Especificaciones De Calidad

Son la declaración exacta de las necesidades particulares que se deben cumplir, o

las características esenciales que un cliente necesita y que un proveedor debe
entregar.

La especificación proviene de una necesidad física y funcional, generalmente es

información documentada en un diseño de producto o servicio y son para que se
lleven acabo en un proceso particular.

Las especificación de calidad (a menudo abreviadas como spec) pueden

entenderse como un conjunto explícito de requisitos que debe cumplir un producto
o servicio (o el resultado de un proceso)

Las especificaciones se escriben normalmente de una manera que permita a

ambas partes (cliente y proveedor y/o un tercer certificador independiente) medir
el grado de conformidad.

Las especificaciones de calidad se documentan generalmente en hojas de

especificaciones, fichas técnicas, instructivos, diseños, planos y hasta en contratos
de compra venta.

Cuando las personas tienen especificaciones claras, su confianza para producir

productos y servicios de calidad aumenta, la ambigüedad queda de lado para
darle paso a resultados de calidad.

La creación de especificaciones de calidad no es algo que suceda por sí solo;

tenemos que agregar los ingredientes necesarios:

1. Crear especificaciones que definan los requisitos del producto o servicio. El

equipo de diseño y realización deben trabajar juntos en esta tarea.

2. Quienes realicen el servicio o producto deben sigue las especificaciones de

calidad.

3. Implementar pruebas de conformidad para que el equipo de calidad pueda

confirmar si las especificaciones se han ejecutado correctamente durante la
realización del servicio o producto.

Las tres partes (especificaciones, realización y pruebas) están relacionadas entre

sí.

Imagina a los tres procesos como una pequeña mesa de tres patas. Cada pata
depende de las otras dos; si alguna pata se estropea, la mesa no se mantendría
en pie.
Sin embargo, la pata fundamental son las especificaciones de calidad, son
básicas para la realización y el punto de referencia para las pruebas de calidad.

Especificaciones incorrectas pueden causar problemas en la realización, pruebas

o ambas etapas del proceso.

Dos grandes pecados…

El primero es no tener especificaciones claras, el segundo es tener

especificaciones con exceso técnicos – sobre especificaciones, ¡Sí! Existen
algunos peligros por la inclusión de características adicional No Necesarias en las
especificaciones.

Pero veamos cómo crear especificaciones claras.

Las especificaciones de calidad deben contener toda la información que se

necesita para realizar un producto o servicio de calidad tal y como lo desea el
cliente.

Si las especificaciones no son correctas, todo lo que sigue será probablemente

incorrecto.

Las buenas especificaciones tienen los siguientes atributos:

 El resultado final deseado está claramente definido. Necesitas atar los

requisitos generales en algo específico, no en vagas generalidades. Al
declarar especificaciones debes usar reglas para que no estén sujetas a
interpretación, tales como 30.0 cm de largo, 2,50 kilos de peso, y así
sucesivamente.
 Capturar todos los requisitos del cliente. Asegúrate de que todo lo
importante para el cliente se ha considerado y es lo que el cliente realmente
quiere. (Voz del cliente – ¿cómo entender al cliente?)
 Son precisas, claras y medibles. Palabras claras, al declarar las
especificaciones se logra que se haga lo que se espera y no se deje nada a
la imaginación.
 Al declararlas es posible usar palabras como “deberá”, “no deberá”,
“debe” y “no debe”. Por ejemplo, una buena especificación es “el agujero
debe ser de 12 centímetros de diámetro.”

Hay palabras que pueden hacer errática la declaración de una especificación,

estas pueden ser: “debería”, “no debería”, “recomendable” y “puede”, estas son
ejemplos de palabras generalmente usadas para hacer sugerencias o
recomendaciones.

Las peores palabras que no debes usar son “de mejor calidad”, “de alto
nivel”, “bueno” porque no son precisas o comprobables.
Ejemplo de hoja de especificaciones.
Las especificaciones claras:

 Definen claramente lo que se espera del trabajador que realizan el producto

o servicio. Los trabajadores tienen que saber exactamente lo que se espera
de ellos y cómo se va a medir su conformidad con las especificaciones.
 Están definidas en un lenguaje técnico oficial pero sencillo. La mayoría de
las operaciones tienen un lenguaje preciso que utiliza palabras con
significado inequívoco – centímetros, kilos, etc.

IMPORTANTE: Después de que las especificaciones se han declarado, asegúrate

de capacitar sobre el uso de las especificaciones a todos los involucrados en la
realización del servicio o producto.

Un proceso de capacitación formal debe incluir una evaluación, es la mejor

manera de asegurarse de que todo el mundo entiende las especificaciones.

Evitar extras en las especificaciones ¡Las Sobre Especificaciones!

Tan importante como conseguir lo que se necesita de un proceso, lo es el evitar el

conseguir lo que NO necesitamos.

Cualquier cosa añadida más allá de lo que se requiere en la especificación de

calidad puede parecer una buena idea en ese momento, pero sobre especificar los
requisitos puede causar problemas no deseados más adelante en la cadena de
suministro.

Incluso si no causan problemas posterior, añadiendo aspectos al producto o

servicio arriba de la especificación sólo incrementa el costo de realización.

Los procesos deben producir productos o servicios que cumplan con las
especificaciones – nada más, nada menos.

¡Superar o exceder las expectativas del cliente es la onda! – Pero incluso eso,
debe estar especificado.

Por ejemplo, un proveedor que fabrica arneses puede decidir utilizar un material
de calibre superior para hacer un producto más resistente, que se cree es una
mejora.

Sin embargo, el diseño original podría haber sido más que suficientemente para
sus propósitos, y el aumento de calibre puede provocar que el producto sea más
pesado para su transporte o más de lo necesario para las necesidades del cliente.

Las mejoras de procesos y productos deben ser diseñadas, no añadidas a antojo y

sin tener en cuenta los efectos secundarios no necesarios.