“Propuesta de mejora para

la Institución Educativa
de Galeras”

Trabajo realizado por:

MAIKEL LORENA UPARELA ARÉVALO

Dirigido por:

ANIBAL JOSÉ LOPÉZ FUNEZ

Sincelejo, Sucre septiembre de 2018.

 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................. 3
2. RESUMEN .................................................. 5
3. OBJETO ................................................... 6
3.1. Objetivos Especificos. ................................ 6
4. METODOLOGÍA .............................................. 6
5. MOTIVACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE ESTE TRABAJO DE FIN DE
CARRERA. .................................................... 7
6. HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE GALERAS .......... 8
7. ÁMBITO DE ACTUACIÓN DEL PRESENTE TRABAJO. ............... 11
8. MISIÓN Y VISIÓN. ........................................ 11
8.1. Misión ............................................... 11
8.2. Visión ............................................... 12
9. ACCIONES DEL PASANTE. ................................... 12
10. ANÁLISIS EXTERNO. ..................................... 13
11. MACROENTORNO. ......................................... 14
12. MICROENTORNO. ......................................... 16
12.1. Amenazas y Oportunidades. .......................... 17
12.2. Análisis interno. .................................. 17
12.3. Fortalezas y Debilidades. .......................... 18
13. PROPUESTA DE MEJORA ................................... 19
14. WEBGRAFÍA. ............................................ 41
1. INTRODUCCIÓN

Existe un universo de estudios científicos y no científicos

a nivel internacional, nacional y local que proponen la mejor
forma para diseñar y construir procesos que mejorarían
sustancialmente la calidad en la educación, más sin embargo
existe una profunda brecha desde los elementos
organizacionales y se deriva en elementos propios no
aplicados en la administración educativa.

Esta tendencia y preocupación descrita por los directivos,

docentes y demás actores del sistema educativo plasman
literalmente su descontento y falta de apoyo en estos
procesos tan importantes y diarios que hacen del quehacer
institucional una odisea y en algunos casos se convierte en
una experiencia macabra para los afectados.

La administración educativa se sustrae de elementos tan

precisos utilizados en la administración de empresas que
omite elementos tan elementales e infalibles en la gestión
administrativa lo que conlleva a impactar negativamente en
cada comunidad donde existe un claustro académico y como es
costumbre del argot popular estas fallas tan elementales
auspician a los habitantes a sentir la falta de abandono del
estado, sin ser en algunos casos lo que verdaderamente ocurre
y se puede corregir con la aplicación de la teoría
administrativa aplicada a la administración educativa.
Desde la perspectiva del autor del presente proyecto infiere
en la aplicación de conceptos administrativos y fusiona la
teoría administrativa en la educación, en procura de
proponer una solución asertiva y real que permita a la
Institución Educativa de Galeras mejorar sus procesos
administrativos en el contexto del desarrollo de las
pasantías realizadas.
2. RESUMEN

De acuerdo al Plan de Desarrollo del Municipio de galeras

2016 - 2019 bajo el slogan “Estamos haciendo el Cambio,
Primero La Paz” en el punto 1.4 PLANIFICACIÓN MUNICIPAL EN
EL CONTEXTO DE LA POLÍTICA PÚBLICA REGIONAL Y NACIONAL se
toma como referencia los pilares del plan nacional en el
literal 3.Educación: El plan asume la educación como el más
poderoso instrumento de igualdad social y crecimiento
económico en el largo plazo, con una visión orientada a
cerrar brechas en acceso y calidad al sistema educativo,
entre individuos, grupos poblacionales y entre regiones,
acercando al país a altos estándares internacionales y
logrando la igualdad de oportunidades para todos los
ciudadanos. Visiona a los establecimientos del municipio de
Galeras en un ideal deseado por la comunidad educativa y
futuros colegiados.

En el desarrollo de las pasantías académicas realizadas por

el autor y luego de realizar un estudio serio y organizado
se Pretende determinar que se encuentran unas fallas
administrativas, con este estudio se busca desarrollar el
planteamiento de una propuesta real que coadyuve al
mejoramiento de la conservación y manejo adecuado de los
documentos existentes de acuerdo a la Ley 594 de 2000 “la
cual establece las reglas y principios que regulan la función
archivística del estado”.
3. OBJETO

Establecer un Modelo de Gestión Documental que Permita la

Conservación, Preservación y Consulta de los Archivos de la
Institución Educativa de Galeras.

3.1. Objetivos Específicos.

Los principales objetivos que se pretenden alcanzar mediante

la realización de este trabajo se pueden resumir en los
siguientes:

 Identificar cómo se está realizando el proceso de

archivo en la Institución Educativa de Galeras.

 Analizar los procesos de archivo mediante la aplicación

de un análisis DOFA.

 Establecer una alternativa válida que les permita

realizar un proceso de archivo acorde a la normatividad
vigente.

