Plan de Calidad Obra Civil

PLAN DE CALIDAD VERSION-001
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PLAN DE CALIDAD
CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA
001 Versión inicial 06/12/2018
Elaborado por: Aprobado por:

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ÍNDICE
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
REFERENCIAS NORMATIVAS
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
1. RESPONSABILIDAD GERENCIAL
1.1. POLÍTICA DE CALIDAD
1.2. OBJETIVOS DE CALIDAD
1.3. ELEMENTOS DE ENTRADA
1.4. RECURSOS HUMANOS
1.5. REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN
2. COMUNICACIÓN
3. CONTROL DE PROCESOS
5. CONTROL DE DOCUMENTOS
6. CONTROL DE REGISTROS
7. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7.1. NIVELES JERÁRQUICOS – AUTORIZACIÓN DE COMPRAS
7.2. CONTRATOS
7.3. SOLICITUDES DE COMPRAS
7.4. SEGUIMIENTO Y/O CONTROL SEMANAL A LA CONTRATACIÓN
8. FACTURACIÓN
8.1 RECIBO Y TRAMITE DE FACTURAS DE COMPRA
8.2 PROCESO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE FACTURAS
9. LIQUIDACIÓN Y PAGOS A CONTRATISTAS

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10. CONTABILIDAD
11. DOCUMENTOS A ENTREGAR AL FINALIZAR LA OBRA.
12. PROCESOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
12.1. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
12.2. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
12.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
12.4. ACCIÓN CORRECTIVA
12.5. ACCIÓN PREVENTIVA
13. EJECUCIÓN DEL PROYECTO
14. INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
15. DISEÑO Y DESARROLLO
16. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
17. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

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OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
OBJETO:
El objeto del presente plan es establecer las acciones a realizar por las organizaciones
para la mejora continua de la calidad. Asimismo, el plan proporciona a nivel sectorial un
punto de referencia hacia el que evolucionar en materia de calidad.
CAMPO DE APLICACIÓN:
Este plan se aplica para la ejecución del contrato de obra cuyo objeto contractual es:
REFERENCIAS NORMATIVAS:
Todos los procesos que direccionan el Plan de calidad se basan en lo dispuesto en la

norma NTC ISO 9001:2008.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
El presente documento se guía por los términos y definiciones relacionados en la norma

NTC-ISO 9001-2008, sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
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PLAN DE CALIDAD
1. RESPONSABILIDAD GERENCIAL
1.1. POLÍTICA DE CALIDAD
La política de xxxx, es brindar personal especializado y calificado para cumplir todos los
requerimientos de acuerdo a las especificaciones y requisitos técnicos solicitados por el
cliente, logrando así una buena calidad en la ejecución del “XXXXXXX”, cumpliendo con
los tiempos de entrega pactados, manteniendo un mejoramiento continuo en las
actividades que la empresa desarrolla para ejecutar el proyecto y mantener un
compromiso continuo del personal que participa en él, para así lograr eficientemente los
objetivos.
1.2. OBJETIVOS DE CALIDAD
OBJETIVO INDICADORES DE META RESPONSABLE DE

GESTION MEDICION
Por lo menos el 75% de
Mantener el nivel de Encuesta de los ítems que se
satisfacción en la entrega de satisfacción hecha al presenta la evaluación Director de Obra
las obras cliente tengan resultados
excelentes y buenos
Cumplimiento del
cronograma de
actividades
(Total de actividades
Cumplir tiempos de entrega desarrolladas en el Director de Obra y
100% de cumplimiento
del proyecto tiempo/Total de Residente
actividades programadas
por desarrollar en el
mismo periodo de
tiempo)
Presupuesto
Cumplir el presupuesto Cumplir el 100% del
ejecutado/Presupuesto Residente de Obra
definido para el proyecto presupuesto
definido
1.3 ELEMENTOS DE ENTRADA
La empresa determino los elementos de entrada relacionados con:
• Guía operativa Programa para el mejoramiento de vivienda

 Reglamento de construcciones sismo resistentes - NSR -10.
• Reglamento Técnico del sector de agua potable y saneamiento básico - RAS 2000.
• Norma técnica colombiana, NTC 1500. Código colombiano de fontanería.
• Reglamento técnico de instalaciones eléctricas –RETIE.
• Manual de especificaciones técnicas de construcción.
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• Resolución 0472 de 2017, manejo de residuos generados producto de la

construcción o demolición- RCD.
• Las demás disposiciones vigentes aplicables y aquellas que las modifiquen,
deroguen, adicionen o complementen.
1.4 RECURSOS HUMANOS
En el siguiente organigrama, ilustra la estructura organizacional del proyecto
1.4.1. Funciones de cada cargo
La responsabilidad asignada a cada cargo es definida por el Gerente; estas

responsabilidades se presentan a continuación:
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PERFIL DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO Director General
CARGO AL QUE REPORTA
AUTORIDAD Tiene autoridad modificar especificaciones
REQUISITOS MÍNIMOS EXPERIENCIA
No requiere Entre 1 y 5 años Entre 5 y 10 años X Mayor a 10 años
ESCOLARIDAD
Primario Tecnológico Maestría
Secundario Profesional X Doctorado
Técnico Especialización X Otro
FORMACIÓN: Arquitecto, Ingeniero Civil, Ingeniero Industrial

CONOCIMIENTOS: Conocimientos en dirección de obra, control de presupuestos, control de programación, Project, Excel
y AutoCAD.
HABILIDADES
 Responsabilidad
 Planeación
 Control y seguimiento
 Orientación a la calidad
 Valores organizacionales
 Organización
 Relaciones Interpersonales
 Conocimiento de la ciudad y relaciones interpersonales
RESPONSABILIDADES:
 Definir lineamientos de negociación de presupuestos y adicionales de los diferentes

contratos.
 Establecer las políticas, procedimientos, atribuciones, y normas de las personas
que intervienen en el desarrollo de los proyectos.
 Definir los objetivos de los proyectos en términos de tiempo, costos y calidad.
 Tomar las acciones necesarias para asegurar el cumplimiento de la programación
de obras y presupuesto.
 Control de los contratistas y seguimiento al cumplimiento de requisitos seguridad
industrial y salud ocupacional.
 Controlar y realizar seguimiento a la programación de obra y presupuesto de cada
obra.
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 Comunicar a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del

cliente como los legales y reglamentarios, para esto, al inicio de cada uno de los
proyectos realiza una reunión con el personal involucrado donde se informan las
condiciones de plazo, dedicación y alcance de los trabajos a realizar.
 Analizar los cambios en los plazos de ejecución y costos de los proyectos.
 Estructurar y documentar los términos de referencia para convocatoria y selección
de proveedores y contratistas.
 Responder y autorizar el desembolso de los dineros a través de la obra.
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PERFIL DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO Director de Obra
CARGO AL QUE REPORTA Gerente General
MISIÓN DEL CARGO Dirigir y coordinar toda la parte técnica de la obra.

Tiene autoridad para dar cualquier tipo de orden en la ejecución de los proyectos,
AUTORIDAD adicionalmente el residente de obra, profesional y técnico SISO, , maestros,
almacenistas, oficiales y ayudantes son subordinados de él y tiene autonomía para
cambiar cualquier orden dada por alguno de ellos
ESCOLARIDAD
Técnico Especialización Otro

