Capítulo 43. Manejar Las Finanzas Sección 3. Encargarse de La Contabilidad

10/15/2018 Capítulo 43. Manejar las finanzas | Sección 3.
Encargarse de la contabilidad | Sección Principal | Community Tool Box
Sección 3. Encargarse de la contabilidad

(http://ctb.ku.edu)
¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD?
¿EN QUÉ SE DISTINGUE LA CONTABILIDAD DE LAS ORGANIZACIONES SIN FINES
DE LUCRO DE AQUELLAS CON FINES DE LUCRO?
¿QUÉ ES UN SISTEMA CONTABLE?
¿CUÁNDO DEBERÍA DESARROLLAR UN SISTEMA CONTABLE PARA SU
ORGANIZACIÓN?
¿POR QUÉ DEBERÍA LLEVAR LA CONTABILIDAD DE SU ORGANIZACIÓN?
¿CÓMO SE LLEVA LA CONTABILIDAD PARA LOS GRUPOS SIN FINES DE LUCRO?
Para muchas organizaciones comunitarias, la obtención de dinero efectivo es la cuestión candente en la
mente de todos. “¿Cómo podríamos obtener el dinero para hacer lo que necesitamos?” Generalmente, el
director, el personal, los miembros del Directorio, todos dedican mucho tiempo y energía a tratar de
encontrar la mejor solución a esta cuestión. Y a encontrarla, una y otra vez.
A menudo (y para el perjuicio de muchas organizaciones sin fines de lucro) una pregunta de igual
importancia: “¿Cómo manejamos el dinero que tenemos?”, se ignora o se maneja al azar, sin la
consideración y experiencia adecuada. Los procedimientos contables apropiados por lo general se dejan
de lado, para ser considerados a último momento, si es que se hace.
A pesar de esta realidad, los procedimientos contables completos y adecuados son esenciales para la
sostenibilidad financiera de una institución. En el mundo de los negocios, las estadísticas muestran que la
segunda razón por la que los negocios fracasan la constituyen los procedimientos contables inadecuados.
Para las organizaciones sin fines de lucro, (que a menudo cuentan con ingresos mucho más reducidos
para sobrevivir) el uso de procedimientos contables correctos es aún más importante.
En esta sección, brindaremos una descripción general del proceso contable, y sus usos para la
organización. También mencionaremos brevemente cómo obtener ayuda con la contabilidad, tanto de
alguna persona como de algunos de los software disponibles en la actualidad.
https://ctb.ku.edu/es/tabla-de-contenidos/finanzas/manejar-las-finanzas/contabilidad/principal 1/13
10/15/2018 Capítulo 43. Manejar las finanzas | Sección 3. Encargarse de la contabilidad | Sección Principal | Community Tool Box
Esta sección no intenta reemplazar el asesoramiento contable legal o profesional. En realidad,

enfáticamente sugerimos que se obtenga asistencia de un Contador Público Certificado (CPA por
sus siglas en inglés) cuando trate de entender las cifras de su organización. Más bien, esta sección
intenta darle una base de conocimiento que usted pueda usar cuando elija y hable con los que
llevan la contabilidad en su organización.
¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD?
La contabilidad es simplemente un sistema para brindar información financiera sobre un negocio u otro
tipo de organización. Este sistema incluye la tarea diaria de documentar, clasificar, analizar, e interpretar
los registros financieros (teneduría de libros) de una empresa. Esas tareas, en conjunto, se pueden usar
para evaluar el progreso o el fracaso de un negocio y para dar seguimiento de la situación financiera.
La contabilidad también incluye actividades que ocurren con menos frecuencia, como la auditoría y el
cálculo de impuestos. Auditoría significa la inspección de las cuentas de una organización de parte de
gente que no está involucrada en la preparación de esas cuentas. Se exigen auditorías anuales para todas
las empresas públicas y para muchas organizaciones sin fines de lucro. Esto se discute en mayor detalle a
continuación.
Mientras que la contabilidad a menudo se confunde con la teneduría de libros, se puede ver en el párrafo
anterior que la contabilidad es mucho más amplia. La teneduría de libros (o registros financieros) es
simplemente una forma de anotar la información con precisión en los libros de la organización. Según la
complejidad de las finanzas de su organización, usted puede necesitar o no conocimientos sobre
contabilidad. Un contador por lo general sabrá cómo analizar las finanzas de la organización y cómo
establecer un sistema contable adecuado para dar seguimiento de las mismas.
En los Estados Unidos, existen numerosas reglamentaciones que determinan cómo se deben llevar a cabo
los procedimientos contables. A la mayoría de las empresas públicas y organizaciones sin fines de lucro se
les exige seguir los principios contables generalmente aceptados (PCGA), que son desarrollados por dos
organizaciones diferentes: el Consejo de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB por sus siglas en
inglés) y el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB en inglés).
El GASB fue desarrollado a mediados de los 80 como una forma de supervisar la contabilidad de las
entidades gubernamentales. Trabaja para mejorar los estándares de información contable y financiera de
los gobiernos estatales y locales, y para orientar al público, incluyendo los emisores, auditores, y usuarios
de los informes financieros gubernamentales. Algunas organizaciones sin fines de lucro que reciben
financiamiento gubernamental están también sujetas a este control.
Las organizaciones sin fines de lucro no sujetas al control del GASB deben seguir las normas establecidas
por el FASB, que también determina reglamentaciones para entidades con fines de lucro. El FASB trabaja
para establecer y mejorar los estándares de informes y contabilidad financiera para orientar al público,
incluyendo los emisores, auditores y cualquier otro usuario de la información financiera como los donantes
de fondos y los miembros del Directorio.
TEMA ESPECIAL EN LA CONTABILIDAD: ¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?
Una auditoría es un proceso para comprobar la precisión y la integridad de la información presentada en
los estados financieros de la organización. Este proceso de verificación le permite a un Contador Público
Certificado independiente emitir lo que se denomina dictamen sobre la objetividad con que los estados
financieros de la entidad representan su situación financiera y si cumplen con los principios contables
generalmente aceptados (PCGA).
El informe de auditoría está dirigido al Directorio de la organización y generalmente incluye lo siguiente:
Una carta de presentación firmada por el auditor, que establece el dictamen.

