Pop 003 Qualificação Dos Fornecedores

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PEREIRA BARRETO Revisão nº:
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PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES
Elaborado por: Revisado por:

Original aprovado por: Data da revisão:
CONTROLE DA REVISÃO
Nº da Revisão MOTIVO DA REVISÃO Data
1.Objetivo:
- Definir os critérios para a qualificação de fornecedores.
2.Responsabilidade:
- Administração: Adquirir insumos de fornecedores qualificados, de acordo com o estabelecido neste
procedimento.
- Farmacêuticos (as): responsáveis pela avaliação e qualificação dos fornecedores e aprovação do
cumprimento deste procedimento.
- Auxiliares de manipulação: responsáveis pela execução deste procedimento.
3.Distribuição de Cópias:
- Administração;
- Controle de Qualidade;
4.Materiais e Equipamentos:
- Laudo de analise do Fornecedor;
- balança.
5.Referências :
- Resolução - RDC Nº 67/07. 08.10.07- Regulamento Técnico sobre Boas Práticas de Manipulação
dePreparações Magistrais e Oficinais para Uso Humano em Farmácias e seus Anexos
- Resolução RDC 35/2003;
- Portaria SVS/MS nº 344/98
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destruir a cópia impressa após a consulta necessária.
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6. Anexos:
- Anexo I - Registro de treinamento
- Anexo II- Carta Padrão dos Fornecedores
- Anexo III - Avaliação de Qualificação de Fornecedores
7. Procedimentos
7.1 Definição: De acordo Boas Práticas de Manipulação em Farmácias BPMF – RDC nº 67/07
ANEXO I do item 7.1.5 á 7.17 As matérias-primas devem ser adquiridas de fabricantes/fornecedores
qualificados quanto aos critérios de qualidade, de acordo com as especificações de matérias, todas as
etapas do processo de qualificação dos fornecedores, deve ser mantidos os registros e os documentos
apresentados por cada fornecedor/fabricante. A qualificação do fabricante/fornecedor deve ser feita
abrangendo no mínimo, os seguintes critérios:
a) Comprovação de regularidade perante às autoridades sanitárias competentes;
b) Avaliação do fabricante/fornecedor, por meio de análises de controle de qualidade realizadas pela
farmácia e da avaliação dos laudos analíticos apresentados, verificando o atendimento às especificações
estabelecidas pelo farmacêutico e acertadas entre as partes.
c) Auditorias para verificação do cumprimento das normas de Boas Práticas de Fabricação ou de
Fracionamento e Distribuição de insumos.
d) Avaliação do histórico dos fornecimentos anteriores.
7.2Compra de matérias primas e embalagens
a)Enviar ao responsável pela compra a Solicitação de Compra;
b)Elaborar a Ficha de Cotação de preços e enviar aos fornecedores qualificados através de fax ou e-mail;
c)De posse das respostas das cotações o comprador decide a compra, baseada no histórico do produto, e a
efetiva através do formulário de Compra de matérias primas, material de embalagens, vidrarias e utensílios
enviando o mesmo ao solicitante, para ciência;
d)O solicitante assina no campo apropriado do formulário de compra dando conhecimento da compra.
7.3Compra de materiais de consumo
a)Considerar como materiais de consumo: material de limpeza, material de escritório e outros,
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não passíveis de compra através de fornecedor qualificado;