FORMACION: Ingeniero civil y/o Arquitecto
CONOCIMIENTOS: Conocimientos en presupuesto, programación de obra, Project, Excel y AutoCAD.
HABILIDADES
 Manejo de personal
 Liderazgo
 Trabajo en equipo
 Ejecución y control
 Responsabilidad
 Organización
 Relaciones Interpersonales
RESPONSABILIDADES:
 Realizar el análisis detallado de las actividades para la ejecución del proyecto,

determinando el recurso necesario para la solicitud de materiales que requiera al
Jefe de Compras.
 Registrar y solicitar los recursos necesarios para la ejecución de las obras.
 Proyectar y dirigir las actividades a realizar en las obras dando cumplimiento a los
parámetros, normas y regulaciones de las especificaciones de construcción.
 Inspeccionar y ayudar al desarrollo y avance de los proyectos de acuerdo a la
programación.
 Compilar la información necesaria para la ejecución de los proyectos y distribuirla.
 Ofrecer un apoyo permanente técnico al residente de obra.
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 Realizar el análisis detallado de las actividades para la ejecución del proyecto,

determinando el recurso necesario para la elaboración de términos de referencia
para contratistas.
 Autorizar las compras realizadas a través de la obra, aprobando las solicitudes de
compra.
 Aprobar cuadros comparativos realizados por la Secretaria de obra.
 Aprobar las órdenes de compra.
 Supervisar las obras y controlar el cumplimiento de sus labores técnicas.
 Atender las observaciones y correcciones realizadas por la Interventoría.
 Verificar la identificación de los documentos, registros, documentos externos, y
planos de construcción manejados en las obras, efectuada por el Residente de
Obra.
 Aprobar el reporte de novedades laborales del personal de obra, para ser enviado
al Jefe de Recursos Humanos.
 Recibir, revisar, analizar, entregar y distribuir al personal adecuando los planos,
informes, documentos y registros de los proyectos y/o modificaciones en los
mismos.
 Revisar y aprobar quincenalmente las cuentas de cobro de los contratistas y
proveedores previa revisión del corte de obra.
 Enviar los cortes de obra de los contratistas al Jefe Administrativo de Proyectos,
para su revisión y aprobación.
 Controlar los pagos realizados a los contratistas, manteniendo actualizado el
estado de cuentas y verificando la vigencia de las pólizas.
 Recibir a satisfacción los trabajos realizados por los contratistas de acuerdo a lo
pactado en el contrato y programas de la obra, y certificar mediante acta de
terminación, en la que se relacionen los plazos, calidad, especificaciones y demás
aspectos que se consideren relevantes.
 Verificar el cumplimiento del presupuesto general y de las programaciones de obra,
presentando un control de programación y presupuesto al Director Técnico.
 Citar a las personas que considere necesarias para aclarar o tratar temas a
desarrollar durante los comités de obra.
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 Solicitar los certificados de calibración de los equipos empleados por los

contratistas, así como, las hojas de vida de la maquinaria empleada.
 Evaluar a los proveedores y contratistas a través del formato de seguimiento.
 Realizar el análisis de precio unitario para los adicionales que se presenten en la
obra.
 Recibir del contratante las reclamaciones de posventas realizadas por los clientes,
y definir los correctivos necesarios para la posterior entrega a satisfacción del
cliente.
 Citar al contratista y a las demás personas responsables de las deficiencias objeto
de la reclamación de pos ventas, para la toma de acciones correctivas
 Planear y controlar la ejecución de los trabajos correctivos, y entregar a
satisfacción de los usuarios el trabajo realizado.
 Informar al Coordinador de Calidad si lo descrito en un documento (procedimiento
o formato) del Sistema de Gestión de Calidad deja de aplicar.
 Comunicar al Director Técnico las necesidades capacitación y de las de su equipo
de trabajo, en el caso que lo tuviera.
 Levantar las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, de acuerdo al
procedimiento establecido, propias de su cargo o de los procesos que directa o
indirectamente afecten los resultados de su desempeño o los de su equipo de
trabajo
 Identificar la existencia de no conformidades en cada etapa de ejecución de sus
actividades, documentarla de acuerdo al procedimiento definido en el Sistema de
Gestión de Calidad e informarla al Coordinador de Calidad
 Dar informe inmediato al jefe de Recursos Humanos sobre accidentes laborales
que le ocurran durante el ejercicio de su trabajo.
 Realizar la evaluación de desempeño del personal objeto de su control utilizando el
formato Base de evaluación de desempeño.
 Utilizar racional y responsablemente los sistemas de comunicación y/o sistemas de
procesamiento electrónico de datos disponibles en la compañía.
 Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo y con el Reglamento de Seguridad
Industrial de la compañía.
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 Los adicionales de obra deben ser aprobados por el cliente, determinando los
APUS que son entregados al Jefe de Licitaciones para ser incluidos en el
presupuesto permitiendo su descargue.
 Los cortes de obra deben estar acompañados de paz y salvo de casino de quincena
anterior, relación de descuentos de almacén por materiales y herramientas, así
como facturas.
 Coordinar las reuniones que sean necesarias con la comunidad y las autoridades
municipales con el fin de informar periódicamente el avance de las obras.
Informes por Entregar
 Proyección de obra por ejecutar con el envío de cortes sin el cual no se tramitan
éstos.
 Cuadro control de anticipos.
 Informe de almacén semanal (lunes) soportado en las entradas y salidas.
 Control quincenal de presupuesto ejecutado vs. Facturación al cliente.
 Reporte de adicionales aprobados por el cliente, con sus respectivas memorias y
APUS.
 Informe semanal de personal del contratista verificando planillas de seguridad
social.
 Informe mensual de obra a la Interventoria (será enviado para revisión,
complementación y aprobación por la dirección técnica, quien lo remitirá a la
Interventoria)
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PERFIL DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO Residente de obra
CARGO AL QUE REPORTA Director de Obra

MISIÓN DEL CARGO Garantizar la ejecución obras programadas y cumplimiento de las especificaciones de
construcción y calidad de obra.
Tiene autoridad para aprobar materiales, firmar Pre actas con sus memorias de cálculo
AUTORIDAD de cantidades de obras conjuntamente con el Director de Obra, coordinar y dirigir
trabajos de personal a cargo, velar por el cumplimiento de compromisos definidos por
el Contratista en los Comités de Obra, realizar informes semanales y los demás
requeridos por la Interventoría o el cliente.
ESCOLARIDAD
Técnico Especialización Otro

FORMACION: Ingeniero civil y/o Arquitecto
CONOCIMIENTOS: Conocimientos en presupuesto, programación de obra, Project, Excel y AutoCAD.
HABILIDADES
 Ejecución y control
 Responsabilidad
 Organización
 Relaciones interpersonales
RESPONSABILIDADES:
 Consultar y familiarizarse con los planos estructurales, arquitectónicos, y técnicos,
con el fin que pueda localizar adecuadamente los equipos, aparatos, tuberías,
programar pases en estructura y salidas eléctricas.
 Dirigir la ejecución material de la obra, con responsabilidad sobre la Calidad y el

plazo.
 Definir con el Director de Obra las actividades que serán sometidas a control.
 Controlar las actividades definidas en el Plan de Calidad.
 Programar las actividades diarias de acuerdo con el cronograma de trabajo.

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 Programar el equipo necesario y suficiente de acuerdo a las labores diarias, y

coordina con el director el trabajo de los mismos.
 Verificar y controlar que los materiales que lleguen a la obra cumplan con las
especificaciones requeridas.
 Realizar el programa semanal de pedidos de acuerdo al cronograma.
 Realizar control sobre la adecuada utilización de los materiales.
 Realizar mediciones, cálculos y observaciones, entregándolas a la dirección de obra

para presentar a la Interventoría en formatos o medios solicitados.
 Llevar registro de los reembolsos de caja menor con sus respectivos comprobantes
y soportes.
 Controlar las actividades que puedan causar problemas y que afectan la Calidad o
plazo de entrega de la obra e informa al Director y recomienda las soluciones
conforme a los procedimientos y especificaciones.
 Implementar la ejecución de las Acciones Correctivas adoptadas.
 Registrar en los Informes Semanales los aspectos más importantes, en cuanto a

avance, problemas y soluciones.
 Controlar la programación de obra.
 Supervisar que las obras realizadas por el contratista se ejecuten de acuerdo a las
instrucciones de operación.
 Controlar que se tomen las medidas de seguridad tanto dentro de la obra como en
su entorno.
 Dar inducción al personal que laborará en la obra, respecto a la Empresa y su

Sistema de Gestión de Calidad.
 Apoyar al director de obra en las reuniones que sean necesarias con la comunidad
y las autoridades municipales con el fin de informar periódicamente el avance de
las obras.
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PERFIL DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO Maestro de Obra
CARGO AL QUE REPORTA Residente.