4. METODOLOGÍA

Para la realización de este trabajo hemos tomado como línea

base de consulta los documentos de la Institución educativa
de Galeras, su estructura organizacional, manual de
funciones, P.E.I. y el plan de desarrollo 2016 -2019, la
página web, consultas con la comunidad educativa, memorias
históricas, y consultas con expertos en materia de
administración educativa. Seguiremos los siguientes pasos
para lograr obtener los resultados propuestos.

1. Conformar el equipo de mejora.

2. Elaborar el plan.
3. Identificar y seleccionar las áreas de mejora.
a). ¿Cuál es el problema?
b). ¿Por qué se está produciendo?
c). ¿Quién o qué lo está causando?

4. Detectar las principales causas raíz de cada problema o

área de mejora identificada mediante la aplicación del
análisis FODA:
F = Fortalezas institucionales
O= Oportunidades, elementos aprovechables
D= Debilidades institucionales
A= Amenazas externas o del entorno que pueden afectar la
institución

5. Aplicación del ciclo PDCA en la solución de problemas o

áreas de mejora.

6. Elaboración del informe de implementación del plan.

5. MOTIVACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE ESTE TRABAJO DE

FIN DE CARRERA.

Tener la oportunidad de realizar mis pasantías en la

Institución Educativa de Galeras específicamente en la sede
principal, se convierte no solo en una responsabilidad
educativa si no en un compromiso a título personal al cual
me veo abocada por la comunidad en la cual resido, ahora
bien tener la oportunidad de aportar a través de mis
conocimientos y ayudar a mejorar en los procesos es un reto
para mí como futura profesional el cual asumo con la mayor
responsabilidad y ganas con el único objetivo que no será
otro más que mejore y beneficie a la comunidad educativa y
por ende en la optimización de procesos en materia
administrativa.

6. HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE GALERAS

En el año 2002 a través del Decreto No. 0673 del 8 de

noviembre se dio reconocimiento de manera oficial a la
Institución Educativa de Galeras Sucre, conformada por 4
sedes de acuerdo a su ubicación geográfica y son: Sede uno
(Colegio de Bachillerato), Sede dos (Escuela urbana de niñas
y niños), Sede tres (Escuela Galilea) y Sede cuatro (Jardín
Infantil Chiquitín). Cada una de ellas de acuerdo a gestión
y apoyo posee una infraestructura en buen estado 2 salas de
informática en la sede principal y una sala en la sede Urbana
de Niñas, las demás sedes trabajan en área de informática
en cooperación.

Los docentes de acuerdo a su perfil se han ubicado en áreas

determinadas en aras de brindar una educación de calidad;
cada año presenta una demanda creciente en cuanto al número
de estudiantes y por su ubicación ingresan estudiantes de
todos los sectores del municipio, por lo tanto la educación
está cimentada en valores de convivencia como la honestidad,
el respeto, la responsabilidad, la tolerancia, la
solidaridad y el amor, apoyándolos en conocimientos
científicos y tecnológicos capaces de promover al ser humano
en forma integral.

En el año 2007 se construyeron 5 aulas con recursos

gestionados por la institución a nivel nacional y el apoyo
del municipio de Galeras.

En cuanto a las nuevas tecnologías de informática, un número

significativo de docentes de las sedes anexas recibieron una
capacitación (Diplomado en Informática), a través del
programa Computadores para Educar y en convenio con la
Universidad Industrial de Santander (UIS).

La Institución Educativa de Galeras año tras año, realiza

la semana cultural que se lleva a cabo en el mes de octubre
con la celebración del municipio de Galeras. En esta
actividad participan los entes educativos de la institución
y además se vinculas las otras instituciones educativas del
municipio y la comunidad en general, descubriendo sus
talentos y habilidades, en esta fiesta de la gran semana
cultural, científica y deportiva; resaltando los cuadros
vivos y su folclor como antesala al “Festival Folclórico de
la Algarroba”.
En cuanto al aspecto sociocultural del municipio, la gente
que lo habita es de espíritu laborioso y emprendedor, deja
entrever que aun cuando el nivel educativo de los padres de
familia en su mayoría está enmarcado dentro de la básica
primaria, hay en nuestra comunidad profesionales como
médicos, odontólogos, psicólogos, nutricionistas,
enfermeros y licenciados en diferentes áreas.

Su gente es de tradición católica, cumple con las tradiciones

de carácter religioso como la celebración de la fiesta de
nuestra patrona La Virgen Inmaculada Concepción de María,
en el mes de diciembre.

La investigación hecha sobre la realidad de nuestra

institución nos refleja que la educación va camino a la
excelencia como lo manifiestan los padres de familia que
prefieren esta institución para la educación de sus hijos,
además los resultados de las pruebas del SABER e ICFES, han
superado los niveles.

Hoy día, los cada vez más exigentes estándares

internacionales de calidad han hecho que todas las
organizaciones prestadoras de servicios en cualquier ámbito,
posean un derrotero que oriente todos sus proceso, para
alcanzar día a día su mejoramiento y ser competentes.

