INFORME

ALMACENAMIENTO Y DEPARTAMENTO DE COMPRAS

PRESENTADO POR

José David Marin Moscote

Yovanny Paez Porras

Andrea Carolina Vera Castillo

Olga Fernanda Gómez Jiménez

PRESENTADO A

ANTONIO PARTIDA ROCHA

GUADALAJARA, 06 DE NOVIEMBRE DE 2018

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 TABLA DE CONTENIDO

1. ¿Qué es Almacén?
1.1. Organización y administración del almacén
1.2. Planeación y manejo del almacén
1.3. Aspectos que se deben tener en cuenta en el manejo de Materiales
2. ¿Qué es control de inventarios?
2.1. Métodos de control de inventarios
2.2. Teoría de Justo a Tiempo
3. Administración de compras
3.1. Importancia de las compras
3.2. Objetivos
3.2.1. General
3.2.2. Especifico
3.3. Utilidad
3.4. Comité de compras
3.5. Ética de las compras
3.6. Principios básicos de las compras
3.7. Proveedor adecuado

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 ¿QUÉ ES ALMACEN?

La gestión de almacenes puede definirse como el proceso logístico que se encarga

de la recepción, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacén
hasta el punto de consumo de cualquier unidad logística, así como el tratamiento de
información de los datos generados en cada uno de los procesos.

La gestión de almacenes tiene como principal propósito optimizar un área logística

funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son: el abastecimiento y la
distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más
importantes para el funcionamiento de la cadena de abastecimiento.

1.1 ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL ALMACEN

En la organización de la empresa tiene que observarse el reparto de las actividades

en funciones, designando estas a los correspondientes órganos. También se puede
confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso que la empresa sea de
condiciones limitadas.

Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de

múltiples factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan
comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

 Recepción de Materiales.
 Registro de entradas y salidas del Almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y de almacén.
 Despacho de materiales.
 Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.1

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 En los almacenes de distribución comercial también se hacen otras operaciones
como consolidación de la mercancía, división de envíos y combinación de
cargas.

1.2. PLANEACIÓN Y MANEJO DEL ALMACÉN

Para la planeación y manejo del almacén es preciso:

 Conocer los artículos que se almacenarán

 Disponer de áreas suficientes para recepción almacenamiento y entrega
 Conocer dimensiones, peso y características por unidad de productos
 Saber frecuencia de consumo
1.3. ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA EN EL
MANEJO DE MATERIALES

Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y efectividad

en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de información, este es
un eje transversal de los procesos de gestión logística, y la gestión de almacenes
no son la excepción. Debe ser su optimización, por tanto, objetivo de primer orden
en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se extiende a todos los procesos
anteriormente descritos – Planificación y organización, recepción, almacén y
movimiento – y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías

 Información para gestión.

 Identificación de ubicaciones.
 Identificación y trazabilidad de mercancías.

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 ¿QUÉ ES CONTROL DE INVENTARIOS?

Todos los procesos que sustentan el suministro, el almacenamiento y la

accesibilidad de los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos al tiempo
que se minimizan los costes de inventario. En la práctica, el control del inventario
abarca diversos aspectos, incluidos la gestión del inventario, el registro tanto de
cantidades como de ubicación de artículos, pero también la optimización del
suministro.
Sin embargo, debe señalarse que el control de materiales abarca tres etapas
diferentes:
1. El movimiento de ellos hasta el punto en el que entran en el proceso de
producción.
2. Desde la entrada de los materiales en la producción hasta la salida del producto
terminado.
3. La de los productos acabados.
Los principales objetivos del Departamento de Almacén son encontrar el equilibrio
adecuado entre cuánto pedir y cuándo hacerlo, y contar con la seguridad de tener
los artículos disponibles cuando sean necesarios, obligándose a la protección
adicional de las existencias de reserva (intocable teóricamente), pero que en la
práctica sirven para satisfacer necesidades cuando se desarrolla una demanda
extraordinaria o cuando falla el sistema normal de adquisiciones.
Los requisitos ideales de un sistema de control de inventarios que aseguran su
perfecto funcionamiento son cinco.
1. Sencillez
2. Flexibilidad
3. Exactitud
4. Oportunidad
5. Confiabilidad
Un sistema con estas características deberá poder hacer frente a cualquier
exigencia razonable que se presente.

2.1. MÉTODOS DE CONTROL DE INVENTARIOS

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Para establecer un control de inventarios puede disponerse, entre otros, de los
siguientes métodos:

• Consumo del último periodo

• Consumo de promedio móvil

• Método de ABC (también conocido como análisis de Pareto)

• Máximos y mínimos (también conocido como de cantidades fijas)

• Teoría Justo a Tiempo

Conviene aplicar el método de máximos y mínimos en especial para materiales

relativamente normalizados cuyos precios no fluctúan mucho y que se utilizan en
cantidades bastante regulares. De ello se infiere que una empresa pueda recurrir a
ese método para ciertas clases de materiales, pero no para otras. El establecimiento
de máximos y mínimos definidos, y puntos de recompra fijos (plazo de
reaprovisionamiento) implica varias consideraciones.

