MC 001 ENA 2da - v12 - 04jul2017

MANUAL DE CERTIFICACIÓN
CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:

02
1/74
MC-001-SA/ENA/001 FEC. APROB:
RESOLUCIÓN DIRECTORAL N° - 2017/AGN/ENA
SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

DE LA ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS
SEGUNDA VERSIÓN
PRIMERA VERSIONSOLUCION SECRETARIAL N° -2014/SGEN/ENA

DE LA ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS MC-001-SA/ENA/001
ÍNDICE
I. OBJETIVO
II. CAMPO DE APLICACIÓN
III. BASE LEGAL
IV. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
V. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
VI. ESQUEMA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
VII. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES
VIII. DESCRIPCIÓN GENERAL OTROS RUBROS NECESARIOS
IX. VIGENCIA
X. APROBACIÓN
XI. ANEXOS
ANEXO N° 01: DECLARACIÓN JURADA DE CONFIDENCIALIDAD E
INTEGRIDAD
ANEXO N° 02: ACTA DE APERTURA
ANEXO N° 03: ACTA DE CIERRE
ANEXO N° 04: ACTA DE CONFORMIDAD
ANEXO N° 05: TESTIMONIO
ANEXO N° 06: ACTA DE ENTREGA
ANEXO N° 07: PLAN DE PRODUCCIÓN
ANEXO N° 08: REPORTE DE PRODUCCIÓN
ANEXO N° 09: REGISTRO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ANEXO N° 10: REGISTRO DE LA TARJETA DE RESOLUCIÓN
ANEXO N° 11: BITÁCORA DE INCIDENTES
ANEXO N° 12: SOLICITUD DE REPROCESOS
ANEXO N° 13: LISTA DE VERIFICACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD
ANEXO N° 14: LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA GENERACIÓN DE
MEDIOS PORTADORES
ANEXO N° 15: LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EL VACIADO DE
INFORMACIÓN
ANEXO N° 16: LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS EN MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
ANEXO N° 17: ROTULADO DEL MEDIO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
SEGUNDA VERSIÓN
RESOLUCIÓN DIRECTORAL N° - 2017/AGN/ENA 2
ANEXO N° 18: GLOSARIO DE TÉRMINOS

ANEXO N° 19: HOJA DE INFORMACIÓN GENERAL
ANEXO N° 20: CONTROL DE CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSIÓN
ANTERIOR
SEGUNDA VERSIÓN
I. OBJETIVO
El presente manual describe la organización y las especificaciones técnicas que
norman el sistema de producción de microformas con valor legal de los documentos
de archivo de la Secretaría Académica de la Dirección Nacional de la Escuela
Nacional de Archiveros, mediante el uso de las tecnologías de avanzada en
materias de registro, digitalización, y grabación de archivos conforme a lo dispuesto
en el Decreto Legislativo N° 681 y la Norma Técnica Peruana NTP-392.030-2:2015.
II. CAMPO DE APLICACIÓN

Comprende las especificaciones técnicas para la obtención de microformas a partir
de documentos de archivo original de propiedad de la Secretaría Académica de la
Dirección Nacional de la Escuela Nacional de Archiveros, otras dependencias
autorizadas y de terceros contenidos en:
a. Documentos en soporte papel.
b. Documentos electrónicos con firma digital generados a partir de certificados
digitales que se encuentran acreditado en el marco de la Infraestructura Oficial
de Firma Electrónica y en el Directorio del ENA, soportados en discos ópticos y/u
otros medios portadores similares que lo contengan.
c. Microformas con valor legal.
En cuanto a los hipervínculos de los documentos electrónicos que sean recibidos,
estos no serán considerados como parte del documento.
Exclusiones
El sistema de producción de microformas para la Secretaría Académica de la
Dirección Nacional de la Escuela Nacional de Archiveros, descrito en el presente
manual no incluye los siguientes requisitos establecidos en la NTP 392.030-2:2015:
a. 5.3.3 Las empresas especializadas que brinden los servicios de producción, o de

almacenamiento de microformas o ambos servicios,
b. 5.6 Contratación de servicios de producción.
c. 5.8 Servicio de intermediación digital en la producción de microformas.
d. 6.1.5.c Preparar los documentos siguiendo los lineamientos de la norma ISO/TR
13028 o de ser el caso conforme a la ISO 10196* o normas propias de la
organización,
e. 6.1.5.d Definir el software y hardware que intervienen en la generación.
f. 6.2.3 En caso que los documentos de archivo sean imágenes en movimiento, y/o
que incluyen sonidos, la organización debe proporcionar las especificaciones o
requisitos aplicables a los patrones de referencia y disponer de los medios para
verificar la calidad de los mismos.
g. 6.3.4 Para el caso de los servicios de intermediación digital se debe identificar
tanto las entidades acreditadas por la autoridad administrativa competente, así
como las personas que intervienen, conforme a las disposiciones legales y
SEGUNDA VERSIÓN
reglamentarias vigentes, indicando el alcance de sus responsabilidades relativas

a la(s) clase(s) de documento(s) que le corresponde procesar.
h. 6.4.6 En la transmisión de documentos de archivo, el responsable integral del
sistema informático de la organización que administra la línea de producción de
microformas, o quien este delegue, debe aprobar y asegurar la aplicación de
políticas, procedimientos o mecanismos de seguridad de la información
establecidos por la organización para proteger la integridad, confidencialidad y
disponibilidad de la misma, así como de las estaciones de trabajo o el módulo
desde el cual se transmiten los documentos de archivo, del mismo modo de las
estaciones de trabajo o módulos de las entidades receptoras autorizadas,
incluyendo la vigencia de los certificados de las firmas digitales aplicables.
i. 6.4.7 En el caso de archivos electrónicos que contengan enlaces o direcciones
electrónicas que forman parte de la integridad de la información de los
documentos de archivo,
j. 6.4.8 La organización debe establecer y mantener actualizado un registro de los
datos del remitente, la pertenencia del documento de archivo, la procedencia, la
cantidad y formatos de los documentos de archivo, la fecha de preparación,
identificación del responsable de la preparación y observaciones respecto a la
integridad.
k. 6.5.3 Para el caso de los documentos de archivo generados en formato
electrónico u obtenidos directamente de la red privada o pública, en las
estaciones de emisión/recepción, la organización, utilizando la imagen
digitalizada del patrón de resolución debe definir, especificar y configurar,
l. 6.7.4 En caso que la organización desarrolle el software o aplicativos empleados
en algún proceso de la producción de microformas este debe evaluarse de
acuerdo con los lineamientos de la norma ISO/IEC 25021.
m. 6.7.5 En caso de cambio o actualización de las versiones del software aplicado
en la producción de microformas de una línea de producción, la organización
debe conservar las versiones correspondientes por un período establecido por
las disposiciones contenidas en las leyes o reglamentos aplicables, los términos
contractuales o por la propia organización, como parte de las contingencias en
previsión de reprocesamientos.
n. 6.18 Intermediación digital.
o. 6.20 Transmisión telemática.
III. BASE LEGAL

3.1 Constitución Política del Perú de 1993, del 30 de diciembre de 1993.
3.2 Ley N° 26612, modifican el Decreto Legislativo N° 681, mediante el cual se
regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos
e información, del 21 de mayo de 1996.
3.3 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, del 10 de Junio de1991.
3.4 Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, del 28 de mayo de 2000.
3.5 Ley N° 27310, Ley que modifica el artículo 11 de la Ley N° 27269, del 17 de
Julio del 2000.
3.6 Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, del 11 de abril de
2001 y sus modificatorias.
SEGUNDA VERSIÓN
3.7 Ley N° 28044, Ley General de Educación, del 28 de Julio del 2003.
3.8 Ley N° 28186, Ley que establece los alcances del Decreto Legislativo N° 681
mediante el cual se regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de
archivo de documentos e información, del 05 de marzo de 2004.
3.9 Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, del 18 de
abril de 2006.
3.10 Ley N° 28740, Ley del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y
Certificación de la Calidad Educativa, del 23 de Mayo del 2006.
3.11 Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, del 20 de Diciembre del
2007.
3.12 Ley N° 29394, Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior, del 31 de
Julio de 2009.
3.13 Ley N° 29565, Ley de Creación del Ministerio de Cultura, del 22 de Julio de
2010.
3.14 Ley N° 29571, Código de Protección y Defensa del Consumidor, del 02 de
setiembre de 2010.
3.15 Decreto Legislativo N° 120, Ley del Archivo General de la Nación, del 12 de
Junio de 1981.
3.16 Decreto Legislativo N° 681, dictan normas que regulan el uso de tecnologías
avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto
de la elaborada en forma convencional como la producida por procedimientos
informáticos en computadoras, del 14 de octubre de 1991.
3.17 Decreto Legislativo N° 827, amplía los alcances del Decreto Legislativo Nº
681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos
oficiales, del 05 de junio de 1996.
3.18 Decreto Legislativo N° 882, Ley de Promoción de la Inversión en la
Educación, del 8 de Noviembre de 1996.
3.19 Decreto Ley N° 25762, Ley Orgánica del Ministerio de Educación, del 1 de
Octubre de 1992.
3.20 Decreto Supremo N° 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N°
25323, sobre la creación del Sistema Nacional de Archivos, del 26 de Junio
de 1992.
3.21 Decreto Supremo N° 009-92-JUS, aprueba el Reglamento del Decreto
Legislativo N° 681, sobre el uso de tecnologías de avanzada en materia de
archivos de las empresas, del 27 de junio de 1992.
3.22 Decreto Supremo N° 001-2000-JUS, aprueba el Reglamento sobre la
aplicación de normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en
materia de archivo de documentos e información a entidades públicas y
privadas, del 26 de marzo del 2000.
3.23 Decreto Supremo N° 016-2004-ED, aprueba el Texto Único de
Procedimientos Administrativos – TUPA del Ministerio de Educación, del 5 de
Octubre del 2004.
3.24 Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley N°
27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales, del 19 de julio de 2008.
3.25 Decreto Supremo N° 004-2010-ED, aprueba el Reglamento de la Ley N°
29394, Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior, del 25 de Enero
SEGUNDA VERSIÓN
del 2010.
3.26 Decreto Supremo N° 011-2011-PCM, aprueba el Reglamento del Libro de
Reclamaciones del Código de Protección y Defensa del Consumidor’, del 19
de febrero de 2011.
3.27 Decreto Supremo N° 070-2011-PCM, modifica el Reglamento de la Ley N°
27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales, y establece normas aplicables
al procedimiento registral en virtud del Decreto Legislativo N° 681 y
ampliatorias, del 27 de julio de 2011.
3.28 Decreto Supremo N° 105-2012-PCM, establece disposiciones para facilitar la
puesta en marcha de la firma digital y modifica el Decreto Supremo N° 052-
2008-PCM, del 21 de octubre de 2012.
3.29 Decreto Supremo N° 006-2014-PCM, modifica el Reglamento del Libro de
Reclamaciones del Código de Protección y Defensa del Consumidor
aprobado por Decreto Supremo N° 011-2011-PCM, del 23 de enero de 2014.
3.30 Decreto Supremo N° 026-2016-PCM, Aprueban medidas para el
fortalecimiento de la Infraestructura Oficial de firma electrónica y la
implementación progresiva de la firma digital en el Sector Público y Privado,
del 29 de abril de 2016.
3.31 Resolución Ministerial N° 197-93-JUS, aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del Archivo General de la Nación, del 15 de Abril de
1993.
3.32 Resolución Ministerial N° 0023-2010-ED, aprueba el Plan de Adecuación de
los actuales Institutos y Escuelas de Educación Superior a la Ley N° 29394,
Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior, del 13 de Febrero del
2010.
3.33 Resolución Ministerial N° 0025-2010-ED, Normas para la Organización y
Ejecución del Proceso de Admisión a los Institutos y Escuelas de Educación
Superior Tecnológica, del 11 de Febrero de 2010.
3.34 Resolución Viceministerial N° 069-2015-MINEDU, aprueban el Diseño
Curricular Básico Nacional de la Educación Superior Tecnológica, del 2 de
Noviembre de 2015.
3.35 Resolución Viceministerial N° 073-2015-MINEDU, aprueba la norma
Técnica para la Creación y Autorización de Funcionamiento de Institutos y
Escuelas de Educación Superior Privados y Público y Autorización de Nuevas
Carreras, del 6 de Noviembre de 2015.
3.36 Resolución N° 001-2007/INDECOPI-CRT, aprueba la Norma Técnica
Peruana NTP ISO/IEC 17799:2007 “EDI. Tecnología de la Información.
Código de Buenas Prácticas para la gestión de la seguridad de la
información”, segunda edición, del 22 de enero de 2007.
3.37 Resolución N° 047-2009/INDECOPI-CNB, aprueba la Norma Técnica
Peruana NTP-ISO 2859-1:2009: “Procedimientos de Muestreo para
Inspección por Atributos. Parte 1: Esquemas de muestreo clasificados por
límite de calidad aceptable (LCA) para Inspección Lote por Lote”, tercera
edición, del 29 de octubre de 2009.
3.38 Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG, aprueba Normas de
Control Interno, del 03 de noviembre de 2006
3.39 Resolución Directoral N° 016-2015-INACAL/DN, aprueba la NTP 392.030-
2:2015 MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran
SEGUNDA VERSIÓN
sistemas de producción y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo

electrónico. 3ª Edición, que reemplaza a la NTP 392.030-2:2015, del 31 de
diciembre de 2015.
3.40 Resolución Directoral N° 039-2016-INACAL/DN, aprueba la NTP-ISO 12653-
1:2016 Imágenes electrónicas. Plantilla de prueba para digitalización en blanco y
negro de documentos de oficina. Parte 1: Características. 1ª Edición.
3.41 Resolución Directoral N° 039-2016-INACAL/DN, aprueba la NTP-ISO
3334:2016 Micrografía. Plantilla de prueba de resolución ISO N° 2.
Descripción y uso. 2ª Edición.
3.42 Resolución Directoral N° 009-201-INACAL/DN, aprueba la NTP-ISO 12653-
2:2017 Imágenes electrónicas. Plantilla de prueba para el escaneado en blanco y
negro de documentos de oficina. Parte 2: Método de uso. 1ª Edición.
3.43 Resolución Directoral N° 073-85-AGN-J, aprueba las Normas Generales del
Sistema Nacional de Archivos del Sector Público Nacional, del 11 de junio de
1985.
3.44 Resolución Directoral N° 173-86-AGN-J, aprueba la Directiva N° 004/86-
AGN-DGAI “Normas para la formulación del Programa de Control de
Documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional”, del
18 de noviembre de 1986.
3.45 Resolución Directoral N° 091-2016-AGN-J, aprueba el Estatuto de la
Escuela Nacional de Archiveros del Archivo General de la Nación, del 13 de
Mayo de 2016.
3.46 Resolución Jefatural N° 091-2017-AGN/J, aprueba el uso de microformas
sobre los documentos procesados en la Secretaría Académica de la Escuela
Nacional de Archiveros del 06 de Junio de 2017.
3.47 Resolución Jefatural N° 098-2017-AGN/J, conformar los comités del
Sistema de la Línea de Producción de Microformas de la Escuela Nacional de
Archiveros.
IV. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
El Sistema Nacional de Archivos fue creado por Ley N° 25323, con la finalidad de
integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades
públicas existentes en el ámbito nacional. Está integrado por el Archivo General de
la Nación, los Archivos Regionales y los Archivos Públicos.
El Ministerio de Cultura es un organismo del Poder Ejecutivo responsable de todos

los aspectos culturales del país y ejerce competencia exclusiva y excluyente,
respecto a otros niveles de gestión en todo el territorio nacional. Fue creado el 21
de julio de 2010 mediante Ley Nº 29565.
El Archivo General de la Nación, creado por el Decreto Legislativo N° 120, es un

organismo público adscrito al Ministerio de Cultura, y goza de personería jurídica de
derecho público interno, autonomía técnica y administrativa y constituye un pliego
presupuestal.
El AGN cumple sus funciones y responsabilidades relacionadas con la Protección y

Conservación del Patrimonio Archivístico de la Nación y su puesta en servicio al
SEGUNDA VERSIÓN
público en general y establece políticas nacionales en materia de archivos, en virtud

al marco normativo siguiente:
 Decreto Ley N° 19414- Ley de Defensa, Conservación e Incremento del

