TALLER 2 – IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

Fase 1 - Identificar el problema y presentar posibles soluciones

Objetivo: Determinar y ubicar el problema

Metodología

 Debe estudiar las referencias bibliográficas de la unidad 1, que se

encuentra en el entorno de conocimiento.
 Se sugiere revisar el material de estudio complementario que tiene
el curso.
 Resolver este taller. 

 Colocar su respuesta a cada pregunta diligenciando el cuestionario y
subirlo al entorno de Seguimiento y evaluación.

Estructura:

A continuación, se presentan un cuadernillo con 10 preguntas de

selección múltiple con única respuesta y debe seleccionar la respuesta
correcta y colocarla en el archivo Excel adjunto llamado
“Respuestas_Taller1-problema.xls”, una vez diligenciado, debe subirlo
por el entorno de seguimiento y evaluación para ser valorado y
retroalimentado, en el siguiente enlace: Fase1 - Identificar el problema
y presentar posibles soluciones - Entrega de la actividad

Nota: Podrá subir el archivo en el entorno de Seguimiento y evaluación

cuantas veces sea necesario siempre y cuando no se haya vencido la
actividad.

Valoración:

El taller tiene un total de 70 puntos. Cada pregunta equivale a: 7 (siete)

puntos si está correcta, si no es correcta tiene una valoración de 0
(cero).

Modalidad actividad: Individual

Como metodología de desarrollo del curso se propone

aprendizaje por problemas de acuerdo con esto se plantea la
siguiente situación:

Empresa “La colmena”

“La colmena”, es una empresa que se encuentra operando desde 1999,

y se dedica a ofrecer productos para el cuidado de la belleza. Su
función es la tener a disposición las mejores marcas de cosméticos en
una relación calidad-precio. Actualmente, su sede principal se
encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá Colombia y cuenta con varias
sedes en: Cali, Medellín, Barranquilla, Pasto, Ibagué, Popayán y Pereira.

Los productos que ofrece la empresa son: Capilares, Maquillaje,

Corporales, Accesorios, Eléctricos, Manicure y Pedicure.

El representante legal y dueño, el Señor Josué Barona, cuenta con un

número de empleados que trabajan en las diferentes sedes, distribuidos
de la siguiente forma:

Sede Principal en Bogotá:

 Gerente comercial – Operan a nivel nacional
 Gerente administrativo – opera a nivel nacional
 Vendedores

En las demás sedes cuenta con: Vendedores

Tiene como contrato outsourcing empleados de: Servicios generales,

Entregadores (2 por cada ciudad, excepto en Bogotá que cuenta con 10
entregadores) y un Tecnico en sistema (el servicio del técnico se solicita
en Bogotá de acuerdo a la demanda generada en la empresa, pero debe
opera a nivel nacional).
Las áreas de la empresa se encuentran distribuidas así:

Gerente General

Area Administrativa y Recursos Area comercial y mercadeo

Humanos

Servicios Generales
La empresa actualmente cuenta con un software que le ayuda con las
necesidades operativas básicas del negocio llamado “ByCosmetic”, pero
actualmente el software tiene algunas limitaciones de tipo funcional, es
decir, que hay procesos que no se encuentran completos y otros
procesos que no se encuentran implementados (es decir, se deben
realizar manualmente), tal como la administración de los empleados que
son contratados por outsourcing. Otras limitaciones que se han
generado son las inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las
compras de los insumos de la empresa y en la contratación de servicios
externos. Adicionalmente, se cuenta con un software que se llama
“Siigo Software” donde se realiza los procesos contables, tales como:
Balances, Estados financieros y liquidación de los impuestos.

Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha

logrado identificar:

 En algunas ocasiones, no se actualiza correctamente los saldos en los

inventarios cuando se genera una venta.
 De acuerdo al punto anterior se está generando de forma paralela el
inventario en un archivo de Excel y se están generando copias de las
facturas de los clientes para validar posteriormente con los
inventarios.
 En algunas ocasiones no está realizando un adecuado manejo de los
errores, ya que muestra el error en inglés y no deja continuar con los
procesos. Esto hace que se pierda más tiempo en la atención del
cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a
realizar nuevamente el proceso.