El punto máximo del inventario se fijará como la suma del mínimo real irás la
cantidad de la requisición solicitada. El mínimo real significa establecer un mínimo
por debajo del cual no se permitirá que disminuyan las materias primas antes de
que se efectúe un nuevo pedido. El mínimo real señala la cantidad que puede ser
necesitada mientras se consigna una nueva compra.

En términos contables, podría decirse que lo anterior se refiere a controlar el

movimiento de la entrada y salida de los materiales con la denominación de
inventario perpetuo, consistente en el funcionamiento de dos cuentas que sirven
para controlar las existencias por lo que al Almacén se refiere, y los resultados por
lo que toca a Contabilidad.

2.2. TEORÍA DE JUSTO A TIEMPO

El concepto "Justo a Tiempo" apareció después de la Segunda Guerra Mundial

como un sistema de producción de la empresa japonesa Toyota.

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Elementos internos.

1. La filosofía JAT en sí misma.

2. La calidad en la fuente.

3. La carga fabril uniforme.

4. Las operaciones coincidentes (tecnología de grupo).

5. Tiempo mínimo de aislamiento de máquinas.

6. Sistema de operaciones eslabonadas.

Elemento externo:

1. Las compras JAT.

La filosofía JAT -eliminación del desperdicio- es el punto clave de todo el

fenómeno JAT, los seis elementos restantes en realidad son técnicas y formas
para eliminar el desperdicio, además de considerar al recurso humano como el
elemento más valioso de la organización para la implantación del JAT.

Principios básicos de JAT

Eliminar el desperdicio. El desperdicio es cualquier actividad que no aumente

el valor para el cliente. Algo más allá del mínimo en materiales, equipo,
instalaciones y personal absolutamente esenciales para realizar el trabajo.

Producir uno a la vez. Se refiere a la producción solamente de las unidades

necesarias, al tiempo indicado, es decir, eliminar todos los inventarios
innecesarios.

Mejoramiento constante. Toda persona en la empresa está dedicada a hacer

todo mejor, sea algo grande o pequeño

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 ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

Adquirir: “Alcanzar la posesión de una cosa, por trabajo. Sinónimo de comprar,

conseguir y obtener, acción de adquirir y hacer propio lo que a nadie pertenece”.
Podríamos partir de la forma en que una persona obtiene algo para su beneficio,
hay cuatro formas de obtener el bien deseado:

3.1. IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

Esta actividad radica en su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que
determina la efectividad de la administración de los bienes adquiridos. La
empresa necesita de insumos, materia prima, componentes y refacciones
para su funcionamiento, sin los cuales no podría lograr la producción y
distribución de sus productos.
3.2. Objetivos
3.2.1. General
Como toda actividad de administración, compras tiene un objetivo general y
varios objetivos específicos, podríamos detallar que el objetivo general es
adquirir los recursos materiales que necesita la organización de la mejor
calidad y al mejor precio.
3.2.2. Especifico
 Reducción de costos
 Comprar al mínimo precio
 Servicio Controlar los convenios
 Control de tratados comerciales con los proveedores
3.3. UTILIDAD
La utilidad está determinada en gran medida, por la efectividad de la
administración de los bienes adquiridos, esto se basa en que se deben de
negociar los mejores precios, el máximo tiempo de pago, y sobre todo la
pronta utilización de lo adquirido. El tipo de compra clásica, presenta mejores
precios bajo condiciones de: entrega, calidad y pago
3.4. COMITÉ DE COMPRAS

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 Este es un grupo de personas de varios puestos de la empresa que, por lo
general, son para las empresas manufactureras:
 El director o gerente general o gerente administrativo (el que tomará
la decisión).
 El tesorero o gerente de contabilidad.
 El gerente de producción.
 El gerente de ingeniería.
 El gerente o jefe de compras.
3.5. ETICA DE LAS COMPRAS
Esta es un área de mucha importancia, pues si se violan las buenas
costumbres y la ética en las compras, se pueden ocasionar varios problemas
a las empresas, entre los que destacan:

1. Sobornos
2. Favoritismos
3. Aceptar invitaciones
4. Recibir obsequios

5. Solicitar al vendedor mejores precios

3.6. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar con
una razón de ser, es por esto que esta parte de tres principios básicos, que
le dan un carácter operacional y que se modulan a base de reglas.

1. Calidad
2. Cantidad

3. Precios
3.7. PROVEEDOR ADECUADO
Se tiene la idea, de que el proveedor es el que busca al comprador, pero en
la mayoría de los casos es el proveedor el que busca al comprador, al

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 proveedor se le desarrolla para que sea el proveedor adecuado y para tal
efecto se basa en las siguientes variables necesarias:
1. Averiguar todos los posibles lugares de suministro
2. Adquirir información necesaria para aprobar los proveedores
3. Elegir quienes serán
4. Examinar y tratar con los proveedores elegidos

5. Desarrollar a los elegidos para que cumplan los requerimientos

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