COMO MONTAR UM

ESCRITÓRIO DE SUCESSO
Fernando Finger Santiago | Astrea Software
Como montar um escritório de sucesso
Montar o primeiro escritório de advocacia exige um conjunto de habilidades e conhecimentos em gestão
legal. É preciso entender a área de atuação, o cliente e planejar bem a estratégia.

Uma boa gestão legal considera estratégias de marketing jurídico, um fluxo de caixa controlado e passa
também por muita criatividade e inovação.

Por isso, criamos um roteiro para facilitar a abertura do seu primeiro escritório de advocacia.

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1. Se especialize! Escolha uma única área de atuação para iniciar sua advocacia.

É muito comum que no início da carreira os advogados queiram exercer sua profissão de forma
generalista. Generalista é o advogado que atua em todas as áreas jurídicas, por exemplo: direito penal,
direito civil, direito empresarial, direito tributário, direito administrativo, direito do trabalho, etc.

Ser um advogado generalista, no início da carreira, não traz nenhum benefício. Ainda mais em uma ciência
tão complexa como o direito onde existe um número infinito de legislação, doutrinas divergentes,
posicionamentos jurisprudências majoritários e minoritários.

Assim, a escolha por uma especialidade no início da carreira traz mais condições de competitividade para
acompanhar as inovações trazidas pela legislação, ou a criação de novas teorias pelos recentes
doutrinadores. Dessa forma, é mais complicado mostrar segurança e domínio para os possíveis clientes.

Portanto, definir uma única área de atuação pode ajudar muito o jovem advogado. A escolha da
especialização é um momento de suma importância na vida profissional do jovem advogado.
Principalmente, quando falamos de mercado e não academia. Não deixe se levar pelo momento, não faça
uma especialização simplesmente porque aquele tema está na moda, sua escolha deve basear-se em
satisfação profissional, afinidade com a matéria e amor pelo estudo daquele assunto.

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É possível buscar a especialização em áreas conexas também, por exemplo, se você é um advogado que
quer atuar somente com empresas deverá no mínimo ter conhecimento em: direito tributário, direito
societário e direito do trabalho. Áreas necessárias para prestar um bom suporte técnico a uma empresa.

Assim, a especialização não é mais um requisito de luxo do mercado, mas função e ferramenta essencial a
qualquer advogado. O atual mercado, através das empresas, e os clientes pessoas naturais, procuram um
profissional especialista na área e não mais o advogado que sabe tudo.

Dica: Quanto mais especialista é o advogado ou o

escritório maior a facilidade que tem de compreender
e resolver questões jurídicas de determinada área ou
segmento. Especializar-se significa fidelizar a clientela:
a capacidade de resolver com mais eficiência e eficácia
o problema do cliente.

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2. Já sabe em que área vai advogar? Agora, estude o mercado para conhecer seus futuros
clientes.
Esta é uma das etapas mais importantes para montar o primeiro escritório de advocacia. Afinal, sem
clientes não há escritório de advocacia. Os clientes de escritórios não compram só serviços, mas soluções
para algo que precisam ou desejam. A análise de mercado é um ponto importante para o seu escritório de
advocacia. Neste assunto nós temos 3 tópicos a serem explorados: o cliente, os concorrentes e os
fornecedores.

CLIENTES

Sem clientes não existe escritório de advocacia. É fundamental entender quem são, suas necessidades e
onde podem ser encontrados.

Você precisa conhecer muito bem para quem vai oferecer seu serviço jurídico. Em muitos casos, existe
mais de um segmento de clientes. Lembre-se de elencar aqueles que considera mais importantes.
Certamente, quanto mais souber sobre seus clientes potenciais, em melhor situação você estará.

Para conhecer seu cliente, você pode contratar uma consultoria especializada em escritórios de advocacia
ou fazer você mesmo. Aplicar questionários estruturados, fazer entrevistas e até mesmo observar
atentamente seus concorrentes são formas de começar a entender seu público. Para compreender
melhor seus clientes, siga os passos a seguir e tente responder as perguntas.