Los estados financieros, incluyendo la situación financiera (balance), el estado de la actividad
financiera (resultados) y el estado de los flujos de caja. Las organizaciones de salud y de servicio
social también cuentan con un estado de gastos funcionales (es decir, operativos).
Comparación con los años fiscales previos (opcional).
Notas a los estados financieros, según requisito de los PCGA, que podrían incluir información sobre
los gastos funcionales, un cronograma de amortización (es decir, un cronograma con la
desvalorización de ciertos bienes que el grupo posee), mayor información sobre las donaciones y
servicios voluntarios, y cualquier otra información significativa que no resulte obvia en los estados
financieros.
Además de los estados financieros, la auditoría puede incluir los resultados de una investigación acerca de
si el dinero se gasta exactamente como se especifica en las donaciones y en los contratos (ambas
constituyen áreas generales y partidas presupuestarias), y si la organización funciona como dice que lo
hace. Por ejemplo, para auditorías de un proyecto de alfabetización, el director tuvo que presentar las
minutas de todas las reuniones del Directorio durante el año auditado. Esta reglamentación tenía como
objetivo demostrar que el Directorio efectivamente se reunió, y también probar que las decisiones
financieras que requerían un voto del Directorio lo tuvieron realmente.
A algunas entidades sin fines de lucro se les exige legalmente que tengan auditorías. Muchos estados
requieren una auditoria para organizaciones sin fines de lucro que reciben aportes por un cierto monto (el
monto varía de un estado al otro) y/o para las que contratan un recaudador de fondos rentado. Usted
puede comunicarse con el Secretario de Estado para conocer las reglamentaciones en su estado. Además,
las organizaciones sin fines de lucro que reciben $300.000 o más en fondos federales durante un año
fiscal, generalmente deben llevar a cabo una auditoría específica denominada auditoría A-133.
Aparte de los estados financieros que se requieren para fines de auditoría, a las entidades sin fines de
lucro los gobiernos estatales y federales les exigen presentar declaraciones de impuestos con distinta
información a fin de mantener su condición de exención de impuestos y para documentar el cumplimiento
de impuestos. Los informes federales básicos son el Formulario anual 990 y Anexo A al 990. Estos
formularios se encuentran disponibles en el sitio web del IRS (http://ctb.ku.eduhttp://www.irs.gov/) (siglas en inglés del
Departamento de Tesorería de los Estados Unidos. Los gobiernos estatales pueden exigir informes
adicionales.
Su organización puede decidir realizar una auditoría aún cuando no está legalmente obligada a hacerlo.
Las razones elementales para realizar una auditoría incluyen:
Los donantes de fondos generalmente solicitan estados financieros auditados o una revisión (ver a
continuación).
El Directorio puede buscar reasegurarse que la información financiera con la que cuenta es precisa y
completa. En casos donde han ocurrido problemas o irregularidades en el sistema financiero, el
Directorio y el público general pueden recurrir a una auditoría para brindar certidumbre de que los
problemas se han resuelto.
El proceso de auditoría puede ser valioso para el director ejecutivo y para el personal de finanzas
porque confirma la situación financiera y ayuda a reforzar los procedimientos de control internos.
Por último, una auditoría marca una nueva etapa en la maduración de la organización. A medida que
las operaciones financieras de su organización se vuelven más complejas, ser sometidos a los
rigores de una auditoría contribuirá a que su personal desarrolle y entienda los sistemas financieros
necesarios para dar seguimiento y para manejar las finanzas de forma responsable.
Las alternativas a una auditoría incluyen una revisión, que es una inspección más limitada de los estados
financieros realizado por un Contador Público Certificado, y una recopilación. Durante la revisión, un
Contador Público Certificado le hace preguntas a la gerencia y realiza algunos análisis, pero no lleva a
cabo la verificación amplia exigida para una auditoría. Una revisión sólo brinda una certidumbre limitada de
que la situación financiera está presentada de forma aceptable. Una revisión puede costar menos de la
mitad que una auditoria, sin embargo, y puede cumplir con los requisitos estatales para las entidades sin
fines de lucro más pequeñas. Comuníquese con la oficina del Secretario de Estado para solicitar más
detalles.
Una recopilación es un informe preparado por un contador usando información financiera provista por la
organización. El contador organiza la información financiera en formatos estándares de información
financiera, pero no revisa las cifras para verificar su exactitud, ni brinda certidumbre con respecto a la
información que se incluye.
¿EN QUÉ SE DISTINGUE LA CONTABILIDAD DE LAS ORGANIZACIONES