b)O solicitante envia ao comprador a Solicitação de Compra;
c)O comprador realiza a pesquisa de preços e avalia a necessidade da compra versus o custo do pedido;
d) Diante da aprovação da solicitação, o comprador efetiva a compra e envia o material ao solicitante;
e)Diante da reprovação da solicitação, o comprador devolve ao solicitante o documento justificando a não
aprovação da solicitação.
7.4 Qualificação de fornecedores:
- Elaborar a lista de fornecedores qualificados solicitando anualmente os seguintes documentos:
- Licença de Funcionamento (publicação DOU ou cópia quando expedida pela VISA local);
- Autorização de Funcionamento de Empresas - AFE (DOU);
- Autorização Especial - AE (DOU) quando se tratar de substâncias constantes da Lista Atualizada da
Portaria 344/98.
Observação: Desejável apresentação de certificados de gestão da qualidade como ISO 9000 e
BPDF.
7.4.1 Integrar estes documentos junto à pasta de histórico de fornecedores qualificados.
7.4.2 A ausência de documentação sanitária pertinente é quesito básico para o fornecedor não integrar a
relação de fornecedores da farmácia.
7.4.3 Atender as especificações técnicas estabelecidas pela Farmácia.
7.4.5 Preencher a ficha de cadastro de qualificação de fornecedor enviado para o mesmo informando o
processo de qualificação.
7.5. Avaliação de Fabricante/Fornecedor Qualificado
7.5.1.Monitorar o desempenho de fornecedores, registrando sistematicamente a qualidade das matérias-
primas, produtos entregues ou dos serviços prestados, bem como qualquer defeito no serviço de entrega e
nas comunicações. Avaliar estas informações trimestralmente.
7.5.2.Realizar anualmente auditorias anuais nos fornecedores, visando avaliar o cumprimento das Boas
Práticas de Fabricação ou de Fracionamento e Distribuição de Insumos. Esta auditoria também poderá ser
realizada por grupos de farmácia ou associações de classe (ex. ANFARMAG) com base na legislação em
vigor.
7.5.3.Manter a cópia do relatório da auditoria realizada arquivada na farmácia.
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7.5.4.O encarregado de compras e o farmacêutico responsável deverão realizar uma avaliação contínua dos
fornecedores baseada no histórico de fornecimento, registrando tais avaliações em Ficha de Avaliação de
Fornecedor (ver modelo no Anexo I).
7.5.5. Classificar os fornecedores em função dos critérios descritos nos itens 6.3, 6.4, 6.5 e 6.6 deste
procedimento.
7.5.6. Manter na relação de Fornecedores Qualificados aquele fornecedor que obtiver a classificação igual
ou superior a Regular e excluir da relação o fornecedor que obtiver avaliação inferior a Regular.
7.6. Conformidade de Fornecimento (CF)
7.6.1.O fornecedor deverá atender às especificações estabelecidas e solicitadas pela farmácia no momento
da aquisição.
7.6.2.Cada lote de matéria-prima adquirida deverá ser acompanhado do respectivo certificado de análise e
ficha de segurança (FISPQ ou MSDS).
7.6.3. O farmacêutico responsável avalia o certificado de análise e também observar os seguintes quesitos
no recebimento:
- Atendimento às especificações estabelecidas;
- Informações sobre a embalagem e o transporte;
- Condições de armazenagem;
- Informações relevantes sobre segurança;
- Quaisquer informações necessárias para processamento posterior.7.6.4.Caso nenhuma especificação
tenha sido acordada com o fornecedor, espera-se que as entregas sejam feitas de acordo com as suas
especificações-padrão aceitáveis.
7.6.5. Determinar o Índice de Conformidade de Fornecimento, baseado no histórico de 5 (cinco) recebimento

dos produtos.
Índice de Conformidade de Fornecimento* (Período de cinco recebimentos)

