ACCESO SEGÚN ADMINISTRADOR O

MÚLTIPLES USUARIOS1

Bueno... Como habréis podido imaginar, este ejemplo está

basado en el ejemplo “Acceso según administrador o
usuario”. ¿En qué se va a diferenciar, pues?

El ejemplo inicial es útil en el caso de que unos pocos

usuarios entren a trabajar o consultar la base de datos. Sin
embargo, podría darse el caso de que muchos usuarios
accedieran a nuestra aplicación, con lo que ese ejemplo
queda un poco “cojo” a nivel operativo.

Para suplir esta carencia he desarrolla el ejemplo que ahora estáis leyendo. Ya os adelanto que
este es un ejemplo que no se puede recrear “a lo rápido”, puesto que hay bastantes variables a
tener en cuenta y la estructura resulta un tanto compleja. Evidentemente lo intentaré explicar
lo mejor y más claro que pueda, pero, como consejo, os diría que “tengáis los ojos bien
abiertos” 

Cuando decía que el ejemplo está basado en el ejemplo “Entrada según administrador o
usuario” me refería a que se basa sólo en la “idea” de la utilidad del ejemplo. En seguida
vamos a ver cómo, prácticamente desde el comienzo, la operativa de programación es
bastante diferente. Así que... paciencia...

Para no liar la cosa reutilizando elementos de ese ejemplo original lo que haremos será
empezar de cero con la creación de la estructura. Mejor hacerlo así que indicaros las
diferencias entre uno y otro ejemplo, pues cabe la posibilidad de que “se me pase” algo, con lo
que la confusión podría ser monumental... je, je...

Para simplificar el ejemplo sólo he contemplado la existencia de dos tipos de usuarios:

administrador y usuario “normal”. Entendida la mecánica del ejemplo podríamos añadir otros
tipos de usuarios. Consecuentemente, si añadimos más tipos más trabajo de programación y
confección tendremos. Si necesitamos muchos tipos de usuarios lo ideal sería utilizar la
seguridad por grupos, pero esto ya es otra historia...

Finalmente, el ejemplo se desarrollará sobre una hipotética situación común en este “mundo
mundial”: tendremos unos trabajadores, a los que deberemos dar de alta, asignarles un
nombre de usuario, un password y definir su tipo de usuario, y a partir de ahí... ¡a trabajar!

Dicho lo anterior pongámonos manos a la obra.

CREANDO LA ESTRUCTURA DE NUESTRO EJEMPLO

En primer lugar vamos a crear una tabla donde daremos de alta los datos “normales” de
nuestro trabajador. A esa tabla la llamaremos TTrabajadores. Os indico su estructura que,
como es lógico, es una estructura mínima de datos:

1 La BD de ejemplo os la podéis bajar aquí

1
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 Hecho esto vamos a crearnos una segunda tabla que
gestionara la identificación del login, y que además nos
enlazará con los datos de TTrabajadores. A esta nueva tabla
la llamaremos TPass, y tendrá la siguiente estructura:

El último campo [IdTrabPass] se ha configurado así:

• Tipo de datos: asistente para búsquedas.

• Al salir el asistente los pasos de configuración han sido:
◦ Deseo buscar los valores en una tabla
◦ Elegimos la tabla TTrabajadores.
◦ Seleccionamos el campo [NomTrab]
◦ Ordenamos ascendente por [NomTrab]
◦ Redimensionamos a nuestro gusto. Ocultamos o no la clave principal, según nos
interese verla o no (yo la he ocultado).
◦ Dejamos el nombre que nos aparece por defecto para la etiqueta y finalizamos.

Se nos crearan así las relaciones automáticamente y... listos.

Además, al campo [Pass] le hemos puesto como máscara de entrada un formato de

contraseña. Para hacer eso simplemente, en las propiedades de ese campo, en la propiedad
“Máscara de entrada”, escribimos PASSWORD.

