1.4.1 Sistema de administración de proyecto.

Administrar un proyecto consiste en planificar y dar seguimiento a los proyectos de

desarrollo de software utilizando los recursos necesarios para realizar el proyecto en el
menor tiempo posible y con un mínimo número de fallas.

Para medir el éxito de un proyecto se toma en cuenta que los objetivos planteados se
logren en el tiempo previsto y con el presupuesto asignado. Según [Briseño, 2003] los
objetivos de la administración de proyectos son principalmente:

• Terminar a tiempo.
• Dentro del presupuesto.
• Cumpliendo con los requerimientos.

Mientras que los elementos a administrar son: cliente, calidad, recursos, riesgos,
comunicaciones, contrato y finanzas. La administración de un proyecto consiste en:

• Comunicar a las personas lo que deben hacer y cuándo entregar resultados.

• Organizar el trabajo: dividirlo y programarlo en el tiempo.
• Supervisar todo el proceso para saber si se están obteniendo los resultados
esperados.

La administración exitosa de un proyecto requiere tomar en cuenta los siguientes cuatro

factores claves:

1. El personal que intervendrá.

2. El producto que se entregará.
3. El proceso que se aplicará.
4. La tecnología que se va a utilizar.

1.4.2 Funciones de la administración de proyecto en cada fase del ciclo de vida del
proyecto.

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los
proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la
organización ejecutante.

Las fases del ciclo de vida de un proyecto son: Inicio → Planificación → Ejecución →
Cierre del proyecto. La transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un
proyecto generalmente implica y, por lo general, está definida por alguna forma de
transferencia técnica.

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:

• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, ¿en qué fase se debe
realizar el trabajo del arquitecto?)
• Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa,
verifica y valida cada producto entregable
• Quién está involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingeniería concurrente requiere
que los implementadores estén involucrados en las fases de requisitos y de diseño)
• Cómo controlar y aprobar cada fase.

1.4.3 Visión empresarial enfocada a proyectos. Estructuras organizativas para la

administración por proyectos.

Aunque en la práctica cada empresa se organiza de una forma completamente distinta, se

suelen distinguir tres tipos de estructuras organizacionales:

 La estructura funcional

 La estructura orientada a proyectos

 La estructura matricial

La estructura funcional

La estructura funcional es una estructura jerárquica clásica donde cada empleado tiene un
superior definido. En el nivel superior la empresa se organiza por las funciones
desempeñadas (contabilidad, ingeniería o producción, por ejemplo). Los miembros de la
plantilla responden únicamente al superior de su departamento, por lo que busca una
línea directa de comunicación entre los niveles inferiores y superiores. Cada área se
puede subdividir a su vez en unidades funcionales más específicas. Cada departamento
realiza el trabajo y las actividades del proyecto de manera independiente, enmarcando los
proyectos dentro de las áreas funcionales de la organización.

La estructura orientada a proyectos

En el caso de la estructura orientada a proyectos, la organización cuenta con un equipo

dedicado a tiempo completo y un director de proyecto que se sitúa al máximo nivel dentro
de la organización. Habitualmente se estructuran también en unidades departamentales;
sin embargo todos ellos deben reportar directamente al director de proyecto. Como se
puede ver, se trata de una estructura organizativa muy sencilla y con ciertas limitaciones,
como la dificultad de transferir conocimientos a través de proyectos.

Estructuras organizacionales: diagrama por proyectos con 3 proyectos organizados

jerárquicamente

Ejemplo simplificado de estructura por proyectos

Cuando se adopta, es fundamental contar con algoritmos funcionales que permitan

dinamizar las negociaciones entre los proyectos, toda vez que estos competirán
habitualmente por determinados recursos financieros y de personal no asignado de forma
permanente al proyecto. Un algoritmo funcional de este tipo son las tácticas de
priorización de proyectos por escenarios.
La estructura matricial

La estructura matricial es muy habitual en algunas empresas de servicios y en

organizaciones que crecen con rapidez. Mezcla características de organizaciones
funcionales y orientadas a proyectos. Se pueden distinguir tres tipos:

Estructuras organizacionales: matriz

La organización matricial combina dos ejes: el funcional (vertical) y el de proyectos

(horizontal).

Estructura matricial débil: es muy similar a una organización funcional, siendo el papel del
director de proyecto más bien de coordinador o facilitador, es decir, hace las veces de
ayudante y coordinador, por lo que no puede tomar decisiones de forma personal, pero
tiene interlocución con todas las áreas funcionales involucradas en el proyecto.

Estructura matricial equilibrada: cuenta con un director de proyecto que tiene una mayor
autonomía que en la estructura matricial débil, pero no le confiere autoridad plena sobre el
proyecto, especialmente sobre su financiamiento.

Estructura matricial fuerte: coincide en muchas características con la organización

orientada a proyectos, ya que tienen un director de proyecto y un equipo administrativo
dedicados a tiempo completo, sin que por ello se modifique la estructura funcional. El
director de proyecto posee autoridad plena sobre el mismo y actúa al mismo nivel que los
responsables de las áreas funcionales.
1.4.4 El administrador de proyecto y el equipo de proyecto.

ADMINISTRADORES DE PROYECTO

Cualquier organización que trate de mejorar su productividad de una manera seria y

efectiva debe ocuparse en primer lugar, de los temas relacionados con el personal, como:
la motivación, el equipo de trabajo, la selección y la formación del mismo. Antes de
comenzar con estos temas, es interesante mencionar quienes son las personas que
normalmente toman la decisión de aprobar un proyecto de software.

