2017

ORG-G-01 “GUÍA PARA ELABORACIÓN Y

CONTROL DE DOCUMENTOS”

PERTENECE AL PROCEDIMIENTO
ORG-PD-01 “ELABORACIÓN Y CONTROL
DE DOCUMENTOS”

GRUPO DE PLANEACIÓN

INSTITUTO CARO Y CUERVO

10/02/2017
 Código: ORG-G-01

GUÍA PARA ELABORACIÓN Y CONTROL Versión: 1.0

DE DOCUMENTOS
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Fecha: 10/02/2017

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Versión Fecha de Elaborado Revisado Aprobado por: Descripción del Cambio

aprobación por: por:
1.0 10/02/2017 Paola Gaitan Margarita Lucia Carmen Millan Se crea la guía: ORG-G-01
Martinez Castañeda Directora “Guía para la elaboración de
Coordinadora Subdirectora General documentos”; por la
grupo administrativa y actualización del
planeación financiera procedimiento: “PD-SIG-01
ELABORACIÓN Y CONTROL
DE DOCUMENTOS”.

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1. INTRODUCCIÓN

De acuerdo a las directrices establecidas durante la implementación y para el adecuado

mantenimiento del Sistema Gestión de la Calidad del Instituto Caro y Cuervo; el Grupo de
Planeación presenta los lineamientos que definen como se elaboran y controlan los
documentos del sistema.

2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales aplicables a la elaboración y modificación de los

documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Caro y Cuervo.

3. ALCANCE

Las orientaciones establecidas en la presente guía aplican a todos los documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad: procesos, procedimientos, manuales, guías, instructivos,
reglamentos y formatos, del Instituto Caro y Cuervo; respecto a su la elaboración,
actualización y eliminación.

4. DEFINICIONES

4.1 Actividad: Conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con otras
actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están redactadas en
forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente para que quien desarrolla
el procedimiento entienda qué debe hacer.

4.2 Acto administrativo: Todo acto jurídico dictado por la Administración y sometido al
Derecho Administrativo. Aclaración de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo
realizada por la Administración en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la
potestad reglamentaria.

4.3 Alcance: Define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica un
documento.

4.4 Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la
comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos,
diagramas, guías u otros documentos relacionados.

4.5 Aprobación de un documento: Acción mediante la cual una persona cuyo cargo está
autorizado, evalúa que el contenido de un documento cumple, para alcanzar los objetivos
propuestos

4.6 Cambio de forma: Modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar su

presentación o corregir errores de puntuación u ortografía.

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4.7 Cambio de fondo: Modificaciones realizadas al documento que afectan las condiciones
y lineamientos establecidos en la versión vigente.

4.8 Ciclo PHVA: Describe el curso de la mejora continua (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).

4.9 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento
en forma particular; para su identificación según tipo de documento, proceso que
pertenece y el consecutivo correspondiente.

4.10 Definiciones: Glosario de términos. Debe incluir los conceptos utilizados en el

documento que requieran una mayor claridad y el significado de las siglas para garantizar
que cualquier lector esté en capacidad de entender.

4.11 Documento: Información y su medio de soporte.

4.12 Documento externo: Documentos que son suministrados por entes o personas
externas al Instituto Caro y Cuervo, entre ellos se encuentran: Normas, leyes, decretos,
entre otros.

4.13 Documento interno: Documento generado por el Instituto Caro y Cuervo el cual no
se puede clasificar como un Manual, Procedimiento, Guía, Instructivo, reglamento o
Formato, dadas las características particulares que contiene.

4.14 Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

4.15 Enfoque basado en procesos: Gestión sistemática de la interacción e interrelación

entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

4.16 Fecha: Parte del encabezado de los documentos que corresponde a su fecha de
aprobación.

4.17 Formato: Documento que permite el intercambio de información de manera

estandarizada y que una vez diligenciado se convierte en un registro.

4.18 Guía: Documento en el que se establecen las recomendaciones o sugerencias o que

da preceptos para dirigir en asuntos específicos.

4.19 Instructivo: Documento a través del cual se realiza la descripción detallada sobre la
manera como se ejecuta una actividad.

4.20 Lista de Versiones: Tabla que relaciona la descripción de los cambios incorporados
al documento, entre una versión y otra.

4.21 Listado maestro de documentos: Formato que relaciona toda la documentación

existente del Sistema de Gestión de la Calidad, utilizando una codificación y estructura
específica para su identificación.