Dirigir la parte operativa de la obra y optimizar el uso de los
MISIÓN DEL CARGO
materiales.
Tiene autoridad para apoyar cualquier tipo de orden que esté
relacionada con su actividad en la ejecución de los proyectos,
AUTORIDAD
adicionalmente los oficiales y ayudantes son subordinados de él y tiene
autonomía para cambiar cualquier orden dada por ellos.
No requiere Entre 1 y 5 años X Entre 5 y 10 años Mayor a 10 años
ESCOLARIDAD
Secundario Profesional Doctorado
Técnico Especialización Otro X
FORMACION (CONOCIMIENTOS)
 Interpretación de planos, construcción, Distinguir características especiales de los materiales.
 Certificado como maestro general
HABILIDADES
 Responsabilidad
 Organización
 Relaciones interpersonales
RESPONSABILIDADES:
 Controlar que las ejecuciones de las tareas específicas de los trabajadores a su

cargo se estén llevando correctamente.
 Colaborar con la inspección relacionada con la seguridad industrial.
 Advertir sobre los posibles factores de riesgo que se presenten en la ejecución de
las obras.
 Participar activamente en las charlas o actividades relacionadas con la salud
ocupacional y velar porque los demás trabajadores lo hagan también.
 Coordinar las necesidades de materiales, herramientas y equipo para sus
ayudantes.
 Procurar que los rendimientos de su personal y de los materiales sean los
requeridos.
 Velar por el uso adecuado de los materiales y suministros utilizados en las obras.
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1.5. REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN
La medición del desempeño del Sistema de Calidad, su efectividad y eficiencia respecto a

los objetivos, así como, la verificación del cumplimiento de la política de calidad, la efectúa
el Director de Obra a partir de informes semanales, donde consolida el avance del
cronograma, el cumplimiento del presupuesto, el estado de las actividades efectuadas y el
cumplimiento de las especificaciones, entrega de ensayos de laboratorio, certificados de
calidad y certificados de calibración de equipos de medición empleados.
Adicional, a estos informes, el Director, revisa la información de quejas del cliente,

registrada en actas de comité, y correspondencia; los resultados de las auditorias internas,
las acciones preventivas y correctivas del proyecto, y los resultados de la encuesta de
satisfacción del cliente.
Las conclusiones de ésta revisión, las documenta el Director, en un informe, que se

entrega al Coordinador de Calidad, para ser analizado en la revisión gerencial anual del
SGC.
2. COMUNICACIÓN
La correspondencia que se haga en relación con la obra, debe enviarse en duplicado a la

oficina principal, entregándola a la Secretaria, para mantener la trazabilidad sobre los
diferentes aspectos del proyecto.
 Comité de Obra:
Estos comités se reunirán semanalmente o de forma extraordinaria, cuando el cliente o la

Empresa, así lo requiera; con el propósito de revisar el avance de obra, cumplimiento de
presupuesto, adicionales que se presenten, incumplimientos del contratista, controles a
calidad de materiales, ensayos de laboratorio, modificaciones en especificaciones, entre
otros aspectos.
Una vez finalizado el Comité, se realizará seguimiento a lo registrado los temas tratados y
los compromisos acordados.
3. CONTROL DE PROCESOS
La Empresa asegura la realización de la obra teniendo en cuenta condiciones controladas

para evitar la ocurrencia de no conformidades.
 Control de Procesos – Cumplimiento de Especificaciones y programa de obra
El control del proceso se hará básicamente sobre las actividades definidas, tiempo
programado y tiempo utilizado.
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El control de los trabajos y su tiempo de ejecución se hará a través del cumplimiento del
programa de obra. Cuando se realicen modificaciones al programa se debe actualizar
inmediatamente con el fin de evitar atrasos en el desarrollo de actividades.
El control de calidad de la obra y el seguimiento de las actividades, lo realizan el Director

de Obra y Residente de Obra a través del cumplimiento del Cuadro de Inspección y
ensayos, donde se describen los criterios de aceptación de cada actividad efectuada, el
tipo de inspección a realizar, el responsable de su ejecución, la frecuencia de realización
de las inspecciones y los formatos de registro que evidencien el control de la obra. Como
consecuencia de las inspecciones realizadas el Director de Obra detecta productos o
actividades no conformes, los cuales registra en el formato Producto no Conforme,
definiendo el tratamiento a la falla y posterior inspección. Si el producto no conforme es
repetitivo, genera una acción correctiva, que registra en el formato Acción de Mejora,
identificando la causa de su presentación y la acción que la elimine.
El reporte diario de la realización de actividades lo registra el Residente de Obra, en el

formato Verificación de Actividades definidos en el cuadro de inspección. Semanalmente,
el Director de Obra, elabora el informe semanal de obra, donde describen las actividades
de obra realizadas durante el mes, los controles de calidad efectuados a nivel de
laboratorios, ensayos, pruebas o solicitud de certificados de calidad de materiales o
equipos, las actividades realizadas de seguridad industrial, el avance del programa de obra
y la ejecución presupuestal, y demás aspectos presentados durante el mes.
Quincenalmente, el Residente de Obra, realiza cortes de obra, en conjunto con el

Contratista, dejando como soporte de los mismos, memorias de cálculo gráficas y
numéricas, las cuales son entregados al Director de Obra, para su verificación frente al
contrato y autorización del pago. Una vez aprobados los cortes, son cargados por el
Residente de programación, en el presupuesto y programa de obra, llevando el control
sobre su ejecución.
Antes de realizar cada corte, se efectúa la medición de cantidades de los ítems entregados
con el contratista, si se presenta cualquier tipo de incumplimiento a las especificaciones,
se reportada en el formato Producto no Conforme, generando el respectivo tratamiento y
se registra en el Acta de Avance de Obra. Para la entrega final se realiza el mismo
procedimiento, registrando los pendientes en el Acta de entrega y recibo de obra, y Acta
de recibo final.
 Control Presupuestal semanal:
El Director de Obra, entrega semanalmente un informe de ejecución presupuestal al

Gerente General, reportando el cruce del presupuesto asignado frente a la ejecución
realizada por el contratista, presupuesto por ejecutar, presupuesto en trámite de cuentas
por pagar, y sus respectivas desviaciones.
 Manejo de caja menor:

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El asistente administrativo debe solicitar reembolso de la caja menor, cuando se utilice el

70% del monto asignado, empleando el formato Reembolso Caja menor. (Aprobación por
la coordinación de proyectos) y luego pasa a contabilidad, en donde el pago se hará 8
días calendario después.
 Control del personal, Afiliaciones – Salud Ocupacional y Seguridad Social:
El contratista, debe afiliar a sus trabajadores a una A.R.L, E.P.S y Pensión, presentando
las afiliaciones al RESIDENTE Y/O INSPECTOR SISO encargado quien hará entrega de la
misma documentación a la interventoría al momento de ingreso de los trabajadores a la
obra. Sin este requisito ningún trabajador o contratista podrá laborar dentro de la obra.
El Inspector SISO lleva el control del personal, y semanalmente presenta un reporte al

Director de Obra, para ser incluido en el informe semanal de obra, donde se indican las
actividades efectuadas de seguridad industrial, incluyendo:
- Nombre del contratista y de los trabajadores

- Cédula de ciudadanía de ambos.
- Fecha de ingreso
- Fecha de examen de ingreso
- Fecha de retiro
- Fecha de examen de retiro
- Nombre de la A.R.L a la cual se afilio y No. de afiliación.
- Nombre de la E.P.S. a la cual se afilio y No. de contrato.
- Nombre del Fondo de pensiones al que pertenece.
Adicionalmente, se verifica el cumplimiento de las normas de seguridad industrial y salud

ocupacional, así como el uso de EPP, que es de carácter obligatorio.
 Control de Actas de Inicio y Recibo Parcial o Final de Obra:
Acta de iniciación.
El Residente de obra elabora el acta de inicio de obra, previo cumplimiento de los

requisitos del contrato celebrado, dicha acta será elaborada por el residente de obra y
firmada por el Contratista y Contratante y/o supervisor o interventor.
Actas de suspensión.
El Director de Obra emitirá un concepto técnico previo, cuando el Contratista solicite

suspensión y diligenciará el respectivo Formato - Acta de Suspensión que formaliza las
decisiones tomadas, cuando por causas de fuerza mayor, no imputables, ni al Contratista
o al Cliente, debe suspenderse temporalmente el contrato, o si se establece,
posteriormente ampliar el plazo pactado para la suspensión temporal.
Actas de reiniciación.
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Se elaborará y suscribirá el Acta de Reiniciación una vez finalizado el plazo de la

suspensión, para efectos de dejar documentado el reinicio de las labores y en ella
intervendrá el Contratista y Contratante y/o supervisor o interventor.
Actas de recibo parcial de obra.
El Residente de obra elaborará y suscribirá con el Contratante el Acta de Recibo parcial de