SIN FINES DE LUCRO DE AQUELLAS CON FINES DE LUCRO?
LOS FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD SON LOS MISMOS PARA LAS
ORGANIZACIONES CON FINES DE LUCRO QUE PARA AQUELLAS SIN FINES DE LUCRO:
AMBAS REGISTRAN Y ANALIZAN OPERACIONES, AMBAS NECESITAN CALCULAR
IMPUESTOS, Y AMBAS PUEDEN SER AUDITADAS.
Sin embargo, algunas partes de la contabilidad para entidades sin fines de lucro y para aquellas con fines
de lucro pueden ser muy diferentes. Por cierto, una gran diferencia la constituye el hecho de que las
organizaciones con fines de lucro por lo general gastan lo que necesitan para hacer funcionar el negocio,
y muestran ya sea una ganancia o pérdida al final del año. Si son generalmente viables de un año al otro, y
no están demasiado preocupados acerca del crecimiento excepto para no quedarse atrás de la inflación,
se calcula que los gastos y los ingresos se igualarán.
Muchas organizaciones comunitarias y de origen popular, por otra parte, gastan sólo lo que reciben,
porque no hay nada más. Si no pueden cubrir los gastos operativos, su situación es más grave. Las
opciones son: terminar la actividad; intentar obtener aportes para cubrir la diferencia rápidamente;
despedir gente o solicitarles un plazo para el pago o renuncia al salario (la mayoría de la gente en esas
organizaciones hará casi cualquier cosa a fin de que se pueda continuar); o rogarle al banco el
otorgamiento de un préstamo que posiblemente no consigan (o que no puedan pagar en el caso de que lo
obtengan).
Algunas diferencias específicas entre la contabilidad para organizaciones con fines de lucro y aquellas sin
fines de lucro son:
Contabilidad para donaciones: Las entidades sin fines de lucro que cumplen con los requisitos para
la condición de exención de impuestos conforme a la sección 501(c) (3) del Código de Rentas
Internas -Internal Revenue code- pueden recibir donaciones desgravables. Dado que esto
ciertamente no sucede en el mundo de las entidades con fines de lucro, no existen procedimientos
comparables para el manejo de esas donaciones. Se han establecido procedimientos especiales
para el manejo de distintos tipos de donaciones. Este tema se aborda en la Norma Contable
Financiera N0. 116, Contabilidad (http://ctb.ku.eduhttp://www.1800net.com/nprc/fasb116.html) para las donaciones recibidas y
otorgadas.
Capitalización y activos amortizables: Tanto las organizaciones con fines de lucro como las sin fines
de lucro deben registrar la compra de bienes de uso y equipos importantes con larga vida útil (tales
como computadoras, vehículos, edificios, etc.) como activo en los registros contables. También
deben amortizar esos bienes por cada año de vida útil. Sin embargo, algunos activos en el sector sin
fines de lucro reciben un tratamiento especial. Estos incluyen colecciones de museos, edificios
históricos, libros de bibliotecas, animales del zoológico, etc.
La amortización es la suma del valor que un equipo, bien de uso, u otro bien importante de larga
vida útil pierde cada año debido a su antigüedad y uso. Si la expectativa de vida útil de una
computadora, por ejemplo, es de cinco años, entonces se amortizará (perderá valor) en un 20%, o
1/5 cada año hasta el quinto, cuando se supone que será reemplazada. La amortización se calcula
como un gasto o pérdida contra el activo (patrimonio total) de la organización.
Uso de contabilidad método de lo percibido y contabilidad método de lo percibido modificado:

Muchas entidades pequeñas sin fines de lucro usan la contabilidad método de lo percibido (criterio
de lo percibido) en vez de la contabilidad devengada para registrar gastos e ingresos. Esto significa
que sólo se registran los ingresos cuando se recibe el dinero en efectivo, y sólo se registran los
gastos cuando ellos se pagan. Algunas entidades sin fines de lucro usan la contabilidad según
contabilidad método de lo percibido modificada. Ellos registrarán los impuestos sobre los sueldos y
jornales retenidos a los empleados o partidas importantes de ingresos o gastos según el método de
lo devengado. La contabilidad método de lo devengado reporta los ingresos cuando se ganan y los
gastos cuando se incurre en los mismos. La mayoría de las empresas realizan un seguimiento de
todos los gastos e ingresos usando la contabilidad método de lo devengado.
Si se recibe dinero público (y, posiblemente, aún si no lo recibe), el método de lo devengado es más
preciso y efectivo. Hace un mejor seguimiento de las partidas, y le indica cuánto de su presupuesto
anual ha gastado realmente. Si se maneja exclusivamente según método de lo percibido (método
de contabilización sobre la base del efectivo), es un poco como no registrar los cheques que emite
de su chequera personal, sino verificar solamente el saldo de vez en cuando. Hacer eso puede
llevarlo gastar más de la cuenta sin problema, ya que el saldo rara vez coincide exactamente con la
suma que usted ha registrado realmente en su chequera. Si usa el método de lo devengado,
siempre sabe cuándo puede gastar y cuándo no puede; tiene sentido en ese caso hacer un
seguimiento de lo percibido también, pero no necesariamente llevar libros contables según este
criterio.
Clasificación de gastos funcionales: Las organizaciones sin fines de lucro deben informar sus gastos
mediante lo que se denomina clasificaciones de gastos funcionales. Las dos clasificaciones de
gastos funcionales básicas son los servicios del programa y las actividades de apoyo. Las actividades
de apoyo típicamente incluyen actividades gerenciales y generales, recaudación de fondos y
desarrollo de membrecía. Las prácticas varían mucho de una organización a otra en el sector sin
fines de lucro con respecto a cómo se clasifican los gastos por áreas funcionales.
Desarrollo de estados financieros: El Consejo de Normas Contables Financieras (FASB por sus siglas
en inglés) emitió la Norma (No.117: Estados financieros para organizaciones sin fines de lucro
(http://ctb.ku.eduhttp://www.1800net.com/nprc/fasb117.html) ) que establece estándares para los estados financieros externos con
fines generales provistos por las entidades sin fines de lucro. Se exige que esos estados financieros
brinden cierta información básica que se centra en la organización en su totalidad y que satisfaga las
necesidades de aquellos externos a la organización que tengan un interés en la situación financiera
del grupo.
¿QUÉ ES UN SISTEMA CONTABLE?

Un sistema contable está compuesto de registros contables (chequeras, libros diarios, libros mayores,
hojas de cálculos, etc.) y una serie de procesos y procedimientos asignados al personal, a voluntarios y/o a
profesionales externos. Los objetivos del sistema contable son garantizar que la información financiera y
las operaciones económicas se registren adecuadamente y que los informes financieros necesarios para la
gerencia se preparen de forma precisa y a tiempo.
COMPONENTES DE UN SISTEMA CONTABLE:

Listado de cuentas: El listado de cuentas es una lista de cada ítem del cual el sistema contable hace
un seguimiento. Se puede considerar al listado de cuentas como la “tabla de contenidos” para el
libro mayor general.
Las cuentas generalmente se dividen en cinco categorías: activo, pasivo, patrimonio neto o saldos de
fondos, ingresos y gastos. A cada cuenta se le asigna un número de identificación para uso dentro
del sistema contable. Ejemplos de las cuentas incluyen categorías tales como cuenta de saldos y
jornales, artículos de escritorio, donaciones, y así sucesivamente.
Nombre de la cuenta: Artículos de

Cta. No 3102
escritorio
Saldo inicial al 30 de sept.: $1,535.26
Cheque No. 1729 Mick's Office
$347.40
Supplies 12/10
Cheque No. 1746 Quality Paper
$32.89
Store 17/10
Saldo de cierre al 31 de octubre: $1,154.97
Libro mayor general: El libro mayor general organiza la información por cuenta. En un sistema
manual, se registran las sumatorias totales de los libros diarios (ver a continuación) en el libro mayor
general todos los meses. El libro mayor general mantiene un saldo hasta la fecha para cada cuenta.
En un sistema computarizado, la información por lo general se ingresa una sola vez al sistema. Una
vez que el usuario ha aprobado la entrada, el software incluye la información en todos los informes
en los cuales el número de la cuenta pertinente figura. Muchos paquetes de software le permiten al
usuario generar un libro mayor que muestra cada operación incluida en el saldo de cada cuenta. Por
ejemplo:
Libros diarios y subdiarios: Los libros diarios, también llamados libros de asiento original, se
usan para registrar sistemáticamente todas las operaciones contables antes de anotarlas en el
libro mayor general. Los libros diarios organizan la información cronológicamente y por tipo de
operación tal como ingresos, egresos (el pago de una deuda u otro gasto), u otro tipo de
operación. Hay tres tipos básicos de libros diarios:
El libro diario de egresos en efectivo es un registro cronológico de los cheques que se giran
(utilizan), clasificados por categorías usando el listado de cuentas.
El libro diario de ingresos en efectivo es un registro cronológico de todos los depósitos que se
hacen, clasificados por categorías usando el listado de cuentas.
El libro diario general es el registro de todas las operaciones que no pasan a través de la
chequera, e incluyen transacciones que no son en efectivo (tales como la amortización) y las
correcciones a asientos previos del libro diario.
A medida que las organizaciones maduran y manejan una mayor cantidad de operaciones financieras,
pueden desarrollar libros diarios auxiliares para desglosar ciertas clases de actividades del libro diario
principal que se describió anteriormente. Los ejemplos más comunes incluyen subdiario de sueldos y
jornales, subdiario de cuentas por pagar y subdiario de cuentas por cobrar.