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Primeiro você tem que identificar as características gerais do cliente:
> Se o seu cliente é pessoa física:
· Qual a faixa etária e o sexo dele?
· Qual a renda familiar?
· Qual o tipo de trabalho do cliente?
· Qual o tamanho da sua família?
· Onde moram e qual sua escolaridade?
> Se o seu cliente é pessoa jurídica:
· É importante saber em que ramo atuam e que tipo
de serviços e produtos oferecem.
· Quanto tempo está no mercado e quantos
empregados tem?
· Possui filiais ou é franquia?
· Qual a sua capacidade de pagamento?
· Como é sua imagem no mercado?
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Respondidas essas perguntas, o próximo passo é a identificação dos interesses e comportamentos
do cliente, como:

Qual a frequência e a quantidade que o seu cliente compra esse tipo de serviço jurídico que você está
oferecendo?

· Onde costuma adquirir e qual o preço que paga?

Na sequência, tente identificar o que os leva a contratar os serviços de um advogado:

· O preço cobrado?
· A qualidade dos serviços jurídicos?
· A marca do escritório de advocacia?
· O atendimento do advogado?

Por último, identifique onde estão seus clientes. Determine o tamanho do mercado que seu escritório de
advocacia atuará: na sua rua, no seu bairro, na sua cidade, no estado, no país ou mesmo em outros
países?

Neste ponto, é importante fazer uma análise do seu escritório de advocacia e sua presença digital. E o
mais importante: seu cliente encontrará o escritório de advocacia com facilidade?

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CONCORRENTES

Com seu cliente conhecido e estudado, é hora de partir para o passo seguinte: análise dos concorrentes.

Observar a concorrência é fundamental Você será capaz de identificar as deficiências e as vantagens dela
e determinar os possíveis pontos fracos e fortes do seu escritório de advocacia. Além de não cometer os
erros que já foram cometidos por outros advogados.

Mas quem são os concorrentes? Os concorrentes são aqueles advogados ou sociedades que atuam na
mesma área que você.

Um método interessante para avaliar os advogados concorrentes é fazer um quadro avaliativo,

comparando o seu próprio escritório com a concorrência e enumerando os pontos fortes e fracos. Após
fazer as comparações, é hora de tirar algumas conclusões:

· Seu escritório será capaz de competir com os concorrentes?

· Qual será seu diferencial como advogado?

· O mercado comporta outro escritório de advocacia nessa área de atuação ou já está saturado?

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FORNECEDORES

O terceiro item da análise de mercado é o estudo dos fornecedores.

Você deve iniciar essa análise identificando quem serão seus fornecedores, onde se localizam, tempo
para o produto chegar, frete, custos em geral e condições de pagamento. Essas informações são
importantes para determinar o investimento inicial necessário e algumas das despesas do escritório de
advocacia.

Para cada item, escolha três potenciais fornecedores e mantenha sempre contato com todos,
independente de escolher apenas um para abastecer o escritório.

Fazer pesquisa de preço facilita a coleta de informações sobre o que se deseja adquirir e aumenta as
chances de tomar decisões mais acertadas.

É importante lembrar que alguns fornecedores exigem quantidade mínima de compra.

Dica: escolha apenas uma parte do mercado para atender. encontre um grupo de pessoas ou empresas
com características parecidas e trate-os de maneira especial. Um escritório é sustentável quando tem
clientes em quantidade e com poder de compra suficiente para realizar vendas que cubram as despesas,
gerando lucro.

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3. Tenho uma ideia do meu perfil de cliente e do mercado. Então, preciso saber quais serão
minhas despesas e de quanto dinheiro vou precisar.
Em muitos escritórios de advocacia, o advogado coloca a organização em segundo plano, dando prioridade
às operações diárias de produção intelectual e reuniões com clientes. É comum encontrar advogados que
não conhecem os valores exatos a receber no dia. Para obter essa informação com precisão, perde-se
muito tempo buscando informações anotadas em diversos lugares.

Em outros casos, o advogado não tem controle de caixa que permita apurar se todos os recebimentos e
pagamentos estão corretos e se o saldo em caixa confere com as entradas e saídas de recursos.

Quando o advogado não anota e não conhece corretamente as despesas, é impossível projetar valores a
gastar, planejar reduções e controlar para que as despesas não saiam dos limites estipulados.

Em resumo, não é possível um escritório de advocacia sobreviver sem que haja uma boa organização das
informações necessárias à gestão financeira do escritório de advocacia. O primeiro passo é a definição de
custos, assim é possível esclarecer o primordial e entender como começar.

Custos são gastos relativos a um bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços. Deve-se
também esclarecer a diferença entre os custos diretos e indiretos, onde o primeiro se resume naquele
facilmente identificado no serviço jurídico e o segundo é aquele não identificado no serviço jurídico.