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Índice CF* Classificação

10 Ausência de não conformidades nos lotes adquiridos
5 Presença de 2 não conformidades nos lotes adquiridos
1 Acima de 2 não conformidades nos lotes adquiridos
*É o índice de qualidade calculado com base no histórico de recebimento dos produtos por amostragem de
notas fiscais
7.7.Comportamento Administrativo (CA)
7.7.1. Avaliar se a comunicação com o fornecedor foi considerada fácil, justa, honesta, confiável, competente
e discreta.
7.7.2 Avaliar se o comportamento do fornecedor quanto à flexibilidade e a transparência na determinação de
preços, bem como para discussões francas e abertas sobre redução de custos, disposição para solução de
problemas gerais e busca de possíveis aperfeiçoamentos.
7.7.3. Avaliar se o fornecedor manteve a farmácia atualizada sobre o mercado, bem como sobre os seus
fornecedores, e que informem sobre novos desenvolvimentos, regulamentações legais e inovações sobre
produtos e serviços.
7.7.4. Pontuar o fornecedor em função dos quesitos relacionados no quadro abaixo.
CA – Quesitos observados Pontuação
Cortesia Ótimo = 5 pontos Bom = 3 pontos Regular = 1 ponto
Facilidade de comunicação Ótimo = 5 pontos Bom = 3 pontos Regular = 1 ponto
Flexibilidade na negociação Ótimo = 5 pontos Bom = 3 pontos Regular = 1 ponto
Eficácia na resolução dos problemas Ótimo = 5 pontos Bom = 3 pontos Regular = 1 ponto
Fracionamento adequado Ótimo = 5 pontos Bom = 3 pontos Regular = 1 ponto
Embalagem adequada Ótimo = 5 pontos Bom = 3 pontos Regular = 1 ponto
7.8.1.Garantia da Qualidade ( Controle de Qualidade)

7.8.2. Verificar se o fornecedor possui um sistema de gestão da qualidade que possa ser verificado e, que
esteja em conformidade com as normas ISO (e posteriores) e com as normas sanitárias ou estabelecidas
por uma associação de classe (ANFARMAG) ou outra.
7.8.3. Pontuar o fornecedor de acordo os itens descritos no quadro abaixo.
GQ – Itens observados Pontuação
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Empresa cujo sistema de gestão da qualidade é certificado pela NBR ISO

10 pontos
9001:2000
Empresa com Certificado de Boas Práticas emitido pela ANVISA ou
5 pontos
ANFARMAG
Nota: a pontuação pode ser aditiva caso a empresa seja certificada por em mais de um item observado.
Contudo, o máximo de pontos contemplados neste item não deverá ser superior a 15.
7.9. Resultado final
7.9.1. Somar os pontos obtidos nas avaliações descritas nos itens 7.3., 7.4. e 7.5.
7.9.2.Classificar o fornecedor como Ótimo, Bom ou Regular em função dos pontos obtidos em
conformidade com o descrito no quadro abaixo.
Classificação Pontuação
Ótimo 50 pontos
Bom De 30 a 49 pontos
Regular Abaixo de 29 pontos
7.9..3. Excluir da relação de fornecedores qualificados, o fornecedor que obtiver uma pontuação abaixo de
29.
7.9.4. Avaliação do histórico dos fornecimentos anteriores
7.9.5..Manter os registros de fornecimento e qualificação dos fornecedores conforme descrito nos itens
anteriores, criando assim, um histórico de fornecimento para cada fornecedor.
7.9.6. Avaliar o histórico de fornecimentos anteriores antes de uma nova aquisição e contemplar somente os
fornecedores que estiverem qualificados.
7.10. Procedimentos para Re-Qualificação:
7.10.1 A re-qualificação é realizada anualmente, com base nas avaliações de cada recebimento de matéria
prima.
7.10.2.Medidas Corretivas: Devido à quantidade de variáveis que podem afetar o desempenho de um
fornecedor, a cada eventual não conformidade por parte dos mesmos, o farmacêutico analisa a gravidade da
ocorrência e, dependendo da não conformidade, o fornecedor poderá ter seu status de qualificação
suspenso.
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8. Observações Gerais
8.1 A pré-qualificação dos fornecedores será baseada nas três primeiras compras sem não conformidades
no processo de aquisição. E monitorados anualmente pela diretoria e farmacêutica responsável com base no
histórico de desempenho do fornecedor para permanecer qualificado na empresa .
ANEXO I
REGISTRO DE TREINAMENTO
O procedimento descrito foi explicado detalhadamente pelo responsável do treinamento.
Instrutor:
NOME ASSINATURA SETOR DATA
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Ficha de Avaliação de Fornecedores
Fornecedor: XXXXXXX ANEXO II Data: XX/XX/XXXX
ÍNDICE PONTUAÇÃO ÍNDICE FINAL= (CF +CA + GQ)
RESULTADO FINAL = ____XX____
CF XX
CA XX
GQ XX
Onde:
Este
CF =documento
Conformidadeé confidencial e de propriedade da empresa. Usuários que imprimem cópia de documento original
de Fornecimento
CA = Comportamento Administrativo
GQ = Gestão da Qualidade Página 8 de 14
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ANEXO II
Cadastro de Qualificação de
Fornecedores
Formulário de Qualificação de
Fornecedores
DADOS DA FARMÁCIA
Razão Social:
CNPJ.
Endereço:
Fone /Fax:
A) INFORMAÇÕES GERAIS DA EMPRESA:
Nome:
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Endereço:
Cidade:
Estado: CEP:
Fone: Fax:
Web Site:
Nome do Contato: Cargo do Contato:
Fone do Contato: Fax do Contato:
e-mail do Contato:
A Empresa é uma:
[ ] Sociedade Anônima [ ] Limitada
[ ] Divisão de outra empresa
[ ] Outro:
A Empresa é: [ ] Pública [ ] Privada
Ano de Fundação:
Se a empresa é uma subsidiária de outra empresa, qual o nome da empresa mãe:
Se a empresa representa uma divisão de outra empresa, qual o nome desta:_____