Obra, la cual se soportará con los respectivos cortes quincenales y pre actas
correspondientes bajo la autorización de la interventoría y/o supervisión.
Actas de Terminación por vencimiento del plazo.
Elaborar y suscribir el Acta de Terminación, donde intervendrán el Director de Obra, el

contratista y contratante; y en caso de encontrar que hay detalles de las obras pendientes
y/o faltantes, incluir esa información en las observaciones de la misma.
Actas de recibo final de obra.
El Director de Obra elabora y suscribe con el contratante el Acta de Recibo Final de Obra,
relacionando en la misma las cantidades finales definitivas y las situaciones presentadas
en el contrato u oferta de obra, tales como las suspensiones, mayores cantidades de obra
y estado de la obra ejecutada.
Acta de liquidación de obra.
El Director de obra elabora y suscribe con el Contratante el Acta de Liquidación del

contrato, asumiendo así plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella
contenida, y en esa medida garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones contractuales de las dos partes. En el Acta de Liquidación se debe dejar
constancia de:
- Estado financiero.
- Valores de obra ejecutada y ajustes pagados.
- Amortización del anticipo y valores retenidos.
- Actas legales tramitadas
- Acciones legales en proceso (si es del caso).
- Garantías.
- Constancia de cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el Sistema de
Seguridad Social y Aportes Parafiscales.
Esta Acta será aprobada por los que en ella intervienen, y con ella, se procederá a
cancelar los últimos honorarios o retención del mismo.
 Control de equipos de medición y ensayo:

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Al contratista que emplee instrumentos de seguimiento y medición, se le exige la

verificación periódica de los instrumentos empleados; para ello, se solicita semanalmente,
la entrega de los registros de las verificaciones hechas a los equipos en el formato
empleado por el contratista.
 Control a materiales de construcción:
Para la selección de los proveedores de materiales se siguen los parámetros establecidos

en presente Plan de Calidad, los proveedores que suministren materiales en la obra
deberán presentar los certificados de calidad de cada material o ensayos de laboratorio
que garanticen el cumplimiento de las especificaciones del material.
 Control de planos y diseños –propiedad del cliente:
Los planos, especificaciones, pliegos técnicos y demás información suministrada por el

Contratante, deben ser incluidos en la Lista de Documentos Externos o Control de Planos,
registrando la identificación completa del plano (número si aplica) y fecha consignada en
el rótulo. Dentro del numeral Control de Documentos, se describe la metodología para
controlar las modificaciones a los planos y especificaciones del proyecto.
Si después de revisada la información consignada en planos, se identifica que no se ajusta

a las condiciones del terreno, o que no son funcionales en la obra, se informa a través de
oficio dirigido a la Interventoría, para tomar decisión al respecto.
 Identificación y trazabilidad del servicio
La identificación y trazabilidad durante el desarrollo del proyecto se aplica a los materiales

empleados en la obra, con la finalidad de rastrear su instalación o localización.
La trazabilidad de la obra se realiza mediante el Libro de Obra o Bitácora, y/o formato

Verificación de Actividades en Campo, donde se describe el personal, equipos, materiales
utilizados, estado del tiempo, y descripción de la obra realizada.
5. CONTROL DE DOCUMENTOS
Los documentos internos empleados durante el desarrollo del proyecto (programa de

obra, presupuesto, plan de calidad, procedimientos y registros aplicables del SGC al
proyecto), se registran en la Lista Maestra de Documentos o Lista Maestra de Formatos de
la empresa, donde se describe la versión, fecha de modificación y usuarios, facilitando su
consulta.
Los documentos externos o suministrados por el cliente, se relacionan en la Lista de

Documentos Externos y Control de Planos, registrando la identificación completa del plano
(número si aplica) y fecha consignada en el rótulo.
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En caso de modificaciones a las versiones iniciales de los documentos, se identifica con la

palabra OBSOLETO sobre el documento, indicando el plano o documento que lo
reemplaza y se realiza la actualización de la Lista Maestra de Documentos, Lista Maestra
de Formatos, Control de Planos o Lista de Documentos Externos, consignando la
información completa del rótulo del plano.
Cualquier persona perteneciente al proyecto puede elaborar un documento

(procedimiento, instructivo, formato), dicho documento debe ser revisado antes de su
edición por el Coordinador de Gestión de Calidad y el Director de Obra, con el único
propósito de verificar que reflejen la realidad de las actividades efectuadas.
Todos los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad se identifican a

través del nombre, siendo el Coordinador de Gestión de Calidad, responsable por controlar
la utilización de documentos vigentes, a través de una Lista Maestra de Documentos,
donde se registra el nombre del documento, versión y fecha de vigencia; dicha lista es
actualizada de acuerdo con el ingreso o modificación de un documento.
6. CONTROL DE REGISTROS:
El control de registros es responsabilidad de todo el personal del proyecto, quien a través

de los lineamientos descritos en el Cuadro control de registros, que se presenta a
continuación, facilita la recuperación de la información.
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CONTROL DE REGISTROS
ORIGEN RECUPERACIÓN TIEMPO DE DISPOSICIÓN
NOMBRE DEL REGISTRO IDENTIFICACIÓN ARCHIVO ALMACENAMIENTO
INTERNO EXTERNO CLASIFICACIÓN ORGANIZACIÓN RETENCIÓN FINAL
Consecutivo y
Enviada
Correspondencia o correo Nombre del fecha A-Z identificada con el Archivador oficina de Duracion del
X X Archivo Inactivo
electrónico registro Consecutivo y nombre del contrato proyecto Proyecto
Recibida
fecha
Información laboral del
personal administrativo
Nombre del A-Z identificada con el Archivador oficina de Duracion del
(hojas de vida del personal X No Aplica Alfabético Archivo Inactivo
registro nombre del contrato proyecto Proyecto
administrativo, contrato, cc,
eps, arp y pensiones)
Contratos contratistas de Nombre del Subcontratista de A-Z identificada con el Archivador de oficina Duración del
X Alfabético Archivo Inactivo
obra registro mano de obra nombre del contrato de proyecto Proyecto
Informe diario Nombre del A-Z identificada con el Archivador oficina de Duracion del
X No Aplica Cronológica Archivo Inactivo
Informe semanal registro nombre del contrato proyecto Proyecto
Verificación de Actividades Nombre del A-Z identificada con el Archivador oficina de Duración del
X Por actividad Cronológica Archivo Inactivo
en Campo registro nombre del contrato proyecto Proyecto
Nombre del Computador de Duración del
Registro fotográfico X No Aplica Cronológica Archivo digital Archivo Inactivo
registro proyecto Proyecto
Nombre del A-Z identificada con el Duración del
Certificados de calidad X X No Aplica Cronológica Oficina de proyecto Archivo Inactivo
registro nombre del contrato Proyecto
A-Z identificada con el
Nombre del Duración del
Memorias de cálculo X No Aplica Cronológica nombre del contrato - Archivador oficina Archivo Inactivo
registro Proyecto
Cortes
Actas de contratos: Actas
No Aplica
de corte, Actas de
Nombre del Para las actas de A-Z identificada con el Duracion del
ampliación, inicio, Acta de X Cronológica Archivador oficina Archivo Inactivo
registro corte se clasifican nombre del contrato Proyecto
recibo final, Acta de entrega
por contratista
y recibo con el contratista.
Encuesta de satisfacción Nombre del A-Z identificada con el Duracion del
X No Aplica No Aplica Archivador oficina Archivo Inactivo
del cliente registro nombre del contrato Proyecto
Contratos: Términos de
referencia, Propuestas,
Nombre del A-Z identificada con el Duracion del
Contrato, pólizas, pagos de X No Aplica Cronológico Archivador oficina Archivo Inactivo
impuestos de timbre, y
contratos adicionales.
Nombre del Consecutivo A-Z identificada con el Duración del
Actas de reunión X No Aplica Archivador oficina Archivo Inactivo
registro Cronológicamente nombre del contrato Proyecto
Nombre del A-Z identificada con el
Acciones de Mejora X No aplica Cronológica Archivador oficina Un año Destrucción
registro nombre del contrato
Producto no Conforme X No Aplica Cronológica Archivador oficina Un año Destrucción
Carpeta del proyecto en
medio digital -
Nombre del Apoyocompras1/calidad/p Duración del
Evaluación de Desempeño X No Aplica Cronológica Archivador oficina Inactivo
registro lanes/obras Proyecto
año/evaluaciones de
desempeño
Nombre del A-Z identificada con el Duración del
Control de planos X No Aplica No Aplica Archivador oficina Inactivo
Carpeta del proyecto en
medio digital -
Calificación de Proveedores Nombre del Apoyocompras1/calidad/p Duración del
X No Aplica Cronológica Archivador oficina Inactivo
y contratistas registro lanes/obras Proyecto
año/calificacion de
proveedores
Cuadro Comparativo
Archivador oficina de
selección de Nombre del A-Z identificada de
X No Aplica Cronológica Compras Oficina Un año Destrucción
subcontratistas y registro proveedores
Principal
proveedores
Verificación de flexómetros Nombre del Por dispositivo de A-Z identificada con el Duración del
X Cronológica Archivador oficina Inactivo
y cintas métricas registro medición nombre del contrato Proyecto
Nombre del Por dispositivo de A-Z identificada con el Duración del
Verificación de tránsitos X Cronológica Archivador oficina Inactivo
registro medición nombre del contrato Proyecto
Nombre del Por dispositivo de A-Z identificada con el Duración del
Verificación de niveles X Cronológica Archivador oficina Inactivo
registro medición nombre del contrato Proyecto
Reembolso de caja menor X No Aplica Cronológica Archivador oficina Un año Destrucción
Solicitud de materiales X No Aplica Cronológica Archivador oficina Un año Destrucción
Consecutivo de órdenes de Nombre del A-Z identificada de
X No Aplica Consecutivo Compras Oficina Un año Destrucción
compra registro proveedores
Principal
Nombre del A-Z identificada de
Ordenes de compra X No Aplica Cronológica Compras Oficina Un año Destrucción
registro proveedores
Principal
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7. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7.1 NIVELES JERÁRQUICOS – AUTORIZACIÓN DE COMPRAS
DOCUMENTOS
FORMA DE NIVEL DE DOCUMENTO
OBJETO MONTO OBLIGATORIOS
COTIZAR AUTORIZACION CONTRACTUAL
PREVIOS
Compras o pagos Montos inferiores Cotización Director de Obra NA Factura original o
de servicios a $200.000 telefónica o el recibo de caja
menores en solicitud de y RUT del
proyectos cotización proveedor (sólo
para primera
compra)
Compras o Superior a solicitud de Director de Obra Cuadro Orden de compra

