Lectura: Programación de entregas

Las tiendas de materiales de construcción de la red de distribuidores

Construrama buscan estandarizar sus procesos por varias razones
importantes. La estandarización puede facilitar la comunicación entre las
diferentes áreas administrativas de la tienda, saber cómo opera cada una
de ellas y su interacción en el proceso.

Uno de los principios fundamentales de la estandarización de los

procesos es la división del trabajo, la cual hace referencia al número de
tareas distintas en las que se distribuye el trabajo necesario para la
programación y entrega de un pedido y seguir conservando la calidad en
el servicio al cliente.

Para poder realizar adecuadamente el proceso de programación de

entregas hay que revisar algunos conceptos que ya hemos visto en
cursos anteriores pero nos servirán de recordatorio.

Tipos de almacén(2)

Las mercancías que custodia, resguarda, controla y abastece el almacén

de una empresa manufacturera, distribuidora o una tienda de productos
de consumo, pueden ser los siguientes:

• Materias primas
• Materiales auxiliares
• Productos en proceso
• Refacciones
• Productos terminados
• Herramientas
• Materiales obsoletos
• Materiales de desperdicio

En el caso de las tiendas de la red de distribuidores Construrama su

almacén es un almacén de productos terminados, materias primas y
herramientas o maquinaria.
(1) Emmett Stuart/Excellence in Warehouse Management: How to Minimize Costs and Maximize Value/John Wiley and Sons Editorial, 2005, p. 122.
(2)NARRO Ramírez, Ana Elena/Un sistema de inventario multi productos/ Universidad Autónoma Metropolitana, 1998, p. 74.

Universidad Construrama © 2017 CEMEX Research Group AG. Derechos Reservados.

10 1
 La función del almacén de la tienda de materiales es dar servicio al
departamento de ventas, guardando y controlando las existencias hasta
que llegue el momento de despachar los pedidos a los clientes.

Área de despacho:

Esta es el área responsable de suministrar con oportunidad los materiales

requeridos por los departamentos de producción, mantenimiento y otros
de servicio, así como los productos terminados solicitados por el
departamento de embarques para surtir los pedidos de clientes.

Para el buen funcionamiento de esta área del almacén, los materiales o

productos solicitados que han sido tomados del área de almacenamiento
y llevados al área de entrega deben:(3)

a. Ser trasladados por el medio manual o mecánico más adecuado.

b. Ser acompañados del documento de salida correspondiente,

debidamente autorizado, como puede ser un vale de salida, una
remisión o una factura.

c. Ser revisada en cantidad y calidad, mediante el cotejo de la mercancía

contra el documento de salida.

d. Los materiales auxiliares para empaque deben haber sido solicitados

y surtidos con oportunidad y en cantidades suficientes.

e. Los aparatos de medición, las herramientas de fleje o engomado y

demás útiles necesarios, deberán tenerse en un lugar ordenado para
facilitar las maniobras de manejo de los productos y su rápida entrega.

Existe también dentro del almacén la zona de Preparación de pedidos

que es donde son ubicadas las mercancías para su expedición y la zona
de salida, verificación o consolidación, donde se produce la expedición y
la inspección final de las mercancías y donde se realiza el preacomodo
de productos para realizar la entrega de pedidos con la mayor eficacia
posible. Este es un paso previo a la programación de entregas. Para que
tu programación de entregas se efectiva te sugerimos seguir ciertos
criterios para la programación de entregas.

(3)Alfonso García Cantú/Almacenes, planeación, organización y control/Ed. Trillas,1998, p. 134.