Patrimonio Documental de la Nación.
 Ley N° 25323 — Ley del Sistema Nacional de Archivos
 Ley N° 28296 — Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
El AGN, tiene la finalidad de promover, difundir y ampliar el acceso de los servicios

archivísticos a los ciudadanos en general, como fuente de información y hacer
prevalecer sus derechos.
La Escuela Nacional de Archiveros, es un órgano desconcentrado del Archivo

General de la Nación, encargado de diseñar y ejecutar acciones de formación
superior, así como de capacitación de los funcionarios y servidores del sector
público y privado en materia archivística a nivel nacional. Su Estatuto, aprobado con
Resolución Directoral N° 091-2016-AGN-J, establece su organización y
funcionamiento. Depende de la Alta Dirección del Archivo General de la Nación y
está a cargo de un Director Nacional.
La Escuela Nacional de Archiveros tiene su domicilio legal en la ciudad de Lima,

ubicado en Jr. Rodríguez de Mendoza 153 – Pueblo Libre, pudiendo establecer
filiales en cualquier lugar del país.
A continuación, la visión, misión y principios del ENA.
MISIÓN
Somos una institución educativa superior especializada en la enseñanza de la

Archivística y en la formación de Profesionales en Archivos con mentalidad
científica, humanista y tecnológica que se distinguen por ser líderes, proactivos,
innovadores, competitivos, con capacidad de gestión y compromiso social, en
beneficio del desarrollo del país.
VISIÓN
Ser reconocidos como una institución líder en Latinoamérica especializada en la
enseñanza de la Archivística siendo sus profesionales egresados lo más
reconocidos en su especialidad.
PRINCIPIOS
 Igualdad.
 Legalidad.
 Transparencia.
 Ética Pública.
 Seguridad Jurídica.
SEGUNDA VERSIÓN
V. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
5.1. ESTRUCTURA GENERAL DE LA ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
La Escuela Nacional de Archiveros es un órgano desconcentrado del Archivo

General de la Nación, depende directamente de la Alta Dirección integrada
por la Director quien es la máxima autoridad.
Los órganos consultivos de la Director son el Consejo Nacional de Archivos y

la Comisión Técnica Nacional de Archivos. El órgano de control es la Oficina
General de Auditoría y el órgano de asesoramiento es la Oficina General de
Asesoría Jurídica. El órgano de apoyo es la Oficina Técnica Administrativa, el
cual a su vez está conformado por la Oficina de Personal, Oficina Financiera,
Oficina de Abastecimiento y Oficina de Planificación y Presupuesto. Los
órganos de línea son: la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y
Archivo Intermedio y la Dirección Nacional de Archivo Histórico.
La Escuela Nacional de Archiveros es el órgano desconcentrado del Archivo

General de la Nación que tiene a su cargo como instancia superior al
Consejo Directivo y a la máxima autoridad ejecutiva que recae en la Dirección
Nacional. Siendo los órganos de asesoramiento el Consejo Académico y la
Oficina de Investigación, Desarrollo y Acreditación de la Calidad Ejecutiva, y
la Oficina Técnica de Servicios Especializados. Los órganos de apoyo son la
Unidad Administrativa, la Secretaría Académica, la Oficina de Servicios
Estudiantiles, la Oficina de Imagen Institucional, la Oficina de Informática, la
Oficina de Coordinación de Centros Filiales. Los órganos de línea son la
Dirección de Formación Profesional, la Oficina de Coordinación Académica, la
Dirección de Formación Continua y Proyección Educativa, la Oficina de
Coordinación de Capacitación Presencial, la Oficina de Coordinación de
Capacitación no Presencial. Los Centros Filiales son asignados a un ámbito
territorial, a nivel nacional.
En las siguientes ilustraciones se muestra la estructura general del Archivo

General de la Nación y luego de la Escuela Nacional de Archiveros.
SEGUNDA VERSIÓN
Estructura Organizacional del Archivo General de la Nación

que contiene a la Escuela Nacional de Archiveros
SEGUNDA VERSIÓN
Estructura Organizacional de la Escuela Nacional de Archiveros
VI.ESQUEMA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

6.1 ESQUEMA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA
LA ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
El esquema del Sistema de Producción de Microformas de los documentos
de archivo original de la Escuela Nacional de Archiveros, se grafica de la
siguiente manera:
SEGUNDA VERSIÓN
Dirección Nacional
Depositario de la Fe
Comité de Evaluación
Pública
de Documentos
Comité de Seguridad
Comité de Informática
de la Información
Comité de Evaluación
Comité Administrativo
del Sistema
SECRETARÍA ACADÉMICA
Responsable
Técnico
Receptor y
Preparador
Digitalizador
Indizador
Operador de Control
de Calidad de
Digitalización e
Indización
Fedatario
Juramentado
Generador del
Medio Portador
Grabador del Medio

Portador
Operador de Control
de Calidad del
Medio Portador
Rotulador y
Entregador
Esquema del Sistema de Producción de Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros
SEGUNDA VERSIÓN
VII. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES

Para el servicio de producción de microformas, el ENA dispone de personal
responsable de las funciones de dirección, funciones de asesoría, funciones
operativas y funciones de apoyo, así como la intervención del Depositario de la
Fe Pública para dar fe pública en la producción de microformas con valor legal.
Todo personal responsable de las funciones del sistema de producción de
microformas firma el Anexo N° 01 “Declaración Jurada de Confidencialidad e
Integridad”, como medio para garantizar que están libres de cualquier presión
comercial, financiera u otra que pueda afectar adversamente la calidad de su
trabajo.
El Responsable Técnico asigna a los responsables operativos una o más
funciones dentro de una misma línea de producción de microformas,
dependiendo del carácter confidencial de los documentos, las necesidades de
cada línea de producción de microformas, la complejidad de la configuración de
software y hardware, manteniendo el acceso independiente a los módulos del
software.
7.1 RESPONSABLES DIRECTIVOS

7.1.1 DIRECTOR
En adición a las funciones que desempeña dentro de la estructura
organizativa del ENA, desarrolla los siguientes:
a. Dirige y controla a nivel general las acciones de las diversas
dependencias bajo su responsabilidad.
b. Supervisa y controla las actividades archivísticas a nivel
institucional y establece los parámetros para la administración
del sistema de microformas.
c. Designa a los responsables de la administración operativa y
técnica del sistema de producción de microformas.
d. Gestiona la asignación de personal, suministro de recursos
logísticos, hardware y software de cada línea de producción de
microformas con valor legal que instale en las dependencias bajo
su administración.
e. Aprueba los documentos normativos y escritos que regulan el
sistema de microformas.
f. Gestiona la disponibilidad de los depositarios de la fe pública.
g. Autoriza, en cumplimiento del Decreto Legislativo N° 827, el uso
de las tecnologías de avanzada para la producción de
microformas con valor legal de los documentos de archivo de la
Secretaría Académica de la Escuela Nacional de Archiveros.
7.1.2 COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS

a. El Comité de Evaluación de Documentos del AGN cuando se
presente algún asunto de carácter legal o técnico relacionado
con el sistema de producción de microformas, es convocado
como instancia consultiva especializada, por parte de la
Secretaría Académica de la Escuela Nacional de Archiveros.
SEGUNDA VERSIÓN
b. Conduce el proceso de formulación del Programa del Control de

Documentos (PCD) de la organización, conformado por el
Inventario de las Series Documentales, la Tabla General de
Retención de Documentos y el Índice Alfabético de las Series
Documentales.
c. Evalúa el expediente con la propuesta de eliminación de la
documentación del área usuaria remitida por la Secretaría
Académica de la Escuela Nacional de Archiveros, y aprueba la
propuesta de eliminación.
d. Remite el expediente de la propuesta de eliminación al Archivo
General de la Nación, solicitando la autorización respectiva para
la eliminación, cumpliéndose con los procedimientos
establecidos.
7.1.3 COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

a. Coordina con el Director, el Comité de Evaluación del Sistema, la
Oficina de Informática y la Secretaría Académica de la Escuela
Nacional de Archiveros, las acciones de implementación de las
políticas, normativas y controles en relación al cumplimiento de
las disposiciones vigentes sobre la seguridad de la información.
b. Formula los planes para resguardar la seguridad de información
del personal, instalaciones, equipamiento y patrimonio de la
institución así como supervisa el funcionamiento adecuado del
servicio de seguridad física y vigilancia de la institución.
c. Realiza la evaluación al sistema, en cuanto corresponde a la
auditoría de seguridad de la información que incluye la auditoría
de seguridad informática, en coordinación con el Comité de
Evaluación del Sistema.
7.1.4 COMITÉ DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA

a. Coordina y realiza evaluaciones de cumplimiento al menos una
vez al año, dependiendo de la necesidad del servicio, con la
norma técnica peruana NTP 392.030-2:2015 “MICROFORMAS:
Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de
producción de microformas. Parte 2: Medios de archivo
electrónico”, al sistema de producción de microformas.
b. Coordina la realización de las evaluaciones al sistema, contando
con la participación del Comité de Seguridad de la Información,
al sistema de producción de microformas. Pudiendo realizarse
evaluaciones no programadas cuando se requiera conocer los
resultados de las actualizaciones a las normativas internas o al
sistema propiamente.
c. Aprueba el programa y plan de evaluación, en coordinación con
los dueños de los procesos de las líneas de producción
correspondientes.
d. Verifica la implementación de las observaciones, no
conformidades u oportunidades de mejora producto de la
evaluación realizada.
SEGUNDA VERSIÓN
7.1.5 DEPOSITARIO DE LA FE PÙBLICA

Con la finalidad de cumplir los requisitos para la producción de
microformas con valor legal, la Director del ENA asegura la
intervención de un depositario de la fe pública (Notario Público o
Fedatario Juramentado) quien debe tener certificado de idoneidad
técnica vigente, con especialización en informática.
Para la producción de microformas con valor legal, el ENA formaliza
la intervención del depositario de la fe pública quien a su vez puede
ser funcionario de cargo del archivo oficial del ENA; el cargo no es
incompatible con el ejercicio simultáneo de los cargos de Jefe y otros
niveles ocupacionales en el ENA.
Las funciones del Depositario de la Fe Pública se encuentran
descritas en el Decreto Legislativo Nº 681, el Decreto Supremo Nº
009-92-JUS y sus normas modificatorias, reglamentarias y
complementarias. Correspondiendo, los siguientes:
a. Ejerce las funciones que la ley le asigna en el proceso de
micrograbación.
b. Emite y firma el “Acta de Apertura” (Anexo N° 02), “Acta de
Cierre” (Anexo N° 03) y “Acta de Conformidad” (Anexo N° 04) del
proceso de Micrograbación, así como su “Testimonio” (Anexo N°
05), para dar fe pública de que se realizaron correctamente.
c. Certifica con su firma digital los documentos establecidos por ley
y los solicitados por el ENA; así como, las consultas a las
microformas copia conservada en servidores en línea idónea, en
caso sea requerido.
d. Autoriza la grabación de las microformas en los medios
portadores de soporte de archivos electrónicos, elegidos para la
línea de producción de microformas, una vez verificados la
ausencia de desviaciones.
e. Verifica y valida el contenido de los medios portadores grabados
y rotulados.
f. Emite copias fieles autenticadas de las microformas.
g. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones
correctivas y preventivas de ser necesario en caso se
identifiquen desviaciones o no conformidades en la línea de
producción de microformas, así como el reprocesamiento
producto del control de calidad, la nueva grabación en el medio
portador, eliminación del contenido del medio portador,
destrucción del medio portador.
h. Coordina con el responsable del microarchivo certificado, la
entrega de las microformas, por parte del Jefe de Administración
Documentaria y Archivo.
El Depositario de la Fe Pública, para efectivizar la aplicación de la
firma digital, debe contar con un certificado digital de firma emitido en
el marco de la IOFE y utilizar un software de firma digital acreditada
ante la Autoridad Administrativa Competente (AAC), en el ámbito de
la Ley, Reglamento de Firmas y Certificados Digitales y sus
modificatorias. De ser el Fedatario Juramentado del ENA o AGN,
debe utilizar un certificado digital de firma emitido por la Entidad de
SEGUNDA VERSIÓN
Certificación para el Estado Peruano (ECEP) del ENA y utilizar el

software de firma digital ReFirma acreditado ante la Autoridad
Administrativa Competente en la persona del INDECOPI.
El Fedatario Juramentado puede tener vínculo laboral con la Escuela
Nacional de Archiveros o el Archivo General de la Nación, o prestar
servicios como proveedores.
7.1.6 COMITÉ DE INFORMÁTICA

a. Planifica, organiza, dirige y controla la infraestructura informática
y de comunicaciones de la institución; diseñando, ejecutando e
implementando los sistemas de información necesarios para el
registro, procesamiento, transmisión y almacenamiento de la
información, para el óptimo desarrollo del sistema de producción
de microformas.
b. Elabora y ejecuta el plan de continuidad de operaciones y
contingencias para evitar interrupciones en la operatividad del
sistema informático; así como de la gestión de incidentes y
riesgos.
c. Elabora y ejecuta el plan de mantenimiento y actualización del
parque informático.
d. Lleva el registro de las licencias de uso del software.
e. Diseña, supervisa, actualiza y establece medidas correctivas en
aspectos informáticos.
f. Administra las comunicaciones, redes, bases de datos,
servidores y clientes del sistema de producción de microformas.
g. Gestiona el control de accesos al sistema de producción de
microformas.
h. Atiende oportunamente los requerimientos de información
solicitados por la Director y Secretaría Académica para el
cumplimiento de sus funciones.
i. Garantiza el normal desarrollo y disponibilidad de las diversas
aplicaciones mediante la correcta administración de la
infraestructura de tecnología de la información en producción,
así como la integridad y confidencialidad del sistema de
seguridad de la información asociada al sistema de producción
de microformas institucional.
j. Coordina la realización de la evaluación al sistema, en cuanto
corresponde a la auditoría de seguridad informática con el
Comité de Seguridad de la Información y el Comité de
Evaluación del Sistema.
7.1.7 SECRETARÍA ACADÉMICA

SEGUNDA VERSIÓN
a. Dirige la actuación coordinada y aprueba los Planes y Reportes

de Producción de cada línea de producción de microformas con
valor legal que instale en las dependencias bajo su
administración.
b. Coordina la intervención del depositario de la fe pública en cada
línea de producción de microformas.
c. Determina el personal que realiza la formulación, elaboración,
actualización, revisión de los documentos escritos y de los
formatos y registros asociados al sistema de microformas.
d. Coordina con el Comité de Evaluación del Sistema, la ejecución
de las evaluaciones anuales del cumplimiento de los requisitos
legales, administrativos y técnicos del sistema de producción de
microformas; así como, del estado de conservación de las
microformas en el microarchivo certificado.
e. Suscribe el “Acta de Apertura” (Anexo N° 02), “Acta de Cierre”
(Anexo N° 03) y “Acta de Conformidad” (Anexo N° 04) del
procesos de Micrograbación, conjuntamente con el Depositario
de la Fe Pública y el Representante del ENA. Para el sistema de
producción de microformas, el Representante del ENA, es
designado por la Secretaría Académica, según corresponda.
f. Emite y suscribe el “Acta de Entrega” de los medios portadores
al microarchivo (Anexo N° 07).
g. Coordina con la Oficina de Formación Continua y Proyección
Educativa del ENA, la formación y capacitación del personal a su
cargo.
h. Coordina la actualización de las especificaciones del Manual y
los Procedimientos del sistema de producción.
i. Coordina con el Responsable Técnico la implementación de
acciones correctivas y preventivas en caso se identifiquen
desviaciones.
7.2 RESPONSABLES OPERATIVOS