CREANDO NUESTROS FORMULARIOS DE CONTROL

Vamos a crearnos dos formularios a los que sólo el administrador podrá tener acceso,
inicialmente, para la controlar la operatividad de la aplicación.

Así pues, el primero lo crearemos sobre la tabla TTrabajadores y lo guardaremos como

FTrabajadores. Como esto es fácil lo explico ahora: en su encabezado añadimos un botón de
comando y lo llamamos cmdCerrar2. El código que asignaremos a su evento “Al hacer clic”
será3:

…
Private Sub cmdCerrar_Click()
DoCmd.Close acForm, Me.Name
DoCmd.OpenForm "FMenu"
End Sub
…
2 Para asignar un nombre a un control lo que debemos hacer es sacar las propiedades de ese control e irnos a la Pestaña Otras →
Nombre. Ahí escribimos el nombre que queramos.
3 Para generar código debemos sacar las propiedades del control → Pestaña Eventos, y nos situamos en la parte “blanca” a la
derecha del evento que queremos programar. Veremos un pequeño botón de puntos suspensivos. Si hacemos click sobre él nos
aparecerá una ventana que nos pedirá qué operación deseamos realizar. Le indicamos que queremos “generar código”.

2
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 A continuación vamos a crearnos otro formulario 4, basado
en la tabla TPass, que guardaremos como FDatosPass. Igual
que en el caso anterior añadimos un botón de comando en
el encabezado, le ponemos de nombre cmdCerrar y le
asignamos este código en el evento “Al hacer clic”:

…
Private Sub cmdCerrar_Click()
DoCmd.Close acForm, Me.Name
DoCmd.OpenForm "FMenu"
End Sub
…

Podríamos añadir un textbox para realizar la confirmación de la contraseña introducida, pero

eso sólo lo apunto como idea. ¡Si no el ejemplo se me convertiría en un tomo de la
Enciclopedia Británica!

CONFIGURANDO NUESTRO FORMULARIO DE ENTRADA

A continuación debemos crearnos el formulario de inicio 5 a la aplicación. Así pues nos creamos
un formulario en blanco que llamaremos FPass y lo definiremos como nuestro formulario de
inicio.

Las operaciones que realizaremos sobre él serán:

1.- Insertamos un cuadro combinado, al que pondremos de nombre cboUser. Cuando nos salga
el asistente lo configuraremos de la siguiente manera:

• Deseo buscar los valores en una tabla

• Seleccionamos la tabla TPass
• Seleccionamos el campo [NomUser]
• Ordenamos si queremos
• Redimensionamos si queremos
• Como etiqueta podríamos escribir, por ejemplo, “Usuario”.

2.- Insertamos un textbox al que pondremos de nombre txtPass. Sacamos sus propiedades y
en Pestaña Datos → Máscara de entrada, escribimos PASSWORD

3.- Insertamos un botón de comando que llamaremos cmdCancelar

4.- Insertamos un botón de comando que llamaremos cmdLogin

A mí me ha quedado una cosa así, por si os queréis hacer una idea:

4 Según qué versión de Access tengamos, si hemos realizado correctamente las relaciones, es posible que al crear el formulario
FTrabajadores se nos haya creado, automáticamente, un subformulario relacionado con la tabla TPass. Podríamos dejar esa
estructura para gestionar, a la vez, datos de trabajadores y sus datos de password. En ese caso no importaría que creáramos
FDatosPass. Sin embargo, como hay versiones de Access que no realizan este proceso, en el ejemplo yo voy a seguir con el
método “tradicional” y voy a explicarlo cómo hacerlo a través de dos formularios separados.
5 Si no sabéis configurar ese formulario de inicio echad un vistazo a este artículo.

3
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El código que asignaremos a cmdCancelar en el evento “Al hacer clic” es:

…
Private Sub cmdCancelar_Click()
DoCmd.Quit
End Sub
…

El código que debemos asignar al botón cmdLogin, en el mismo evento que el anterior, es el
que os indicaré a continuación. Sin embargo, permitidme que antes os advierta de un par de
puntos interesantes para que, cuando examinéis el código, podáis entenderlo mejor:

• Vamos a recurrir a la sistemática del ejemplo “Formulario Chivato”. Por ello veréis que
en el código se hace una llamada para operar con FChivato y sus controles. Eso lo
explicaremos en un apartado posterior.

