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Apoderados
22,07%
No Asistentes
9,33% Propietarios
68,60%
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El Presidente del Consejo Andrés Rodríguez da la bienvenida e inicia la asamblea
dando lectura al orden del día.
DESARROLLO DE ASAMBLEA:
Al momento de dar inicio a la asamblea se contaba con un quorum del 62%, por lo
tanto y en cumplimiento de la ley se continúa con la programación de la asamblea.
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2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.
Interviene el señor Jairo Armando Rivera Galvis propietario torre 3 apto 705
hace una anotación al orden del día, para que en el punto 3 se diga si es el
señor presidente quien debe declarar legalmente la Asamblea o no, y en el
punto 4 modifique, no solo la elección del presidente y secretario, sino
también la elección del vicepresidente.
Por mayoría de votos es elegida la Señora Sindy Castaño propietaria Torre 4 Apto
1201
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5. ELECCION DEL COMITÉ VERIFICADOR DEL ACTA DE LA ASAMBLEA.
La señora presidente solicita que se postulen quienes quieran colaborar con esta
verificación.
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Realizó un llamado a las personas que se encuentran morosas en el pago de
las expensas, ya que los propietarios que se encuentran al día están
subsidiando todos los gastos. Invitamos a los propietarios a pensar en todos
como copropiedad y no de forma individual.
Interviene la señora Lida Marcela Plazas propietaria torre 2 apto 406, agradece a el
señor administrador por su gestión durante los últimos 3 años, y manifiesta que
quisiera que se miraran los derechos de petición que están llegando a la
administración cuando las personas por alguna actuación de la misma no están de
acuerdo, debido a que está generando unos gastos administrativos importantes,
que todos estamos asumiendo; por ejemplo, cuando se interpone una multa por
comportamiento inadecuado de una mascota y el propietario no está de acuerdo,
este acude en primera instancia a un derecho de petición, el cual es traslado por el
administrador al equipo jurídico, quienes lo validan y por ende generan un cobro por
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sus servicios, asuntos que deben ser tenidos en cuenta por los propietarios para
optimizar los gastos.
Se dirige el administrador dice que vale la pena aclarar que el informe de Revisor
Fiscal esta publicado en la página Web del conjunto.
Se dirige el señor Francisco Aponte Revisor Fiscal, donde dice que el informe está
publicado en la página Web, pero que si alguien de la asamblea prefiere leerlo en
el momento pueden tomar la decisión.
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Interviene propietario torre 4 apto 1103 quien dice que le gustaría que el informe
fuera más claro en cuanto a lo que se presupuestó para este año, cuánto fue en
realidad lo que se gastó, adicional a eso como propietario indicó que desconocía el
tiempo de duración que debe tener un administrador, y que había elección de revisor
fiscal, pero por trasparencia no observaba cuando debe haber elección de
administrador. Interviene el propietario Sergio Monsalve torre 2 apto 1001, para
aclararle al señor que intervino que el administrador lo elige el consejo de
administración, este órgano es el encargado de hacer el nombramiento del mismo.
Interviene propietario del apto 1601 torre 1 para pedirle al Revisor Fiscal que cambie
la etapa 1 por la etapa 2 porque en el informe solo se habla de etapa 1. Interviene
el administrador e indica que tal vez no se ha explicado bien, y que la torre 4 lo
desconoce porque es nueva, explica que la Constructora cuando vendió el proyecto,
lo vendió como Parque Central de Occidente 2, es decir, este es nuestro logo
comercial, pero en la escritura se nombra como Ciudadela Parque Central de
Occidente Etapa I siendo ese nuestro nombre real y así aparece en la Personería
Jurídica.
Interviene el señor Jairo Zambrano propietario del apto 703 torre 3, en cuanto a las
discrepancias entre etapa 1 y etapa 2 y afirma que en su concepto esto puede
generar inconvenientes y solicita que no haya confusiones al respecto. Ahora si no
se arregla en los informes tenemos que etapa I y en otros que etapa II y en la página
aparece, entonces nos genera confusión, para que tengamos cuidado con ese tema
gracias.
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Se dirige la propietaria Luisa Fernanda Castillo propietaria del apto 208 torre 4, para
aclararle a la persona que dice que hay incongruencia en las etapas y a la señora
que pregunta por los procesos, que en primer lugar en la circular de la reunión al
comienzo se dice Parque Central de Occidente etapa I y en segundo lugar que a
todos se les entregó el listado de morosos, para estar más atentos a cada punto.