La institución se preocupa por mejorar sus conocimientos,

sus saberes para que los estudiantes sean capaces de
desarrollar su proyecto de vida acorde con las exigencias
de la sociedad; ofrece un ambiente de armonía para que puedan
desarrollar sus potencialidades y ser capaces de tomar
decisiones, de crear, de competir y que sean protagonistas
de sus propios conocimientos.

7.ÁMBITO DE ACTUACIÓN DEL PRESENTE TRABAJO.

Se recopila en el municipio de Galeras - Sucre y se centra

en la Institución Educativa de Galeras.

8. MISIÓN Y VISIÓN.

8.1. Misión

La Institución Educativa de Galeras forma estudiantes

integrales desde los niveles de preescolar, básica (primaria
y secundaria) media y educación para adultos, centrando la
acción en la práctica de valores personales, espirituales,
morales y socioculturales; así como en la adquisición de
conocimientos y el desarrollo de habilidades científicas,
tecnológicas, artísticas, y deportivas, necesarias para
enfrentar los retos que la sociedad actual demanda.
8.2. Visión

Para el año 2019, seremos una Institución Educativa con un

nivel de alta calidad, articulado con entidades nacionales,
con un enfoque socio-formativo, apoyados por una comunidad
educativa comprometida con el proceso de formación de
estudiantes cimentado en valores, con calidad humana,
competencias académicas, investigativas, ciudadanas y
laborales para contribuir a mejorar su calidad de vida y la
de su comunidad.

9. ACCIONES DEL PASANTE.

En el marco normativo de mi contrato laboral se estructuran

unos objetivos claros y precisos que tendremos en cuenta y
concatenarlos con el presente trabajo son los siguientes:

 Desarrollar su práctica como proceso complementario de

formación académica exigida para graduarse, en esta
oportunidad extendida en las instalaciones de la
Institución Educativa de Galeras - Sucre.

 Atender y cumplir las directrices y los procedimientos

que rijan en la Institución Educativa de Galeras - Sucre
para el manejo diligente y cuidadoso de equipos,
maquinarias y demás instrumentos, así como los
procedimientos que el proceso de capacitación, práctica,
formación extendida y extramural demandan.
 Guardar cuidadosamente toda información privada y
comercial, técnica y tecnológica que por razón de su
práctica sea reservada para la Institución Educativa de
Galeras - Sucre o pueda conocer, obligándose a no
comunicarla a terceros ni utilizarla indebidamente en su
propio beneficio o por interpuesta persona.

 Comunicar oportunamente a la Institución Educativa de

Galeras – Sucre sobre cualquier riesgo, peligro o
contingencia que pueda presentarse o haya previsto que
pueda suceder o llegue a su conocimiento por cualquier
medio.

 Aceptar las recomendaciones, sugerencias y capacitación

técnica que se le den durante su práctica.

 Cumplir con la totalidad de las jornadas diarias de

práctica que se hayan previsto.

 El estudiante debe estar afiliado como cotizante o

beneficiario a una EPS o entidad análoga.

10. ANÁLISIS EXTERNO.

Nuestro municipio es un pilar fundamental en materia de

educación actualmente existen veinte y tres establecimientos
educativos públicos y privados distribuidos de la siguiente
forma: catorce (14) centros educativos los cuales son:
CENTRO EDUCATIVO ABRE EL OJO, CENTRO EDUCATIVO DE
BARAYA,CENTRO EDUCATIVO DE BLEO, CENTRO EDUCATIVO EL CARMEN,
CENTRO EDUCATIVO JACINTO, CENTRO EDUCATIVO LA COROCERA,
CENTRO EDUCATIVO LOS ABETOS, CENTRO EDUCATIVO LOS LEONES,
CENTRO EDUCATIVO LOS MANGOS, CENTRO EDUCATIVO MATA DE
GUASIMO, CENTRO EDUCATIVO PANTANITO, CENTRO EDUCATIVO PUEBLO
NUEVO No. 2, CENTRO EDUCATIVO PUERTO FRANCO y CENTRO
EDUCATIVO SURBAN VEREDA SURBAN GALERAS adicional existen
seis (6)instituciones educativas son las siguientes:
INSTITUCION EDUCATIVA DE GALERAS, INSTITUCION EDUCATIVA
SAGRADO CORAZON DE JESUS, INSTITUCION EDUCATIVA SAN ANDRES,
INSTITUCION EDUCATIVA SAN JOSE DE RIVERA, INSTITUCION
EDUCATIVA SAN ROQUE & INSTITUCION EDUCATIVA ANTONIO NARINO
también existen tres (3) instituciones educativas de
carácter oficial ESCUELA URBANA MI NUEVO MUNDO, GIMNASIO
MODERNO SAN y JARDIN RAYITO DE LUZ.

La Institución Educativa de Galeras cuenta con 180

estudiantes de primaria y 1926 de secundaria convirtiéndose
en el establecimiento educativo con mayor número
poblacional.

