intermediário – compreende os dois primeiros, bem como a
adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e
correspondência e a implantação de sistema de arquivos;
Nível Máximo – inclui todas as atividades já descritas, complementadas
por gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de
recursos de automação.
Passada essa parte introdutória sobre a idéia do que é a gestão de
documentos, vamos analisar dois artigos da lei 8.159/1991 e após vamos
estudar o Protocolo.
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração,
à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação. (Art. 1º Lei 8.159 de 1991)
A lei 8.159 de 1991, leitura obrigatória para vocês, que está

disponibilizada, na íntegra, após essa parte teórica, sustenta que:
É dever do poder público a gestão documental – Logo abaixo,
transcrevemos o art. 3º da mesma lei, que explica o que é gestão
documental.
Proteção especial aos arquivos – trata-se do dever de preservação dos
acervos documentais, notadamente os de valor histórico e cultural.
Preservação de acervos será o tema da nossa última aula.

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (ART.
3º Lei 8.159 de 1991)
Como eu havia falado anteriormente, a própria lei define o que é gestão

de documentos. No entanto, fica uma pergunta no ar:
“Conjunto de procedimentos e operações técnicas”.
No que consistem esses procedimentos e técnicas?
Tratam-se das técnicas e procedimentos utilizados, tais como:
recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de
documentos. Estes serão os temas abordados nesta aula, todos bem
recorrentes em provas de concursos públicos.
Segundo Marilena Leite Paes, a partir do conceito de gestão documental
dado pela lei 8.159/1991, pode-se destacar três momentos distintos da
gestão documental: produção, utilização e destinação.
FIQUE ESPERTO!!! O ciclo vital dos DOCUMENTOS é composto pelos
arquivos correntes, intermediários e permanentes. Aqui estamos falando
dos momentos da gestão dos documentos que são: produção,
utilização e destinação.

Vamos analisar cada um desses momentos:
FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Refere-se à produção do documento em função da

atividade da organização. Percebam que esta fase não
tem a participação do setor de arquivo, a não ser pela
produção dos seus próprios documentos, pois esta fase
é marcada pela produção documental de cada setor da
organização. No entanto, Marilena Leite Paes ressalta a
importância do arquivista no sentido de divulgar uma
PRODUÇÃO
cultura de racionalização da produção documental, em
virtude de economia, questões ambientais e gestão
dos documentos. O arquivista também deve opinar na
aquisição dos melhores mobiliários para
acondicionamento dos documentos e também para
proposição da consolidação de atos normativos que
são frequentemente alterados.
Segundo Marilena Leite Paes, esta fase inclui as

atividades de protocolo (recebimento, classificação,
registro, distribuição e tramitação), de expedição, de
organização e arquivamento de documentos em fase
UTILIZAÇÃO corrente e intermediária, bem como a elaboração de
normas de acesso à documentação (empréstimo,
consulta) e à recuperação da informação,
indispensáveis ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
Considerada a fase mais complexa dentre as três, a

destinação consiste em determinar o tempo que o
documento deverá permanecer em arquivo - para
tanto é elaborado um instrumento chamado Tabela de
DESTINAÇÃO
Temporalidade de Documentos (que veremos mais
adiante) -, estabelece quais documentos deverão ir
para o arquivo permanente e quais documentos serão
encaminhados para eliminação.

3. PROTOCOLO: Recebimento, registro, distribuição, tramitação e
expedição de documentos
O sentido da, polivalente, palavra protocolo, para fins desta aula, deve
ser entendido como: Setor responsável pelo recebimento, atuação
(registro), distribuição e movimentação de documentos.
Porquanto estejamos falando do setor de protocolo, é importante a
compreensão (isso é pergunta de prova) de quais são as atividades
classicamente inerentes ao setor. Também é importante estabelecermos
que o setor de protocolo está diretamente ligado aos arquivos correntes
(ou de primeira idade.
O setor de protocolo lida com os arquivos correntes. Assim, considerando
as idéias de T. R. Schellenberg, a administração dos arquivos correntes
(via protocolo) tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às
finalidades para as quais foram criados, de maneira mais eficiente e
econômica possível e ainda para concorrer à destinação adequada dos
documentos depois que os mesmos tiverem servido aos seus fins na
primeira idade.
Schellenberg considera que um documento é eficientemente
administrado quando, uma vez que seja necessário, pode ser:
 Localizado com facilidade e rapidez, sem transtorno ou confusão;
 Quando conservado a um custo mínimo de espaço e manutenção
enquanto o documento for indispensável à atividade corrente;
 Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o
necessário. (Quando falarmos em Tabela de Temporalidade de
Documentos, na próxima aula, vamos discutir a questão do tempo e
a teoria das três idades)
Por fim, o autor arremata:
A administração de arquivos preocupa-se, assim, com
todo período de vida da maioria dos documentos. Luta
para limitar sua criação e, por esse motivo, vemos
defensores do “controle de natalidade” no campo da
administração de arquivos correntes como se
encontram no campo da genética humana. Exerce um
controle parcial sobre o uso corrente dos documentos e
ajuda a determinar os que devem ser destinados ao
“inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo
permanente, ou ao “limbo” de um depósito
intermediário.

Partindo das afirmações acima, podemos concluir que o setor de protocolo
administra os documentos em fase corrente, notadamente através do
controle e movimentação entre o setor/órgão que o criou e os demais
interessados. Depois, através da Tabela de Temporalidade de
Documentos (TTD) transfere (esse é o nome técnico) o documento para
o “limbo”, que é o arquivo intermediário ou de segunda idade, para, ao
final, enviar o documento para o “céu” (arquivo permanente ou histórico
ou de terceira idade) ou para o “inferno” (eliminação).
Dessa forma, a gestão de documentos busca a eficiência da atividade
arquivística para atingir seus objetivos de organização, conservação e
acesso à informação, cumprindo, assim, o disposto no §2º do art. 216 da
Constituição da República Federativa do Brasil (CRFB), que expressa:
“Cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem”.
Feitas essas constatações, vamos analisar as atividades do setor de
protocolo.
Recebimento e classificação de documentos

O sistema ou setor de protocolo de um arquivo é um serviço auxiliar
responsável pelo controle das correspondências recebidas pela
instituição e pelo trâmite dos documentos produzidos pela mesma. Dessa
forma, é indissociável o trabalho protocolar de recebimento, classificação,
registro, controle do trâmite, atendimento e expedição de
correspondência, dos serviços de arquivamento e empréstimo de
documentos. Não há um padrão para a execução dessa dupla função
exercida pelo protocolo, no entanto, alguns parâmetros são utilizados
para a gestão desse serviço. No que tange o recebimento e a
necessidade de classificação, segundo Marilena Leite Paes, temos as
seguintes atividades:

Recebimento de documentos: atividades
Receber a correspondência
Separar as particulares das oficiais
Distribuir as correspondências particulares
Separar as correspondências oficiais ostensivas das sigilosas.

(correspondência ostensiva é a que pode ser de conhecimento
geral, ao contrário das sigilosas que possuem destinatários
específicos).
Abrir, ler, verificar a existência de antecedentes (isso mesmo, o

setor de protocolo tem o dever de abrir, ler e verificar a existência
de um documento antecedente igual ou sobre o mesmo assunto. No
entanto, só pode fazer isso com documentos ostensivos)
Analisar e classificar as correspondências ostensivas (sobre métodos

de classificar um documento, também veremos na próxima aula)
Entregar as correspondências mediante recibo
Classificação de documentos: atividades
Analisar ou interpretar o conteúdo do documento
Determinar o assunto do mesmo e enquadrá-lo no plano de

classificação de documentos adotado pela instituição
Registro e movimentação (tramitação) de documentos

Trata-se do centro de movimentação dos documentos, é uma área dentro
do setor de arquivos, ligada ao protocolo, que cuida do registro, desde a
chegada, de todas as movimentações (distribuição e redistribuição) do
documento dentro da organização.
Gostaria de ressaltar que o estudo da Arquivologia para concursos ainda
está muito ligado ao manuseio dos documentos sem considerar a questão
da informatização, as questões de provas não me deixam mentir. De todo
modo, é importante que vocês saibam que essas atividades, de uma
forma ou de outra, são realizadas tanto manualmente quanto através de
softwares específicos para a área de arquivos.

Agora, vamos verificar, também sob a ótica de Marilena Leite Paes, as

atividades da área:
Registro e movimentação de documentos: atividades
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de

protocolo; data de entrada; procedência; espécie; número e data do
documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição
Anexar a segunda via da ficha ao documento
Encaminhar o documento junto com seus antecedentes, se houver
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica
Receber dos setores da organização os documentos que devem ser

redistribuídos.
Encaminhar os documentos ao seu destino.
Expedição
A expedição é um desdobramento da atividade anterior e consiste em
receber a documentação expedida pelos setores da empresa para envio,
datar original e cópias, expedir o original e devolver a cópia ao setor
responsável. Vamos verificar, de forma mais detalhada, mais uma vez
inspirado em Marilena Leite Paes, as atividades atreladas à expedição.

Expedição de documentos: atividades
Receber a correspondência
Verificar se não faltam folhas ou anexos
Numerar e completar a data, no original e nas cópias
Separar o original das cópias
Expedir o original completo (via Correios, malote etc.)
Encaminhas as cópias, se houver, ao setor de arquivamento
Além de tudo o que já vimos, nunca é demais repisar que, em relação aos
documentos produzidos e recebidos pela instituição em decorrência de
suas atividades, são atribuições do protocolo:
Análise do conteúdo: verificar a existência de despachos em todos os
documentos que chegar ao setor;
Conservação para preservação: retirar o excesso de objetos metálicos
(grampos, clips) e se for imprescindível o uso dos mesmos, tentar, dentro
do possível substituir todos estes objetos metálicos por objetos de
plásticos;
Análise da classificação: Avaliar se a classificação atribuída está correta
(principalmente em caso de pedido de arquivamento definitivo)
retificando-a, se for o caso;
Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os critérios
adotados;
Empréstimo: Talvez a mais “especial” das atividades arquivísticas, afinal,
essa é uma das essências da criação dos arquivos.
Controle de empréstimo: Controlar através de ficha manual ou sistema de
protocolo informatizado, o nome de quem retirou o documento, o setor e
a data.

Com isso, encerramos essa parte doutrinária, e agora vamos partir para
uma detida leitura da lei 8.159/1991, que aparece muito em provas. Vou
fazer algumas marcações nos artigos mais recorrentes, no entanto, toda
lei deve ser objeto de estudo até o final do curso.
4. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá

outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso

Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 1º É dever do Poder Público a gestão
documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.
ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins

desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 3º Considera-se gestão de documentos o

conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos
documentos públicos na forma desta lei.
Os artigos 4º e 5º desta lei devem ser combinados

com o artigo 216, § 2º, da Constituição Federal:
§ 2º Cabem à administração pública, na forma da
lei, a gestão da documentação governamental e
as providências para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material

ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal,
civil e administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades,
por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter
público implica o recolhimento de sua documentação à instituição
arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 8º Os documentos públicos são

identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
A doutrina estende a classificação em: correntes,

intermediários e permanentes também para os
documentos de natureza privada.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições

públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em
decorrência de suas atividades.
ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 12. Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde
que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse
público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da
unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Então, se você tem em sua casa um arquivo e por

ventura o poder público descobre e o identifica como
sendo de interesse público e social, você não tem
mais direito de dispor à vontade desse arquivo, é
isso que diz o artigo.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público

exercerá preferência na aquisição.
Caso você pense em vender seu arquivo e o mesmo

for considerado de interesse público e social você
está obrigado, em primeiro lugar, a oferecê-lo ao
poder público.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante
autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse
público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a
instituições arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados
como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter
público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e
os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados,
também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do
Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do
Ministério da Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo,
o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o
arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo
com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo
Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo
e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá
os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e
municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o
disposto na Constituição Federal e nesta lei.
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
públicos.
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser
obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por
eles produzidos.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas são originariamente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da
sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à
imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem)
anos, a contar da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância,
determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre
que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de
situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa
será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto
neste artigo.
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou

destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão
vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de
arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos
(Sinar).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-
Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições
arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo
serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da
República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 9.1.1991 e retificado
em 28.1.1991
5. CLASSIFICAÇÃO
Os documentos de um arquivo são classificados de acordo com suas
características, sua forma e seu conteúdo. Aqui não temos muito o quê
discutir, o lance é você perceber quais são as características, as formas e
o conteúdo do documento. Para tanto, fiz uma lista com exemplos de
documentos, pois é assim que aparece em provas.
1. Quanto ao gênero:
Textuais (escritos)– quando seu enfoque é baseado em linguagem
escrita
Exs: memorandos, ofícios, circulares
Suportes: papel, microfilme, CD.
a) Audiovisuais (Filmográfico) – quando são feitos de material
especial e registram som e imagem

