MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y FRAUDE

Entidad: Servicios Postales Nacionales S.A.

Identificación del Riesgo Valoración del Riesgo de Corrupción Monitoreo y Revisión

Análisis del Riesgo Valoración del Riesgo
Procesos/Objeti

Consecuencias

Responsable
N° de Riesgo

Riesgo Inherente Riesgo Residual Acciones asociadas al control

Indicador
Acciones
Fecha
Riesgos
Causas

Controles
Tipo

Ejecución
Probabili

Probabili
Zona del

Zona del

Acciones
vo

Impacto

Impacto

Registro
Periodo
Riesgo

Riesgo
dad

dad

de
- Tráfico de influencias
- Amiguismo * Revisiones de los procesos de
Estratégicos
- Soborno - Deterioro de la imagen corporativa contratación por parte de las
Misionales
- Peculado Abuso de poder para favorecer intereses propios - Detrimento del patrimonio público dependencias involucradas
Apoyo 1 Corrupción 1 Rara Vez 20 Catastrófico 20 Moderada 63 1 Rara Vez 10 Mayor 10 Baja
- Existencia de autoritarismo o de terceros - Extralimitación de funciones * Comité de contratación
Evaluación y
- Recibir beneficios económicos - Ineficiencia administrativa * Revisión de requisitos exigidos para la
Control
- Entregar información que permita obtener ventaja propia o de contratación
terceros
- No realizar la consulta en listas de las personas a las cuales tesorería
le realiza pagos
- Riesgos reputacionales (deterioro de imagen Corporativa)
Misionales - No realizar la consulta en listas restrictivas a personas que se le Pagos realizados a personas vinculadas con * Aplicativo Inspektor (Consulta en listas
2 - Sanciones o multas Corrupción 1 Rara Vez 20 Catastrófico 20 Moderada 49 1 Rara Vez 20 Catastrófico 20 Moderada
Apoyo realizan otros pagos procesos penales de LA/FT restrictivas)
- Investigaciones
- Falta de capacitación
- Falta de recursos

* Circuito cerrado de TV y monitoreo-

Personal (Supervisores)
* Estudio de seguridad del personal a
- Actos malintencionados por parte de los empleados directos e - Generación de gastos adicionales por pago de indemnizaciones contratar
Misionales indirectos que tienen contacto con los envíos - Deterioro de la imagen corporativa. * Seguimientos e investigaciones de
3 Expoliación y Hurto de envíos Fraude 5 Casi Seguro 20 Catastrófico 100 Extrema 53 4 Probable 10 Mayor 40 Alta
Apoyo - Incumplimiento u omisión de los procedimientos por parte de los - Perdida de confianza, credibilidad y clientes novedades
funcionarios encargados de la operación - Aumento de PQR´s * Implementación de sacas y precintos
* Investigación de PQR´s impuestas
(expoliación y hurtos)
* Comité de Control Interno

* Arqueo cíclicos y generales realizados

- Instalaciones físicas sin las medidas de seguridad necesarias por el proceso
- Perdidas económicas
Misionales - Distribución deficiente en los puntos de venta por parte de los Pérdida del material filatélico para utilizar con * Elementos mínimos de seguridad para
4 - Falsificación y reventa del material por encima de los costos Fraude 5 Casi Seguro 20 Catastrófico 100 Extrema 55 4 Probable 10 Mayor 40 Alta
Apoyo funcionarios encargados, para favorecer intereses propios o de otros fines la custodia del material filatélico
- Investigaciones
terceros. * Control de ingreso y salida de material
(Inventarios)

- Deficiente consulta de listas restrictivas a Remitentes y Destinatarios

- Fallas en la declaración voluntaria de origen y destino de fondos
- Suplantación de personas
- Deficiente solicitud de información a la contraparte - Riesgos reputacionales * Aplicativo Inspektor (Consulta en listas
Misionales Recaudo y pago de giros a personas vinculadas
5 - No identificar plenamente a la contraparte - Multas y/o Sanciones Corrupción 1 Rara Vez 20 Catastrófico 20 Moderada 59 restrictivas) 1 Rara Vez 10 Mayor 10 Baja
Apoyo con listas inhabilitantés
- No se solicita la documentación soporte (documento de - Investigaciones * Políticas BASC
identificación) para realizar el giro (remitente) y para pagar el giro
(destinatario)
- Deficiente monitoreo transaccional de operaciones