11. MACROENTORNO.

Con el convencimiento que la educación agrega valor y que

es definitiva para superar las muchas carencias de un país;
Colombia necesita impulsar su progreso y su equidad, los
Planes de Mejoramiento son la acción concreta y real que nos
corresponde realizar para conseguir la educación de calidad
que necesitan los estudiantes colombianos. Ellos, con su
mejor aprendizaje y competencia, serán junto con el país,
los primeros beneficiarios de los Planes de Mejoramiento, y
los colegios con todo su personal docente, los beneficiarios
de sostenibilidad institucional.

Lo cierto es que, si Colombia logra mantener este ritmo de

crecimiento en su educación, los niños nacidos hoy tendrán
una oportunidad real de igualar el desempeño de sus
compañeros en el mundo industrializado para el 2030, año en
el cual los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las
Naciones Unidas esperan que cada estudiante se beneficie de
una educación de calidad. El éxito del sistema educativo no
será solo sobre la mejora de los estándares nacionales, sino
sobre cómo los niños del país están igualando a los niños
de todo el mundo.

Sin embargo, Colombia necesita estándares ambiciosos de

aprendizaje común que se apliquen a todos los estudiantes,
independientemente de su origen socioeconómico, el lugar
donde viven o la escuela a la que asisten. El desarrollo de
estas normas puede dar al país la oportunidad de definir los
conocimientos, las habilidades y valores necesarios para
redefinir el país.

Así mismo, todos los niños deben tener acceso a la educación

desde la edad más joven. Las profundas desigualdades
observadas por PISA para los estudiantes de colegio, así
como el acceso a la educación terciaria, demuestran que el
9% de los estudiantes de las familias más pobres están
matriculados en la educación universitaria, comparado con
el 53% de los estudiantes de las familias más ricas. Es así
como empezar a dar acceso a la educación desde la primera
infancia en los niños más desfavorecidos y asegurar que todos
los niños comiencen la escuela a la edad de cinco años son
dos de las maneras más efectivas para que Colombia pueda
cerrar la brecha de oportunidades educativas.

12. MICROENTORNO.

Una de las tareas más importantes de la administración del

municipio de Galeras consiste en el fortalecimiento
institucional, impactando positivamente en cada uno de los
establecimientos educativos con programas que beneficien a
toda la comunidad educativa, esta acción se puede lograr
mediante el accionar individual de cada establecimiento
educativo, empoderado de gestión administrativa directa en
sus procesos. Es por ello por lo que la Institución Educativa
de Galeras permite la intervención de los profesionales en
formación, quienes desde su visión holística coadyuvan a
mejorar los procesos.
12.1. Amenazas y Oportunidades.

Amenazas
No existe salvamento del
fondo documental.
Falta organización física
de los archivos de gestión,
central e histórico.
No existe clasificación de
series y subseries
documentales de cada
sección y subsección.
Carencia de rotulación y
conservación de los fondos
documentales.
Oportunidades
Adoptar políticas del buen
manejo documental.
Adquirir mobiliarios
destinados a la
conservación de documentos.
Diseñar procesos que
permitan acceder a la
información de manera ágil.
Implementación de una
cadena de conservación
documental.

12.2. Análisis interno.

Los documentos de una Entidad, por su propia naturaleza, son

soportes legales para la gestión institucional; son parte
legitima y necesaria para el funcionamiento; constituyen una
herramienta indispensable para la administración; son
testimonios de los hechos y las obras; documentan las
personas, los derechos y las instituciones; favorecen la
acumulación de los elementos necesarios para la comunicación
de las ideas y la continuidad de los pueblos. Como centros
de información institucional contribuye a la eficacia.
Es por tal motivo que la gestión documental toma un nuevo
significado para las Entidades, pues se debe ejercer un control
permanente sobre el ciclo vital de los documentos, los cuales
expresan, testimonio y dejan constancia de algún hecho; además
se constituyen en una herramienta indispensable para la gestión
social y administrativa, se convierte en testimonio de los
hechos y las obras y facilita la eficacia de ellas.

Esta falta de control no permite llevar estadísticas ni índices

de gestión, ni herramientas necesarias en la actualidad para
medir la productividad y eficiencia en la administración de
los recursos públicos.

12.3. Fortalezas y Debilidades.

Fortalezas
Infraestructura educativa
moderna.
Personal con capacidad para
aprehender.
Inventario de equipos y
elementos digitales
existentes.
Existencia de documentos
oficiales en cantidad.
Debilidades
Falta de un repositorio
documental físico y digital.
Falta de gestión
administrativa.
No existe un programa de
capacitación en temas de
archivo.
Falta de ruta archivística
definida.
 13. PROPUESTA DE MEJORA
Para el desarrollo de la propuesta de mejora se seguirán
las indicaciones contenidas en la metodología.