Chequera: En organizaciones muy pequeñas, la chequera puede servir como libro mayor y diario
combinados.
Manual de procedimientos contables: El manual de procedimientos contables es un registro de las
políticas y procedimientos para el manejo de las operaciones financieras. No hace falta que el
manual sea un libro profesional: puede consistir en una simple descripción de cómo se manejan las
funciones financieras (por ej., pago de facturas, depósito de efectivo y transferencia de dinero entre
fondos). La creación de un manual de procedimientos contables para su organización le ayuda a
garantizar consistencia en el manejo de los libros. Puede resultar muy útil cuando alguien nuevo
asume obligaciones de manejo contable.
¿CUÁNDO DEBERÍA DESARROLLAR UN SISTEMA CONTABLE PARA SU

ORGANIZACIÓN?
Si su organización gasta o gana algo de dinero, probablemente usted ya lleva alguna contabilidad,
aún cuando se trate simplemente del saldo de su chequera. Es importante recordar que su sistema
contable cambiará conforme a los cambios que se produzcan en las necesidades y recursos de su
organización.
Cada organización es única, y desarrollará los procedimientos contables que tengan mayor sentido
para esa organización. Incluso una organización relativamente nueva y pequeña, sin embargo,
debería pensar a largo plazo desde el principio. Nunca es demasiado temprano para hablar con un
Contador Público Certificado (especialmente si lo puede convencer de donar sus servicios) acerca de
qué tiene mayor sentido para su organización, y hacia dónde se encamina a futuro.
Si es posible, recomendamos establecer un sistema contable regular, con libros reales, desde el
principio. Puede resultar muy difícil hacer el cambio cuando se necesite, especialmente debido a que
por lo general ya está retrasado cuando se da cuenta de la necesidad. Si su organización cuenta con
una computadora, vale la pena instalar un sistema contable, incluso si se trata solamente de un
programa sencillo. Si lo tiene que hacer después de los hechos, el ingreso de información se
convierte en un serio problema, mientras que si la información ya se encuentra en la computadora,
cambiar a otro programa por lo general no es un problema.
¿POR QUÉ DEBERÍA LLEVAR LA CONTABILIDAD DE SU ORGANIZACIÓN?

Entonces, ¿cuáles son las ventajas para su organización de usar procedimientos contables correctos?
Existen varias ventajas, e incluyen:

Cumplir con los requisitos gubernamentales, tales como los establecidos por el FASB y GASB, sin
mencionar al IRS.
Ayudar a los miembros de la organización y al público general a entender mejor las actividades
financieras y la situación de la organización.
Garantizar que los recursos financieros se usen efectiva y eficientemente.

Asegurarse de no gastar el dinero con el que no se cuenta.
¿CÓMO SE LLEVA LA CONTABILIDAD DE LOS GRUPOS SIN FINES DE

LUCRO?
Para nuestros fines en esta sección, consideraremos tres cosas que su organización necesitará realizar en
el manejo de los procedimientos contables:
Encontrar un contador
Elegir un software contable
Llevar a cabo el proceso contable
ENCONTRAR UN CONTADOR
Primero, decida quién va a llevar la contabilidad. ¿Lo va a hacer usted mismo? Hacerlo usted mismo es lo
más factible si su organización es muy pequeña, con necesidades muy básicas de informes financieros.
Como alternativa, ¿contratará a un contador o intentará encontrar un contador voluntario? Para muchos
grupos sin fines de lucro de tamaño mediano o más grande, el contador es una necesidad absoluta.
Encontrar un contador voluntario

Para muchas organizaciones comunitarias (pobres), la mejor opción es encontrar un contador
dispuesto a hacer un poco de trabajo pro bono para su organización. Pero, ¿cómo se puede
encontrar a alguien dispuesto a ofrecer su tiempo y experiencia como voluntario? Nuestras
sugerencias son:
Pregunte en su entorno. Use las redes y ficheros con contactos de los miembros del directorio
para encontrar un voluntario dispuesto. La mayoría de las organizaciones cuentan con algún
participante que es profesional, o conoce a alguien que lo es. No sea reservado en solicitar
ayuda. Recuerde, no la está pidiendo para usted; la está pidiendo de parte de una causa en la
que cree.
Mire y observe quién publica avisos en medios relacionados con su actividad. Por ejemplo, si
usted es miembro del proyecto local de SIDA, debería ver si hay abogados o Contadores
Públicos Certificados que publiquen avisos en la prensa local destinada a homosexuales.
Algunas de las personas que publican avisos bien podrían estar dispuestas a realizar trabajos
voluntarios o por honorarios reducidos para una causa en la que creen.
Otra fuente de ayuda contable gratis o accesible es recurrir a otras organizaciones. Puede
lograr el arreglo de un puesto compartido o donado. Otra alternativa es encontrar una
organización que le paga a la gente para trabajar para otras organizaciones. Por ejemplo, el
contador de un proyecto de alfabetización en el noreste llegó a esa organización a través de
un programa de trabajo para personas jubiladas. El programa de trabajo le pagó durante dos
años, al cabo de los cuales el proyecto de alfabetización contaba con suficiente dinero para
asumir el pago de su salario.
"Contadores para el interés público" es una organización sin fines de lucro cuya misión es
alentar a los contadores a donar su tiempo y experiencia a entidades sin fines de lucro y a
otras que lo necesiten.
La próxima cosa que usted y su contador necesitarán decidir es si usará un software contable o no. No hay
dudas de que un software contable puede resultar muy útil. Ofrece mayor eficiencia y precisión, y mejor
control sobre los números.
El software contable definitivamente no constituye un curalotodo. Un desorden en papel sólo se convertirá

