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Proceso administrativo:
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
El proceso administrativo es la serie de pasos sistematizados que se siguen para
lograr un fin previamente determinado.
Planeación:
Etapas de la planeación:
1. Fijar objetivos: Los objetivos son los fines hacia los cuales se encaminan las
actividades detalladas en los planes. Los objetivos son considerados como
enunciados escritos, expresados en palabras o números que precisan los
resultados que se pretenden lograr. Para que los objetivos sean verdaderamente
útiles, deben reunir determinados requisitos, algunos de los cuales son:
Fijarse por escrito.
Redacción clara y comprensible.
Que puedan medirse.
Que sean alcanzables.
En su redacción debe apreciarse claramente que estén orientados al trabajo, no a
los puestos o a las personas.
Dar respuesta a las interrogantes qué, por qué, quiénes, cómo y dónde.
Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo requerido para su ejecución, el área de
influencia, el nivel directivo, la estructura formal, el financiamiento, la aprobación y la
determinación de operaciones necesarias.
Por tiempo:
1. Largo plazo ( 1 a 5 años).
2. Corto plazo (3 a 6 meses).
3. Mediano plazo (1 a 3 años).
Por área de influencia:
1. Generales (toda la organización).
2. Particulares (área determinada).
3. Departamentales.
4. Servicios especiales.
2. Investigación y diagnóstico administrativo: La investigación permite prever y al mismo
tiempo elegir el mejor curso de acción. Los planes deben ajustarse al principio de
flexibilidad, ya que aun con la investigación nada es exacto, los resultados de la
investigación pueden ser precisos pero la realidad es dinámica y cambiante. La
investigación comprende:
Descripción del problema.
Planteamiento de hipótesis.
Prueba de hipótesis.
Resultados.
Los datos obtenidos se utilizarán para elaborar los diagnósticos administrativos y las
posibles soluciones a la problemática planteada.
Principios de la planeación:
Los principios son hechos probados y comprobados que siguen siendo verdad
ante cualquier circunstancia que se presenten.
1. Objetividad: Meta, logro, relacionada con un objetivo, centradas, finalidad,
veraces, alcanzables, claras, real.
2. Precisión: La exactitud de las acciones planeadas, permite la ejecución
concreta.
3. Flexibilidad: Prever cierto margen en los planes por si se tuviera que
modificar algo.
4. Coordinación: La difusión y el establecimiento de la participación de los
involucrados permite haces planes realistas.
Tipos de planeación:
Planeación estratégica: Se refiere a la forma en la cual la empresa puede lograr
los objetivos generales.
Planeación táctica: Se refiere a la forma de aplicar los planes estratégicos y
considera: la estructura de la organización, los productos o servicios, recursos y
distribución del trabajo.
Diagnóstico administrativo:
El diagnóstico administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que
tiene como propósito fundamente conocer la organización administrativa y el
funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y
efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer
alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.
Es considerado como método científico.
Pasos a seguir para elaborar el diagnóstico administrativo:
1. Descripción del estado actual de la empresa.
2. Planteamiento de hipótesis.
3. Investigación.
4. Análisis de resultados.
5. Determinación de soluciones.
Una investigación debe llevar:
1. Portada.
2. Introducción.
3. Justificación: Preguntas de investigación.
4. Marco teórico.
5. Objetivos: Generales y particulares.
6. Hipótesis.
7. Criterios de inclusión.
8. Criterios de exclusión.
9. Criterios de eliminación.
10. Resultados.
11. Discusión.
12. Análisis.
13. Bibliografía.
Tipos de objetivos:
1. Un objetivo mayor es la aspiración general deseable a emprender.
2. Un objetivo primario es el que tiene que ver con los pasos organizativos, de
personal y de comunicaciones, que tienen que mantenerse. Estos son un grupo
de objetivos "sobreentendidos" que, si se pasan por alto, ocasiona la falta de
actividad.
3. Un objetivo vital es algo que debe hacerse para poder funcionar en
absoluto.
