Fase 2 - Revisar Y Apropiar Conceptos De La Gestión De Proyectos

Colaborativo

Julián Andrés Muñoz Valencia - 10012824

Nadia Ruby Jiménez Calderón – 1122134589

Monica Yiseth Tigreros Briceño – 1122134992

Cristian David Ledezma Mosquera –1077200411

Grupo 212056_15

Tutor

Augusto Castro Triana

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería

Metodologías de Gestión de Proyectos

Ingeniería Industrial

Febrero 2019
 Introducción

Hoy por hoy, en un mundo globalizado y de constante cambio, la gestión de

proyectos es una parte fundamental para el éxito o fracaso de una organización o
de nuestra vida.

Hasta este punto, muchos podríamos pensar ¡Yo no hago proyectos! O no me

dedico a la construcción ¡por generalizarlo! Todos hemos gestionado un proyecto
sin tener un conocimiento definido sobre este proceso y las diferentes etapas de
gestión que conlleva, todos, de cierta forma planeamos nuestras actividades esto
involucra un conjunto de acciones que darán un resultado.

La gestión de proyectos, es un tema basto, su estudio y comprensión cambian las

formas en como percibimos el termino proyecto.

Por medio de las lecturas y el desarrollo de la actividad podemos comprender la

contextualización apropiadas de los Proyectos y los términos específicos
asociados a su concepción y diseño. A demás podemos reconocer las
características de los Proceso, las Áreas de Conocimiento y las Herramientas que
se utilizan en la Gestión de Proyectos
 Objetivos

Objetivo general

Conocer los conceptos básicos de la unidad 2, con el fin de saber más a fondo los
lineamientos de la gestión de proyectos

Objetivo Especifico

- Reconocer las definiciones de la unidad 2

- Relacionarnos con los conceptos que compone un proyecto
- Implementar dichos conceptos en la elaboración de las demás fases.
- Conocer los fundamentos de Gestión de Proyectos.
 Desarrollo de la actividad

 ¿Qué es un proyecto?

Se define el proyecto como un esfuerzo temporal que, ejecutado en forma gradual,

permite lograr un esfuerzo único o entregable único. Los proyectos se caracterizan
por ser singulares y únicos, cuyo desarrollo es gradual con base a una correcta
definición de los alcances del proyecto.

Analizándolo más detenidamente es un esfuerzo relacionado con la existencia de

un trabajo que se debe realizar y a su vez existen personas haciendo este trabajo,
temporal se refiere a que los proyectos se realizan en un periodo finito de tiempo,
tienen un inicio y un final definido, es decir un proyecto dura un proyecto que puede
ser días, semanas, meses e inclusive años lo cual dependerá de la complejidad,
los recursos y las características propias de cada proyecto, es importante resaltar
que en gran parte el esfuerzo de un proyecto se enfoca en que este cumpla con
las fechas y cronogramas establecidos con la finalidad de que el proyecto sea
terminado dentro del plazo planificado, la naturaleza temporal de los proyectos es
lo que los diferencia de las operaciones las cuales son continuas y repetitivas, se
tiene que comprender que los proyectos no se plasman solamente en papeles y
herramientas de software, sino que existen en el mundo real y pueden ser
observados analizados y que además se pueden comprobar sus resultados, los
proyectos tienen un objetivo específico están orientados a conseguir un objetivo el
cual ha sido previamente definido, en las últimas décadas esto ha sido favorecido
por la metodología conocida como gestión por objetivos lo cual se desarrolló de
manera independiente a la gerencia de proyectos enfocándose principalmente en
dos puntos: Establecer objetivos claros y asegurarse que estos sean accesibles o
alcanzables, la naturaleza única de los proyectos está relacionada con la
singularidad de los proyectos el cual varía considerablemente de un proyecto a
otro.
 Las principales características de un proyecto:

1. Un objetivo establecido.
2. Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin.
3. Por lo general implica que varios departamentos y profesionales se involucren.
4. Es común hacer algo que nunca se ha realizado.
5. Tiene requerimientos específicos de tiempo, costo y desempeño

 Tipo de proyectos.

Existen 2 grandes tipos de proyectos:

1. Los profesionales, de carácter práctico y que requieren desarrollo (Proyectos de

Investigación)
2. Los estudios académicos, que tienen un carácter más teórico (Proyectos
Profesionales)

Además, según su orientación, también se pueden distinguir: Proyectos de novedad

o de reforma, estratégicos u operacionales, solos o cooperación y simples o
complejos.

 La triple restricción.

