Contabilidad Electrónica

La contabilidad electrónica, te permite llevar los registros y asientos contables a través de medios
electrónicos, como un programa para la facturación electrónica. Esto permite ingresar de forma
mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT de manera más sencilla
y controlada.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

En México, la contabilidad electrónica implica cumplir con las nuevas disposiciones de la reforma
fiscal, esto quiere decir que de forma mensual las personas físicas y morales deberán presentar
ante el SAT su información contables para su interpretación y revisión.

La contabilidad electrónica permite llevar todos los registros contables de las empresas,
organizaciones o personas a través de los medios electrónicos o plataformas digitales.

Este sistema de control administrativo permite llevar un control más estricto de la contabilidad y
facilita el almacenamiento e intercambio de información.

¿Quiénes deben llevar su contabilidad electrónica?

La aplicación de la contabilidad electrónica se comenzó a platicar e forma gradual, desde el 2013

comenzaron a presentar su información siendo el 2016 cuando se volvió obligación para los
contribuyentes.

Cabe resaltar que los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e
Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica, siempre y cuando
registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis
cuentas”.

 Personas Morales y Personas Físicas con ingresos acumulables mayores o iguales a 4

millones de pesos en el ejercicio

 Personas Morales y Personas Físicas con ingresos acumulables menores a 4 millones de

pesos en el ejercicio

 Personas Morales y Personas Físicas del sector primario que optaron por presentar su
declaración semestralmente

 Personas Morales con fines no lucrativos

 Personas Morales y Personas Físicas inscritas

Para llevar tu contabilidad electrónica y cumplir con los documentos que deberás presentar ante el
SAT debes tener en orden la siguiente información:

 Registros Contables, Catálogo de Cuentas y Pólizas (Ingresos, Egresos y Diario).

 Avisos o Solicitudes en el RFC, así como la Documentación soporte.

 Declaraciones de Impuestos, ya sean Anuales, Informativas y de Pagos Provisionales,

mensuales, Bimestrales, Trimestrales o Definitivos.
  Estados de Cuenta Bancarios (Inversiones, Tarjeta de Crédito, Débito o Servicios) y las
Conciliaciones Bancarias.

 Acciones, Partes Sociales y Títulos de Crédito en los que sea parte el contribuyente.

 Documentación relacionada con la contratación de PF ( Contrato con Trabajadores o

contrato de Subcontratación) así como su inscripción y avisos en el INFONAVIT e IMSS.

 Documentación relativa a Importaciones y exportaciones (Aduanera o Comercio Exterior).

 Registro de las operaciones, Actos o Actividades.

 Las demás declaraciones a que estén obligados en los términos de las disposiciones
fiscales.

¿Cómo llevar la contabilidad electrónica?

Se tiene que llevar de forma estructurada, considerando los registros y asientos contables medios
electrónicos e ingresar de forma mensual la información contable del contribuyente a través de la
página de Internet del SAT.

Al SAT se tiene que enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código
agrupador.

Para tener un control más estricto y facilitar los procesos lo recomendable es contar con algún
sistema de contabilidad en línea.

Este sistema te permitirá llevar:

 Cálculo de Impuestos

 Contabilidad Electrónica

 Reportes Financieros

 Timbrado de recibos de nomina

 Timbrado de facturas

Contabilidad electrónica personas Físicas

Las personas físicas deberán llevar los registros y asientos contables puestos dentro de medios
electrónicos que se ingresarán mensualmente en la información contable del contribuyente de la
página del SAT.

Deberán entregar su catálogo de cuentas, balanza de comprobación y la información de pólizas y

auxiliares, los archivos deberán generarse a través del portal del SAT y entregarlo todo mediante el
buzón tributario haciendo uso de la firma electrónica.
Contabilidad electrónica personas Morales

Deben enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas en donde se indique el código

agrupador del SAT, es indispensable que recuerden adjuntar los comprobantes de ingresos y
egresos, para mandarlo a través del buzón tributario antes del día 25 de del mes siguiente a lo que
se está declarando.

Requisitos para presentar la Contabilidad Electrónica

 Primeramente deberás contar con tu e-firma (Firma electrónica).

 En segundo lugar deberás contar con los XML comprimidos en formato .ZIP con la
nomenclatura de acuerdo a lo establecido.

 En tercer lugar tendrás que contar con acceso a Internet para poder realizar el proceso.

Ya que tengas tus archivos .ZIP con el detalle de tu contabilidad, como lo indican los esquemas
(XSD) publicados por el SAT para:

 Catálogo de cuentas.

 Balanza de comprobación o pólizas del periodo.

 Auxiliar de cuenta o subcuenta.

 Auxiliar de folios fiscales.

Evaluación de los Mejores de Sistemas de Contabilidad Electrónica

Existes diversos sistemas que permiten llevar tu contabilidad en línea y facilitan presentar la
contabilidad electrónica.

¿En qué formatos se envía información contable?

La información se enviará en archivos comprimidos con formato zip a través del Buzón Tributario
o en la sección Trámites de este Portal; el envío debe hacerse con firma electrónica vigente.

El catálogo de cuentas deberá enviarse por primera vez junto con la balanza de comprobación y
cuando se modifiquen o adicionen las cuentas de mayor o las subcuentas que fueron reportadas.

Balanza de comprobación

 En el caso de las morales y personas físicas, dentro los primeros 3 o 5 días hábiles
respectivamente, al segundo mes posterior al que corresponde la información y así
sucesivamente.