De acuerdo con lo anterior la empresa requiere de nuestros servicios

para dar una solución a las falencias presentadas hasta el momento. Se
requiere que la nueva solución incluya:

1. Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los

datos básicos del cliente y los tipos de clientes (Clientes
frecuentes, ocasionales, empresariales). Adicionalmente, se
requiere que los clientes puedan consultar en línea los productos
de la empresa.
2. Administración rutas y entregadores de los productos a nuestros
clientes institucionales.
3. Administración de los inventarios de los productos y servicios.
4. Administración de las Ventas.
 5. Administración de proveedores.
De acuerdo a lo citado en la problemática de la Empresa “La Colmena”,
es importante como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de
forma eficaz el proceso de desarrollo de software. En la empresa
vamos a trabajar toda la fase de análisis, por esta razón es importante
tengamos en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para
resolución de problemas:

Definición del Búsqueda de

problema Ideas

Recogida de Búsqueda de
Datos Soluciones

Redefinición Implementación
del problema

Figura 1. Modelo general de resolución de problemas (adaptado de

Hicks, 1991)

Responder las siguientes preguntas:

Determinar el problema

1. De acuerdo al contexto de la empresa “La Colmena”, el problema

que se está presentando es:
a) No se lleva un control adecuado de los clientes
b) El Software tiene limitaciones en algunas de las
funcionalidades y presenta algunas veces inconsistencias
en los inventarios.
c) Desconocimiento del programa
d) Falta de control en los ingresos y egresos de la empresa

Determinar la causa

2. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “La

Colmena”, una posible causa que lleva a que se presenta el
problema es:
 a) Hay mucha demora en la atención
b) Los clientes se quejan
c) Los costos de los procesos son altos
d) Problema de escalabilidad, pues la aplicación no fue
pensada para soportar las funcionalidades que actualmente
requiere la empresa debido a su crecimiento.

Determinar la consecuencia

3. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “La

Colmena”, una consecuencia que genera el problema es?
a) Los clientes se confunden
b) Mucha demora en la atención
c) Los empleados no saben manejar correctamente la aplicación.
d) Inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las
compras de los insumos de la empresa y en la contratación
de servicios externos.

El área problema

4. De acuerdo al contexto dado en la empresa, el área del problema es?

a) Área Comercial y Mercadeo
b) Área Administrativa
c) Área Recursos Humanos
d) Área de Sistemas

Proceso

5. De acuerdo al problema, los procesos que se ven involucrados en la

situación problema es?
a) Ventas e inventarios y contratación
b) Calidad
c) Consultoría
d) Sistemas

Actores Directos

6. Pensando en la situación actual, un actor (persona) directamente

relacionado con el problema son?
a) Vendedores y Gerentes
b) Gerente General
c) Clientes
d) Proveedores
Actores Indirectos

7. Pensando en la situación actual, un actor (persona) indirectamente

relacionado con el problema son?
a) Clientes y Gerente General
b) Vendedores
c) Gerente Administrativo y Recursos humanos
d) Proveedores

Solución

8. Que solución de carácter informático le sugiere al Gerente

Comercial?
a) Aplicación Web que administre los productos y servicios de la
empresa La Colmena.
b) Contratar más personal
c) Crear una macro en Excel
d) Crear un aplicativo móvil, una app para manejar por celular
o tableta, para administrar los productos y servicios de la
empresa “La Colmena”

Delimitación

9. Una delimitación que usted le colocaría a la solución propuesta a la

empresa “La Colmena” es?
a) Manejar toda la información de la oficina de talento humano
b) Manejar la información contable de la empresa.
c) Manejar todo lo referente a la selección y clasificación de los
productos de la empresa
d) Manejar todo lo referente a los procesos operativos para la
administración de los productos de la empresa “La Colmena”.

Justificación

10. Por qué es importante construir la solución a la empresa “La

Colmena”, que beneficio puede aportar?
a) Llevar un control de los productos y agilidad en el tiempo
b) Controlar ingresos y egresos
c) Contratar más empleados
d) Satisfacción del proveedor