De igual manera interviene el señor Manuel Zarate, propietario torre 2 apto 2002,
informando que en ocasiones anteriores había presentado un requerimiento para
que los informes se presentaran directamente a la Asamblea, entendiendo que por
motivo de tiempo durante la asamblea estos no se presentan ampliamente, sin
embargo considera que es vital que se haga porque es la única opción donde el
consejo de administración puede presentar lo que hizo y mostrar su trabajo, dejar
los informes en la página web le parece un poco preocupante toda vez que se
restringe el acceso a la información solo para las personas que tienen acceso a
internet, y que sería bueno tenerlo en cuenta para las próximas asambleas.
Interviene la señora Marcela Jaramillo propietaria torre 3 apto 1602, quien indica
que considera válido lo que dice el copropietario, respecto a no presentarse los
informes por tema de tiempo, pero su recomendación al administrador es que se
presente resumen ejecutivo donde se diga por ejemplo los tres logros del año
anterior, los tres retos principales del siguiente año, para que no se quede
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simplemente en recomendaciones anecdóticas y se vayan los propietarios con una
visión del administrador sobre lo que fue importante del año anterior y lo que será
para este año.
Habla el señor Jorge Moreno apoderado torre 4 apto 704, quien indica que le
preocupa no tener el documento físico, tuvo la oportunidad de tener el informe de
otros conjuntos en los cuales es apoderado y considera que en la presente
asamblea se siente desconocedor del tema.
Habla una propietaria que lleva mucho tiempo levantando la mano y no le han dado
la oportunidad de participar. Indica que no se observan comportamientos de respeto
y que no se consideran a los adultos mayores que no tienen la opción de acceder a
internet.
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embargo en la asamblea pasada se informó que quienes quisieran la cartilla se
acercarán a la administración y con mucho gusto se les imprimiría.
El personal de logística informa a todos los presentes que se les entregó una carta
para que la firmen y la entreguen al cumplir la asamblea, también se informó que se
les entrego un papel pequeño con torre y apartamento para que puedan reclamar
un refrigerio en la parte posterior.
El señor administrador toma la palabra para este punto recalcando que algunos
gastos que se presentaron el año pasado, como los equipos para la gestión
administrativa, lo cual fue aprobado en el presupuesto del año anterior ítem que se
cumplió, el servicio de recaudo no había sido contemplado con la gerente del banco
Av Villas se hizo una negociación y los costos con respecto al recaudo se
disminuyeron sustancialmente, también hubo una adecuación del cuarto de
monitoreo el cual cuenta con 462 cámaras, sin embargo solo hay una persona
monitoreándolas. Se instalaron cámaras en las torres 1, 2 y 3 y sótanos, éste golpeo
fuertemente las finanzas en el 2016, igualmente se realizó instalación de
señalización LED, implementación del control de acceso en las torres, porque antes
no se contaba con un control de acceso unificado, con respecto al ingreso al
conjunto y a cada torre, se amplió la cerca eléctrica y se instalaron barreras
infrarrojas. Cuando se entregaron las torres 3 y 4 se amplió la cerca eléctrica
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instalándola en la parte posterior, debido a que es la parte más vulnerable en cuanto
a seguridad, se realizó mantenimiento a los accesos de las torres, se hizo un cambio
en las puertas por unas de mejor calidad, inclusive en la torre 4.
Bueno este año el conjunto invitó a participar en capacitaciones pero los propietarios
y residentes no se acogieron, a pesar de que eran gratuitas en algunos casos y en
otros casos íbamos a pagar algo muy mínimo, entonces no valió la pena hacerlo
porque llegaban 2 o 3 personas a las capacitaciones, algunos de los temas
programados eran sobre seguridad, convivencia y atención al cliente.
Digamos que de los retos de este año está en mejorar muchos aspectos, que
también nos van a golpear financieramente, miremos la pantalla, este es el resultado
de los estados financieros, si ustedes se fijan hemos tenido un movimiento y una
diferencia bastante grande de un año a otro, ¿que nos representa esa diferencia de
un año a otro? La entrada de las torres 3 y 4, el contador del conjunto creo que
puede ampliar un poquito más el tema, entonces le doy la palabra a él, para que les
explique el balance y les explique lo del estado de resultados, al final hacemos las
aclaraciones.