Exs. Filmes, palestras,
Suportes: Fitas, DVD, CD.
b) Cartográficos – quando reproduzem em escalas menores uma

área geográfica.
Exs. Mapas, maquetes, plantas
Suportes: Papel, CD.
c) Iconográficos – quando enfoca figuras e imagens

Exs. Fotografias, cartazes, gravuras, pôsteres.
e) Sonoros – Documentos contendo registros fonográficos

Exs: CDs, Blue-Ray, Fita Magnética
Suportes: discos, fitas
f) Informáticos (eletrônicos) – documentos produzidos, tratados

ou armazenados em computadores.
Ex: Planilha de dados
Suporte: Disco rígido, CDs, Pen-drives
2. Quanto à espécie:
a) Ata – documento que relata os acontecimentos de uma reunião ou
sessão;
b) Aviso – correspondência entre Ministros ou governadores;
c) Carta – forma de correspondência entre entidades e particulares;
d) Certidão – documento que atesta que algo aconteceu de acordo
com o que já se encontrava registrado em outro documento;
e) Circular – correspondência;
f) Despachos – Manifestação escrita de autoridade sobre assuntos de
sua competência, submetidos a sua apreciação;
g) Edital – ordem oficial ou traslado de postura afixado nos locais
públicos;

h) Exposição de Motivos – documento demonstrativo dos Ministros
para o chefe de Estado de fatos ou motivos que justifiquem a
necessidade de medidas ou providências para a solução de
problemas de interesse público ou privado;
i) Memorando – forma de correspondência interna de um órgão;
j) Mensagem – correspondência entre poderes;
k) Ofício – correspondência oficial entre autoridades;
l) Ordem de serviço – documento que autoriza a execução de um
serviço;
m) Portaria – ato escrito por meio do qual o Ministro de Estado ou
outra autoridade competente determina providências de caráter
administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei,
nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem
disciplinar a subordinados que incidem em faltas;
n) Relatório – descrição de fatos e acontecimentos relativos à
determinada execução de tarefa especial, destinados a um nível
hierárquico superior;
3. Quanto à natureza do assunto

Em relação ao assunto, os documentos podem ser classificados
como: ostensivos e sigilosos. Os sigilosos, por sua vez, dividem-se em:
ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. Vamos compreender cada
uma dessas classificações.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO
OSTENSIVO – São os documentos de ampla divulgação, sem qualquer

restrição.
SIGILOSOS (Ultra-secreto) - São passíveis de classificação como ultra-

secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à soberania e à
integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às
relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento
científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas
econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano
excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. (Decreto
4.553/2002)

SIGILOSOS (Secreto) - São passíveis de classificação como secretos,
dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações,
programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa
nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes,
programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado
possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado.
(Decreto 4.553/2002)
SIGILOSOS (Confidencial) - São passíveis de classificação como

confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo
e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-
autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da
sociedade e do Estado. (Decreto 4.553/2002)
SIGILOSOS (Reservado) - São passíveis de classificação como

reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa
comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.
(Decreto 4.553/2002)
Há um decreto do governo federal (Decreto 4.553/2002), que

merece ser visualizado, posto que as questões de provas são retiradas
diretamente do mesmo. Vejamos:
DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.
Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e

materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado,
no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o

art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o
disposto no art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações,
documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde
tramitam.
Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como
tal classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou

divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é
restrito e condicionado à necessidade de conhecer.
Como verificamos na aula anterior, por mais que um documento seja

publico, em alguns casos o acesso é restrito. Esse documento está
dizendo justamente isso. Exs: A Agência Brasileira de Inteligência (ABIN)
trabalha com informações chamadas sensíveis, pois dizem respeito à
segurança do Estado brasileiro. Desse modo, muitas das informações e
dos documentos produzidos pela ABIN são sigilosos.
Art. 3º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e

guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais
de segurança.
Parágrafo único. Toda autoridade responsável pelo trato de dados
ou informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob suas
ordens conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas,
zelando pelo seu fiel cumprimento.
Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes
conceitos e definições:
I - autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são
verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino;
Ou seja, que não houve qualquer alteração no documento
II - classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau

de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação;
Os graus de sigilos são: ultra-secretos, secretos, confidenciais e

reservados
III - comprometimento: perda de segurança resultante do acesso

não-autorizado;

Não confunda autenticidade com comprometimento. A autenticidade diz

respeito à veracidade do dado ou informação. O comprometimento é a
perda da segurança. Exemplo real: Outro dia a juíza com quem eu
trabalho determinou a quebra do sigilo fiscal de um cidadão. Para tanto,
enviou um ofício à Receita Federal solicitando as informações fiscais do
mesmo. Esse documento é sigiloso (você já dever ouvido falar em sigilo
fiscal), portanto, ao recebê-lo, eu imediatamente juntei ao processo (esse
processo passou a “correr” em segredo de justiça) e abri conclusão para o
juiz. Agora, imaginem se o porteiro do prédio, que não é servidor do TRE-
RJ, tivesse aberto a correspondência?! Nesse caso, teria havido o
comprometimento da informação. Percebam que vocês, na prática, vão
trabalhar com isso.
IV - credencial de segurança: certificado, concedido por

autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a
dados ou informações em diferentes graus de sigilo;
Ocorre muito em relação aos documentos da área policial e das forças

armadas.
V - desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente

ou pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados
ou informações;
Os documentos, ao menos em tese, não serão eternamente sigilosos,

devendo, algum dia, tornarem-se ostensivos. Muito se tem falado da
abertura dos arquivos da ditadura, posto que, o prazo inicial para o sigilo
daqueles documentos expirou.
VI - disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade

de dados e informações;
Acesso à informação é a palavra-chave

VII - grau de sigilo: gradação atribuída a dados, informações, área ou
instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou
conteúdo;
Os graus de sigilos são: ultra-secretos, secretos, confidenciais e

reservados
VIII - integridade: incolumidade de dados ou informações na

origem, no trânsito ou no destino;
A integridade é necessária para que se garanta a autenticidade e o não-

comprometimento
IX - investigação para credenciamento: averiguação sobre a

existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de
segurança;
Também é muito comum na área militar e policial.
X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de

dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto
no destino;
Lembram-se do exemplo que eu dei sobre a quebra de sigilo fiscal. Então,

a legitimidade tem a ver com a garantia de que o ofício pedindo a quebra
do sigilo fiscal era efetivamente oriundo de uma autoridade judiciária e
que o receptor seria a Receita Federal.
XI - marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo;
Todo documento que recebe grau de sigilo, deve ter a respectiva

marcação. O trâmite do documento deve ser sempre dentro de envelopes,
no mínimo, que também deverão receber a marcação de sigilo.

XII - medidas especiais de segurança: medidas destinadas a
garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e
disponibilidade de dados e informações sigilosos. Também objetivam
prevenir, detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses
dados e informações;
Tais medidas variam de instituição para instituição.
XIII - necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente ao

efetivo exercício de cargo, função, emprego ou atividade, indispensável
para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança, tenha
acesso a dados ou informações sigilosos;
Diz respeito ao acesso dos documentos
XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser

franqueado;
São os documentos de amplo acesso público.
XV - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da

classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos;
Um documento pode, ao longo do tempo, sofrer várias reclassificações,

passando, por exemplo, de reservado a ultra-secreto.
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas

credenciadas; proteção contra revelação não-autorizada; e
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter
excepcional, em área sigilosa.
CAPÍTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANÇA
Seção I
Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo

Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em
ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor
ou dos seus elementos intrínsecos.
§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre
outros, dados ou informações referentes à soberania e à integridade
territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações
internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento
científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas
econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano
excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.
§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre
outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações,
programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa
nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes,
programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado
possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado.
§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados
ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam
ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa
frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do
Estado.
§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou
informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos,
operações ou objetivos neles previstos ou referidos.
Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência
das seguintes autoridades:
I - Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301,
de 2004)
II - Vice-Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº
5.301, de 2004)
III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas
prerrogativas; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica;
e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no
exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser
delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no
exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir
grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo único pelo Decreto nº 5.301,
de 2004)
I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção,
comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação
específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal;
e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de
acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da
Administração Pública Federal.(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de
2004)
Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este
Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e
são os seguintes:(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação dada pelo
Decreto nº 5.301, de 2004)
II - secreto: máximo de vinte anos;(Redação dada pelo Decreto nº
5.301, de 2004)
III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação dada pelo
IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação dada pelo
Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados
uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação
ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a
matéria. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Seção II
Da Reclassificação e da Desclassificação
Art. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-
secreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados, mediante
decisão da autoridade responsável pela sua classificação.
Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a
autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os

interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou cancelá-
la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação
dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos.
Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-
se a partir da data de produção do dado ou informação. (Redação dada
pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-
secreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os
prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua
prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu
termo. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que
forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição
arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão
público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de
organização, preservação e acesso.
Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou
informações de valor histórico, probatório e informativo que devam ser
definitivamente preservados.
Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de
dados ou informações sigilosos deverá constar das capas, se houver, e da
primeira página.
Bem, passada a parte referente à classificação dos documentos,
vamos verificar como os documentos são ordenados nos arquivos da
instituições.
6. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente
fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de
maneira rápida e segura. Neste sentido, a ordenação dos documentos de
arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser
definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções
e a natureza de seus documentos. Não há um único método válido para
arquivar documentos. Na prática, inclusive, faz-se uso da combinação de
um ou mais métodos. Os métodos mais comuns são os que classificam os
documentos por assunto, seguidos de uma classificação secundária por
ordem alfabética, cronológica ou geográfica.

O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou
privada, assim como os cuidados de conservação e os procedimentos de
eliminação, transferência e recolhimento, quando for o caso, devem ser
repassados para todas as unidades administrativas, para que estas
fiquem cientes, possam se adequar ao método e efetivamente implantá-
lo, pois a organização dos arquivos inicia-se com a produção dos
documentos, assim como a responsabilidade pela organização das
informações, em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionários.
Vamos verificar algumas terminologias próprias da área arquivística,
que aparecem em provas e que servem para nos ajudar a compreender a
matéria.
Operações de Arquivo
1. Inspeção - “Consiste na verificação de cada documento quanto ao seu
destino.” O documento chega ao arquivo por diversos motivos:
- para arquivamento;
- para solicitar informações;
- para verificar a existência de antecedentes (ser apensado ou anexado a
outro);
- em obediência a uma rotina.
2. Estudo - “Leitura de cada documento a fim de verificar sob que
notação deverá ser arquivado, quais as referências cruzadas que lhe
corresponderão e verificação da existência de antecedentes.”
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
notação é a "Identificação das unidades de arquivamento, feita através
de números, letras ou combinação de números e letras, para permitir sua
localização (...)".
A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o
conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
3. Classificação - “Simultânea à fase de estudo, consiste na
interpretação do documento e, consequentemente, determinação de sua
classificação.”
4. Codificação - “Colocação de um símbolo (letras, números, etc) de
acordo com a classificação e método de arquivamento.”
5. Ordenação - “É a separação e agrupamento de um conjunto de
documentos de acordo com a codificação dada.”

