SHAREPOINT (manual de usuario)

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IKT GERENTEORDETZA

VICEGERENCIA TIC

SHAREPOINT
(manual de usuario)

Herramienta de colaboración en grupo para

PAS y PDI de la UPV/EHU
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SHAREPOINT
(manual de usuario)

Herramienta de colaboración en grupo para PAS y PDI

de la UPV/EHU

1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 3

2. PRERREQUISITOS.................................................................................................................................... 3

3. CÓMO EMPEZAR...................................................................................................................................... 3

4. TRABAJANDO CON UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS .......................................................... 5

5. TRABAJANDO CON EL CALENDARIO.............................................................................................. 10

6. TRABAJANDO CON LAS TAREAS ...................................................................................................... 12

7. RECUPERAR ELEMENTOS ELIMINADOS ....................................................................................... 13

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1. Introducción
Sharepoint es una herramienta web para el trabajo colaborativo. Sharepoint dispone de varias
listas y librerías que permiten almacenar y compartir información:

Librerías Listas
Biblioteca de documentos: un Tareas: una lista de tareas compartidas.
contenedor de ficheros.
Biblioteca de imágenes: un contenedor Calendario: un calendario compartido
de imágenes.
Biblioteca de formularios: un contenedor Contactos: una lista de contactos
de formularios.
…. Encuestas, discusiones, blogs, wikis,…

En este manual se va detallar cómo podemos trabajar con una “biblioteca de documentos”, un
“calendario compartido” y unas “tareas compartidas”. No obstante, SharePoint dispone de
más listas y librerías (encuestas, blogs, wikis, biblioteca de imágenes, contactos,…)

2. Prerrequisitos
1. Para trabajar con SharePoint el usuario debe conocer su usuario y contraseña LDAP. Si el
usuario no conoce su usuario/contraseña LDAP debe llamar al CAU
(http://www.ehu.es/cau).

2. Si el usuario ya conoce su usuario LDAP y no puede acceder a su sitio SharePoint (en el

punto nº 3 se expone cómo se accede al sitio SharePoint), puede probar en modificar su
contraseña LDAP en http://www.ehu.es/bilatu en la opción “cambiar
contraseña”.

3. Para acceder a SharePoint, se debe utilizar un navegador web (mínimo Internet Explorer
6.0 , Mozilla Firefox 1.5 , Safari 2.0).

3. Cómo empezar
1. Abrimos nuestro navegador web y escribimos la siguiente dirección:
https://www.elkarlan.ehu.es/guneak/sitio-web (donde sitio-web es el nombre de nuestro
sitio)
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2. Tenemos que introducir nuestras credenciales LDAP:

− Usuario: adm\usuario-LDAP (donde usuario-LDAP es mi usuario de LDAP)
− Contraseña: contraseña de LDAP

3. (Opcional). Una vez que hayamos accedido al SharePoint es interesante personalizar

nuestro perfil. Para ello pinchamos en la esquina superior derecha (donde aparece
adm\cuenta-ldap)

y seleccionamos la opción “mi configuración”

y posteriormente la opción “editar elemento”

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es importante rellenar al menos la casilla “nombre” de una forma amigable, en vez de

“adm\usuario-ldap”, poner “Nombre Apellido”.

4. (Opcional). Puede que cada vez que nos conectemos a nuestro sitio, tengamos un aviso de
que hay un problema con la seguridad del certificado. Si queremos evitar este aviso
debemos instalar 2 cerficados de Izenpe que se encuentran en la siguiente ubicación:
http://servicios.izenpe.com/descarga/descarga_externa_c.htm

4. Trabajando con una biblioteca de documentos

Una biblioteca de documentos es un repositorio de todo tipo de documentos. Un documento
que se deposita en una biblioteca de documentos puede ser leído por todos los usuarios que
tengan permiso de lectura y editado por todos los usuarios que tengan permisos de edición.
Estas son algunas operaciones que se pueden realizar sobre una biblioteca de documentos:

1. Crear un nuevo documento: Por defecto el nuevo documento es de tipo “Microsoft

Word”.

