Guía de Referencia Rápida del WBS Chart Pro

Jorge Hernán Holguín

Diego Alejandro Grisales
TALLER

WBS Chart
Un WBS o Work Breakdown Structure (Estructura de desglose de trabajo) es un tipo de diagrama
que muestra a un proyecto de una manera desglosada de arriba hacia abajo. Esta muestra la
estructura de un proyecto y como el proyecto se divide en varias fases y tareas en ciertos niveles.

Un WBS puede también mostrar el desenvolvimiento de la información para cada nivel del
proyecto dependiendo de la vista seleccionada.
Ejemplo de un WBS:

Tareas y Sumario de Tareas

Un sumario de tareas en el WBS Chart Pro es cualquiera con un subalterno. Una tarea es el objeto
con el más bajo nivel en el diagrama. Cuando se crea un grafico en el WBS se debe definir el
sumario de tareas como las “fases” y las tareas como el nivel más bajo de detalle.

Cuando se ingresa tareas en la estructura se puede ingresar información tales como el nombre de
la tarea, duración, comienzo, finalización, trabajo, y costos. Esta información es agrupada en el
sumario de tareas en el diagrama.
Creando proyectos en el WBS Chart Pro
Cuando se inicia el WBS se visualiza en blanco la pantalla de planeamiento. Para crear sumario de
tareas (fases) y tareas se usa los botones en forma de flechas izquierda/derecha/arriba/debajo de
la barra de herramientas.

Para agregar el primer ítem se debe dar clic en la flecha hacia abajo. Puede agregar otros ítems
abajo a la izquierda o a la derecha de su primer recuadro. Selecciona un recuadro y tipo para
ingresar una descripción. Doble clic para ingresar información.

Ejemplo de un WBS en progreso:

En el ejemplo de arriba, la fase prototipo (Prototype Phase) y la fase de prueba (Testing Phase) son
tareas, ya que estas no poseen subordinados. Una vez que se han agregado subordinados al
prototipo y a la fase de prueba ellas automáticamente se convertirán en sumarios de tareas.

Una línea roja aparece rodeando la tarea actual. Clic en cualquier recuadro de una tarea para
hacer de esta la tarea actual e insertar tareas usando las flechas.

Trabajando con Diagramas WBS

Si se crea un diagrama WBS desde cero o uno existente de Microsoft Project hay algunos tips para
trabajar con uno de ellos:
-Vistas:
Hay varias formas de mostrar un diagrama WBS y se pueden crear vistas para mostrar el mismo
proyecto de diferentes maneras. WBS Chart Pro incluye vistas que muestran varios campos de
información y varios arreglos de tareas. Se puede escoger la vista que mas guste, modificar una
existente o crear una nueva vista.
Se intercambian las vistas usando las flechas de vista previa o siguiente vista o se descoge una
vista específica de la lista desplegable.

Un ejemplo de un diagrama WBS usando el “planning View”

Este es el mismo ejemplo usando “Critical Path view”

-Moviendo y reposicionando tareas:

Hay dos maneras para reordenar una tarea en el diagrama. Una es mover esta (lo cual implica
cortar y pegar en otro lugar en el diagrama WBS lo cual cambia la estructura). La otra manera es
reposicionando este pero no cambiando la estructura.

Para mover una tarea , clic en la tarea que se quiere mover y arrástrala sobre otra tarea.

Cuando la tarea es arrastrada sobre otra, una flecha roja aparecerá indicando el punto de
inserción (debajo, a la izquierda, a la derecha o sobre la tarea). Pica una dirección y suelta el
botón del mouse para mover la tarea relativa al recuadro que se ha seleccionado.
El siguiente ejemplo moverá la tarea 2 y la colocará debajo de la fase de prueba.

Clic en la tarea 2…
…arrástralo sobre la fase de prueba

…y suelta el mouse para colocar la tarea 2 debajo del recuadro de fase de prueba.

Para reposicionar una tarea, clic en la esquina del recuadro y arrástralo a la nueva localización.
Reposicionando una tarea la mantiene debajo del mismo sumario de tareas dejando la estructura
general de la misma forma.

Ejemplo de reposicionamiento a una tarea:

Para reposicionar la tarea 2 debajo, coloca el cursor en la parte superior o inferior de las esquinas
del recuadro hasta que se vea una flecha con indicación arriba/abajo…
…y arrastra la tarea hacia abajo.

-Expandiendo y contrayendo:
El símbolo - (menos) ubicado debajo del sumario de tareas es la característica de contraer.
Clic en este para contraer las tareas para mostrar solo el sumario de tareas. Click en el símbolo +
(mas) para expandir y mostrar tareas que fueron ocultadas.
También se puede seleccionar un sumario de tareas y usar los botones expandir(+) o contraer(-) de
la barra de herramientas.

Cliquea el botón + + para expandir todos los sumarios de tareas en el diagrama WBS. Cliquea el
botón - -para contraer todos los sumarios de tareas.
-Focus:
Selecciona el botón focus (la flecha arriba/abajo en la barra de herramientas) para visualizar solo
los sumarios de tareas seleccionados y todas las tareas debajo de esta. Esto es útil para trabajar en
una sección de su plan. Selecciona de nuevo el botón focus para remover el focus.

Un ejemplo de Focus:

Selecciona el sumario de tareas fase de diseño …

…y clic sobre el botón focus para mostrar solo la fase de diseño. Cliquea de nuevo el botón focus
para restaurar el diagrama entero.

CREANDO UN NUEVO DIAGRAMA WBS

Cuando se inicia WBS Chart Pro se visualiza una pantalla blanca para comenzar el planeamiento
del proyecto.

Creando sumarios de tareas y tareas

Para crear el primer recuadro, clic en la flecha de abajo en la barra de herramientas

Este creara un recuadro en la parte superior de la pantalla. Nómbralo dándole doble clic y dale una
descripción en name, por ejemplo

Clic en la flecha hacia abajo para crear un subordinado

Para crear otra fase después de Design Phase , clic en la flecha derecha.
Crear otra fase y dos tareas para cada fase usando las flechas para producir un proyecto como el
siguiente:
Tips importantes:

Tip 1: Cuando creamos subordinados, se colocan bajo su respectiva fase de izquierda a derecha, y
no debajo de uno de otro. Por ejemplo:

Esta es la forma correcta para agregar tareas subordinadas. Design Task 1 y Design Task 2 son los
derivados de Design Phase

Esta no es la forma correcta para agregar tareas. Design Task 2 no debería derivarse de Design
Task 1
Tip 2: se recomienda usar el “Planning View”(vista de planificación) para crear proyectos. Si su
diagrama se ve diferente entonces eligelo en la “previous page”, cambialo a “planning view”
como se muestra:
Ingresando Información de la tarea
Para ingresar información para una tarea, doble clic a la tarea para visualizar el recuadro de
información de la tarea. En este cuadro es donde se ingresa información como la duración, costo,
trabajo, etc.

La información que se ingresa para una tarea es reunida para cada nivel del proyecto. Cada
sumario de tareas en el diagrama contiene el resumen de la información de los ítems listados
debajo de este. Si se da doble clic a un recuadro y no se edita la información esto significa que es
un sumario de tareas y la información está siendo reunida de las tareas que se encuentran debajo.
Campos de los sumarios de tareas como inicio, fin, duración, trabajo y costos son calculados a
partir de las tareas debajo de este y que no pueden ser editadas.