6. Arquivamento - “É a colocação do documento no local devido, isto é,
nas pastas, nas caixas, nas estantes, etc.”
7. Retirada e controle - “Ocorre quando se retira um documento ou
dossiê do Arquivo para consulta ou empréstimo aos usuários, bem como
prestar informações ou efetuar juntada.”
8. Notação – Ação de atribuir um código de localização aos documentos
do arquivo.
O setor de Protocolo
Segundo Marilena Leite Paes, o sistema ou setor de protocolo de um
arquivo é um serviço auxiliar responsável pelo controle das
correspondências recebidas pela instituição e pelo trâmite dos
documentos produzidos pela mesma. Dessa forma, é indissociável o
trabalho protocolar de recebimento, classificação, registro, controle do
trâmite, atendimento e expedição de correspondência, dos serviços de
arquivamento e empréstimo de documentos. Não há um padrão para a
execução dessa dupla função exercida pelo protocolo. No entanto, alguns
parâmetros são utilizados para a gestão desse serviço. No que tange às
correspondências temos as seguintes atividades:
 Recebimento: receber a correspondência, separar as particulares
das oficiais, distribuir as correspondências particulares, separar as
correspondências oficiais ostensivas das sigilosas. Abrir, ler,
verificar a existência de antecedentes, analisar e classificar as
correspondências ostensivas;
 Classificação: analisar ou interpretar o conteúdo do documento,
determinar o assunto do mesmo e enquadrá-lo no plano de
classificação (forma pela qual a instituição resolveu ordenar os
documentos) de documentos adotado pela instituição;
 Registro: Colocar o carimbo com a data e o número que o
documento deve receber;
 Recibo de entrega: Entregar as correspondências mediante recibo;
 Expedição: Receber a documentação expedida pelos setores da
empresa para envio, datar original e cópias, expedir o original e
devolver a cópia ao setor responsável;
 Atendimento: Consiste em prestar informações de sua área de
competência, bem como realizar empréstimos.

São atribuições do protocolo:
 Análise do conteúdo: verificar a existência de despachos em todos
os documentos que chegar ao setor;
 Conservação para preservação: retirar o excesso de objetos
metálicos (grampos, clips) e se for imprescindível o uso dos
mesmos, tentar, dentro do possível substituir todos estes objetos
metálicos por objetos de plásticos;
 Análise da classificação: Avaliar se a classificação atribuída está
correta (principalmente em caso de pedido de arquivamento
definitivo) retificando-a, se for o caso;
 Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os critérios
adotados;
 Controle de empréstimo: Controlar através de ficha manual ou
sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou o
documento, o setor e a data.
Ratificando o que foi exposto no início deste capítulo, não há um
padrão exato para todo tipo de instituição, o que vai definir as atribuições
do sistema de protocolo é a política de arquivo adotada.
Instrumentos de pesquisa
Imagine um arquivo com 10.000 itens documentais (pouco para os
padrões atuais, mas suficiente para deixar qualquer um perdido). Pois
bem, depois de arquivar um documento, o arquivista precisa de um
instrumento para localizar o que deseja, rapidamente. Para tanto, utiliza
os instrumentos de pesquisa, que são as ferramentas de auxílio à busca e
recuperação dos documentos. Os principais instrumentos de pesquisas
são:
 Guia: destina-se a orientar os usuários no conhecimento da
composição e utilização do acervo;
 Catálogo: Instrumento formado, geralmente, por diversas fichas
catalográficas dispostas por assunto, autor, título etc. do
documento;
 Repertório: Instrumento que descreve detalhadamente documentos
previamente selecionados;
 Índice: é listagem do conteúdo de um documento, ou a listagem
dos documentos que compõem o acervo;

 Tabela de equivalência ou concordância: Instrumento que
demonstra a equivalência entra antigas e novas notações (códigos)
do documento.
 Inventário: Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da
classificação, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia.
Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou
coleções. O objetivo é descrever as atividades de cada titular, as
séries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os
critérios de classificação e de ordenação. A descrição das séries
documentais de cada fundo é uma atividade fundamental para
permitir o pleno acesso aos documentos de um arquivo.
Regras de alfabetação
Agora vamos verificar como os documentos são ordenados. Dê uma
parada! Pegue um livro qualquer aí na sua casa. Pegou?! Agora veja no
verso da primeira ou segunda folha. Tem uma ficha catalográfica aí, não
tem?! Consta o nome do autor, título do livro, edição etc. Pois bem,
repare que o nome do autor, começa pelo seu último sobrenome. Isso
decorre do fato de a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), ter
padronizado dessa forma. Caso você não tenha visto, segue uma ficha
catalográfica:

Percebam que a entrada do nome é pelo último sobrenome da
autora: Oliveira, Carla Cristina de.
Em concursos, as bancas vão te dar uma lista de nomes e colocar
nas opções as formas como eles devem ser ordenados. Então, nesse
ponto da aula, você tem que aprender a ordenar os nomes de acordo com
as regras. Gente, não tem jeito também, aqui o negócio é treinar. Pegue
a lista de nomes da sua família, colegas de trabalho, da faculdade, lista
telefônica etc. Mas tenha o costume de ordenar nomes.
De acordo com Marilena Leite Paes, o arquivamento de NOMES
obedece a algumas regras, denominadas Regras de Alfabetação, que
são as seguintes:
1 - Nos nomes individuais considera-se, primeiramente, o último

nome e depois o prenome.
EXEMPLO:
Miguel Soares Brito
Cláudia Regina Vieira
Ivo Pereira da Paz
ARQUIVAM-SE (na ordem):

1º BRITO, Miguel Soares
2º PAZ, Ivo Pereira da
3º VIEIRA, Cláudia Regina
2 - Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem

alfabética do prenome.
EXEMPLO:
Hermínia Ferreira
Ana Lúcia Ferreira

Mauro Ferreira
ARQUIVAM-SE:
1º FERREIRA, Ana Lúcia
2º FERREIRA, Hermínia
3º FERREIRA, Mauro
3 - Nomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados

por hífen não se separam.
EXEMPLO:
Heitor Villa-Lobos
Elza Campo Verde
Teobaldo Casa Grande
ARQUIVAM-SE:
1º CAMPO VERDE, Elza
2º CASA GRANDE, Teobaldo
3º VILLA-LOBOS, Heitor
4 - Os nomes com SANTA, SANTO ou SÃO seguem a regra dos

nomes formados de um adjetivo e um substantivo.
EXEMPLO:
Vera Maria São Gonçalo
Carmem Santo Antônio
Maria da Paz Santa Cruz
ARQUIVAM-SE:
1º SANTA CRUZ, Maria daPaz
2º SANTO ANTÔNIO, Carmem
3º SùO GONÇALO, Vera Maria

5 - As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na
classificação de nomes iguais.
EXEMPLO:
Moacir Moreira
Moisés Moreira
M. Moreira
ARQUIVAM-SE:
1º MOREIRA, M.
2º MOREIRA, Moacir
3º MOREIRA, Moisés
6 - As partículas tais como de, d', da, do, e, não são consideradas.
(Ver também regra 10)
EXEMPLO:
Virgínia Souza e Silva
Heloísa R. do Amparo
Regina Viana d'Almeida
ARQUIVAM-SE:
ALMEIDA, Regina Viana d'
AMPARO, Heloísa R. do
SILVA, Virgínia Souza e
7 - Os nomes que exprimem grau de parentesco, como: FILHO,

JUNIOR, NETO, SOBRINHO, são considerados parte integrante do
último sobrenome, mas não são considerados na alfabetação.
EXEMPLO:
André Luís Silva Júnior
Marcos Soares Filho
Amaury Reis Serafim Filho

ARQUIVAM-SE:
SERAFIM FILHO, Amaury Reis
SILVA JUNIOR, André Luís
SOARES FILHO, Marcos
8 - Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.

EXEMPLO:
Maj Int Sérgio F. Brito
Ministro Moreira Lima Pe. Antônio Vieira
ARQUIVAM-SE:
BRITO, Sérgio F. (Maj Int)
LIMA, Moreira (Ministro)
VIEIRA, Antônio (Pe.)
9 - Os nomes estrangeiros comuns são considerados pelo

sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.
EXEMPLO:
John E. Bingham
George Mac Donald
William Outhwaite
ARQUIVAM-SE:
BINGHAM, John E.
MAC DONALD, George
OUTHWAITE, William

10 - As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser
consideradas. O mais comum é considerá-la como parte integrante
do nome, principalmente quando escritas em letra maiúscula.
EXEMPLO:
Francisco Di Cavalcanti
Lilian Cruz D'Almada
Maria Luiza O'Hara
ARQUIVAM-SE:
1º D'ALMADA, Lilian Cruz
2º DI CAVALCANTI, Francisco
3º O'HARA, Maria Luiza
11 - Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo

sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.
EXEMPLO:
Angel Del Arco Y Molinero
Juan Garcia Vasques
Antonio de los Rios
ARQUIVAM-SE:
1º ARCO Y MOLINERO, Agel Del
3º RIOS, Antonio de los
2º GARCIA VASQUES, Juan
12 - Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes e outros são

arquivados como se apresentam.
EXEMPLO:
Li Yutang
Adib Hassib
Al Ben-Hur

ARQUIVAM-SE:
Adib Hassib
Al Ben-Hur
Li Yutang
13 - Os nomes de firmas e empresas devem ser considerados tais

como se apresentam.
EXEMPLO:
Transportadora Americana Ltda
Sapataria Dengo e Denga S/A
Rezende Barros & Cia
ARQUIVAM-SE:
REZENDE BARROS & CIA
SAPATARIA DENGO e DENGA S/A
TRANSPORTADORA AMERICANA LTDA
14 - Os nomes de instituições e órgãos governamentais em

português, consideram-se como se apresentam.
EXEMPLO:
Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos
Banco do Brasil
Companhia Estadual de Água e Esgoto
ARQUIVAM-SE:
BANCO do Brasil
COMPANHIA Estadual de Água e Esgoto
EMPRESA Brasileira de Correios e Telégrafos
15 - Os nomes de instituições ou órgãos de países estrangeiros

devem ser precedidos pelo nome do país.

EXEMPLO:
Public Record Office
Editorial Hispano Europea, S.A
United State Air Force
ARQUIVAM-SE:
ESPANHA - Editorial Hispano Europea, S.A
ESTADOS UNIDOS - United State Air Force
INGLATERRA - Public Record Office
16 - Nos títulos de congressos, seminários, conferências,

assembléias, reuniões e outros eventos. Os números arábicos,
romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre
parênteses.
EXEMPLO:
1º Seminário sobre Medicina Aeroespacial
VII Congresso Brasileiro de Arquivologia
Quarta Assembléia de Diretores Lojistas
ARQUIVAM-SE:
ASSEMBLÉIA de Diretores Lojistas (Quarta)
CONGRESSO Brasileiro de Arquivologia (VII)
SEMINÂRIO sobre Medicina Aeroespacial (1º)
Estas regras podem ser alteradas para melhor adaptarem-se à

empresa, instituição, firma, órgão, desde que o critério escolhido seja
uniforme para toda a empresa, e que sejam feitas remissivas* para
serem evitadas dúvidas futuras.
Exs: Empresa Brasileira de Aeronáutica S.A.
ver EMBRAER

Empresa Brasileira de Infra-Estrutura Aeroportuária
ver INFRAERO
Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica

ver CENDOC
Fonte: Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica
Sistemas e Métodos de arquivamento

Segundo Heloísa de Almeida Prado, em sua obra “A técnica de
arquivar”, sistema “é o conjunto de princípios coordenados entre si, de
modo que concorram para um determinado fim”. Não obstante, segundo
a autora, o “método é justamente a maneira de proceder para atingir
esse fim”.
Seguindo a orientação desta mesma autora, podemos dividir os
sistemas de arquivamento em: direto, indireto e semi-direto.
No sistema direto buscamos os documentos diretamente onde
estão localizados, sem o auxílio de instrumentos de pesquisa. Dentro
desse sistema temos os métodos de arquivamento:
 Alfabético: Este método é idealizado através da organização dos
documentos feita palavra por palavra e letra por letra. Devemos
observar as regras de alfabetação para a utilização desse
método.
 Geográfico: A utilização deste método é tomada quando a política
de arquivo define como primordial para organização dos
documentos é a procedência local do mesmo.
No sistema indireto, para recuperarmos os documentos de que

necessitamos, temos de nos valer de instrumento (s) de pesquisa
(s), como índices e catálogos, os principais métodos deste sistema
são:

 Numérico: Pode ser cronológico, simples ou digital. Mas qualquer
que seja a especificidade adota, necessariamente precisaremos de
uma espécie de sumário ou índice para que possamos recuperar o
documento. Tal método só deve ser utilizado para quantidade
pequena de documentos.
 Por assunto: Método muito utilizado para tratar de grandes massas
de documentos, o método por assunto requer, obrigatoriamente, a
elaboração de um alfabético remissivo, além de uma grande
especialização do arquivista para atribuir os devidos termos
(descritores) aos respectivos documentos.
Por fim, no sistema semi-direto, o arquivo é consultado através
de tabelas alfanuméricas.
J. Medeiros resume os três sistemas da seguinte forma:
Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente sem necessidade de

recorrer a um índice. Nesse sistema, inclui-se, principalmente o método
alfabético de arquivamento e suas variações.
Indireto: o arquivo, nesse caso, depende de um índice para ser

consultado. O sistema inclui em especial, o método numérico de
arquivamento e suas variações.
Semi-Indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de índices,

mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Nesse sistema, há,
por exemplo, o método automático, variedade do método alfanumérico.
Bizu: Todos os métodos citados acima podem ser – e é bastante comum

– mesclados, para facilitar a separação dos documentos e agilizar a
recuperação da informação.
Métodos de Arquivamento
Agora, vamos verificar as metodologias possíveis para que uma
instituição organize seus documentos.
Alfabético – utilização de sobrenome para arquivamento. Este sistema é
de pouca praticidade uma vez que torna-se difícil a localização do
documento por vários pessoas com nomes parecidos e certas vezes até
idênticos.
Numérico – dividi-se em numérico seqüencial ou simples; cronológico; e
dígitos (terminais, iniciais ou centrais).