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Próximo passo é levantar os dados importantes referentes aos custos do escritório de advocacia, ou
seja, itens e valores para alimentar a ferramenta de controle de custos, isto consiste em:

1- Determinar os custos totais do escritório de advocacia e classificá-los em diretos e indiretos.

2- Determinar a quantidade de matéria-prima e outros materiais auxiliares para o exercício da advocacia.

3- Determinar o número de horas de produção jurídica e networking com clientes.

4- Levantar os custos indiretos mensais do escritório de advocacia.

Montar, criar e desenvolver uma planilha de cálculo/custo para a prestação dos serviços advocatícios
sabe-se que não é uma tarefa simples, por isso os custos precisam ser classificados da seguinte forma:

1. Custo Direto Variável: são valores das horas de trabalho intelectual e de deslocamentos de
determinado cliente e/ou processo;

2. Despesas Variáveis: são os gastos com a prestação dos serviços jurídicos, como por exemplo: os
impostos sobre os honorários, comissões sobre substabelecimentos;

3. Despesas Fixas: são as despesas de funcionamento do escritório de advocacia, tais como: aluguel,
água, luz, telefone, salários, pró-labore, manutenção, depreciação etc.
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Depois destes passos definidos, o advogado poderá ter uma base para fazer os cálculos em cima
dos itens já formatados na planilha.

Outras dicas importantes consistem em:

1- Estruturar adequadamente as informações contábeis.

2- Verificar se todos os custos estão sendo contabilizados adequadamente.

3 - Dar especial atenção à metodologia de rateio dos custos indiretos.

4 - Não esquecer de revisar o Plano de Contas, para que possa ajustar à necessidade de informações.

5- Utilizar os custos padrões para aferir a eficácia do sistema.

Por fim não basta calcular custos. É preciso observar atentamente as distorções e desperdícios, para que
assim possibilite gerenciar custos.

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Veja alguns itens importantes que devem constar na planilha de custo:

- Custo salarial dos empregados individualizados - Férias

- INSS - Rescisões
- FGTS - Multa
-13º Salário - Rateios de custos
- Férias
- Aviso Prévio
- Propaganda e publicidade
- Treinamento pessoal
- Aluguel
- Energia elétrica
- Manutenções diversas
- Software de Gestão (Astrea)
- Material de escritório
- Telefones
- Internet
- Pró-labore
- Despesas diversas
- Juros
- IPTU
- Licenças prévias
- Contribuição Social
- Imposto de renda
- Pinturas e conservação

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Veja alguns itens importantes que devem constar na planilha de custo:

E assim outros custos que o escritório de advocacia achar conveniente de acordo com a área de atuação.
Depois é só efetuar os cálculos para que, com base nos resultados, possa tomar decisões.

Dica: Dedique bastante tempo para essa etapa e faça cálculos precisos baseados na realidade. Lembre-
se de incluir a documentação necessária, localização do escritório, móveis e equipamentos, além da mão-
de-obra. Ainda, considere os custos para manter o escritório de advocacia, como aluguel, contas de luz,
água e telefone, Internet e salários.

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4. Tenho segurança em atender meu cliente, pois tenho conhecimento técnico e de mercado
da minha área de atuação, e sei o quanto de dinheiro vou gastar nesse início. Agora, preciso
colocar em prática uma estratégia eficiente para alcançar meus objetivos mais rápido e com
menor custo.
Para todo advogado que deseja crescer, um dos primeiros passos é entender como iniciar o
desenvolvimento de um planejamento estratégico que proporcione boas chances de sucesso ao escritório
de advocacia.

Precisamos conhecer e dominar a área de atuação, ter informações adequadas do mercado e

conhecimento das despesas. as decisões tomadas devem estar alinhadas com o plano estratégico do
escritório de advocacia.

E, conseguimos isso colocando o plano estratégico no papel antes que seja colocado em ação. Portanto, o
inicio de todo planejamento estratégico passa por algumas definições simples:

· Quem somos? Qual a nossa missão? Como queremos ser reconhecidos?

· Qual o papel de cada advogado e/ou indivíduo nesse planejamento? Qual faturamento desejamos? Qual
margem de lucro esperamos?