7.2.1 RESPONSABLE TÉCNICO
a. Coordina las operaciones técnicas del sistema de producción de
microformas para la Secretaría Académica en la línea de
producción de microformas que se le asigne.
b. Coordina la ejecución del registro de los formatos y actas
requeridas por la línea de producción de microformas asignada.
c. Supervisa el cumplimiento de la aplicación de las
especificaciones técnicas para la digitalización de los
documentos de archivo en las líneas en que se le asigne.
d. Formula, elabora, actualiza y/o revisa los documentos
normativos y los formatos y registros asociados al sistema de
microformas.
SEGUNDA VERSIÓN
e. Coordina o ejecuta las tareas asignadas al responsable del

control de calidad de la línea/ del fedatario/ fedatación
juramentada, la generación del medio portador, según la
necesidad del servicio.
f. Evalúa las causas de una desviación, no conformidad o potencial
no conformidad, para así determinar las acciones que conlleven
a la solución o superación correspondiente de las causas que le
dieron lugar; y, ejecuta la solución, la acción correctiva o
preventiva en coordinación con el Jefe de la Secretaría
Académica.
g. Coordina la eliminación de las imágenes contenidas en el medio
portador y/o el propio medio portador, cuando se declare
defectuoso. En caso de tratarse de medios portadores físicos,
también coordina la destrucción cuando se encuentren
defectuosos o con fallas en la recuperación de la imágenes
contenidas.
h. Elabora y suscribe el “Plan de Producción” y “Reporte de
Producción” de los Anexos N° 07 y 08, respectivamente.
i. Suscribe el formato “Registro de Documentos Electrónicos” del
Anexo N° 09, en coordinación con el Receptor, en cuanto a la
cantidad de documentos electrónicos recibidos por la línea de
producción asignada; así también, suscribe el “Registro de Uso
de Tarjeta de Resolución” del Anexo N° 10, en coordinación con
el Digitalizador, en cuanto al correcto registro de los parámetros
de digitalización que determinan la calidad de las imágenes.
j. Lleva el registro de los incidentes que ponga en riesgo la
continuidad del servicio, a través de la “Bitácora de Incidentes”
en el Anexo N° 11, y la suscribe cuando corresponda.
k. Coordina o ejecuta el reprocesamiento de la digitalización o
indización en el caso que se identifique un producto no conforme
en el control de calidad. El registro del reproceso consta en el
Anexo N° 12 “Solicitud de Reprocesos”.
l. Suscribe los formatos de “Lista de Verificación de Control de
Calidad”, “Lista de Verificación para Generación de Medios
Portadores”, “Lista de Verificación para el Vaciado de
Información” de los Anexos N°, 13, 14 y 15, respectivamente,
según corresponda.
m. Suscribe los formatos de “Lista de Verificación para la
Eliminación de Documentos en Medios de Archivo Electrónico”
del Anexo N° 16, una vez culminado la eliminación.
n. Suscribe las actas de apertura, cierre, conformidad y acta de
revisión de medios portadores del proceso de micrograbación,
conjuntamente con el Depositario de la Fe Pública y el Jefe de la
Secretaría Académica.
7.2.2 RECEPTOR Y PREPARADOR

SEGUNDA VERSIÓN
a. Recepciona los documentos de archivo originales del sistema de

producción de microformas para la Secretaría Académica del
ENA.
b. Verifica la integridad, legibilidad y cantidad de folios por
documento de archivo original en soporte papel o medio portador
de soporte de archivo electrónico.
c. Prepara los documentos originales del sistema de producción de
microformas para los órganos de apoyo de la Secretaría General
del ENA. En el caso de los documentos originales en papel,
acondiciona físicamente los documentos de archivo de tal
manera que facilite el proceso de digitalización; en el caso de los
documentos de archivo contenidos en medios portadores físicos,
se revisa los formatos recibidos y los transfiere al módulo de
indización.
d. Ejecuta el protocolo de recepción y preparación establecido para
la línea de producción de microformas, según las
especificaciones establecidas en el Procedimiento “Procesos
para la Producción de Microformas de la Escuela Nacional de
Archiveros”.
e. Coordina con el Responsable Técnico la descripción en el Acta
de Apertura de las irregularidades que destaquen respecto a la
integridad, calidad del papel, legibilidad, entre otros de los
documentos de archivo en soporte papel.
f. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones
correctivas o preventivas producto de las desviaciones o no
conformidades identificadas, según sea requerido.
7.2.3 DIGITALIZADOR
a. Digitaliza los documentos originales del sistema de producción
de microformas para la Secretaría Académica del ENA. La
digitalización involucra a las actas de apertura/ cierre/
conformidad de medios portadores y demás documentos
pertinentes, según la necesidad del servicio, una vez definidos
los parámetros de operación para cada línea.
b. Configura el equipo captador de imágenes (computadora y
escáner). Según las especificaciones del software administrador
de imágenes, define la resolución de captura, velocidad de paso
del documento físico, las tonalidades (escala de grises, blanco y
negro, color), brillo y contraste, en función de las características
del documento original.
c. Ejecuta el protocolo de digitalización establecido para cada línea
de producción de microformas, según las especificaciones
establecidas en el Procedimiento “Procesos para la Producción
de Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros”.
d. Cuando corresponda, ejecuta el vaciado o descarga o
eliminación de los registros de los documentos electrónicos que
se encuentran en el servidor virtual para la generación de las
SEGUNDA VERSIÓN
microformas, registrando esta actividad en la “Lista de

Verificación para el Vaciado de la Información” del Anexo N° 15.
e. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones
7.2.4 INDIZADOR
a. Indiza los documentos originales del sistema de producción de
microformas para la Secretaría Académica del ENA.
b. Ejecuta la indización de las imágenes, conforme a los criterios de
indización que se establezca para cada serie documental,
verificando que la imagen digitalizada del documento en soporte
papel o documento electrónico corresponda a los datos
registrados en el sistema informático que corresponda.
c. Ejecuta el protocolo de indización establecido para cada línea de
producción de microformas, según las especificaciones
establecidas en el Procedimiento “Procesos para la Producción
de Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros”.
d. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones
7.2.5 OPERADOR DE CONTROL DE CALIDAD DE DIGITALIZACIÓN E

INDIZACIÓN
a. Realiza el control de calidad de los documentos de archivo
original del sistema de producción de microformas para la
Secretaría Académica del ENA.
b. Controla la calidad de las imágenes, la legibilidad, integridad
preparación, digitalización e indización de los documentos,
aprobándola o rechazándola. En el caso de documentos
electrónicos, corresponde el control correspondiente en la
recepción e indización.
c. Coordina la superación de la tarea realizada en la recepción,
preparación, digitalización e indización de los documentos
originales, a fin de reprocesar las imágenes que han sido
rechazadas.
d. Ejecuta el protocolo de control de calidad establecido para cada
línea de producción de microformas, aplicando las
Archiveros”.
SEGUNDA VERSIÓN
e. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones

7.2.6 FEDATARIO JURAMENTADO - DEPOSITARIO DE LA FE

PÚBLICA
a. Realiza la fedatación juramentada del sistema de producción de
microformas para la Secretaría Académica del ENA.
b. Genera las microformas con valor legal al firmar digitalmente el
documento electrónico producto de un documento de archivo
original.
c. Ejecuta el protocolo de fedatación juramentada establecido para
cada línea de producción de microformas, aplicando las
Archiveros”.
7.2.7 GENERADOR DEL MEDIO PORTADOR

organizativa del ENA, desarrolla aquellos descritos a continuación.
a. Prepara el medio portador en el sistema de producción de
microformas para la Secretaría Académica del ENA. El medio
portador contendrá a las microformas, el acta de apertura, el
acta de cierre, el software visor de las imágenes firmadas por el
Depositario de la Fe Pública, las tarjetas de resolución y los
índices correspondientes.
b. Ejecuta el protocolo para la preparación del medio portador
establecido para cada línea de producción de microformas,
aplicando las especificaciones establecidas en el Procedimiento
“Procesos para la Producción de Microformas de la Escuela
Nacional de Archiveros”, registrando esta actividad en la “Lista
de Verificación para Generación de Medios Portadores” del
Anexo N° 14.
c. Cuando corresponda, ejecuta el vaciado o descarga o
eliminación de los registros de los documentos electrónicos que
se encuentran en el servidor virtual para la generación de las
microformas, registrando esta actividad en la “Lista de
Verificación para el Vaciado de la Información” del Anexo N° 15.
SEGUNDA VERSIÓN
7.2.8 GRABADOR DEL MEDIO PORTADOR

a. Graba las microformas en el medio portador, en el sistema de
producción de microformas para la Secretaría Académica del
ENA. También, debe contener el medio portador el acta de
apertura, el acta de cierre, el software visor de las imágenes
firmadas por el Depositario de la Fe Pública, las tarjetas de
resolución y los índices correspondientes.
b. Ejecuta el protocolo para la grabación de las microformas
aplicando las especificaciones indicadas en el Procedimiento
Nacional de Archiveros”.
c. Coordina con el Responsable Técnico y el Depositario de la Fe
Pública la aplicación de acciones correctivas o preventivas
producto de las desviaciones o no conformidades identificadas,
según sea requerido.
7.2.9 OPERADOR DE CONTROL DE CALIDAD DEL MEDIO

PORTADOR
a. Realiza el control de calidad del medio portador que contiene a
las microformas, en el sistema de producción de microformas
para la Secretaría Académica del ENA.
b. Ejecuta el protocolo para el control de calidad del medio portador
7.2.10 ROTULADOR Y ENTREGADOR DEL MEDIO PORTADOR

a. Realiza el rotulado del medio portador que contiene a las
microformas, en el sistema de producción de microformas para
la Secretaría Académica del ENA, y luego la entrega al
Microarchivo certificado.
b. Ejecuta el protocolo para el rotulado del medio portador
SEGUNDA VERSIÓN
VIII. DESCRIPCIÓN GENERAL DE OTROS RUBROS NECESARIOS

8.1 UBICACIÓN DE LAS LÍNEAS DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
La Dirección de la ENA actualmente ha implementado una línea de
producción de microformas, la misma que se encuentra ubicada en
instalaciones idóneas:
a. Línea de Producción de Microformas - Jr. Rodríguez de Mendoza N°
153 – Piso 1 – Pueblo Libre.
Los servidores de aplicaciones, base de datos, se encuentran ubicados en el
mismo Centro de Operaciones del Local de la Escuela Nacional de
Archiveros Jr. Rodríguez de Mendoza N° 153 – Piso 1 – Pueblo Libre.
Los equipos de grabación de medios portadores físicos se encuentran
ubicados en Jr. Rodríguez de Mendoza N° 153 – Piso 1 – Pueblo Libre, en el
área de la Secretaría Académica, en el área de trabajo de la Línea de
Producción de Microformas.
La comunicación entre las estaciones receptoras/ emisoras y los equipos de
grabación de medios portadores físicos con los servidores se realiza a nivel
de la red LAN ENA, en un circuito cerrado propio.
La variación de la ubicación de las estaciones emisoras y receptoras y de
los servidores de la línea de producción de microformas obedece a la propia
necesidad del servicio en función a la demanda y disponibilidad de
equipamiento e infraestructura, cumpliéndose con los requisitos
administrativos, técnicos y de seguridad, comunicándose a las autoridades
de certificación respectiva.
La Director del ENA está en capacidad de instalar líneas de producción de
microformas descentralizadas, móviles, en diferentes locaciones de la
Institución o de terceros, cumpliendo con los requisitos de la normativa
vigente y realizando la comunicación respectiva.
El almacenamiento de las microformas con valor legal producidas por el
ENA serán destinadas a microarchivos propios que cuenten con certificado
de idoneidad técnica, o de ser el caso podrá alquilar microarchivos
certificados de conformidad con los requisitos de la NTP 392.030-2:2015, el
Decreto Legislativo Nº 681 y el Decreto Supremo N° 009-92- JUS.
8.2 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE

PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LA SECRETARÍA
ACADÉMICA
8.2.1 SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
El sistema de producción de microformas para la Secretaría
Académica del ENA, se aprobó mediante Resolución Jefatural N°
091-2017AGN/J.
La fecha a partir de la cual se da inicio al sistema de producción de
microformas es la que se indica en el “Certificado de Idoneidad
Técnica para Producción de Microformas y de Cumplimiento de las
Normas Técnicas”.
Las microformas corresponden a series documentales que se
encuentran registradas en el Programa de Control de Documentos
SEGUNDA VERSIÓN
que la Secretaría Académica indique; tienen formato PDF o PDF/A;

el tamaño en bytes de las microformas respecto de los documentos
originales se registra y controla a nivel del sistema informático. El
tamaño de los documentos de archivo original tienen los tamaños
según lo indique la Secretaría Académica y conforme a las series
documentales a las que correspondan. Las imágenes de las
microformas serán impresas en formato A4.
El documento original en soporte papel es digitalizado a un formato
PDF o PDF/A. El documento electrónico original, incluyendo la
microforma con valor legal tiene formato PDF o PDF/A. La firma
digital contenida en un documento electrónico en formato PDF o
PDF/A, debe ser de no repudio y vinculante con su emisor para así
asegurar su validez y eficacia jurídica.
Con la finalidad de asegurar la legibilidad e integridad de los
documentos electrónicos (digital a digital, papel a digital), en el
Instructivo “Determinación de la calidad de las imágenes procesadas
en las líneas de producción de microformas”, se indican los
caracteres más pequeños y los trazos más finos de los documentos
de archivo originales que deberán ser reproducidos y ser legibles a
partir de las imágenes contenidas en las microformas. Asimismo,
especifican los elementos de mayor importancia y patrones de
referencia que permitan asegurar la calidad y legibilidad de las
firmas, sellos, logotipos, isotipos, colores.
Todo el personal asignado a las líneas de producción de microformas
con valor legal para la Secretaría Académica, incluyéndose la
participación del depositario de la fe pública, suscriben la
“Declaración Jurada de Confidencialidad e Integridad” del Anexo N°
01.
8.2.2 LA GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE

PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PARA LOS ÓRGANOS DE
APOYO DE LA SECRETARÍA GENERAL.
La descripción de cada uno de los procesos que se desarrollan en
las líneas de producción de microformas, se especifican en el
Procedimiento “Procesos para la Producción de Microformas de la
Escuela Nacional de Archiveros”, que contiene los criterios técnicos
de las actividades de los procesos que deben aplicarse en las líneas
de producción de microformas con valor legal que implementa la
Secretaría Académica del ENA.
La guía forma parte del sistema documental de las líneas de
producción de microformas; comprende los siguientes
procedimientos:
a. Recepción y preparación de los documentos de archivo.
b. Digitalización.
c. Indización.
d. Control de calidad de digitalización e indización.
e. Fedatación juramentada.
f. Generación del medio portador.
SEGUNDA VERSIÓN
g. Grabación de las microformas.

h. Control de calidad del medio portador.
i. Rotulado y Entrega del medio portador.
j. Producto no conforme.
k. Consultas e impresión de las microformas.
l. Gestión de reclamos.
m. Eliminación de registros y/o destrucción de medios portadores.
n. Continuidad de las Operaciones.
o. Evaluación del sistema.
p. Gestión Documental.
q. Generación de Documentos de Archivo Original.
La vigencia de los documentos normativos se aplica según lo
establecido en el Procedimiento “Procesos para la Producción de
Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros”.
8.2.3 REGISTROS, FORMATOS Y ACTAS

Los registros de las actividades en los procesos de producción de
microformas se documentan mediante los formatos detallados en los
anexos del presente manual y del Procedimientos “Procesos para la
Producción de Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros”.
Estos formatos pueden ser emitidos manual y/o electrónicamente,
pudiendo variar en forma según la necesidad del proceso.
Complementariamente, el software proporciona reportes de
información para aquellas acciones de los procesos de producción en
donde no se haya previsto formatos específicos, como las bitácoras.
Los registros electrónicos serán conservados por un periodo de tres
años en el servidor virtual asignado por el área técnica informática,
en caso de ser requerido se realiza su prolongación. Los registros en
soporte papel serán conservados por un periodo no mayor a un año,
debiéndose considerar estos como copia simple de los registros
electrónicos. En caso se cuente con registros físicos, estos serán
digitalizados y firmados por el Encargado, Responsable Técnico y/o
Fedatario Juramentado para su conservación como registro
electrónico.
Por su parte, las actividades propias del depositario de la fe pública
quedan documentadas en el “Acta de Apertura”, “Acta de Cierre”,
“Acta de Conformidad”, que se emiten conforme a ley, cuyos
modelos referenciales se detallan en los Anexos N° 02, 03, 04 y 05,
respectivamente. El depositario de la fe pública es responsable de la
conservación de sus registros.
8.2.4 TARJETA DE RESOLUCIÓN