Vantagens: certo grau de sigilo no arquivo, expansão ilimitada do arquivo
e mais facilidade na verificação de erros de arquivamento. Ótimo para
ambiente virtual mesclando-se com palavras-chave.
Desvantagens – método indireto (necessidade de índice), exigência de
maior controle de registro evitando duplicações em sistema manuais.
Numérico simples ou seqüencial - registro do documento de acordo
com a ordem de chegada.
Cronológico – material ordenado tendo por base datas de: emissão,
recepção, fabricação, aquisição, etc.
Critérios de classificação: meses, quinzenas, séries de 10 dias, semanas,
dias.
Quando deve ser usado: quando a quantidade do material a ser arquivado
é pequena, quando é possível conhecer pelo menos, aproximadamente as
datas.
Dígito – é o número expresso por cifra. Diz-se digito de unidade, de
dezenas, de centenas, etc., conforme sejam números de unidades,
dezenas, centenas, e assim por diante.
Características: baseado em princípios matemáticos simples, cuja
aplicação assegura uma distribuição igual das unidades classificadas, este
método visa reduzir erros no arquivamento, concebido para empresas
com grande número de correspondentes, é utilizado em hospitais,
grandes clínicas, cadastro de alunos em universidades, etc.
Dígito terminal – consiste em numerar os documentos,
seqüencialmente, mas sua leitura apresenta peculiaridade que caracteriza
o método:
Os números dispostos em grupos são lidos da direita para a esquerda.
Esses grupos podem ser divididos em 2 ou 3 dígitos.
Os documentos assim numerados, são arquivados em ordem consecutiva,
tomando-se por base o dígito terminal.
Características:
 Os dígitos da direita são denominados finais ou terminais.
 Os do centro são os subterminais ou secundários.
 Os da esquerda são chamados iniciais ou primários.
 Quaisquer que sejam os grupos subterminais e iniciais, a indicação
será sempre pelo grupo terminal.

 Os números que tiverem menos de 5 dígitos, receberão tantos zeros
(0) à esquerda quantos forem necessários.
Vantagens:
Diminuem-se os erros de arquivamento uma vez que se consideram os
últimos dígitos para localizar a gaveta, ou estante, e os dígitos
secundários no momento de localizar a guia ou a prateleira.
Várias pessoas podem trabalhar simultaneamente nos arquivos.
O manejo dos documentos é muito fácil.
Exemplo:
564329
56 - iniciais ou primários
43 – subterminais ou secundários
29 – finais ou terminais
29 – Gaveta ou estante
43 – guia ou prateleira
56 – número do documento
Obs.: Geralmente o arquivo é dividido em 100 seções, de 00 à 99. Dentro
dessas seções os documentos são arquivados de acordo com a divisão de
dígitos adotada, a qual por sua vez é feita em função do tamanho e
perspectiva de crescimento do arquivo.
7. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Agora, abordaremos dois temas inseparáveis no contexto da Arquivologia:
a avaliação de documentos e a tabela de temporalidade de documentos
(TTD). Analisaremos o que se considera avaliação de documentos, para
que se avalia e qual a relação existente entre a política de avaliação e a
TTD.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação de documentos é um procedimento extremamente necessário
dentro um arquivo, pois é através do julgamento do valor dos
documentos que decidiremos o que será arquivado e o que será
eliminado. Originalmente, avaliar documentos significa atribuir valores
distintos aos documentos produzidos e/ou recebidos, de acordo com as
possibilidades e necessidades neles contidas. Assim, a avaliação tem
como resultado imediato a eliminação, a guarda temporária ou o

recolhimento à guarda permanente. Percebam que é através da técnica
de avaliação de documentos que chegamos aos conceitos, já expostos em
aulas anteriores, de arquivo primário, secundário e permanente.
A importância desse procedimento é tamanha que, em 03 de janeiro de
2002, foi publicado o decreto presidencial nº 4.073, estabelecendo que o
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e o Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR) deveriam estabelecer formas de avaliação de
documentos e tabela de temporalidade para os documentos produzidos no
âmbito da administração pública federal. Este mesmo decreto impõe a
criação de uma comissão de avaliação de documentos em todos os órgãos
e entidades da administração federal, entretanto, na prática isso não
ocorreu. Veja o artigo 18 do referido decreto:
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração
Pública Federal será constituída comissão permanente
de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de
análise, avaliação e seleção da documentação
produzida e acumulada no seu âmbito de atuação,
tendo em vista a identificação dos documentos para
guarda permanente e a eliminação dos destituídos de
valor.
O conceito de avaliação de documentos foi formulado a partir da Teoria
das Três Idades (arquivos de primeira idade, segunda idade e terceira
idade) e da explosão documental ocorrida a partir do século XIX.
Na década de 50, nos EUA, no bojo da reforma administrativa daquele
país, chegou-se à conclusão de que se deveria atribuir lógica à
organização dos documentos e que o processo arquivístico deveria ser
visto como um todo. Foi quando a avaliação de documentos mostrou-se
como uma questão central na rotina da administração de uma instituição.
Assim, a questão da avaliação ocupa não só os arquivistas como outros
profissionais diretamente envolvidos na gestão documental, preocupados
em racionalizar e agilizar a recuperação da informação.
Principais motivos para a avaliação dos documentos

 Determinar os valores dos documentos;
 Reduzir o espaço físico do acervo;
 Facilitar a busca e recuperação do documento;
 Definir os prazos de permanência dos documentos na instituição

Critérios utilizados para a avaliação de documentos

 Estabelecer os assuntos de que tratam os documentos da
instituição;
 Verificar quais os documentos que compõem o acervo (notas fiscais,
processos judiciais, plantas, mapas);
 Verificar a quais setores correspondem cada tipo de documento e
ouvir dos responsáveis pelo setor a proposta em termos de prazos.
Assim, para peças de processos judiciais, deve-se ouvir o setor
jurídico; para notas fiscais, o setor contábil-financeiro etc.;
 Avaliar os documentos.
Bizu 1: É importante termos em mente que o processo de avaliação de
documentos é ininterrupto.
Bizu 2: Deveremos sempre avaliar os mesmo tipos de documentos?
Evidente que não, para isso, a Arquivologia criou um instrumento
chamado Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). É nesta tabela
que estão registradas a destinação dos documentos, que pode ser a
guarda temporária (arquivo secundário), o recolhimento à guarda
permanente (arquivo de terceira idade) ou a eliminação.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Como uma das conseqüências da avaliação dos documentos, temos a
criação da tabela de temporalidade. Esse instrumento de trabalho dos
arquivistas permite distinguirmos as informações essenciais das
supérfluas, permite o reaproveitamento do espaço físico e garante a
preservação e recuperação das informações cuja guarda decorra de
exigência legal ou que seja de valor permanente para a instituição.
Assim, a tabela de temporalidade tem por objetivo definir e demonstrar
para os profissionais envolvidos na gestão de documentos, o tempo de
vida útil dos documentos na instituição sob o ponto de vista legal, técnico,
administrativo, fiscal e histórico/permanente. Esse tempo de vida útil,
geralmente, é definido com base na legislação vigente, embora outros
critérios intrínsecos à instituição possam estabelecer os prazos.
Para ficar mais claro, vejam trecho de uma TTD.

Percebam as funções que a TTD cumpre:

 Delimita os prazos que cada documento deve ficar guardado;
 Delimita o destino final do documento: guarda permanente ou
eliminação
Pessoal, para a prova, vocês precisam saber o que é uma TTD e
quais funções a mesma cumpre.
Outro ponto importante é que a TTD está diretamente atrelada ao
ciclo vital dos documentos. Vamos sedimentar o conhecimento sobre este
ciclo.
O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Ciclo vital dos documentos são as fases pelas quais um documento
ou um conjunto destes passam dentro de uma organização, desde a sua
criação até a sua destinação final. Tais fases são definidas de acordo com
a freqüência de uso dos documentos dentro da instituição (pessoa física
ou jurídica, pública ou privada) e são dividas em: primária, intermediária
e permanente. Esse ciclo também é conhecido como “teoria das três
idades”. A seguir veremos cada um delas.
Arquivo primário
Também conhecido como documento ou arquivo de primeira idade,
dinâmico, corrente e ativo. Caracteriza-se por estar vinculado aos
objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos em
virtude das atividades pertinentes. Outra peculiaridade é o seu uso
constante dentro do órgão que o produziu. Portanto, esse tipo de
documento deve ficar o mais próximo possível da administração.
Podemos citar: os processos em andamento dentro de um órgão público,
os memorandos, as circulares, etc.

Arquivo intermediário
Também denominado de arquivo secundário ou de segunda idade,
trata-se do conjunto de documentos oriundos do arquivo corrente, que
estão com baixa freqüência de uso, aguardando sua destinação final,
podendo ser descartado ou o recolhido para o arquivo permanente. Exs:
regulamentos.
Arquivo permanente
É o conjunto de documentos arquivados em caráter definitivo
devido ao seu valor histórico, informativo ou probatório, por isso, esses
documentos não podem ser descartados. O arquivo permanente também
é muito conhecido como arquivo de terceira idade ou histórico.
Eis alguns tipos de documentos que podem compor esse acervo: a
planta de uma grande construção, acordo ou tratado assinado entre
países, registro de fundação de um órgão público, etc.
MUDANÇA DE FASES
A arquivologia adota alguns termos técnicos para demonstrar a
passagem dos documentos de um arquivo a outro, assim, quando um
arquivo passa da fase corrente para a intermediária, dizemos que houve
uma transferência. Quando o arquivo passa da fase intermediária para a
fase permanente, dizemos que houve recolhimento ou guarda. Vale
ressaltar, que não há obrigatoriedade de que o documento passe
necessariamente pela fase intermediária, por isso, de acordo com a
política adotada pela instituição, o documento pode ser recolhido
diretamente do arquivo corrente para o permanente.
Enquanto o documento está no arquivo corrente e no intermediário,
afirma-se que o mesmo está cumprindo o prazo de retenção.
Bizu: As bancas costumam utilizar bastante os termos: documentos em
fase corrente, documentos em fase intermediária, documentos de valor
historio. Essas três definições, referem-se, respectivamente às idéias de
arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.
Com isso, encerramos nossa parte teórica e vamos aos exercícios.