Gestionar un proyecto requiere de habilidades y conocimientos específicos que

implican buscar un equilibrio entre los diferentes elementos que pueden restringir
un proyecto. La triple restricción que Podemos establecerlo como las limitantes
que deben ser tomadas en cuenta para la aprobación y ejecución de un proyecto,
la mayoría de los autores coinciden en que son tres las principales restricciones
de un proyecto:
Alcance: Incluye todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para
completar el proyecto con éxito

Tiempo: Contempla los procesos necesarios para asegurar la realización del

proyecto, de acuerdo con lo señalado dentro del acta constitutiva y su cronograma
de ejecución.

Costo: Involucra los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se

concluya dentro su presupuesto asignado.

Actualmente el concepto de la triple restricción se ha ido ampliando al incorporar

otros elementos que se consideran también críticos en un proyecto: los recursos,
los riesgos y la calidad.

 Ciclo de vida de un proyecto

Son un conjunto de fases, que generalmente son secuenciales, aunque en algunas

ocasiones pueden ser superpuestas, los ciclos de vida son muy importantes
porque fortalecen las comunicaciones con la alta dirección del proyecto y por otro
lado proporciona un marco de referencia para comparar proyectos.

Se tienen unas características importantes, la etapa de ejecución generalmente la

etapa más larga y es donde se comienza a trabajar realmente en el proyecto
después de haber iniciado, organizado y antes de haberlo cerrado. Otra
característica muy importante es que el costo y la dotación del personal se va
haciendo cada vez mayor hasta que encuentra una cúspide en algún momento de
la ejecución y se vuelve en una gran inversión que posteriormente empieza a sufrir
una caída abrupta en el cierre porque ya tendremos que entregar. Sus fases son:
1.Etapa de definición: se definen las especificaciones del proyecto; se establecen
sus objetivos; se integran equipos; se asignan las principales responsabilidades.

2.Etapa de planeación: aumenta el nivel de esfuerzo y se desarrollan planes para

determinar qué implicará el proyecto, cuándo se programará, a quién beneficiará,
qué nivel de calidad debe mantenerse y cuál será el presupuesto.

3.Etapa de ejecución: una gran parte del trabajo del proyecto se realiza tanto en el
aspecto físico como en el mental. Se elabora el producto físico (un puente, un
informe, un programa de software). Se utilizan las mediciones de tiempo, costo y
especificación como medios de control del proyecto. ¿El proyecto está dentro de
lo programado, dentro de lo presupuestado y cumple con las especificaciones?
¿Cuáles son los pronósticos para cada una de estas medidas? ¿Qué
revisiones/cambios se necesitan?

4.Etapa de entrega: comprende dos actividades: entregar el producto del proyecto

al cliente y volver a desplegar los recursos del proyecto. Lo primero puede
comprender la capacitación del cliente y la transferencia de documentos. Lo
segundo implica, por lo general, la liberación del equipo/materiales del proyecto
hacia otros proyectos y encontrar nuevas asignaciones para los integrantes del
equipo.
  Gerencia organizacional de proyectos

Es la aplicación de técnicas, herramientas y procedimientos en la planeación, la

dirección, la coordinación y el control de metas preestablecidas, de alcance,
tiempo costo y calidad del proyecto en cuestión.

Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u

operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía
distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad
de la disciplina Gerencia de Proyectos.

 Integración de los proyectos

Se deben tomar decisiones tales como asignación de recursos, equilibrio de

demandas que compiten entre sí, examen de enfoques alternativos, adaptaciones
de los procesos para cumplir con los objetivos del proyecto, gestión de las
interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de proyecto.
Los procesos de la integración de los proyectos son:

1.Desarrollar el acta de constitución del proyecto: es aquí donde se formaliza la

existencia del proyecto por medio de un documento además se le atribuye al
director del proyecto facultades como el uso de los recursos por parte de la
organización.

2.Desarrollar el plan para la dirección del proyecto: en este proceso se debe definir,
preparar y coordinar todos los componentes de la planificación y consolidarlos en
un plan integral para la dirección del proyecto.

3.Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto del proceso de liderar y llevar a cabo el
trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto.
 4.Gestionar el conocimiento del proyecto: Es el proceso de utilizar el conocimiento
existente y crear nuevo conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto.

5.Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: Es el proceso de hacer

seguimiento, revisar e informar el avance general de acuerdo a los objetivos.

6.Realizar el control integrado de cambios: Es el proceso de realizar todas las

solicitudes de cambio a entregables activos de los procesos de la organización,
documentos del proyecto y al plan para la dirección de proyectos comunicando las
respectivas decisiones.

7.Cerrar el proyecto: Es el proceso de culminación de todas las actividades o fases

del proyecto o de alguna de sus fases.

La gestión de la integración del proyecto no puede delegarse es específica para el

director de proyecto, ya que es el quien debe rendir cuentas combinando todos los
resultados de las demás áreas de conocimiento.

