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1. OBJETIVO
Determinar que el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y SSTA de GIAS GROUP SAS., está
conforme con las disposiciones planificadas y los requisitos de las normas ISO 9001:2008; ISO
14001: 2004 y OHSAS 18001:2007, para asegurar que dichos Sistemas cumplen con lo establecido
por la compañía, que se implementa y se mantiene apropiado y eficazmente satisfaciendo las
necesidades de los clientes y las partes interesadas
2. ALCANCE
Aplica a los procesos que componen el SIG de GIAS GROUP SAS, a sus contratistas y proveedores.
3. RESPONSABILIDAD
4. DEFINICIONES
El proceso HSEQ define el programa general de auditorías al SIG, se realizará como mínimo un ciclo
anual de auditorías, cubriendo todos los procesos y requisitos de las respectivas normas tanto en
los procesos administrativos como el proceso operativo, excepto cuando se requiera programar otro
ciclo adicional debido a:
Cambios fundamentales en el SIG debido a modificaciones relevantes en la política y en los
objetivos y metas del sistema o por modificaciones de fondo de las Normas Internacionales.
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
Plan de auditoria
El (os) auditor (es) interno (s) es el encargado de elaborar el plan de auditoria, en donde se asignan
los procesos a auditar, así como el calendario de la auditoria especificando el proceso, el objetivo,
el alcance, la fecha, la hora, el equipo auditor; asegurando la competencia de los mismos y las
responsabilidades en la auditoría, quedando así definido el orden de misma.
Antes de proceder con la entrevista de auditoría, cada auditor analiza la documentación relativa al
proceso a auditar y revisa la documentación del SIG y los anexos; define qué aspectos se tendrán
en cuenta a la hora de llevar a cabo la auditoria y los registra en forma de preguntas, es optativo del
auditor usar listas de chequeo o de verificación, para centrarse en el alcance de la auditoría. El
Auditor Líder verifica que toda la información existente para las entrevistas sea conveniente,
adecuada y eficaz para el proceso de la Auditoria.
Reunión de apertura
El Auditor líder realiza una reunión de apertura con el Gerente General y los responsables de los
procesos que se van a auditar. En donde se informa: el objetivo, el alcance, la metodología y
procedimientos que se van a realizar para ejecutar la auditoria. También se confirma, aclara dudas
al auditado sobre el plan de auditoría e informa sobre el progreso de la misma y de la oportunidad
que tiene de realizar preguntas. Confirma la fecha y hora de la reunión de cierre.
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
Auditoría
a) Enfoque
La auditoría se desarrolla de acuerdo a las entrevistas, sin restringir la investigación a otros posibles
aspectos que surjan y sean de interés en el momento de llevarse a cabo. Como referencia y registro
del desarrollo de la auditoria se incluyen las listas de chequeo, como evidencia de apoyo y hallazgos
de auditoria. Esta actividad es desarrollada por el grupo de auditores internos.
Durante las entrevistas realizadas se deberá observar la correlación que existe entre el querer hacer
que se manifiesta en la política y los objetivos, de los cuales se desprenden los lineamientos
estratégicos; el deber hacer, contenido en las disposiciones establecidas en el SIG mediante
manuales, procedimientos, programas, planes e instructivos; y el hacer, reflejado en la aplicación de
los documentos del SIG y cuya evidencia objetiva son los registros.
Los miembros del equipo auditor se reúnen en etapas adecuadas durante la auditoria para
intercambiar información y las evidencias establecidas en el enfoque, para evaluar el progreso de la
auditoria y reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor según sea necesario.
Se reúne el equipo auditor, establecen los hallazgos para determinar e incluir en el informe las no
conformidades y observaciones en cada proceso. El auditor debe garantizar que los hallazgos sean
documentados en forma clara y concisa, debidamente respaldados por la evidencia. Las no
conformidades son identificadas por el auditor en términos de los requisitos específicos de las
Normas o de otros documentos relacionados contra los cuales se haya efectuado la auditoría
(criterios de auditoría), las cuales se registrarán en el formato Reporte de No Conformidades de la
Auditoría.
Las no conformidades deben ser revisadas con el auditado, para obtener el reconocimiento de que
la evidencia de la auditoria es exacta y que las no conformidades se han comprendido; en caso
contrario se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión divergente relativa
a las evidencias y/o hallazgos de la auditoria, mediante reuniones de coordinación y finalmente
registrar por escrito los puntos en los que no hay acuerdo.
Reunión de cierre
Al finalizar la auditoría interna del SIG, antes de preparar el informe de auditoría, el auditor líder
realiza la reunión con el personal auditado, donde se presentan los hallazgos y conclusiones de la
auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y para acordar el
intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas
donde se deberá diligenciar el “formato de acciones preventivas, correctivas y de mejora”.
Informe de auditoría
El auditor líder consolida la información de la auditoria elaborando un informe general que debe
contener lo siguiente:
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
Esta fase consiste en el planteamiento de acciones correctivas por parte de los auditados, con el fin
de eliminar las causas de no conformidades reportadas por el auditor. El responsable por tomar
acciones correctivas (no conformidades) y acciones para el mejoramiento (observaciones) es el
auditado quien en conjunto con el proceso HSEQ, debe documentar la acción correctiva a la que se
compromete.
El proceso HSEQ y el Auditor líder verifican que las acciones propuestas (referenciadas en el plan
de acción de las solicitudes de acciones correctivas/preventivas) sean implementadas y eficaces
para eliminar la no conformidad y determina el grado de avance del cumplimiento de los planes de
acción. Y verifica que las acciones correctivas implementadas hayan sido eficaces; para lo cual dicha
verificación será parte de la siguiente auditoria.
NOTA: Cuando las auditorías internas sean realizadas por personal externo, aplicarán los
requerimientos establecidos en este procedimiento, para lo cual GIAS GROUP SAS, realizará una
divulgación del presente documento con el fin de unificar los criterios y así cumplir con lo requerido
en el SIG.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Programa de auditorías.
Plan de auditoria interna
Lista de chequeo auditoria.
Reporte de hallazgos
Informe de auditoría interna.
Evaluación auditor.
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
7. CONTROL DE CAMBIOS