contrataciones $200.000 y hasta cotización escrita con aprobación comparativo o servicio y
$10.000.000 del Gerente Pólizas (si se factura
General requiere según lo
contratado)
Compras o Superior de Solicitud de Director de Obra Cuadro Contrato y factura
contrataciones $10.000.000 contratación con aprobación comparativo
Escrita del Gerente Acta de inicio
General Pólizas
7.2 CONTRATOS
El departamento de contratación, de acuerdo con el presupuesto y la solicitud del Director

de Obra, procede a solicitar cotizaciones y elaborar el cuadro comparativo Selección de
Subcontratistas, donde se indiquen los precios, cantidades y condiciones de todos los
proveedores, el cual pasará a revisión del Director de Obra, Coordinador de Proyectos, y
Gerente, para su aprobación, de acuerdo con el nivel jerárquico que corresponda.
Posteriormente, se realiza la negociación del proveedor y/o subcontratista, dejando
registro en el Cuadro Comparativo, por parte del Director de Proyectos, o Director de
Obra.
Posteriormente, el departamento de contratación, elabora la respectiva orden de

servicio/compra, oferta mercantil o contrato, y exige al proponente elegido las pólizas de
garantía, que debe ser expedida con las fechas de iniciación de obra, si la expedición de
pólizas se realiza cuando se firme el contrato, se debe actualizar con la fecha del acta de
inicio, cuando éste se firme; adicionalmente, solicita los documentos requeridos (fotocopia
de cedula del representante legal, fotocopia del RUT, Certificado de existencia y
representación legal) éste se debe legalizar en un promedio de 10 días a partir de que se
le da aviso al proveedor seleccionado, y la gestión para realizar el pago del anticipo, se
realizará de acuerdo con los días definidos para pagos por la Gerencia, por lo tanto, la
obra debe prever éstos plazos, para dar inicio a cualquier requerimiento o necesidad de
contratación y/o de compra.
La Asistente de contratación presenta semanalmente, al Coordinador de Proyectos, la

evolución y estado de las pólizas por cada ítem contratado.
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7.2.1 Elaboración de modificaciones u orden de cambio
El manejo de las modificaciones u orden de cambio se realiza a través del Director de

Obra y el Proyectista, y se presentan cuando las cantidades o valores a ejecutar, superen
los contratados inicialmente, se den actividades adicionales al contrato, se supriman o
disminuyan algunas de las contratadas inicialmente, y/o se modifiquen los precios
acordados, para el caso de ofertas mercantiles, será necesario revaluar la totalidad de las
nuevas cantidades y generar una orden de servicio, soportada en una oferta
independiente de la generada en el proceso inicial. En todo caso deben ampliarse las
pólizas de garantía en cuanto a valores y fechas teniendo en cuenta el nuevo monto del
contrato y las nuevas fechas de entrega si estas se modificaran.
Su proceso de revisión y aprobación será igual al de los contratos. El Proyectista realiza el

APU, donde se autoricen las mayores cantidades, cambio de especificaciones o variaciones
de precios previa justificación y aprobación.
7.2.2 Elaboración de otrosí.
Se realizan siempre y cuando a ello hubiere lugar, teniendo como soportes las
modificaciones efectuadas durante el transcurso del mismo.
Estos otro si se legalizan faltando 3 días para terminar la vigencia del contrato, y deben
hacer referencia a la cláusula que se va a cambiar, según contrato inicial. Para el caso de
ampliaciones de plazo deben coincidir las fechas de contrato frente a otro si, y
actualizaciones de pólizas, frente actas de finalización.
7.2.3 Archivo de información de contratos
Por cada contrato celebrado se abre una carpeta organizada de forma estándar, en el
siguiente orden:
a. Contrato, Oferta Mercantil, y/o Orden de servicios, de trabajo y/o de compra.

b. Otro si de adicionales, si aplica.
c. Autorización de adicionales, si aplica.
d. Calificación de proveedor y/o subcontratista.
e. Pólizas con su respectivo recibo de pago.
f. Acta de inicio de obra.
g. Cortes de obra que reflejan el avance de los trabajos contratados.
h. Acta de recibo final de obra.
i. Acta de liquidación de obra.
j. Fotocopia de la cedula del representante legal.
k. Fotocopia de RUT.
l. Certificado original de existencia y representación legal.
m. Correspondencia enviada y recibida dentro de las fechas contractuales.
n. Cuadro comparativo.
o. Propuestas económicas y técnicas de proveedores (Cotizaciones).
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p. Solicitud de compra o contratación diligenciada donde se registre la necesidad de

contratación.
7.3 SOLICITUDES DE COMPRAS
Teniendo como referencia las cantidades estipuladas en el presupuesto, con base en los
APU y la programación de la ejecución de actividades o soportadas mediante unas
memorias, el Director de Obra elabora un listado de los materiales a utilizar en obra con
sus cantidades aproximadas y una programación de entrega. Teniendo en cuenta el
cumplimiento en entrega y calidad del producto, el residente de obra, solicita por lo
menos tres proveedores o distribuidores de reconocida trayectoria en el mercado, para
que se sirvan cotizar. Con estas cotizaciones, elabora el cuadro comparativo de
proveedores, comparando condiciones de entrega, plazo de pago, precio, y cumplimiento
de especificaciones técnicas; el cual es entregado al Director de Obra y Gerente General
para la selección del proveedor.
Seleccionado el proveedor, el residente de obra, procede a elaborar las órdenes de

compra o contratos de suministros. Todas las compras deberán llenar los requisitos
mencionados.
El Director de Obra, realiza la Calificación de Subcontratistas y Proveedores,

proporcionando a la empresa criterios para decidir si el Subcontratista o el Proveedor debe
mantenerse o no como proveedor aprobado, o si por fallas presentadas en el desarrollo
del proyecto, es necesaria la liquidación y cancelación del contrato, en el caso de ser
contratistas.
La programación se debe realizar con 8 días hábiles de anticipación; es importante que

todas las obras asuman que la herramienta y material no siempre se encuentra disponible
en bodega, por eso se debe considerar un tiempo prudencial para el desarrollo de los
procesos necesarios.
Posteriormente la obra debe solicitar los materiales de primera mano, tratando desde el
principio de realizar un pedido que mínimo se acerque al 70% del total requerido para la
obra. Para este tipo de pedidos manejamos un tiempo prudencial de 5 días, dentro de
este tiempo se contemplan 2 días para logística del departamento de compras y 3 días
para la entrega por parte del proveedor.
Los pedidos de materiales de acabados como enchapes, aparatos y accesorios sanitarios

