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Valoración Documental
Procesos en el cual se determina la valoración primaria y secundaria de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del archivo. Es el que interesa a los investigadores de la información
retrospectiva. Surge una vez el VALOR inmediato o primario se ha agotado.
Valor Primario
Es el que tiene el Documento Valor Secundario
mientras sirven a la
institución productora y al Los documentos que tiene este
iniciador, destinatario o valor se conservan
beneficiario del documento. permanentemente.
Es decir a los involucrados en
el tema o asunto.
MAPA CONCEPTUAL VALORACION DOCUMENTAL
Ejemplos
TIPO DE DOCUMENTO CARACTERISTICAS DISPOSICION FINAL
CONTRATOS Acuerdo 5 Años en el
generalmente Archivo de
escrito por el que Gestión y 20 en el
dos o más partes se archivo Central, se
comprometen a conservan en su
cumplir una serie de totalidad.
condiciones
RESOLUCIONES Norma legal que Documento del
determina archivo activo
obligatoriedad, que apoyan a la
estos pueden ser empresa.
dados por un ente
legal, o por un
representante de
una empresa.
Puede ser
utilizada para
nombramiento
para ciertos
cargos en una
empresa.
ACTAS Son documentos Se conservan
que reflejan 1 Año en el
Archivo de
decisiones de Gestión y 24 en el
carácter Archivo Central
administrativo, una vez finalizado
legal y fiscal su tiempo de
retención en el
tratado o Archivo Central se
acordado en una deben conservar
junta o reunión totalmente por
poseer valores
secundarios e
históricos.
HISTORIA CLINICA Es un documento 20 años contados
privado, obligado a partir de la
y sometido a fecha de la última
reserva en el cual atención.
se registra Mínimo 5 años
cronológicamente en el archivo de
la salud del gestión, del
paciente. prestador del
servicio de salud.
CORRESPONDENCIA Documentos que Se conservarán
INTERNA ENVIADA Y soportan el cruce como parte de la
RECIBIDA de memoria
correspondencia institucional.
de la dependencia Retención en el
con destinatarios o archivo de gestión
remitentes internos 3 años y en el
de una empresa. archivo central: 5
años