ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

Analizando el contenido del estudio de las en nuestra legislación colombiana es muy

importante para el aprovechamiento eficaz de la organización del estado ayudándonos en
la orientación, formulación, orientación de la legislación de archivo en Colombia.
Por lo que hemos deducido las tablas de retención documentan es la base fundamental de
un estado de una empresa privada, por la organización instrumental de las bases
archivísticos que permiten la normalización de la gestión documental, en el ciclo de los
documento y la gestión de cada departamento ya sea en el ámbito público o en el ámbito
privado.
No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino también
para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la
ciencia, la investigación y la cultura en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O
PERMANENTE
La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental
y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central,
E histórico de las entidades. Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su
artículo 24 expresa:
Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar
Las respectivas tablas de retención documental.
La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
Las respectivas tablas de retención documental.
La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:
* Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado –* Industriales y
comerciales del Estado
* Empresas de Economía Mixta - * Entidades descentralizadas indirectas - * Unidades
administrativas especiales
E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales
como:* Comunas -* Corregimientos
Los cuerpos o instituciones Legislativos:* Senado de la República - * Cámara de
Representantes
* Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los Organismos de Control: *
Personería
* Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de Justicia:*
Cortes
* Consejo de la judicatura - * Fiscalía* Juzgados.
Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para
identificar
Las series y sub series. Los períodos de retención en cada fase de archivo.La presentación,
aprobación,
Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la
información.
Racionalizan la producción documental, üPermiten brindar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos
históricos.
Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos.
El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:
1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.