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Nota de Cátedra sobre “Proceso Administrativo.

” - 2014

“Proceso Administrativo.”

Proceso: es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad, orientada a
un objetivo.

La Administración es un arte cuando interviene los aspectos y conocimientos empíricos,


incluyendo intuiciones y sentimientos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento
organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se usa el método científico para
entender realidades nuevas y producir conocimiento.se denomina Ciencia.

Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos y herramientas para
lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de


Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar,
Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y
neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro
Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del
administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación:

1. Investigación
2. Planificación
3. Coordinación
4. Control
5. Previsión
6. Organización
7. Comando

Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

1. Planificación
2. Designación de Personal
3. Control
4. Organización
5. Dirección

Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

1. Planificación
2. Organización

Cr. Carlos Cuenca Dr. César H. Dellamea


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3. Dirección
4. Coordinación
5. Control

La Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las
Organizaciones le sirven a las personas que afectan.

El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer
sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan
debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se
puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes
cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional
que la diferencia de otras Organizaciones.

I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso


Administrativo de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente


manera:

El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa


a continuación:

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Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una
secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo
tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el
siguiente gráfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso


administrativo.

Cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y


Control, son solo funciones administrativas.

Cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en


un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.

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Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.

Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y
Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización,
Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera
desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios,
organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.

Planear. Se refiere al proceso de enunciar anticipadamente lo que se debe hacer, como hacerlo,
cuando y quien debe hacerlo. Este proceso se refiere a establecer los objetivos de la
administración y el modo cual se los alcanzara en un proceso futuro.

Pasos: a) Definir los objetivos. b) Analizar lo propuesto y comparar con la situación actual. c)
Establecer planes. d) Implementar los planes. e) Control de lo implementado.

Importancia: reduce los niveles de INCERTIDUMBRE, elimina la improvisación mejora el


aprovechamiento del tiempo. Problemas por falta de planificación: sin rumbo, desperdicio de
recursos, no se proyecta hacia futuro, no existen criterios para la toma de decisiones, no se realiza
el control.

Tipos de objetivo:

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-Objetivos de la sociedad en su conjunto: son los objetivos de la sociedad y externos a la


organización. Ej: mayor calidad de vida y desarrollo para la sociedad.

-Visión: como queremos que funcione nuestra organización en el futuro. Es la imagen mental.

-Misión: objetivo final al que se desea llegar.

-Objetivos específicos: servir a la sociedad pero obteniendo lucro.

-Objetivos sectoriales: los que se establecen en cada sección, departamento. Generan planes
tácticos y operativos.

-Objetivos individuales: son los objetivos de los miembros de la organización.

Organizar.

Organización: “Son unidades sociales o agrupaciones humanas, construidas o reconstruidas para


alcanzar fines específicos, desarrollando una actividad y utilizando recursos.” - Son el objeto de la
Administración.

Organización como sistema: La organización como sistema es un conjunto de partes que


interactúan entre sí y con el medio que las rodea por eso es considerada SISTEMA SOCIAL. En el
ingresan los recursos provenientes del entorno, en la organización se transforman y se convierten
en bienes y servicios que son enviados nuevamente al entorno. La organización posee un proceso
de Retroalimentación: sistema de entrada (información, materia prima), proceso (tarea, relaciones
entre las personas) y salida (bienes y servicios prestados).

ENTRADA>PROCESO>SALIDA>RETROALIMENTACIÓN...>ENTRADA>

Dirección. Dirigir: es el proceso que consiste en influir en las personas para que contribuyan al
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Dirección: etapa que consiste en guiar,
conducir a los miembros de la organización en una acción ordenada de esfuerzos hacia el logro de
objetivos organizacionales.

Este proceso se desarrolla en todos los niveles de la organización: Gerencia general- trabajan en
incertidumbre; Gerencia media- trabajan en condiciones de riesgo; Supervisión- condición de
certeza. Tarea del director: 1) Supervisar la organización utilizando adecuadamente los recursos
disponibles. 2) Lograr buena relación con el entorno. 3) Definir objetivos de la organización y los
medios para alcanzarlos. 4) Organizar las tareas, coordinar y controlar el desarrollo de las
operaciones. 5) Motivar, tomar decisiones, asumir riesgos.