 CONFORMAR EL EQUIPO DE MEJORA. Este equipo está

integrado principalmente por mí persona y los
auxiliares que laboran en la oficina de cultura del
municipio de Tuchín – Córdoba.

 ELABORAR EL PLAN. Se realizará de acuerdo al cronograma

expresado en semanas de cinco días laborados y ocho
horas diarias para un total de 200 horas, a
continuación, lo exponemos:

SEMANAS
No. ACTIVIDADES RESULTADOS ESPERADOS
1 2 3 4 5

Desarrollar su práctica como proceso Cumplir con los

complementario de formación académica exigida términos establecidos
1 para graduarse, en esta oportunidad extendida en X X X X X en tiempo
las instalaciones de la Institución Educativa de establecidos por la
Galeras - Sucre. CUN.

Atender y cumplir las directrices y los

procedimientos que rijan en la Institución Cumplir con las
Educativa de Galeras - Sucre para el manejo recomendaciones
2 diligente y cuidadoso de equipos, maquinarias y X X X X X suscitadas para la
demás instrumentos, así como los procedimientos realización de las
que el proceso de capacitación, práctica, prácticas.
formación extendida y extramural demandan.
Guardar cuidadosamente toda información privada
En todo momento
y comercial, técnica y tecnológica que por razón
cumplir con el
de su práctica sea reservada para la Institución
principio
3 Educativa de Galeras - Sucre o pueda conocer, X X X X X
constitucional de
obligándose a no comunicarla a terceros ni
privacidad de la
utilizarla indebidamente en su propio beneficio
información.
o por interpuesta persona.
Comunicar oportunamente a la Institución
Lograr ser un agente
Educativa de Galeras – Sucre sobre cualquier
de apoyo
4 riesgo, peligro o contingencia que pueda X X X X X
administrativo en
presentarse o haya previsto que pueda suceder o
materia general.
llegue a su conocimiento por cualquier medio.
Aceptar las recomendaciones, sugerencias y
Aplicar las
5 capacitación técnica que se le den durante su X X X X X
capacitaciones.
práctica.
Cumplir con la totalidad de las jornadas diarias Puntualidad en los
6 X X X X X
de práctica que se hayan previsto. horarios.

Desarrollar el
El estudiante debe estar afiliado como cotizante
7 X X X X X proceso de prácticas
o beneficiario a una EPS o entidad análoga.
acorde.
  IDENTIFICAR Y SELECCIONAR LAS ÁREAS DE MEJORA. En este
trabajo se pretende crear una propuesta que permita
ofrecer una metodologías y técnicas básicas que permitan
el salvamento de los documentos almacenados en malas
condiciones que causan deterioro de los materiales de
archivos y técnicas de conservación preventiva.

 ¿CUÁL ES EL PROBLEMA? La Institución Educativa de Galeras

en su sistema administrativo no cuenta con un protocolo
documental de archivo definido.

 ¿POR QUÉ SE ESTÁ PRODUCIENDO? Por qué en la Institución

Educativa de Galeras no cuenta con un espacio destinado
exclusivamente para el proceso de archivo.

 ¿QUIÉN O QUÉ LO ESTÁ CAUSANDO? La falta de voluntad y

gestión administrativa.

 DETECTAR LAS PRINCIPALES CAUSAS RAÍZ DE CADA PROBLEMA O

ÁREA DE MEJORA IDENTIFICADA MEDIANTE LA APLICACIÓN DEL
ANÁLISIS FODA:

Amenazas
No existe salvamento del fondo documental.
Falta organización física de los archivos de
gestión, central e histórico.
No existe clasificación de series y subseries
documentales de cada sección y subsección.
Carencia de rotulación y conservación de los
fondos documentales.
Fortalezas
Infraestructura educativa moderna.
Oportunidades
Adoptar políticas del buen manejo documental.
Adquirir mobiliarios destinados a la
conservación de documentos.
Diseñar procesos que permitan acceder a la
información de manera ágil.
Implementación de una cadena de conservación
documental.
Debilidades
Falta de un repositorio documental físico y
digital.

Personal con capacidad para aprehender. Falta de gestión administrativa.

Inventario de equipos y elementos digitales No existe un programa de capacitación en temas
existentes. de archivo.
Existencia de documentos oficiales en cantidad. Falta de ruta archivística definida.

 APLICACIÓN DEL CICLO PDCA EN LA SOLUCIÓN DE

PROBLEMAS O ÁREAS DE MEJORA.

En virtud del desarrollo del presente trabajo se pretende

diseñar una estrategia que se ajuste a la problemática
existente en la Institución Educativa de Galeras en la cual
estoy realizando mis prácticas como profesional en
Administración de Empresas, esto me ha permitido consolidar
una propuesta de mejora que a continuación pongo a
consideración:

“PROPUESTA: PARA LA ORGANIZACIÓN FISICA,

CAPACITACIÓN Y ADECUACION EN LA IMPLEMENTACION DEL
SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL DE GESTION E HISTORICO EN
LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE GALERAS”.