- Tecnologías existentes desarticuladas con las necesidades de los

sistemas de información
- Baja cultura de la medición (Análisis y seguimiento pobre de la
Estrategia).
- Espacios institucionales insuficientes para el seguimiento y monitoreo - Priorización inadecuada o limitada de las debilidades
- Indicadores inapropiados, inconsistentes o insuficientes. - Imposibilidad para implementar y hacer seguimiento a las Estrategias
- Centralización del poder o excesiva delegación. o que no generen valor.
- Falta de ética, probidad y transparencia en el grupo directivo - Estrategias en contravía de los avances tecnológicos y por lo tanto no
* Comité de Presidencia
Estratégicos - Conflicto de intereses sean competitivas o no generen valor.
* Seguimiento a proyectos (aplicativo
Misionales - No cumplimiento estricto de las políticas contenidas en el código de - Falta de coherencia con lo plasmado en el Código de Ética
Tomar decisiones que vayan en contravía de los LinkTick)
Apoyo 6 ética - Desmotivación y falta de adherencia del personal Fraude 5 Casi Seguro 20 Catastrófico 100 Extrema 68 5 Casi Seguro 10 Mayor 50 Alta
intereses de la Entidad * Comité de Cartera
Evaluación y - Inadecuada priorización de necesidades de la entidad - Derroche o desaprovechamiento de recursos
* Comité de Inversiones
Control - Pobre planeación y estudio de factibilidad de los proyectos - Gestión y uso de recursos no acorde a las
* Comité de Cconciliaciones Bancarias
- Falta de transparencia en las decisiones frente al manejo de los necesidades de la Entidad
recursos - Incentivar decisiones frente a recursos, basados en información
- Abuso de poder parcializada
- Información financiera fraudulenta - Posible toma inadecuada de decisiones por parte de los terceros
- Omisiones de cantidades o revelaciones falsas en los estados
financieros
- Manipulación de los informes de seguimiento y/o evaluación.
- Mostrar indicadores erróneos que exageren el rendimiento

- Elaborar un Presupuesto que no contemple las necesidades reales de

- Incumplimiento de la Ley
la Entidad y no hacer unas proyecciones financieras adecuadas
- Multas y/o Sanciones * Comité de Presidencia
- Ordenación irregular del gasto: exceder la apropiación disponible
Estratégicos - Investigaciones * Certificación Corrupción y Feaude por
- Afectar rubros que no correspondan con el objeto del gasto
Misionales 7 Desviación de presupuesto y flujo de recursos - No cumplir con los proyectos que son necesarios para el desarrollo Fraude 1 Rara Vez 20 Catastrófico 20 Moderada 72 procesos 1 Rara Vez 10 Mayor 10 Baja
- Comprometer vigencias futuras sin autorización legal
Apoyo del objeto social de la Entidad * Revisiones periódicas de auditoria
- Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de requisitos legales
- Perdida de credibilidad por parte de los proveedores, por ende no (visitas de Control Interno)
- Omitir o retardar el pago de obligaciones legalmente contraídas
cumplimiento de los tiempos de ejecución de los contratos.
- Hurto o uso indebido de efectivo de la caja menor de la Entidad
 - Incoherencia entre el Requerimiento y el perfil establecido para cada
función o actividad descrita en el contrato
- Premura para la contratación: Discrecionalidad, extralimitación de
funciones, falta de transparencia en el proceso - Selección inadecuada de personal: Responsabilidad Administrativa, * Revisiones de los procesos de
- Ausencia del rigor técnico en la selección de personal: Pruebas Disciplinaria y Fisca contratación por parte de las
Psicotécnicas, Pruebas de conocimiento, entrevistas y verificación de - Fallas en la Prestación del servicio que pueden generar implicaciones dependencias involucradas
Misionales Procesos de selección de personal sin ceñirse a la
8 Hoja de Vida. legales para la Entidad. Corrupción 5 Casi Seguro 20 Catastrófico 100 Extrema 58 * Comité de contratación 5 Casi Seguro 10 Mayor 50 Alta
Apoyo rigurosidad exigida
- En el caso de personal de planta: Inoportunidad en la validación de - Debe revocarse el nombramiento o iniciar un proceso disciplinario en * Comité de Presidencia
títulos. caso de una respuesta negativa de la Entidad Educativa * Políticas de Manejo de la Información
- Fallas al verificar cumplimiento de requisitos específicos del cargo - Alteración de procesos e ineficiencia por personal no idóneo (Políticas IT)
- Discrecionalidad de la Alta Dirección
- Complicidad de funcionarios o proveedores para favorecer a un
candidato