Para controlar la calidad de las imágenes se usará como patrón una
tarjeta de resolución que contenga la mira de resolución ISO N° 2 de
acuerdo con la ISO 3334:2006, (Ejemplo la tarjeta Scanner Test
SEGUNDA VERSIÓN
Target PM-189 Precisión SM – Ritter u otra que contenga la mira de

resolución ISO N° 2).
La tarjeta de resolución es utilizada en pruebas previas de
digitalización, control de calidad, generación del medio portador, e
impresión a partir de los documentos electrónicos; tiene un tiempo de
vida útil de aproximadamente 2000 pasadas, según la declaración
del proveedor, y de acuerdo a la exigencia del proceso. Se establece
la correspondencia de las resoluciones nominales del equipamiento
informático configurado en cada línea de producción de microformas,
utilizando las imágenes de la tarjeta de resolución en concordancia
con lo regulado en el Instructivo “Determinación de la calidad de las
imágenes procesadas en las líneas de producción de microformas”,
según corresponda.
Las actividades propias del uso de la Tarjeta de Resolución, en
cuanto al patrón de resolución, quedan registradas en el Anexo N° 10
“Registro de Uso de la Tarjeta de Resolución”, tanto para
documentos electrónicos y en soporte papel.
8.2.5 DESTINO DE LAS MICROFORMAS ELABORADAS

Es política del ENA cumplir con los alcances del valor legal de las
microformas, por consiguiente finalizado el proceso de producción de
microformas se destinará su almacenamiento a microarchivos
certificados. El ENA podrá contratar un servicio de almacenamiento
de microformas que cuente con su certificado de idoneidad técnica,
caso contrario hará uso de su propio microarchivo certificado.
El ENA registra en el Reporte de Producción de cada línea de
producción de microformas, la cantidad de microformas elaboradas,
el tipo de medios portadores, así como la localización del
microarchivo al cual serán destinados.
El Jefe de Secretaría Académica, asegura que los originales de los
medios portadores de documentos electrónicos sean remitidos al
microarchivo, guardando concordancia con las especificaciones
descritas en el Procedimiento “Procesos para la Producción de
Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros”.
A fin de asegurar la disponibilidad y renovación de las microformas
almacenadas durante el tiempo de conservación especificado, se
realizará la revisión en concordancia con el Procedimiento “Revisión
de microformas”.
Por necesidad del servicio, el ENA generará microformas copia en
medios portadores idóneos similares, con efectos jurídicos
equivalentes, para la realización de consultas con control de acceso
restringido, en concordancia con el Procedimiento “Procesos para la
Producción de Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros”.
8.2.6 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES

En la Secretaría Académica de la Escuela Nacional de Archiveros, la
conversión de los documentos de archivo a microformas y su
eliminación, se realiza de conformidad con el Decreto Legislativo N°
827.
SEGUNDA VERSIÓN
La documentación cuya conservación en original no se considere

necesaria para preservar su valor histórico y cultural, puede ser
sustituida por su correspondiente microformas.
Los expedientes/documentos originales en trámite que generen
microformas quedan al alcance del público hasta 12 meses después
de su terminación.
En caso los expedientes/documentos que por obligación legal o por
conveniencia del servicio sean conservados, pueden ser sustituidos
por microformas mantenidas en microarchivos certificados.
Toda eliminación de documentos resultante de la aplicación del
Decreto Legislativo N° 827 se ciñe al procedimiento legal establecido
para las eliminaciones de documentos en general previstos en las
leyes especiales aplicables al Sector Público Nacional y por Decreto
Legislativo N° 681, sus normas modificatorias y reglamentarias.
El Comité de Evaluación de Documentos del AGN es quien se
encarga de la formulación del Programa de Control de Documentos y
se encarga de la evaluación del expediente con la propuesta de
eliminación de la documentación para su posterior remisión al
Archivo General de la Nación como ente rector del Sistema Nacional
de Archivos, en concordancia con el Procedimiento “Eliminación de
Documentos en el ENA”.
La eliminación de los registros de documentos electrónicos que se
encuentren en medios portadores, y la consecuente destrucción de
los mismos de corresponder, se encuentra especificada en el
Procedimiento “Procesos para la Producción de Microformas de la
Escuela Nacional de Archiveros”. En el caso de los documentos
electrónicos que se encuentren en la memoria de servidores o discos
duros que dieron origen a las imágenes correspondientes a los
documentos originales, la eliminación de los mismos o el vaciado de
información debe procederse de inmediato por corresponder a
repositorios temporales, salvo que por necesidad del servicio sea
requerido en coordinación con el Jefe de la Secretaría Académica.
La eliminación de microformas con valor legal, procede según el
Procedimiento “Eliminación de Documentos en el ENA”, al
corresponder las microformas generadas a series documentales
registradas en el Programa de Control de Documentos.
8.3 SISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LA PRODUCCIÓN

DE MICROFORMAS
Los aspectos de la seguridad del sistema de producción de microformas, se
encuentran a cargo del Comité de Seguridad de la Información del Sistema
de Producción de Microformas del ENA. Mediante el desarrollo de
lineamientos y requisitos de seguridad de la información, tomando como
referencia los controles de la NTP ISO/IEC 17799:2007 o ISO/IEC
27002:2013, u otras normas de seguridad de la información que adopte el
ENA. En tal sentido, se tienen controles relativos a:
a. Políticas de seguridad de la información que debe aplicar el personal del
ENA.
SEGUNDA VERSIÓN
b. La reducción de los riesgos para garantizar la confidencialidad,

integridad, disponibilidad y calidad a los documentos de archivo.
c. Los procedimientos y controles establecidos para la autorización y
asignación de acceso al equipamiento informático (hardware, software,
conectividad) de las líneas de producción de microformas por parte del
personal autorizado.
d. La operatividad continua, en cada línea de producción de microformas, de
los registros automáticos (bitácoras, logs), que identifican:
 Las fechas de ocurrencia de los eventos.
 Identificación del personal responsable.
 La actividad en la que ha intervenido.
 Hora de inicio y hora de fin.
 Los intentos o eventuales accesos no autorizados internos o externos.
 El uso no autorizado de estaciones, programas, archivos y aplicativos
del sistema.
e. Los lineamientos de seguridad son aplicables a los Directorios que
contiene las documentos electrónicos en los servidores o estaciones
clientes.
En la eventualidad de que se detecten situaciones de que afecten la
operatividad del sistema, suspendiéndolo o inhabilitándolo, es aplicable la
Continuidad de las operaciones explicadas en el Procedimiento “Procesos
para la Producción de Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros, en
coordinación con los funcionarios a cargo de los órganos de apoyo a la
Secretaría General.
8.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE MICROFORMAS

La evaluación del cumplimiento de los requisitos de la NTP 392.030-2:2015
debe realizarse con una frecuencia de al menos una vez al año,
dependiendo de la necesidad del servicio. Pueden darse las evaluaciones
no programadas, cuando se requiera conocer los resultados de
actualizaciones en el sistema o normativa interna aplicable.
La Programación y Plan de Evaluación al Sistema comprende la evaluación
del sistema de producción y almacenamiento de microformas, la auditoría de
seguridad de la información y la auditoría de la seguridad informática.
Las evaluaciones comprenden a las líneas en las cuales se realiza el
servicio de producción de microformas, tomando en cuenta el Procedimiento
“Procesos para la Producción de Microformas de la Escuela Nacional de
Archiveros”.
8.5 TECNOLOGÍA A UTILIZAR

8.5.1 HARDWARE
El hardware a utilizar en la línea de producción de microformas, se
realiza según las especificaciones dadas en el Instructivo “Registro
de Estaciones Emisoras y Receptoras de las Líneas de Producción
de Microformas”, en cuyo registro en el Anexo N° 01 “Relación de
SEGUNDA VERSIÓN
Hardware y Software de las Estaciones de Trabajo” se detallan las

características del bien patrimonial y las garantías de calidad
asociados a los equipos de cómputo, en caso de corresponder.
La relación de hardware, que contiene a las estaciones emisoras y
receptoras, es actualizado periódicamente de acuerdo a las
necesidades de la operación, por ampliación debido al incremento de
la demanda para atender los servicios del ENA, y necesidad de
renovación del stock informático por mejora continua o
modernización. Comprende la relación actualizada de:
a. Servidores.
b. Escáneres.
c. CPUS.
d. Monitores.
e. Teclados.
f. Lectores/Grabadores de discos.
g. Impresoras.
Las características de desarrollo de nuevos equipos en el futuro
soportan tecnologías anteriores, con lo cual se garantiza la vigencia y
compatibilidad de las mismas; No obstante, si en algún momento la
tecnología fuera descontinuada, ENA realizará oportunamente la
revisión de las microformas y por consiguiente la conversión de
medios portadores físicos de datos en el Proceso de Producción de
Microformas, a fin de garantizar la vigencia de la información
contenida de acuerdo a los plazos establecidos.
Para asegurar la disponibilidad y renovación de las microformas
almacenadas durante el tiempo de conservación especificado, la
Secretaría Académica, procede de acuerdo a lo señalado en el
Procedimiento “Revisión de Microformas”.
La tecnología a utilizar en la producción de microformas puede ser
propia o contratada de un proveedor externo que acredite ser una
empresa certificada en los términos que exige la norma sobre la
materia.
8.5.2 SOFTWARE
El software a utilizar en la línea de producción de microformas, se
realiza según las especificaciones dadas en el Instructivo “Registro
de Estaciones Emisoras y Receptoras de las Líneas de Producción
de Microformas”, en cuyo registro en el Anexo N° 01 “Relación de
Hardware y Software de las Estaciones de Trabajo” se detallan los
softwares utilizados, el tipo de licenciamiento y su versión,
principalmente.
La relación de software es actualizado periódicamente de acuerdo a
las necesidades de la operación, por ampliación debido al incremento
de la demanda para atender los servicios del ENA, y la necesidad de
renovación del software por mejora continua o modernización.
Comprende la relación actualizada de:
a. Software o aplicativos de digitalización.
SEGUNDA VERSIÓN
b. Software de gestión de imágenes.

c. Software de grabación de acuerdo al tipo disco óptico a utilizar.
d. Software para la generación de microformas.
Los softwares, productos softwares, drivers o librerías (elementos o
componentes de software) se encuentran custodiados por el área de
Informática del Archivo General de la Nación, a solicitud de la
Escuela Nacional de Archiveros, el mismo que se realiza de oficio o
ad-hoc.
El software puede evolucionar por la necesidad declarada del
servicio, como mantenimiento evolutivo o ser corregido en cuanto a
aparición de nuevas casuísticas por intermedio de un mantenimiento
correctivo. Ambos mantenimientos serán provistos por el proveedor
del software. En caso de hardware predeterminado, de ser requerido
por la plataforma tecnológica se procederá a la actualización a su
versión más reciente.
8.5.3 MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO

Los medios portadores de soporte para la recepción de
archivos/documentos originales electrónicos son:
a. CD-R/ CD-RW.
b. DVD-R/ DVD-RW.
c. BLU RAY.
d. Otros medios portadores similares.
En cumplimiento de los requisitos de la NTP 392.030-2:2015, el ENA
utiliza medios portadores de soporte de archivos electrónicos que
tengan la característica de ser productos de tecnología WORM (Write
once and read many), de tal forma que las imágenes de las
microformas permanezcan fijas e inalterables, pudiendo ser
verificables mediante su reproducción sea por proyección o copias
impresas.
Los medios portadores de soporte definitivo para las microformas con
el que se dispone son:
a. Discos ópticos: BLU RAY.
b. Otros medios portadores similares o con propiedades superiores,
actualmente conocidos o por desarrollarse.
En caso de descontinuación de la tecnología de almacenamiento o
medios portadores de soporte de archivos electrónicos, el ENA
realizará la conversión de medios y/o datos, a fin de garantizar la
vigencia de la información contenida de acuerdo a los plazos
establecidos.
El periodo de conservación de las microformas se encuentra definido
en la serie documental correspondiente en el Programa de Control de
Documentos.
SEGUNDA VERSIÓN
8.5.4 ARQUITECTURA DE RED Y TRANSMISIÓN TELEMÁTICA

Para cada línea de producción de microformas se configura la red
LAN (Local Area Net) del ENA en un circuito cerrado, para así
mantener la conectividad de las estaciones clientes a los servidores
de aplicaciones/ base de datos/ servicios de certificación digital, a
nivel de intranet. En caso sea requerido, por la necesidad del servicio
evolucionado, la conexión a internet es mediante acceso autorizado y
restringido a determinados websites y sólo para consulta de
información.
Los puertos de conexión de las estaciones de trabajo son de sólo
lectura para la recepción de documentos electrónicos, para el
personal autorizado, en cumplimiento de las políticas y
procedimientos de seguridad informática.
La transmisión de datos entre las estaciones emisoras y receptoras
se realizan de forma inmediata (no existe un periodo de para o
retención).
El proceso que incorpora la firma digital del Depositario de la Fe
Pública a la microforma, es el de Fedatación Juramentada. El
Certificado Digital que permite generar mecanismos de autenticación
y de firma digital es el suministrado por el RENIEC como integrante
de la Jerarquía de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica.
Puede apreciarse la representación de las receptoras, a nivel de
servidores principales y de los backups. En caso existiese una
estación cliente no operativa, se identifica como estación
desatendida.
La seguridad de la información de la Red ENA se encuentra a cargo
del Comité de Informática, quien cuenta con el apoyo del área de
informática del ENA y del AGN.
Por intermedio del cual, regula el acceso y tráfico de la red LAN del
ENA, asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
transmisión de datos de los documentos electrónicos, la no
modificación de sus formatos originales, libre de interceptaciones
entre las estaciones emisoras y receptoras.
La arquitectura de red interna determinada para las líneas de
producción de microformas, se encuentra representada en la
siguiente ilustración:
SEGUNDA VERSIÓN
Arquitectura de Red - ENA

Primer Frente Servidores - Principal Servidores – Back UP
Estación de Trabajo
Recepción y
Preparación
1 Servidor de Servidor de Base de Servidor de Servidor de Base de
Aplicaciones Web Datos Aplicaciones Web Datos
Digitalización
2 Segundo Frente
5 6 7 8 9 10
Indización
3
Control de Calidad De Estación de Trabajo Estación de Trabajo Estación de Trabajo Estación de Trabajo Estación de Trabajo Estación de Trabajo
Digitalización e Indización Fedatación Juramentada Preparación Grabación Control Calidad Rotulado & Consultas Internas&
Medio Portador Medio Portador Entrega Externas
Firma Digital del
Fedatario en la
Microforma Grabador Blu Ray
4 Impresora
Diagrama de Red Representativa de las Líneas de Producción de Microformas
SEGUNDA VERSIÓN
8.6 CORRESPONDENCIA DE LOS REQUISITOS DE LA NTP 392.030-2:2015