en un desorden mayor si se ingresa a una computadora. Además, un software contable suele ser muy
caro. Sin embargo, si está llevando la contabilidad dentro de su organización, tiene sentido comprar algún
tipo de software.
ELEGIR UN SOFTWARE CONTABLE
Si ha decidido comprar un software, siéntese con la persona que llevará la contabilidad y haga una lista de
las características que está buscando.
La primera decisión que deberá tomar es si quiere un software para contabilidad de fondos o no. Los
programas de software para contabilidad de fondos son software sofisticados para organizaciones sin
fines de lucro que usan métodos de contabilidad de fondos. Es decir, mantienen información separada del
balance (activo, pasivo, saldo de fondos) para cada cuenta. Este método (y software) abarca la mayoría de
los aspectos de la contabilidad comercial, pero incluirá mucha información que no forma parte de un
programa comercial.
Las desventajas de los programas de software para contabilidad de fondos incluyen:
El costo. Este tipo de software suele ser muy caro.

Dificultad de uso. A menos que usted sea un contador o tenedor de libro experimentado, se puede
sentir intimidado por los programas de software contable.
Una organización sin fines de lucro relativamente pequeña puede encontrar un software comercial
corriente que se ajuste a sus necesidades. Nuestra sugerencia es que discuta sus necesidades en
profundidad con un contador de su confianza.
Existen numerosos programas en el mercado que pueden generar estados financieros básicos de fondos,
pero como todo, tienen sus propias fortalezas y debilidades. Algunas preguntas que se deberían hacer
incluyen:
¿Con qué clase de computadora y sistema operativo cuenta? ¿Quiere comprar equipos nuevos para
usar el sistema? ¿Puede usar algún software contable que valga la pena en la computadora que
tiene? (¿Cuenta con suficiente memoria y espacio de almacenamiento en su disco duro para correr el
programa?)
¿Necesita software para recaudar fondos, software para contabilidad de fondos, o ambos? Si
necesita ambos, ¿deben estar conectados?
¿Cuántos fondos tiene? ¿Qué independencia tienen? ¿Cuántas operaciones contables realiza por
mes?
¿Cuál es su presupuesto para este proyecto?
¿Tiene requisitos de informes específicos de parte de sus donantes de fondos?
¿Puede tener asistencia técnica para el software dentro de su organización, o va a necesitar la ayuda
a largo plazo del consultor que lo instala?
¿Puede obtener una versión de demostración del software para evaluarlo antes de comprarlo? Esta
es una práctica común con muchas empresas.
Existe información disponible acerca de los distintos tipos de software para contabilidad de fondos en las
Preguntas Frecuentes para entidades sin fines de lucro (http://ctb.ku.eduhttp://nccsdataweb.urban.org/PubApps/nonprofitfaq.php?c=28) en: Otro
recurso útil que podría consultar es la lista de verificación para Software de Contabilidad de fondos
(http://ctb.ku.eduhttp://www.drfrey.com/fundchck.html) .
Y antes de comprarlo, debería también hablar con otros acerca de lo que sería mejor para su organización.
Por ejemplo, podría hablar con un contador que conozca y que sea de su confianza para escuchar sus
recomendaciones. Podría también preguntarles a gerentes de otras entidades sin fines de lucro qué
software usan. De ese modo, no sólo tendrá una evaluación honesta del software, sino que también
contará con alguien a quien consultar cuando tenga preguntas.
LLEVAR A CABO EL PROCESO CONTABLE
Indistintamente de quién lleve la contabilidad (y si usan o no software para hacerlo), el procedimiento a
seguir será similar. Detallar cómo abordar el proceso va más allá del alcance de una sección de la Caja de
Herramientas; recuerde que la ciencia de la contabilidad lleva muchas, muchas asignaturas universitarias.
Sin embargo, una descripción general breve del proceso muestra que incluirá:
Realizar operaciones financieras
Analizar operaciones
Registrar las operaciones en libros diarios
Anotar la información del libro diario al libro mayor general
Analizar la cuenta del libro mayor general y hacer correcciones (es decir, reconciliar su información
con los resúmenes bancarios)
Si usted va a estar involucrado en la contabilidad de su organización, enfáticamente lo instamos a
consultar los recursos listados anteriormente.
PARA RESUMIR
Las tareas implicadas en llevar la contabilidad de su organización pueden parecer intimidantes,
especialmente si los números y las fórmulas no forman parte de su vocabulario. Como gerente de una
organización comunitaria, sin embargo, es importante contar al menos con un conocimiento básico del
vocabulario y las ideas, de modo que cuando le lluevan las donaciones, no dejará escurrir recursos
valiosos debido a un pobre manejo financiero.
Recursos en línea
Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) (http://ctb.ku.eduhttp://www.fasb.org/home)