La revisión de propuestas para proyectos se lleva a cabo en la mayoría de las

organizaciones por los comités directivos. En general este tipo de comités está
conformado por:

1. Miembros de alto nivel administrativo: como el vicepresidente ejecutivo, o el

vicepresidente de producción.
2. Gerentes departamentales: como gerente de ventas y mercadotecnia o gerente del
departamento de crédito.
3. Gerentes técnicos: como el gerente de investigación y desarrollo o el coordinador
de control de calidad.
4. Grupo de sistemas de información: como el gerente de procesamiento de datos, o
el jefe analista de sistemas.

La selección de las personas que van a conformar el equipo de desarrollo del proyecto
implica otras habilidades por parte del administrador del proyecto que van más allá de su
capacitación técnica. Podría creerse que una sólida formación científica y tecnológica
garantiza la capacidad para coordinar y llevar a buen término un proyecto de este tipo. Sin
embargo se ha comprobado que el administrador de un proyecto requiere también de
habilidades que tienen que ver con su capacidad de establecer buenas relaciones
interpersonales y con su conocimiento de técnicas de liderazgo.

HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Muchas empresas utilizan aplicaciones que permiten un trabajo rápido, una comunicación
fluida y una descripción de las actividades más destacadas. Son los gestores de tareas.
Estas apps listas las tareas y designan a cada usuario que está involucradas en ellas.
Están las actividades por hacer, las hechas y las terminadas.

Sin embargo, una nueva generación de herramientas para la gestión y administración de

proyectos, se abre paso y revoluciona el mundo del Project Management tal y como lo
hemos conocido hasta ahora. Los directores de proyectos tenían que llevar a cabo cursos
difíciles y muy extensos para poder utilizar herramientas potentes.

Por eso, el mundo de las aplicaciones online se une al de los software de gestión de
proyectos, para obtener apps potentes que gestionan riesgos, costes, presupuestas,
forman equipos de trabajo, permiten la comunicación, planifican las actividades, calculan
los caminos críticos y las rutas óptimas para cada proyecto.
Por ello, cada vez más empresas del tamaño que sea y con independencia de la actividad
a la que pertenezcan, confían en la administración de proyectos a aplicaciones completas
y de fácil uso como Sinnaps.

1.4.5 Métodos, metodología y técnicas específicas de la administración de

proyectos

La administración de un proyecto mantiene unas fases de proyecto consideradas clave

para su ejecución con éxito.

Según el Project Management Institute (PMI), existen 5 etapas de la administración de

proyectos:

• Inicio: Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del proyecto, para
determinar su viabilidad. ¿Podremos afrontar la realización de este proyecto?
También lo podemos saber mientras realizamos un plan estimado del mismo en la
propia aplicación de gestión. Sinnaps calcula la duración mínima de tu proyecto,
según tus recursos, la duración de las actividades y la relación entre ellas. Es lo
que se conoce como la administración de proyectos con PERT (Project Evaluation
and Review Techniques), junto con CPM (Critical Path Method).

• Planeación: Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para alcanzar el

objetivo del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con herramientas que
permitan una planificación efectiva para el desarrollo de sus actividades. En esta
fase además, asignaremos responsabilidades y elaboraremos un plan de
comunicación que permita un trabajo fluido y con toda la información necesaria
para ir a un buen ritmo. La planificación no tiene por qué ser estática. De hecho,
en mercado nos exige una gestión ágil, susceptible a continuos cambios durante la
ejecución del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con planificaciones
flexibles.

• Ejecución: Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción. El equipo debe contar

con las herramientas necesarias para poder desarrollar su trabajo lo mejor posible.

• Monitoreo y control: El seguimiento continuo se hace imprescindibles cuando

hablamos de administración de proyectos. Por ello, existen técnicas como la del
Valor Ganado que hace posible un control continuo de la evolución del trabajo.
 • Cierre: ¿Están las necesidades del cliente cumplidas? ¿Hemos alcanzado el
objetivo propuesto? Ahora sólo queda tomar nota de las lecciones aprendidas y
decidir si conviene convertir este proyecto en un proceso para su re-utilización. Si
normalmente seguimos los pasos ejecutados, sus actividades y duraciones, quizás
es mejor guardarlo para implementar la misma planificación al siguiente proyecto.

Los pasos fundamentales para la administración exitosa de proyectos son:

1. Identificación de objetivos claros.

2. Selección del equipo de trabajo.
3. Identificación de los recursos disponibles y necesarios.
4. Reparto de tareas y asignación de responsabilidades.
REFERENCIAS

TAKEYAS(2015)ADMINISTRACION DE PROYECTOS. RECUPERADO EL 5 DE MARZO

DE 2019 DE www.itnuevolaredo.edu.mx/takeyas

NOTASDELCURSO(2012)ADMINISTRACIONDEPROYECTOS. RECUPERADO EL 5 DE MARZO

DE 2019 DE
http://www.cua.uam.mx/pdfs/conoce/libroselec/Notas_Admon_de_Proyectos_v2_2.pdf

Sinnaps(2018)administraciondeproyectos. Recuperado el 5 de marzo de 2019 de

https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/administracion-proyectos

http://www.ehu.eus/asignaturasKO/PM/PMBOK/tema%202Meto03.pdf