Y LAS ESPECIFICACIONES DEL MANUAL
NTP
REQUISITO APLICABILIDAD MANUAL
392.30-2:2015
Manual del sistema de
5.1 producción y almacenamiento APLICA 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
de microformas
5.2 Constitución legal APLICA 4
5.3 Organización y funciones APLICA 4, 5, 6
Las empresas especializadas
que brinden los servicios de
5.3.3 producción, o de NO APLICA 4
almacenamiento de microformas
o ambos servicios
Confidencialidad e idoneidad del
5.4 APLICA 6
personal
Sistema de producción y
5.5 APLICA 6
Contratación de servicios de
5.6 NO APLICA 2
producción
Contratación de servicios de
5.7 APLICA 8.2.5
Servicio de intermediación
5.8 digital en la producción de NO APLICA 2
microformas
Proceso de generación de
6.1 APLICA 7.2
documentos de archivo
Preparar los documentos
siguiendo los lineamientos de la
norma ISO/TR 13028 o de ser el
6.1.5.c NO APLICA 7.2
caso conforme a la ISO 10196*
o normas propias de la
organización,
Definir el software y hardware
6.1.5.d que intervienen en la NO APLICA 7.2
generación.
Calidad, legibilidad de los
6.2 APLICA 7.1, 7.2
documentos de archivo
En caso que los documentos de
archivo sean imágenes en
movimiento, y/o que incluyen
sonidos, la organización debe
proporcionar las
6.2.3. NO APLICA 7.1, 7.2
especificaciones o requisitos
aplicables a los patrones de
referencia y disponer de los
medios para verificar la calidad
de los mismos
Líneas de producción de
6.3 APLICA 7, 8
microformas
Para el caso de los servicios de
intermediación digital se debe
6.3.4 NO APLICA 7, 8
identificar tanto las entidades
acreditadas por la autoridad
SEGUNDA VERSIÓN
NTP
392.30-2:2015
administrativa competente, así
como las personas que
intervienen, conforme a las
disposiciones legales y
reglamentarias vigentes,
indicando el alcance de sus
responsabilidades relativas a
la(s) clase(s) de documento(s)
que le corresponde procesar
Proceso de preparación de
6.4 APLICA 7
documentos
En la transmisión de
documentos de archivo, el
responsable integral del sistema
informático de la organización
que administra la línea de
producción de microformas, o
quien este delegue, debe
aprobar y asegurar la aplicación
de políticas, procedimientos o
mecanismos de seguridad de la
información establecidos por la
organización para proteger la
6.4.6 NO APLICA 7
integridad, confidencialidad y
disponibilidad de la misma, así
como de las estaciones de
trabajo o el módulo desde el
cual se transmiten los
documentos de archivo, del
mismo modo de las estaciones
de trabajo o módulos de las
entidades receptoras
autorizadas, incluyendo la
vigencia de los certificados de
las firmas digitales aplicables.
En el caso de archivos
electrónicos que contengan
enlaces o direcciones
6.4.7 electrónicas que forman parte NO APLICA 7
de la integridad de la
información de los documentos
de archivo,
La organización debe establecer
y mantener actualizado un
registro de los datos del
remitente, la pertenencia del
documento de archivo, la
6.4.8 procedencia, la cantidad y NO APLICA 7
formatos de los documentos de
archivo, la fecha de preparación,
identificación del responsable de
la preparación y observaciones
respecto a la integridad.
Proceso de captura de
6.5 APLICA 7
imágenes
6.5.3 Para el caso de los documentos NO APLICA 7
SEGUNDA VERSIÓN
NTP
392.30-2:2015
de archivo generados en
formato electrónico u obtenidos
directamente de la red privada o
pública, en las estaciones de
emisión/recepción, la
organización, utilizando la
imagen digitalizada del patrón
de resolución debe definir,
especificar y configurar,
6.6 Proceso de indización APLICA 7
6.7 Proceso de digitalización APLICA 7
En caso que la organización
desarrolle el software o
aplicativos empleados en algún
proceso de la producción de
6.7.4 NO APLICA 7
microformas este debe
evaluarse de acuerdo con los
lineamientos de la norma
ISO/IEC 25021.
En caso de cambio o
actualización de las versiones
del software aplicado en la
producción de microformas de
una línea de producción, la
organización debe conservar las
versiones correspondientes por
6.7.5 NO APLICA 7
un período establecido por las
disposiciones contenidas en las
leyes o reglamentos aplicables,
los términos contractuales o por
la propia organización, como
parte de las contingencias en
previsión de reprocesamientos.
6.8 Sistema de seguridad APLICA 7, 8
Periodo de conservación de las
6.9 APLICA 7, 8
microformas
Requisitos del medio de soporte
6.10 APLICA 7, 8
de archivos electrónicos
Medio de soporte del software
6.11 APLICA 7, 8
de digitalización y aplicativos
6.12 Proceso de grabación APLICA 7, 8
6.13 Rotulado de las microformas APLICA 7, 8
6.14 Microformas originales APLICA 8
615 Microformas copia 8
Reproducción a partir de
6.16 APLICA 8
microformas
Intervención de los
6.17 APLICA 7, 8
representantes de la fe pública
6.18 Intermediación digital NO APLICA -
6.19 Almacenamiento APLICA 8
6.20 Transmisión telemática NO APLICA -
6.21 Eliminación de originales APLICA 7, 8
7 Formatos del sistema APLICA 8
8 Registros y archivos APLICA 8
9 Evaluación del sistema APLICA 8
SEGUNDA VERSIÓN
IX. VIGENCIA
Entrará en vigencia a partir de su aprobación.
X. APROBACIÓN
Será aprobada mediante Resolución Directoral del AGN.
XI. ANEXOS
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 01
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 02
<Firma Digital – Nombres – Propietario de <Firma Digital – Nombres – Fedatario <Firma Digital – Nombres –
los Documentos Originales en ENA - Juramentado del ENA - Fecha&Hora> Representante del ENA -
Fecha&Hora> Fecha&Hora>
ACTA DE APERTURA
N° <SiglasUnidadOrgánica/Órgano-AcrónimoLíneaProducción-Año-Correlativo>
CÓDIGO: F-02/SPM/ENA/AGN VERSIÓN: 01 EMISIÓN: 10/05/2017 ACTUAL: 10/05/2017
I. DATOS DE LA ENTIDAD PROPIETARIA DE LOS DOCUMENTOS
Entidad ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Órgano ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS
R.U.C. 20131370726 Teléfono
Dirección JR. CAMANA NRO. 125 (PASAJE PIURA) LIMA - LIMA - LIMA
Partida Registral o Ley de Creación

El Archivo General de la Nación, creado por el Decreto Legislativo N° 120, es un organismo público adscrito
al Ministerio de Cultura, y goza de personería jurídica de derecho público interno, autonomía técnica y
administrativa y constituye un pliego presupuestal.
Forma parte del Sistema Nacional de Archivos creado por Ley N° 25323, con la finalidad de integrar
estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito
nacional.
El AGN cumple sus funciones y responsabilidades relacionadas con la Protección y Conservación del
Patrimonio Archivístico de la Nación y su puesta en servicio al público en general y establece políticas
nacionales en materia de archivos, en virtud al marco normativo siguiente:
• Decreto Ley N° 19414- Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la
Nación.
• Ley N° 25323 — Ley del Sistema Nacional de Archivos
• Ley N° 28296 — Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
El AGN, tiene la finalidad de promover, difundir y ampliar el acceso de los servicios archivísticos a los
ciudadanos en general, como fuente de información y hacer prevalecer sus derechos.
La Escuela Nacional de Archiveros, es un órgano desconcentrado del Archivo General de la Nación,
encargado de diseñar y ejecutar acciones de formación superior, así como de capacitación de los
funcionarios y servidores del sector público y privado en materia archivística a nivel nacional. Su Estatuto,
aprobado con Resolución Jefatural N° 091-2016-AGN-J, establece su organización y funcionamiento.
Depende de la Alta Dirección del Archivo General de la Nación y está a cargo de un Director Nacional.
II. DATOS DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
Unidad Orgánica/Organo
Línea de Producción
Dirección
Certificado de Idoneidad
III. DATOS DEL DEPOSITARIO DE LA FE PÚBLICA
Nombres y Apellidos
N° Registro
<InicialesDepositarioFePública-AAP-SiglasUnidadOrgánica/Órgano-
N° Acta en su Registro
AcrónimoLíneaProducción-Año-Correlativo>
SEGUNDA VERSIÓN
IV. DATOS DE LA MICROGRABACIÓN
Fecha y Hora de Inicio Micrograbación
Serie de los Medios Portadores VER ACTA DE CONFORMIDAD
Código de los Medios Portadores VER ACTA DE CONFORMIDAD
SERIE DOCUMENTAL <SerieDocumental> DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN

Referencia del Lote DE MICROFORMAS <LíneaProducción> DEL <Organo/UnidadOrgánica>
CORRESPONDIENTE AL LOTE DE <AgrupaciónCorrespondiente>
Estado de Conservación
Observaciones
<Lugar, Fecha-hora y usuario del sistema>
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 03
<Firma Digital – Nombres – Propietario de <Firma Digital – Nombres – Fedatario Juramentado <Firma Digital – Nombres –
los Documentos Originales en ENA - del ENA - Fecha&Hora> Representante del ENA -
ACTA DE CIERRE

El Archivo General de la Nación, creado por el Decreto Legislativo N° 120, es un organismo público adscrito al
Ministerio de Cultura, y goza de personería jurídica de derecho público interno, autonomía técnica y
administrativa y constituye un pliego presupuestal.
Forma parte del Sistema Nacional de Archivos creado por Ley N° 25323, con la finalidad de integrar
estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito
nacional.
El AGN cumple sus funciones y responsabilidades relacionadas con la Protección y Conservación del
Patrimonio Archivístico de la Nación y su puesta en servicio al público en general y establece políticas
nacionales en materia de archivos, en virtud al marco normativo siguiente:
• Decreto Ley N° 19414- Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
El AGN, tiene la finalidad de promover, difundir y ampliar el acceso de los servicios archivísticos a los
ciudadanos en general, como fuente de información y hacer prevalecer sus derechos.
La Escuela Nacional de Archiveros, es un órgano desconcentrado del Archivo General de la Nación,
encargado de diseñar y ejecutar acciones de formación superior, así como de capacitación de los funcionarios
y servidores del sector público y privado en materia archivística a nivel nacional. Su Estatuto, aprobado con
Resolución Jefatural N° 091-2016-AGN-J, establece su organización y funcionamiento. Depende de la Alta
Dirección del Archivo General de la Nación y está a cargo de un Director Nacional.
Dirección
Certificado Idoneidad
Nombres y Apellidos
N° Registro
<InicialesDepositarioFePública-ACI-SiglasUnidadOrgánica/Órgano-
AcrónimoLíneaProducción-Año-Correlativo>
SEGUNDA VERSIÓN
Fecha y Hora de Término Grabación VER ACTA DE CONFORMIDAD
Total de Unidades de Medios Portadores
Serie de los Medios Portadores VER ACTA DE CONFORMIDAD
<NúmeroProcesoMicrograbación(SiglasUnidadOrgánica/Ór
gano+AcrónimoLíneaProducción+Año+Correlativo06)-
Código de los Medios Portadores
N°DiscoVirtual(03)-N°MedioPortador(03)-
TotalMedioPortador(03)-Ejemplar(02)>
V. REFERENCIA A LOS DOCUMENTOS OBJETO DE MICROGRABACIÓN
SERIE DOCUMENTAL <SerieDocumental> DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS <LíneaProducción>

DEL <Organo/UnidadOrgánica> CORRESPONDIENTE AL LOTE DE <AgrupaciónCorrespondiente>
<Sumatoria de la Cantidad por Tipo de Documentos por

Número Total de Documentos Micrograbados
Lote por Línea de Producción>
Índice
CONTIENE:
<CantidadMicroformasporTipoDocumento> <TipoDocumento>, IMÁGENES DE LA SERIE DOCUMENTAL
<SerieDocumental> DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN <LíneaProducción> DEL LOTE
<AgrupaciónCorrespondiente>
<NúmeroArchivosTarjetaResolución> IMÁGENES DE LAS TARJETAS DE RESOLUCIÓN PM-189 (02
IMÁGENES POR LÍNEA DE PRODUCCIÓN - AL INICIAR Y FINALIZAR CADA LOTE)
<NúmeroActasApertura> IMÁGENES DE ACTAS DE APERTURA (01 POR LÍNEA DE PRODUCCIÓN Y
LOTE DE PRODUCCIÓN>
01 SOFTWARE VISOR DE IMÁGENES Y VERIFICADOR DE FIRMA DIGITAL
<NúmeroÍndices> ÍNDICES CON EL CONTENIDO DE LAS IMÁGENES (01 POR LÍNEA DE PRODUCCIÓN Y
LOTE DE PRODUCCIÓN)
LA FECHA DE GRABACIÓN EN LOS MEDIOS PORTADORES ES CONSIGNADA EN EL ACTA DE
CONFORMIDAD.
Observaciones
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 04
<Firma Digital – Nombres – Propietario <Firma Digital – Nombres – Fedatario Juramentado del ENA <Firma Digital – Nombres –
de los Documentos Originales en ENA - Fecha&Hora> Representante del ENA -
- Fecha&Hora> Fecha&Hora>
ACTA DE CONFORMIDAD
El Archivo General de la Nación, creado por el Decreto Legislativo N° 120, es un organismo público adscrito al Ministerio
de Cultura, y goza de personería jurídica de derecho público interno, autonomía técnica y administrativa y constituye un
pliego presupuestal.
Forma parte del Sistema Nacional de Archivos creado por Ley N° 25323, con la finalidad de integrar estructural, normativa
y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional.
El AGN cumple sus funciones y responsabilidades relacionadas con la Protección y Conservación del Patrimonio
Archivístico de la Nación y su puesta en servicio al público en general y establece políticas nacionales en materia de
archivos, en virtud al marco normativo siguiente:
• Decreto Ley N° 19414- Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
El AGN, tiene la finalidad de promover, difundir y ampliar el acceso de los servicios archivísticos a los ciudadanos en
general, como fuente de información y hacer prevalecer sus derechos.
La Escuela Nacional de Archiveros, es un órgano desconcentrado del Archivo General de la Nación, encargado de diseñar
y ejecutar acciones de formación superior, así como de capacitación de los funcionarios y servidores del sector público y
privado en materia archivística a nivel nacional. Su Estatuto, aprobado con Resolución Jefatural N° 091-2016-AGN-J,
establece su organización y funcionamiento. Depende de la Alta Dirección del Archivo General de la Nación y está a
cargo de un Director Nacional.
Dirección
Certificado Idoneidad
Nombres y Apellidos
N° Registro
<InicialesDepositarioFePública-ACO-SiglasUnidadOrgánica/Órgano-AcrónimoLíneaProducción-
Año-Correlativo>
Fecha y Hora de Término de la Micrograbación
SEGUNDA VERSIÓN
N° SERIE EN LA
ACTAS DE CÓDIGO DEL MEDIO PORTADOR SUPERFICIE DEL MEDIO
ACTAS DE APERTURA PORTADOR
CIERRE
ORIGINAL 1 ORIGINAL 2 ORIGINAL 1 ORIGINAL 2
<SiglasUnidadOr <NúmeroProcesoMicrograba <NúmeroProcesoMicrog
gánica/Órgano- ción(SiglasUnidadOrgánica/Ó rabación(SiglasUnidad
AcrónimoLíneaPr rgano+AcrónimoLíneaProduc Orgánica/Órgano+Acró
oducción-Año- ción+Año+Correlativo06)- nimoLíneaProducción+
<SiglasUnidadOrgánica/Órgano-
Correlativo> N°DiscoVirtual(03)- Año+Correlativo06)-
AcrónimoLíneaProducción-Año-
N°MedioPortador(03)- N°DiscoVirtual(03)-
Correlativo>
TotalMedioPortador(03)- N°MedioPortador(03)-
Ejemplar(02)> TotalMedioPortador(03)-
Ejemplar(02)>
V. REFERENCIA A LOS DOCUMENTOS OBJETO DE MICROGRABACIÓN
SERIE DOCUMENTAL <SerieDocumental> DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS <LíneaProducción>

DEL <Organo/UnidadOrgánica> CORRESPONDIENTE AL LOTE DE <AgrupaciónCorrespondiente>
<Periodo de conservación según tipo de

Periodo Conservación en Calidad de Documento de Archivo
documento por Línea de Producción>
VI. DATOS TÉCNICOS
N° DE CANTIDAD DE IMÁGENES/REGISTROS CON DOCUMENTOS

SOPORTE EMPLEADO
UNIDADES MICROGRABADOS
<CantidadMicroformasporTipoDocumento> <TipoDocumento> IMÁGENES DE LA SERIE

DOCUMENTAL <SerieDocumental> DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN <LíneaProducción> DEL
LOTE <AgrupaciónCorrespondiente> FIRMADAS DIGITALMENTE POR EL FEDATARIO
<TotalUnidadMed JURAMENTADO RESPONSABLE DEL PROCESO DE MICROGRABACIÓN
iosPortadoresGr <NúmeroTotalArchivosTarjetaResolución> IMÁGENES DE LAS TARJETAS DE RESOLUCIÓN
abados PM-189 (02 IMÁGENES POR LÍNEA DE PRODUCCIÓN - AL INICIAR Y FINALIZAR CADA
(Cantidad- LOTE)
ORIGINAL 1 y <NúmeroTotalActasApertura> IMÁGENES DE ACTAS DE APERTURA (01 POR LÍNEA DE
Cantidad PRODUCCIÓN Y LOTE DE PRODUCCIÓN)>
ORIGINAL 2) <NúmeroTotalActasCierre> IMÁGENES DE ACTAS DE CIERRE (POR GRABACIÓN)>
01 SOFTWARE VISOR DE IMÁGENES Y VERIFICADOR DE FIRMA DIGITAL
<NúmeroÍndices> ÍNDICES CON EL CONTENIDO DE LAS IMÁGENES (01 POR LÍNEA DE
PRODUCCIÓN Y LOTE DE PRODUCCIÓN)
Observaciones
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 05
TESTIMONIO
SEGUNDA VERSIÓN
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 06
SEGUNDA VERSIÓN
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 07
SEGUNDA VERSIÓN
IV. PREPARACIÓN
Estado de Conservación del Docum ento de Archivo:

* Estado de Conservación en Integridad y Legibilidad.
Bueno Regular Malo
Estaciones de Trabajo Asignados Estimadas Servidores Asignados Estimados
Softw are a Utilizar
N° Hardw are a Utilizar Identificador N° Hardw are a Utilizar Identificador

1 3
2 4
Observación
V. DIGITALIZACIÓN
Tarjeta Resolución TEST TARGET PM-189 Patrón de Resolución MIRA RESOLUCIÓN ISO N° 2
Frecuencia de Reposición de la Tarjeta de Resolución Número de Pasadas por el Escáner
Resolución Óptica (dpi) Tonalidad Brillo Contraste Resolución de Impresión (dpi)

* La velo cidad de paso del do cumento depende de la reso lució n, to nalidad y tipo de escaner seleccio nado s.
Zona 1: Zona 4 Zona 7 Zona 10 No Aplica

Reso lució n Ho rizo ntal Reso lució n P atro nes P equeño s Tamaño de Letra P equeño Zo na Negra
Zona 2 Zona 5 Zona 8 No Aplica Zona 11

Reso lució n Vertical Reso lució n Ciclo s po r mm Caracteres Separado s Caracteres M anuscrito s
Zona 3a, 3b No Aplica Zona 6 No Aplica Zona 9 No Aplica Zona 12 No Aplica

Tamaño de Letra Grande Zo na B lanca Escala Grises
Formato Digitalización PDF- PDF/A Tamaño Documento Velocidad de Alimentación: No Aplica Sistema OCR NO
* La velo cidad de alimentació n es a nivel de páginas po r minuto
Comprensión Documentos Escala de Reso lució n Documentos Electrónicos
Mantenimiento al Equipo de Digitalización: Softw are a Utilizar

1 4
2 5
3 6
Observación
VI. INDIZACIÓN
Sistema de Indización Manual Diseño Implementado ENA

1 3
2 4
Observación
VII. CONTROL DE CALIDAD DE DIGITALIZACIÓN E INDIZACIÓN

1 4
2 5
3 6
Observación
VIII. FEDATACIÓN JURAMENTADA
Fedatario Juramentado
N° Registro del Fedatario Softw are a Utilizar

1 3
2 4
SEGUNDA VERSIÓN
Observación
IX. GENERACIÓN DE MICROFORMAS

Cantidad de
Medio de Capacidad Capacidad
Capacidad Lógica Medios de
Soporte Físico Física del Medio Lógica del Medio
del Medio Ocupado Archivo
Estimado Estimado Estimado
Electrónico
Contenido del Tamaño de Microformas en Bytes/
Cantidad de Microformas
Medio Portador MegaBytes/ GigaBytes
Herramienta Estadística a Softw are a Utilizar
Utilizar
Responsable del Microarchivo
Dirección Microarchivo
1 3
2 4
Observación
X. ESQUEMA GRÁFICO DE LA ARQUITECTURA DE RED
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 08
<Firma Digital – Nombres – Responsable Técnico - <Firma Digital – Nombres – Jefe de la Dependencia
Fecha&Hora> Funcional - Fecha&Hora>
REPORTE DE PRODUCCIÓN

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN PROPIETARIA DE LOS DOCUMENTOS
RUC 20131370726 Teléfono
Dirección Jr. Rodríguez de Mendoza, 153, Pueblo Libre - LIMA - LIMA
Representante
DNI Correo electrónico
II. DATOS GENERALES
Dirección
Responsable de la Línea
Teléfono
N° Certificado Idoneidad
Fecha Inicio Fecha Vencimiento
Código Serie Documental Serie Documental
Tipo de Documento por Serie Documental
Lote de Producción:
Fecha Inicio Proceso Fecha Fin Proceso
Total Estaciones
Turnos de Trabajo Total Servidores
de Trabajo
Código Serie Documental Serie Documental Tipo Documento
III. RECEPCIÓN
Responsable de la Recepción
Teléfono
Procedencia de los Docum entos:
Docum ento de Archivo Original: Tam año en Bytes/ MegaBytes/

GigaBytes (en caso de Do cumento
Soporte Papel Electrónico Microformas Electró nico o M icro fo rmas)
Medio de Soporte Físico para la Recepción de Docum entos Electrónicos (en caso de Do cumento Electró nico o M icro fo rmas)
CD-R CD-RW DVD-R DVD-RW BLU-RAY Otro, indicar:
Cantidad Documentos Cantidad de Folios
Estaciones de Trabajo Asignados Servidores Asignados
Periodo de Recepción - Softw are Utilizado

1 3
2 4
Observación
IV. PREPARACIÓN
Responsable de la Preparación
Teléfono
Estado de Conservación del Docum ento de Archivo:
Bueno Regular Malo
Periodo de Preparación - Softw are Utilizado
N° Hardw are Utilizado Identificador N° Hardw are Utilizado Identificador

1 3
2 4
Observación
SEGUNDA VERSIÓN
V. DIGITALIZACIÓN
Responsable de la Digitalización
Teléfono
Tarjeta Resolución TEST TARGET PM-189 Patrón de Resolución MIRA RESOLUCIÓN ISO N° 2
Resolución Óptica (dpi) Tonalidad Brillo Contraste Resolución de Impresión (dpi)

* La velo cidad de paso del do cumento depende de la reso lució n, to nalidad y tipo de escaner seleccio nado s.
Zona 1: Zona 4 Zona 7 Zona 10 No Aplica

Reso lució n Ho rizo ntal Reso lució n P atro nes P equeño s Tamaño de Letra P equeño Zo na Negra
Zona 2 Zona 5 Zona 8 No Aplica Zona 11

Reso lució n Vertical Reso lució n Ciclo s po r mm Caracteres Separado s Caracteres M anuscrito s
Zona 3a, 3b No Aplica Zona 6 No Aplica Zona 9 No Aplica Zona 12 No Aplica

Tamaño de Letra Grande Zo na B lanca Escala Grises
Formato Digitalización PDF-PDF/A Tamaño Documento Velocidad de Alimentación: No Aplica Sistema OCR NO
* La velo cidad de alimentació n es a nivel de páginas po r minuto
Comprensión Documentos Escala de Reso lució n Documentos Electrónicos
Periodo de Digitalización - Softw are Utilizado

1 4
2 5
3 6
Observación
VI. INDIZACIÓN
Responsable de la Indización
Sistema de Indización Manual Teléfono
Periodo de Indización - Softw are Utilizado

1 3
2 4
Observación
VII. CONTROL DE CALIDAD DE DIGITALIZACIÓN E INDIZACIÓN
Responsable del Control de Calidad de

la Línea
Teléfono
Reprocesos Tipo de Reproceso Cantidad Subsanado por
Periodo de Control de
- Softw are Utilizado SOFTWARE DEL SPM
Calidad de la Línea
1 4
2 5
3 6
Observación
VIII. FEDATACIÓN JURAMENTADA
Fedatario Juramentado
Iniciales del Fedatario Juramentado Estado Certificado Teléfono

N° Registro del Fedatario Entidad de Certificación CD
N° Certificado Digital Hexagedecimal Fecha Inicio Vigencia CD
Decimal Fecha Fin Vigencia CD
Periodo de la Fedatación
- Softw are Utilizado
Juramentada

1 3
2 4
Observación
SEGUNDA VERSIÓN
XI. GENERACIÓN DE MICROFORMAS
XI.1 GENERACIÓN DEL MEDIO PORTADOR
Responsable de la Preparación del

Medio Portador Virtual
Teléfono
Capacidad Lógica Capacidad Lógica Cantidad de

Capacidad Física
Medio de Soporte Físico del Medio del Medio Medios de
del Medio
Estimado Ocupado Archivo
Contenido del Medio Tamaño de Microformas en Bytes/

Cantidad de Microformas
Portador MegaBytes/ GigaBytes
Periodo de Preparación del

Medio Portador Virtual

1 3
2 4
Observación
XI.2 GRABACIÓN DEL MEDIO PORTADOR
Responsable de la Grabación en
Medio Portador Definitivo
Teléfono
N° SERIE EN LA SUPERFICIE DEL

CÓDIGO DEL MEDIO PORTADOR
ACTAS DE APERTURA ACTAS DE CIERRE MEDIO PORTADOR
ORIGINAL 1 ORIGINAL 2 ORIGINAL 1 ORIGINAL 2
Capacidad del Medio de Soporte (MB) N° Unidades Utilizadas
Tamaño de las Microformas (MB) N° Unidades: Original (1) Original (2)
Periodo de Grabación - Softw are Utilizado

1 3
2 4
Observación
XI.3 CONTROL DE CALIDAD DEL MEDIO PORTADOR
Responsable del Control de Calidad del

Medio Portador Definitivo
Iniciales del Fedatario Juramentado Estado Certificado Teléfono
N° Registro del Fedatario Entidad de Certificación CD
N° Certificado Digital Hexagedecimal Fecha Inicio Vigencia CD
Decimal Fecha Fin Vigencia CD
Herramienta Estadística a
Teléfono
Utilizar
Reprocesos Tipo de Reproceso Cantidad Subsanado por
Periodo de Control de
Calidad del Medio Portador

1 3
2 4
Observación
XI.4 ROTULADO
Responsable del Rotulado
Código del Proceso de Micrograbación Teléfono
Código de la Serie Documental Título de la Serie Documental
Periodo de Rotulado - Softw are Utilizado
Observación
SEGUNDA VERSIÓN
XI.5 ENTREGA A MICROARCHIVO
Responsable de la Entrega al
MicroArchivo
Teléfono
Documento de Envío
Responsable del Microarchivo
RUC Correo electrónico
Teléfono
Dirección Microarchivo
Periodo de Entrega - Unidades Entregadas
Código del Medio Portador N° Serie del Disco Serie Documental
Observación
<Pueblo Libre, 20/06/2017 09:49
SEGUNDA VERSIÓN
DE LA ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS MC- 001-SA/ENA/001
ANEXO N° 09
<Firma Digital – Nombres – <Firma Digital – Nombres
Dueño del Proceso - – Encargado -
REGISTRO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS


PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS RESPONSABLES

LÍNEA DE PRODUCCIÓN RESPONSABLE TÉCNICO
REPORTE DE PRODUCCIÓN DNI DEL RESPONSABLE TÉCNICO
ENCARGADO RECEPCIÓN
DNI ENCARGADO RECEPCIÓN
CÓDIGO SERIE DESCRIPCIÓN 1 DESCRIPCIÓN 2 FECHA DETALLE N° N° N° MAGNITUD FIRMA

N° VALOR SERIE FORMATO OBSERVACIÓN
DOCUMENTAL DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO TOMO FOLIOS BYTES (KB) (SI/NO)
1) El documento electrónico recepcionado debe ser en formato PDF o PDF/A y su reproducción electrónica (impresión en pantalla) es en el formato original, de ser el caso su reproducción en físico
(impresión en papel) será en formato estándar A4 u otro disponible.
2) El documento electrónico debe contar con una firma digital generado a partir de un certificado digital de firma vigente y emitido por una Entidad de Certificación con Acreditación ante la Autoridad
ANOTACIÓN
Administrativa Competente (en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica); para efectos de identificación, autenticación y vinculación con el autor del documento, y el no repudio del
propio documento. La Entidad determinará la aceptación de un documento electrónico sin firma digital o con firma digital convalidada.
3) Los hipervínculos o hiperenlaces anotados en el documento electrónico no forman parte del documento principal, y es considerado un dato accesorio bajo la responsabilidad del autor del documento.
SEGUNDA VERSIÓN
RESOLUCIÓN DIRECTORAL N° -2017/AGN/ENA 56
ANEXO N° 10
REGISTRO DE LA TARJETA DE RESOLUCIÓN
<Firma Digital – Nombres – Fedatario <Firma Digital – Nombres – Responsable <Firma Digital – Nombres – Encargado -
Juramentado - Fecha&Hora> Técnico - Fecha&Hora> Fecha&Hora>
REGISTRO DE USO DE LA TARJETA DE RESOLUCIÓN

N° <SiglasUnidadOrgánica/Órgano-Acrónim oLíneaProducción-Año-Correlativo>

LÍNEA DE PRODUCCIÓN REPORTE DE PRODUCCIÓN ESTACIÓN DE TRABAJO
CONFIGURACIÓN DE RESOLUCIÓN
PARÁMETROS DE LA TARJETA DE RESOLUCIÓN PM-189
ESCANER IMPRESORA
VERIFICADO
N° FECHA Y HORA Resolución Resolución
Tonalidad Tipo y Código de la Resolución Resolución Tam año de Caracteres N° Pasadas REGISTRADO POR POR
OBSERVACIÓN
Código Resolución Brillo Contraste Código Resolución N° Registro Patrones Ciclos por
(Escala Grises, Nom bre del Tarjeta de la Horizontal Vertical Letra Manuscritos por el
Patrim onial (dpi) (%) (%) Patrim onial (dpi) de la Muestra Pequeños mm
B/N o Color) Docum ento Resolución (Zona 1) (Zona 2) (Zona 7) (Zona 11) Escáner
(Zona 4) (Zona 5)
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22]
1) La velocidad de paso del documento depende de la resolución, tonalidad y tipo de escaner seleccionados. Este dato se menciona en el Reporte de Producción.
ANOTACIÓN
2) El registro de la legibilidad del documento electrónico será colocado en el campo observación, identificando su registro y nombre.
LEYENDA
[1] N° de Registro [12] Código de la Tarjeta de la Resolución previo etiquetado, que es empleada como referencia para la determinación del patrón.
[2] Fecha y hora en que se dio inicio a la digitalización. [13] y [14] Resolución Horizontal (Zona 1) y Resolución Vertical (Zona 2). Verificar cuando se produzca un cambio gradual en la densidad de las líneas que van desde 25
[3] Código Patrim onial del escaner utilizado. hasta 600 líneas por pulgada. Es decir, cuando se visualice que las líneas logran independencia una de otras de forma clara y sin distorsión.
[4] Resolución (dpi) del escaner, no menor a 200 dpi. [15] Resolución Patrones Pequeños (Zona 4). Registrar el valor cuando las líneas logren su independencia una de otras de forma clara y sin distorsión.
[5] Tonalidad (Escala Grises, B/N o Color). Indicar la tonalidad configurada en el escaner. [16] Resolución Ciclos por m m (Zona 5). Registrar el valor cuando las líneas logren su independencia una de otras de forma clara y sin distorsión.
[6] Brillo (%). Indicar el porcentaje de brillo configurado en el escaner. [17] Tam año de Letra (Zona 7). Indicar el tamaño del caracter más pequeños visualizado en el documento original que debe ser reproducidos en las copias impresas a partir de las microformas.
[7] Contraste (%). Indicar el porcentaje de contraste configurado en el escaner. [18] Caracteres Manuscritos (Zona 11). Indicar los valores MANUSCRITO o IMPRESO.
[8] Código Patrim onial de la impresora utilizada. [19] N° Pasadas por el Escáner. Corresponde a la cantidad de veces en que es digitalizado el documento de archivo original seleccionado como patrón para así determinar un nivel aceptable de legibilidad.
[9] Resolución (dpi) de la impresora, no debe ser menor a la resolución configurada en el escaner. [20] Registrado por, corresponde a la persona que realizó el registro del patrón.
[10] N° Registro de la Muestra, aquella seleccionada como documento de archivo original para servir de patrón. [21] Verificado por, corresponde al Responsable de verificar la calidad de las imágenes de la Tarjeta de Resolución y de los documentos de archivo original en concordancia con este registro.
[11] Tipo y Nom bre del Docum ento de archivo original seleccionado para servir de patrón. [22] Observación. Observación sobre la variación utilizada en los patrones de configuración del escaner u otros que se consideren relevantes.
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 11
BITÁCORA DE INCIDENTES
<Firma Digital – Nombres – <Firma Digital – Nombres – Dueño <Firma Digital – Nombres –
Fedatario Juramentado - del Proceso - Fecha&Hora> Responsable Técnico -
BITÁCORA DE INCIDENTES
LÍNEA DE MICROFORMAS PERIODO

