FI-GE-PR-08

CARGA ACADÉMICA ADICIONAL Versión 6

09/11/2018
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Coordinador (a) Analista de Calidad Secretario General
Registro y Control Académico Oficina de Calidad Secretaria General

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE

CARGA ACADEMICA ADICIONAL

FORMACIÓN

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1. OBJETO

Establecer la metodología utilizada por la Secretaría General de la Universidad Autónoma del

Caribe para el desarrollo del procedimiento de carga académica adicional en concordancia
con los lineamientos institucionales.

2. ALCANCE

Este documento aplica para toda aquella actividad relacionada con el desarrollo del
procedimiento de Carga Académica Adicional en la Secretaría General de la Universidad
Autónoma del Caribe y todas aquellas dependencias relacionadas con este, El procedimiento
inicia en el momento que se realiza la solicitud de sobrecarga académica y finaliza cuando se
le asigna el curso al estudiante en el grupo escogido.

3. RESPONSABLE

Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento en cada una de sus fases:

✓ El Secretario General, por el correcto direccionamiento, supervisión y atención al

desarrollo eficaz del procedimiento de Carga Académica Adicional.

✓ El Coordinador del Sistema de Registro y Control Académico, por el trámite de la carga

académica adicional.

✓ La Secretaria del programa, por la orientación del estudiante y la entrega del formulario
de la solicitud para ser diligenciado por el interesado.

4. DEFINICIONES

4.1 Solicitud de carga adicional: es el documento mediante el cual un estudiante de

cualquier programa de la Universidad Autónoma del Caribe, puede solicitar una carga
académica adicional, para nivelarse o adelantar en el semestre que esta cursando. En este
documento se especifica el nombre completo del estudiante, su código y el programa al que
pertenece, el curso adicional que solicita, el código de este, el grupo y el semestre a que este
corresponde con su intensidad horaria.

4.2 Prerrequisito: se denomina prerrequisito aquel curso cuya aprobación es indispensable

para tomar otro u otros del plan de estudio en un semestre posterior.

4.3 Correquisito: se denomina correquisito aquel curso que, por su contenido, debe
matricularse simultáneamente con otro u otros del plan de estudios.

4.4 SISACA: Sistema Académico.

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5. DESARROLLO

5.1 Descripción por fases

1. Solicitar información: El estudiante se acerca a su programa a solicitar la información

pertinente para una carga académica adicional.

2. Entregar formato: la secretaria del programa le hace entrega al estudiante del formato
de solicitud de carga académica adicional.

3. Diligenciar el formato: el estudiante diligencia el formato de solicitud de carga

académica adicional y lo entrega a la secretaria del programa.

4. Revisar Solicitud: el director o PTC encargado revisa la solicitud y verifica que

cumplan que haya aprobado el prerrequisito y verificar que el curso que está
solicitando tenga coorrequisito.

5. Elaboración de la inscripción en el software: una vez verificada la solicitud el

Director o PTC encargado ingresa al SISACA, en la pestaña de procesos académicos
– inscripción carga adicional, diligenciando todos los campos.

6. Elaboración de Orden Financiera: El estudiante una vez que el programa realice el

paso (5) ingresa directamente a la dirección electrónica “portaldepagos.uac.edu.co” o
se dirige a la secretaria general donde también se le hace entrega del pago
correspondiente.

7. Cancelación de la Carga académica adicional: una vez que el estudiante cancele

con su orden financiera en el banco, procede el Dpto. de Crédito y Cartera a cargar los
pagos en el software finalizado este proceso automáticamente se le refleja al
estudiante en su proyección académica el curso y el grupo.

6. REFERENTES NORMATIVOS

- Reglamento Estudiantil

Artículos 15 /19 / 22 / 23 / 24 / 26 / 27/ 29

- Norma ISO 9001-2015

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7. REGISTROS

Tiempo de retención
Nivel de
Código Nombre Tipo Almacenamiento Responsable Archivo Archivo
Acceso
gestión central
Directores y Profesores de
programas académicos /
Registro de
N.A Magnético Restringido Software SISACA Secretaria General / Permanente
calificaciones
Ing. Coordinador de
proyectos/

Directores de programa /
N.A. Plan de estudios Magnético General Software SISACA Secretaria General / Ing. Permanente
Coordinador de proyectos

Formato de solicitud
N.A. de carga académica Físico Restringido Carpetas Estudiante Permanente
adicional

Fotocopia de la Coordinador de registro y

N.A. Físico Restringido Carpetas Permanente
orden financiera control.

Directores de programa /
N.A Orden académica Magnético Restringido Software SISACA Secretaria General / Ing. Permanente
Coordinador de proyectos

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