2. Cargar uno o varios documentos: Se pueden cargar o subir todo tipo de documentos
(procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones,…)

3. Visualizar documentos: Se pincha directamente sobre el documento que queremos

visualizar

4. Editar documentos: Se puede editar un documento siempre que no esté “desprotegido”:

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NOTA: Si el fichero que queremos abrir es Word, Excel, PowerPoint o Visio, se puede
editar directamente. Si no, hay que bajárselo a local, editarlo, y volverlo a subir al
sharepoint.

5. Desproteger y proteger un documento: Cuando se edita un documento en sharepoint,

otro usuario puede estar editándolo a la vez. Esto puede causar, que el último que guarde
el documento, es el que guarda la última versión. Para evitar esto, se puede desproteger
el documento, para que se pueda trabajar con el y una vez que hayamos acabado
editándolo volver a protegerlo. Si un usuario intenta abrir un documento que está
desprotegido lo podrá leer, pero no podrá realizar cambios sobre él. Pasos:
a. Desproteger el documento

b. Editarlo y realizar los cambios necesarios (NOTA: si el documento no es del tipo

Word, Excel, powerpoint o Visio, lo debemos guardarlo en local, modificarlo y
volver a guardarlo en sharepoint)

c. Proteger el documento (confirmar los cambios realizados) o descartar la

desprotección (liberar el documento sin guardar los cambios realizados).
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NOTA: Hay una opción para que el documento se desproteja automáticamente cuando
se edita. Para activar esta función ver el “manual de administrador de SharePoint 2007”.
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6. Añadir alertas: Se pueden establecer alertas para que se envíen correos electrónicos cada
vez que un documento cambie, se elimine,…

Para ver todas las alertas que tiene un usuario, hay que ir a la configuración personal
del usuario (esquina superior izquierda):

y seleccionar “Mis alertas”.

7. Versiones: Cada vez que un documento cambia, sharepoint guarda automáticamente una
versión. Se pueden visualizar versiones anteriores a un documento y/o recuperar una
versión anterior.
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NOTA: Para que el versionado funcione, la biblioteca de documentos tiene que tener
activa esta función. Ver el “manual de administrador de SharePoint 2007”.

8. Conectar con Outlook (sólo Outlook 2007, no disponible de momento en la UPV):

Podemos acceder a nuestra biblioteca de documentos directamente desde Outlook. Para
ello seleccionamos la opción “Acciones
Conectar a Outlook”.

en Outlook podemos ver los ficheros de nuestra biblioteca de documentos:

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5. Trabajando con el calendario

Un calendario de SharePoint permite introducir eventos, citas, reuniones,…. para que puedan
ser leídas por un grupo de personas. Opcionalmente el calendario puede ser leído desde el
Outlook, así podemos tener 2 calendarios, el personal y el del grupo. Estas son algunas
operaciones que se pueden realizar sobre un calendario:

1. Crear una nueva cita:

2. Conectar con Outlook: permite ver los calendarios de SharePoint desde el Outlook.
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En el Outlook, si vamos a la pestaña “calendario”, podemos ver una nueva entrada en

“otros calendarios”.

Podemos visualizar más de un calendario a la vez, por ejemplo “mis

calendarios
Calendario” y “otros calendarios
Elkarlan-Egutegia”, así puedo tener de un
vistazo dos calendarios, el personal y el del SharePoint:
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6. Trabajando con las tareas

Las tareas compartidas de SharePoint permiten establecer tareas y asignarlas a los integrantes
del sitio de SharePoint. Estas son algunas operaciones que se pueden realizar sobre una tarea:

1. Crear una nueva tarea:

2. Conectar con Outlook o con Access: permite ver las tareas de SharePoint desde el
Outlook o desde el Access. Si conectamos las tareas de SharePoint con el Access, se
generan unos informes automáticamente, sobre el estado de las tareas.
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7. Recuperar elementos eliminados

Cuando eliminamos cualquier elemento de SharePoint (documento, cita, tarea,….) se mueve
automáticamente a la “papelera de reciclaje” y permanece allí durante 30 días. Para acceder a
la “papelera de reciclaje” seleccionamos “papelera de reciclaje” en la página principal de
nuestro sitio SharePoint:

Una vez pasados los 30 días, el elemento se borra de la “papelera de reciclaje del usuario” y
pasa a la “papelera de reciclaje del administrador” del sitio SharePoint.