2 Universidad Construrama © 2017 CEMEX Research Group AG. Derechos Reservados.

 CRITERIOS DE PROGRAMACIÓN DE ENTREGAS
Las entregas se clasifican en:

q Regulares: El horario regular de recepción de pedido es de 8 AM a 3 PM para

entregar el pedido ese mismo día o en menos de 24 horas según sea la
disponibilidad de la sucursal.
q Urgentes: De acuerdo a la disponibilidad de la sucursal se le puede ofrecer a los
clientes que lo solicitan la entrega de productos ese mismo día “pedidos hoy
para hoy”.
q Direccionada: La entrega la realiza CEMEX México u otro proveedor.
q Consolidada: Los pedidos pequeños se consolidarán de acuerdo a las zonas
establecidas para reducir costos.

• El responsable del área de ventas o el responsable de la tienda registra el

pedido en el formato toma de pedido y lo coloca en la charolas de acuerdo a la
zona identificada y valida las zonas a entregar y las cantidades para la
programación del pedido.

• El responsable de ventas o jefe de tienda valida los pedidos urgentes.

ü Si existe un pedido urgente para entregar, revisa si la cantidad de productos

completa un envío directo para programarlo a primera hora del día, tomando en
cuenta que el camión o la camioneta tienen que estar a su máxima capacidad.
ü Si el pedido es urgente y no completa un envío directo, se deberá notificar al
cliente ésta situación y confirmar con él si está dispuesto a recibirlo cuando se
consolide alguna unidad. Si transcurre un día y no se cuenta con un pedido
consolidado para la misma zona de la ciudad, deberá enviarse únicamente el
pedido urgente.

ü Después de programar los pedidos urgentes, el responsable de ventas o el

responsable de la tienda programa los viajes de los demás pedidos tomando en
cuenta la zona, buscando hacer pedidos consolidados (se toma en cuenta la
capacidad de los camiones) o revisando qué facturas completan envíos directos.

ü De acuerdo al tamaño del pedido, se le da prioridad en la programación de la

entrega a las facturas hechas con mayor antigüedad (horario de pedido anterior)
para programarlas primero durante el día.

ü Después de revisar los pedidos en las charolas, el responsable del área de ventas
o el responsable de tienda organiza la programación del día en el pizarrón de
entregas ubicando los pedidos en la unidad y horario que se entregarán.

ü El responsable de ventas o el responsable de tienda comunica a los choferes y/o

cargadores los pedidos asignados para su unidad y les entrega las facturas para
que procedan a la carga del material.
Fuente: Certificación Sello de la Casa CEMEX, Programación de entregas, 2017.

Universidad Construrama © 2017 CEMEX Research Group AG. Derechos Reservados.

3
Para poder programar las entregas te sugerimos hacer un PREACOMODO DE
PRODUCTOS.

El objetivo de esta práctica es definir los productos y el área designada para el pre
acomodo de materiales a entregar.

Este es un ejemplo de procedimiento que te sugerimos utilizar en tu tienda de

materiales.

NARRATIVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE
1. Área de pre acomodo

• El propósito del área de pre acomodo es contar con un

espacio designado para colocar productos que serán
entregados en el transcurso del día y que no se
encuentran en el almacén.
• El responsable de almacén deberá seleccionar un área Responsable de almacén
específica para esta actividad, puede ser una mesa o
un estante en donde se colocarán los productos a
entregar para pre acomodo.
• El área de pre acomodo deberá contar con un letrero
que indique su ubicación.

• 2. Productos a pre acomodar

• El Responsable del almacén junto con el vendedor de

mostrador deberán definir el listado de productos que
se tomarán en cuenta para el pre acomodo.
• Estos productos son aquellos que no se encuentran Responsable del
acomodados en el almacén y que serán entregados por almacén/vendedor de
los camiones de la sucursal. mostrador
• Los productos deberán colocarse en el área de pre
acomodo por el vendedor de mostrador, una vez
realizada la factura al cliente. Deberá comunicar al
responsable del almacén a que pedido corresponden.

Fuente: Certificación Sello de la Casa CEMEX, Programación de entregas, 2017.

4 Universidad Construrama © 2017 CEMEX Research Group AG. Derechos Reservados.

 ENTREGABLES

ü 1. Subir a la carpeta de la tienda una fotografía donde se aprecie el

área de pre acomodo.