• Vamos a hacer mención a un formulario de menú, llamado FMenu. Su estructura la

explicaremos en un apartado posterior.

Veamos entonces ese código de cmdLogin:

…
Private Sub cmdLogin_Click()
'Neckkito -- 13/04/13
'Declaramos las variables
Dim vUser As String, vPass As String
Dim vCompruebo As Variant
'Cogemos los valores introducidos
vUser = Nz(Me.cboUser.Value, "")
vPass = Nz(Me.txtPass.Value, "")
'Si no hay usuario avisamos y salimos
If vUser = "" Then
MsgBox "No ha introducido el nombre de usuario", vbExclamation, "SIN DATOS"
Exit Sub
End If
'Si no hay password avisamos y salimos
If vPass = "" Then
MsgBox "No ha introducido la contraseña", vbExclamation, "SIN DATOS"
Exit Sub
End If
'Buscamos la contraseña correcta en la tabla TPass según el usuario que ha accedido
vCompruebo = DLookup("Pass", "TPass", "NomUser='" & vUser & "'")
'Si vCompruebo no devuelve ningún valor es que el usuario introducido no existe
If IsNull(vCompruebo) Then
MsgBox "Usuario inexistente", vbExclamation, "NO EXISTE"
Exit Sub
End If
'Comprobamos si la contraseña introducida coincide con la de la tabla

4
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 If vPass = vCompruebo Then
'Si coincide utilizamos vCompruebo para ver el tipo de usuario
vCompruebo = DLookup("TipoUser", "TPass", "NomUser='" & vUser & "'")
Else
'Si no coincide avisamos y salimos
MsgBox "La contraseña introducida no es correcta", vbCritical,
"INCORRECTO"
Exit Sub
End If
'Abrimos el formulario chivato en modo oculto
DoCmd.OpenForm "FChivato", , , , , acHidden
'Pasamos a los textbox los valores que nos interesan: tipo de usuario
y nombre de usuario
With Forms!FChivato
.txtTipoUser = vCompruebo
.txtNomUser = vUser
.txtIdTrab = DLookup("IdTrabPass", "TPass", "NomUser='" & vUser & "'")
End With
'Abrimos el formulario FMenu
DoCmd.OpenForm "FMenu"
'Comprobamos cómo debemos abrir el menú principal: si para admin o para user
If vCompruebo = 2 Then '2=usuario normal
'Realizamos el maquillaje del formulario
With Forms!FMenu
.imgLogo.Visible = True 'Mostramos la imagen
.cmdAbreFTrabajadores.Visible = False 'Ocultamos el botón para dar de alta trabajadores
.cmdAbreFDatosPass.Visible = False 'Ocultamos el botón para dar de alta los datos del pass
.cmdAbreFMenuAdmin.Visible = False 'Ocultamos el botón para acceder al menú de administrador
End With
End If
'Cerramos el formulario FPass
DoCmd.Close acForm, Me.Name
End Sub
…

Y con esto... formulario FPass completado.

CREANDO NUESTRO FORMULARIO FCHIVATO

Vamos a crearnos un formulario en blanco, que guardaremos como FChivato. No debemos
preocuparnos por su formato puesto que nadie lo va a ver durante el uso de la aplicación,
aunque estará “ahí”, dispuesto a chivarnos la información que necesitemos. Y, para más inri, yo
lo he establecido con el atributo “Oculto” (en el panel de navegación seleccionamos el
formulario → Clic derecho → Propiedades de vista → En la ventana que aparece le marcamos el
atributo de oculto)

En él insertamos un textbox que llamaremos txtTipoUser

Insertamos otro textbox que llamaremos txtNomUser

Insertamos un tercer textbox que llamaremos txtIdTrab

Y ya está. Lo que harán estos textbox será guardarnos la información del usuario que ha
entrado en la BD, información que vamos a necesitar para poder operar con formularios,
consultas e informes6.