8. QUESTÕES COMENTADAS
1. (FCC/TRE/SP/Técnico Judiciário/2006)
“Configuração que assume uma espécie documental, de acordo
com a atividade que a gerou” é a definição técnica que caracteriza
tipos de documentos como:
(a) boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de
nascimento e óbito, declaração de imposto de renda, relatório de
atividades etc.
(b) livros, periódicos, CDs, microfilmes, arquivos de computador,
fotografias, fitas magnéticas, folhetos, jornais, diapositivos etc.
(c) registros audiovisuais, fonográficos ou sonoros, iconográficos,
gráficos ou visuais, e textuais ou bibliográficos.
(d) peças de interesse histórico para museus, manuscritos
pessoais, manuscritos pessoais e coleções de história natural
(herbários, jardins botânicos, jardins zoológicos, etc.).
(e) incunábulos, memorabília, objetos, móveis, medalhas, roupas,
sapatos, selos, manuscritos, alfarrábios etc.
Comentário:
A questão busca a reflexão do candidato acerca dos itens
“avaliação de documentos, tipologias documentais e suportes
físicos.
Parece-me que o método menos complicado para a resolução dessa
questão, seja o método da exclusão, vejamos:
A questão fala da “atividade (entenda-se da pessoa física ou
jurídica) geradora do documento”, sendo assim, a letra A trata de
documentos que surgem em decorrência de uma efetiva atividade da
pessoa: o boletim de freqüência pela matrícula do aluno na escola, a
certidão de nascimento e óbito pela função cartorária, a declaração de IR
em função de atividade remunerada e o relatório em função de atividade
exercida.
A letra B trata de tipos de suportes físicos dos documentos (locais onde
as informações são registradas) e estes nada tem a ver com a atividade
que os gerou.
A letra C refere-se às formas de se registrar uma informação e também,
de regra, não possui vinculação com a atividade que os gerou.
A letra D também trata de itens que independem da atividade geradora.

A letra E trata de itens muito mais museológicos do que relacionados à
arquivologia.
GABARITO: A
2. (FCC/TRT 23ª Região/Analista Jud. Arquivologia/2011)

A documentação cartográfica é uma modalidade do gênero
(A) eletrônico.
(B) textual.
(C) bibliográfico.
(D) iconográfico.
(E) informativo.
Comentário:
Essa é a questão que eu vou morrer implicando. Tenho ela
guardadinha comigo (tenho quase certeza de que um dia eles vão dizer
diferente, aí eu jogo um recurso neles). Pois bem, um documento
cartográfico um gênero próprio. (Marilena Leite Paes, uma das maiores
autoridades do país em Arquivologia e figura constante em provas, não
me deixa mentir). Então, como se pode afirmar, como afirma a questão,
que o mesmo pertence ao gênero iconográfico. Ora a cartografia (mapas)
é semelhante à iconografia, pois tratam de imagens estáticas (fixas),
porém, repiso, são considerados gêneros diferentes.
Bem, eu trouxe a questão pois pode aparecer de novo e você não
vai brigar com a banca (deixa essa parte comigo), marque o que eles
querem e ganhe a questão.
GABARITO: D
3. (FCC/TRE-AM/Técnico Judiciário/2010)
No processo de avaliação, entende-se por transferência a
passagem dos documentos para o
a) Arquivo corrente
b) Arquivo permanente
c) Arquivo intermediário
d) Serviço de protocolo
e) Setor de descarte

Comentário:
Arquivo corrente para arquivo intermediário = transferência
Arquivo intermediário para permanente – guarda ou recolhimento
GABARITO: C
4. (FCC/TRE-PI/Técnico Judiciário/2009)
Para que a avaliação seja coerente com os princípios arquivísticos,
é preciso que os documentos se submetam, primeiramente, a um
a) processo de microfilmagem
b) registro topográfico
c) processo de digitalização
d) plano de classificação
e) quadro de equivalência
Comentário:
Para tanto, podemos classificar os documentos quanto ao gênero, espécie
e natureza dos assuntos, sendo possível a utilização de mais de um tipo
de classificação, principalmente se o acervo é muito grande.
GABARITO: D
5. (FCC/TRE-AP/Técnico Judiciário/2011)
Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que
se convencionou chamar de corrente, intermediária e permanente.
O ingresso de documentos nesta última etapa é conhecido como
a) recolhimento
b) encaminhamento
c) passagem
d) remessa
e) transferência
Comentário:
Para não errar mais!
Arquivo corrente para arquivo intermediário = transferência
Arquivo intermediário para permanente – guarda ou recolhimento

GABARITO: A
6. (FCC/TRE-AC/Técnico Judiciário/2010)
Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são,
respectivamente, exemplos de
(A) tipo, gênero, formato e suporte.
(B) forma, espécie, gênero e tipo.
(C) suporte, tipo, forma e formato.
(D) gênero, forma, espécie e suporte.
(E) formato, suporte, tipo e espécie
Comentário:
Dá para matar a questão logo de primeira. Uma fita magnética é
um suporte para o registro da informação, conforme vimos em aula.
Fiquei com implicância em relação à “folha”, pois é um termo muito vago,
que pode representar um formato, mas também pode representar um
suporte, como é o caso da folha de papel ofício.
Pessoal, gosto de trazer questões polêmicas não para confundi-los,
ao contrário, a idéia é prepará-los para questões não corriqueiras. Quero
ver vocês acertando o que todo mundo e também o que pouca gente
sabe!
GABARITO: C
Entende-se por notação
(A) a atribuição de código de localização aos documentos do
arquivo.
(B) o conjunto dos documentos produzidos pelos tabeliães de
notas.
(C) a primeira idade dos documentos, de acordo com seu ciclo
vital.
(D) o preenchimento das planilhas referentes à tabela de
temporalidade.
(E) o material sobre o qual as informações são registradas.
Comentário:

Questão bem tranquila, praticamente literal ao que nós vimos em aula.
GABARITO: A
No processo de avaliação, quando um documento demonstra a
aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de
direitos, diz-se que ele possui valor
(A) intrínseco.
(B) secundário.
(C) administrativo.
(D) legal.
(E) fiscal.
Comentário:
Como a questão fala em Direitos, só pode ser um documento legal
(decorrente da lei).
GABARITO: D
Como instrumento de pesquisa, o inventário toma por unidade de
descrição
(A) o fundo.
(B) a série documental.
(C) descritores e palavras-chave.
(D) o acervo como um todo.
(E) a peça documental.
Comentário:
Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da
classificação, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles
buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções.
O objetivo é descrever as atividades de cada titular, as séries
integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os critérios de
classificação e de ordenação. A descrição das séries documentais de

cada fundo é uma atividade fundamental para permitir o pleno acesso aos
documentos de um arquivo.
GABARITO: B
10. (FCC/MPU/Analista de Documentação/2007)

Em uma tabela de temporalidade é importante indicar prazos de
a) retenção, isto é, seqüência de diligências e ações prescritas
para o andamento de documentos de natureza administrativa, até
seu julgamento ou solução.
b) segurança, isto é, esquema preestabelecido para
armazenamento, ordenação e classificação de documentos de
valor primário.
c) vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e
válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.
d) jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a
determinados documentos relacionados com o patrimônio público.
e) prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os
dispositivos que asseguram aquisição ou perda de direitos
contidos em documentos.
Comentário:
Como vimos em aula, a Tabela de Temporalidade de Documentos, tem
por objetivo estabelecer os prazos de guarda (vigência).
GABARITO: C
11. (FCC/AL-SP/Agente Legislativo/2010)

O instrumento de destinação que determina os prazos em que os
documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou
intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes,
denomina-se
a) tabela mnemônica.
b) lista de eliminação
c) tabela de eliminação
d) termo de encerramento
e) tabela de temporalidade

Comentário:
Conceito, da banca, para Tabela de Temporalidade de Documentos
Gabarito: E
12. (FCC/SERGAS/Assistente Administrativo/2010)

Considere os seguintes nomes:
− Nicholas Araújo Corrêa
− Larissa Holler Romanov
− Leonardo Girardeli de Almeida Júnior
A inversão correta de sobrenomes para arquivamento por método
alfabético é:
(A) Larissa Holler Romanov, Leonardo Girardeli de Almeida Júnior
e Nicholas Araújo Corrêa.
(B) Girardeli, Leonardo de Almeida Júnior, Romanov, Larissa
Holler e Corrêa, Nicholas Araújo.
(C) Almeida Júnior, Leonardo Girardeli de, Romanov, Larissa
Holler e Corrêa, Nicholas Araújo.
(D) Almeida, Júnior Girardeli Leonardo de, Holler, Larissa
Romanov e Araújos, Nicholas Corrêa.
(E) Romanov, Holler Larissa, Júnior, Leonardo de Almeida
Girardeli e Corrêa, Araújo Nicholas
Comentário:
− Nicholas Araújo Corrêa (VER REGRA 1)
− Larissa Holler Romanov (VER REGRA 1)
− Leonardo Girardeli de Almeida Júnior (VER REGRA 7)
GABARITO: C
13. (FCC/TRT 3. REGIÃO/Analista – Arquivologia/2009)

Na tabela de temporalidade, a permanência dos documentos no
arquivo corrente e no arquivo intermediário é conhecida como
a) relação de recolhimento
b) prazo de retenção

c) termo de encerramento
d) plano de arquivamento
e) plano de destinação
Comentário:
Enquanto o documento está no arquivo corrente e no intermediário,
afirma-se que o mesmo está cumprindo o prazo de retenção.
GABARITO: B

Os critérios de prazo utilizados na elaboração de uma Tabela de
Temporalidade de Documentos baseiam-se
a) no arquivamento sequencial numérico
b) na legislação em vigor
c) no tipo de documento
d) na disponibilidade de espaço
e) no interesse público
Comentário:
Também vou implicar. Baseia-se na legislação em vigor para os
órgãos público, posto que o administrador público tem o poder-dever de
fazer tudo o que a lei determina (princípio da legalidade). Por outro lado,
as empresas privadas, ressalvados casos específicos (como contratos e
notas fiscais) não vai sempre se basear na legislação em vigor.
GABARITO: B
15. (FCC/TRE-RN/Técnico Judiciário/2005)

Para definir os prazos de retenção e ter um instrumento norteador
do destino dos documentos na empresa é necessária a Tabela
a) cronológica
b) PHA
c) de Temporalidade Documental
d) de Temporalidade Assessoral
e) CUTTER

Comentário:
Questão tranquila e que aparece muito em provas.
GABARITO: C
16. (CESPE/ABIN/Oficial Técnico de Inteligência-

Arquivista/2009)
A teoria das três idades, também conhecida como ciclo vital dos
documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental
pós-Segunda Guerra Mundial, quando os norte-americanos e
canadenses passaram a aplicar a gestão de documentos nas várias
fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produção e
destinação.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Vale acrescentar que na década de 50, nos EUA, no bojo da reforma
administrativa daquele país, chegou-se à conclusão de que se deveria
atribuir lógica à organização dos documentos e que o processo
arquivístico deveria ser visto como um todo. Foi quando a avaliação de
documentos mostrou-se como uma questão central na rotina da
administração de uma instituição. Assim, a questão da avaliação ocupa
não só os arquivistas como outros profissionais diretamente envolvidos na
gestão documental, preocupados em racionalizar e agilizar a recuperação
da informação.
GABARITO: CERTA
17. (CESPE/TJDFT/Técnico Judiciário/2008)

Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial
o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas
variadas e que necessitam de armazenamento, registro,
acondicionamento e conservação sob condições especiais.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:

Exemplo de arquivos especiais: audiovisuais, iconográficos,
cartográficos etc.
Cuidado para não confundir: Arquivo Especial é

diferente de Arquivo Especializado.
Arquivo especial – feito em formas e materiais especiais, normalmente
diferente dos textuais.
Arquivo especializado - é aquele que trata de um ramo específico da
atividade humana. Ex: Arquivo médico, Arquivo científico, Arquivo Jurídico
etc.
GABARITO: CERTA

Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto são graus de
sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas
especiais de guarda e divulgação.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Decreto 4.553/2002, in verbis:
Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-
secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor
ou dos seus elementos intrínsecos
GABARITO: CERTA

Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir estão
corretamente apresentados.
Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador)

Barbosa Neto, Pedro Paulo
Fundação Getúlio Vargas
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador) – REGRA 8
Barbosa Neto, Pedro Paulo – REGRA 7
Fundação Getúlio Vargas – REGRA 8
Lao Xing Xiang – REGRA 13
Vale Verde, Ricardo Pereira do – REGRA 12
GABARITO: CERTA
20. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009)

