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NOVIEMBRE DE 2016
Con la presente práctica conoceremos el funcionamiento de los
Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas y los Sistemas
Integrados de Gestión Documental, como es su funcionamiento;
Además de los Softwares de Gestión de Citas Bibliográficas.
• Práctica Orfeo
• Definición de Big Data
• Práctica Koha
• Conclusiones sobre la práctica
• Diferencias y semejanzas
entre Orfeo y LogicalDoc
• Diferencias y semejanzas
entre PMB y Koha.
• Softwares de gestión
Bibliográfica
• Razonamiento y
• Ensayo sobre los sistemas diferencia entre
integrados de Gestión programas de gestión
Documental de bibliotecas y
programa de gestión
de recursos
bibliográficos
• Reflexión sobre el video
Encuentro con Athento
• Orfeo es un sistema de Gestión
Documental y de procesos
desarrollado por la
Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios en Colombia.
• Tiene tres áreas diferenciadas:
• Menú: que lleva a otras funcionalidaes
• Radicación: menú que tiene las opciones activas
dependiendo del tipo de usuario
• Trabajo: área donde aparecerán los documentos
enviados a esa área
• Para radicar un documento se
ingresa por el ítem “entrada”,
se suministran los datos ya sea
nombre o
identificación para
que el aplicativo
arroje los datos almacenados
de terceros o del usuario de
• Finalmente aparecerá un
una dependencia. número con el cual se
identificará el proceso.
El siguiente paso del
aplicativo es trasladar la
información a quien
debe hacerse cargo de
dicho contenido.
• Si no se encuentra registrado el remitente, entonces se
debe crear y una vez creado se inserta la información que
contiene el documento, como el formato, asunto,
dependencia de destino y tipo de documento, usuario al
que va dirigido.
• Modulo Administración: permite ingresar los
parámetros para el funcionamiento del sistema,
además de los usuarios
• Siguiente a crear el usuario, podemos
administrar el perfil para dicho usuario con
sus respectivos privilegios
• Contiene códigos para los países según como lo
estipula la norma ISO 3166-1, para cada uno de ellos
se pueden crear municipios, aunque estas opciones
no funcionaron de manera correcta en la prueba.
• Se digita el radicado, identificación o expediente, las
fechas extremas y la dependencia a la que
corresponde el documento y posteriormente
presionamos el botón Búsqueda.
• Notificación de Acción realizada, en este caso
mover el radicado a na carpeta de destino
personalizada:
• Es un sistema Integrado de Gestión que permite
automatizar bibliotecas en la red.
• Circulación • Publicaciones
• Usuarios Periódicas
• Búsqueda • Adquisiciones
Avanzada • Informes
• Listas • Herramientas
• Reservas para • Administración de
cursos Doha
• Catalogación • Sobre Doha
• Autoridades
• Especificaciones Técnicas para tener en cuenta al
estructurar el listado de usuarios que se pretende
importar a la aplicación
• En total se importaron 27 usuarios, donde el último
es de apellido Zarate, un usuario de apellido Arias
no se importó porque tiene la opción de prestador
desactivada y en total fueron 28 usuarios
analizados.
• Aquí reflejamos el listado de usuarios con la
biblioteca y categoría creadas anteriormente,
• Podemos realizar modificaciones para usuarios de
manera masiva mediante la plataforma, también
importando dichas actualizaciones como archivo plano
o editando los datos de cada usuario en la siguiente
ventana:
• Creación de
Cesta para las
obras
adquiridas de
un vendedor,
destinadas a
una biblioteca
en específico
• Creación de listados para realizar compras de obras,
incluyendo el comprador y el creador del listado, en
este listado podremos almacenar aquellas obras
que se pretenden comprar
• Mediante la
siguiente
ventana
podemos
reflejar las obras
que tienen los
usuarios y que
van a ser
entregadas a la
biblioteca
• Para cada obra
podemos
confirmar el
lugar de recibido
Contiene modulo de Catalogo con amplia Contiene modulo de catalogo con una
disposición de herramientas para la administración mas simple.
administración.
Permite la administración de publicaciones Mediante un modulo independiente de los
seriadas desde el interior del modulo de demás, permite administración de
catalogación. publicaciones seriadas.
Permite crear cestas para la circulación de Permite crear cestas para administrar la
contenidos. adquisición de obras
Tiene un modulo para la circulación También tiene un modulo para la circulación
independiente de los demás módulos. de obras independiente de los demás
módulos.