 Aviso: si vais a hacer testeos en vuestra BD es importante que FChivato esté cargado y
con información en los textbox. Pensad que cualquier acción que vayamos a programar, antes
6 El textbox que hemos llamado txtNomUser no lo vamos a utilizar durante el ejemplo. Sin embargo, lo dejamos ahí por si, en algún
momento de vuestra aplicación, necesitarais conocer ese dato. Además, refuerza la idea de que en FChivato podemos guardar
cualquier información que necesitemos durante la sesión del usuario que entre en la BD. Por ejemplo, podría interesarnos
discriminar por el año de trabajo (si queremos filtrar por un campo que nos dé el año de trabajo). En ese caso simplemente
añadiríamos el txtAnoTrab y llevaríamos ahí el año de trabajo que el usuario hubiera seleccionado. Os lo dejo como sugerencia.

5
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de realizarse, va a “consultar” el tipo de usuario y su nombre, y esa información la sacará de
FChivato. Si FChivato no está cargado y con valores vamos a obtener siempre un error.

CREANDO NUESTRO FORMULARIO

FMENU
Vamos a crear un formulario que guardaremos como
FMenu, y que será el que nos aparecerá una vez que el
usuario haya “superado la prueba” del login.

Os doy una idea para confeccionar la estructura de este formulario (es sólo una idea. La podéis
aplicar o no. No influye para nada en la mecánica del ejemplo). Se trata de dividir en dos
partes, verticalmente, el conjunto de botones que vamos a utilizar: a un lado pondremos los
botones que sólo pueda ver el usuario y al otro los botones que sean comunes.

OK. Si lo dejamos así nuestro menú, de cara a un usuario “normal”, va a parecer que el
formulario está “descentrado”. Para corregir eso elegiremos una imagen (el logotipo de la
empresa, nuestra foto... je, je...). Situaremos esa imagen cubriendo la botonera de uso
exclusivo del administrador, enviándola al fondo (de manera que los botones queden encima de
la imagen).

Os pongo una ilustración para que veáis lo que quiero decir, y que además me servirá de base
para haceros referencia a los botones un poco más adelante.

Como el ejemplo es “complejo”, para que entendáis y aprendáis el funcionamiento del sistema
vamos a contemplar, en el epígrafe siguiente, varios puntos que será necesario desarrollar. Sin
embargo, ya que tenemos nuestro FMenu delante, vamos a definir algunas características de
los controles:

Sacamos las propiedades de la imagen y le ponemos de nombre imgLogo. Nos vamos, en esas
mismas propiedades, a la pestaña Formato → Visible, y le situamos la propiedad en NO.

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El botón que veis como “Alta trabajadores” tendrá de nombre cmdAbreFTrabajadores. En su
evento “Al hacer clic” le generaremos este código:

…
Private Sub cmdAbreFTrabajadores_Click()
DoCmd.Close acForm, Me.Name
DoCmd.OpenForm "FTrabajadores", , , , acFormAdd
End Sub
…

Como veis, le añadimos el argumento <acFormAdd> para

abrir el formulario ya preparado para añadir datos.

El botón “Alta datos acceso”, llamado cmdAbreFDatosPass, tendrá una estructura muy similar
de código:

…
Private Sub cmdAbreFDatosPass_Click()
DoCmd.Close acForm, Me.Name
DoCmd.OpenForm "FDatosPass", , , , acFormAdd
End Sub
…

El botón que veis como “Menú Administrador” es simplemente una idea que os propongo para
no cargar el formulario principal. La esencia de la propuesta sería crearnos un formulario en
blanco, llamarle, por ejemplo, FMenuAdmin, y en él añadir todos los botones de que queramos
para el administrador. De esta manera tendríamos los botones de trabajo más habituales en
FMenu y los botones no tan habituales en FMenuAdmin.