FEDATARIO JURAMENTADO RESPONSABLE TÉCNICO
PLAN DE PRODUCCIÓN REPORTE DE PRODUCCIÓN
ETAPA DEL REPORTADO PROBLEMÁTICA SOLUCIÓN FECHA SUBSANADO
N~ FECHA Y HORA INCIDENTE DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE COMUNICADO A
PROCESO POR GENERADA IMPLEMENTADA SUBSANACIÓN POR
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 12
SOLICITUD DE REPROCESOS
<Firma Digital – Nombres – <Firma Digital – Nombres – <Firma Digital – Nombres –
Fedatario Juramentado - Dueño del Proceso - Responsable Técnico -
Fecha&Hora> Fecha&Hora> Fecha&Hora>
SOLICITUD DE REPROCESOS
CONTROL RESPONSABLES
CONTROL DE CALIDAD EN DIGITALIZACIÓN E INDIZACIÓN FEDATARIO JURAMENTADO
CONTROL DE CALIDAD EN MEDIO PORTADOR DEFINITIVO N° DE REGISTRO DEL FEDATARIO
CONTROL DE CALIDAD EN MEDIO PORTADOR VIRTUAL RESPONSABLE TÉCNICO
PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS DNI DEL RESPONSABLE TÉCNICO
LÍNEA DE PRODUCCIÓN ENCARGADO SOLICITUD DE REPROCESO
REPORTE DE PRODUCCIÓN DNI ENCARGADO SOLICITAR REPROCESO
DESCRIPCIÓN 1 DESCRIPCIÓN 2 FECHA DETALLE N° SUBSANADO FECHA

N° CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL VALOR SERIE N° DOCUMENTO N° FOLIOS OBSERVACIÓN SOLUCIÓN COMENTARIO
DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO TOMO POR SUBSANACIÓN
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 13
LISTA DE VERIFICACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD
<Firma Digital – Nombres – Fedatario <Firma Digital – Nombres – Dueño <Firma Digital – Nombres –
Juramentado - Fecha&Hora> del Proceso - Fecha&Hora> Responsable Técnico - Fecha&Hora>
LISTA DE VERIFICACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD


CONTROL RESPONSABLES DATOS DEL LOTE

CONTROL DE CALIDAD EN MEDIO
FEDATARIO JURAMENTADO TAMAÑO LOTE (NÚMERO ELEMENTOS) 0 TAMAÑO DE LA MUESTRA #N/A
PORTADOR DEFINITIVO
CONTROL DE CALIDAD EN MEDIO
N° DE REGISTRO DEL FEDATARIO VALORES ALEATORIOS
PORTADOR VIRTUAL
PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS RESPONSABLE TÉCNICO
LÍNEA DE PRODUCCIÓN DNI DEL RESPONSABLE TÉCNICO
REPORTE DE PRODUCCIÓN ENCARGADO DE VERIFICACIÓN

Calcular Valores Aleatorios
<Agrupación de
LOTE DE PRODUCCIÓN DNI ENCARGADO DE VERIFICACIÓN
Documentos>
DESCRIPCIÓN 1 DESCRIPCIÓN 2 FECHA DETALLE CONFORMIDAD FECHA

N° CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL VALOR SERIE
DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO
N° DOCUMENTO N° TOMO N° FOLIOS FECHA INSPECCIÓN SUBSANADO POR
SUBSANACIÓN
OK OBS COMENTARIO
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 14
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA GENERACIÓN DE MEDIOS PORTADORES
<Firma Digital – Nombres – <Firma Digital – Nombres – Dueño <Firma Digital – Nombres – Responsable
Fedatario Juramentado - del Proceso - Fecha&Hora> Técnico - Fecha&Hora>
Fecha&Hora>
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA GENERACIÓN DE MEDIOS PORTADORES


PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS RESPONSABLES SOPORTE
LÍNEA DE PRODUCCIÓN FEDATARIO JURAMENTADO MEDIO SOPORTE VIRTUAL <Ruta> Microformas, Indices,
CONTENIDO DEL MEDIO PORTADOR Actas de Apertura Y
REPORTE DE PRODUCCIÓN N° DE REGISTRO DEL FEDATARIO MEDIO SOPORTE FÍSICO <Blue Ray, DVD Reader,...> Cierre, SW Visor,
LOTE DE PRODUCCIÓN <Agrupación de Documentos> RESPONSABLE TÉCNICO CAPACIDAD FÍSICA
Tarjetas Resolución
IP DEL SERVIDOR DNI DEL RESPONSABLE TÉCNICO CAPACIDAD LÓGICA CANTIDAD DE MICROFORMAS
IP DEL CLIENTE ENCARGADO DE VERIFICACIÓN CAPACIDAD LÓGICA OCUPADA TAMAÑO DE MICROFORMAS
TIPO DE MEDIO DE SOPORTE <Virtual y Físico> DNI ENCARGADO DE VERIFICACIÓN CANTIDAD DE MEDIOS FECHA DE GENERACIÓN
GENERADO DESCARGADO
DESCRIPCIÓN 1 DESCRIPCIÓN 2 FECHA DETALLE
N° CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL VALOR SERIE
N° DOCUMENTO N° TOMO N° FOLIOS DISCO VIRTUAL COMENTARIO
OK OBS SÍ NO
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 15
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EL VACIADO DE INFORMACIÓN
<Firma Digital – Nombres – <Firma Digital – <Firma Digital – Nombres – Responsable
Fedatario Juramentado - Nombres – Dueño del Técnico - Fecha&Hora>
Fecha&Hora> Proceso - Fecha&Hora>
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EL VACIADO DE INFORMACIÓN


LÍNEA DE PRODUCCIÓN FEDATARIO JURAMENTADO MEDIO SOPORTE VIRTUAL <Ruta> <Microformas, Indices,
CONTENIDO DEL MEDIO PORTADOR Actas de Apertura Y
REPORTE DE PRODUCCIÓN N° DE REGISTRO DEL FEDATARIO MEDIO SOPORTE FÍSICO <Blue Ray, DVD Reader,...> Cierre, SW Visor, Tarjetas
LOTE DE PRODUCCIÓN <Agrupación de Documentos> RESPONSABLE TÉCNICO CAPACIDAD FÍSICA Resolución>
IP DEL SERVIDOR DNI DEL RESPONSABLE TÉCNICO CAPACIDAD LÓGICA CANTIDAD DE ARCHIVOS
IP DEL CLIENTE ENCARGADO DE VACIADO CAPACIDAD LÓGICA OCUPADA TAMAÑO DE ARCHIVOS
TIPO DE MEDIO DE SOPORTE <Virtual y Físico> DNI ENCARGADO DE VACIADO CANTIDAD DE MEDIOS FECHA DE VACIADO
VACIADO
DESCRIPCIÓN 1 DESCRIPCIÓN 2 FECHA DETALLE
N° CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL VALOR SERIE N° DOCUMENTO N° TOMO N° FOLIOS COMENTARIO
CLIENTE SERVIDOR DISCO VIRTUAL RUTA ESPECÍFICA
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 16
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
<Firma Digital – Nombres – <Firma Digital – <Firma Digital – Nombres –
Fedatario Juramentado - Nombres – Dueño Responsable Técnico - Fecha&Hora>
Fecha&Hora> del Proceso -
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO


LÍNEA DE PRODUCCIÓN FEDATARIO JURAMENTADO MEDIO SOPORTE VIRTUAL <Ruta> CONTENIDO DEL MEDIO
<Microformas, Indices,
PORTADOR Actas de Apertura Y
REPORTE DE PRODUCCIÓN N° DE REGISTRO DEL FEDATARIO MEDIO SOPORTE FÍSICO <Blue Ray, DVD Reader,...> Cierre, SW Visor,
LOTE DE PRODUCCIÓN <Agrupación de Documentos> RESPONSABLE TÉCNICO CAPACIDAD FÍSICA Tarjetas Resolución>
TIPO DE MEDIO DE SOPORTE <Virtual y Físico> DNI DEL RESPONSABLE TÉCNICO CAPACIDAD LÓGICA CANTIDAD DE ARCHIVOS
MEDIO SOPORTE VIRTUAL <Ruta> ENCARGADO DE ELIMINACIÓN CAPACIDAD LÓGICA OCUPADA TAMAÑO DE ARCHIVOS
MEDIO SOPORTE FÍSICO <Blue Ray, DVD Reader,...> DNI ENCARGADO DE ELIMINACIÓN CANTIDAD DE MEDIOS FECHA DE ELIMINACIÓN
ELIMINACIÓN
CÓDIGO SERIE DESCRIPCIÓN 1 DESCRIPCIÓN 2 FECHA DETALLE N°
N° VALOR SERIE N° DOCUMENTO N° TOMO SERIE CÓDIGO SERIE CÓDIGO DISCO RUTA COMENTARIO
DOCUMENTAL DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO FOLIOS
ORIGINAL 1 ORIGINAL 1 ORIGINAL 2 ORIGINAL 2 VIRTUAL ESPECÍFICA
ANOTACIÓN Los términos "Original 1" y "Original 2" pueden ser reemplazados por "Original n" o "Duplicado n", donde "n" se refiere a la cantidad de unidades requeridas según la necesidad.
SEGUNDA VERSIÓN
RESOLUCIÓN DIRECTORAL N° -2017AGN//ENA 63
ANEXO N° 17
ROTULADO DEL MEDIO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVOS
CÓDIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL:

<Código en el Índice Alfabético del Programa de Control de Documentos>
TÍTULO DE LA SERIE DOCUMENTAL:
<Título de la Serie Documental en el Índice Alfabético del Programa de Control de Documentos>
NÚMERO DE MICROGRABACIÓN:
<SiglasUnidadOrgánica/Órgano + AcrónimoLíneaProducción + Año (yyyy) + Correlativo (??????)>
ACTA DE CIERRE:
<SiglasUnidadOrgánica/Órgano + AcrónimoLíneaProducción + Año (yyyy) + Correlativo (??????)>
N° SERIE:
<Del medio portador físico dado por el Proveedor>
CÓDIGO DEL MEDIO PORTADOR:
<Número Proceso Micrograbación (SiglasUnidadOrgánica/Órgano + AcrónimoLíneaProducción
+Año (yyyy) + Correlativo (??????) + N° Disco Virtual (???)+ N° Medio Portador (??)
Total Medio Portador (??) + Ejemplar (??)>
N° MEDIO PORTADOR: 0? de 0?
EJEMPLAR: ORIGINAL: 0?
FEDATARIO JURAMENTADO:
<Nombre completo>
CÓDIGO: <De registro del Fedatario Juramentado>
FECHA: <dd/mm/yyyy>
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 18
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Administrado: Persona natural o jurídica que participa en un procedimiento administrativo.
Archivo: Para los propósitos de la presente norma, conjunto de documentos conservados por
cualquier técnica, en cualquier medio actualmente conocido o recientemente desarrollado.
Archivo Electrónico: Conjunto de documentos conservados por cualquier técnica, en cualquier
medio electrónico.
Calidad de la imagen. La calidad de la imagen está determinada en base a los criterios y
parámetros de la digitalización o conversión a documento electrónico.
Configuración: La manera en la que el hardware y el software de un sistema de procesamiento
de información están organizados e interconectados.
Conservación: Acción de mantener, custodiar, proteger, resguardar, algún objeto frente al
deterioro, daño, peligro, abandono.
Desecho: Producto no conforme que deje de ser útil para su uso inicialmente previsto,
por lo que debe ser retenido, para su posterior eliminación.
Documento: Cualquier medio que lleve en él información registrada y que puede ser tratado como
una unidad.
NOTA 1: De acuerdo a los requerimientos funcionales de las organizaciones los documentos se pueden
clasificar, organizar, ordenar e identificar en forma individual o en conjunto y en ambos casos ser tratados
como unidad, sea como documentos físicos o documentos electrónicos.
NOTA 2: Son ejemplos de conjuntos tratados como unidad las bibliotecas, las colecciones, series
documentales, los expedientes, legajos, planillas, etc., sea como documentos físicos o documentos
electrónicos o una combinación de ambos.
Documento de archivo:
a. Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o
un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
b. Documento de una organización que autoriza su migración a microformas y de cuyo origen y
contenido es responsable.
c. Documento original producto de algún proceso o implementación de un procedimiento para su
registro como archivo.
Documento electrónico: Unidad estructurada de información registrada, publicada o no,
susceptible de ser generada, clasificada, gestionada, transmitida, procesadas o conservadas por
una persona o una organización de acuerdo a sus requisitos funcionales, utilizando sistemas
informáticos.
NOTA: El término documento electrónico no se refiere únicamente a los documentos de texto que se suelen
crear con procesadores de texto, sino también comprende los mensajes de correo electrónico, las hojas de
cálculo, los gráficos e imágenes, los documentos HTML o XML y los documentos compuestos, multimedia o
de otras clases, que incluyen a sus enlaces y accesos automáticos .
Equipamiento: Configuración definida de estación de trabajo, computadora personal, escáner,
software, equipo de grabación, disco óptico, impresoras, entre otros dispositivos utilizados para
dar soporte a las operaciones de un determinado proceso.
Equivalencia Funcional: Principio por el cual los actos jurídicos realizados por medios
electrónicos que cumplan con las disposiciones legales vigentes poseen la misma validez y
eficacia jurídica que los actos realizados por medios convencionales, pudiéndolos sustituir para
todos los efectos legales. De conformidad con lo establecido en la Ley y su Reglamento, los
documentos firmados digitalmente pueden ser presentados y admitidos como prueba en toda
clase de procesos judiciales y procedimientos administrativos.
NOTA: De la Décima Cuarta de las Disposiciones Complementarias Finales, en el D.S. N° 052-2008-PCM
Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales.
SEGUNDA VERSIÓN
Estación de trabajo: Ambiente físico en el cual se realiza uno o más procesos de una línea de
producción de microformas, asignada a un único usuario y dotado de recursos, procedimientos,
hardware y software requeridos para realizar funciones asignadas.
Evaluación del sistema: comprende el examen sistemático basado en normas técnicas
declaradas por la organización, de la línea de producción y almacenamiento de microformas, que
incluyen los siguientes procesos:
a. Evaluación del sistema de producción y almacenamiento de microformas,
b. Auditoría de seguridad de la información,
c. Auditoría de la seguridad informática.
Fedatario Juramentado: Depositario de la Fe Pública que cuenta con especialización en
informática, y su certificado de idoneidad técnica vigente expedido por su respectivo colegio
profesional, en concordancia con el artículo 2 del D. Leg. N° 827 y 681, D.S. N°009-92-JUS.
Firma digital:
a. Dato digital adjunto, añadido, incorporado, embebido o lógicamente asociado a otro dato o
documento electrónico (Artículo 7° del D.S. N° 052-2008-PCM).
Las características mínimas de la firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de
Firma Electrónica son:
i. Se genera al cifrar el código de verificación de un documento electrónico, usando la
clave privada del titular del certificado.
ii. Es exclusiva del suscriptor y de cada documento electrónico firmado por éste.
iii. Es susceptible de ser verificada usando la clave pública del suscriptor.
iv. Su generación está bajo el control exclusivo del suscriptor.
v. Está añadida o incorporada al documento electrónico mismo de tal manera que es
posible detectar si la firma digital o el documento electrónico fue alterado.
b. Conjunto de datos anexados a un archivo electrónico que permite a un destinatario autenticar
su origen. (4.72 ISO 12651).
c. Datos anexados a, o una transformación criptográfica de, una unidad de datos que permite al
receptor de la unidad de datos probar el origen e integridad de la unidad de datos y proteger
contra la falsificación por ejemplo por el receptor. (3.3.26 ISOC 7498-2)
Imagen: Representación por apropiados medios de un apropiado receptor (pantalla, superficie
fotosensible...) de un objeto o de un dato correspondiente a dicho objeto.
Imagen electrónica: Representación de un documento en forma de dato sobre un soporte de
almacenamiento digital, elementos de un cuadro sobre el ecran de un dispositivo de pantalla visual
o en forma de copia impresa.
Indización: Para los propósitos de la presente norma, identificación de datos, información o
documentos individuales o en conjunto, tratados como unidad, siguiendo una definida metodología
de ordenamiento lógica y uniforme, que permita fácil ubicación, rápida disponibilidad y su
recuperación, durante los procesos de transformación a los que es sometido y desde los medios
de soporte elegidos para su conservación y almacenamiento, manteniendo en todo momento la
integridad original de dicha unidad.
NOTA: La metodología de identificación puede utilizar números, letras o fechas correlativas, nombres,
identificación alfanumérica o combinaciones que sigan reglas internas establecidas por la organización o
externas adoptadas de común acuerdo con los destinatarios o en cumplimiento de disposiciones emitidas por
autoridades competentes.
Información: Datos, ya sean en la forma de números, gráficos o palabras, que han sido
organizados, sistematizados y presentados de modo que los patrones subyacentes queden claros.
Infraestructura Oficial de Firma Electrónica – IOFE: Es un sistema confiable, acreditado,
regulado y supervisado por la Autoridad Administrativa Competente, provisto de instrumentos
SEGUNDA VERSIÓN
legales y técnicos que permiten generar firmas digitales y proporcionar diversos niveles de
seguridad respecto de:
a. La integridad de los documentos electrónicos;
b. La identidad de su autor, lo que es regulado conforme a Ley.
El sistema incluye la generación de firmas digitales, en la que participan entidades de certificación
y entidades de registro o verificación acreditadas ante la Autoridad Administrativa Competente
incluyendo a la Entidad de Certificación Nacional para el Estado Peruano, las Entidades de
Certificación para el Estado Peruano, las Entidades de Registro o Verificación para el Estado
Peruano y los Prestadores de Servicios de Valor Añadido para el Estado Peruano.
Inspección: Es el proceso que consiste en medir, examinar, ensayar o comparar de algún modo,
la unidad en consideración con respecto a los requisitos establecidos.
Instalaciones: Área destinada a la línea de producción del sistema de producción de
microformas.
Integridad:
a. Del documento de archivo, es aquella relacionada a que el documento original se encuentre
completo en toda su extensión por folio, sin afectar la visualización de datos asociadas a su
registro de indización. La(s) imagen(es) en el documento no deben encontrarse adulteradas ni
mostrar dobleces. Tal cual se muestre el documento de archivo, se debe apreciar el
documento electrónico producto de una digitalización.
b. Del documento electrónico con firma digital, es aquella característica que indica que un
documento electrónico no ha sido alterado desde la transmisión por el iniciador hasta su
recepción por el destinatario.
Legibilidad: Aptitud de una imagen para ser interpretada; o leída rápida e inequívocamente,
identificando y distinguiendo elementos, individuales, series o conjuntos (letras, números, trazos,
líneas, objetos, etc.).
Línea de producción: Conjunto de procesos, procedimientos y recursos de software y hardware
integrados como una unidad de producción para elaborar microformas.
Lote: Cantidad especificada de documentos, información, datos o imágenes de características
similares o que han sido producidos, colectados, ordenados o transmitidos bajo procesos o
condiciones esencialmente uniformes, que se someten a procesamiento e inspección como un
conjunto unitario.
Medio de archivo electrónico: Medio con aptitud para contener documentos en formato digital.
Medio de Medición: Instrumento utilizado para realizar mediciones, previa calibración o estándar
referencial aplicado. Por ejemplo: Tarjeta de resolución Scanner Test Target PM-189.
Medio Portador Definitivo: Es aquel medio de soporte de archivo(s) electrónico(s) que permite
una única grabación (escritura) y múltiples reproducciones (lecturas), asegurando la inalterabilidad
y perdurabilidad del documento de archivo electrónico, en el entorno tecnológico seleccionado.
Medio Portador o de Soporte Físico: Es un medio de archivo electrónico organizado a partir de
un dispositivo de hardware estructurado para brindar almacenamiento definitivo a los documentos
electrónicos. Para efectos del presente documento, el soporte físico que contiene los datos (CD,
DVD, Bluray, o similares).
Medio Portador o de Soporte Virtual: Conjunto de documentos electrónicos contenidos en
memorias virtuales, estructurados, organizados y almacenados, cuya magnitud de volumen colma
la capacidad de un soporte físico.
Microarchivo: Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de
soporte o almacenamiento portadores de microformas grabados, provistos de sistemas de índice y
medios de recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias
exactas los documentos almacenados como microformas.
Microforma:
a. Un término genérico para cualquier medio que contiene imágenes.
SEGUNDA VERSIÓN
b. Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento (electrónico),