4. Un objetivo condicional es aquel que se hace para averiguar datos o si se
puede realizar un proyecto o dónde se puede hacer, etc.
5. Un objetivo operatorio es el que marcaría la dirección de avance y la
calificaría.
6. Un objetivo de producción es el que establece las cuotas, generalmente por
un tiempo dado.
Organización:
Como función administrativa, la organización establece jerarquías, funciones,
relaciones, coordinación, división del trabajo y formas de operar. Como etapa del
proceso administrativo, ordena todos los elementos necesarios para ejecutar el plan.
Tipos de organización:
Integrar:
Integrar significa unir, en esta etapa del proceso administrativo se “unen” las
partes y se implementa el plan.
Técnicas de integración:
1. Reclutamiento: Reclutar significa: unir, recabar, ordenar y obtener la
información necesaria sobre los recursos útiles a la organización. El
reclutamiento se realiza en los centros que producen los recursos, a través de
los trabajadores de la empresa, por los medios de comunicación y los internos
de la organización.
2. Selección: La selección consiste en escoger, decidir, aceptar, aquel recurso
que más nos convence, para lograr los objetivos planeados. La selección se
utiliza tanto en los recursos humanos como materiales.
La prueba de admisión: Consiste en la aplicación de cuestionarios con preguntas
específicas al tipo de trabajo para el que se desea contratar. Las preguntas proyectivas
miden la salud mental, las de cultura general sirven de referencia para prever las
necesidades de desarrollo.
El expediente: El expediente de admisión o ingreso se integra por: solicitud de
empleo, pruebas de admisión y resultados, currí- culum vitae, cartas de referencias,
resultados de las entrevistas y observaciones del periodo de prueba.
La entrevista: La entrevista de admisión es de uso generalizado. Se realiza con
guías y objetivos bien definidos. El propósito de la entrevista es complementar la
información de la solicitud, aclarar aspectos confusos, poner a prueba al entrevistado y
valorar su presencia física y cualidades personales para el puesto.
Los periodos de prueba: Los periodos de prueba se usan muy poco hoy en día,
pero constituyen una excelente oportunidad para valorar las habilidades y aptitudes del
trabajador y consecuentemente, hacer una buena elección.
El currículum vitae: El currículum vitae o historia laboral, es el concentrado de las
experiencias y conocimientos que posee el aspirante. Los puntos de interés para la
selección se reúnen en el currículum vitae; por ello, es importante que todo aspirante a
un puesto sepa cómo redactarlo.
1. Datos personales: nombre, dirección, correo, RFC (Registro Federal de
Contribuyentes), fotografías.
2. Nivel académico.
3. Conocimientos.
4. Habilidades.
5. Experiencia laboral.
6. Capacitación y desempeño.
7. Participación e investigaciones.
3. Desarrollo: En toda organización es indiscutible la necesidad de contar con personal
para asumir el liderazgo de grupos. El desarrollo de potencialidades de liderazgo se
orienta a producir un ambiente favorable para la productividad.
Principios de la integración:
Del propósito: La integración procura asegurar que las funciones de la empresa
sean realizadas por personal capacitado.
De la selección: De la selección apropiada de recursos depende la calidad del
servicio que se preste.
De la definición de puestos: A mayor precisión de los puestos, mejores parámetros
para la selección de candidatos ideales.
De la selección: Se debe seleccionar a la persona adecuada para el puesto, no
adecuar el puesto a la persona.
Del conocimiento: El individuo es capaz de asumir cualquier función, siempre y
cuando se le desarrolle para ello.
De los recursos materiales: El mantenimiento y la conservación de los recursos
materiales, permiten un mejor aprovechamiento.
Dirección
motivación.
comunicación.
supervisión.
Órdenes
Control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara
algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la
planeación, organización y dirección, y lo que la precede.
Comprobar o verificar;
Regular;
Frenar o impedir.
Las funciones fundamentales no se ejecutan en forma independiente una de otra sino que
se entrelazan entre sí. Forman de esta manera una interrelación entre las mismas, de tal
forma que la ejecución de una influye sobre los demás.
Coordinación