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La Ley que cumple con la función de cumplir con la Legislación Documental de Colombia es
conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por el Gobierno Nacional el 14
de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General de Archivos, a fin de detener y evitar la
corrupción de los distintos documentos de interés nacional e institucional.
Siendo esto ya una ley que se debe cumplir, las empresas están obligadas a realizar dicho
archivo, pero no todas las empresas cumplen con esta ley, la mayoría de los casos son las
PyMe’s, que no lo cumplen, debido a la falta de información acerca de esta.
Sin embargo, se hace necesario que las instituciones privadas cumplan con dicha
ley y demás principios reglamentarios. Es entonces como en el año 2014 se
promulga la Resolución 8934, la cual establece directrices en materia de gestión
documental y organización de archivo; estas deben ser acatadas por las entidades
sujetas a inspección, control y vigilancia por parte de la SIC.
Buenas tardes compañeros, esta es mi opinión:
De hecho, la ley formula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal calificado,
con formación específica en la materia y con dedicación exclusiva a dichas funciones.
Un sistema de gestión documental adecuado permitirá cumplir los requerimientos exigidos por
la ley, pero al mismo tiempo se convertirá en un proceso estratégico clave para que las tareas
diarias al interior de las empresas sean mucho más eficientes y los flujos de trabajo
administrativo mejoren visiblemente.
Evalúa el estado actual del proceso documental e identifique los aspectos críticos al
interior de su compañía.
Ten en cuenta que el proceso de archivo mejora cuando se cuenta con profesionales
en la materia.