Si suponemos que hemos hecho lo anterior, y habiendo llamado a ese botón

cmdAbreFMenuAdmin, el código sería, simplemente:

…
Private Sub cmdAbreFMenuAdmin_Click()
DoCmd.Close acForm, Me.Name
DoCmd.OpenForm "FMenuAdmin"
End Sub
…

Al resto de botones, por ahora, nos limitaremos a ponerles nombre. Así, tendremos que:

• Alta horas proyecto: cmdAbreProyectosAdd

• Modificar horas proyecto: cmdAbreProyectosModif
• Consulta horas proyecto: cmdAbreCProyectos
• Informe horas proyecto: cmdAbreRProyectos

OPERATIVA CON OBJETOS DE ACCESS

Vamos a ver cómo podemos operar con los distintos objetos de Access a través de este
sistema. Para poder “verlo” y seguir el ejemplo necesitaremos unos elementos extras a los que
ya tenemos.

Veremos cómo podemos operar con tres elementos: Formularios, Consultas e Informes, y las
particularidades de cada caso.

Tened en cuenta que en este ejemplo yo os voy a explicar lo que considero que podría ser
“más típico”. Lo digo en el sentido de que no os quedéis con la idea de que “sólo se puede

7
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hacer lo que se indica en este ejemplo”. Se pueden hacer muchas más cosas, pero
evidentemente me saldría un “tocho” de ejemplo.

Realmente mi intención es daros una idea de cuatro

“cosillas” que pueden hacerse con esos tres objetos de
Access utilizando este sistema de admin/user. Esas “otras
cosas” que pueden hacerse os las dejo para que os
“rompáis” un poco la cabeza... je, je... No os preocupéis:
con lo que explicaremos más adelante cogeréis (espero)
muchas ideas de “cómo podría hacerse...”

Sigamos con la creación de la estructura que necesitamos.

Vamos a crearnos una tabla que llamaremos TProyectos, con la siguiente estructura:

Sobre esta tabla nos crearemos un formulario, que llamaremos FProyectos. Una vez lo
tengamos creado vamos a realizar los siguientes cambios:

Seleccionamos el campo [IdDato] y el campo [IdTrabajadorProyecto], sacamos sus

propiedades y Pestaña Formato → Visible: NO.

Vamos a añadir un cuadro de texto, que llamaremos txtNomTrab. También situaremos su

propiedad visible en NO. Ahora, aún en sus propiedades, nos vamos a Pestaña Datos →
Bloqueado: SÍ.

En su interior escribimos la siguiente función:

=DBúsq("NomTrab";"TTrabajadores";"IdTrab=" & [IdTrabajadorProyecto])

Para que os hagáis una idea a mí me ha quedado como podéis ver en la imagen:

Por ahora lo dejamos así.

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Finalmente, vamos a crearnos, sobre la tabla TProyectos, un informe que llamaremos
RProyectos. Nos lo construiremos utilizando el asistente, que configuraremos de la siguiente
manera:

• Seleccionamos todos los campos exceptuando [IdDato]

• Agrupamos por [IdTrabajadorProyecto]
• Ordenamos por [FechTrabajo]. Podemos aprovechar aquí
para definir las “Opciones de resumen...”, calculando una
suma sobre el campo [Horas]
• Distribuimos y orientamos según queramos
• Como título escribimos RProyectos.

Como el informe nos muestra el identificador del trabajador, y no su nombre, lo que haremos
será:

• Hacemos “pequeñito” el campo [IdTrabajadorProyecto], lo pegamos a la izquierda y

situamos su propiedad Visible en NO.
• Añadimos un cuadro de texto (podemos borrar la etiqueta) a su derecha, y en su
interior escribimos:
=DBúsq("NomTrab";"TTrabajadores";"IdTrab=" & [IdTrabajadorProyecto])
• El resto de cambios de diseño ya os lo dejo para vosotros.

A mí me ha quedado una cosa así:

Y, ahora sí, ya tenemos los elementos que necesitamos para completar el ejemplo.