según nuestra experiencia tienen un margen de tiempo de entrega por parte del
proveedor más amplio, el cual es de aproximadamente 20 días, por tal motivo estas
solicitudes se deben realizar con 25 días de anticipación, asumiendo 5 para logística y 20
para proveedor.
Teniendo en cuenta lo anterior, presentamos las siguientes recomendaciones con el fin de

mejorar el procedimiento que actualmente se lleva a cabo:
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 Las solicitudes de materiales se reciben todos los días, pero siempre deben tener
en cuenta los tiempos de los procesos indicados en la programación anteriormente
mencionada con sus respectivos cuadros comparativos firmados y aprobados por la
coordinadora de proyectos para elaborar su respectiva compra.
 El diligenciamiento de las solicitudes se debe realizar de la manera más clara

posible y siempre debe estar revisada por un profesional de la obra, en muchos
casos las secretarias o los almacenistas no conocen los nombres reales de los
materiales ni las unidades de medida y mucho menos la actividad presupuestal a la
cual se debe cargar y este mal diligenciamiento nos conlleva a un reproceso.
 Es muy importante la columna de actividad en el formato de solicitud de
materiales, por tal motivo esta se debe diligenciar con total conocimiento del
presupuesto del proyecto. Es importante no solo tener en cuenta el capítulo
principal si no también el subcapítulo al cual se debe cargar la solicitud.
 Por ningún motivo la obra debe solicitar materiales directamente a los proveedores
a menos que exista una aprobación previa por parte del coordinador de proyectos.
 Es importante que el Director de la Obra indique a su almacenista que al momento
de recibir cualquier tipo de material debe revisar no solo cantidades sino también
calidad ya que en muchos casos se ha presentado la devolución de materiales por
calidad o por error en la especificación mucho tiempo después de recibir el pedido
por parte del proveedor y esto sucede por el inapropiado recibo de los mismos en
nuestros almacenes de obra.
 Siempre debe imprimir las órdenes de compra para su archivo físico y firma
correspondiente del director de obra para ser enviada a la oficina principal,
entregar copia al almacenista y dejar copia en su archivo digital.
7.4 SEGUIMIENTO Y/O CONTROL SEMANAL A LA CONTRATACIÓN
El Director de Obra, teniendo en cuenta la fecha final de entrega de la obra, define el

listado de lo que va necesitar a lo largo del proyecto, con la fecha en que necesita tener
en obra el producto y/o servicio; de tal forma, que elabore un cronograma de
contratación.
El residente de obra, presenta un informe de control de contratación semanalmente, al

Director de Obra y Gerente General., la evolución y estado de las pólizas por cada ítem
contratado, teniendo en cuenta el formato establecido para el fin.
8. FACTURACIÓN
8.1 RECIBO Y TRAMITE DE FACTURAS DE COMPRA
Todos los contratistas deben facturar los costos y gastos a nombre de:
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Las facturas serán recibidas en la oficina principal, donde se verifica que se adjunten la
Orden de Compra y Remisiones (original firmada) por la obra. De presentarse alguna
anormalidad en estos documentos, la factura no debe recibirse.
Al recibir la factura, el Asistente Contable, coloca en cada cuenta recibida, un sello con la
palabra “Recibido”, con la fecha y firma del día que sucede el hecho.
Todas las facturas y/o documentos equivalentes por concepto de cuenta por pagar deben
tener la siguiente información:
 Copia de Orden de compra y/o de servicio

 Orden de pago diligenciada (donde se relacione el No de contrato, oferta y/o orden de
trabajo, así como referencia al No de pago), firmada por el Director de Obra.
 Firma del contratista (en la orden de pago).
 Firma del Director de Obra (en la orden de pago).
 Formato de Flujo de pagos.
 Corte de obra con las memorias de cálculo gráficas y la factura correspondiente con
dicha información.
 Acta de recibo final de obra, si corresponde al último pago de avance de obra.
 Acta de liquidación de obra para el caso de pago de rete garantía.
 Para el pago de adicionales debe existir la autorización del adicional, con sus
respectivas firmas.
 Verificar que la orden de compra, la factura, la orden de pago, el flujo de pagos y la
contabilización presenten coherencia en los valores, no se aceptan diferencias.
A las facturas se les asigna un número consecutivo y se coloca un sello para su revisión,
en el cual debe estar anotando la fecha de recibo, la imputación presupuestal, para
colocarle el número una vez sea aprobada y la firma de quien la recibe.
8.2 PROCESO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE FACTURAS
El Área Financiera, registra la orden de pago en el software contable, indicando el nombre

del proveedor, No de factura, Vr. Bruto, IVA, descuentos, rete fuentes, valor neto a
cancelar y la fecha de vencimiento. Una vez se hayan revisado en su totalidad por las
partes que en ella intervienen, se efectúa el respectivo pago.
9. LIQUIDACIÓN Y PAGOS A CONTRATISTAS
9.1 CORTES DE MANO DE OBRA

Se efectuarán cortes de mano de obra quincenalmente. Estos serán efectuados por el
residente de obra, y el contratista. El Residente de Obra elabora memorias de cálculo
gráficas, las cuales, compara con los planos, mediciones físicas y cantidades acumuladas,
generando el Corte de Obra.
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9.2 ELABORACIÓN Y TRAMITE ACTAS DE PAGO

Una vez elaborado el corte, se envía semanalmente, al área Financiera para su pago.
9.3 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA HACER EL PRIMER PAGO A

UN PROVEEDOR
Todos los pagos a proveedores se deben realizar a través de transferencia electrónica.
El proveedor en el momento que entrega el contrato firmado, con las pólizas, debe
adjuntar el RUT y una certificación bancaria con vigencia no superior a dos meses.
La inscripción de la cuenta debe estar a nombre de la misma empresa y/o persona con la
cual se firmó el contrato, Oferta, y/o orden de compra.
Por ningún motivo se admite que los proveedores informen el número de cuenta bancaria
telefónicamente, pues el riego de equivocación es muy alto.
9.4 MANEJO DE ANTICIPOS Y PAGOS
Todo anticipo puede pagarse con una cuenta de cobro que cumpla las condiciones
generales contablemente. No es indispensable la factura proforma.
El porcentaje máximo a negociar por concepto de anticipo con los proveedores debe ser el
30%.
Las facturas que tienen vencimiento predeterminado por el proveedor cierto número de
días, serán pagadas en el tiempo que habla dicho plazo.
Los días hábiles se deben contar a partir del día siguiente en que se recibe la factura, y se
debe contar de lunes a sábado, por lo cual es muy importante el cumplimiento de la
trazabilidad que deben de dar a cada cuenta de cobro y/o factura.
El área financiera de la Empresa, debe avisar todos los lunes de cada semana a la
Dirección de obra, los proveedores a quienes se les giro la semana anterior.
La legalización de los anticipos se debe realizar con una factura y/o documento
equivalente a partir de la presentación del primer avance de obra, y en caso que el
sistema no genere la amortización del mismo, el Auxiliar Contable lo realiza manualmente,
como también el Director de Obra debe revisar y hacer seguimiento mensual a los
anticipos que lleven dos meses y no se hayan legalizado.
Cuando se realice una trasferencia, y se llegue a pagar una cantidad mayor, o se consigne
el dinero de un proveedor a otro, y no se logre recuperar dicho dinero, debe responder
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la persona encargada de hacer las trasferencias y/o la persona que tenga la labor de
ordenar el pago, y quien lo haya autorizado (Asistente Contable).
10. CONTABILIDAD
Se debe llevar una contabilidad de los contratos suscritos para el cumplimiento del objeto
contractual firmado entre las partes.
10.1 REQUISITOS PARA CONTABILIZAR UNA CUENTA POR PAGAR Y PAGO DE

LA MISMA
 La cuenta por pagar se debe contabilizar y pagar siempre y cuando exista una factura,
cuenta de cobro, y/o documento equivalente.
 Para cada cuenta por pagar debe existir una orden de pago diligenciada.
 Para cada cuenta por pagar debe existir un Formato Flujo de pagos diligenciado.
 En la orden de pago se debe hacer siempre referencia al contrato, Objeto del
contrato, y el No de pago que se está realizando.
 Siempre se debe adjuntar Remisión de entrega o documento equivalente a la remisión
firmada por el Almacenista (absolutamente todo lo físico debe estar revisado por
almacén).
 La orden de pago debe tener Firma del Gerente General.
 Se debe adjuntar corte de obra correspondiente a lo que este cobrando el proveedor.
 Diligenciar Acta de recibo final de obra, si corresponde al último pago de avance de
obra.
 Diligenciar Acta de liquidación de obra, para el caso de pago de rete garantía.
 Si el pago corresponde a un adicional, debe existir adjunta la autorización del
adicional, y el Asistente Contable, revisa que exista el otro si, o de lo contrario, debe
solicitar la legalización del otro si, para poder gestionar el pago.
 La persona que paga, debe verificar que el otro si de los adicionales, este legalizado,
de no ser así, no debe realizar dicho pago.
 Verificar que la orden de compra, la factura, la orden de pago, el flujo de pagos y la
contabilización presenten coherencia en los valores, no se aceptan diferencias.
10.2 SEGUIMIENTO Y/O CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por pagar físicas deben estar archivadas consecutivamente mes a mes.
10.3 CONSTITUCIÓN Y MANEJO DE CAJA MENOR