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Rol: conjunto de actividades que se relacionan con el fin de alcanzar los objetivos de una
organización.

1) Actividades relacionadas con las personas (interpersonales): -Debe cumplir con tareas
protocolares (Dar el ejemplo). -Responsable del trabajo del personal, a quien debe motivar.
-Diseña una red de relaciones con personas ajenas a la organización, de este modo unir la
organización con el entorno.

2) Actividades vinculadas a la transformación de la información (informativa): -Busca información


en el medio ambiente a través de contactos personales (rumores, especulaciones, chismes).
-Compartir y distribuir información informal con sus subordinados. -Enviar la información a
personas ajenas a su ambiente de trabajo.

3) Actividades vinculadas a la toma de decisiones (decisorias): -Busca mejorar sus unidades y


adaptarlos a las condiciones del entorno. -Hacerse cargo de los problemas que hay que resolver.
-Determinar la distribución. -Negociar.

Nivel institucional – alta dirección – habilidades conceptuales Nivel intermedio – gerencia –


habilidades humanas Nivel operacional – supervisión – habilidades técnicas

La función dirección está relacionada con los recursos humanos.

Control. Concepto: “Es una función administrativa que permite verificar si la actividad, proceso o
sistema seleccionado está alcanzando o no los resultados que se esperan. Consiste en comparar la
situación real con la prevista y marcar los desvíos”. También implica tomar las medidas correctivas
para alcanzar los objetivos previstos, medir logros, comparándolos con los estándares fijados en la
planificación y una evaluación del desempeño global de la organización y de cada uno de sus
miembros. CONTROL es hacer todo lo necesario para ver en que se está fallando para llegar a lo
planeado.

Principios del control: 1) Principio de objetivo: el propósito del control es detectar las variaciones
en los planes con el fin de tomar las acciones correctivas de modo que se legren los objetivos
propuestos. 2) Principio de eficiencia: el control será eficiente cuando las técnicas sirvan para
determinar las causas de las desviaciones. 3) Principio del establecimiento de normas: el control
será eficaz siempre y cuando las normas sean claras, precisas y objetivas. 4) Principio de
responsabilidad del control: el control debe ser realizado por quien ejecutó la planeación. 5)
Principio de los puntos estratégicos de control: debe indicar si lo planeado se cumple o no, la
desviación, porque se produjo y quien es el responsable. 6) Principio del control directo: están
orientadas a prevenir desviaciones. La calidad de los mismos dependerá de la calidad de los

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gerentes y empleados. 7) Principio de la acción correctiva: para corregir las desviaciones y


establecer las correcciones necesarias de la organización. 8) Principio de la correspondencia de los
planes: los controles tiene que vincular los planes y reflejar la naturaleza y estructura de los
mismos. 9) Principio de adecuación a la organización: los controles deben corresponder a los
niveles de autoridad reflejados en la estructura de la organización. 10) Principio del control por
excepción: solamente debe interesar a la dirección el análisis de las decisiones significativas
(importantes). 11) Principio de flexibilidad de los controles: deben ser flexibles los efectos de
adecuarse a las condiciones cambiantes. 12) Principio de la obligación del control: los responsables
de los diferentes niveles deben ejercer la función de control, durante y al final de la ejecución de
los planes. 13) Principio de los centros de control: los diferentes centros administrativos son
responsabilidad de la gerencia. 14) Principio de retroalimentación: este proceso marca el grado de
avance a los objetivos. En la mediación del desempeño se compara lo ejecutado con lo previsto y
se efectúan las correcciones necesarias.

Tramo de control: está referido al número de personas o de unidades que puede controlar un jefe.
Par que el control sea efectivo se supone la existencia de un límite en el número de personas o
unidades a controlar. El tramo varía según cada situación: por ejemplo, capacidad del jefe,
capacidad en los subordinados, dificultad de las tareas, etc.

Notas y Fuentes Consultadas:

1. Introducción a la Teoría General de la Administración, Idalberto Chiavenato


Quinta Edición. Pag. 225 a 231

2. Administración una Perspectiva Global, Harold Koontz y Heinz Weihrich Décima


Edición. Pág. 21

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