Os órgãos públicos devem manter registros da tramitação de
todos os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos,
independentemente da espécie documental (por exemplo, ofício,
processo, projeto, contrato).
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Perfeita.
GABARITO: CERTA

Ao se proceder à abertura do envelope de uma correspondência,
deve-se observar se ele contém o comprovante de recebimento,
para que seja providenciada a devolução desse documento ao
remetente.
( ) Certa
( ) Errada

Comentário:
Algumas correspondências, como por exemplo os ofícios encaminhados
pela Receita Federal aos Tribunais atendendo à determinação de quebra
de sigilo fiscal, chegam acompanhadas de um recibo que você deverá
datar, assinar e enviar de volta à Receita Federal.
GABARITO: CERTA

As correspondências consideradas ostensivas são classificadas,
pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultra-secretas.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Totalmente absurda. Documento ostensivo é o de franco acesso por parte
do público, sendo assim, não há que se falar sigilo e afins.
GABARITO: ERRADA

A correspondência oficial, com indicações de confidencial,
reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro
no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Primeiro lugar encaminha-se ao destinatário, após será verificada a
necessidade de registrar em um sistema de protocolo, certamente através
de um código, iniciais de nome etc. de modo que o sigilo seja mantido.
GABARITO: ERRADA
(CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010)
Você sabia que os arquivos também têm ciclo de vida? É verdade, e este
é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato,
da ação ou do fato que motivou a sua produção e a sua frequência de
uso. Na arquivologia, diz-se que essa fase tem relação com a vigência do

documento (a razão de ser do documento). Depois de destituído dessa
vigência, o documento pode ser guardado em função da importância das
informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo
para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.
Lembre-se: é importante saber esses conceitos, porque os métodos de
organização em cada fase do ciclo poderão sofrer algumas alterações,
devido à frequência de uso e mesmo ao perfil do usuário.
Neire do Rossio Martins. Manual técnico de organização de arquivos
correntes e intermediários. Campinas: UNICAMP, 2005, p. 16-7 (com
adaptações).
Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir.
24. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010)

Documento é toda informação registrada em um suporte material
que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois
comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas
diferentes épocas e nos diversos lugares.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Belo conceito, do CESPE, para documentos. É sempre bom guardar
porque costuma-se repetir em provas.
GABARITO: CERTA

O documento é o suporte da informação, e a informação é a ideia
ou mensagem contida em um documento.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Exemplo de suporte para a informação: uma folha em branco, um CD,
uma fita magnética.
GABARITO: CERTA

Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que
tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o
processamento técnico, garantir a conservação e promover a
utilização dos arquivos.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Arquivo é uma palavra que tem múltiplos sentidos, a questão está falando
do arquivo (instituição). Ex: Arquivo Nacional, Arquivo Público do Estado
do Piauí.
GABARITO: CERTA

Fase corrente é a fase em que os documentos estão ativos, em
curso ou que, mesmo sem movimentação, ainda são muito
consultados pela administração e, por isso, são conservados junto
aos órgãos produtores.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Cai muito em provas, fique esperto.
GABARITO: CERTA

Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro,
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Caso faça parte de um sistema de arquivos, o protocolo pode,
também, identificar os documentos de acordo com a classificação
arquivística.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Definição, do CESPE, bastante abrangente. Tome nota.

GABARITO: CERTA
29. (CESPE/TRE-AL/Técnico Judiciário/2004)

Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o
arquivamento de documentos deve ser posterior à sua
classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação
da instituição
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
Primeiro você classifica um documento (por assunto, por exemplo) depois
arquiva.
GABARITO: CERTA

Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do
gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao
gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.
( ) Certa
( ) Errada
Comentário:
A questão nos revela três gêneros de documentos: iconográfico,
filmográfico e sonoro
GABARITO: CERTA

9. LISTA DAS QUESTÕES
1. (FCC/TRE/SP/Técnico Judiciário/2006)
“Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a
atividade que a gerou” é a definição técnica que caracteriza tipos de
documentos como:
(a) boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento e
óbito, declaração de imposto de renda, relatório de atividades etc.
(b) livros, periódicos, CDs, microfilmes, arquivos de computador,
fotografias, fitas magnéticas, folhetos, jornais, diapositivos etc.
(c) registros audiovisuais, fonográficos ou sonoros, iconográficos, gráficos
ou visuais, e textuais ou bibliográficos.
(d) peças de interesse histórico para museus, manuscritos pessoais,
manuscritos pessoais e coleções de história natural (herbários, jardins
botânicos, jardins zoológicos, etc.).
(e) incunábulos, memorabília, objetos, móveis, medalhas, roupas,
sapatos, selos, manuscritos, alfarrábios etc.
2. (FCC/TRT 23ª Região/Analista Jud. Arquivologia/2011)

A documentação cartográfica é uma modalidade do gênero
(A) eletrônico.
(B) textual.
(C) bibliográfico.
(D) iconográfico.
(E) informativo.
3. (FCC/TRE-AM/Técnico Judiciário/2010)
No processo de avaliação, entende-se por transferência a passagem dos
documentos para o
a) Arquivo corrente
b) Arquivo permanente
c) Arquivo intermediário
d) Serviço de protocolo

e) Setor de descarte
4. (FCC/TRE-PI/Técnico Judiciário/2009)
Para que a avaliação seja coerente com os princípios arquivísticos, é
preciso que os documentos se submetam, primeiramente, a um
a) processo de microfilmagem
b) registro topográfico
c) processo de digitalização
d) plano de classificação
e) quadro de equivalência
Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que se
convencionou chamar de corrente, intermediária e permanente. O
ingresso de documentos nesta última etapa é conhecido como
a) recolhimento
b) encaminhamento
c) passagem
d) remessa
e) transferência
Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são,
respectivamente, exemplos de
(A) tipo, gênero, formato e suporte.
(B) forma, espécie, gênero e tipo.
(C) suporte, tipo, forma e formato.
(D) gênero, forma, espécie e suporte.
(E) formato, suporte, tipo e espécie
Entende-se por notação

(A) a atribuição de código de localização aos documentos do arquivo.
(B) o conjunto dos documentos produzidos pelos tabeliães de notas.
(C) a primeira idade dos documentos, de acordo com seu ciclo vital.
(D) o preenchimento das planilhas referentes à tabela de temporalidade.
(E) o material sobre o qual as informações são registradas.
No processo de avaliação, quando um documento demonstra a aquisição,
manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos, diz-se
que ele possui valor
(A) intrínseco.
(B) secundário.
(C) administrativo.
(D) legal.
(E) fiscal.
Como instrumento de pesquisa, o inventário toma por unidade de
descrição
(A) o fundo.
(B) a série documental.
(C) descritores e palavras-chave.
(D) o acervo como um todo.
(E) a peça documental.
10. (FCC/MPU/Analista de Documentação/2007)

Em uma tabela de temporalidade é importante indicar prazos de
a) retenção, isto é, seqüência de diligências e ações prescritas para o
andamento de documentos de natureza administrativa, até seu
julgamento ou solução.
b) segurança, isto é, esquema preestabelecido para armazenamento,
ordenação e classificação de documentos de valor primário.

c) vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os
encargos e disposições contidos nos documentos.
d) jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a determinados
documentos relacionados com o patrimônio público.
e) prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os dispositivos que
asseguram aquisição ou perda de direitos contidos em documentos.

O instrumento de destinação que determina os prazos em que os
documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou
intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, denomina-se
a) tabela mnemônica.
b) lista de eliminação
c) tabela de eliminação
d) termo de encerramento
e) tabela de temporalidade
12. (FCC/SERGAS/Assistente Administrativo/2010)

Considere os seguintes nomes:
− Nicholas Araújo Corrêa
− Larissa Holler Romanov
− Leonardo Girardeli de Almeida Júnior
A inversão correta de sobrenomes para arquivamento por método
alfabético é:
(A) Larissa Holler Romanov, Leonardo Girardeli de Almeida Júnior e
Nicholas Araújo Corrêa.
(B) Girardeli, Leonardo de Almeida Júnior, Romanov, Larissa Holler e
Corrêa, Nicholas Araújo.
(C) Almeida Júnior, Leonardo Girardeli de, Romanov, Larissa Holler e
Corrêa, Nicholas Araújo.
(D) Almeida, Júnior Girardeli Leonardo de, Holler, Larissa Romanov e
Araújos, Nicholas Corrêa.

(E) Romanov, Holler Larissa, Júnior, Leonardo de Almeida Girardeli e
Corrêa, Araújo Nicholas
13. (FCC/TRT 3. REGIÃO/Analista – Arquivologia/2009)

Na tabela de temporalidade, a permanência dos documentos no arquivo
corrente e no arquivo intermediário é conhecida como
a) relação de recolhimento
b) prazo de retenção
c) termo de encerramento
d) plano de arquivamento
e) plano de destinação

Os critérios de prazo utilizados na elaboração de uma Tabela de
Temporalidade de Documentos baseiam-se
a) no arquivamento sequencial numérico
b) na legislação em vigor
c) no tipo de documento
d) na disponibilidade de espaço
e) no interesse público
15. (FCC/TRE-RN/Técnico Judiciário/2005)

Para definir os prazos de retenção e ter um instrumento norteador do
destino dos documentos na empresa é necessária a Tabela
a) cronológica
b) PHA
c) de Temporalidade Documental
d) de Temporalidade Assessoral
e) CUTTER

16. (CESPE/ABIN/Oficial Técnico de Inteligência-
Arquivista/2009)
A teoria das três idades, também conhecida como ciclo vital dos
documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental pós-
Segunda Guerra Mundial, quando os norte- americanos e canadenses
passaram a aplicar a gestão de documentos nas várias fases dos
documentos, a fim de racionalizar sua produção e destinação.
( ) Certa
( ) Errada

Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo
de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que
necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e
conservação sob condições especiais.
( ) Certa
( ) Errada

Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo
aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda
e divulgação.
( ) Certa
( ) Errada
Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir estão
corretamente apresentados.
Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador)
Barbosa Neto, Pedro Paulo
Fundação Getúlio Vargas
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
( ) Certa

( ) Errada

Os órgãos públicos devem manter registros da tramitação de todos os
documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos, independentemente
da espécie documental (por exemplo, ofício, processo, projeto, contrato).
( ) Certa
( ) Errada

Ao se proceder à abertura do envelope de uma correspondência, deve-se
observar se ele contém o comprovante de recebimento, para que seja
providenciada a devolução desse documento ao remetente.
( ) Certa
( ) Errada

As correspondências consideradas ostensivas são classificadas, pelo grau
de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas.
( ) Certa
( ) Errada

A correspondência oficial, com indicações de confidencial, reservado ou
particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de
protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário
( ) Certa
( ) Errada
(CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010)
Você sabia que os arquivos também têm ciclo de vida? É verdade, e este
é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato,
da ação ou do fato que motivou a sua produção e a sua frequência de

uso. Na arquivologia, diz-se que essa fase tem relação com a vigência do
documento (a razão de ser do documento). Depois de destituído dessa
vigência, o documento pode ser guardado em função da importância das
informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo
para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.
Lembre-se: é importante saber esses conceitos, porque os métodos de
organização em cada fase do ciclo poderão sofrer algumas alterações,
devido à frequência de uso e mesmo ao perfil do usuário.
Neire do Rossio Martins. Manual técnico de organização de arquivos
correntes e intermediários. Campinas: UNICAMP, 2005, p. 16-7 (com
adaptações).
Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir.