La presente propuesta se propone realizar en tres items

específicos los cuales contienen las estrategias y acciones
necesarias para mitigar la problemática existente estos son:

1. CAPACITACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACION

DEL SISTEMA DE ARCHIVO EN LA I.E. de GALERAS.
 2. SALVAMENTO DEL FONDO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL
E HISTORICO.

3. LA CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E

HISTORICO.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE MEJORA:

ITMES No.1. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE ARCHIVO

JUSTIFICACIÓN

En desarrollo de las funciones de las políticas archivísticas,

con la finalidad de brindar pautas generales que permitan, a
la institución y a los administradores de documentos, poder
establecer un sistema de clasificación coherente con los
principios archivísticos. Se aborda así un proceso tendiente a
lograr la correcta organización de los documentos de archivo.

No hay que olvidar que los documentos, y con ellos la

información que contienen, siguen los flujos derivados del
procedimiento administrativo y su interpretación ha de ofrecer
la organización plasmada en un esquema de clasificación. Esta
permite establecer las agrupaciones documentales en torno a
las cuales se reúne la documentación producida y conservada en
las instituciones. Igualmente facilita la codificación de las
series y subseries documentales producidas en los archivos en
desarrollo de funciones específicas asignadas a cada
dependencia.
Con el fin de facilitar que cada entidad establezca su sistema
de clasificación documental, en el texto de esta propuesta se
desarrollan los fundamentos basados en la aplicación de los
principios archivísticos que los rigen. Así mismo, se señalan
los pasos metodológicos para llevar a cabo el proceso de la
clasificación, con miras a la recuperación técnica de los
documentos, a partir de la reconstrucción de la estructura
orgánica de la entidad.

Los documentos de una Entidad, por su propia naturaleza, son

soportes legales para la gestión Empresarial; son parte
legitima y necesaria para el funcionamiento; constituyen una
herramienta indispensable para la administración; son
testimonios de los hechos y las obras; documentan las personas,
los derechos y las instituciones; favorecen la acumulación de
los elementos necesarios para la comunicación de las ideas y
la continuidad de los pueblos. Como centros de información
institucional contribuye a la eficacia

Es por tal motivo que la gestión documental toma un nuevo

significado para las Entidades, pues se debe ejercer un control
permanente sobre el ciclo vital de los documentos, los cuales
expresan, testimonio y dejan constancia de algún hacho; además
se constituyen en una herramienta indispensable para la gestión
social y administrativa, se convierte en testimonio de los
hechos y las obras y facilita la eficacia de ellas.

Esta falta de control no permite llevar estadísticas ni índices

de gestión, ni herramientas necesarias en la actualidad para
medir la productividad y eficiencia en la administración de
los recursos públicos.

MARCO CONCEPTUAL

No puede ser un sitio más de depósito de viejos papeles. Debe

ser el lugar en que queda documentada la historia de la Entidad.
y cuya misión debe ser la de dar a todos los habitantes del
país acceso a ella y a la cultura que produjo. Tal misión se
cumple por el camino de recoger, preservar y poner a
disposición del público interesado los diversos documentos de
relevancia (independientemente del soporte o medio en que
estén). También es parte de la función de un archivo moderno
facilitar a los entes administrativos el manejo de la
información.

Acorde con las necesidades de actualización, modernización del

manejo de la información, de su función social y de los
propósitos de sus programas se pretende elaborar sus Tablas de
Retención Documental, como parte de un programa institucional,
orientado a la organización de sus archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma

y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación

en trámite en busca de solución a asuntos iniciados, sometida
a continua utilización y consulta administrativa por las
dependencias u otras que lo soliciten. Es el archivo de las
oficinas productoras.

Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan los

documentos transferidos, una vez terminado su trámite y tiempo
de retención en los diferentes archivos de gestión de la
Entidad, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta
por las propias dependencias y los particulares en general.

Documento: Información y su medio de soporte.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de

documentos o registros generados orgánica y funcionalmente por
un proceso, por lo general se refiere a un mismo asunto.

Folio: Es la hoja de un libro, de un cuaderno o de un

expediente.

Foliación: Operación que consiste en enumerar consecutivamente

los folios de una carpeta o expediente, únicamente por el recto
del folio.

Folio-recto: Primera cara de un folio.

Folio-verso o vuelto: Segunda cara de un folio.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos. La tabla de retención documental también define el
destino del documento al finalizar su vigencia administrativa
legal o fiscal.

Serie documental: Conjunto de tipos documentales de estructura

y contenido homogéneos, emanados por un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.

Unidad documental Es la pieza mínima que reúne todas las

características necesarias para ser considerada como
documento. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un solo documento, y compleja cuando le
componen varios, dando lugar al expediente. Puede ser unidad
documental un acta, un oficio, un informe, un expediente, etc.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Oficio,
Acta, Resolución, Informe, Memorando, entre otros.

Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos

que han perdido su valor primario y que no reúnen las
características para ser valorados como poseedores de valores
secundarios.
Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no
está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención
Documental, las eliminaciones documentales corresponderán
entonces a la aplicación misma de la TRD.

Así mismo para las transferencias secundarias se aplicarán las

modalidades de muestreo descritas a continuación:

Muestreo: Muestreo Aleatorio: Cuando la muestra se toma al azar

y no depende de pautas o períodos. Se parte del supuesto de
que cualquier unidad de la serie tiene todas las posibilidades
de representar a la serie. Mientras más homogénea sea la base
menor ha de ser la muestra.

Muestreo Sistemático: Cuando la muestra depende del criterio o

establecimiento de una pauta predeterminada de selección
(geográfico, alfabético, sociológico, etc.).

Muestreo cronológico: Consiste en tomar como criterio

especifico la fecha de los documentos, así: el día tal, el mes
tal, etc. y eliminar los demás de la serie. Muestreo por polos
de interés: Consiste en seleccionar de la población de muestra
aquellos documentos que tienen un interés particular para la
entidad.
 MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas

proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad

personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe
respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho
a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se

respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la
Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son

inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas
mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
que establezca la ley.

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de

expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar
y recibir

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones

respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o
particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales”.
Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza,
aprendizaje, investigación y cátedra”.

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales,

las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de
resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás
bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles
e inembargables.

Artículo 70.” El Estado tiene el deber de promover y fomentar

el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de
oportunidades, por medio de la educación permanente y la
enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas
las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.

Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión

artística son libres. Los planes de desarrollo económico y
social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la
cultura...”.

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la

protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros
bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e
imprescriptibles.

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a

los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Artículo 95. “Toda persona está obligada a cumplir la

Constitución y las leyes.
Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la
ejecutiva y la judicial.

Leyes:

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de

ética médica. Artículos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de
las historias clínicas.

Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor.

Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a

preservar la moralidad en la administración pública y se fijan
disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en
archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.

Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos,
electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración
de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,
cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia
de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el

acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico
y las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General

de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único Artículo 34 1.

DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes
contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho
Internacional Humanitario, los demás ratificados por el
Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos
distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los
reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones
judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los
contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por
funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de
los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o
administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está
prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y
oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los
particulares o a solicitudes de las autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a
quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o
dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus
funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes,
documentos o archivos a personas no autorizadas.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico
del Sistema Financiera. Artículo 22. Sobre administración y
conservación de los archivos de las entidades financieras
públicas en liquidación.

Ley 962 de 2005. Ley anti-trámites

Normas Técnicas:

NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos

de archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.

NTC 5238: Norma sobre reprografía.

NTC 5421: Micrografía medición de densidad de microfilm

Decretos:

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la

emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos
pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y
1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes
de la Ley 100 de 1993. Artículo 47. Archivos laborales
informáticos.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso

de la factura electrónica.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema
Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas
a los Archivos Privados.

Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y

conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos.

Decreto 2274 de 1988. Inventario del patrimonio documental y

facultad de inspección de archivos, artículos del 1 al 5.

Decreto 1798 de 1990. Conservación de libros y papeles de los

comerciantes, artículos 31 al 33.

Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la

utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar
los archivos de los comerciantes.

Decreto 2649 de 1993. Estatuto contable, artículos 123 y 134.

Decreto 855 de 1994. Contratación pública, articulo 3.

Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención documental y

transferencias al archivo general de la nación, por entidades
del orden nacional, del sector central de la rama ejecutiva.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos

originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias
o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder;
prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías
para el archivo documental por parte de los particulares.
autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y
transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).

Decreto 1748 de 1995. Archivos laborales informáticos.

(Artículos 1, 47, 49 y 62).

Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores.

(art. 9 información laboral empleados).

Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratación Ley

80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras
disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.

Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día

Nacional de los Archivos en Colombia.

Acuerdos:

Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prórroga el plazo establecido

en el Decreto 1382 de 1995, para la presentación de las tablas
de retención por parte de los organismos nacionales

Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos básicos para la

organización de fondos acumulados.

Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el

Reglamento General de Archivos.

Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y

organización de documentos.
Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política
archivística y se dictan disposiciones para el manejo de los
archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el Estatuto Interno

del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organización

de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos
21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7

“Conservación de documentos...” del Reglamento General de
Archivos sobre conservación preventiva, conservación y
restauración documental.

Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7

“Conservación de Documentos...”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados
a archivos”

Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artículo 49 del título VII

“Conservación de documentos...”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de
archivos y situaciones de riesgo”

Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artículo 45 “Requisitos para

la Consulta”, del capítulo 5 “Acceso a los documentos de
archivo”, del Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas

Resoluciones:

Resolución 1995 DE 1999 Establece normas para el manejo de la

Histórica Clínica (Expedida por el Ministerio de Salud)

Resolución 081 DE 2001 Adopta el Programa de Gestión Documental

y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención
Documental del AGN.

