MARCO TEÓRICO

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

A través del departamento de recursos humanos, se deben identificar las

necesidades de capacitación para dotar de conocimientos, habilidades y aptitudes
a los empleados a través de un programa de capacitación definido, planeado, y que
responda a las necesidades e intereses de los colaboradores. Argueta J. (2011)

 Definición

El diagnóstico de necesidades de capacitación es un proceso orientado a la

estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y
fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de
una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

El diagnóstico de necesidades de capacitación manifiesta el reflejo real del estado

de las instituciones, es decir, identifica los posibles malestares, la determinación de
problemas y la propuesta de soluciones, la determinación de las necesidades es
una investigación sistemática, dinámica y flexible orientada a conocer las carencias
que manifiesta un trabajador y que le impide desempeñar de una forma satisfactoria
las funciones de su puesto, según menciona. Castillo, D. (2004).

El diagnóstico de necesidades de capacitación permite a los gerentes y empleados

de recursos humanos conocer los tipos de capacitación que requiere el personal,
cuándo se necesitan, quién lo precisa y qué métodos son los mejores. Para
asegurar que la capacitación sea oportuna y esté concentrada en prioridades, el
diagnóstico de necesidades debe ser realizado en forma sistemática. Snell, S.
(2001).

 Beneficios del diagnóstico de necesidades de capacitación

La determinación de las necesidades de capacitación es, entonces, una

investigación sistemática, dinámica y flexible, orientada a conocer las carencias que
manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar satisfactoriamente las
funciones propias de su puesto. Entre los beneficios que proporciona el diagnóstico
de necesidades de capacitación se encuentran:

 Conocer qué trabajadores requieren de capacitación y en qué aspectos.

 Identificar las prioridades y profundidad de la capacitación.
 Conocer los contenidos en que se necesita capacitar.
 Establecer las directrices de los planes y programas.
 Determinar con precisión los objetivos de los cursos.
 Identificar instructores potenciales.
 Optimizar los recursos técnicos, materiales y financieros.
 Contribuir al logro de los objetivos de la organización.

El diagnóstico de necesidades de capacitación busca obtener la información

necesaria que sirve de base para la elaboración de planes y programas de
capacitación, por lo que no debe considerarse como una investigación al azar con
respecto a lo que a un trabajador le hace falta para desempeñar, eficientemente, un
determinado puesto, sino como análisis dirigido y planeado de los factores que
influyen en el desempeño de los empleados. Pinto, R. (2000).

 Objetivo del diagnóstico de necesidades de capacitación

El objetivo genérico del diagnóstico de necesidades de capacitación es similar a

obtener la información que permita conocer las carencias de conocimientos,
habilidades, actitudes y aptitudes del personal de la organización, con el fin de
diseñar y poner en operación de los empleados programas y esfuerzos de
aprendizaje tendientes a satisfacerlas. Por lo descrito anteriormente el autor
menciona que se pueden alcanzar objetivos tales como:

 Contar con información cuantitativa y cualitativa de las necesidades de

capacitación, adiestramiento y desarrollo del personal de la organización,
clasificada por puesto, área de adscripción y por región.
 Determinar las prioridades de capacitación del personal, con el propósito de
facilitar la programación anual de los cursos detectados.
  Determinar los programas de capacitación, las estrategias de aprendizaje,
los puestos de trabajo y las competencias y capacidades centrales.
 Estructurar un inventario inicial de habilidades del personal de la empresa.
 Detectar los objetivos, contenidos temáticos, recursos necesarios, etc.,
requeridos por cada curso a impartir.
 Observar cuáles son necesidades de capacitación, cuáles de adiestramiento
y cuáles de desarrollo. Reza, J. (2007.

 Ventajas del diagnóstico de necesidades de capacitación

El realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación es muy importante,

debido a que tiene algunas ventajas, las cuales benefician en gran manera a la
institución y su personal. Por lo que, son las siguientes:

 Economiza tiempo, dinero y esfuerzo para la solución de problemas y

satisfacer las carencias de la empresa.
 Evita que el proceso de capacitación se dé solo por capacitar, ya que
proporciona las bases, fundamentos y sustentos verídicos y concretos para
realizarlo.
 Prevé acciones de profilaxis ante posibles cambios o situaciones de riesgo
para la empresa y sus colaboradores.
 Descubre los problemas o carencias tanto en el área administrativa, operativa
de fallas en la maquinaria equipos y herramienta.
 Detecta fallas financieras.
 Proporciona un análisis y evaluación de puestos de trabajo y establece los
criterios para la ubicación del personal en dicho puesto de acuerdo al perfil
de cada trabajador.