Documento é toda informação registrada em um suporte material que
pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos,
fenômenos e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos
diversos lugares.
( ) Certa
( ) Errada

O documento é o suporte da informação, e a informação é a ideia ou
mensagem contida em um documento.
( ) Certa
( ) Errada

Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a
custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento
técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos.
( ) Certa

( ) Errada

Fase corrente é a fase em que os documentos estão ativos, em curso ou
que, mesmo sem movimentação, ainda são muito consultados pela
administração e, por isso, são conservados junto aos órgãos produtores.
( ) Certa
( ) Errada

Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro, distribuição,
controle da tramitação e expedição de documentos. Caso faça parte de
um sistema de arquivos, o protocolo pode, também, identificar os
documentos de acordo com a classificação arquivística.
( ) Certa
( ) Errada

Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de
documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como
base o plano de classificação da instituição
( ) Certa
( ) Errada

Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento
e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico,
filmográfico e sonoro.
( ) Certa
( ) Errada
10. GABARITOS

1. A 2. D 3. C 4. D 5. A
6. C 7. A 8. D 9. B 10. C
11. E 12. C 13. B 14. B 15. C
16. CERTA 17. CERTA 18. CERTA 19. CERTA 20. CERTA
21. CERTA 22.Errada 23.Errada 24. CERTA 25. CERTA
26. CERTA 27. CERTA 28. CERTA 29. CERTA 30. CERTA
11. QUESTÕES COMENTADAS – PARTE 2

1. (FCC/TRE-AL/Técnico Judiciário/2010)
Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades,
(A) acondicionar documentos de valor histórico.
(B) cuidar da tramitação dos documentos.
(C) armazenar documentos em fase intermediária.
(D) estabelecer regras de acesso aos documentos.
(E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.
Comentário:
Conforme verificamos na parte teórica: o Protocolo é o setor
responsável pelo recebimento, atuação (registro), distribuição e
movimentação (tramitação) de documentos.
GABARITO: B

2. (FCC/TRT – 8ª REGIÃO/Analista Judiciário - Arquivista/2010)

As atividades técnicas ligadas ao processo de produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento corrente e
intermediário, com vistas ao recolhimento, à guarda ou à
eliminação, definem, de acordo com a Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991,
(A) o sistema nacional de arquivos.
(B) a política nacional de arquivos.
(C) a competência dos arquivos públicos.
(D) a gestão de documentos.
(E) a missão do Conselho Nacional de Arquivos.
Comentário:
Fiquem espertos!!! Essa cai muito em prova. Art. 3º da lei
8.159/1991:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
GABARITO: D

O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituição,
encarregando-se de
(A) sua descrição e difusão.
(B) sua avaliação e digitalização.
(C) seu diagnóstico e planejamento.
(D) seu descarte e acondicionamento.
(E) sua distribuição e tramitação.
Comentário:
Conforme verificamos na parte teórica: o Protocolo é o setor responsável
pelo recebimento, atuação (registro), distribuição e movimentação
(tramitação) de documentos.

GABARITO: E
4. (FCC/MPU/Analista - Arquivista/2007)
A Lei de Arquivos (Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991)
estabelece que
a) o acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem
das pessoas será restrito por um prazo máximo de 20 (vinte)
anos.
b) competem aos arquivos públicos estaduais a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos pelas prefeituras,
câmaras e cartórios dos municípios situados dentro do território
de cada unidade da Federação.
c) a incorporação de documentos de origem privada aos arquivos
públicos depende de parecer do Conselho Nacional de Arquivos -
Conarq.
d) o descarte de documentos produzidos por instituições públicas
só será realizado mediante autorização do Ministério Público da
União.
e) todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.
Comentário:
Esse direito não é absoluto. De acordo com a lei 8.159/1991,

art. 23.
Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos
órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas são originariamente sigilosos.
O supra citado artigo da lei 8.159/1991 foi regulamentado pelo
decreto 4.553 de 2002. O mesmo dispõe que:

Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações,
documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde
tramitam.
Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal
classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou
divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é
restrito e condicionado à necessidade de conhecer.
GABARITO: E

Os documentos que apresentam valor primário e que são
indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma
pessoa física ou jurídica constituem, segundo Jean-Yves Rousseau
e Carol Couture, os chamados
(A) arquivos intermediários.
(B) sistemas de protocolo.
(C) arquivos correntes.
(D) processos e expedientes.
(E) sistemas de gestão informacional.
Comentário:
Lei 8.159/1991:
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
GABARITO: C
6. (FCC/TRE-PI/Analista Judiciário - Arquivista/2009)

A gestão de documentos, de acordo com a legislação brasileira, é
um conjunto de procedimentos e operações técnicas aplicáveis
aos arquivos .

(A) intermediários e permanentes.
(B) correntes e intermediários.
(C) intermediários, apenas.
(D) permanentes, apenas.
(E) correntes, apenas.
Comentário:
De novo o arquivo 3º da 8.159:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Quando o documento vai para o arquivo permanente (pelamordeDeus),
tecnicamente NÃO EXISTE arquivo morto, como falamos vulgarmente.
Documentos com valor histórico que são preservados devem ser
chamados de: ARQUIVOS DE TERCEIRA IDADE, ou ARQUIVO HISTÓRICO
ou ARQUIVO PERMANENTE.
GABARITO: B

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos),
estabelece que
(A) a eliminação de documentos produzidos por instituições
públicas será realizada mediante autorização da presidência da
República.
(B) o acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à
imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 20
anos.
(C) todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.
(D) a incorporação de documentos de origem privada aos arquivos
públicos depende de parecer do Conselho Nacional de Arquivos.
(E) competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos
Tribunais e outros órgãos judiciários.
Comentário:

Veja a explicação da questão 4.

GABARITO: C

A legislação arquivística brasileira, inspirada em preceitos
constitucionais, abriga dispositivos contraditórios e de difícil
gestão relacionados ao acesso. Embora o direito à informação
esteja assegurado, há limites para o acesso, em razão da
necessidade de
a) esquecer o passado e cultivar os heróis nacionais.
b) preservar a autoridade das instituições civis e salvaguardar as
honras militares.
c) manter positiva a imagem do país ante os tribunais
internacionais.
d) anistiar os crimes cometidos durante os regimes de exceção.
e) respeitar a intimidade das pessoas e garantir a segurança do
Estado.
Comentário:
Essa questão está diretamente ligada à questão 4 e também à 7. Aqui,
estamos falando da ressalva que há. Então, não pensem que um
documento, pelo simples fato de ser público, garante acesso a todos.
Exemplos práticos: Processos de Vara de Família (notadamente quando
possuem menores envolvidos); Documentos relativos às operações
sigilosas das forças armadas, polícia federal e agência brasileira de
inteligência. Documentos ligados à atividade fim, tipo: enriquecimento de
urânio, da Usina de Angra dos Reis.
GABARITO: E

Dentre as atividades rotineiras do serviço de protocolo de
documentos está
a) o controle de tramitação.

b) a conservação preventiva.
c) o programa educativo.
d) a avaliação.
e) a elaboração de instrumentos de pesquisa.
Comentário:
O protocolo é o setor responsável pelo recebimento, atuação (registro),
distribuição e movimentação (tramitação) de documentos.
GABARITO: A
10.(FCC/MPU/Analista - Arquivista/2007)
Ao conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e à
eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e
avaliação de documentos de arquivo costuma-se denominar:
a) sistema de informações.
b) gestão de documentos.
c) base de dados.
d) ciência da informação.
e) gerenciamento de dados.
Comentário:
Um ponto que eu gostaria de destacar nessa definição é o referente
à racionalização e à eficiência na criação de documentos. Trata-se da
responsabilidade do arquivista no sentido de disseminar uma cultura de
racionalização na produção de documentos. Pare! Pense um pouquinho!
Quantas vezes já imprimimos e-mails sem nenhuma necessidade?!
Quantas vezes fizemos documentos em diversas vias sem necessidade?!
Sem dúvida alguma já cometemos esses erros diversas vezes. O
arquivista agradece se tivermos uma consciência de racionalizar a
produção de documentos... e o meio ambiente muito mais!!!!
GABARITO: B

No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a
atividade de recebimento, classificação, registro, distribuição e
tramitação de documentos denomina-se:

a) destinação
b) arquivamento
c) protocolo
d) organização documental
e) arquivamento
Comentário:
Estão vendo que cai muito.

GABARITO: C

São rotinas dos serviços de protocolo:
a)recebimento de correspondência e elaboração de inventários
topográficos da documentação.
b) autuação de processos e reprodução do material a ser
descartado.
c) coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas
de temporalidade
d) ações de conservação preventiva e montagem de guia do
acervo.
e) distribuição de correspondência e controle de tramitação dos
documentos.
Comentário:
Essa resposta pode ser encontrada em nossa tabela com a relação das
atividades.
GABARITO: E

13. (FCC/TRE-SE/Técnico Judiciário - Área Administrativa/2007)
Dentre as atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo
incluem-se
a) a redação de ofícios e seu encaminhamento.
b) a elaboração de tabelas de temporalidade e a eliminação de
documentos desprovidos de valor.
c) o calendário de eventos e a programação cultural da instituição.
d) a microfilmagem e a digitalização de arquivos de valor
intermediário.
e) o registro e a movimentação de documentos.
Comentário:
Novamente!!!
GABARITO: E
14. (CESPE/DPU/Arquivista/2010)
Acerca das atividades de protocolo, assinale a opção correta.
a) Somente os processos recebem um número de protocolo.
b) A atividade de registro consiste na identificação de pontos de
acesso aos documentos.
c) O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.
d) A expedição de documentos não necessita de registro.
e) Todos os setores de um órgão público podem autuar e abrir um
processo.
Comentário:
Pontos de acesso são as formas pelas quais você pode encontrar um
documento. Ex: Por número de protocolo; por data de entrada; por
procedência; por espécie; por número e data do documento; por código e
resumo do assunto; por primeira distribuição
GABARITO: B

15. (CESGRANRIO/BNDES/Técnico de Arquivo/2008)
Um Técnico de Arquivo, lotado no Protocolo do Banco Social e
Econômico, confere alguns malotes de documentos e percebe que
vários deles referem-se a solicitações de financiamentos. Esses
documentos devem ser distribuídos pelos diversos setores. Assim,
sabendo-se que o Setor de Protocolo integra-se aos arquivos
correntes, o referido Protocolo, para atingir a sua missão,
desenvolverá as seguintes funções principais:
a) destinação, acesso, anotação e tramitação.
b) recebimento, classificação, registro e movimentação.
c) identificação, processamento, expedição e controle.
d) circulação, implantação, avaliação e descrição.
e) organização, avaliação, anotação e seleção.
Comentário:
Essa questão cai muito e não é só em provas da FCC.
GABARITO: B
16. (ESAF/ANEEL/Técnico Administrativo/2004)
Constituem atividades de protocolo, exceto,
a) receber a correspondência e separar a correspondência oficial
da particular.
b) eliminar a correspondência destituída de valor secundário.
c) controlar o trâmite dos documentos na organização.
d) receber a correspondência para expedição.
e) ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes.
Comentário:
Temos dois erros na letra B:
Primeiro - não é o setor de protocolo o responsável pela eliminação de
documentos.
Segundo – os documentos que devem ser eliminados são os destituídos
de valor histórico ou permanente e não os destituídos de valor
secundário.
GABARITO: B

Assinale o item que não faz parte das rotinas do Protocolo.
a) Receber a correspondência.
b) Abrir a correspondência ostensiva.
c) Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários.
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primário e
secundário.
e) Receber dos vários setores os documentos a serem
redistribuídos.
Comentário:
O setor de avaliação de documentos é o responsável por avaliar,
sempre com base em informações do órgão produtor e/ou interessado, os
documentos de acordo com os valores primário e secundário e não o setor
de protocolo.
Uma observação importante é que em todos os TREs, e também no
TSE, o nome deste setor é: COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS (COPAD), que por sinal eu faço parte no TRE-RJ...rs.
GABARITO: D
18. (CONSULPLAN/CHESF/Arquivista/2007)
Assinale a alternativa que corresponde ao conjunto de
procedimentos e operações técnicas que fazem das
administrações públicas e dos seus arquivos, órgãos atuantes e
eficazes no desempenho de suas atividades:
A) Gestão da Informação.
B) Gestão de Coleções.
C) Gestão de Documentos.
D) Gestão Pública.
E) Gestão Administrativa.
Comentário:
Embora tenhamos visto questão bem parecida da FCC (ver questão
6, por exemplo) eu fiz questão de trazer esta para que vocês percebam a
semelhança entre as bancas. Infelizmente são raríssimas as provas da