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4.22 Manual: Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática

información sobre objetivos, políticas, atribuciones u organización, así como acuerdos
necesarios para la ejecución del trabajo, teniendo un marco de referencia específico (por
ejemplo: Funciones, contratación, tecnología, comunicaciones, etc.)

4.23 Manual de Calidad: Documento que describe y específica el Sistema de Gestión de

la Calidad de la entidad.

4.24 Medio de Soporte: Medio en el cual se contiene la información, éste puede ser físico
y digital.

4.25 Modificación: Acción mediante la cual se realizan cambios a los documentos que se
encuentran vigentes.

4.26 Objetivo: Finalidad para la cual se elabora el documento.

4.27 Pirámide documental: Representación gráfica de los documentos definidos en el

Sistema Integrado de Gestión.

4.28 Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar a cabo
una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como
mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

4.29 Proceso: Documento en el que se establecen el conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de
entrada en resultados.

4.30 Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y

estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

4.31 Procesos misionales: (o de realización del producto o de la prestación del servicio):

incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

4.32 Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los
recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición,
análisis y mejora.

4.33 Punto de Control: Son actividades que teniendo en cuenta los riesgos, señalan
acciones clave del proceso, como son: revisión, verificación, supervisión o aprobación,
entre otras; las cuales buscan garantizar el cumplimiento de los objetivos.

4.34 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas.

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4.35 Referencias: Relación de los documentos que sirven de guía para mayor
comprensión del asunto que trata el procedimiento por ejemplo: normas técnicas, libros,
páginas web o resoluciones internas.

4.36 Reglamento: Documento en que se establecen un conjunto de reglas y preceptos

dictados por las autoridades competentes para la ejecución de una ley, el funcionamiento
de la entidad, de un servicio o de cualquier actividad.

4.37 Responsable: Persona que tiene a su cargo la ejecución de una actividad.

4.38 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia,

eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.

4.39 Sistema de gestión de calidad - SGC: Herramienta de gestión sistemática y

transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de
calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades.
Está enmarcado en los planes estratégicos y el desarrollo de tales entidades.

4.40 Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al

documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda
versión correspondería al número dos (2.0).

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 Todos los cambios de fondo requieren una solicitud por parte del responsable.

5.2 Los cambios de forma no requieren una nueva versión del documento.

5.3 Los cambios de fondo siempre deben generar una nueva versión del documento.

5.4 Un procedimiento no puede tener un único responsable de todas las tareas. Si este fuera
el caso, se concluye que se trata de una descripción de funciones.

6. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD

Los tipos de documentos utilizados en el Sistema de Gestión de la Calidad son: Manual de

calidad, manuales, caracterizaciones de procesos, procedimientos, instructivos, guías,
reglamentos, formatos, documentos internos y documentos externos.

En el siguiente diagrama se muestra la jerarquía que tienen los documentos según el ámbito
en que son aplicables, entidad, proceso, procedimiento, actividad, etc.

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6.1 Estructura de presentación de los documentos del Sistema de Gestión de la

Calidad

6.1.1 Encabezado

Los documentos se elaboran teniendo en cuenta el logo del Instituto Caro y Cuervo en la
parte izquierda del documento, en la parte central el nombre del documento, en la parte
derecha se muestra: código, versión, número de página y fecha de aprobación del
documento. Ejemplo del encabezado:

Tamaño del logo Tipo de letra: Arial y Negrilla Tipo de letra: Arial
2.6 X 2.6 Tamaño: 12 Tamaño: 10

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Versión: 1.0
GUÍA PARA ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS Página:

Fecha: 02/08/2016

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Los documentos con lineamientos de imagen y diseño institucional y/o con lineamientos
desde presidencia, y los formatos generados por los sistemas de información (software), no
llevarán el encabezado anterior.

6.1.2 Contenido

Los documentos deberán estar en letra Arial, preferiblemente tamaño 11.

El tamaño de letra en documentos de mayor extensión se podrá disminuir, con la finalidad de

contribuir al aprovechamiento del papel.

6.1.3 Márgenes

Se recomiendan las siguientes márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

6.1.4 Control de Cambios

Al iniciar en la primera página del documento se encuentra una tabla para mantener el
control de documento que indica: la versión del documento, la fecha de aprobación, quien
reviso, quien aprobó el documento y la descripción de los cambios; como se indica a
continuación:

Versión Fecha de Elaborado Revisado Aprobado Descripción del

aprobación por: por: por: Cambio

No obstante, algunos documentos tienen unas plantillas diseñadas que buscan estandarizar
la producción de dichos documentos como lo son: plantillas para caracterización de proceso
y plantillas para la caracterización de procedimientos.