 Razones para el diagnóstico de necesidades de capacitación

Indica que existen varias razones para realizar un diagnóstico de necesidades de

capacitación las cuales se mencionan a continuación:
 o Para elevar la productividad de los trabajadores.
o Porque, para lograr el crecimiento y progreso de una empresa, es necesario
trabajar para que el empleado se desarrolle de manera apropiada en su
puesto de trabajo.
o Porque, a través de la capacitación se le puede brindar a los empleados
oportunidades de crecimiento personal y profesional. Ascensos, rotación de
puestos, aunque también se consideran las situaciones del retiro o egreso de
personal de la empresa por las diversas causas que ello implica.
o Para enfrentar cambios en cuanto a políticas, normas o procedimientos para
llevar a cabo el funcionamiento de la empresa o por expansión en el mercado.
o Para enfrentar el diseño y dar lanzamiento a nuevos productos o servicios.
Mendoza, A. (2005).

 Métodos de diagnóstico de necesidades de capacitación

Existen varios métodos que ayudan a definir el tipo de programa de capacitación a

implementar, muestra la siguiente clasificación de los métodos de diagnóstico de
necesidades de capacitación:

a) El método reactivo: El cual consiste fundamentalmente en atender las

necesidades de capacitación que surgen sin un plan establecido, de forma
espontánea, pero sin mucho sentido. Se realiza un sondeo inicial para
detectar los problemas sin satisfacer.
b) El método de frecuencias: Se realiza un sondeo más profundo basado en
situaciones especiales, pero se resuelve lo que se observa con mayor
frecuencia, es más preciso que el método reactivo, pero no deja de ser
superficial.
c) El método comparativo: También llamado método de perfiles “puesto
persona”, consiste en establecer las discrepancias que existen entre lo que
debe hacerse y lo que se hace realmente, comparando una situación con otra
para definir las diferencias que serán las necesidades a satisfacer. Reza, J.
(2007).
 Tipos de análisis de un diagnóstico de necesidades de capacitación

Para realizar un diagnóstico preliminar de lo que debe hacerse en relación a un

diagnóstico de necesidades de capacitación, puede efectuarse en tres niveles de
análisis, los cuales se describen a continuación:

1) Análisis de la organización: Implica el estudio de la institución, básicamente la

misión, objetivos, recursos, la distribución de estos recursos para la
consecución de los objetivos, pero también abarca el estudio del ambiente
socioeconómico y tecnológico con el que cuenta la organización. A medida que
la organización crece, sus necesidades cambian y, por lo tanto, el
entrenamiento deberá responder a las nuevas necesidades.
2) Análisis de los recursos humanos: Verifica si son suficientes, cuantitativamente
y cualitativamente, para llevar a cabo las actividades actuales y futuras de la
organización. Básicamente analiza la fuerza laboral, por ejemplo, el
funcionamiento organizacional asume que las personas poseen habilidades,
los conocimientos y las actitudes deseadas por la organización. Para su
análisis, puede examinarse bajo los siguientes datos:
 Número de empleados en la clasificación de cargos.
 Edad del empleado.
 Nivel de calificación exigido por el trabajo de cada empleado.
 Actitud de cada empleado con relación al trabajo y a la empresa.
 Descripción del cargo.
3) Análisis de las operaciones y tareas: Este análisis se realiza en base a los
requisitos que el cargo exige a su ocupante, el análisis de los cargos sirve para
determinar los tipos de habilidades, conocimientos, actitudes, comportamientos
y características de la personalidad exigidas para el desempeño de los cargos.
El análisis de operaciones, son estudios definidos para determinar qué tipos de
comportamientos deben adoptar los empleados para desempeñar con eficacia
las funciones de sus cargos. Para realizar este análisis se utilizan los siguientes
datos:
 Patrones de desempeño para la tarea o cargo.
  Identificación de tareas que componen el cargo.
 Cómo deberá desempeñarse cada tarea para cumplir los patrones de
desempeño.
 Habilidades, conocimientos y actitudes básicos para el desempeño de
cada tarea. Chiavenato, I. (2003).