La misión del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera consiste en establecer y mejorar los
estándares de la contabilidad y la información financiera para la orientación y educación del público, e
incluye los emisores, auditores y usuarios de información financiera.
Donald R. Frey and Company Inc. (http://ctb.ku.eduhttp://www.drfrey.com/)
Aunque este es un sitio comercial, ofrece algunas explicaciones y consejos muy útiles en lo que concierne
a programas de software para contabilidad de fondos.
Genie sin fines de lucro (Nonprofit Genie) (http://ctb.ku.eduhttp://isupportdesk.net/quickbook-support.php)
Nonprofit Genie ofrece información y recursos gerenciales excelentes para la comunidad sin fines de lucro.
Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (http://ctb.ku.eduhttp://www.aicpa.org/Pages/default.aspx)

Una asociación nacional profesional para los Contadores Públicos Certificados en los Estados Unidos,
dividido por estado accesible a los líderes locales.
Palabras de un inversionista (Investor Words) (http://ctb.ku.eduhttp://www.investorwords.com/)
Con más de 5.000 definiciones y 15.000 enlaces entre términos relacionados, este sitio constituye un
glosario financiero muy útil y completo.
Recursos impresos
Finkler, S. (1992). Finanzas y contabilidad para gerentes no financieros (Finance and accounting for
nonfinancial managers). Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall.
Garner, C. (1991). Contabilidad y presupuesto para organizaciones públicas y sin fines de lucro (Accounting
and budgeting in public and nonprofit organizations). San Francisco: Jossey-Bass.
Inicio (http://ctb.ku.eduhttp://ctb.ku.edu/es) Nosotros (http://ctb.ku.edu/es/nosotros) Pregunte a un asesor (http://ctb.ku.edu/es/pregunte-un-asesor)

Construir su Caja de Herramientas (http://ctb.ku.edu/es/contruir-su-caja-de-herramientas) Añadir vínculo (http://ctb.ku.edu/es/anadir-vinculo)
Contáctenos (http://ctb.ku.edu/es/contactenos) Done (http://ctb.ku.edu/es/donaciones) Políticas del uso (http://ctb.ku.edu/es/politicas-del-uso)
La Caja de Herramientas Comunitarias es un servicio del Centro para la Salud y Desarrollo Comunitario

(http://ctb.ku.eduhttp://communityhealth.ku.edu/) de la Universidad de Kansas.
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(http://ctb.ku.eduhttp://www.ku.edu/)
10/15/2018 Capítulo 43. Manejar las finanzas | Sección 3. Encargarse de la contabilidad | Lista de verificación | Community Tool Box

(http://ctb.ku.edu)
___Usted sabe que la contabilidad es un sistema para brindar información financiera sobre una
organización.
___Usted entiende la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros.

___Usted puede nombrar los componentes de una auditoría.
___Usted puede hacer una lista con las diferencias principales entre la contabilidad para las entidades con
fines de lucro y para aquellas sin fines de lucro.
___Usted conoce los componentes de un sistema contable.

___Usted comprende cuándo y por qué debería desarrollar un sistema contable.
___Usted tiene un plan para encontrar un contador, elegir un software, y comenzar su proceso contable.
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HERRAMIENTA 1: UN GLOSARIO DE LOS TÉRMINOS CONTABLES

USADOS EN ESTA SECCIÓN
TÉRMINOS CONTABLES ESENCIALES PARA ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO
Auditoría A-133: una auditoria exigida para las entidades sin fines de lucro que reciben $25.000 o
más en fondos federales durante un año fiscal.
Contabilidad: un sistema para brindar información financiera sobre una empresa u otro tipo de
organización.
Manual de procedimientos contables: un registro de las políticas y procedimientos para el manejo de
las operaciones financieras.
Sistema contable: registros contables (chequeras, libros diarios, libros mayores, hojas de cálculos,
etc.) y una serie de procesos y procedimientos asignados al personal, a voluntarios y/o a
profesionales externos.
Contabilidad según método de lo devengado (método de contabilización sobre la base del efectivo):
procedimiento contable que contabiliza ingresos cuando se ganan y gastos cuando se incurre en los
mismos.
Activo: algo con valor económico que es propiedad de la organización.
Auditoría: la inspección de las cuentas de una organización para verificar su precisión e integridad
llevada a cabo por gente que no tuvo participación en la preparación de esas cuentas.
Teneduría de libros: la práctica de contabilizar cuentas y transacciones comerciales.
Contabilidad según criterio de percibido (método de contabilización sobre la base de acumulación):
procedimiento contable que contabiliza ingresos cuando se recibe el dinero, y gastos cuando se
pagan los mismos.
Libro diario de egresos en efectivo: un registro cronológico de los cheques que se giran (libran),
clasificados por categorías usando el listado de cuentas.
Libro de ingresos en efectivo: un registro cronológico de todos los depósitos que se hacen,
clasificados por categorías usando el listado de cuentas.
Listado de cuentas: una lista de cada ítem del cual el sistema contable hace un seguimiento.
Recopilación: un informe preparado por un contador donde organiza la información financiera
provista por la organización en formatos estándares de informes financieros; no incluye revisión de
los números para verificar su precisión ni análisis.
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Cronograma de amortización: un cronograma de la desvalorización de ciertos bienes que el grupo