 Los contribuyentes que coticen en Bolsa enviarán sus archivos mensuales dentro los
primeros 3 días hábiles, al segundo mes posterior al trimestre que corresponda.

 Las personas morales y las personas físicas del Sector Primario que optaron por presentar
sus declaraciones semestralmente, podrán enviar sus archivos mensuales dentro de los
primeros 3 y 5 días hábiles respectivamente al segundo mes posterior al semestre que
corresponda.
¿Cómo enviar la contabilidad electrónica por el buzón tributario?

Se debe enviar a través del Buzón Tributario o el portal “Trámites y servicios” en la sección
“Trámites” en www.sat.gob.mx en los tiempos establecidos.

En este grupo de contribuyentes se encuentran el sector financiero y las personas morales;

también las personas físicas que realicen actividades empresariales o que presten servicios
profesionales y que tengan ingresos anuales iguales o mayores a 2 millones de pesos.

Los contribuyentes del RIF, las personas físicas con ingresos anuales menores a dos millones de
pesos, las sociedades, las asociaciones civiles y los fideicomisos autorizados para recibir donativos
deducibles, cuentan con opciones alternas para cumplir con esta obligación.

 Primero que nada debes de contar con la firma electrónica vigente (FIEL).

 Debes de tener el(los) archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura
establecida.

 Contar con acceso a Internet para realizar el envío.

 Una vez que el contribuyente tiene el o los archivos .ZIP con el detalle de su contabilidad
electrónica, de acuerdo a los esquemas (XSD) publicados por el SAT, deberá ingresar a la
página del SAT, en Trámites y servicios, Buzón Tributario (autenticarse con su Firma
Electrónica (Fiel) o bien con su usuario y contraseña) seleccionar Aplicaciones Contabilidad
Electrónica y Envío.

 Dentro del proceso de envío, el sistema da la opción de sellar la información a enviar.

 Se deberá seleccionar la información a enviar, indicando alguno de los siguientes motivos

de envío:

o Envío Mensual.

o Acto de Fiscalización.

o Fiscalización Compulsa.

o Devolución.

o Compensación.

Se adjuntan los archivos a enviar de acuerdo con el motivo de envío seleccionado.

El sistema pide confirmación del envío y al seleccionar “de acuerdo” se realiza el envío de
la información contable.

La información se procesará y posteriormente el contribuyente podrá ingresar a la consulta de

acuses para verificar si su información terminó de procesarse y obtendrá el acuse definitivo de
aceptación o rechazo de la misma.
¿Qué información debe presentarse ante el SAT?

Al momento de presentar tu contabilidad electrónica es necesario que proporciones tu catálogo de

cuentas y la balanza de comprobación.

El SAT suele solicitar las pólizas generadas en el periodo y los auxiliares, pero solo en casos
especiales.

Todos los documentos presentados deben escribirse en el idioma español, la información debe
expresarse en pesos mexicanos y estar en formato XML para posteriormente comprimirlos en un
archivo zip.

Esta es la información que tienes que enviar al SAT

 Catálogo de cuentas del periodo

 Balanzas de comprobación mensual y del cierre del periodo (saldos iniciales, movimientos
del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital y
resultados)

 Pólizas del periodo (Si el SAT lo solicita: Transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como
sus auxiliares.)

 Auxiliar de folios de comprobantes fiscales. En caso de Acto de Fiscalización; Fiscalización

Compulsa; Devolución; Compensación

 Auxiliar de cuenta y subcuenta. En caso de Acto de Fiscalización; Fiscalización Compulsa;

Devolución; Compensación

¿Cuándo se envía la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica debe enviarse de acuerdo a lo establecido en el calendario fiscal del

SAT, que suele aplicar las fechas entre los primeros 7 días de cada mes subsecuente.

¿Qué son los Catálogos de Cuentas en la contabilidad electrónica?

El catálogo para la contabilidad electrónica también conocido como catálogo de cuentas, es un

documento en el que deben detallarse de forma ordenada los números y cuentas específicas de la
contabilidad de un ente económico sobre su:

 Activo

 Pasivo

 Capital

 Ingresos

 Costos

 Gastos

 Cuentas de orden
Cada uno de estos deben contener los siguientes datos :

 RFC del contribuyente.

 Versión del formato publicado dentro del documento técnico.

 Mes y año en que inicia la vigencia del catàlogo.

 Y el código agrupador, que es la identificación de la equivalencia, que existe entre el código

agrupador del SAT y el catálogo de cuentas.

 El número de cuenta del contribuyente.

 La descripción de las cuentas y subcuentas del catálogo.

 La clave de la cuenta de la subcuenta,

 El nivel en que se encuentran las cuentas.

 El origen del contribuyente, es decir, si es deudor o acreedor.

Validador contabilidad electrónica

La página del SAT cuenta con su propio validador de forma y sintaxis de documentos digitales,
mismo en el que el contribuyente puede subir su archivo XML, para que sea revisado y este se
determine como válido o no para su aprobación ante el SAT

¿Qué pasa si no se envía la contabilidad electrónica?

Cuando un contribuyente no envía su contabilidad electrónica a tiempo, el SAT se encarga de

poner multas.

Si no presentas tu información contable a través del portal del SAT la multa oscila entre los 5,000 y
15,000 pesos.

Si decides omitir tu obligación de entregar tu contabilidad electrónica la multa puede oscilar entre
los 31,120 y 54,470 pesos.

Si presentas registros contables inexactos la multa puede ser de 260 a 4790 pesos.