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El dinero entregado por este concepto se debe legalizar mediante el formato Reembolso
de Caja Menor y Formato de acta de constitución, de acuerdo con las políticas de manejo
del mismo.
Rige únicamente para las compras menores que se necesiten en la obra, para
funcionamiento de la oficina de obra.
Todos los gastos de caja menor se deben radicar dentro del mismo mes en que se
realizaron con plazo máximo del primer día del mes siguiente, de lo contrario, no se
reembolsaran. Todos los recibos deben contar con los soportes legales arriba expuestos y
será un deber la creación del cliente para lo cual se requiere el RUT, de lo contario no se
pagarán dichos recibos.
10.4 ASPECTOS DE CIERRE CONTABLE MENSUAL
Si la obra recibe facturas de los proveedores, ésta se recibe hasta el día 26 de cada mes,
y a la vez, la obra debe entregar toda la facturación para el cierre al área financiera,
máximo los días 29 de cada mes.
11. DOCUMENTOS A ENTREGAR AL FINALIZAR LA OBRA
La elaboración del dossier debe realizarse según la evolución del proyecto, y debe
presentarse mensualmente los respectivos avances a la gerencia.
Este dossier, debe contener:
 Planos definitivos record, si aplica
 Presupuesto asignado vs Ejecutado
 Cuadro resumen de Cantidad de Personal operativo, directivo, y de oficina, utilizado

para el proyecto mes a mes, y su respectiva valorización.
 Cronograma de ejecución de obra por capítulos.
 Manual de mantenimiento, si aplica

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12. PROCESOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
12.1 AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Durante el proyecto se realiza (1) auditoria interna de calidad, a la mitad del proyecto, con
el fin de poder evaluar el funcionamiento y desarrollo del proyecto, y sus actividades
correspondientes, identificando acciones de mejora.
La programación de la auditoria se hace en el formato Programación de Auditorias, donde

se describen los aspectos a auditar, personal, fecha y hora de la auditoria, y documentos
de referencia.
Ese procedimiento esta integrado por las siguientes fases:
 PLANIFICACIÓN: El auditor de calidad, elabora un plan general de auditoria a partir

de una programación, donde incluye elementos a auditar y fechas de las auditorias.
Este plan cubre la preparación de las listas de verificación y formatos empleados para
la ejecución de la auditoria.
 NOTIFICACIÓN: Con anticipación el auditor de calidad, notifica al Director de Obra

los numerales, la fecha y personal auditado, los documentos de referencia y los temas
a auditar.
 EJECUCIÓN: Esta fase se inicia con la realización de una reunión de apertura liderada
por el auditor, donde comunica al personal el objeto de la auditoria, su alcance, la
metodología empleada para su ejecución y la agenda de la misma. Finalizada esta
reunión, el auditor de calidad comienza la auditoria, recopilando información mediante
entrevistas al personal, revisión de documentos y observación directa de actividades.
Después de recopilar la información, se elabora el informe respectivo, documentando:
a) Personal auditado
b) El auditor
c) El proyecto o área auditada
d) La fecha de la auditoria
e) Los elementos auditados
f) Los documentos de referencia
g) Las conformidades detectadas
h) Las no conformidades detectadas
i) Las Observaciones.
Para concluir esta fase, el auditor, programa una reunión con el personal auditado,
donde le presenta el informe y acuerda la fecha de revisión de las acciones correctivas
definidas.
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 SEGUIMIENTO: El auditor, efectúa el seguimiento de las acciones correctivas, a

través de una serie sucesiva de reuniones con el personal auditado, hasta la solución
de las no conformidades encontradas. Este seguimiento verifica la realización de las
acciones correctivas según lo programado y determina si la acción fue eficaz para
prevenir o minimizar la renuencia del problema.
12.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Con la finalidad de conocer la opinión que tiene, se realiza una encuesta de satisfacción, al
final de la obra, donde se evaluará el desarrollo de la obra, tiempo de ejecución y
cumplimiento de especificaciones. La información recolectada de ésta encuesta se
analizará para generar acciones de mejoramiento.
12.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
El tratamiento desarrollado para tratar una no conformidad está integrado por las
siguientes actividades:
 Identificación de la falla o incumplimiento.

 Definición del tratamiento
12.3.1. Identificación del producto no conforme
A partir de la aplicación de las metodologías de trabajo definidas por el Director de Obra,

cualquier persona que participe en el desarrollo de la obra puede determinar el
cumplimiento de las mismas. En caso de presentarse alguna desviación o incumplimiento
con las metodologías definidas por el Director de Obra, se identifica las no conformidades
existentes, reportándolas en el formato Producto no Conforme.
En caso que el incumplimiento afecte el desarrollo de otras fases del proyecto el Director,
se reúne con los interesados para analizar la causa raíz que lo origina. Si la falla trasciende
el alcance de los servicios prestados, o genera problemas críticos, se informa al cliente,
definiendo en conjunto acciones a desarrollar. Cuando se presente en un material se le
informa al Director de Obra o Residente, el cual determinará si puede ser utilizado en otro
sitio sin afectar la calidad de la obra.
12.3.2. Tratamiento del producto no conforme
Una vez detectado el producto no conforme, el responsable de la misma define un

tratamiento para su corrección, este se consigna en el formato de Producto No Conforme,
donde se define el tiempo de ejecución y verificación del mismo. Una vez implementado el
tratamiento se verifica si la corrección señalada se ha llevado a cabo, en caso afirmativo
se llena el espacio de seguimiento dentro del formato de Producto no Conforme
explicando la corrección realizada y la aprobación a la misma, en caso negativo se
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requiere verbalmente a la persona encargada de la corrección para definir un nuevo

tratamiento antes, de tomar alguna determinación con respecto a multas a aplicar.
12.4 ACCIÓN CORRECTIVA
El objeto de la acción correctiva es eliminar la causa que genero una No Conformidad en

el proyecto, con el fin de que esta no se vuelva a presentar.
12.4.1 Planteamiento y registro de acciones correctivas
Teniendo en cuenta el análisis y evaluación de las no conformidades se plantea una acción

correctiva con la participación del personal involucrado en la misma, para ello, se realiza
una reunión donde se definen las acciones correctivas, los responsables de llevarlas a
cabo y las fechas de aplicación y obtención de resultados, dicha información es registrada
por el responsable de detectarla en el formato Acciones de mejora.
12.4.2 Ejecución de acciones correctivas y seguimiento
El Director de Obra, define con el personal involucrado en la No Conformidad, los

responsables de plantear las acciones correctivas y de ejecutarlas, las cuales buscan
eliminar las causas que las originaron.
El seguimiento a las acciones correctivas, lo realizará el Director de Obra, o la persona que