- Conflicto de intereses
- Falta de ética de los colaboradores
Estratégicos - Favorecimiento propio o de terceros
- Falta de transparencia en el manejo de la información
Misionales - Violación de la información privilegiada
- Publicidad engañosa
Apoyo 9 Utilización indebida de información privilegiada - Violación a la ética profesional Corrupción 1 Rara Vez 20 Catastrófico 20 Moderada 66 * Comité de Presidencia 1 Rara Vez 10 Mayor 10 Baja
- Manipulación de la información en las bases de datos de los sistemas
Evaluación y - Aprovechamiento del nivel de acceso a la información para su
de información para beneficio propio o de terceros
Control alteración en beneficio propio o de terceros
- Complicidad de funcionarios o proveedores para cometer actividades
de fraude o corrupción
- Falta de capacitación, conocimiento e información en el manual de
supervisión de contratos
- Omisión del incumplimiento de uno o más
- Falta de actualización del manual de supervisión
Estratégicos requisitos establecidos por la Entidad por parte de los proveedores * Certificación Corrupción a supervición
- Presión interna o externa para la deficiente supervisión de los Deficiente control de los supervisores de los
Misionales 10 - Sanciones Legales y Perjuicio Económico para Corrupción 5 Casi Seguro 20 Catastrófico 100 Extrema 60 de Contratos 5 Casi Seguro 10 Mayor 50 Alta
contratos contratos
Apoyo la Entidad o multas para los funcionarios. * Manual Supervisión de Contratos
- Extralimitación de funciones
- Sobre ejecución de los contratos
- Abuso de poder
- Debilidad en la cultura de autocontrol

- Aprobar la adquisición de Bienes o servicios no pertinentes o

innecesarios.
- Omisión del incumplimiento de uno o más
requisitos establecidos por la Entidad para la
contratación de Bienes o Servicios.
- Ausencia de fundamentación en el estudio de conveniencia y
- Viciar la contratación a celebrarse y que no se tengan suficientes
oportunidad (ECO)
elementos de juicio para la escogencia del proveedor.
- Falta en la verificación (intencional o no) de los requisitos
- Solicitar a un proveedor un insumo que no se
legales esenciales para la debida contratación
haya contratado con él previamente.
- Estudiar un número de cotizaciones * Revisiones de los procesos de
- Contratar cancelando honorarios no concordantes con el perfil del
contrario a lo que el reglamento exige. contratación por parte de las
contratista.
- Aclaraciones, adiciones y adendas que obran en contravía dependencias involucradas
- Contratar el Bien o Servicio sin que exista un
del interés general * Comité de contratación
Misionales Celebración indebida de contratos para la Requerimiento
11 - Urgencia manifiesta que termina por permitir u obviar las Corrupción 5 Casi Seguro 20 Catastrófico 100 Extrema 69 * Revisión de requisitos exigidos para la 5 Casi Seguro 10 Mayor 50 Alta
Apoyo adquisición de bienes y servicios - Concentración de contratos en un solo contratista
responsabilidades contractuales: acomodamiento de pliegos contratación
- Ausencia de reglamentación para fijar precios
de condiciones, justificación o motivación de los procesos * Certificación Corrupción y Feaude por
- Contratos con empresas no constituidas legalmente, que pueden
contractuales, adición en precios de los contratos y las procesos
encubrir acuerdos fraudulentos
conciliaciones judiciales. * Manual de Contratación
- Sacar provecho de la situación de poder o información a la que tiene
- Omitir la solicitud del CDP y contratar sin este o Expedir un
acceso para beneficio propio o de terceros
CDP que no corresponda al rubro presupuestal a afectar.
- Adiciones y prorrogas en los contratos sin las justificaciones
- Generar anticipos a los contratistas o proveedores sin los soportes
necesarias
adecuados
- Ejecución y cierre de contratos excediendo los limites de tiempo
establecidos
- Finalización del contrato unilateralmente
- Contratación de Bienes o servicios generando favorabilidad hacia un
proponente

- Robo o uso indebido de información critica y sensible de los procesos

- Concentración de funciones en un solo empleado
de la empresa, recibiendo beneficios propios o para terceros
- Extralimitación de funciones
- Emitir de forma irregular cheques/transferencias desde cuentas de la * Análisis y monitoreo por parte de la
- Falta de supervisión (voluntaria o no) en los procesos de la Entidad
Entidad Gerencia de Riesgos y Cumplimiento
Estratégicos - Creación de terceros indebidamente o sin ceñirse a los
- Realizar pagos a terceros creados indebidamente para favorecer * Políticas BASC
Misionales procedimientos implementados
Uso indebido del perfil de usuario asignado en los intereses propios o de terceros * Procedimientos para la creación de
Apoyo 12 - Infidelidad de funcionarios Fraude 5 Casi Seguro 10 Mayor 50 Alta 61 4 Probable 5 Moderado 20 Moderada
sistemas de información de la Entidad - Complicidad de funcionarios para cometer fraude o corrupción terceros y proveedores
Evaluación y - Uso compartido de usuarios y claves de acceso
- Manipulación de registros contables * Matriz de cargos sensibles de los
Control - Manipulación de la información en las bases de datos de los sistemas
- Manipulación o alteración de la información por ofrecimiento de procesos
de información para beneficio propio o de terceros
terceros o intereses personales * Manual de perfiles
- Modificación de roles, perfiles y permisos en los aplicativos de la
- Aprovechamiento del nivel de acceso a la información para su
Entidad.
alteración en beneficio propio o de terceros

RIESGO CONSOLIDADO INHERENTE RIESGO CONSOLIDADO RESIDUAL

3 19 63 Extrema 3 10 30 Alta