 Clasificación de los métodos de necesidades de capacitación:

1) DNC con base en puesto – persona: se deriva de la relación de conocimientos,
habilidades y actitudes que la persona debe poseer para desempeñar
correctamente un puesto. Se aplica generalmente en puestos donde existe gran
número de empleados para optimizar la aplicación de la herramienta y se reúnen
los grupos naturales de trabajo para detectar en conjunto las necesidades,
justificarlas y ponderar su importancia. La reunión incluye al titular del área, los
colaboradores con más experiencia y el consultor en capacitación.
Este método se aplica si la rotación de personal es considerable, se recomienda
su aplicación, dependiendo también de la estabilidad de los procesos y de la
tecnología. Si estos factores no tienen cambios importantes, se revisa cada
semestre. Entre sus principales ventajas se puede mencionar:
− Clarifica la labor de los supervisores
− Facilita la comunicación formal entre el supervisor y su grupo
− Establece compromisos de seguimiento a los procesos
2) DNC con base en problemas: este método con mayor frecuencia sirve para
determinar problemas en el personal de mandos medios. Este método debe
utilizarse cuando se encuentran problemas aún no resueltos. Es el método que
más resultados aporta a la capacitación en un lapso breve. A mediano plazo su
aplicación debe convertirse en una práctica para solucionar los problemas. Este
método se aplica a través de la entrevista con supervisores, gerentes y líderes
de proyectos, se definen los principales problemas que enfrentan en su gestión.
A partir de ello se analizan las causas, el costo y las acciones para su solución,
estableciendo los parámetros de costo-beneficio del entrenamiento.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
 − Es una herramienta práctica y de alto impacto para lograr resultados.
− Sirve para restablecer la confianza en la unidad de capacitación cuando
no se ha logrado mostrar beneficios tangibles del entrenamiento.
− Contribuye a la comunicación productiva que debe existir en la empresa.
3) DNC con base en el desempeño: es el método que se sigue en el desarrollo de
un sistema. Una vez que las personas están preparadas en un puesto, se debe
vigilar no solo que cumplan con sus actividades principales, sino que alcancen
los objetivos establecidos. En la definición del nuevo resultado a obtener
podemos encontrar necesidades de capacitación que apoyan al personal en el
cumplimiento de sus funciones. Para que este método pueda aplicarse se
necesita que la empresa cuente con un método confiable de evaluación del
desempeño y se define con el personal involucrado cuáles son los objetivos a
lograr en cierto período y establecen las acciones a seguir para el cumplimiento
de los mismos. Entre sus ventajas se puede mencionar:
− Asegura el rendimiento del personal para el logro de objetivos.
− Refuerza la herramienta de evaluación del desempeño.
4) DNC con base en multihabilidades: se usa cuando las empresas han rebasado
la organización tradicional y trabajan por procesos, se hace necesario que los
operadores dominen tareas de otros puestos y se apliquen a ellos. La forma en
que se aplica este método es condensando la información de las tareas y se
establece la plantilla de trabajadores a capacitar, así como los indicadores
esperados para el proceso, verificando el nivel de capacitación actual de los
involucrados respecto de sus tareas básicas, luego se propone el conjunto de
tareas para las que se aplicará la capacitación.
Entre sus ventajas se encuentran:
− Es un método novedoso que garantiza la respuesta del personal en
diferentes tareas.
− Contribuye a la cuantificación de los procesos. Pinto, R. (2000).

 Fases de un diagnóstico de necesidad de capacitación

Las áreas a las cuales se dirige el estudio del diagnóstico de necesidades de
capacitación (DNC) según son: la cognoscitiva, la afectiva y la conductual, en las
que se ubican respectivamente, los conocimientos, actitudes y habilidades que
permiten a la persona realizar un sin número de actividades encaminadas al
correcto desempeño de un puesto.

Como el campo de la conducta es muy amplio, el estudio del DNC debe

considerarse específicamente en los conocimientos y las habilidades que se
requieren para realizar actividades de tipo productivo.

La capacitación está conformada por los conocimientos, las habilidades, las

actitudes y los programas de capacitación requeridos para que los empleados
mejoren su nivel actual de efectividad y eficiencia. Pinto, R. (2000).

A. Conocimientos

El conocimiento se origina y acumula en las personas, éstas se convierten en el

principal activo dentro de la empresa y es en donde se centra el máximo potencial
para lograr que la organización desarrolle con éxito los procesos objeto de su
actividad. Para favorecer la adaptación del personal a los cambios que se lleven a
cabo en procedimientos administrativos o de producción, se pueden utilizar
diferentes técnicas como ofrecer cursos y seminarios cuando el diagnóstico de
necesidades de capacitación determine su necesidad, preparar a los interesados
cuando haya que cubrir vacantes de nueva creación o promover algún trabajador;
el aprendizaje es el resultado de la capacitación.