OPERATIVA CON FORMULARIOS: AÑADIR UN REGISTRO NUEVO

Vamos a ver cómo podríamos operar, a través de este sistema, a la hora de añadir un registro
nuevo. La idea es que el formulario asigne el identificador del trabajador que ha iniciado sesión
a los nuevos registros.

Intentaremos conseguir que el comportamiento de la asignación sea similar a la asignación de

un campo autonumérico. Sin embargo, si el campo autonumérico se asigna justo cuando
empezamos a escribir un valor en el formulario, nuestro trabajador será asignado justo
después de escribir el valor.

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Así pues, situamos el formulario FProyectos en vista diseño, seleccionamos el campo
[Proyecto], sacamos sus propiedades y en el evento “Después de actualizar” le generamos el
siguiente código:

…
Private Sub Proyecto_AfterUpdate()
'Comprobamos que, efectivamente, se trata de un nuevo registro
If Me.NewRecord Then
'Cogemos el valor que nos guarda el formulario chivato en cuanto
al
'identificador del usuario y lo pasamos a [IdTrabajadorProyecto]
Me.IdTrabajadorProyecto.Value = Forms!FChivato.txtIdTrab.Value
End If
End Sub
…

Como veis, gracias a todo el trabajo anterior “de estructura” que hemos hecho, la
programación de este código es relativamente sencilla.

Conclusión: cada vez que queramos asignar un identificador de trabajador a algún campo
simplemente “leemos” el valor correspondiente que nos guarda FChivato.

Únicamente nos queda abrir el formulario desde FMenu. Para ello, nos vamos al botón que
habíamos llamado cmdAbreProyectosAdd y le generamos el código:

…
Private Sub cmdAbreProyectosAdd_Click()
DoCmd.Close acForm, Me.Name
DoCmd.OpenForm "FProyectos", , , , acFormAdd
End Sub
...

OPERATIVA CON FORMULARIOS: MODIFICAR UN REGISTRO

Así como realmente no tenía importancia, en el apartado anterior, saber si el usuario de la BD
era administrador o usuario normal, aquí sí que puede tener importancia, porque debemos
tener en cuenta que:

• Un usuario normal sólo podrá modificar sus registros

• Un usuario administrador podrá modificar cualquier registro

Así pues, situamos FMenu en vista diseño y nos centramos en el botón que hemos llamado
cmdAbreProyectosModif. En su evento “Al hacer clic” generaremos el siguiente código:

…
Private Sub cmdAbreProyectosModif_Click()
'Declaramos las variables
Dim vAdmin As Boolean
Dim vUser As Long
Dim miSql As String
'Miramos si el usuario es administrador. Si lo es vAdmin será TRUE; si no FALSE
If Forms!FChivato.txtTipoUser.Value = 1 Then
vAdmin = True
Else
vAdmin = False
End If
'Cogemos el identificador del trabajador, por si no fuera administrador
vUser = Forms!FChivato.txtIdTrab.Value
'Abrimos el formulario FProyectos en vista diseño, oculto
DoCmd.OpenForm "FProyectos", acDesign, , , , acHidden
'Si el usuario es administrador le decimos al formulario, a través de su Recordsource,
'que simplemente se abra con todos los registros de TProyectos

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 If vAdmin = True Then
Forms!FProyectos.RecordSource = "TProyectos"
Else
'Si el usuario no es administrador creamos una SQL que nos filtrará
'por el id del trabajador
miSql = "SELECT * FROM TProyectos" _
& " WHERE TProyectos.IdTrabajadorProyecto=" & vUser
'Asignamos esa SQL como recordsource del formulario
Forms!FProyectos.RecordSource = miSql
End If
'Cerramos FProyectos guardando los cambios
DoCmd.Close acForm, "FProyectos", acSaveYes
'Abrimos FProyectos en vista formulario, sólo para edición
DoCmd.OpenForm "FProyectos", , , , acFormEdit
'Nos aseguramos que no se puedan añadir registros
Forms!FProyectos.AllowAdditions = False
'Hacemos visible el nombre del trabajador
Forms!FProyectos.txtNomTrab.Visible = True
'Cerramos FMenu
DoCmd.Close acForm, Me.Name
End Sub
…

Y listo7!