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desempeño desde abril hasta la fecha, ha sido básicamente en temas de revisión
de estados financieros, análisis y revisión de cuentas, validación de saldos y es
básicamente lo que se está reflejando en los estados financieros, en cuanto a la
situación financiera básicamente tuvimos una disminución en el activo, está
representado en su mayor porcentaje en la disminución de los deudores, de acuerdo
a lo que menciono William Bueno básicamente consiste en la recuperación de
cartera que se viene ejecutando desde 2016. En temas de pasivos también tenemos
algunos temas de depuración y organización, hemos estado saldando algunas
cuentas y pues obviamente las obligaciones que se adquirieron por los proyectos
que como tal la administración tiene y hablando desde el punto de vista patrimonial,
pues los excedentes básicamente se han visto disminuidos por la ejecución de los
proyectos e inversiones que se han realizado.
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Interviene el señor propietario Jorge Avendaño torre 4 apto 1103, lo que yo alcanzo
a percibir de ese informe es que pues en cuanto a gastos e ingresos estamos como
igual, lo que se nos ha trasmitido es que con torre 3 y torre 4 cuando entraron en
funcionamiento, entramos como en la pala bajá, por los comentarios anteriores, pero
las cifras muestran otra cosa, mi punto va es que como todo está en la página de
internet, entonces yo fui a internet, y revise el presupuesto para el 2017, que se
incrementa en $250.000.000 de pesos, respecto al presupuesto que se aprobó para
el 2016, es decir es un incremento del 21%, entonces a mi si me gustaría que me
explicaran, porque si las cuentas están más o menos bien, porque se justifica un
incremento del 21%, que para las personas que pudieron revisar los documentos
podrán darse cuenta, entonces si me gustaría una explicación, respecto de esas
cifras. O sea, la plata se justifica con cifras, con números e indicadores, la plata no
se justifica básicamente con gráficos y colocando cifras sin saber. Me parece que
hace falta que en verdad las exposiciones de todos estos temas financieros sean
mucho más contundentes y mucho más precisas.
Responde el señor contador del conjunto dice, me permito informarles que el tema
que estamos tratando en los estados financieros es el cierre de 2016, en el cual
básicamente lo que pretendo es exponer a ustedes cual es la ejecución
presupuestal, como se registró, como se contabilizo todo este presupuesto que
William explico antes de que yo interviniera; Todos estos puntos que William explico,
obviamente fueron los que generaron que los excedentes fueran disminuyendo y
básicamente es por temas de inversión, por proyectos que entiendo han sido
aprobados por ustedes y ejecutados por la administración.
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independiente al conjunto, la función de él como tal es validar que todo lo registrado
en los estados financieros este bien, la firma de él dice si los estipulado es los
estados financieros es razonable o no lo es, y su firma da fe pública de que es así
o no lo es. Y él también está en la facultad de que si no está de acuerdo con algo,
que si sus pruebas de auditoria o hay anomalías en alguna cosa y no está bien él
también puede emitir un informe por ejemplo diferente al que emitió hoy.
El señor Revisor Fiscal habla de los estados financieros, y dice si suena muy bonitas
las cifras, y que todo esté bien, escuche a alguien que quería saber si estamos bien
o estamos mal, en este momento si ustedes analizan los estados financieros pueden
darse cuenta que estamos en una situación deficitaria, que no es irrelevante a
perdida, porque nosotros no somos una empresa que obtenga producto de la renta,
sino que el administrador lo que hace es decirles a ustedes cuales son los gastos e
inversiones que hay y como los vamos a cubrir. La cuota no es la que se incrementa,
lo que se incrementa son los gastos e inversiones y no la cuota, entonces lo que les
decía del ejercicio que hicimos hoy hay una posición deficitaria, pero por las
inversiones que se están haciendo.
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dice que eso se debió a recuperaciones de contabilidad errada de los años
anteriores, y también habla de gastos anteriores por concepto de $22.000.000 y
dice que es de los aprovechamientos realizados corresponden a una cuenta de
cobro de contabilidad errada, yo si quisiera saber que paso y que por favor me
expliquen si había otro contador o se estaban haciendo las cosas mal, porque el
contador dice que se encuentra con que las cosas con el contador anterior estaban
bien, y ahora uno ve esto y se da cuenta que hay inconsistencias en las cosas.
Quisiera saber que se va a establecer para realizar este control, para que en
próximas ocasiones no haya este tipo de incongruencias.