6.2 Contenido de los documentos

De acuerdo a la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad (pirámide

documental), existen siete tipos de documentos que describen los procesos, procedimientos,
manuales, instructivos, guías, reglamentos y formatos. Estos tienen las siguientes
características.

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6.2.1 Documentación de procesos

Los procesos que conforman el SGC del Instituto Caro y Cuervo, se deben caracterizar en la
siguiente plantilla diseñada para tal fin así:

OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE DIRECTIVO
RESPONSABLE EJECUTOR
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

PROVEEDORES ENTRADAS DOCUMENTOS SALIDAS USUARIOS

ASOCIADOS

Recursos Registros Requisitos

MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ

Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo de la plantilla es necesario tener en
cuenta las orientaciones establecidas en el documento en Excel que establece los
lineamientos para su diligenciamiento.

6.2.2 Documentación de procedimientos

Para documentar los procedimientos del SGC, se debe utilizar la plantilla que se muestra a
continuación y su contenido corresponde a:

TIPO DE PROCESO: PROCESO:

PROCEDIMIENTO: CÓDIGO:
PRODUCTOS:
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:
ALCANCE:
GLOSARIO:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

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CONDICIONES GENERALES:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
REGISTROS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO / ROL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Formatos Asociados:
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Elaboró Revisó Aprobó Fecha
Nombre
Cargo
Versión Descripción del Cambio Fecha

Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo de la plantilla es necesario tener en
cuenta las orientaciones establecidas en el documento en Excel que establece los
lineamientos para su diligenciamiento.

6.2.3 Documentación de manuales o guías

En la documentación de los manuales y las guías del Sistema de Gestión de la Calidad del
Instituto Caro y Cuervo, se debe tener en cuenta las siguientes diferencias:

6.2.3.1 Manuales: documentos en los cuales se establecen directrices generales de

varios temas, procesos o temas los cuales incluyen información de interés.

a. Pueden tener aspectos de obligatorio cumplimiento y otros que definan casos de

aplicación y normativas
b. No tienen orden sistemático por variedad de temas
c. Dan pauta para la toma de decisiones
d. Las definiciones pueden ser opcionales

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6.2.3.2 Guías: documentos de orientación o referencia para llevar a cabo un

procedimiento o actividad.

a. Son de obligatorio cumplimiento en caso de aplicación

b. Generalmente tienen un orden sistemático
c. Dan pautas para la realización de actividades especificas
d. Incluye definiciones, si aplica

Las plantillas establecidas para tal fin son:

a) Manual

Portada Contenido

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b) Guía

Portada Contenido

Los manuales o guías que forman parte del SGC del Instituto presentaran el siguiente
contenido:

Información del documento: registrar la versión; la fecha de elaboración o actualización; la

información de la persona, área o dependencia que revisa y que aprueba el documento y; la
descripción de la creación o actualización del documento.

Introducción: Breve descripción de lo que se pretende con el manual o la guía.

Objetivo: describir el propósito general del manual o guía, este debe ser coherente con el
alcance del documento y su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la
acción principal de lo que se pretende. Debe tener relación directa con el proceso o
procedimiento al cual está asociado.

Alcance: establecer el campo de aplicación del manual o la guía

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Términos y definiciones: conceptos que facilitan la compresión del manual o la guía, para
aquellas personas que lo van a aplicar.

Descripción: se refiere al desarrollo del manual o guía, su contenido depende del tema a
describir. Si se trata de una guía se sugiere que en lo posible se presente ilustraciones y
ejemplos.

6.2.4 Documentación de reglamentos

En la documentación de los reglamentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto

Caro y Cuervo se debe tener en cuenta:

a. Son de obligatorio cumplimiento en caso de aplicación

b. No tienen orden sistemático por variedad de temas
c. Regulan actividades especificas
d. Dirigidos a una población especifica

Reglamento

Portada Contenido

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Los reglamentos que forman parte del SGC del Instituto presentaran el siguiente contenido:

Información del documento: registrar la versión; la fecha de elaboración o actualización; la

información de la persona, área o dependencia que revisa y que aprueba el documento y; la
descripción de la creación o actualización del documento.

Introducción: Breve descripción de lo que se pretende con el reglamento

Alcance: establecer el campo de aplicación del reglamento

Descripción: se refiere al desarrollo del reglamento, su contenido depende del tema a reglar
y ordenar.