que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte
material portador (medio portador electrónico o físico), mediante un proceso fotoquímico,
informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos
equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de
equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas,
esencialmente iguales al documento original.
c. Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por
procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los
producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos
establecidos en la Ley N° 26612.
d. La microforma debe reproducir el documento original con absoluta fidelidad e integridad, y
que posee cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superior o al menos similar al
documento original.
e. La acepción electrónica (o) es para diferenciar su uso o aplicación en un entorno digital
(digital, virtual, electrónico) de uno físico.
Microforma original: Microforma usada para producir las sucesivas generaciones de
microformas.
Microforma copia: Reproducción exacta del elemento (archivo) original que contiene
microforma(s), efectuada sobre un soporte material idóneo similar, en el mismo o similar formato,
configuración y capacidad de almacenamiento; y con efectos equivalentes.
Micrograbación: Proceso técnico por el cual se obtienen las microformas, a partir de los
documentos originales en papel o material similar; o bien directamente de los medios o soportes
electromagnéticos, digitales u otros en que se almacena información producida por computador u
ordenador.
Mira de resolución ISO No. 2 – ISO No. 2 test chart. Mira constituida por modelos de prueba
ISO No. 2, designados por números que expresan los pares de línea por pulgada.
Módulo: Conjunto de derechos de funciones y derechos de objeto asignados a un determinado
usuario o grupos de usuarios para desarrollar un proceso específico en una línea de producción de
microformas.
Muestra: Folio(s) del documento de archivo que contiene los elementos más críticos en cuanto a
legibilidad, caracteres más pequeños o detalles más finos que son de importancia reproducir en
las microformas.
Poder de resolución: Expresión numérica del límite de resolución de un sistema óptico o
fotográfico, determinada con la ayuda de una mira y expresada como el número de pares de
líneas por milímetro distinguibles en una imagen de esta mira.
NOTA: En razón de las imperfecciones inherentes a todo sistema óptico, el poder de resolución no es
constante en toda el área de imagen.
Preservación: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas destinadas a asegurar la
protección física de los documentos contra los agentes de deterioración, para evitar su deterioro o
afectación por daño o peligro.
Producto: Para los fines del presente procedimiento, es el resultado de los procesos del sistema
de elaboración de microformas con valor legal, conforme se dan.
Producto no conforme: Resultado de un proceso que no cumple con los requisitos especificados.
Registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las características pertinentes de
un producto, proceso o servicio o las características particulares de un organismo, o de una
persona, en una lista apropiada disponible públicamente.
Relación de Compresión
Relación entre el número de bits de una imagen electrónica después y antes de la compresión
(4.37, ISO 12651).
Resolución:
SEGUNDA VERSIÓN
a. Aptitud de un sistema fotográfico (equipo, óptica, emulsión sensible y procesamiento) para

registrar detalles finos; y
b. Aptitud de un sistema óptico para representar visualmente detalles finos.
Reparación: Acción tomada sobre el producto no conforme para convertirlo en aceptable para su
utilización prevista.
Reproceso: Acción tomada sobre el producto no conforme para que cumpla con los requisitos de
la NTP 392.030-2:2015.
Residuo: Material físico resultante de la destrucción o descomposición de algún objeto, resultando
inservible después de haber realizado un trabajo u operación.
Sistema informático: Conjunto de elementos relacionados, compuesto por uno o más de los
procesos, hardware, software, instalaciones y personal que proporcionan la capacidad de
satisfacer una necesidad u objetivo definido. (3.31 NTP ISO /IEC 12207)
Tarjeta de Resolución PM-189 - Scanner Test Target PM 189. Tarjeta patrón que consiste en
una carta de 8.5” x 11” con 26 elementos (incluida la Mira de resolución ISO No. 2), distribuidos
para ajustar los parámetros de los escáneres e incorpora versiones altamente mejoradas de todas
las resoluciones especificadas y recomendadas por el estándar ANSI/AIIM MS44-1988. Esta
tarjeta patrón permite al operador, evaluar si las imágenes digitalizadas cumplen con los
requerimientos deseados, así como el rendimiento del escáner.
Usuario: Individuo u organización que utiliza el sistema en operación para llevar a cabo una
función específica.
NOTA: El usuario puede llevar a cabo otros pápeles, tales como el de adquiriente desarrollador o responsable
de mantenimiento. (3.36 NTP ISO/IEC 12207).
Vaciado o Descarga: Acción de vaciar o descargar de un repositorio su contenido.
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO Nº 19
HOJA DE INFORMACIÓN GENERAL
Versión
 Versión 2.0.0 del 05 de Julio de 2017.
Responsable de la Elaboración
 Roberto Carlos Hinostroza Rivera

 Responsable Técnico del Sistema de Microformas de la Secretaría Académica
 Secretaría Académica de la Escuela Nacional de Archiveros
 Formato en Ms. Word.
 Mecanismo Manual.
Responsables de la Revisión
 Evelyn Pérez Arias

 Encargada de Secretaría Académica de la Escuela Nacional de Archiveros
 Secretaría Académica de la Escuela Nacional de Archiveros
Responsables de la Aprobación
 Jorge Alberto Espino

 Director de la Escuela Nacional de Archiveros
 Dirección de la Escuela Nacional de Archiveros
Fecha de Aprobación
 A partir de la emisión de la Resolución Directoral del ENA.
Medio Portador
 Electrónico en la Intranet Institucional del ENA.

 Repositorios Electrónicos del ENA.
 Impreso en hojas A-4 (copia no controlada).
SEGUNDA VERSIÓN
ANEXO N° 20
CONTROL DE CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR
CONTROL DE CAMBIOS
NUMERAL VIGENTE NUMERAL MODIFICADO

II. CAMPO DE APLICACIÓN - II. CAMPO DE APLICACIÓN -
EXCLUSIONES EXCLUSIONES
II. a) -
II. b) II. a)
II. c) II. b)
-
II. d)
-
II. e)
-
II. f)
-
II. g)
-
II. h)
-
II. i)
-
II. j)
-
II. k)
-
II. l)
II. m) -
II. n) II. c)
II. o) II. d)
III. BASE LEGAL III. BASE LEGAL
3.30 3.1
3.2
3.31
3.32 3.3
3.33 3.4
3.34 3.5
3.35 3.6
3.36 3.7
3.37 3.8
3.38 3.9
3.39 3.10
SEGUNDA VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS

3.11
3.40
3.41 3.12
3.42 3.13
3.43 3.14
3.44 3.15
3.45 3.16
3.46 -
3.47 -
V. ESTRUCTURA DE LA V. ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN
5.1 ESTRUCTURA GENERAL 5.1 ESTRUCTURA GENERAL DE LA
UBICACIÓN ESCUELA NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE
DE ARCHIVEROS DEL ARCHIVO ARCHIVEROS DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN GENERAL DE LA NACIÓN
VI. ESQUEMA DEL SISTEMA DE VI. ESQUEMA DEL SISTEMA DE

PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
6.1 ESQUEMA DEL SISTEMA DE 6.1 ESQUEMA DEL SISTEMA DE
PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS
PARA LA ESCUELA NACIONAL DE PARA LA ESCUELA NACIONAL DE
ARCHIVEROS DEL ARCHIVO ARCHIVEROS DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN GENERAL DE LA NACIÓN
VII. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES VII. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES
7.1.1.e. -
7.1.1.f. 7.1.1.e.
7.1.1.g. 7.1.1.f.
7.1.2.a. 7.1.2.a.
7.1.5 7.1.5
7.1.7.c. -
7.1.7.d. 7.1.7.c.
7.1.7.e. 7.1.7.d.
7.1.7.f. 7.1.7.e.
7.1.7.g. 7.1.7.f.
7.1.7.h. 7.1.7.g.
7.1.7.i. 7.1.7.h.
SEGUNDA VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
7.2.1.d. -
7.2.1.e. 7.2.1.d.
7.2.1.f. 7.2.1.e.
7.2.1.g. 7.2.1.f.
7.2.1.h. 7.2.1.g.
7.2.1.i. 7.2.1.h.
7.2.1.j. 7.2.1.i.
7.2.1.k. 7.2.1.j.
7.2.1.l. 7.2.1.k.
7.2.1.m. 7.2.1.l.
7.2.1.n. 7.2.1.m.
VIII. DESCRIPCIÓN GENERAL OTROS VIII. DESCRIPCIÓN GENERAL DE OTROS

RUBROS NECESARIOS RUBROS NECESARIOS
8.1 8.1
8.2.2.q. -
8.2.6 8.2.6
8.3 8.3
8.5.1 8.5.1
8.5.2 8.5.2
8.5.4 8.5.4
8.6 8.6
ANEXO N° 7 ANEXO N° 7
SEGUNDA VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
ANEXO N° 20 -
SEGUNDA VERSIÓN

MC 001 ENA 2da - v12 - 04jul2017

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MANUAL DE CERTIFICACIÓN

CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:

RESOLUCIÓN DIRECTORAL N° - 2017/AGN/ENA

SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

PRIMERA VERSIONSOLUCION SECRETARIAL N° -2014/SGEN/ENA

ANEXO N° 18: GLOSARIO DE TÉRMINOS

II. CAMPO DE APLICACIÓN

a. 5.3.3 Las empresas especializadas que brinden los servicios de producción, o de

reglamentarias vigentes, indicando el alcance de sus responsabilidades relativas

III. BASE LEGAL

sistemas de producción y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo

IV. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

El Ministerio de Cultura es un organismo del Poder Ejecutivo responsable de todos

El Archivo General de la Nación, creado por el Decreto Legislativo N° 120, es un

El AGN cumple sus funciones y responsabilidades relacionadas con la Protección y

público en general y establece políticas nacionales en materia de archivos, en virtud

 Decreto Ley N° 19414- Ley de Defensa, Conservación e Incremento del

El AGN, tiene la finalidad de promover, difundir y ampliar el acceso de los servicios

La Escuela Nacional de Archiveros, es un órgano desconcentrado del Archivo

La Escuela Nacional de Archiveros tiene su domicilio legal en la ciudad de Lima,

A continuación, la visión, misión y principios del ENA.

Somos una institución educativa superior especializada en la enseñanza de la

La Escuela Nacional de Archiveros es un órgano desconcentrado del Archivo

Los órganos consultivos de la Director son el Consejo Nacional de Archivos y

La Escuela Nacional de Archiveros es el órgano desconcentrado del Archivo

En las siguientes ilustraciones se muestra la estructura general del Archivo

Estructura Organizacional del Archivo General de la Nación

Estructura Organizacional de la Escuela Nacional de Archiveros

VI.ESQUEMA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

Grabador del Medio

Esquema del Sistema de Producción de Microformas de la Escuela Nacional de Archiveros

VII. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES

7.1 RESPONSABLES DIRECTIVOS

7.1.2 COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS

b. Conduce el proceso de formulación del Programa del Control de

7.1.3 COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

7.1.4 COMITÉ DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA

7.1.5 DEPOSITARIO DE LA FE PÙBLICA

Certificación para el Estado Peruano (ECEP) del ENA y utilizar el

7.1.6 COMITÉ DE INFORMÁTICA

7.1.7 SECRETARÍA ACADÉMICA

a. Dirige la actuación coordinada y aprueba los Planes y Reportes

7.2 RESPONSABLES OPERATIVOS

e. Coordina o ejecuta las tareas asignadas al responsable del

7.2.2 RECEPTOR Y PREPARADOR

a. Recepciona los documentos de archivo originales del sistema de

microformas, registrando esta actividad en la “Lista de

7.2.5 OPERADOR DE CONTROL DE CALIDAD DE DIGITALIZACIÓN E

e. Coordina con el Responsable Técnico la aplicación de acciones

7.2.6 FEDATARIO JURAMENTADO - DEPOSITARIO DE LA FE

7.2.7 GENERADOR DEL MEDIO PORTADOR

7.2.8 GRABADOR DEL MEDIO PORTADOR

7.2.9 OPERADOR DE CONTROL DE CALIDAD DEL MEDIO

7.2.10 ROTULADOR Y ENTREGADOR DEL MEDIO PORTADOR

VIII. DESCRIPCIÓN GENERAL DE OTROS RUBROS NECESARIOS

8.2 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE

que la Secretaría Académica indique; tienen formato PDF o PDF/A;

8.2.2 LA GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE

g. Grabación de las microformas.

8.2.3 REGISTROS, FORMATOS Y ACTAS

8.2.4 TARJETA DE RESOLUCIÓN

Target PM-189 Precisión SM – Ritter u otra que contenga la mira de