Sei sulla pagina 1di 1

Organizzare una festa universitaria

Per organizzare al meglio una festa universitaria, partendo da inesperto del settore, cercherei innanzitutto di
capire se fosse possibile mettersi in contatto con persone che, prima di me, hanno già intrapreso un progetto
simile all’interno dell’Ateneo. Così da individuare le maggiori problematiche e criticità da loro incontrate,
affinché queste ultime siano più facilmente affrontabili durante il mio operato in virtù dei suggerimenti
ricevuti.

Una volta fatto ciò, cercherei di scandire una road map verso l’evento strutturata come “cosa fare” – “entro
quando”. Quest’ultima però, varierebbe in funzione della tipologia di evento organizzato. Se infatti stessi
organizzando una festa universitaria con ingresso a pagamento, seguirei questi punti:

 Ideazione dell’evento [entro gg/mm].


o Individuare il luogo, basandosi prima di tutto sul numero massimo di partecipanti che si
intende far partecipare alla festa. Valutarne il costo di affitto, con annesse condizioni
contrattuali. Prenotarlo per il giorno prescelto, ammesso sia disponibile.
o Chiedere i permessi necessari al comune.
o Scegliere l’animazione per i vari momenti della serata (band e/o dj). Verificarne la
disponibilità per il giorno suddetto. Valutarne il costo di ingaggio, includendo eventuali
pratiche SIAE, coperture assicurative o certificato di agibilità qualora con l’artista sia stato
concordato a carico dell’organizzatore. Prenotarlo per il giorno della festa.
o Scegliere il food&beverage. E comportarsi in questo punto come precedentemente fatto per
l’animazione, sostituendo solo in questo caso le norme legali “di settore”.
o Assumere una società per garantire la sicurezza durante l’evento. Comportandosi
nuovamente in questo punto come precedentemente fatto per l’animazione, sostituendo le
norme legali “di settore” se presenti.
 Determinazione dei costi totali da sostenere per organizzarlo [stesso giorno di cui sopra].
 Ricerca di sponsor per finanziare l’evento [entro gg/mm].
o Cercando innanzitutto tra aziende, locali ed enti facenti parte della cultura universitaria.
Come ristoranti, discoteche e pub tipicamente frequentati da universitari. O aziende
interessate a promuovere la loro attività tra ragazzi del mondo universitario.
 Definizione di un costo per biglietto [stesso giorno di cui sopra].
o Una volta conclusa la ricerca di sponsor infatti, è possibile sottrarre la somma racimolata al
costo totale di cui sopra. In modo da ottenere la parte rimanente di costo che dovrà essere
coperta dalla vendita dei biglietti. Dividendo quest’ultima per una previsione al ribasso, e
quindi cautelativa, del numero di partecipanti, si ottiene il costo per biglietto desiderato.
o Qualora il costo per biglietto fosse troppo elevato, occorrerebbe a questo punto procedere
alla modifica dell’evento. Al fine di ridurne il costo totale.
 Pubblicizzazione dell’evento [con programmazione fino a giorno dell’evento].

Viceversa, se la festa universitaria in questione fosse ad ingresso gratuito, modificherei la stessa road map
anteponendo la ricerca di sponsor rispetto all’ ideazione dell’evento. Cioè, in altri termini, definirei in primis
un budget a disposizione, e su quest’ultimo cercherei solo successivamente di creare un evento. Al contrario
di quanto fatto pocanzi, dove si è subito creato l’evento che poi è stato tradotto in termini di costo totale.
Pertanto, in questo secondo caso l’elenco puntato verrebbe modificato come segue:

 Ricerca di sponsor per finanziare l’evento [entro gg/mm].


 Ideazione dell’evento [entro gg/mm].
 Pubblicizzazione dell’evento [con programmazione fino a giorno dell’evento].

In entrambi i casi suddetti, a conclusione dell’evento cercherei infine di raccogliere alcuni feedback tra i
partecipanti. In modo da migliorare l’organizzazione in vista della prossima festa universitaria.

Interessi correlati