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¿SON APLICADAS LAS NORMAS DE LEGISLACIÓN DOCUMENTAL AL

INTERIOR DE LAS EMPRESAS EN COLOMBIA? ¿PORQUÉ?

La Ley que cumple con la función de cumplir con la Legislación Documental de Colombia es
conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por el Gobierno Nacional el 14
de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General de Archivos, a fin de detener y evitar la
corrupción de los distintos documentos de interés nacional e institucional.
Siendo esto ya una ley que se debe cumplir, las empresas están obligadas a realizar dicho
archivo, pero no todas las empresas cumplen con esta ley, la mayoría de los casos son las
PyMe’s, que no lo cumplen, debido a la falta de información acerca de esta.

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN EN LAS EMPRESAS


PRIVADAS?

La importancia de la documentación en las empresas privadas, es que en algún momento alguna


documentación es solicitada, para sea para realizar un proceso de calidad o para un auditoria, y
tienen documentos consistentes con lo que les sea solicitado.
También es necesario que las instituciones y personal encargado del manejo de archivos sean
conscientes en todo momento de la importancia que tienen los archivos como respaldo de los
distintos procedimientos administrativos, así como testimonio material de las distintas
manifestaciones culturales o hechos históricos. De esta forma, el personal a cargo
debe implementar las distintas técnicas de conservación, restauración o incluso copia en
soportes mucho más duraderos, eliminando así la terrible práctica de desechar documentos
basados en el argumento de su deterioro o antigüedad.

En nuestro país, existe un marco normativo que busca regular el rastreo,


almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
instituciones. En el año 2000, entra en vigencia la Ley 594, por medio de la
cual se dicta la Ley General de Archivos, y se establecen las políticas que
reglamentan la función archivística del Estado y de las entidades de carácter
privado que cumplen funciones públicas.

Sin embargo, se hace necesario que las instituciones privadas cumplan con dicha
ley y demás principios reglamentarios. Es entonces como en el año 2014 se
promulga la Resolución 8934, la cual establece directrices en materia de gestión
documental y organización de archivo; estas deben ser acatadas por las entidades
sujetas a inspección, control y vigilancia por parte de la SIC.
Buenas tardes compañeros, esta es mi opinión:

En Colombia, existe un marco normativo que busca regular el rastreo,


almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
instituciones. En el año 2000, entró en vigencia la Ley 594 por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos, y se establecen las políticas que reglamentan la
función archivística del Estado y de las entidades de carácter privado que cumplen
funciones públicas.
La Ley formula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal calificado,
con formación específica en la materia y con dedicación exclusiva a dichas
funciones.
Un sistema de gestión documental adecuado permitirá cumplir los requerimientos
exigidos por la ley, pero al mismo tiempo se convertirá en un proceso estratégico
clave para que las tareas diarias al interior de las empresas sean mucho más
eficientes y los flujos de trabajo administrativo mejoren visiblemente.

De hecho, la ley formula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal calificado,
con formación específica en la materia y con dedicación exclusiva a dichas funciones.

Un sistema de gestión documental adecuado permitirá cumplir los requerimientos exigidos por
la ley, pero al mismo tiempo se convertirá en un proceso estratégico clave para que las tareas
diarias al interior de las empresas sean mucho más eficientes y los flujos de trabajo
administrativo mejoren visiblemente.

 Evalúa el estado actual del proceso documental e identifique los aspectos críticos al
interior de su compañía.

 Determina los requerimientos administrativos, económicos y tecnológicos de la gestión


documental.

 Involucra a todos departamentos de la compañía y acerque a la alta dirección al


proceso.

 Estructura con un programa de gestión documental, una tabla de retención


documental, un cuadro de clasificación documental, tablas de valoración documental y
un reglamento interno de archivo.

 Ten en cuenta que el proceso de archivo mejora cuando se cuenta con profesionales
en la materia.

 Sistematiza el proceso a través de herramientas tecnológicas especializadas en la


gestión de información.

 Defina fases de implementación y establezca programas específicos.

 Asigna responsables y líderes exclusivos para el tratamiento de la información y el


archivo.
 Integra el sistema de gestión documental a otros procesos de la empresa. Así optimiza
tiempos de respuesta en consulta y recuperación de documentos.