OPERATIVA CON FORMULARIOS: CERRAR LOS FORMULARIOS

Usualmente, si habéis visto algunos de mis ejemplos, sabéis que el proceso que tengo por
costumbre realizar es:

Estoy en FMenu → Para ir a FormX lo que hago es: Cierro FMenu → Abro FormX.
Estoy en FormsX → Para volver a FMenu lo que hago es: Cierro FormX → Abro FMenu

Y eso lo hago con lo códigos que habéis podido ver un poco más arriba:

DoCmd.Close acForm, Me.Name 'Cierro el formulario en el que estoy

DoCmd.OpenForm “XXX” 'Abro el formulario al que quiero ir, con argumentos adicionales si me
interesa.

En este ejemplo tenemos un pequeño “problema”. Para volver a FMenu desde un formulario
debemos saber qué tipo de usuario (administrador o no) está en esa sesión, dado que si
utilizáramos la operativa “normal” FMenu se nos abriría con todos los botones visibles y la
imagen oculta.

Por ello, para poder cerrar los formularios a los que también tengan acceso los usuarios
normales y volver a FMenu, antes de abrirlo, debemos hacer una comprobación del tipo de
usuario.

Para no tener que escribir todo el código cada vez vamos a servirnos de un módulo. El código
no es muy largo, pero nos servirá como idea por si os encontrárais ante un caso similar en
vuestras aplicaciones.

Vamos a crearnos pues un módulo8 que guardaremos como mdlCodigos. En él escribiremos el

siguiente procedimiento:

…
Public Sub checkUserParaAbrirFMenu()

7 Sé que quizá esta no sea la operativa más adecuada, pues probablemente lo mejor hubiera sido utilizar un Form continuo. Sin
embargo, no se trata de desarrollar una aplicación perfecta, sino de explicaros la sistemática. Estos detalles de “conseguir una
aplicación perfecta” os los dejo para vosotros. 
8 Para insertar un módulo estándar podemos abrir el editor de VB (ALT+F11) y nos vamos a Menú → Insertar → Módulo

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 'Abro FMenu
DoCmd.OpenForm "FMenu"
'Si el usuario es administrador
If Forms!FChivato.txtTipoUser.Value = 1 Then
'No hago nada. Sin embargo, dejo indicada aquí esta posibilidad
'por si en un futuro necesitamos que se produzca alguna acción.
Else 'Si el usuario no es administrador...
'Modifico la visibilidad de botones e imagen
With Forms!FMenu
.imgLogo.Visible = True
.cmdAbreFTrabajadores.Visible = False
.cmdAbreFDatosPass.Visible = False
.cmdAbreFMenuAdmin.Visible = False
End With
End If
End Sub
…

Ahora sólo nos queda operar con el botón para cerrar el formulario. Como sólo tenemos, en
este ejemplo, un formulario común para administrador y usuario, que es FProyectos, lo
situamos en vista diseño, insertamos un botón de comando en el encabezado del formulario,
que llamaremos cmdCerrar, y en su evento “Al hacer clic” le generamos el siguiente código:

…
Private Sub cmdCerrar_Click()
DoCmd.Close acForm, Me.Name
Call checkUserParaAbrirFMenu
End Sub
…

Y ahora sí, creo que “listos” con los formularios.