6.2.5 Documentación de instructivos

El SGC del Instituto, contempla dos tipos de instructivos, a saber:

a) Instructivo de actividad: documento que describe de manera muy detallada el paso a

paso para desarrollar una actividad.
b) Instructivo de formato: documento que describe de manera detallada el paso a paso
para el diligenciamiento de formatos que por su gran complejidad requieren una
explicación detallada.

Instructivo

Portada Contenido

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Los instructivos que forman parte del SGC del Instituto tienen el siguiente contenido:

 Información del documento: registrar la versión; la fecha de elaboración o

actualización; la información de la persona, área o dependencia que revisa y que
aprueba el documento y; la descripción de la creación o actualización del documento.

6.2.6 Documentación de formatos

Para la elaboración de formatos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Analizar si la información que se va a registrar puede ser estandarizada, es decir que

siempre se requieran los mismos datos.
b. Que la información solicitada requiera un orden o secuencia especifica.
c. Canalizar la disponibilidad de la información en un solo documento.

Al elaborar un formato se deben definir los campos necesarios para que la información
registrada proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea, de manera
coherente y eficiente.

Los formatos que forman parte del SGC del Instituto, constan de tres partes:

Encabezado: debe contener el logo del Instituto Caro y Cuervo en la parte izquierda del
documento, en la parte central el nombre del documento, en la parte derecha se muestra:
código, versión, número de página (si aplica, en el caso de no aplicar se registrará N/A) y
fecha de aprobación del documento. Ejemplo:

Código:

Versión: 1.0
FORMATO Página:

Fecha:

Cuerpo: es la parte destinada para el registro de la información (son los campos que se
necesitan para la recopilación de la información).

Información del documento: al final del documento se registrar la versión; la fecha de

elaboración o actualización; la información de la persona, área o dependencia que revisa y
que aprueba el documento y; la descripción de la creación o actualización del documento.
Ejemplo:

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Versión Fecha de Elaborado Revisado Aprobado Descripción del

aprobación por: por: por: Cambio

El grupo de planeación administra el formato, en lo referente a cambios de versión, código, e

imagen institucional y evalúa la pertinencia de la creación, actualización o eliminación; para
su posterior publicación y divulgación.

7. PAUTAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

7.1 Presentación de documentos

Al elaborar un documento del Sistema de la Gestión de la Calidad, se tienen en cuenta las

siguientes condiciones generales:

a. Los documentos preferiblemente se elaboran en tamaño carta, en espaciado

(interlineado) sencillo.

b. La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente,
debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el
uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje
común de uso técnico.

c. En la redacción del documento se debe utilizar siempre términos unificados con el fin
de mantener la coherencia en dicho texto.

d. Las definiciones establecidas en la documentación se organizaran en orden

alfabético.

e. Los documentos deben referirse al tema específico acorde con el campo de

aplicación y los objetivos del mismo.

f. Cualquier impresión del original que se encuentra en la red, se considera “COPIA

NO CONTROLADA”.

g. Las actividades que son puntos de control en el procedimiento, se debe identificaran

de la siguiente manera:

 Punto de control

h. Los títulos se deben establecer de la siguiente manera:

Nivel 1.
Ejemplo: 1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS.

Nivel 2. Se utiliza el multinivel

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Ejemplo. 1.1 Redacción

Nivel 3. en adelante. Se utiliza el multinivel

Ejemplo. 1.1.1 Tipo de letra

7.2 Responsabilidad

a. Elaboración o modificación de documentos: Todo servidor público puede

manifestar a su jefe o líder de proceso, los requerimientos de elaboración,
modificación o eliminación de documentos del SIG, la cual será analizada por el líder
del proceso quien aprueba o desaprueba la sugerencia.
b. Revisión, administración y control de documentos: el representante de la
dirección para el SGC y los responsables ejecutores o líderes de proceso. De la
mano del equipo de apoyo MECI-Calidad, se garantizara la publicación y divulgación
de los documentos actualizados y aprobados, su identificación, disposición,
legibilidad, fácil acceso y protección contra el uso no intencionado de los
documentos.
c. Aprobación de los documentos: será responsabilidad de los niveles directivos del
Instituto Caro y Cuervo: Director General, Subdirector Académico y subdirector
Administrativo y Financiero.
d. Control de registros: líderes de procesos, se realizará a través de las Tablas de
Retención Documental - TRD que le aplique a cada proceso o subproceso según lo
establecido por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).
e. Documentos Externos: los líderes de cada proceso determinaran que documento de
origen externo debe ser incluido o actualizado en el normograma. El responsable de
la Gestión Jurídica del Instituto, será solidario en la responsabilidad de actualización y
de la normatividad que le aplique a los procesos y de la difusión de estos
documentos.
f. Validación metodológica: el grupo de planeación revisa TODOS los documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad, para asegurar que sigan las pautas establecidas
en esta guía; en caso de que el documento no cumpla las condiciones establecidas
es devuelto para su ajuste.