Tiene modulo de autoridades con una Tiene un modulo de autoridades
avanzada administración de todos los
identificadores de cada obra.
El modulo de circulación tiene la opción de Las obras prestadas o devueltas mediante el
lectura de código de barras para realizar los modulo de circulación también son leídas
procesos de préstamo, devolución, etc. mediante el código de barras.
En décadas pasadas el funcionario de la organización tenia que disponer y usar varias
herramientas por separado como por ejemplo el fax, teléfono, scanner, documentos físicos,
archivos digitales, archivo almacenado físicamente sin criterio alguno, archivos almacenados en
el correo electrónico, otras herramientas para realizar firmas digitales y carpetas con cantidades
de archivos digitales en su computador sin criterio alguno de organización, etc.
Con el paso de los años las tecnologías traen nuevas herramientas y mejoran las ya existentes,
entonces el funcionario de la organización puede realizar esas acostumbradas tareas pero cada
vez mas fácil, es decir que en algún momento del pasado existió ese software que permitía
enviar información desde el computador a un fax, sin necesidad de hacer uso de la maquina
para procesar el envío y sin gastar papel y para la época eran muchas las ventajas.
La organización debía contar con un software para crear las firmas digitales y una vez firmado
hacer uso de la aplicación de Outlook para enviar la información firmada mediante un correo
electrónico y posteriormente hacer uso de otra herramienta para administrar los archivos
digitales adjuntos producto de la respuesta que le dieron a ese correo electrónico enviado.
Digamos que finalmente todos los usuarios terminaban llenos de archivos digitales y que
algunos de estos tenían relación con archivos físicos, otros tenían relación con correos
electrónicos, pero que finalmente ni el funcionario ni la organización lograban tener un control
que permitiera tener un control sobre estar relaciones y además que la información no sufra
perdidas o incidentes.
Por eso en la actualidad existen softwares que funcionan en entorno web, con interfaces que
usan pocos recursos y cuyo desarrollo siempre ha estado enfocado en integrar de manera
modular todas las herramientas para que el usuario no tenga que hacer uso de mas
herramientas externas o adquirir otras aplicaciones licenciadas.
Esta es sin duda la mejor manera de garantizar el vínculo de la información en formato análogo
con archivos digitales, correos electrónicos y usuarios productores o receptores, inclusive si el
funcionario por alguna razón no continúa en su puesto de trabajo y se va de la organización sin
realizar la entrega de la información que le corresponde, no existirá el riesgo de la perdida de
información y la trazabilidad de lo que ha sucedido con esa información porque el “Sistema
Integrado de Gestión Documental se ha encargado de almacenar todo el trabajo realizado sobre
cada elemento almacenado en el interior de dicho sistema.
Además recordemos de la maravillosa opción de funcionamiento en la nube que también nos
quita la responsabilidad de tener que adquirir servicios de almacenamiento en la nube como
instancias para evitar que se pierdan los archivos almacenados porque también ya viene
incluido en el “Sistema Integrado de Gestión Documental”.
El caso de Athento, podemos resumir que es una herramienta que permite relacionar archivos
físicos con archivos digitales, asignar metadatos y palabras claves para recuperación, almacenar
archivos en el ordenador local que automáticamente son procesados por la aplicación sin que el
usuario tenga que hacer un solo click, porque ya se encuentran programadas todas las tareas de
acuerdo a las necesidades del usuario,, además después de procesados los documentos
podemos realizar envío de ellos mediante el correo electrónico sin salir de la aplicación,
convertir los archivos a otros formatos y hacer búsquedas de las palabras contenidas en cada
uno de los archivos sin necesidad de hacer procesos extra.
Los parámetros son establecidos desde el inicio teniendo referentes y con base en estos se
puede direccionar el almacenamiento de la información y también estos direccionamientos
cuentan con tareas programadas para que cada archivo sea ejecutado con las tareas que son
asignadas.
En décadas pasadas quien efectuaba mas tareas para procesar y administrar la información era
el usuario y no el ordenador, lo que significaba mayor margen de error, mas perdida de
información, menos agilidad, mas prolongados los tiempos de respuesta para las actividades
que se tenían que realizar con la información y ni que decir si para dar tramite a una solicitud el
usuario tenia que consultar información almacenada en diferentes partes como un archivo
digital otro físico y un documento adjunto que se encontraba en el correo pero que no recuerda
la fecha de recibido, lo que le tomará mucho tiempo para reunir todo y poder dar una
respuesta.