Los procesos del proyecto tienen vínculos entre ellos que a menudo pueden
repetirse por ejemplo los procesos de planificación les generan un plan a los
procesos de ejecución y más adelante le brinda las autorizaciones
correspondientes conforme avanza el proyecto

Algunas de las más importantes de la gestión de integración de proyecto son:

 Asegurar que las fechas límites de los entregables del producto, servicio o
resultado, el ciclo de vida del proyecto y el plan de gestión de beneficios estén bien
alineadas.
 Proporcionar un plan a la dirección del proyecto a fin de alcanzar los objetivos del
proyecto
 Asegurar el uso del conocimiento adecuado hacia y desde el proyecto según sea
necesario
 Gestionar el desempeño y los cambios de las actividades en el plan para la
dirección del proyecto
 Tomar decisiones integradas relativas a los cambios clave que impacten el
proyecto
 Medir y monitorear el avance del proyecto y realizar las acciones adecuadas para
cumplir con los objetivos
 Recopilar datos sobre resultados alcanzados
 Analizar los datos para obtener información y comunicar está a los interesados
 Completar todo el trabajo del proyecto y cerrar formalmente cada fase del proyecto
en su totalidad
 El director del proyecto deberá hacer uso de todas las herramientas para tener un
enfoque adecuado de la integración, sobre todo cuanto más complejo sea el
proyecto y más variadas las expectativas de los interesados y de esta forma
cumplir con todos los objetivos y lograr el éxito del proyecto.

Integración dentro del proceso de administración de los proyectos reales

La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades

necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos
procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de
procesos de dirección de proyectos.

Existen dos dimensiones en el proceso de administración de proyectos.

La primera es el aspecto técnico del proceso administrativo, el cual comprende las

partes formales, disciplinada y de lógica pura del proyecto. Esta dimensión incluye
la planeación, programación y control de los proyectos. Se redactan declaraciones
claras sobre el alcance del proyecto para vincularlo con el cliente y facilitar la
planeación y el control. La creación de productos entregables y las estructuras de
descomposición del trabajo facilitan la planeación y el monitoreo del avance del
proyecto.

La segunda dimensión es el aspecto sociocultural del proceso de administración

de proyectos. A diferencia del mundo ordenado de la planeación de proyectos, en
ésta se ubica el mundo de la implementación, mucho más confuso y a menudo
contradictorio y paradójico. Se centra en crear un sistema social temporal dentro
de un ambiente organizacional más amplio donde se combinen los talentos de un
grupo divergente de profesionales que trabajen para terminar el proyecto. Los
administradores de proyecto deben moldear una cultura de proyectos que estimule
el trabajo en equipo y altos niveles de motivación personal, así como una
capacidad de identificar problemas con rapidez y de resolver los que representen
una amenaza para el trabajo del proyecto. Esta dimensión también implica manejar
la interface entre el proyecto y el ambiente externo. Los gerentes deben apaciguar
y moldear las expectativas de los clientes, sostener el apoyo político de la alta
administración, negociar con sus contrapartes funcionales, monitorear a los
subcontratistas y así en lo sucesivo. Los buenos administradores de proyecto
equilibran su atención entre las dimensiones técnica y sociocultural de la
administración de proyectos.
 Conclusiones

Lo que queda claro es que entre los factores más relevantes que influye en el éxito
de la gestión de un proyecto se encuentran los planes de integración, de alcance,
de tiempo y de costos, al igual que el gerente quien debe reunir ciertas habilidades
técnicas, conceptuales e interpersonales para cumplir a cabalidad con los
objetivos del proyecto, es decir ser altamente competente, y contar con una gran
capacidad de organización, dirección y control de todos los recursos que tiene a
su disposición sin dejar a un lado la constante motivación y la asertiva
comunicación con su equipo.

Los proyectos exitosos son aquellos en los cuales, la entrega del producto, servicio
o resultado requerido con el alcance establecido, se realizan en el tiempo
determinado, sin incurrir en desviaciones de costos.

Podemos concluir también que las bases del proyecto y la gestión que estos
generan son pilares fundamentales en este mundo de hoy que todo se trabaja con
proyecto, así que hemos avanzando grandemente en el conocimiento del mundo
de proyecto y sus funcionalidades.
 Referencias Bibliográficas

Syllabus del curso Metodologías de Gestión de Proyectos

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2053/?il=366

Ollé, C., and Cerezuela, B., (2017), Gestión de proyectos paso a paso, Editorial
UOC, ProQuest Ebook Central, pp 15 – 22, Recuperado de
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/detail.action?docID=521430
5.

Torres, Z, and Torres H., (2014), Administración de proyectos, Grupo Editorial

Patria, ProQuest Ebook Central, pp 11 - 23, Recuperado de
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/detail.action?docID=322773
5.