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·Definidos os papeis de cada um, é o momento de ter em mãos o máximo de informações que lhe darão
uma visão mais completa do mercado. Saiba de tudo que se refere à análise de mercado, crescimento e
desenvolvimento de funcionários, concorrentes, áreas e mercados para explorar;

· Esteja informado sobre os insumos (internos e externos) para realização da sua advocacia. O
entendimento de mercado é tão bom quanto à compreensão do que ocorre dentro do seu própria
escritório.

Outro ponto importante para o futuro do escritório de advocacia são as métricas. Elas nada mais são do
que estratégias para mensurar qualquer investimento ou ação relacionada à seu escritório de advocacia,
em quantidade e qualidade. Mas o mais importante é que elas devem estar diretamente relacionadas ao
plano estratégico traçado.

Não adianta ter números e mais números, bons ou ruins, se esses números não estiverem dando
respostas conclusivas para a gestão do escritório de advocacia. É importante que esses resultados façam
parte dos insumos para alcançar os grandes objetivos.

Portanto, métricas de sucesso são aquelas em que os resultados serão um termômetro para saber se os
objetivos do escritório de advocacia estão sendo alcançados ou não.

E é aqui que o Astrea pode te ajudar!

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Colocando o planejamento estratégico em prática:

Sair do papel e ir para a realidade é o mais complicado para os advogados.

Portanto, a primeira coisa que devemos levar em consideração na parte da execução é analisar como
fazemos o que fazemos. Ou seja, qual é a forma como conduzimos o processo de pessoas/equipe, a
estratégia e nossos planos operacionais.

Por exemplo, as realizações de reuniões periódicas precisam trazer realidade aos debates e alguns
obstáculos que exigirão decisões. O nível de profissionalismo dessas reuniões e as decisões feitas a partir
desses possíveis obstáculos darão o tom da eficiência da sua execução.

Contudo, a prática do seu planejamento estratégico está diretamente relacionada à seriedade e

organização com que o escritório trata a execução de seus planejamentos. Será sempre um desafio
mental complexo, sem muita intuição, mas de um pensamento sistêmico e de forte trabalho. Veja alguns
pontos a que devemos nos atentar:

· A sincronia dos processos de gestão de pessoas, estratégia e rotina são essenciais para uma boa
execução;

· Divisão de funções, atribuições e responsabilidades são partes importantes para alcançarmos os

objetivos do escritório de advocacia;
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· Não devemos dar passos maiores do que podemos. Planos maiores que nossa capacidade geram
frustração, pois, plano bom é aquele conseguimos implantar estando dentro da realidade;

· Se quisermos uma execução boa, devemos saber premiar e incentivar as pessoas envolvidas nessa
evolução;

· Estar aberto a novas realidades, saber a hora de mudar e abrir mão de algo com flexibilidade e
sabedoria, será um bom controle de qualidade dos seus planos estratégicos.

Um planejamento estratégico completo requer muito mais esforço e dedicação do que normalmente
imaginamos, mas se feito com qualidade, formarão o caminho das pedras para a conquista de todos os
seus objetivos. Escritórios de advocacia que colocam com eficiência todos os seus planos e práticas são
os que abandonam estratégias equivocadas com facilidade. Traçam novos rumos, aproveitando boas
oportunidades, formando grandes líderes e criando resultados mais sustentáveis e lucrativos.

Dica: O planejamento estratégico prepara o negócio atual para o futuro. Ele pergunta: “Qual deveria ser
nosso negócio?” e “O precisamos fazer hoje para merecer o futuro?”. O planejamento estratégico
demanda decisões que envolvem risco. Requer um processo organizado de abdicação do ontem. E que o
trabalho a ser feito para produzir o futuro desejado seja claramente definido e designado. O alvo do
planejamento estratégico é ação agora.

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Sobre o autor:

Fernando Finger Santiago -

Empreendedor, professor e
consultor

Especialista em Gestão de www.astrea.net.br

Negócios pela Fundação Dom
Cabral (FDC) (48) 3365-5808
astrea@astrea.net.br
Bacharel em Direito pelo Centro
Universitário de Basília (Uniceub)

Professor da ESA/OAB/DF onde ministrou os cursos:

“Marketing e Inovação para advogados e escritórios”;

“Marketing Jurídico Digital: Mídias sociais na Advocacia”;

“Como elaborar um plano de negócios para sociedade de

advogados”

Contato no LinkedIn: /fernandofsantiago

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