OPERATIVA CON CONSULTAS

Trabajar con consultas es algo complejo porque requiere de ciertos conocimientos más o
menos “elevados” de SQL, sobre todo si la consulta es compleja. Explicar eso excede de las
pretensiones de este ejemplo. Sólo os puedo dar las líneas generales de cómo sería el proceso
a realizar:

1. Deberíamos, por código, crearnos la SQL de la consulta que quisiéramos hacer. Si el

usuario es administrador no aplicaríamos ningún filtro; si el usuario es usuario normal
aplicaríamos el filtro en función del valor que nos devolviera FChivato (de manera
similar a cómo hemos operado con el recordsource del apartado anterior).
2. Crearíamos la consulta-objeto en tiempo de ejecución a través de código
3. Abriríamos esa consulta-objeto para que el usuario pudiera examinarla
4. Borraríamos la consulta-objeto una vez que el usuario ya no la utiliza

Lo dicho: eso es complicado y no lo explicaré aquí. Si tenéis curiosidad de cómo realizar este
proceso está explicado en el “Curso de SQL”, a vuestra disposición en la web.

Sin embargo, os voy a explicar un pequeño “apaño” que es más trabajoso pero que quizá os
pueda ser útil.

Vamos a crearnos una consulta sobre la tabla TProyectos y TTrabajadores, que guardaremos
con el nombre de CProyectos. Tendrá una estructura como la que os muestro a continuación.

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A continuación copiamos esa consulta y la pegamos con el nombre de CProyectosUser.

Situamos CProyectosUser en vista diseño y lo que haremos será añadir un campo de filtro
sobre [IdTrab]. El filtro será:

[Forms]![FChivato].[txtIdTrab].[value]

La estructura nos quedaría así (fijaos en que el check de “Mostrar” de [IdTrab] está
desmarcado):

OK. Ahora, en FMenu, nos vamos al botón que hemos llamado cmdAbreCProyectos y, en el
evento “Al hacer clic”, le generamos el siguiente código:

…
Private Sub cmdAbreCProyectos_Click()
'Si el usuario es administrador...
If Forms!FChivato.txtTipoUser = 1 Then
'Abrimos la consulta CProyectos en modo sólo lectura
DoCmd.OpenQuery "CProyectos", , acReadOnly
Else 'Si el usuario es usuario normal...
'Abrimos CProyectosUser en modo sólo lectura
DoCmd.OpenQuery "CProyectosUser", , acReadOnly
End If
End Sub
…

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 OPERATIVA CON INFORMES
La operativa con informes es el punto final de este ejemplo. Vamos a ver cómo podemos abrir
nuestro RProyectos en función de si somos usuario normal o administrador.

Lo que haremos, simplemente, es abrir el formulario filtrado o no.

Para ello situamos FMenu en vista diseño y nos vamos al

botón que hemos llamado cmdAbreRProyectos, y en su
evento “Al hacer clic” le generamos el siguiente código:

…
Private Sub cmdAbreRProyectos_Click()
'Declaramos las variables
Dim miFiltro As String
Dim vIdTrab As Long
'Cogemos el identificador del trabajador
vIdTrab = Forms!FChivato.txtIdTrab.Value
'Examinamos el tipo de usuario y creamos el filtro en consecuencia
If Forms!FChivato.txtTipoUser.Value = 1 Then 'Si es administrador
miFiltro = "" 'No hay filtro
Else 'Si es usuario normal...
miFiltro = "[IdTrabajadorProyecto]=" & vIdTrab
End If
'Abrimos el informe filtrado
DoCmd.OpenReport "RProyectos", acViewPreview, , miFiltro
End Sub
…

Como siempre digo, si en el docmd.openreport cambiamos el argumento <acViewPreview> por

<acNormal> sacaremos el informe directamente a la impresora predeterminada de nuestro PC.

PARA FINALIZAR EL EJEMPLO

Como habéis podido comprobar (si habéis sido capaces de llegar hasta aquí, claro... je, je...) la
sistemática no es, digamos, “fácil”, pero si tenemos las cosas bien estructuradas (tanto en la
BD como en nuestra cabeza) tampoco hay porque “rasgarnos las vestiduras”.

Y, como siempre, en el fondo, más que el ejemplo en sí lo interesante es que entendáis la

mecánica de cómo se hacen las las diferentes operaciones.

Espero que este ejemplo os sea útil. Un saludo, y...

¡suerte!

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