7.3 Disponibilidad, difusión y publicación de los documentos

a. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, son administrados por el

Grupo de Planeación; considerando vigentes los documentos aprobados, disponibles
en: nube institucional y en la carpeta compartida que administra el Grupo de
Planeación.

b. El grupo de Planeación, notifica a los líderes de proceso e integrantes del equipo de

apoyo MECI-Calidad, de la publicación del documento aprobado, y estos últimos será
responsables de divulgar el documento notificando a los involucrados del mismo.

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c. El líder del proceso debe difundir, capacitar y actualizar a los servidores públicos
relacionados con el nuevo documento.

8. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La codificación de los documentos será asignada únicamente el grupo de planeación como

Administrador del “Listado maestro de documentos”, donde cada documento tiene un código
de identificación compuesto por tres partes:

a. Proceso: Indica el proceso al que pertenece el documento.

b. Tipo de documento: Indica el tipo de documento: manual de calidad, manual,

procedimiento, instructivo, guía, formatos o documento interno.

c. Consecutivo: Corresponde al consecutivo del tipo de documento (este consecutivo se

asigna de acuerdo al Listado maestro de documentos).

Los códigos de los documentos que hayan sido eliminados, no podrán ser utilizados
nuevamente

Las siglas que permiten identificar los tipos de documentos son:

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8.1 Codificación de procesos

El código de los procesos está compuesto por tres partes, la primera parte hace referencia al
código del proceso, seguido de un guión, se les agrega la sigla “PR” en mayúscula que
identifica al documento como un proceso, seguido de un guión, la tercera parte establece el
numero consecutivo según orden de creación.

Los procesos se codifican conforme a lo definido en el mapa de procesos, a través de las

siguientes siglas:

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8.2 Codificación de procedimientos

La codificación de la caracterización de procedimientos se efectúa tomando como base el

proceso del cual dependen.

Para codificar un procedimiento, se debe escribir el código del proceso que corresponda,
seguido de un guion, se les agrega la sigla “PD” en mayúscula que identifica al documento
como un procedimiento, seguido de un guion, finalmente se registra el número consecutivo
según el orden de creación.

Ejemplo de codificación para los procedimientos del proceso “ORGANIZACIÓN - ORG”:

8.3 Codificación de manuales y guías

Los manuales del Sistema de gestión de la calidad del Instituto, se codificaran de la siguiente
manera: escriba el código del proceso al cual pertenece el manual, seguido de un guión,
seguido de la letra eme en mayúscula (M), seguida de guión, seguida de un número
consecutivo de 01 hasta 99.

Ejemplo de codificación para los manuales:

Las guías tienen una codificación similar a los manuales, llevan la identificación del proceso
al que corresponde, seguido de un guión, seguido de la letra G en mayúscula, seguida de
guión, seguida de un número consecutivo de 01 hasta 99.

Ejemplo de codificación para las guías:

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8.4 Codificación de reglamentos

Los reglamentos del Sistema de gestión de la calidad del Instituto, se codificaran de la

siguiente manera: escriba el código del proceso al cual pertenece el reglamento, seguido de
un guión, seguido de la letra ere en mayúscula (R), seguida de guión, seguida de un número
consecutivo de 01 hasta 99.

8.5 Codificación instructivos

Los instructivos tienen una codificación similar a las guías, llevan la identificación del proceso
al que corresponden, seguido de un guión, seguido de la letra “i” en mayúscula (I), seguida
de guión, seguida de un número consecutivo de 01 hasta 99.

Ejemplo de codificación para los instructivos:

8.6 Codificación formatos

Los formatos tienen la siguiente codificación: llevan la identificación del proceso al que
corresponden, seguido de un guión, seguido de la letra “f” en mayúscula (F), seguida de
guión, seguida de un número consecutivo de 01 hasta 99.

Ejemplo de codificación para los formatos:

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