ü 2. Imprimir, enmicar y pegar en el área de pre acomodo el listado de

productos seleccionados.

EJEMPLO DE UN PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN DE

ENTREGAS QUE PUEDES UTILIZAR EN TU TIENDA.

NARRATIVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE

1. Identificación de lugar de entrega.

• Identifica si el material es entregado en la sucursal o enviado Responsable de
al domicilio del cliente. ventas / Vendedor
• Sellar la nota de entrega en la parte frontal con la encuesta de Mostrador
servicio al cliente de los pedidos que serán enviados.

Fuente: Certificación Sello de la Casa CEMEX, Programación de entregas, 2017.

Universidad Construrama © 2017 CEMEX Research Group AG. Derechos Reservados.

5
 2. Colocar nota de entrega y factura en charola. Responsable de
• Identificar zona de pedido y colocar las facturas y la nota de ventas
entrega en la charola correspondiente. /Vendedor Mostrador

3. Programación de entrega.
• De acuerdo al acomodo de los pedidos en las charolas
programa la entrega y diseña un plan de rutas de tal
manera que el recurso del transporte sea aprovechado y
optimizado lo mejor posible. Se determina también el tipo
de entrega: (revisar criterios de programación). Responsable de
ü Regular Almacén
ü Express
ü Parcial
ü Direccionada
ü Consolidada
4. Publicar entrega en un pizarrón.
• Se publica la hora del pedido en el corcho de manera que Responsable de
los empleados puedan enterarse. almacén
5. Cargar vehículo de la tienda. Responsable
• Se carga el camión con el material solicitado y se le entrega Almacén/Cargador
al chofer la nota de entrega / factura. /Chofer
6. Verificación de embarque. Responsable de
• Revisa que el material que se cargó en la unidad coincida almacén
con la nota de entrega y firma en la nota de entrega.

7. Registro de ruta y reporte de salida. Chofer

• Reportar salida con Jefe o Auxiliar de Almacén.
8. Entrega de material al cliente.
• Descarga el material. Chofer
• Solicita la firma de conformidad del cliente en la factura y
encuesta de servicio.
9. Recepción de nota de entrega. Responsable de
• Recibe la nota de entrega / factura que le entrega el chofer. Almacén
10. Revisión de conformidad del cliente. Jefe de almacén
• Identifica si la documentación recibida fue firmada de
conformidad por el cliente.
11. Registrar monitoreo de entregas. Chofer/Jefe Almacén
• Llenar el formato de “Programación y Seguimiento de
Entregas”.

6 Universidad Construrama © 2017 CEMEX Research Group AG. Derechos Reservados.

 Al realizar todas las operaciones con orden y con las actividades bien
establecidas de cómo y quién lo va a realizar evitará que en el almacén se pierda
demasiado tiempo, se evitará esperar por ejemplo por los documentos
relacionados con los pedidos y que tienen que venir de las oficinas, esperar los
medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados.

Un almacén seguro es aquel en el cual sus trabajadores están comprometidos en

las normas de seguridad, para ello deben tener en claro que tanto para ellos
como para la tienda de materiales es necesario cumplir con las normas de
seguridad dentro de la operatividad del almacén.

Siendo la prevención de accidentes un bien común para la tienda de materiales y

los trabajadores, no sólo la primera tiene la obligación de adecuar las
instalaciones y facilitar a los segundos los medios de protección personal,
también los operarios están obligados a cumplir las normas de seguridad
establecidas por la tienda.

Si se pierde mucho tiempo en realizar todas las operaciones o se producen

muchos accidentes dentro de la tienda sólo se confirma una mala organización y
eso solo demerita el servicio de la tienda de la red de distribuidores Construrama.

Fuente: Certificación Sello de la Casa CEMEX, Programación de entregas, 2017.

Universidad Construrama © 2017 CEMEX Research Group AG. Derechos Reservados.

7