él designe.
Este seguimiento se efectuará en la fecha acordada con el responsable de su ejecución y

su realización específica depende de la acción generada.
12.4.3 Documentación de las modificaciones causadas por aplicación de

acciones correctivas
Si la acción correctiva realizada en caso extremo, afecta el sistema de documentación

existente, el Coordinador de Gestión de Calidad, realiza la modificación a la
documentación del Sistema de Calidad (formatos o procedimientos).
12.5 ACCIÓN PREVENTIVA
La acción preventiva es la que nos ayuda a identificar las fallas o incumplimientos antes
que se presente la No Conformidad.
12.5.1Planteamiento y registro de acciones preventivas
Teniendo en cuenta el análisis y evaluación de las posibles no conformidades se plantea

una acción preventiva con la participación del personal involucrado en la misma, para ello,
se realiza una reunión donde se definen las acciones preventivas, los responsables de
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llevarlas a cabo y las fechas de aplicación y obtención de resultados, dicha información es

registrada por el Director de Obra en el formato Acciones de mejora.
12.5.2Ejecución de acciones preventivas y seguimiento
El Director de Obra, define con el personal involucrado la posible No Conformidad, los

responsables de plantear las acciones preventivas y de ejecutarlas, las cuales buscan
evitar la ocurrencia de incumplimientos.
El seguimiento a las acciones preventivas, lo realizará el Director de Obra o la persona

responsable.
Este seguimiento se efectuará en la fecha acordada con el responsable de su ejecución y

su realización específica depende de la acción generada.
12.5.3Documentación de las modificaciones causadas por aplicación de

acciones preventivas
Si la acción preventiva realizada en caso extremo, afecta el sistema de documentación

existente, el Coordinador de Gestión de Calidad, realiza la modificación a la
documentación del Sistema de Calidad (formatos o procedimientos).
13. EJECUCIÓN DEL PROYECTO
El proyecto será desarrollado en dos etapas a saber: Etapa I: “Pre-construcción”, cuyo

objetivo es desarrollar un diagnóstico integral, esto es, técnico y social, así como la
estructuración y formulación del proyecto; Etapa II: “obra”, en la cual se ejecutarán las
obras tendientes al mejoramiento de vivienda y el desarrollo del componente social. El
plazo de ejecución será de CINCO (5) meses calendario contados a partir de la suscripción
del acta de inicio, de los cuales DOS (2) meses corresponden a la etapa II y TRES (3)
corresponden a la etapa II.
14. INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
Consciente de la importancia de la prestación del servicio en las mejores condiciones, en

tal sentido mantiene al personal dotado de los recursos tecnológicos y logísticos
necesarios para el logro de los objetivos, por lo cual se dispondrá de los siguientes
recursos para la ejecución del contrato:
 Oficina principal ubicada en la

 Equipos de cómputo, impresoras, fotocopiadora, escáner, cámaras fotográficas,
cámara de video.
 Equipo de comunicaciones: Internet, celulares, línea telefónica.
 Equipo de laboratorio y materiales a través de subcontrato.
 Vehículos para el transporte de personal y materiales.
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15. DISEÑO Y DESARROLLO
El control y aprobación de los cambios de los estudios o proyectos debe ser aprobados por
el Director General, quien controla y asegura la difusión de los elementos de entrada.
Los profesionales responsables de cada una de las áreas proyecto comunicarán al Director
General cualquier posible cambio en los elementos de entrada. Una vez analizada la
incidencia de dichos cambios, tanto en el trabajo desarrollado como en el que falta por
desarrollar, y tras la aprobación de dicha modificación, se actualizarán los directorios y
archivos que contienen los datos de partida y los documentos afectados, y se informará
de la modificación a los profesionales cuyo trabajo se vea afectado por el cambio. De este
modo se garantiza la coherencia y uniformidad de los datos utilizados en el desarrollo de
los trabajos, así como la correcta transmisión de información en caso de existir
modificaciones.
Los elementos de entrada se recogerán en los propios documentos técnicos, identificados

suficientemente (con código, fecha de recepción, edición, etc.) para garantizar la
trazabilidad de los mismos.
16. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Para la producción y prestación del servicio intervienen procesos de seguimiento y

medición que se encuentran contemplados dentro del plan de calidad.
Los procesos de producción y prestación del servicio deben ser previamente identificados
junto con los elementos de entrada, las actividades y los resultados requeridos; sin
embargo, es necesario que se pueda realizar seguimiento y medición de resultados. De
acuerdo al producto y/o servicio que se pretende generar o brindar y de acuerdo a su
pertinencia se deberían incluir lo siguiente:
 Etapas de los procesos.

 Documentación de procedimientos e instructivos.
 Métodos, herramientas, técnicas y equipos a utilizar.
 Detalles de certificaciones de producto, proceso o material, que sea requerida.
 Condiciones controladas requeridas.
 Mecanismos como controles estadísticos u otros procesos para determinar el
cumplimiento de las condiciones especificadas.
 Detalles de calificación o certificación requerida para el personal.
 Criterios de entrega del producto y/o servicio.
 Requisitos legales y reglamentarios.
 Códigos y prácticas.
12/07/2018
“
Pág.: 36 de 36
Cuando el producto y/o servicio requiera realizar actividades posteriores a la entrega,

como por ejemplo mantenimiento, apoyo o formación, se debe incluir la forma en la que
realizará estas actividades de conformidad con requisitos como:
 Estatutos y reglamentos.
 Códigos y prácticas.
 Personal competente y capacitado.
 Disponibilidad de apoyo técnico durante el tiempo acordado.
17. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
El sistema de trazabilidad está compuesto por registros generados por medios físicos, que
se llevan a través de todo el proceso de construcción.
Cada beneficiario debe ser numerado de manera tal, que a cada referencia le corresponda
un número único e irrepetible. A partir de este número de identificación, se puede verificar
todos los insumos utilizados para la construcción del mejoramiento en cuestión.
Con base al control de registros los formatos se identifican con el nombre del programa al
que pertenecen, con un código, fecha de aprobación y número de páginas:
Código
CA-TRP-002
Fecha aprobación:
Página: 01 de 01
CA= Calidad
TRP= Trazabilidad de producto.
Fecha de aprobación: hace referencia a la fecha en que se aprueba el formato.
Página: Son la cantidad de páginas que tiene el formato

Plan de Calidad Obra Civil

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PLAN DE CALIDAD VERSION-001

CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES

Elaborado por: Aprobado por:

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

1.1. POLÍTICA DE CALIDAD

1.2. OBJETIVOS DE CALIDAD

1.3. ELEMENTOS DE ENTRADA

1.4. RECURSOS HUMANOS

1.5. REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN

7.1. NIVELES JERÁRQUICOS – AUTORIZACIÓN DE COMPRAS

7.3. SOLICITUDES DE COMPRAS

7.4. SEGUIMIENTO Y/O CONTROL SEMANAL A LA CONTRATACIÓN

8.1 RECIBO Y TRAMITE DE FACTURAS DE COMPRA

8.2 PROCESO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE FACTURAS

9. LIQUIDACIÓN Y PAGOS A CONTRATISTAS

11. DOCUMENTOS A ENTREGAR AL FINALIZAR LA OBRA.

12. PROCESOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

12.1. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

12.2. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

12.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

12.4. ACCIÓN CORRECTIVA

12.5. ACCIÓN PREVENTIVA

13. EJECUCIÓN DEL PROYECTO

14. INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO

15. DISEÑO Y DESARROLLO

16. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

17. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Todos los procesos que direccionan el Plan de calidad se basan en lo dispuesto en la

El presente documento se guía por los términos y definiciones relacionados en la norma

1.1. POLÍTICA DE CALIDAD

1.2. OBJETIVOS DE CALIDAD

OBJETIVO INDICADORES DE META RESPONSABLE DE

1.3 ELEMENTOS DE ENTRADA

La empresa determino los elementos de entrada relacionados con:

• Guía operativa Programa para el mejoramiento de vivienda

• Resolución 0472 de 2017, manejo de residuos generados producto de la

1.4 RECURSOS HUMANOS

En el siguiente organigrama, ilustra la estructura organizacional del proyecto

1.4.1. Funciones de cada cargo

La responsabilidad asignada a cada cargo es definida por el Gerente; estas

PERFIL DEL CARGO

DENOMINACIÓN DEL CARGO Director General

CARGO AL QUE REPORTA

AUTORIDAD Tiene autoridad modificar especificaciones

REQUISITOS MÍNIMOS EXPERIENCIA

No requiere Entre 1 y 5 años Entre 5 y 10 años X Mayor a 10 años

Primario Tecnológico Maestría

Secundario Profesional X Doctorado

Técnico Especialización X Otro

FORMACIÓN: Arquitecto, Ingeniero Civil, Ingeniero Industrial

 Definir lineamientos de negociación de presupuestos y adicionales de los diferentes

 Comunicar a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del

PERFIL DEL CARGO

DENOMINACIÓN DEL CARGO Director de Obra

CARGO AL QUE REPORTA Gerente General

MISIÓN DEL CARGO Dirigir y coordinar toda la parte técnica de la obra.

No requiere Entre 1 y 5 años Entre 5 y 10 años X Mayor a 10 años

Primario Tecnológico Maestría

Secundario Profesional X Doctorado

Técnico Especialización Otro

 Realizar el análisis detallado de las actividades para la ejecución del proyecto,

 Realizar el análisis detallado de las actividades para la ejecución del proyecto,

 Solicitar los certificados de calibración de los equipos empleados por los