Respuesta que lastimosamente no pudo dar porque cuando fue al archivo central donde se
encuentra el documento físico, esta dependencia estaba cerrada, por ende no pudo reunir
todos los documentos que requería para dar la respuesta.
Por eso una vez tenido en cuenta el ejemplo anterior nos queda claro que en la actualidad
quien trabaja mas no es el usuario si no el ordenador.
Y claro está, por defecto el que mas trabaja en su interior es el “Sistema Integrado de Gestión
Documental, lo que es sinónimo de mayor volumen de procesos automatizados sobre los
documentos, programación de flujos de trabajo, parametrización de procedimientos, dar
instrucciones a la aplicación para que trabaje por si sola y esto a su vez continúa siendo un
sinónimo de menor margen de error, mayor efectividad, mejora en los tiempos de atención a
cada documento al que se le debe dar respuesta alguna, no abran procesos que se queden de
hacer en las fechas que se deben hacer, respeto sin excepción por los tiempos perentorios a los
que están supeditados los documentos.
Y este tipo de herramienta es la mejor manera para que cada cliente interno realice un trabajo
bien estructurado, con buenos resultados que satisfagan a los demás clientes internos para que
puedan dar continuidad a las tareas a realizar y así pueda la organización lograr una mayor
satisfacción del cliente externo.
Desde este punto de vista podemos decir que se puede lograr una organización efectiva y con
información transparente, actualizada y bien administrada en un trabajo mancomunado entre
el usuario que dicta los parámetros y el sistema integrado.
• Precio
• Desconfianza
• Desconocimiento en cuanto a tecnología
• Integración con el programa de gestión documental y los instrumentos
archivísticos existentes como el cuadro de clasificación documental, el cuadro
de valoración documental, la disposiciones finales para los diferentes tipos de
información, las tablas de retención y valoración documental.
• Integración con el Sistema Integrado de Gestión de Calidad e instrumentos
técnicos de este como el mapa de procesos, listado maestro de formatos,
listado maestro de documentos y listado maestro de registros, entre otros.
Como reflexión, debemos ir a la vanguardia con la tecnología, pues hoy día existe
una gran cantidad de softwares que satisfacen las necesidades de las
organizaciones y de los usuarios, convirtiendo así el centro de documentación en
un lugar automatizado que satisface todo tipo de solicitudes en línea.
Big Data es la administración y manejo de gran cantidad de datos que se
producen hoy en día a su categorización, clasificación y manipulación para
ponerla a disposición de múltiples demandantes de información como
empresas, organizaciones o gobiernos, además es la materia prima para la
generación del desarrollo socio tecnológico y cultural de los pueblos que
requiere el trabajo mancomunado de ingenieros de sistemas, desarrolladores
de software y profesionales en ciencias de la información, ya que los datos
que se manejan mediante la Big Data requieren diferentes tipos de análisis,
interpretación y administración que dependen de los conocimientos de
diferentes ramas del conocimiento como por ejemplo los contables o
financieros, administrativos, documentales, sistemáticos, de desarrollo,
tecnológicos, entre muchos mas de acuerdo a las necesidades de la
organización.
• Big Data es un gran volumen de información concentrada en
una aplicación que contiene la cantidad de módulos para
que la organización pueda ejecutar su misión y objetivos; es
contar con la integración de todos los datos sin importar su
tipo para que estos sean manejados mediante módulos
(para bases de datos, contables, talento humano,
documentación, logística, seguridad, almacenamiento de
datos, etc.) desde un solo lugar sin depender de
instrumentos externos ya que el software y sus módulos se
van perfeccionando cada vez mas y por ende la información
tiene mas garantías, podemos decir hasta aquí, que aunque
son infinitas, estas son infinitas las utilidades que podemos
encontrar desde los puntos de vista técnico
Inclusive desde el
complemento nos muestra el
listado de los documentos
distribuido de acuerdo a las
clasificaciones que
anteriormente se han
personalizado por el usuario
mediante las herramientas que
proporciona la aplicación.
El programa de Gestión de Bibliotecas es una integración de módulos
con alto nivel de desarrollo y programación, para realizar un gran
numero de actividades como circulación, manejo de autoridades,
administración de usuarios, creación de reportes, adquisición de
obras y muchas mas herramientas personalizables para el manejo de
una o varias bibliotecas desde una sola aplicación, con la presencia
de varios usuarios manipulando el sistema al mismo tiempo.