Consulplan, cujo conteúdo seja arquivologia. De todo modo, o que estiver
disponível, pertinente as nossas aulas, eu vou trazer.
Bem, metade da questão foi copiada do art. 3º da lei 8.159, o
restante foi um breve acréscimo por parte do examinador.
GABARITO: C
Gerir documentos, no sentido mais amplo, significa não só
racionalizar e controlar a produção documental ou garantir o uso e
a destinação adequada dos mesmos. Gerir documentos visa:
A) Assegurar ao governo acesso intermediário às informações
contidas nos documentos.
B) Assegurar ao cidadão acesso restrito às informações contidas
nos documentos.
C) Assegurar ao governo e ao cidadão acesso restrito às
informações contidas nos documentos.
D) Assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno às
informações contidas nos documentos.
E) Assegurar ao governo acesso pleno às informações contidas
nos documentos e acesso restrito ao cidadão às informações
Comentário:
Essa é aquela questão difícil de engolir. Em um

primeiro momento a gente fica imaginando que não é possível o acesso
pleno a todas as informações e realmente, como eu já falei, existem
documentos que são sigilosos. Porém, uma detida análise da questão nos
revela que a gestão de documentos tem por objetivo garantir ao cidadão
e ao governo o acesso pleno às informações contidas em um determinado
documento, ou seja, se o cidadão ou governo tiver o acesso ao
documento, este deve estar íntegro para consulta.
GABARITO: D

A gestão de documentos tem os seguintes objetivos, EXCETO:
A) Assegurar de forma eficiente a produção, administração,
manutenção e destinação de documentos.
B) Garantir que a informação governamental esteja disponível
quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos.
C) Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor
administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
D) Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento
automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da
informação.
E) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que
mereçam guarda permanente por seus valores histórico e
científico.
Comentário:
A opção C está totalmente absurda, não podemos eliminar
documentos com valor fiscal e legal (pelo menos no prazo que a lei não
permitir a eliminação). Também deve-se conservar os documentos que
possam servir para pesquisa,
GABARITO: C
12. LISTA DAS QUESTÕES – PARTE 2

1. (FCC/TRE-AL/Técnico Judiciário/2010)
Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades,
(A) acondicionar documentos de valor histórico.
(B) cuidar da tramitação dos documentos.
(C) armazenar documentos em fase intermediária.
(D) estabelecer regras de acesso aos documentos.
(E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

As atividades técnicas ligadas ao processo de produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento corrente e intermediário, com vistas ao
encolhimento, à guarda ou à eliminação, definem, de acordo com a Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991,
(A) o sistema nacional de arquivos.
(B) a política nacional de arquivos.
(C) a competência dos arquivos públicos.
(D) a gestão de documentos.
(E) a missão do Conselho Nacional de Arquivos.

O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituição,
encarregando-se de
(A) sua descrição e difusão.
(B) sua avaliação e digitalização.
(C) seu diagnóstico e planejamento.
(D) seu descarte e acondicionamento.
(E) sua distribuição e tramitação.
A Lei de Arquivos (Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991) estabelece que
a) o acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das
pessoas será restrito por um prazo máximo de 20 (vinte) anos.
b) competem aos arquivos públicos estaduais a gestão e o recolhimento
dos documentos produzidos pelas prefeituras, câmaras e cartórios dos
municípios situados dentro do território de cada unidade da Federação.
c) a incorporação de documentos de origem privada aos arquivos públicos
depende de parecer do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq.
d) o descarte de documentos produzidos por instituições públicas só será
realizado mediante autorização do Ministério Público da União.
e) todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.


Os documentos que apresentam valor primário e que são indispensáveis à
manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica
constituem, segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, os chamados
(A) arquivos intermediários.
(B) sistemas de protocolo.
(C) arquivos correntes.
(D) processos e expedientes.
(E) sistemas de gestão informacional.
A gestão de documentos, de acordo com a legislação brasileira, é um
conjunto de procedimentos e operações técnicas aplicáveis aos arquivos
(A) intermediários e permanentes.
(B) correntes e intermediários.
(C) intermediários, apenas.
(D) permanentes, apenas.
(E) correntes, apenas.

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos), estabelece que
(A) a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas será
realizada mediante autorização da presidência da República.
(B) o acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das
pessoas será restrito por um prazo máximo de 20 anos.
(C) todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.
(D) a incorporação de documentos de origem privada aos arquivos
públicos depende de parecer do Conselho Nacional de Arquivos.
(E) competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Tribunais e
outros órgãos judiciários.

A legislação arquivística brasileira, inspirada em preceitos constitucionais,
abriga dispositivos contraditórios e de difícil gestão relacionados ao
acesso. Embora o direito à informação esteja assegurado, há limites para
o acesso, em razão da necessidade de
a) esquecer o passado e cultivar os heróis nacionais.
b) preservar a autoridade das instituições civis e salvaguardar as honras
militares.
c) manter positiva a imagem do país ante os tribunais internacionais.
d) anistiar os crimes cometidos durante os regimes de exceção.
e) respeitar a intimidade das pessoas e garantir a segurança do Estado.

Dentre as atividades rotineiras do serviço de protocolo de documentos
está
a) o controle de tramitação.
b) a conservação preventiva.
c) o programa educativo.
d) a avaliação.
e) a elaboração de instrumentos de pesquisa.
10.(FCC/MPU/Analista - Arquivista/2007)
Ao conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e à eficiência
na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de
documentos de arquivo costuma-se denominar:
a) sistema de informações.
b) gestão de documentos.
c) base de dados.
d) ciência da informação.
e) gerenciamento de dados.

No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade
de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de
documentos denomina-se
a) destinação
b) arquivamento
c) protocolo
d) organização documental
e) arquivamento

São rotinas dos serviços de protocolo:
a)recebimento de correspondência e elaboração de inventários
topográficos da documentação.
b) autuação de processos e reprodução do material a ser descartado.
c) coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas de
temporalidade
d) ações de conservação preventiva e montagem de guia do acervo.
e) distribuição de correspondência e controle de tramitação dos
documentos.
13. (FCC/TRE-SE/Técnico Judiciário - Área Administrativa/2007)

Dentre as atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo incluem-se
a) a redação de ofícios e seu encaminhamento.
b) a elaboração de tabelas de temporalidade e a eliminação de
documentos desprovidos de valor.
c) o calendário de eventos e a programação cultural da instituição.
d) a microfilmagem e a digitalização de arquivos de valor intermediário.
e) o registro e a movimentação de documentos.
14. (CESPE/DPU/Arquivista/2010)
Acerca das atividades de protocolo, assinale a opção correta.
a) Somente os processos recebem um número de protocolo.

b) A atividade de registro consiste na identificação de pontos de acesso
aos documentos.
c) O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.
d) A expedição de documentos não necessita de registro.
e) Todos os setores de um órgão público podem autuar e abrir um
processo.
15. (CESGRANRIO/BNDES/Técnico de Arquivo/2008)

Um Técnico de Arquivo, lotado no Protocolo do Banco Social e Econômico,
confere alguns malotes de documentos e percebe que vários deles
referem-se a solicitações de financiamentos. Esses documentos devem
ser distribuídos pelos diversos setores. Assim, sabendo-se que o Setor de
Protocolo integra-se aos arquivos correntes, o referido Protocolo, para
atingir a sua missão, desenvolverá as seguintes funções principais:
a) destinação, acesso, anotação e tramitação.
b) recebimento, classificação, registro e movimentação.
c) identificação, processamento, expedição e controle.
d) circulação, implantação, avaliação e descrição.
e) organização, avaliação, anotação e seleção.

Constituem atividades de protocolo, exceto,
a) receber a correspondência e separar a correspondência oficial da
particular.
b) eliminar a correspondência destituída de valor secundário.
c) controlar o trâmite dos documentos na organização.
d) receber a correspondência para expedição.
e) ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes.

Assinale o item que não faz parte das rotinas do Protocolo.

a) Receber a correspondência.
b) Abrir a correspondência ostensiva.
c) Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primário e
secundário.
e) Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos.
Assinale a alternativa que corresponde ao conjunto de procedimentos e
operações técnicas que fazem das administrações públicas e dos seus
arquivos, órgãos atuantes e eficazes no desempenho de suas atividades:
A) Gestão da Informação.
B) Gestão de Coleções.
C) Gestão de Documentos.
D) Gestão Pública.
E) Gestão Administrativa.
Gerir documentos, no sentido mais amplo, significa não só racionalizar e
controlar a produção documental ou garantir o uso e a destinação
adequada dos mesmos. Gerir documentos visa:
A) Assegurar ao governo acesso intermediário às informações contidas
nos documentos.
B) Assegurar ao cidadão acesso restrito às informações contidas nos
documentos.
C) Assegurar ao governo e ao cidadão acesso restrito às informações
D) Assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações

E) Assegurar ao governo acesso pleno às informações contidas nos
documentos e acesso restrito ao cidadão às informações contidas nos
documentos.
A gestão de documentos tem os seguintes objetivos, EXCETO:
A) Assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e
destinação de documentos.
B) Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e
onde seja necessária ao governo e aos cidadãos.
C) Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor
administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
D) Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento
automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da
informação.
E) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que
mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.
BIBLIOGRAFIA
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Editora FGV, 2009.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princípios e técnicas.
Editora FGV, 2010.
Brasil. Governo Federal. Lei 8.159 de 1991.
13. GABARITOS – PARTE 2
1. B 2. D 3. E 4. E 5. C
6. B 7. C 8. E 9. A 10. B
11. C 12. E 13. E 14. B 15. B

16. B 17. D 18. C 19. D 20.C

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ARQUIVOLOGIA p/TRE-RJ

Teoria e exercícios comentados

2. O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE 3

4. LEI 8.159 DE 1991 13

7. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 44

9. LISTA DAS QUESTÕES 63

11. QUESTÕES COMENTADAS – PARTE 2 73

12. LISTA DAS QUESTÕES - PARTE 2 86

13. GABARITOS – PARTE 2 92

Prezados alunos: Diante de tantos textos e citações que temos de fazer,

Prof. Wagner Rabello Jr. www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 92

Prof. Wagner Rabello Jr. www.estrategiaconcursos.com.br 2 de 92

Gerenciar documentos arquivísticos garante às instituições a

Prof. Wagner Rabello Jr. www.estrategiaconcursos.com.br 3 de 92

Contribuição da gestão de documentos

Prof. Wagner Rabello Jr. www.estrategiaconcursos.com.br 4 de 92

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

A lei 8.159 de 1991, leitura obrigatória para vocês, que está

Prof. Wagner Rabello Jr. www.estrategiaconcursos.com.br 5 de 92

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

Como eu havia falado anteriormente, a própria lei define o que é gestão

Prof. Wagner Rabello Jr. www.estrategiaconcursos.com.br 6 de 92

FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Refere-se à produção do documento em função da

Segundo Marilena Leite Paes, esta fase inclui as

Considerada a fase mais complexa dentre as três, a

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Recebimento e classificação de documentos

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Recebimento de documentos: atividades

Separar as particulares das oficiais

Distribuir as correspondências particulares

Separar as correspondências oficiais ostensivas das sigilosas.

Abrir, ler, verificar a existência de antecedentes (isso mesmo, o

Analisar e classificar as correspondências ostensivas (sobre métodos

Entregar as correspondências mediante recibo

Classificação de documentos: atividades

Analisar ou interpretar o conteúdo do documento

Determinar o assunto do mesmo e enquadrá-lo no plano de

Registro e movimentação (tramitação) de documentos

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Agora, vamos verificar, também sob a ótica de Marilena Leite Paes, as

Registro e movimentação de documentos: atividades

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de

Anexar a segunda via da ficha ao documento

Encaminhar o documento junto com seus antecedentes, se houver

Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica

Receber dos setores da organização os documentos que devem ser

Encaminhar os documentos ao seu destino.

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Verificar se não faltam folhas ou anexos

Numerar e completar a data, no original e nas cópias

Separar o original das cópias

Expedir o original completo (via Correios, malote etc.)

Encaminhas as cópias, se houver, ao setor de arquivamento

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4. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso

ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins

ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 3º Considera-se gestão de documentos o

Prof. Wagner Rabello Jr. www.estrategiaconcursos.com.br 13 de 92