El conocimiento es lo que un trabajador necesita saber, puede ser técnico,

profesional, o comercial. Tener conocimiento permite que el trabajador tenga una
mayor certeza, seguridad y confianza de lo que está realizando, derivado de ello
permitirá que el producto o servicio terminado tenga mayores índices de calidad y
eficiencia.

El conocimiento en su personal se vuelve el recurso más importante de la empresa;

es donde se centra el máximo potencial para lograr que una organización se
desarrolle con éxito y cumplir con los objetivos de la misma. Armstrong, M. (2000).
  Tipos de conocimiento:
 Conocimiento objetivo: cuánto sabe una persona realmente sobre algo,
evaluando de la forma más justa posible.
 Conocimiento subjetivo: cuánto cree saber una persona al respecto.

Además, menciona sobre otros dos tipos de conocimientos:

 Conocimiento científico: trata de descubrir las leyes de la naturaleza, es

decir, como Dios ha ordenado este mundo.
 Conocimiento técnico: tiene una finalidad, está orientado al saber hacer,
a crear objetos artificiales que tienen una finalidad práctica, a satisfacer
sus necesidades modificando la naturaleza.

Los conocimientos se adquieren mediante procesos cognitivos: percepción,

memoria, experiencia (tentativas seguidas de éxito o fracaso), razonamiento,
enseñanza-aprendizaje, testimonio de terceros, entre otros. Estos procesos son
objeto de estudio de la ciencia cognitiva. Morales, J. (2007).

B. Habilidades

Las habilidades se refieren a “las facultades que tiene un individuo para realizar las
diferentes actividades de un empleo”.

Las habilidades necesarias para un buen desempeño son:

 Habilidad técnica: Es la destreza para usar los procedimientos, técnicas y

conocimientos de un campo especializado.
 Habilidad manual: Es la destreza para el manejo de equipo de oficina, equipo
de cómputo, herramientas o instrumentos propios del trabajo que sirven para
realizar trabajos de menor esfuerzo mental y más estandarizado en el
desarrollo de actividades y funciones dentro de un puesto de trabajo.
 Habilidad humanística: Es la destreza para trabajar con otros, entenderlos y
motivarlos, sea en forma individual o en grupo.
 Habilidad conceptual: Es la destreza para coordinar las actividades y los
intereses de la organización.
Un conjunto de habilidades y talentos o dones son necesarios para conducir los
procesos de cambio e influir en la dirección y magnitud del mismo. Debido a esto,
sostiene que, antes de poder ejercer efectivamente un liderazgo sobre otros, es
necesario que el líder aprenda a liderarse a sí mismo y desarrolle una serie de
habilidades que le permitan dirigir y evaluar el avance de ese desarrollo.

 Tipos de aprendizaje de habilidades en las personas:

Aprendizaje de habilidades como consecuencia del refuerzo directo: este

mecanismo es explicado por la experiencia directa de la persona, por el historial de
aprendizaje de cada uno.

Aprendizaje de habilidades como resultado de experiencias observacionales: está

compuesto por cuatro procesos:

o El proceso de atención, atiende y percibe aspectos relevantes de la situación.

o El proceso de retención, retiene información relevante (imágenes y
representación verbal).
o El proceso de reproducción, dispone de repertorios básicos de conducta de
las habilidades – requisito para la reproducción. En esta parte se requiere de
práctica y retroalimentación para su dominio.
o Procesos motivacionales, si/no ejecución de lo aprendido cuando si/no se
espera que ocurran las consecuencias deseadas.

Aprendizaje de habilidades y retroalimentación interpersonal: Un mecanismo

importante para el ajuste y refinamiento de las habilidades es la retroalimentación,
ideal de manera interpersonal, esto quiere decir que otra persona comunica su
reacción, lo cual ayuda al moldeamiento de la habilidad. Se entiende como refuerzo
social positivo o negativo.

Aprendizaje de habilidades y expectativas cognitivas: Las expectativas cognitivas

son creencias o predicciones sobre la probabilidad percibida de enfrentar con éxito
una determinada situación. Si una persona lo ha aprendido por experiencia directa,
por modelado o por retroalimentación interpersonal será capaz de manejar con
efectividad una interacción social, desarrollando una expectativa de éxito positivo.
La habilidad es la capacidad de desempeñar cierta tarea física o mental. Las
habilidades mentales o cognoscitivas incluyen el pensamiento analítico
(procesamiento de información y datos, determinación de causa y efecto,
organización de datos y planos) y pensamiento conceptual (reconocimiento de
características en datos complejos). Armstrong, M. (2000).