__________________________________________________________________
Quantas pessoas a empresa emprega:

[ ] 1-10 [ ] 201-500
[ ] 11-50 [ ] 501-1000
[ ] 51-200 [ ] 1001+
Qual a região atualmente coberta pela empresa:
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Regiões do Brasil
[ ] Norte [ ] Nordeste
[ ] Sudeste [ ] Sul
[ ] Centro Oeste
Outros Países
[ ] Mercosul [ ] América Latina
[ ] EUA/Canadá [ ] Europa
[ ] Outros:
Atividades Específicas:
[ ] Importador Matérias – primas

[ ] Fabricante matérias – primas
[ ] Fracionador de matérias – primas
[ ] Outros. ________________________________________________________
Foco do Negócio:
Qual o foco de negócio da empresa:____________________________________

_________________________________________________________________
B) RECURSOS HUMANOS:
A empresa oferece benefícios aos funcionários:

[ ] Sim [ ] Não
A empresa possui um processo formal de evolução dos funcionários:

[ ] Sim [ ] Não
A empresa promove programas de treinamento para os funcionários:

[ ] Sim
[ ] Não
Qual a experiência média dos recursos da empresa:

[ ] Até 2 anos [ ] 11-15 anos
[ ] 2-5 anos [ ] 15+ anos
[ ] 6-10 anos
Tipos de treinamentos realizados:_______________________________________

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__________________________________________________________________
Periodicidade de treinamento:__________________________________________
__________________________________________________________________
A empresa possui gerentes direcionados exclusivamente para os clientes mais importantes:

[ ] Sim [ ] Não
C) TREINAMENTO E CERTIFICAÇÃO
A empresa possui uma divisão de treinamento e certificação:

[ ] Sim [ ] Não
A empresa possui certificação ISO 9000:

[ ] Sim
[ ] Não
Se sim, qual:
A quanto tempo: anos
A empresa possui BPDF (RDC 204/2006):

[ ] Sim
[ ] Não
Se sim, qual:
A empresa possui Programa Integrado de Pragas e Vetores :

[ ] Sim
[ ] Não
Se sim, a quanto tempo: anos
D) ATENDIMENTO AO CLIENTE:
A empresa possui Serviço de Atendimento ao Consumidor e Registro de reclamação (RDC 204/2006):

[ ] Sim
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[ ] Não
Se sim, qual (fone, e-mail):