posee.
Consejo de Normas Contables Financieras (FASB): La organización profesional cuasi-regulatoria con
responsabilidad básica de determinar los estándares de informes financieros en Estados Unidos. El
Mercado de Valores (Securities and Exchange Commission) tiene la facultad de anular los estándares
del FASB.
Contabilidad de fondos: un sistema de libro mayor, fondos, seguimiento por departamento y
proyecto para organizaciones sin fines de lucro. La contabilidad de fondos incluye una
contabilización por lotes de todas las operaciones, con dispositivos de seguridad que evitan que el
usuario termine la contabilización sin que los débitos y créditos estén saldados. Contabiliza períodos
previos, actuales o futuros dentro del año fiscal en curso. Realiza un seguimiento de fondos de
distintas fuentes/donantes y mantiene presupuestos y saldos tanto para los departamentos como
para los proyectos por departamento. Genera estados de fondos, estados de gastos corrientes,
presupuestos, fondos y listados de proyectos.
Libro diario general: el registro de todas las operaciones que no pasan a través de la chequera, e
incluyen transacciones que no son en efectivo (tales como la amortización) y las correcciones a
asientos previos del libro diario.
Libro mayor general: un libro de asiento final que resume todas las operaciones financieras de la
empresa.
Principios contables generalmente aceptados (PCGA): normas contables establecidas en los Estados
Unidos administradas por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB ) y el consejo de
Normas de Contabilidad Gubernamental. Se encuentran principalmente delineados mediante normas
contables financieras.
Consejo de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB): organizado por la Fundación Contable
Financiera, el GASB establece las normas de contabilidad e informes financieros para las entidades
gubernamentales locales y estatales.
Libros diarios (libros de asiento original): se usan para registrar sistemáticamente todas las
operaciones contables antes de anotarlas en el libro mayor general.
Pasivo: una deuda financiera o pérdida potencial.
Activo/Patrimonio neto: el activo de una organización menos su pasivo.
Dictamen: la opinión de un Contador Público Certificado sobre la objetividad con que los estados
financieros de la entidad representan su situación financiera y si cumplen con los principios
contables generalmente aceptados. El dictamen se emite una vez completada una auditoría.
Ingresos/Ventas: suma total generada o cobrada por los productos o servicios que brinda una
organización.
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10/15/2018 Capítulo 43. Manejar las ﬁnanzas | Sección 3.

Encargarse de la contabilidad | Sección Principal | Community Tool Box

Sección 3. Encargarse de la contabilidad

Esta sección no intenta reemplazar el asesoramiento contable legal o profesional. En realidad,

Una carta de presentación ﬁrmada por el auditor, que establece el dictamen.

Las razones elementales para realizar una auditoría incluyen:

¿EN QUÉ SE DISTINGUE LA CONTABILIDAD DE LAS ORGANIZACIONES

Uso de contabilidad método de lo percibido y contabilidad método de lo percibido modiﬁcado:

¿QUÉ ES UN SISTEMA CONTABLE?

COMPONENTES DE UN SISTEMA CONTABLE:

Nombre de la cuenta: Artículos de

jornales, subdiario de cuentas por pagar y subdiario de cuentas por cobrar.

¿CUÁNDO DEBERÍA DESARROLLAR UN SISTEMA CONTABLE PARA SU

¿POR QUÉ DEBERÍA LLEVAR LA CONTABILIDAD DE SU ORGANIZACIÓN?

Existen varias ventajas, e incluyen:

Garantizar que los recursos ﬁnancieros se usen efectiva y eﬁcientemente.

¿CÓMO SE LLEVA LA CONTABILIDAD DE LOS GRUPOS SIN FINES DE

Encontrar un contador voluntario

El software contable deﬁnitivamente no constituye un curalotodo. Un desorden en papel sólo se convertirá

El costo. Este tipo de software suele ser muy caro.

Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) (http://ctb.ku.eduhttp://www.fasb.org/home)

Instituto Americano de Contadores Públicos Certiﬁcados (http://ctb.ku.eduhttp://www.aicpa.org/Pages/default.aspx)

Inicio (http://ctb.ku.eduhttp://ctb.ku.edu/es) Nosotros (http://ctb.ku.edu/es/nosotros) Pregunte a un asesor (http://ctb.ku.edu/es/pregunte-un-asesor)

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Sección 3. Encargarse de la contabilidad

___Usted entiende la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros.

___Usted conoce los componentes de un sistema contable.

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HERRAMIENTA 1: UN GLOSARIO DE LOS TÉRMINOS CONTABLES

Cronograma de amortización: un cronograma de la desvalorización de ciertos bienes que el grupo

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