Resolución 019 DE 2003 Reglamenta la Gestión de Documentos del

Sistema Nacional de Archivos, creado por la Resolución 049 del
16 de febrero de 1998. Adopta el Programa de Gestión Documental
y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención
Documental del AGN.

Circulares:

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la

legislación básica sobre archivos en Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para

implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Circular 01 de 2003 Organización y conservación de los

documentos de archivo.

Circular 04 de 2003, Organización de Historias Laborales.

Circular 01 de 2004, inventario de documentos a eliminar.

Circular 012 de 2004, Orientaciones para el complimiento de la

circular 04 de 2003.

Circular 02 DE 1997 Parámetros a tener en cuenta para

implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Circular 01 DE 1998 Creación y desarrollo del Archivo General

del Municipio.

Circular 01 DE 2001 Elaboración y adopción de Tablas de

Retención Documental.

ITMES No.2. SALVAMENTO DEL FONDO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION,

CENTRAL E HISTORICO

OBJETIVO

Ofrecer metodologías y técnicas básicas que permitan el

salvamento de los documentos almacenados en malas condiciones,
causas de deterioro de los materiales de archivos y técnicas
de conservación preventiva.

Sensibilizar a los participantes sobre los valores del

patrimonio documental.
TEMÁTICAS PARA TRABAJAR

 Presentación y ambientación del taller

 Estado de los depósitos y los documentos
 Establecimiento de metas a lograr en el desarrollo del
proyecto
 Como convertir un depósito de documentos en un archivo
legible, ordenado y consultable
 Cómo nacen y crecen los archivos
 Posibles hallazgos en los depósitos
 Protección para ingresar a esos lugares
 Archivos administrativos y archivos históricos
 Cómo iniciar el rescate.
 El origen del documento, la clave para el primer paso.
 Cómo distinguir la oficina productora
 Técnicas generales sobre limpieza y conservación.
 Causas de deterioro: Agentes físicos, mecánicos, químicos,
biológicos y manipulación.
 Como avanzar en el recate hasta recuperar todo el fondo.
 El concepto de Fondo en archivística.
 Separación de todos los fondos documentales. de todo el
material que no pertenecen al archivo.
 Análisis final del salvamento del fondo documental
 ITMES No.3. EL INICIO DE LA CLASIFICACIÓN

OBJETIVO

Brindar técnicas básicas sobre clasificación de archivos para

agrupar las series documentales de cada sección.

TEMÁTICAS POR TRABAJAR

 Los documentos de archivo. Clases de documentos, formato y

forma, el origen funcional de los documentos.
 La organización de las secciones y subsecciones, como
agrupar los documentos para formarlas.
 El concepto de serie documental. Cómo distinguirla.
 Organización de las fórmulas medicas por orden cronológico
 Foliación de documentos
 El proceso de ordenación
 Instalación y almacenamiento de documentos
 Rotulación y señalización en el archivo.
 CONCLUSIÓN

En la aplicación de los conocimientos adquiridos en mi

formación como administradora de empresas, y aplicarlas en
el sector público permite desarrollar conocimientos
adquiridos en el aula de clases, lo que me conlleva a ser
cada día más dinámica en mí proceso de aprendizaje.

Si bien es cierto identificar las falencias que existen a

diario en cada institución educativa nos permite inferir en
las múltiples acciones y teorías existentes en la
administración de empresas, generando un proceso de
desarrollo cognitivo en profesionales en formación como mi
persona.

La experiencia de carácter significativo obtenida por mí

persona, se concibe como un elemento más a mi proceso de
formación integral como administrador de empresas.

Ahora bien, esperamos que esta propuesta sea tenida en cuenta

por la administración de la institución educativa y se pueda
mitigar la problemática que a mí criterio existe.
 14. WEBGRAFÍA.

https://www.google.com.co/search?ei=TC2wW6O7Nof2zgLpsKvACg&q=
ley+de+archivo+en+colombia+2108&oq=ley+de+archivo+en+colombia
+2108&gs_l=psy-
ab.3..33i160k1l2.1633.2570.0.3232.5.5.0.0.0.0.182.612.0j4.4.0
....0...1c.1.64.psy-
ab..1.4.610...0j35i39k1j0i22i30k1.0.LrvG9wC0v94

http://www.archivogeneral.gov.co/Acuerdo-Ley-General-de-
Archivos-para-el-Sistema-Nacional-de-Depuraci%C3%B3n-de-
Datos-y-Archivos-de-Inteligencia-y-Contrainteligencia

http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/LEY%201882%2
0DEL%2015%20DE%20ENERO%20DE%202018.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdo-ley-general-de-
archivos-para-el-sistema-nacional-de-depuracion-de-datos-y-
archivos-de

https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-1285758

http://www.unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/colombia/colo
mbia_ley_594_04_07_2000_spa_orof.pdf

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
15049_documento.pdf