C. Actitudes

Las actitudes son un conjunto mental que afecta la forma en que una persona verá
lo que le rodea. Las actitudes dependen de la satisfacción laboral; el término
satisfacción laboral se refiere a la actitud general que adoptan con respecto a su
trabajo. Una persona muy satisfecha, en términos laborales, adopta actitudes
positivas, mientras que una persona insatisfecha con su trabajo adopta actitudes
negativas respecto a éste.

Cuando se habla de actitudes de los empleados, la mayoría de las veces se habla

de satisfacción laboral.

Una actitud está integrada por tres componentes:

i. Componente cognoscitivo de una actitud: para que exista una actitud, es

necesario que exista también una representación cognoscitiva del objeto.
Está formada por las percepciones y creencias hacia un objeto, así como por
la información que se tiene sobre el mismo. Los objetos no conocidos o sobre
los que no se posee información no pueden generar actitudes. La
representación cognoscitiva puede ser vaga o errónea. En el primer caso el
afecto relacionado con el objeto tenderá a ser poco intenso. Cuando sea
errónea, no afectará para nada a la intensidad del afecto.
ii. El componente afectivo de una actitud: es el sentimiento en favor o en contra
de un objeto social. Es el componente más característico de las actitudes.
Aquí radica la diferencia principal con las creencias y las opiniones, que se
caracterizan por su componente cognoscitivo.
 iii. El componente de comportamiento de una actitud: es la tendencia a
reaccionar hacia los objetos de una determinada manera. Es el componente
activo de la actitud y la relación entre actitud-conducta.

Las actitudes determinan el comportamiento y se relacionan con la percepción, la

personalidad, el aprendizaje y la motivación. Actitud también significa un estado
mental organizado por la experiencia y que influye de manera específica en la
respuesta de la persona ante objetos, situaciones y otras personas según menciona.

A raíz de esto se derivan tres aspectos:

 En primer lugar, las actitudes definen la predisposición ante determinados

aspectos del mundo. Las personas adoptan actitudes respecto a su trabajo,
su organización, sus colegas, su remuneración y otros factores de la
organización.
 En segundo lugar, las actitudes sientan las bases emocionales de las
relaciones interpersonales y de identificación de las personas en otras
personas.
 En tercer lugar, las actitudes están organizadas y próximas al núcleo de la
personalidad, pero están sujetas a cambios.

Las funciones de las actitudes:

 Función de organización del conocimiento: debido a la sobrecarga

informativa del entorno, la mente necesita estar preparada para estructurar,
organizar y dar coherencia a todo lo que se presenta, consiguiendo de esta
forma una mejor adaptación al ambiente. Las actitudes guían la búsqueda y
la exposición a información relevante, acercando a la persona a todos
aquellos aspectos de la realidad congruentes con ellas y evitando aquellos
elementos que le sean contrarios.
 Función instrumental o utilitaria: se relaciona con la teoría del aprendizaje,
las actitudes ayudan a las personas a alcanzar los objetivos deseados y les
proporcionan recompensas, así como a evitar a los no deseados.
 Función de identidad y expresión de valores: la expresión de las actitudes
sirve para acercarse a otras personas con actitudes similares, contribuyendo
de esa forma a satisfacer la necesidad básica de aceptación y pertenencia
grupal. Chiavenato, I. (2003).
 BIBLIOGRAFÍA

 Reza, J. (2007). Evaluación de la capacitación en las organizaciones. México:

Editorial Panorama.
 Snell, S. (2001). Administración de Recursos Humanos. México: International
Thomson Editores, S. A.
 Mendoza, A. (2005). Manual para determinar necesidades de capacitación y
desarrollo. México: Trillez.
 Chiavenato, I. (2003). Administración de Recursos Humanos. Colombia: Editorial
McGrawhill.
 Castillo, D. (2004). Diagnóstico de necesidades para diseñar un programa de
capacitación en cooperativas de ahorro y crédito en Guatemala. Tesis.
Universidad Rafael Landívar. Guatemala.
 Argueta, J. (2011). Diagnóstico de necesidades de capacitación para el personal
administrativo. Tesis. Universidad Rafael Landívar. Ciencias Económicas y
Empresariales. Huehuetenango.
 Pinto, R. (2000). Planeación Estratégica de Capacitación Empresarial. México:
Mc Graw Hill Interamericana, S. A. de C.V.
 Armstrong, M. (2000). Gerencia de Recursos Humanos. Colombia: Legis
Editores.
 Morales, J. (2007). Psicología Social. Editorial. España: McGraw – Hil