Condições de entrega da mercadoria
Prazo médio de entrega: ___________________
Quantidade mínima: _______________________
Disponibilidade de estoque: _________________
Prazo de devolução: _______________________
Formas de pagamento praticadas: _____________

Farmacêutico responsável pela emissão dos laudos de análise das Matérias-primas:
Nome:
Inscrição CRF:
***Análises de Controle de Qualidade – Listar equipamentos que a empresa dispõe para análises de controle
de qualidade das suas matérias-primas:
_
***Listar Metodologias empregadas e validadas pela empresa para análises de controle de qualidade das
suas matérias-primas:
COMENTÁRIOS E OBSERVAÇÕES:
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ANEXO III
Nome do Fornecedor: N.F.: N.F.: N.F.: N.F.: N.F.:
Data: Data: Data: Data: Data: ___/___/___

___/___/___ ___/___/___ ___/___/___ ___/___/___
SIM NÃO SIM NÃO SIM NÃO SIM NÃO SIM NÃO
Entregou dentro do prazo

prometido?
Foi fácil entrar em contato
com o fornecedor?
Foi respeitado o preço
combinado?
O prazo de validade estava
de acordo com o
especificado no orçamento?
As embalagens vieram
intactas?
A matéria-prima entregue foi
exatamente a solicitada?
Foi fornecida cópia do laudo
de todas as matérias-primas
pelo fornecedor?
Todas as matérias-primas
foram aprovadas pelo
controle de qualidade?
Os questionamentos técnicos
foram respondidos
adequadamente?
Fornecedor Qualificado: SIM ( ) NÃO ( ) Visto do Farmacêutico
após Qualificação:
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não passíveis de compra através de fornecedor qualificado;

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7.6.5. Determinar o Índice de Conformidade de Fornecimento, baseado no histórico de 5 (cinco) recebimento

Índice de Conformidade de Fornecimento* (Período de cinco recebimentos)

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Índice CF* Classificação

7.8.1.Garantia da Qualidade ( Controle de Qualidade)

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Empresa cujo sistema de gestão da qualidade é certificado pela NBR ISO

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histórico de desempenho do fornecedor para permanecer qualificado na empresa .

O procedimento descrito foi explicado detalhadamente pelo responsável do treinamento.

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Ficha de Avaliação de Fornecedores

Fornecedor: XXXXXXX ANEXO II Data: XX/XX/XXXX

ÍNDICE PONTUAÇÃO ÍNDICE FINAL= (CF +CA + GQ)

RESULTADO FINAL = ____XX____

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A) INFORMAÇÕES GERAIS DA EMPRESA:

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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Nome do Contato: Cargo do Contato:

Fone do Contato: Fax do Contato:

Se a empresa é uma subsidiária de outra empresa, qual o nome da empresa mãe:

Se a empresa representa uma divisão de outra empresa, qual o nome desta:_____

Quantas pessoas a empresa emprega:

Qual a região atualmente coberta pela empresa:

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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[ ] Importador Matérias – primas

Qual o foco de negócio da empresa:____________________________________

A empresa oferece benefícios aos funcionários:

A empresa possui um processo formal de evolução dos funcionários:

A empresa promove programas de treinamento para os funcionários:

Qual a experiência média dos recursos da empresa:

Tipos de treinamentos realizados:_______________________________________

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A empresa possui gerentes direcionados exclusivamente para os clientes mais importantes:

A empresa possui uma divisão de treinamento e certificação:

A empresa possui certificação ISO 9000:

A empresa possui BPDF (RDC 204/2006):

A empresa possui Programa Integrado de Pragas e Vetores :

Se sim, a quanto tempo: anos

A empresa possui Serviço de Atendimento ao Consumidor e Registro de reclamação (RDC 204/2006):

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Se sim, qual (fone, e-mail):

Condições de entrega da mercadoria

Prazo médio de entrega: ___________________

RESULTADO FINAL = XX

Data: Data: Data: Data: Data: _/_/___