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debiera absolutamente a nadie, buscamos a la señora para pagarle, entonces no
sé porque el consejo no le había autorizado el pago a la señora, el caso es que
pasaron alrededor de 4 años, y continuábamos con la cuenta por pagar, se tomó la
decisión de llevarlo a una recuperación, también se le debía al revisor fiscal de esa
época, al señor se le llamo se le dijo mire a usted se le deben $500.000 del año
2014, pase y recoja su cheque. Esa es una de las recuperaciones que habla la
señora presidenta. La reserva es algo muy sencillo es nuestro fondo de imprevistos,
que es el 1% de nuestro recaudo, mensual por gastos de administración. Con
respecto al tema de los seguros, los seguros del conjunto van de Abril a Abril, o sea
que nosotros alcanzamos a pagar seguros inmediatamente del año anterior. Vale la
pena aclarar que nosotros incluimos la torre 4 dentro del presupuesto del año
pasado, así como lo hicimos anteriormente con la torre 3, esto hizo que la cuota de
administración se mantuviera igual que el año pasado.
Otra situación que dentro de presupuesto también se tuvo en cuenta, la llegada con
respecto a gastos de motobomba, una serie de gastos que no teníamos
contemplados, porque no sabíamos que servicios teníamos.
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8. PRESENTACION EJECUCION PRESUPUESTAL VIGENCIA 2016
Interviene Ángela Acosta propietaria del 1708 torre 2, solicitó aclaración del por qué
el ingreso de torre 4 nos afectó el presupuesto, es que AR no paga administración?
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o sea el 7%, es decir entre $8.000 y $9.000 la cuota de administración a cada uno,
vale la pena recordar que llevamos varios años sin aumentar la cuota de
administración significativamente, el año antepasado se aumentó el 2%, y el año
pasado aumento el 3.5%. En el tema de la vigilancia, necesitamos un guarda más,
este es el rubro que más afecta la cuota de administración
Interviene Freddy Polania torre 3 apto 704, lo presupuestado para este año es de
$103.213.000, y el presupuesto de 2016, sería de $73.200.000 sería una diferencia
de alrededor el 40%, quisiera me explicaran esa diferencia y de donde sale.
Interviene Lida Marcela Plazas Torre 2 Apto 406, yo llegue al Conjunto hace 3 años
y era un desastre, hoy en día se puede evidenciar un cambio, William ha sido un
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administrador impecable, muchas personas hemos visto al administrador a la 1 am,
él viene en cualquier momento y su sueldo es muy merecido.
La señora Mónica Suarez, torre 1 apto 1103, le parece acertada la labor de don
William, dice que el incremento planteado por él es el adecuado de acuerdo a sus
funciones y teniendo en cuenta que es un profesional y lo que está haciendo lo está
haciendo bien. Si queremos vivir bien y tener algo seguro, debemos pagar lo que
realmente es.
Interviene Elizabeth Lugo torre 3 Apto 304, soy miembro del consejo y veo la lucha
del grupo de administración, adicional cuando la administración solicita colaboración
y apoyo, nadie lo hace. Todos somos una familia, esta nómina que se está pagando
está acorde a las necesidades del conjunto.
Interviene propietaria torre 2 apto 1206, considero que ya han sido muchas
intervenciones sobre el tema, ya hagamos la votación para decidir si lo aprobamos
o no y ya.
El incremento es retroactivo.
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10. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN.
Hay otra propuesta que consisten en recuperar la cartera existente y torre 4 pagaría
una cuota igual a la que pagaron las otras torres.
Propietario apto 1202 torre 4, está de acuerdo con que torre 4 asuma el costo de
las cámaras, pero deben tener en cuenta los aptos que no se han entregado.
1) Los propietarios de torre 4 asuman el costo del proyecto con una cuota
extraordinaria de $400.000.
2) Torre 4 pagaría una cuota extraordinaria equivalente a una cuota de
administración plena, en 3 meses se evalué la recuperación de cartera y de
acuerdo a eso, torre 4 asumiría la diferencia si fuera necesario (reunión
específica)
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3) Re liquidar todo el proyecto y que sea asumido por todo el conjunto. Esta
propuesta no es tenida en cuenta por decisión de la asamblea.
Se cambia la votación, el tema del costo de las cámaras y demás lo dejan para una
reunión aparte solo de torre 4, ahora van a votar si se aprueba la afectación de
áreas comunes para la instalación de cámaras (tuberías, ductos). Por mayoría se
aprueba.
Interviene el señor administrador, dice que el consejo debe estar conformado por
un número impar, que normalmente en el conjunto han estado 7 miembros. Se
presentan las personas que ya están en el consejo y que se quieren postular:
Uno de los requisitos para poder hacer parte del consejo es estar al día en el pago
de administraciones y cuotas extraordinarias.
Se presentan las personas que quieren hacer parte de este comité y por votación
este comité es aprobado.
Se levanta asamblea a las 3:02 pm, ya que no se cuenta con el quorum para
aprobación y elección de revisor fiscal, manual de convivencia, asamblea por
delegados.
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